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O ARQUIVO

Documento é todo o registo que pode servir de consulta ou prova, qualquer que seja a sua forma de
transmissão.
As empresas, em resultado da sua actividade, possuem variados tipos de documentos: facturas, cartas,
contratos, cópias de documentos emitidos pela empresa, legislação oficial, recortes de jornais, etc.
A lei obriga as empresas a guardar os seus documentos por períodos variáveis de tempo, consoante a
sua natureza, podendo alguns ser destruídos ao fim de dez anos, enquanto outros, pela força da sua
natureza e importância, nunca poderão ser destruídos pois têm permanentemente valor (ex: contratos
actas das assembleias gerais, estatutos, escrituras, etc.) Todos estes documentos têm de ser conservados
pois constituem a memoria da empresa, podendo ser, sempre que necessário, reconstituídos, através
deles, os factos passados. Os documentos são, assim, um veículo de informação fundamental para o
bom funcionamento da empresa.
No entanto, dado o fluxo e a diversidade dos documentos que uma organização possui, há necessidade
de organizar toda essa informação, de forma a possibilitar tomadas de decisão em tempo útil e
assegurar o fornecimento da informação a todos os serviços que dela começaram com rapidez,
garantindo-se, assim, um melhor funcionamento dos serviços administrativos e consequentemente da
própria organização.
A organização e tratamento dos documentos são usualmente designados por Arquivo.
Existem diversos sentidos da palavra Arquivo:
 O conjunto de documentos, devidamente classificados e ordenados, que constituem a memória
da empresa e permitem a reconstituição de factos passados;
 O local, a sala e os moveis onde os documentos estão guardados;
 O serviço encarregado de classificar e ordenar os documentos;
 O acto, a operação de conservar os documentos de modo a permitir a sua utilização futura.
Os quatro sentidos atrás referidos estão sempre presentes quando se fala de arquivo, pois esta realidade
compreende o que se arquiva, onde se arquiva, quem arquiva e como se arquiva.
Ter um arquivo nas devidas condições é muito importante nas empresas, devido à grande Um sistema
de arquivo deve cumprir três funções:
• Reunir, de forma organizada, toda a documentação que a empresa produz;
• Guardar material de forma segura (da humidade, pó,desgaste, etc);
• Quando for necessário, permitir que se possa ter o material o mais rapidamente disponível.
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O Local para o Arquivo

quantidade de documentos que um negócio produz, bem como se transformou num
importante elemento de consulta.
• Boa resistência do piso
• Se possível luz natural/iluminação artificial adequada
• Não deve ter humidade
• Boa ventilação
• Humidade relativa de 40%
• Instalação eléctrica protegida
• Mobiliário adequado
• Espaço suficiente para a deslocação do utilizador.

O Arquivo de acordo com os documentos

Arquivos activos – guardam-se os documentos de grande circulação, que ainda estão em período
operacional, cujo conteúdo ainda está à espera de resposta, ou ao qual se faz referência com
regularidade.
NOTA: Os documentos activos ficarão colocados em arquivadores ou em armários de acesso fácil,
dado que o seu uso será frequente.

Arquivos semiactivos – embora a documentação já tenha sido processada e se tenha obtido uma
resposta, tem de se continuar a guardar, porque é provável que seja alvo de alguma consulta, embora
com menor frequência.

Arquivos passivos ou inactivos – neste caso, o documento que se guarda já foi dado como encerrado e
só se consultará se se precisar de uma informação muito precisa.

NOTA: Considera-se que um arquivo é passivo quando se lhe faz referência pelo menos 10 vezes ao
ano.
A partir desse prazo, o seu arquivo é considerado definitivo.
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A transferência – passado algum tempo, a documentação perde actualidade e não devem dificultar a
consulta de documentos mais recentes que mantêm a validade. Ao acto de passar a documentação do
arquivo activo para o semiactivo
e deste para o passivo chama-se transferência.
NOTA: É frequente as empresas organizarem uma transferência por período (mensal, bimensal,
trimestral ,etc).

A expurgação – uma vez cumprido o prazo legal (10 anos – Artigo 40º do Código Comercial) de
conservação, todos os documentos têm de ser seleccionados; a esta acção dá-se o nome de expurgação.
Assim, só os documentos que conservarem algum interesse continuarão a ser arquivados, os restantes
são destruídos.

A documentação do Arquivo
Arquivo Activo:
• Correspondência de Entrada (cartas de informação, cartas de documentação, cartas de gestão, cartas
pessoais)
• Correspondência de Saída (cartas respondidas, cartas à espera de resposta).

Arquivo Semi-activo:
• Correspondência, documentação do departamento pessoal, contratos de compra e venda,
arrendamento, facturas, documentos contabilísticos, documentos fiscais, documentos bancários.

Arquivo Passivo:
(documentos fiscais e arquivo histórico).

Os sistemas de arquivo
Tipos de documentos - documentos gráficos de tamanho considerável)
Vantagens:
• Custo do mobiliário não é elevado;
Desvantagens:
• Desaproveitamento do espaço;
• Difícil localização dos documentos;
• Difícil extracção e reposição dos documentos.
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Arquivador Vertical:
Tipos de documentos - documentação corrente (facturas,
correspondência, etc).
Vantagens:
• visibilidade rápida;
• Fácil extracção e reposição dos documentos;
Desvantagens:
• Só pode ser utilizado por uma pessoa de cada vez.

As unidades de conservação

Os documentos de um arquivo não se colocam directamente em cima da estante ou nos arquivadores,

colocando-se primeiro em unidades de conservação, para que osdocumentos fiquem protegidos do pó e
luz.

O método que se escolher dependerá de factores como:

• Tipo de negócio a que a empresa se dedica

• Tipo e o tamanho dos papéis que se arquiva(correspondência, documentos legais, projectos,
gráficos ou desenhos)
• A quantidade de material a arquivar ou a frequência com que se precise do mesmo.
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1.1. FUNÇOES DO ARQUIVO

Sabendo já como é importante para o bom funcionamento da empresa a tarefa do Arquivo, vejamos as
suas funções:
 Classificar os documentos de acordo com critérios previamente definidos;
 Ordenar e arquivar os documentos classificados;
 Permitir o acesso rápido aos documentos;
 Servir de prova.
O registo e a classificação dos documentos exige o conhecimento dos vários sistemas de classificação
e ordenação de documentos e das respectivas vantagens e inconvenientes.

1.2. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO

Classificar documentos é agrupar documentos idênticos, com características semelhantes, segundo
regras determinadas com o objectivo de facilitar a sua localização e utilização futura.

A classificação de documentos exige não só conhecimentos específicos para a execução desta tarefa,
mas também o conhecimento das regras e critérios de classificação e a sua correcta aplicação.
A escolha de um determinado sistema de classificação obriga ao seu seguimento e à não interferência
de outro sistema de classificação obriga ao seu seguimento e à não interferência de outro sistema de
classificação.
A opção por um outro sistema deverá atender aos seguintes aspectos:
• Quais os objectivos que se pretendem atingir com o arquivo;
• Conhecimento dos documentos a arquivar;
• Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas de classificação.
Os sistemas de classificação identificam-se da seguinte forma:
• Pelo nome do autor, do destinatário, do cliente, do fornecedor ou do documento a classificar 
Classificação Alfabética;
• Pelo número atribuído ao documento a classificar  Classificação numérica:
• Pela data de emissão ou recepção do documento a classificar  Classificação cronológica;
• Pela origem geográfica do documentoClassificação geográfica;
• Pelo assunto tratado no documentoClassificação ideológica.
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Qualquer que seja o sistema de classificação adoptado, há determinadas condições a que deve
obedecer uma classificação:
• Certa para que os documentos se encontrem com facilidade;
• Uniforme para que cada documento só possa ser classificado de uma forma, independente da
pessoa que procede à classificação;
• Extensível para que a classificação se possa desenvolver;
• Rápida para que o tempo dispêndio seja o mais curto possível;
• Económica para executar o trabalho de classificação com o mínimo de custos administrativos.

Leitura analítica

Leitura elementar: o nível mais básico da leitura é apresentado nos primeiros anos escolares. Há
quem aprenda mais fácil e rapidamente a ler do que outros mas, regra geral, todos sabem ler a partir da
escola primária.
Leitura inspecional: o segundo nível de leitura é quando rapidamente passamos os olhos por algo
para determinar se merece ou não uma leitura mais aprofundada. Aqui existem dois tipos de leitura: A
“leitura em cruz” – que é literalmente isso mesmo, lemos “na diagonal”, nomeadamente títulos,
subtítulos, bolds, citações, listas, índice, sinopses das costas dos livros e outras partes dos textos mais
chamativas. Este é um excelente método de filtragem, mas para ser bem aproveitado tem de ser
realizado com algum tempo.
A “leitura superficial” – tal como o próprio nome indica, esta é uma leitura leve onde, de facto, lê, mas
sem parar para reflectir, para voltar atrás ou pesquisar algum conceito que não tenha percebido de
imediato. Esta primeira leitura superficial é a preparação para uma leitura muito mais aprofundada, se
chegar à conclusão que o artigo ou o livro em questão merece, por exemplo.
Leitura analítica: este terceiro nível é, por si só, um novo e importante passo na arte de aperfeiçoar as
tuas capacidades de leitura. Quando chegares a este ponto, deixaste para trás a leitura superficial e a
simples absorção de informação para pores o teu pensamento crítico a trabalhar, ou seja, vais mais
longe e queres perceber os significados mais profundos do texto. Mas atenção, terás de aperfeiçoar a
tua leitura inspecional antes de poderes dedicar-te em pleno à leitura analítica.
Para realmente perceberes um livro, de princípio ao fim terás de:
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Identificar e classificar o assunto como um todo

Dividir o livro nas suas principais partes, esquematizando estas
Definir o(s) problema(s) que o autor está a tentar resolver
Perceber bem os termos e palavras-chave do autor
Assimilar a importância daquilo que o autor está a propor
Conhecer os argumentos do autor
Determinar se o autor resolve ou não o(s) problema(s) que apresentou
Apontar os locais onde o autor está pouco ou mal informado, ilógico ou incompleto

Comunicação escrita como uma mensagem de venda

A aprendizagem e aperfeiçoamento de competências de comunicação escrita em negócios pode ter

um impacto positivo e fundamental no desenvolvimento e sucesso de uma empresa.

Bons canais de comunicação podem ajudar uma organização a funcionar com menos problemas e com
maior eficácia. Escrita de qualidade profissional a ser enviada através destes canais melhora a
produtividade e a capacidade de todas as áreas funcionais para trabalharem em conjunto,
particularmente num ambiente de trabalho cada vez mais global onde a colaboração é a norma que
impera.

Persuasão

Profissionais que trabalham na área de vendas e de marketing são particularmente hábeis em usar a
palavra escrita para convencer clientes a comprar os produtos da empresa e os seus serviços, ou em
último caso, a pelos menos prestarem atenção às suas propagandas. Mas todos sabemos que no mundo
dos negócios, por vezes, torna-se necessário persuadir alguém a tomar uma acção através de material
escrito previamente enviado.

E esta persuasão não acontece apenas no exterior da empresa, mas também nas próprias linhas de
comunicação interna. É por exemplo o caso do diretor financeiro de uma empresa que faz
recomendações por escrito ao diretor executivo sobre os gastos da empresa ou uma carta de
recomendação dos Recursos Humanos para a contratação de um indivíduo em particular.
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Clareza

Clareza na escrita é uma das competências mais difíceis de dominar. A escolha correcta das palavras a
utilizar numa comunicação escrita vem mais facilmente à mente de alguns de nós do que de outros. O
discurso utilizado na comunicação pode fazer toda a diferença no entendimento e reacção de quem a
está a ler. Em alguns casos a falta de domínio desta capacidade pode dar azo a sentidos dúbios ou até
mesmo erros graves a longo ou curto prazo.

Cortesia profissional

Na Era das mensagens por telemóvel e Internet, a comunicação escrita nos seus moldes mais
tradicionais quase que se assume como datada. Hoje em dia, mesmo o e-mail, cada vez mais utilizado,
apresenta um estilo muito menos formal em muitas empresas do que uma tradicional carta. Levada ao
extremo, este tipo de escrita pode parecer até preguiçosa e muito pouco profissional. Se a comunicação
for demasiado abrupta, pode enviar a mensagem de que a pessoa que a recebe não foi suficientemente
importante para o remetente dedicar o seu tempo a comunicar em frases completas ou verificar a
ortografia e gramática. Por outro lado, um e-mail cuidadosamente escrito pode ser mais impressionante
do que uma carta tradicional, pois tem o elemento adicional de transmissão rápida – a outra pessoa era
tão importante que o remetente quis certificar-se que a mensagem chegou rapidamente.

Inspirar confiança

Supervisores e colegas de trabalho que se expressam bem por escrito, inspiraram um sentimento de
confiança, tanto a nível das suas competências como a nível das relações com os restantes
colaboradores da empresa. Uma escrita cuidada e bem elaborada transmite a impressão de que uma
mente inteligente está por detrás de tais palavras. Por outro lado, uma escrita desleixada pode levar
alguns a concluir que quem escreveu não é de todo inteligente. Alguns podem até questionar a sua
competência no âmbito de trabalho.

Estas são apenas algumas das razões porque uma boa comunicação escrita é fundamental

Formas e modelos de correspondência comercial

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A carta comercial pode ter os mais variados objetivos, mas geralmente está diretamente relacionada
com determinados objetivos e também costuma contar com algumas características. Uma delas é o
facto da carta comercial, quase sempre, representar uma determinada empresa ou companhia.

Portanto, não estamos a falar de um tipo de comunicação interpessoal, onde as pessoas escrevem para
amigos e familiares. Estamos a falar de negócios. E negócios precisam sempre ser claros,
especialmente quando são colocados em uma carta. Portanto, é fundamental que a carta comercial
tenha um estilo formal de escrita.

Quando se trata de uma carta comercial técnica, ou seja, uma carta emitida por uma determinada
empresa ou um determinado setor que fala sobre um produto em todas as suas características técnicas,
ela deve ser precisa sempre. Todas as informações e os dados devem constar na carta, caso contrário a
empresa poderá correr o risco de ser mal interpretada pelos receptores.
REDACÇÃO COMERCIAL

A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação escrita no mundo empresarial.

Deve ser bem redigido, sem erros ortográficos e construções gramaticais incorrectas ou rebuscadas.

ESTRUTURA

 O timbre

É o cabeçalho que figura na parte superior da carta. Aparece geralmente impresso. Inclui o nome
comercial da empresa, a sua morada completa e os números de telefone e de fax. No caso de não estar
impresso, deve-se escrever sempre em maiúsculas e sem sublinhar.

 A data

Geralmente escreve-se na parte superior direita e a sua parte final deve estar alinhada com a margem
direita do texto da carta, a dois ou três espaços (ou a um espaço de precaução) abaixo da altura do
timbre. Pode ser colocada também depois do texto, antes da despedida, alinhada à esquerda. A data é
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precedida do nome da localidade de onde se escreve e separada dele por uma vírgula. Embora se possa
escrever a data com números, é mais estético escrever-se o nome do mês com letras e o ano completo.

 O destinatário

O nome e a morada da empresa a que se dirige o documento devem ser escritas duas ou três linhas
abaixo da data, formando um pequeno bloco na parte esquerda da carta, a uns 2,5 cm da última linha
do timbre. No caso de serem utilizados envelopes de janela deve figurar do lado direito.
Quando se envia ao cuidado de um funcionário da empresa, o nome deste deve ser escrito por baixo da
morada, utilizando-se o tratamento completo, ou seja, Ex.mo. Senhor e o cargo. Se não se souber o
nome do destinatário, convém fazer referência ao cargo que ocupa (Sr. Gerente, Sr. Director...).

 O registo e a referência

Depois da morada e antes da saudação inicial, pode encontrar-se, à direita ou à esquerda, o registo ou
referência.
Normalmente, a correspondência da empresa tem um número progressivo de registo ou de referência
que facilita a sua procura e o arquivo. Quando se responde a uma carta que apresente uma referência, a
referência do emissor deve ser relacionada com o número de registo e com a data da carta a que se
responde.

 O assunto

A dois espaços abaixo da data encontra-se o assunto, com o qual se sintetiza o conteúdo global da
carta. Geralmente encontra-se alinhado à esquerda.

 O cabeçalho

O cabeçalho é necessário nas cartas em que se estabelece uma primeira relação e em todas as cartas de
carácter protocolar. Na saudação inicial não se deve escrever abreviaturas de qualquer tipo.
As formas mais frequentes de saudação são: Excelentíssimo Senhor, quando o destinatário ocupa uma
posição social de relevo, e Estimado Senhor, menos protocolar.
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 O texto

Começa-se a escrever a dois espaços do cabeçalho. É a parte central da carta, onde se expõe o
conteúdo do documento, centrado na folha e devidamente distribuído por parágrafos.
A redacção tem de ser clara e concisa, o que resultará numa maior facilidade de compreensão. Utilizar-
se-ão frases de comprimento reduzido e com um léxico oportuno. Os parágrafos não deverão ser
excessivamente compridos, tal como não se deve abusar das orações subordinadas. Algumas vezes,
para não se repetir frases ou termos habituais, estes terão de ser substituídos pelas respectivas
abreviaturas.
Por último, a linguagem utilizada manterá o tom certo, adequado à seriedade que qualquer relação
comercial minimamente séria exige.

 Despedida

Qualquer carta comercial termina com a frase de despedida. Escreve-se a dois espaços por baixo do
texto e sem ponto final, normalmente utiliza-se a vírgula. Tem de estar alinhada com os parágrafos.
A despedida utilizada estará de acordo com o nível de relação que se tenha com o destinatário e com a
saudação utilizada. Não se usam abreviaturas.
A fórmula mais utilizada, se se conhecer previamente o destinatário ou se se mantiver uma relação de
amizade com ele, será Cordialmente ou então Saudações cordiais. Se, pelo contrário, não se conhecer
o interlocutor ou se este for uma pessoa importante, utilizar-se-á, entre outras, as expressões que se
seguem: Atentamente; Cumprimentos respeitosos de; Sem mais assunto, cumprimentos de;
Aproveitando a ocasião para o cumprimentar atentamente; Esperando resposta, cumprimenta-os;
Com os melhores cumprimentos.

 A assinatura

Escreve-se geralmente na parte esquerda da folha e a uma distância aproximada de dois espaços da
despedida. Vem sempre acompanhada da especificação do cargo do remetente na empresa.
Pode-se escrever inserindo, antes do nome do assinante, o do cargo que este ocupa na empresa. Deve
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escrever-se, por baixo da assinatura, o nome do assinante à máquina.

Quando o remetente não assina a carta, esta pode assinar-se por ordem (p.o.), por poder (p.p.) ou por
delegação (p.d.) e deve incluir o nome da pessoa que a assina.
Na correspondência comercial também costuma figurar a referência da pessoa que ditou a carta e a da
pessoa que a escreveu.

Regra prática para a escrita de números

A maioria das pessoas acha que os números num texto formal devem ser escritos sempre por extenso.
Na realidade, existem algumas regras que determinam se há necessidade de se escrever o número por
extenso ou se é possível escrever o algarismo.

Seguem as principais regras:

 Todos os números abaixo de menores que 10 são escritos por extenso.

Ex: Das 10 máquinas compradas cinco apresentaram problemas.

 Exceções: unidades de medida, idade, tempo, datas, números de páginas, percentagens,

valores, proporções.

Ex: 2 metros, 32 anos, 8h00, 16 de novembro, Página 4, 51%, 50€

 Nunca mistures algarismos com números por extenso.

Ao invés de: Ao sexto dia do lançamento, 20% do novos produtos ainda não estavam distribuídos.
Escreve: Ao 6º. dia do lançamento, 20% do novos produtos ainda não estavam distribuídos.

 Os grandes números devem ser escritos na forma mais familiar ao leitor do texto que estás a
escrever.

Qual será mais familiar: 185.000.000, 1,85 x 10^8 ou 185 milhões?

 Se os últimos cinco ou seis dígitos forem zero substitui-os por uma palavra.
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3 milhões (e não: 3.000.000)

 Decimais e frações não devem ser escritos por extenso.

0,39 (e não: zero vírgula trinta e nove)

¾ (e não: três quartos)

 Quando apresentares números em colunas, alinha-os sempre à direita.

850.748
138
25.894
1.937
18

 Não exageres no grau de precisão, no máximo, duas decimais.

3,14 (e não 3.1415)

 Se o número é uma aproximação, menciona-o.

Aproximadamente 13 milhões
Cerca de 30 metros

 Não comeces uma frase com números.

Quatro quintos do território (e não: 4/5 do território)

Três mil e quatrocentos euros foi o custo (e não: 3.400€ foi o custo)

 Só se usa a forma 02 (e não: 2) em documentos de natureza legal, fiscal ou jurídica.

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