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MÓDULO 04: ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO

DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE E
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Depois de conhecer como se elabora um Código de Classificação de Documentos de Arquivo pelo Módulo 3,
podemos falar de seu Instrumento de Gestão de Documentos complementar, que é a Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).

Ao final deste módulo, você será capaz de:

1 conceituar Tabela de Temporalidade e Avaliação de Documentos de arquivo;

2 conhecer a importância da Avaliação de Documentos de arquivo e seus objetivos;

3 entender a finalidade de cada campo dentro da estrutura de uma Tabela de Temporalidade;

4 compreender a definição de prazo de guarda e destinação final;

 5 elaborar uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).

Vamos iniciar este módulo abordando um pouco mais sobre os conceitos da Tabela de Temporalidade e
Avaliação de Documentos de arquivo.

A Tabela de Temporalidade e Destinação de

Documentos é um instrumento arquivístico,
aprovado por autoridade competente, resultante
da avaliação e que tem por objetivo definir os
prazos de guarda e a destinação final dos
documentos, que poderá ser a eliminação ou a
guarda permanente.

Uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) deverá ser elaborada após o Código de
Classificação de Documentos pertinente, uma vez que reproduz os descritores nele apresentados. A TTDD
apresentará toda a estrutura hierárquica do Código de Classificação, de modo a facilitar a navegação no
instrumento, bem como a compreensão da articulação das funções e atividades desempenhadas pelo
órgão/entidade. No entanto, ressaltamos que são previstos os prazos de guarda e a destinação final apenas
para os descritores nos quais é permitida a classificação.
SAIBA MAIS

Entendendo o conceito de Avaliação de Documentos de arquivo, conforme o Dicionário de Terminologia

Arquivística (DIBRATE):

“Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação de

acordo com os valores que lhes são atribuídos”.

A avaliação constitui atividade essencial para a racionalização do ciclo de vida dos documentos de arquivo,
pois define em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e que documentos serão
preservados, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração pública que os
gerou, e para a sociedade.

“É importante lembrar que nenhum documento deve ser conservado por tempo
maior que o necessário para o cumprimento das atividades que o produziram.”

É o processo de avaliação que define, a partir da função pela qual os documentos foram criados, se eles serão
preservados como memória histórica da organização ou pesquisa, bem como determina por quanto tempo
ficarão guardados e em que momento serão eliminados.

E quais são os objetivos da Avaliação de Documentos?

a) redução da massa documental;

b) agilidade na recuperação das informações;

c) eficiência gerencial com utilização racional de recursos;

d) preservação dos documentos cuja destinação final é a guarda permanente;

e) racionalização da produção de documentos e do seu trâmite;

f ) racionalização na utilização de espaços para armazenamento de documentos;

g) promoção da consulta e acesso às informações.

E de modo a facilitar o seu aprendizado, no gráfico a seguir observamos estes objetivos:

 Fonte: Elaborado pelos autores.

Agora, após você ler sobre os conceitos e

objetivos anteriores,
vamos aos nossos tópicos!

1 . E S T R U T U R A Ç Ã O DA TA B E L A DE T E M PO R A L I DA DE
1. ESTRUTURAÇÃO DA TABELA
DE TEMPORALIDADE
A seguir, apresentamos a estrutura da uma Tabela de Temporalidade e a definição de seus campos:

 

     
 

Código

Registro numérico associado ao descritor.

 

Descritor

Denominação que representa o conjunto documental.

 

Prazo de guarda no arquivo corrente

Registra-se o prazo de permanência dos documentos no arquivo corrente, preferencialmente em anos.

 

Evento que dispara a contagem no arquivo corrente

Registra-se o evento que dispara o início da contagem do prazo de guarda na idade corrente, como, por exemplo,
produção, arquivamento, aprovação de contas, aposentadoria, revogação.
 

Prazo de guarda no arquivo intermediário

Registra-se o prazo de permanência dos documentos no arquivo intermediário, preferencialmente em anos.

 

Evento que dispara a contagem no arquivo intermediário

Registra-se o evento que dispara o início da contagem do prazo de guarda na idade intermediária, como, por exemplo,
transferência, aprovação de contas, aposentadoria, revogação.
 

Destinação nal

Registra-se a proposta de eliminação ou de guarda permanente para o conjunto documental.

 

Observações

Registram-se orientações e instruções complementares.

No quadro a seguir, exemplificamos com os eventos mais comuns utilizados para a definição dos prazos de
guarda, bem como a lógica do preenchimento destes campos.

Fonte: Elaborado pelos autores.

FIQUE ATENTO!

Para fins de facilitar a implementação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos em sistemas

informatizados de gestão de documentos, o Arquivo Nacional incluiu os campos relativos à informação do
evento que dispara a contagem do prazo de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermediário, visto que
tais informações são importantes para a parametrização desses sistemas.

E como é realizada a aplicação de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de

arquivo?

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo é um instrumento de destinação,

aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a
transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos. Entende-se por transferência a passagem de
documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, enquanto recolhimento é a operação pela qual
um conjunto de documentos se transfere do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Cabe ressaltar
que alguns documentos não necessitam passar pelo arquivo intermediário, podendo ser recolhidos,
diretamente, do arquivo corrente para o permanente.

O prazo estabelecido para o arquivo corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente
consultado, exigindo sua permanência junto às unidades administrativas. O arquivo intermediário diz respeito
ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso,
podendo ser transferido para depósito em outro local, embora permanecendo à disposição desta.
 2 . DE FI NI Ç Ã O DE PR A ZO S DE G U A R DA NO A R Q U I V O C O R R E NT E
E NO A R Q U I V O I NT E R M E DI Á R I O

2. DEFINIÇÃO DE PRAZOS DE
GUARDA NO ARQUIVO
CORRENTE E NO ARQUIVO
INTERMEDIÁRIO
Para o estabelecimento dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos, deverá ser considerada a
frequência de uso para o órgão/entidade que os produziu, bem como os atos normativos que regulam a
atividade que lhes deu origem, os quais podem trazer no seu texto os prazos legais a serem cumpridos, ou
seja, os prazos prescricionais. De forma geral, a contagem do prazo de guarda é iniciada após o arquivamento.

Em casos especiais, essa contagem se dá a partir de outro evento, como aprovação de contas, fim da
vigência, homologação do fato, fim do vínculo.

Na determinação do prazo de guarda deve ser observado, ainda, o valor probatório dos documentos. A
atividade pode dar origem a ações judiciais, ações fiscais e financeiras, as quais geram condições que deverão
ser cumpridas, influenciando o prazo total de guarda dos documentos. Deverá ser verificado, ainda, o potencial
de utilização dos documentos para a sociedade e o Estado.
 3 . DE FI NI Ç Ã O DA DE S T I NA Ç Ã O FI NA L

3. DEFINIÇÃO DA DESTINAÇÃO
FINAL
No processo de avaliação deve ser identificado o valor primário ou secundário dos documentos. O valor
primário é o atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, e fiscais, o que já presume a
determinação de prazos de guarda a serem cumpridos. Após o cumprimento dos prazos de guarda, os
documentos que não possuam valor secundário poderão ser eliminados.

O valor secundário dos documentos pode ser atribuído ou identificado quando eles passam a ter sua utilidade
para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

Documentos com valor secundário poderão ser considerados fontes de pesquisa e informação para terceiros
ou para o próprio órgão/entidade que os produziu, pois trazem informações primordiais referentes às matérias
com as quais lidam e podem ser utilizados para fins de estudo. Nesses casos, os documentos serão
considerados de guarda permanente e jamais poderão ser eliminados.

Identificados os valores primário e secundário, atribuídos aos documentos, é definido o prazo de guarda no
arquivo corrente e no arquivo intermediário, determinando a sua destinação final, a eliminação ou guarda
permanente.
É necessário que o órgão/entidade justifique os critérios que determinaram a fixação dos prazos de guarda e a
atribuição da destinação final dos documentos.

Cabe ressaltar o papel da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) na análise dos
conjuntos documentais selecionados para eliminação e incluídos em Listagem de Eliminação de Documentos
(LED). A comissão, ao receber uma listagem de eliminação, deve avaliar os conjuntos documentais
selecionados após a aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo, para
verificar se há algum fato que impeça a eliminação de algum conjunto documental, mesmo que ele já tenha
cumprido o seu prazo de guarda, como pendências judiciais, financeiras ou administrativas. O processo de
avaliação é contínuo, realizado a cada apresentação de uma listagem de eliminação, bem como no
acompanhamento do recolhimento dos documentos de guarda permanente.

FIQUE ATENTO!

O Arquivo Nacional tem disponível em seu site um documento com recomendações para elaboração da
Listagem de Eliminação de Documentos arquivísticos pelos órgãos/entidades do Poder Executivo federal.
Acesse: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-
1/recomendacoes-tecnicas-1/recomendacao_led_2020_03_24_1.pdf

E NC E R R A M E NTO
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ENCERRAMENTO

A reflexão proposta neste curso se dá no entendimento de que a elaboração de instrumentos de gestão de

documentos arquivísticos, em especial o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, é tarefa essencial para todos os
órgãos/entidades do Poder Executivo federal.

Assim, após serem elaborados, aprovados e aplicados, além de todos os benefícios apresentados no decorrer
do curso, ao longo do tempo impactarão diretamente na redução de custos das instituições, visto que
proporcionarão sua manutenção pelo prazo necessário apenas os documentos realmente úteis para os
órgãos/entidades, independentemente do suporte.

Mas sabemos também que tais iniciativas precisam ter o apoio da alta administração, de modo que as
atividades relativas aos serviços arquivísticos no órgão/entidade possam ter visibilidade e continuidade.

Por fim, parabéns, nosso curso está concluído! E não se esqueça de fazer a avaliação da aprendizagem.
Até o próximo curso!

R E FE R Ê NC I A S B I B L I O G R Á FI C A S
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Nacional, 2005. (Publicações Técnicas; n. 51). Disponível em:
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______. Portaria n. 47, de 14 de fevereiro de 2020. Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
Disponível em: https://www.in.gov.br/web/dou/-/portaria-n-47-de-14-de-fevereiro-de-2020-244298005.
Acesso em: 02 mar. 2022.

______. Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de

Documentos de Arquivo – Siga, da administração pública federal. 2. ed. revista e ampliada. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2019. Disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-
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______. Recomendações para constituição de comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD).
2020. Disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-
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______. Orientações técnicas para elaboração de instrumentos de gestão de documentos relativos às

atividades-fim dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. 2021. Versão preliminar.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 15489-1: 2018. Informação e
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BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF. Senado, 1988.
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 01 mar. 2022.

______. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e
dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. Acesso em: 01 mar.
2022.

______. Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm. Acesso em: 01 mar. 2022.

______. Decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e
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http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/d4915.htm. Acesso em: 01 mar. 2022.

______. Decreto n. 10.148, de 2 dezembro de 2020. Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de

Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal, dispõe sobre a Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos, as subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e
Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10148.htm. Acesso em: 01
mar. 2022.
______. Portaria Interministerial MJ/MP n. 1.677, de 7 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais
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SCHELLENBERG, T. T. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. 6. ed. Rio
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