Aula 3

AULA 3 – DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA: PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO
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APRESENTAÇÃO
Olá turma! Nesta aula vamos falar sobre alguns conceitos e procedimentos
relacionados ao trabalho de descrição arquivística. Quando se trata de arquivos
permanentes, esse é um assunto de suma importância, pois, se o arranjo
operacionaliza a organização dos documentos, a descrição complementa esse trabalho
orientando a criação de instrumentos de pesquisa que permitirão o acesso pleno aos
conjuntos documentais.
Como referências teóricas fundamentais desta aula, adotamos a obra clássica de

Heloísa Liberalli Bellotto “Arquivos Permanentes – Tratamento Documental”, a Norma
Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) e o manual “Como Descrever
Documentos de Arquivo – Elaboração de Instrumentos de Pesquisa”, elaborado pelo
Professor André Porto Ancona Lopez e publicado pelo Sistema de Arquivos do Estado
de São Paulo (Saesp).
Concebemos um conteúdo que analisa os conceitos relacionados à descrição

arquivística sempre de forma contextualizada com a execução prática do
procedimento. Procuramos tomar por base, sempre que possível, trabalho
desenvolvidos no âmbito do Poder Judiciário.
Depois dessa apresentação básica, vamos partir para o primeiro dos 3

questionamentos que orientam a nossa aula.
1 – O QUE É DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA?
Existem 7 funções arquivísticas básicas:
• Produção;
• Classificação;
• Avaliação;
• Aquisição;
• Difusão;
• Conservação;
• Descrição.
A produção visa definir normas para o processo de criação de documentos.

Aqui, o arquivista vai trazer orientações sobre qual o formato mais apropriado para
cada tipo de documento, seu trâmite, design e conteúdo.
A classificação envolve o desenvolvimento e a aplicação dos instrumentos de

organização de documentos, pelas aulas anteriores já sabemos que esses instrumentos
são o plano de classificação e o quadro de arranjo.
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Avaliação é o trabalho de definição dos prazos de guarda e da destinação final

(eliminação ou preservação permanente) dos documentos de uma instituição. Ela é
feita com base em estudos multidisciplinares sobre o valor primário e secundário dos
documentos. Sendo assim, deve ser desenvolvida sob a égide de uma Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
Aquisição contempla toda a logística de movimentação dos documentos

através de cada etapa do ciclo de vida da informação arquivística. É bem comum
encontrar nos manuais de gestão de documentos a conceituação básica das 3 idades
documentais:
Arquivo corrente: documentos em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
Arquivo intermediário: documentos que, não sendo de uso corrente,

por razões de interesse administrativo aguardam sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente
Arquivo permanente: documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.
Por mais que o termo “aquisição” possa, incialmente e numa leitura menos
atenta, remeter a uma operação de compra e venda, não é esse seu sentido. Aquisição
vai tratar do planejamento e das operações de entrada dos documentos no arquivo
corrente, da movimentação do arquivo corrente para o intermediário (transferência) e
do arquivo intermediário para o permanente (recolhimento).
Difusão é o fornecimento e divulgação de informações através de canais

formais de comunicação. No caso dos arquivos permanentes, a difusão decorre do
desenvolvimento de ações culturais, educativas e editorais. Essa função será explorada
com especial atenção na aula 4 do nosso curso.
Conservação envolve medidas preventivas e interventivas que visam manter a

integridade física e lógica dos documentos ao longo do tempo.
Descrição! Finalmente chegou a hora de falar diretamente sobre o objeto da

nossa pergunta.
A descrição é uma função arquivística importantíssima no âmbito dos arquivos

permanentes. Discute-se também sua utilização nas outras fases do ciclo de vida, mas,
por enquanto, vamos focar apenas no trabalho com os arquivos permanentes, ok?
Segundo Bellotto (2007, p. 179):
O arranjo em fundos torna o arquivo permanente

organizado e lógico, mas a descrição é a única
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maneira de possibilitar que dados contidos nas

séries e (ou) unidades documentais cheguem até
os pesquisadores.
Em tempos de google, é difícil imaginar que exista um procedimento que é a

“única maneira” de possibilitar acesso a determinados dados. Mas, no caso da
descrição, é verdade sim, e por dois motivos.
MOTIVO 1
Primeiramente, ao contrário da informação disponível em massa e

“sem fronteiras” na internet, o documento de arquivo sobre o qual incide o processo
de descrição possui diversas particularidades que motivam ações de proteção mais
robustas por parte de um determinado ente produtor.
Pense nos autos de uma reclamação trabalhista em plena fase de tramitação

no Tribunal da sua Região. Auto é a espécie documental tradicionalmente criada para
levar um processo à sua decisão. A partir dos autos a resolução da demanda é
registrada, organizada e levada à frente. No sentido arquivístico, podemos igualar o
conceito de autos ao de processo:
PROCESSO: Unidade documental em que se reúne,

oficialmente, documentos de natureza diversa no
decurso de uma ação administrativa ou judiciária,
formando um conjunto materialmente indivisível.
(Bellotto, 2007, 2011):
Essa simples unidade documental contém informações bastante sensíveis e

profundas sobre o funcionamento administrativo e judicial do TRT e sobre questões de
imagem e privacidade dos jurisdicionados. Esse processo é essencialmente um
documento de arquivo, para Duranti (1995) são características marcantes desse tipo
específico de documentos a:
• Autenticidade: criação e preservação de acordo com rotinas jurídicas e

administrativas bem delimitadas;
• Naturalidade: produção contínua e progressiva, de forma que

acumulação se dá de modo natural pela administração;
• Inter-relacionamento: surgimento de relações espontâneas com outros

documentos gerados pela mesma atividade; e a
• Unicidade: estabelecimento de uma posição e função única dentro da

cadeia de inter-relacionamento com outros documentos.
Nesse contexto, a reclamação trabalhista do nosso exemplo – pela natureza de

suas informações e por se tratar de documento eminentemente público – estará
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sempre sujeita à custódia do TRT. Entenda-se custódia como uma responsabilidade

jurídica pela guarda e proteção de um conjunto de documentos.
Respeitadas as disposições da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei

de Acesso à Informação) e de outros regulamentos congêneres, essa custódia por
parte do TRT vai se manifestar num conjunto de medidas protetivas aos documentos,
principalmente durante as fases corrente e intermediária. Por isso, o acesso nos
sistemas especialistas com senhas, certificados digitais e tantas outras medidas de
segurança.
A descrição, por sua vez, visa à construção de instrumentos de pesquisa que

potencializem o acesso aos documentos. Em nível menor, ela está presente nas fases
corrente e intermediária se manifestando nas práticas de preenchimento de bancos de
dados, criação de listas, pequenos resumos, nomeação de arquivos, dentre outros.
Sua utilização em nível máximo, no entanto, ocorre no âmbito dos arquivos

permanentes. Neles, o fator custódia passa a se orientar pela necessidade de
disseminar ao máximo uma informação que agora é considerada patrimônio do órgão
produtor e da sociedade como um todo.
Se os poderosos algoritmos do google levam de 4 dias a 4 semanas para indexar

e tornar disponível indistintamente qualquer nova informação postada na web, o
processo de descrição, ao contrário, deve respeitar restrições relacionadas ao
cumprimento de prazos prescricionais e precaucionais dos documentos. Deve também
ser feito de forma ética preservando a imagem das instituições e a intimidade e
privacidade dos cidadãos que têm questões sensíveis de suas vidas tratadas nos
documentos públicos.
Figura 1: Um dia poderemos pesquisar documentos públicos indistintamente no google?
Notem por exemplo, que a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada

da Justiça do Trabalho de 1º e 2º Graus 1 indica um prazo de guarda no arquivo
intermediário de 5 anos para os autos de dissídio coletivo. Ou seja, no mais célere dos
cenários, somente no quinto ano após o arquivamento definitivo (cumpridos todos os
prazos de prescrição e precaução) é que esses conjuntos vão chegar ao arquivo
1
Disponível em: https://juslaboris.tst.jus.br/handle/20.500.12178/7230
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permanente, para assim serem contextualizados dentro do quadro de arranjo e por

fim receberem o processamento técnico para formação de algum instrumento de
pesquisa específico.
MOTIVO 2
A descrição propõe o desenvolvimento de instrumentos que permitam o acesso

estruturado e normalizado aos documentos de arquivo. Há uma inteligência
documentária por trás da descrição que envolve não somente a indexação e
recuperação por palavras, mas também a contextualização da informação e o avanço
sobre o significado arquivístico e administrativo de cada conjunto – tudo isso dentro
de uma lógica de compartilhamento nacional e internacional de informações.
A descrição segue, hoje, normas de um protocolo de comunicação de caráter

mundial muito bem estruturado. Seu objetivo vai do conhecimento completo do
acervo de uma entidade, até o acesso orientado a itens documentais específicos. Esse
cenário é potencializado pelas tecnologias da informação, que possibilitam a descrição
e o acesso através de softwares especialistas como o Acess to Memory (Atom),
desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA).
CONCEITUANDO DESCRIÇÃO
Para quem quiser explorar com profundidade o conceito de descrição,

recomendamos pesquisar a literatura indicada pela Câmara Técnica de Normalização
da Descrição Arquivística (CTNDA) no trabalho “Descrição Arquivística – Referências
Bibliográficas2”.
Figura 2: Apanhado de referências bibliográficas sobre descrição feito pela CTNDA.
2
Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Referencias_descricao.pdf
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Neste trabalho a CNTDA indica toda a bibliografia utilizada como base para
elaborar a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), cujo uso foi
recomendado pela Resolução n° 28/2009 do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ). Uma pesquisa desse tipo mune os profissionais de arquivo de subsídios
teóricos e metodológicos para o desenvolvimento de suas atividades cotidianas.
Para os objetivos da nossa aula, vamos partir de uma definição de descrição

bem básica, que é a formulada no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
(DBTA):
Descrição: conjunto de procedimentos que leva em conta os

elementos formais e de conteúdo dos documentos para
elaboração de instrumentos de pesquisa
Temos também a esclarecedora definição de Bellotto (2007, p. 179):
O processo de descrição consiste na elaboração de

instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o
rastreamento, a localização e a utilização de dados.
A descrição é uma atividade intelectual que, grosso modo, significa a leitura,

compreensão e criação de resumos estruturados que tomam por base tanto o
conteúdo quanto a estrutura dos documentos. Ela pode ser feita tomando como
referência todo o fundo de arquivo, ou menos um único documento desse fundo, as
possibilidades são bem variadas.
Para efetivar uma descrição, o arquivista tem que saber o que precisa ser dito
sobre o documento ou conjunto. Se vamos descrever uma casa, certamente falaremos
algo do tipo “tem uma porta, está pintada de branco, as janelas estão abertas, o chão
é de cerâmica e na frente há um jardim”. Um conjunto de atributos que faz o leitor
imaginar como é a casa sem precisar vê-la ou estar nela.
A descrição de documentos segue essa mesma lógica básica, mas os atributos a

informar serão outros e deverão estar padronizados. Diremos, por exemplo, “o
documento é um contrato, trata da venda de uma casa, foi produzido em 2018, tem a
assinatura das pessoas que fizeram o negócio e, também, uma chancela do cartório”.
Assim como, no exemplo anterior, o texto de agora resume o contrato fictício a

partir de uma série de atributos que criam uma representação do documento. O efeito
disso é que eu não preciso ter o documento em mãos para saber do que trata ou se ele
atende a minha necessidade informacional. Esse é o tipo de ponte que o trabalho de
descrição cria entre um objeto informacional e o usuário que possa, eventualmente,
ter interesse nesse objeto.
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VISÃO FUNCIONAL DO PROCESSO DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
Há um instrumento de pesquisa muito característico chamado catálogo, que

descreve unitariamente os itens documentais pertencentes a um determinado
conjunto. Vejamos um exemplo do “Catálogo de Processos Históricos do Supremo
Tribunal Federal 3”:
Figura 3: Descrição do habeas corpus mais antigo do STF.
Observamos claramente que o texto do lado esquerdo é um resumo, uma

representação, do conteúdo do processo que se quer apresentar e divulgar. Se a
imagem à direita estivesse isolada e sem descrição não faria muito sentido dentro da
publicação, que o claro objetivo de mostrar ao público externo os valorosos
documentos que o STF mantém preservados.
Com a imagem, temos uma ideia da estrutura física do documento físico em si,
como é sua escrita, a ordenação de seus elementos e seu estado de conservação.
Dentro de uma lógica editorial a imagem cumpre uma tarefa importante que é a de
melhorar a estética e gerar interesse visual na publicação.
Já o texto do lado esquerdo constitui o elemento descritivo propriamente dito.

Além da informação sobre o conteúdo (resumo do tema e dos desdobramentos do
habeas corpus mais antigo do STF), esse texto poderia também informar aspectos
estruturais do documento como: número de páginas, condições de preservação,
sistema de arranjo aplicado.
3
Disponível em: http://www.stf.jus.br/arquivo/cms/sobreStfAcervoArquivo/anexo/CatalogodoArquivo.pdf
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Podemos ver essas informações funcionando de forma coordenada em outro

exemplo, o “Catálogo de Filmes 4” do Fundo Arquivístico do Instituto de Pesquisas e
Estudos Sociais (IPES), disponibilizado pelo Arquivo Nacional:
Figura 4: Catálogo dos filmes custodiados pelo IPES.
No caso do catálogo de filmes, não há uma estrutura editorial tão arrojada

como a proposta do STF, mas ainda assim as informações estão bem dispostas e
cumprem bem o papel de representar o conteúdo dos filmes. Em termos de conteúdo
e estrutura, poderíamos dividir a descrição do filme sob “Nordeste problema n°1” da
seguinte forma:
CONTEÚDO ESTRUTURA
Conteúdo Data de produção
Título Suporte
- Dimensões
- Local de produção
- Cópias
- Idioma
- Indexação
- Autor
Quadro 1: Elementos de conteúdo e estrutura de uma descrição.
Em tese, parece não haver muitas dúvidas de que os elementos a coluna

“estrutura” são realmente aqueles que falam sobre os aspectos estruturais e
formativos do filme. Não é um tipo de informação sobre o que está na tela, mas sim
como aquilo foi construído, suas bases. Como a coluna de conteúdo ficou um pouco
vazia, podemos imaginar alguns outros elementos que hipoteticamente se situariam
ali. A equipe do curso sugeriu: nome dos personagens, locais mostrados no filme,
4
Disponível e: http://www.arquivonacional.gov.br/br/consulta-ao-acervo/instrumentos-de-
pesquisa.html
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frases mais marcantes, principais acontecimentos, ou seja, tudo que se refere a

situações, pessoas e coisas vistas no filme.
Com esse exemplo, vocês conseguem visualizar bem o objetivo central do

processo de descrição? É algo simples: deixar claro para pesquisadores potenciais e
eventuais o que há no arquivo, sem que eles precisem estar efetivamente lá. Permitir
que eles conheçam as características básicas do material disponível.
Como vimos nos exemplos, a descrição se materializa com a elaboração dos

chamados instrumentos de pesquisa.
Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas

utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele,
tendo a função de orientar a consulta e de determinar
com exatidão quais são e onde estão os documentos.
(Lopez, 2002, p.10)
Segundo o DBTA, instrumento de pesquisa é o “meio que permite a

identificação, localização ou consulta a documentos ou às informações nele contidas”.
Nesta aula vamos conversar sobre os 3 instrumentos de pesquisa mais comuns
apresentados na literatura arquivística: o guia, o inventário e o catálogo. Há outros que
você pode pesquisar inclusive no livro da Bellotto, mas, aqui nesta aula, por motivos
didáticos vamos ficar focados nesses.
Antes de entrar na especificidade de cada instrumento de pesquisa, é preciso

entrar no mérito da normalização da descrição arquivística. Observem que nos
exemplos de catálogos mostrados acima, há uma variação grande na forma de
apresentação e definição dos elementos descritivos. Isso é algo compreensível, por
serem trabalhos feitos por instituições distintas, STF e Arquivo Nacional, mas o sentido
da normalização é que um dia as instituições possam produzir descrições com
elementos comuns e por isso similares em estrutura e passíveis de compreensão e
compartilhamento mútuo.
Pensando nesses aspectos é que foram criadas no decorrer dos anos 1990 e
2000 uma série de normas que visam dar diretrizes para os trabalhos de descrição.
Desse grupo, vamos analisar agora a Norma Brasileira de Descrição Arquivística
(NOBRADE).
2 – O QUE É A NOBRADE E COMO UTILIZÁ-LA?
A NOBRADE é uma norma nacional feita em compasso com normas

internacionais de descrição arquivística como a ISAD-G (utilizada para descrição de
documentos) e a ISAAR-CPF (utilizada para descrição de entidades produtoras de
arquivo).
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Figura 5: A NOBRADE ajuda a produzir descrições padronizadas.
A primeira coisa a se falar da NOBRADE é que ela oferece uma estrutura

padronizada de níveis de descrição, que guardam correspondência com cada um dos
níveis de arranjo concebidos na fase de organização de um fundo de arquivo. Cada um
desses níveis recebe uma indicação numérica que vai de 0 a 5, conforme o seguinte
quadro:
NÍVEL ESTRUTURA DE ARRANJO

0 Acervo da entidade custodiadora
0,5 Acervo da subunidade custodiadora
1 Fundo
2 Seção
2,5 Subseção
3 Série
3,5 Subsérie
4 Processo ou dossiê
5 Item documental
Quadro 2: Níveis de descrição da NOBRADE.
A estrutura proposta na NOBRADE permite a realização da chamada descrição

multinível, na qual vamos ter elementos comuns para descrever tanto o nível mais alto
na hierarquia, nível 0, quanto o mais baixo, nível 5.
Esses elementos comuns são chamados de elementos de descrição. Ao todo a

NOBRADE tem 28 deles. São muitos elementos, não é? Como medida para apresentá-
los de maneira organizada, a NOBRADE os dividiu em 8 áreas, da seguinte forma:
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ÁREA ELEMENTOS
1. Código de Referência
2. Título
IDENTIFICAÇÃO 3. Data
4. Nível de descrição
5. Dimensão e suporte
6. Nome dos produtores
CONTEXTUALIZAÇÃO 7. História administrativa/biografia
8. História arquivística
9. Procedência
10. Âmbito e conteúdo
CONTEÚDO E ESTRUTURA 11. Avaliação, eliminação e temporalidade
12. Incorporações
13. Sistema de Arranjo
14. Condições de acesso
15. Condições de reprodução
16. Idioma
CONDIÇÕES DE ACESSO E USO 17. Características físicas e requisitos
técnicos
18. Instrumentos de pesquisa
FONTES RELACIONADAS 19. Existência e Localização de originais
20. Existência e localização de cópias
21. Unidade de descrição
22. Notas sobre publicação
NOTAS 23. Notas sobre conservação
24. Notas gerais
CONTROLE DA DESCRIÇÃO 25. Nota do arquivista
26. Regras e convenções
27. Data da descrição
INDEXAÇÃO 28. Pontos de acesso e indexação de
assuntos
Quadro 3: Elementos de descrição divididos pelas 8 áreas.
À primeira vista, pode parecer um pouco assustador ter que descrever 28

aspectos de um determinado documento. Ninguém tem tempo para isso. Dessa forma,
a NOBRADE indicou que apenas 7 desses 28 elementos são de utilização obrigatória
em uma descrição.
Como obrigatórios temos 5 elementos da área de IDENTIFICAÇÃO, 1 da área de

CONTEXTUALIZAÇÃO, e 1 da área de condições de ACESSO E USO:
• código de referência;
• título;
• data(s);
• nível de descrição;
• dimensão e suporte;
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• nome(s) do(s) produtor(es);

• condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).
Vamos testar esses elementos de descrição em um exercício prático! Qual seria

a forma correta de descrever o documento abaixo, conforme o padrão indicado pela
NOBRADE?
Figura 6: Ato do CSJT selecionado para exercício de descrição.
Para descrever, obviamente, é preciso primeiro fazer uma leitura atenta do

documento. Na sequência, podemos dispor a estrutura com os elementos de descrição
que julgamos necessários. Nesse primeiro exercício, vamos utilizar apenas os
obrigatórios:
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ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO
código de referência:
título:
data(s):
nível de descrição:
dimensão e suporte:
ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO
nome(s) do(s) produtor(es):
ÁREA DE CONDIÇÕES DE ACESSO E USO:
condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1)

Figura 7: proposta de ficha para descrição apenas com os elementos obrigatório da NOBRADE.
Ok, parece que já temos um modelo de ficha apropriado para descrição, mas
antes, como se trata da descrição de um item documental (nível 5), podemos excluir o
elemento “condições de acesso”, pois como indica a norma ele só é obrigatório para
descrições situadas no nível 0 (acervo da entidade custodiadora), ou nível 1 (fundo) 5.
Isso faz muito sentido, pois se você indica as condições gerais de acesso no
topo da hierarquia de descrição não vai precisar ficar repetindo essa informação em
cada nível abaixo. Importante dizer que a não repetição da informação é um dos
princípios da NOBRADE.
Após essa consideração, no meu exercício aqui, a descrição, ficou com seguinte
formato:
CATÁLOGO DE ATOS CONJUNTOS DO TST/CSJT – VERSÃO 1
Código de referência: BR DF CSJT

Título: Ato 18/TST.CSJT.GP, assinado pelo ministro João Batista Brito Pereira.
Data(s): 04/05/2018.
Nível de descrição: (5) item documental.
Dimensão e suporte: 1 folha.
Nome do produtor: Conselho Superior da Justiça do Trabalho.

Figura 8: Descrição do documento apresentado na figura 6.
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Caso esteja confuso, olhem novamente no quadro 2 como funciona a lógica de correspondência entre
os níveis e cada subdivisão dos conjuntos documentais. Lembrem-se que também já exploramos essa
correspondência nas aulas 1 e 2 do curso.
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E a tentativa de vocês ficou parecida ou não saiu nada? Será que algum outro
elemento de descrição, mesmo que não obrigatório, poderia ter sido inserido para
ampliar as possibilidades de busca desse documento? Com essas questões em mente,
vamos explorar algumas possíveis (e naturais) dificuldades que podem ter aparecido
nesse exercício inicial com a NOBRADE.
1 – “Fiquei em dúvida na hora de preencher os elementos de descrição.”
Cada elemento de descrição tem uma espécie de manual de instruções próprio.

A NOBRADE é uma norma inteligente e bem organizada, pensando no sentido de cada
um dos elementos propostos ela elaborou orientações específicas sobre como a
pessoa que descreve deve fazer o preenchimento.
Título
exemplos objetivo
ELEMENTO DE
DESCRIÇÃO
procedimento regra aplicável
comentário
Figura 9: A NOBRADE traz a explicação detalhada de cada elemento de descrição.
Considerando a figura 8, digamos que , inicialmente, fiquei em dúvida sobre

como preencher o elemento código de referência. A solução para isso seria consultar a
NOBRADE em busca de exemplos e de orientações sobre os procedimentos de
preenchimento. Vejam na figura 9 que a NOBRADE também oferece comentários e
noções sobre o objetivo do elemento de descrição.
Agora para resolver a dúvida sobre o preenchimento do elemento código de

referência, olhem Norma diz em sua página n° 20, é algo bem esclarecedor:
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Figura 10: Explicação detalhada sobre o elemento de descrição “código de referência”.
Lendo o tópico “procedimento”, vi que para preenchimento desse elemento é

interessante solicitar um código específico ao Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ). O que não é dito no procedimento é que esse código é conhecido como
CODEARQ e sua obtenção junto ao CONARQ é bastante simples, bastando alguns
procedimentos de formulários e encaminhamento via e-mail.
Porém, como, para concluir esta aula, não havia tempo hábil de aguardar a
finalização do processo junto ao CONARQ, convencionamos um o código hipotético
“BR DF CSJT”, que está bem de acordo com a proposta tanto do comentário, quanto
do procedimento e dos exemplos indicados na NOBRADE. Foi assim que preenchi o
elemento. Ou seja, a partir de uma leitura atenta da Norma, podemos facilmente
superar o obstáculo na compreensão de um ou outro elemento.
2 - “Gostaria de aprofundar mais a descrição do documento. Posso conceber outros

elementos de descrição além dos obrigatórios?”
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Dentro do planejamento de descrição adotado, podem ser concebidas fichas de

descrição com outros elementos além dos 7 obrigatórios. Essa medida pode fornecer
descrições mais completas, porém se deve ter em mente também que quanto mais
elementos mais tempo será gasto na descrição de um determinado conjunto de
documentos. Lembrando que é importante também, antes de inserir um novo
elemento, proceder à leitura das orientações de preenchimento, conforme vimos
anteriormente.
No caso do ato da figura 6, poderíamos enriquecer a descrição utilizando os

seguintes elementos adicionais que estão negritados na proposta abaixo:
CATÁLOGO DE ATOS CONJUNTOS DO TST/CSJT – VERSÃO 2
Código de referência: BR DF CSJT

Título: Ato 18/TST.CSJT.GP, assinado pelo Ministro João Batista Brito Pereira.
Data(s): 04/05/2018
Nível de descrição: (5) item documental
Dimensão e suporte: 1 folha, A4
Nome do produtor: Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT)
História administrativa: O CSJT foi criado em 2004, pela Emenda Constitucional n°

45. Ele é o órgão que exerce a supervisão administrativa, orçamentária, financeira
e patrimonial da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus. As decisões do
CSJT têm efeito vinculante.
ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA
Âmbito e conteúdo: O ato n°. 18/2018 altera a composição da Comissão Nacinal

da Efetividade da Execução Trabalhista, criada pelo Ato n°. 156/CSJT.GP.SG em
2013. Na nova formação, Comissão passa a contar também com um servidor
indicado pela própria Comissão.
Avaliação, eliminação e temporalidade: Os atos são documentos normativos

estruturantes do funcionamento da instituição, por isso são definidos como de
guarda permanente, não havendo eliminação.
ÁREA DE CONDIÇÕES DE ACESSO E USO
Idioma: Português
Condições de reprodução: Os atos do CJST são de natureza pública e por isso
estão disponibilizados para livre reprodução no Portal do CSJT na web:
http://www.csjt.jus.br/ac2018
Figura 11: Ficha de descrição com elementos adicionais da NOBRADE.
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Os elementos “história administrativa”, “âmbito e conteúdo”, “avaliação’,

“idioma” e “condições de reprodução”, não estão entre os 7 obrigatórios, mas
serviram perfeitamente à descrição mais completa do ato administrativo em questão.
Outro mecanismo importante de se compreender no processo de trabalho

orientado pela NOBRADE é que, independentemente do nível em que estivermos
procedendo à descrição, continuamos utilizando o mesmo rol de 28 elementos.
Acabamos de descrever um item documental (nível 5), vejam agora como seria
aplicação da norma na descrição de uma subsérie (nível 3,5):
Figura 12: Exemplo de descrição do nível subsérie.
Repararam no código de referência “BR DF TSE 100-0”, que esse exemplo vem
do TSE (Tribunal Superior Eleitoral)? O TSE publicou um livro inteiro com a descrição de
seu fundo, seções e séries documentais, um trabalho robusto e grande apuro técnico
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chamado “Acervo Arquivístico – Descrição 2008 6”. Trata-se de um documento de

referência para qualquer trabalho de descrição que se queira fazer em um Tribunal.
Vejam que no exemplo do ato do CSJT (figuras 6 e 11) estávamos descrevendo

um item documental, algo muito pontual e específico, ali no nível 5. Quando nos
orientamos para níveis mais altos da estrutura de arranjo, naturalmente vamos ter
níveis de descrição mais abrangentes e que focam em conjuntos mais amplos de
documentos. Notamos isso na subsérie “políticas e normas” do TSE (figura 12) e seus
271 rolos de microfilmes, indicados no elemento “dimensão e suporte”.
NÍVEL DE NÍVEL DE ARRANJO ABRANGÊNCIA DA

DESCRIÇÃO DESCRIÇÃO
0 Acervo da entidade
custodiadora
0,5 Acervo da subunidade
custodiadora
1 Fundo
2 Seção
2,5 Subseção
3 Série
3,5 Subsérie Exemplo do TSE (8,5
metros lineares de
documentos
textuais)
5 Item documental Exemplo do ato do
CSJT (1 ato
administrativo, 1
documento textual).
Quadro 4: Abrangência da descrição em cada nível tomado como referência.
O mais interessante disso tudo é que, se compararmos, veremos que os

elementos de descrição utilizados tanto no nível 3,5, quanto no nível 5, são os mesmos
e obedecem às mesmas regras de preenchimento. Algo bem diferente de quando, no
início da aula, comparamos as descrições feitas nos catálogos do STF e do IPES (figuras
3 e 4). Isso porque nessa última comparação entrou em cena o fator “uso da
NOBRADE”.
A NOBRADE funciona como um denominador comum para elaboração e

compreensão das descrições arquivísticas. E se os elementos são os mesmos, podemos
pensar inclusive numa base de dados que abarque descrições do acervo de diferentes
órgãos, como vimos ser possível entre CSJT e TSE.
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Disponível em: http://www.tse.jus.br/hotsites/catalogo-publicacoes/pdf/acervo_arquivistico/Descricao_do_acervo.pdf
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3 – COMO ELABORAR INSTRUMENTOS DE PESQUISA?
Ter uma imagem clara da correspondência entre os níveis de descrição e os

níveis de arranjo (como apresentado no quadro 4) é um pressuposto básico para a
elaboração de instrumentos de pesquisa. Por isso, ao longo do curso, repetimos tanto
essa estrutura – vocês já devem tê-la decorado em minúcias.
A descrição do geral para o particular é um princípio básico do trabalho de

descrição. A literatura arquivística costuma defender que os instrumentos de pesquisa
formam uma família hierárquica na qual o guia ocupa o vértice.
Nesta aula, vamos falar apenas dos 3 instrumentos mais básicos apresentados
na literatura arquivística, o guia, o inventário e o catálogo, que ficam assim
representados:
GUIA
INVENTÁRIO
CATÁLOGO
Figura 13: Visão hierárquica dos instrumentos de pesquisa.
Dizer que a descrição tem que ser feita do geral para o particular significa
basicamente que os instrumentos de pesquisa mais generalizante devem ser
elaborados com prioridade em relação aos específicos.
É preciso firmar primeiramente uma visão do conjunto documental como um

todo. Partir do nível 0, para então descer aos níveis sucessivos. Vamos exemplificar
isso numa estrutura resumida de quadro de arranjo. Pensem em um conjunto
documental que obedece ao seguinte quadro de arranjo:
19
_____________________________________________________________________________
Nível 1 - Fundo TRIBUNAL X
ATIVIDADE ATIVIDADE
Nível 2 - Seção MEIO FIM
Nível 3 - GESTÃO DE
RECURSOS [...]
Série HUMANOS
Nível 3,5 -
Pagamento Treinamento [...]
Subsérie
- Autos de - Controle de
processo de frequência
pagamento; em curso;
Nìvel 4 -
Processo/dossiê - [...] - [...]
- Processo n° 1/2018
Nìvel 5 - - Processo n° 2/2018
- Processo n° 3/2018
Item documental
- Processo n° 4/ 2018
Figura 14: Exemplificação de quadro de arranjo para documentos da área administrativa.
Se a figura representa um arquivo bem organizado, poderíamos desenvolver

uma ficha de descrição, ir diretamente na caixa dos “autos de processo de pagamento”
e começar o trabalho pegando cada processo para registro de suas informações de
estrutura e conteúdo?
Claro que não! Estaríamos começando muito errado. Não se inicia trabalho de
descrição a partir do nível 5. O correto é olhar para cima na estrutura de arranjo e
buscar primeiramente uma visão do todo, como já dissemos aqui.
Nesse caso, partiríamos do nível 1, que é o fundo. Concluído esse nível,

continuaríamos com a descrição dos outros níveis, sucessivamente. Essa é uma forma
inteligente de organizar o trabalho, pois com conjuntos documentais tão grandes a
serem descritos, a equipe do arquivo não pode se deter em elaborar visões
microscópicas do fundo. Esse tipo de abordagem cabe ao historiador que procura um
20
_____________________________________________________________________________
registro específico para estudar em minúcias e entender determinados fatos e atos. A

abordagem do arquivista deve ser macro, voltada ao conjunto.
EXPLORANDO OS TIPOS DE INSTRUMENTO DE PESQUISA
Para ter certeza que todos vão mesmo decorar, vamos, pela última vez, repetir
a estrutura de níveis da NOBRADE aqui:
NÍVEL DE NÍVEL DE ARRANJO

DESCRIÇÃO
0 Acervo da entidade
custodiadora
0,5 Acervo da subunidade
custodiadora
1 Fundo
2 Seção
2,5 Subseção
3 Série
3,5 Subsérie
5 Item documental
Quadro 5: Correspondência entre os níveis de descrição da NOBRADE e os níveis de arranjo.
Podemos dizer que para os níveis 0 e 0,5 aplica-se a construção do instrumento

denominado Guia. Os níveis de 1 a 3,5 são contemplados pelo inventário e do nível 4
ao nível 5 temos o espectro para elaboração de catálogos.
GUIA: SIMPLICIDADE E FOCO NA INSTITUIÇÃO CUSTODIADORA
Já que queremos uma descrição normalizada e que possibilite o

compartilhamento de informações com outras instituições, a orientação básica é
sempre privilegiar o uso da NOBRADE para concepção das fichas de descrição. A
equipe de trabalho deve prever os 7 elementos de descrição básicos, verificar outros
que, dentro da norma, sejam necessários para o tipo de documento a ser descrito, ou
mesmo prever elementos complementares específicos para o acervo.
Importante lembrar que a NOBRADE visa garantir descrições consistentes,

apropriadas e autoexplicativas, a partir da utilização de elementos de descrição
comuns. Porém, ela não pretende abarcar a totalidade das possibilidades descritivas.
Ou seja, a Norma não impede a previsão e inserção de elementos de descrição
particulares a cada tipo de acervo. Simplificando: a NOBRADE não é uma camisa de
força, ela apenas busca ajudar na construção de um trabalho padronizado e coeso.
Por isso, na atividade de descrição, consideramos também orientações gerais

acerca das informações mais apropriadas a cada tipo de instrumento de pesquisa. O
21
_____________________________________________________________________________
guia, por estar no vértice da família hierárquica de instrumentos, deve ser o mais
abrangente e acessível. Sua linguagem e formatação devem ser simples e favorecer a
disseminação em larga escala.
Segundo Bellotto (2005), a estrutura ideal do guia deve conter as seguintes

categorias de informação:
Introdução
Identificação do arquivo e seu funcionamento

Pequeno histórico da instituição
Divisão interna do arquivo
Informações relativas aos fundos
Breve descrição de cada fundo

Instrumentos de pesquisa disponíveis
Existência de fundos relacionados em outras instituições
Existência de documentos pertencentes a fundos de outras
instituições
Serviços
Existência de biblioteca auxiliar

Laboratório de microfilmagem
Assistência educativa
Promoção de exposições, simpósios e outros eventos.
Observamos que são informações gerais sobre o funcionamento do arquivo e

sobre as características básicas da informação que ele custodia.
Por ser o principal instrumento de divulgação, o guia permite

diversas propostas para sua elaboração e apresentação.
Algumas instituições fazem guias extremamente elaborados,
repletos de imagens coloridas, impressos em papel de alta
qualidade, com encadernações luxuosas, acrescidos de textos
complementares etc.
Por outro lado, existem instituições que optam pela

elaboração de instrumentos mais técnicos, em formatos
modestos - geralmente compostos por algumas folhas
grampeadas ou encadernadas -, contendo apenas as
informações mínimas necessárias, mas nem por isso menos
importantes.
Na realidade, o fundamental é que as informações básicas

estejam presentes, de modo claro e acessível para o
pesquisador. (Lopez, 2002, p. 23)
Como exemplos de propostas conceituais e editorias de guias,

sugerimos que a turma faça uma análise do Guia dos Arquivos Acadêmicos 7 da
7
Disponível em: http://www.academia.org.br/abl/media/guia_geral_arquivos_academicos.pdf
22
_____________________________________________________________________________
Academia Brasileira de Letras, do Guia do Acervo Permanente da Universidade de

Brasília 8 e do Guia da administração Brasileira – Império e Governo Provisório (1822-
1891)9. Os links para acesso estão nas notas de rodapé.
Figura 15: Exemplo de descrições feitas no guia da Academia Brasileira de Letras.
8
Disponível em: http://www.arquivocentral.unb.br/images/documentos/Guias/Guia_de_2012.pdf
9
Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/document.pdf
23
_____________________________________________________________________________
Figura 16: Capa dos guias produzidos pela UnB e pelo Arquivo Nacional.
Diferentemente das instituições citadas acima, o Arquivo Geral da cidade do Rio

de Janeiro não elaborou uma publicação específica de guia, mas utilizou a estrutura
comum de elementos de descrição, para formar o guia com informações
disponibilizadas diretamente em sua página na web 10.
Figura 17: “web guia” disponibilizado pelo Arquivo da cidade do Rio de Janeiro.
10
http://dibrarq.arquivonacional.gov.br/index.php/arquivo-geral-da-cidade-do-rio-de-janeiro
24
_____________________________________________________________________________
As possibilidades de configurar e disponibilizar um guia são inúmeras, esse

instrumento, apesar de simples, é de suma importância para iniciar o processo de
concessão de visibilidade aos acervos arquivísticos das instituições.
INVENTÁRIO: DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO FUNDO SUAS SEÇÕES E SÉRIES
O inventário busca prover ao pesquisador uma visão sumária de um ou mais

fundos. Ele pode contemplar o fundo inteiro (nível 1), ou apenas uma de suas partes
constituintes, uma subsérie (nível 3,5).
Infelizmente, em nossa pesquisa, não encontramos muitos exemplos de

elaboração de inventários padronizados. Porém, um trabalho que chamou atenção foi
o do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro com o acervo de Carlos Lacerda, o qual
vamos tentar reproduzir aqui:
Figura 18: Inventário do fundo Carlos Lacerda.
Fizemos um esforço para conseguir uma qualidade de imagem melhor na figura

18, mas o resultado máximo que obtemos foi o mostrado acima. Falando do inventário
em si, notamos que a ficha de descrição se utiliza da metodologia indicada na
NOBRADE. A descrição do nível 1 concede uma visão geral do fundo e do conteúdo de
suas séries. Observem o elemento de descrição “âmbito e conteúdo”:
25
_____________________________________________________________________________
Fotografias de obras públicas e das reuniões referentes às

obras, além de eventos, viagens, almoções, assinaturas de
convênios, posses e limpeza urbana.
O elemento “datas” informa que o período das imagens vai de 1961 a 1965. O
elemento “notas sobre conservação” nos diz que as fotos estão em bom estado e o
“dimensão física, mensuração e suporte” apresenta a quantidade exata de imagens
disponíveis, discernindo inclusive o formato delas. Isso é um inventário! Informação
sumária e direta que permite o conhecimento rápido sobre um fundo, ou qualquer de
suas partes constituintes.
Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da

classificação, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao
guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais
fundos ou coleções. O objetivo é descrever as atividades de
cada titular, as séries integrantes, o volume de documentos,
as datas-limite e os critérios de classificação e de ordenação.
Ao contrário do guia, os inventários devem, necessariamente,
abordar conjuntos documentais com algum nível de
organização do ponto de vista da classificação arquivística
(Lopez, 2002, p. 29)
Assim, num contexto de escassez de recursos humanos contrastado com o

grande quantitativo de documentos a descrever o desenvolvimento de descrições
sumárias dos conjuntos é uma medida econômica e razoável propiciada pelos
inventários.
CATÁLOGO: DESCRIÇÃO DE UNIDADES DOCUMENTAIS E A QUESTÃO DOS RECURSOS
Catálogo é o instrumento de pesquisa que privilegia a descrição de processos,

dossiês e itens documentais, os níveis 4 e 5 do quadro de arranjo. Na prática, isso
significa que para elaborar um catálogo a equipe tem que definir uma ou várias séries,
ir ao acervo pegar as caixas respectivas, abri-las, retirar os documentos e começar a
descrever um por um.
No início da aula, vimos como exemplos práticos de catálogos, os trabalhos do

STF (figura 3) e do IPES (figura 4). Agora, fomos ao apêndice C da NOBRADE colher um
exemplo de descrição no nível 5, caracterizando possível entrada de dados para um
catálogo:
26
_____________________________________________________________________________
Figura 19: Exemplo de descrição de item documental presente na NOBRADE.
Infelizmente, o exemplo da NOBRADE não avança numa descrição mais

completa do item documental, mas, mesmo assim, ele ajuda a formular uma noção
sobre o sentido de cada elemento quando a referência é a descrição de um único
documento.
A produção de catálogos é um trabalho desejável em qualquer acervo. Esse

instrumento traz a possibilidade de inovação com a concepção de projetos editoriais
arrojados que visem chamar atenção tanto para o valor dos documentos quanto para a
atuação do setor de arquivo permanente. Se os documentos mais significativos estão
sendo descritos e entrando em catálogos, isso quer dizer que o arquivo permanente
está cumprindo bem sua missão de arranjar, descrever, preservar e difundir o
patrimônio ali custodiado.
Porém, no processo de produção de catálogos a questão do recursos é algo

sensível. É preciso fazer uma análise de custo-benefício para saber se vale a pena
investir tanto tempo e esforço em descrever os documentos um a um, enquanto
possivelmente ainda haja no acervo conjuntos documentais não identificados. A
decisão sobre que instrumentos produzir passa diretamente pelo planejamento a ser
feito para dar início ao programa descritivo.
4 – COMO PLANEJAR E IMPLANTAR UM PROGRAMA DESCRITIVO?
Agora que já atingimos uma carga de conhecimento teórico e prático bastante

razoável com nossos exemplos e debates, podemos começar a olhar para a descrição
no âmbito dos acervos permanentes da Justiça do Trabalho.
Primeiramente, é preciso ressaltar que muitos aspectos colocados pela

literatura arquivística comentada até agora falam de uma descrição que é feita no
27
_____________________________________________________________________________
âmbito de arquivos públicos, ou seja, aquelas instituições federais, estaduais ou

municipais que têm a guarda e preservação de documentos como sua atividade
precípua.
No nosso caso, estamos falando de unidades organizacionais de pequeno ou

médio porte que, além de realizar o processamento técnico da documentação de
caráter permanente, têm que apoiar os processos informativos relativos à atuação
jurisdicional e administrativa dos Tribunais. Isso tudo num ambiente de busca
constante por recursos humanos, materiais e orçamentários para o desenvolvimento
das atividades.
Nesse quadro, pensar em realizar descrição de documentos exige um

planejamento muito realista no que tange a:
• Recursos humanos e financeiros;

• Preparação técnica e científica do pessoal;
• Qualidade dos recolhimentos;
• Perfil dos usuários e suas demandas;
• Tendências da historiografia; e
• Estado físico da documentação.
Para Bellotto (2005), os pontos básicos de uma política de descrição devem

abranger: a hierarquia dos instrumentos, a definição prioridades, a definição de
modelos para descrição a realização de estudos técnicos e, por fim, a planificação.
HIERARQUIA DE INSTRUMENTOS
Esse aspecto tem relação direta com o princípio da descrição do geral para o
particular. Como já dissemos antes, a orientação básica é elaborar primeiramente o
guia, para dar uma visão geral do acervo, dos fundos custodiados, dos serviços e das
possibilidades de acesso.
Caso não haja expectativa para a construção de inventários a curto ou médio

prazo, o guia pode ser um pouco mais arrojado e se aprofundar em alguns detalhes
sobre os fundos, propiciando uma melhor forma de acesso.
Após estabelecido o guia, a produção de inventários é o processo que

apresenta o maior custo benefício, pois considerando as grandes massas documentais
a descrever, ele permite realizar o trabalho descritivo de forma ordenada, flexível e
contínua. A escolha pela produção de inventários permite que o trabalhe navegue
fluidamente pelos fundos e séries que merecem maior atenção.
O catálogo pode ser desenvolvido concomitantemente ou sucessivamente ao

guia. Mas depende de uma análise de produtividade e de viabilidade, pois a equipe do
arquivo não pode se deter em uma interminável quantidade de documentos
individuais, se ainda houver conjuntos maiores sem tratamento descritivo adequado.
28
_____________________________________________________________________________
DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES
Definir prioridades significa identificar quais conjuntos documentais merecem

ter prioridade no processo de descrição. Quais oferecem um maior custo-benefício.
Vamos compreender isso através de um questionamento simples e rápido:
QUESTÃO 1 – Marque a alternativa correta. A equipe do setor de arquivo permanente

decidiu iniciar a descrição de um fundo de arquivo que possui documentos do período
de 1970 a 1994. A descrição desse fundo deve começar pelos documentos:
• A ( ) mais antigos.
• B ( ) em pior estado de conservação.
• C ( ) ligados aos temas mais atrativos no momento.
• D ( ) Aqueles que têm mais consulta.
Esse questionamento já deve ter gerado discussões acaloradas nos arquivos

mundo afora. Bellotto (2005, p. 222) resolve a questão com um raciocínio bem
interessante:
“[...] é para os fundos desconhecidos pelos pesquisadores que a

política descritiva deve se voltar prioritariamente. Há o risco de,
talvez, não se atingir o real objetivo do trabalho de descrição de
fundos documentais – que é principalmente o de atender à
demanda. Por outro lado, se a equipe responsável pela descrição
aceitar o desafio, estará contribuindo de forma mais útil e eficaz para
o avanço da historiografia e, consequentemente, para um maior
esclarecimento e melhor entendimento dos procedimentos passado
da sociedade à qual se vincula.
No contexto de um arquivo público, essa afirmação é bastante válida. Porém,

em instituições cuja missão não está diretamente ligada à custódia arquivística, como é
o caso dos órgãos da Justiça do Trabalho, é salutar direcionar a política descritiva de
acordo com as expectativas institucionais em relação ao trabalho.
Analisando a nossa realidade, parece que o ideal mesmo seria olhar para
missão da instituição e seus problemas de acesso à informação e a partir daí calcular o
objetivo da política de descrição. Essa ação traria um fundamento mais palpável para
escolha do critério de priorização dos conjuntos de documentos a serem descritos e
dos instrumentos a serem produzidos.
DEFINIÇÃO DE MODELOS PARA DESCRIÇÃO
Os instrumentos de pesquisa podem ser disponibilizados mediante publicações

físicas, virtuais, ou mesmo a partir de softwares específicos de descrição, como o
Access to Memory (Atom), desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivos.
29
_____________________________________________________________________________
O esforço pela normalização já facilita bastante a definição dos modelos para

descrição. Como vimos em nossos exemplos, a estrutura com 28 elementos divididos
em 8 áreas apresentada pela NOBRADE contribui de maneira bastante efetiva para
uma padronização. Tanto é que em diversas iniciativas vimos a similaridade da
estrutura das descrições.
Porém, dentro de uma visão editorial, há outros elementos importantes a se

considerar. É recomendável que os instrumentos de pesquisa, quando disponibilizados
ao grande público, não venham em formatos “secos” apresentando direto a
informação descrita. É preciso contextualizar as informações para os usuários.
Atentem, por exemplo, para o modelo editorial utilizado pelo Arquivo Nacional
em vários de seus instrumentos de pesquisa: http://www.arquivonacional.gov.br/br/consulta-ao-
acervo/instrumentos-de-pesquisa.html.
Figura 20: Estilo editorial do Arquivo Nacional.
Nesse catálogo, antes de chegar à descrição propriamente dita, o leitor tem

acesso a: capa bem elaborada, contracapa, folha de rosto, ficha técnica, sumário e
texto introdutório. Algo extremamente cuidadoso e que chama a atenção para a forma
criteriosa com a qual a publicação foi produzida.
Importante salientar a importância de se pensar bem na diagramação do corpo

do instrumento de pesquisa. A literatura indica duas maneiras básicas de apresentar a
informação. Uma por verbetes (a que vimos aqui mais comumente) e outra por
30
_____________________________________________________________________________
quadros, quando há muitos dados comuns para os documentos, sendo inconveniente a

repetição continuada. Comparem as duas formas na figura abaixo:
DOCUMENTO 1 CÓDIGO DE TÍTULO DATAS NÍVEL DE DIMENSÃO NOME DO

REFERÊNCIA DESCRIÇÃO E SUPORTE PRODUTOR
1
código de referência:;
título:
2
data(s):
dimensão e suporte: 3
4
DOCUMENTO 2
5
código de referência:
título: 6
data(s):
dimensão e suporte: 7
Figura 21: Modelo de descrição por verbetes e por quadros.
O modelo por verbetes é o que vimos mais frequentemente no decorrer de

nossa pesquisa. Ele parece se adequar bem às propostas mais elaboradas de
publicação e é a forma indicada nos exemplos da NOBRADE. Não identificamos muitos
exemplos de modelos por quadros, mas ele parece ter o seu valor também. Esse
formato deve privilegiar as descrições realmente sintéticas, até porque não é viável
aplicar textos muito extensos aos quadros de uma planilha. Sua estética lembra a de
um instrumento de trabalho mais sóbrio, talvez não se aplique bem a publicações, mas
para a recuperação rápida e direta no ambiente do arquivo parece uma boa.
REALIZAÇÃO DE ESTUDOS TÉCNICOS
O trabalho técnico de descrição exige treinamento em alguns conceitos e

práticas específicas da arquivologia, como estamos fazendo aqui na nossa aula.
Ninguém imagina que a equipe de descrição será formada unicamente por arquivistas,
isso não corresponde à realidade de nenhum órgão.
Assim como na classificação, a descrição é uma atividade planejada pelo

arquivista, mas executada por equipes heterogêneas. Teremos servidores,
terceirizados e estagiários com os mais variados níveis de conhecimento executando o
trabalho. Por isso é interessante primeiramente um alinhamento teórico na parte geral
de arquivologia: entender as 3 idades documentais, saber o que é classificação, como
funciona uma tabela de temporalidade, o que é recolhimento, quais as atividades de
um arquivo permanente, o que é a NOBRADE, como as informações se articulam numa
descrição. Essas coisas.
31
_____________________________________________________________________________
Num segundo momento, a equipe tem que ser capacitada em relação a

procedimentos de linguagem documentária e indexação. Como dissemos no início da
aula, o trabalho de descrição envolve essencialmente atividades de leitura,
compreensão e resumo de determinadas informações. Se esse passo não for dado, é
possível que os textos da descrição distorçam a informação original dos documentos,
inviabilizando diversas pesquisas. Ou seja, um desperdício de tempo e recursos. O
treinamento em língua portuguesa e a criação de um estilo padronizado de articulação
dos textos também é uma medida que deve ser seriamente considerada.
PLANIFICAÇÃO
Um trabalho de produção de instrumentos de pesquisa tem que possuir

perspectivas de início, meio e fim. Considerando o volume das massas documentais a
serem descritas, se não houver a preocupação com a definição de um cronograma e de
metas realistas para conclusão de cada etapa é bem provável que o programa de
descrição não tenha êxito.
Bellotto (2005, p. 225) cita uma reflexão importante do arquivista

estadunidense Schellemberg sobre esse tema: “o arquivista deve renunciar
definitivamente à descrição pormenorizada, antes de providenciar as apresentações
gerais de todos os grupos e coleções”.
Ou seja, o trabalho de produção dos textos de descrição tem que se orientar

pela simplicidade, coesão e coerência. Nada de ficar escrevendo longos tratados, pois
há muito trabalho a ser feito. A descrição tem que ser rápida e certeira, poucas e
objetivas linhas que desvelem o sentido do documento, conforme cada elemento de
descrição utilizado.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
No decorrer da nossa aula, fizemos uma aproximação conceitual e

procedimental sobre vários aspectos relativos à descrição arquivística, dos quais
destacamos os seguintes:
• a descrição é um procedimento que visa a criação de instrumentos de

pesquisa;
• Os instrumentos de pesquisa possibilitam a identificação, localização e

utilização de dados;
• A NOBRADE é a norma brasileira que orienta a elaboração de

instrumentos de pesquisa, sua utilização favorece a padronização da
descrição e o compartilhamento de descrições entre várias instituições,
a partir de estruturas e regras comuns;
32
_____________________________________________________________________________
• A NOBRADE apresenta 28 elementos de descrição organizados em 8

áreas específicas. Sendo que, desses 28, apenas 7 são considerados
obrigatórios;
• Os elementos de descrição vão ser aplicados a determinados níveis de

descrição que vão do mais geral, acervo da entidade cusdodiadora (nível
0), ao mais específico, item documental (nível 5);
• Os níveis de descrição devem ser pensados de forma que guardem

correspondência com os níveis do quadro de arranjo;
• Há 3 instrumentos de pesquisa básicos: guia, inventário e catálogo;
• A descrição deve ser sempre pensada e realizada do geral para o

particular, com precedência do guia sobre o inventário e do inventário
sobre o catálogo.
Conhecer esses preceitos é importante para direcionar o trabalho técnico de

descrição. Mas a execução das atividades só é recomendada a partir do momento que
se tenha em mente as diretrizes básicas do programa descritivo. Isso exige um estudo
dos recursos e tempo disponível para realizar o trabalho, conhecimento das
necessidades informativas dos usuários do arquivo e das características e estado geral
de conservação da documentação.
A elaboração dos instrumentos de pesquisa deve ser realizada vislumbrando-se:
• a existência de uma hierarquia de importância entre cada instrumento;
• a necessidade de se definir em quais conjuntos documentais a descrição

é prioritária; e
• a necessidade de manter uma equipe treinada em aspectos relativos à

arquivologia, à língua portuguesa e à atividade de resumir e indexar
informações.
Por fim, o programa descritivo também depende da definição de modelos para

elaboração dos instrumentos e da planificação das atividades, tendo em vista uma
programação geral de planejamento, execução e conclusão do trabalho.
Munido desses conceitos, faça uma observação atenta do seu arquivo e

procure traçar um planejamento geral do seu programa descritivo. Pode começar
pequeno, realizar o guia, simples, com base na NOBRADE e depois ir definindo séries
conforme as suas possibilidades de trabalho.
33
_____________________________________________________________________________
Esperamos que esta terceira aula tenha ajudado na melhor compreensão dos
conceitos relacionados à descrição, agora vamos responder a um controle de leitura,
para já servir de motivação à elaboração dos planos de descrição em cada um dos
TRTs.
BIBLIOGRAFIA
BELLOTTO. Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de

Janeiro. Ed. FGV, 2007.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Câmara técnica de normalização da

descrição arquivística. Norma brasileira de descrição arquivística (NOBRADE). Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
DURANTI, Luciana. Diplomatica. Usos nuevos para uma antigua ciência. Córdoba: [s.n],
1995.
LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de

instrumentos de pesquisa. In: Projeto “Como Fazer”. Arquivo do Estado de São Paulo,
2002.
34

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AULA 3 – DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA: PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO

Como referências teóricas fundamentais desta aula, adotamos a obra clássica de

Concebemos um conteúdo que analisa os conceitos relacionados à descrição

Depois dessa apresentação básica, vamos partir para o primeiro dos 3

1 – O QUE É DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA?

Existem 7 funções arquivísticas básicas:

A produção visa definir normas para o processo de criação de documentos.

A classificação envolve o desenvolvimento e a aplicação dos instrumentos de

Avaliação é o trabalho de definição dos prazos de guarda e da destinação final

Aquisição contempla toda a logística de movimentação dos documentos

Arquivo corrente: documentos em curso ou que, mesmo sem

Arquivo intermediário: documentos que, não sendo de uso corrente,

Arquivo permanente: documentos de valor histórico, probatório e

Difusão é o fornecimento e divulgação de informações através de canais

Conservação envolve medidas preventivas e interventivas que visam manter a

Descrição! Finalmente chegou a hora de falar diretamente sobre o objeto da

A descrição é uma função arquivística importantíssima no âmbito dos arquivos

O arranjo em fundos torna o arquivo permanente

maneira de possibilitar que dados contidos nas

Em tempos de google, é difícil imaginar que exista um procedimento que é a

Primeiramente, ao contrário da informação disponível em massa e

Pense nos autos de uma reclamação trabalhista em plena fase de tramitação

PROCESSO: Unidade documental em que se reúne,

Essa simples unidade documental contém informações bastante sensíveis e

• Autenticidade: criação e preservação de acordo com rotinas jurídicas e

• Naturalidade: produção contínua e progressiva, de forma que

• Inter-relacionamento: surgimento de relações espontâneas com outros

• Unicidade: estabelecimento de uma posição e função única dentro da

Nesse contexto, a reclamação trabalhista do nosso exemplo – pela natureza de

sempre sujeita à custódia do TRT. Entenda-se custódia como uma responsabilidade

Respeitadas as disposições da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei

A descrição, por sua vez, visa à construção de instrumentos de pesquisa que

Sua utilização em nível máximo, no entanto, ocorre no âmbito dos arquivos

Se os poderosos algoritmos do google levam de 4 dias a 4 semanas para indexar

Figura 1: Um dia poderemos pesquisar documentos públicos indistintamente no google?

Notem por exemplo, que a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada

permanente, para assim serem contextualizados dentro do quadro de arranjo e por

A descrição propõe o desenvolvimento de instrumentos que permitam o acesso

A descrição segue, hoje, normas de um protocolo de comunicação de caráter

Para quem quiser explorar com profundidade o conceito de descrição,

Figura 2: Apanhado de referências bibliográficas sobre descrição feito pela CTNDA.

Para os objetivos da nossa aula, vamos partir de uma definição de descrição

Descrição: conjunto de procedimentos que leva em conta os

Temos também a esclarecedora definição de Bellotto (2007, p. 179):

O processo de descrição consiste na elaboração de

A descrição é uma atividade intelectual que, grosso modo, significa a leitura,

A descrição de documentos segue essa mesma lógica básica, mas os atributos a

Assim como, no exemplo anterior, o texto de agora resume o contrato fictício a

VISÃO FUNCIONAL DO PROCESSO DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA

Há um instrumento de pesquisa muito característico chamado catálogo, que

Figura 3: Descrição do habeas corpus mais antigo do STF.

Observamos claramente que o texto do lado esquerdo é um resumo, uma

Já o texto do lado esquerdo constitui o elemento descritivo propriamente dito.

Podemos ver essas informações funcionando de forma coordenada em outro

Figura 4: Catálogo dos filmes custodiados pelo IPES.

No caso do catálogo de filmes, não há uma estrutura editorial tão arrojada

Em tese, parece não haver muitas dúvidas de que os elementos a coluna

frases mais marcantes, principais acontecimentos, ou seja, tudo que se refere a

Com esse exemplo, vocês conseguem visualizar bem o objetivo central do

Como vimos nos exemplos, a descrição se materializa com a elaboração dos

Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas

Segundo o DBTA, instrumento de pesquisa é o “meio que permite a

Antes de entrar na especificidade de cada instrumento de pesquisa, é preciso