Universidade Save-Extensão de Massinga

Cadeira: Estágio Técnico profissional

Renalda Carlos Samo

Tarefa 1

Tema: Conceito de arquivos, tipos, formas de organização e definição de estágio

profissional.

Arquivo definição
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte (papel, fotografia, microfilme).
Arquivos são locais destinados à guarda ordenada de documentos criados
por instituições ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservação
desta documentação como um conjunto e não como unidades isoladas, pois estes
na sua maioria servem de prova de transações documentais realizadas e estão
relacionados com os direitos e deveres destas instituições ou pessoas, (LOPES, 1993,
p.43).
Tipos de arquivos

Segundo PRADO (1986, p.58) divide os tipos de arquivos em:

Arquivo central
Um arquivo central é a unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados
pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos
aos quais os documentos devem ser submetidos, independentemente da centralização do
armazenamento.
É, basicamente, quem controla todos os documentos que chegam e decide o que deve
ser feito com eles e para onde eles devem ser destinados.
Arquivo corrente
Também chamado de arquivo de gestão, o arquivo corrente é o conjunto de documentos
estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais eles foram produzidos ou
recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam
junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são
consultados.
Em outras palavras, são documentos que estão sempre ao alcance, justamente por serem
constantemente consultados para aferir as informações que estão neles.
Arquivo intermediário
Um arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários do arquivo corrente,
mas com um uso pouco frequente (diferente do anterior), que aguardam, em local de
armazenamento temporário, sua destinação final. Este tipo, entre os tipos de arquivo,
serve exatamente para o que o próprio nome sugere.
Se tomarmos os tipos de arquivo como um ciclo de vida dos documentos, o arquivo
corrente é a primeira fase, em que os documentos são consultados com frequência.
Depois, eles são encaminhados para o arquivo intermediário, quando não são mais
utilizados.
Arquivo permanente
E, por fim, o “ciclo” se encerra no arquivo permanente, que é um conjunto de
documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor. Normalmente
são os documentos que já possuem mais de 25 anos e não são utilizados, mas que
precisam ser mantidos por serem muito importantes.
Um dos grandes exemplos que podemos citar aqui são os documentos históricos. Eles
não são mais utilizados mas continuam tendo um grande valor para a empresa.
Organização dos arquivos

Os métodos de arquivamento englobam a forma utilizada para organizar a

documentação armazenada, facilitando a identificação de cada um. Nas empresas, eles
são essenciais para facilitar as rotinas de gestão, principalmente diante do alto volume
de documentos existentes.1
Sem um bom método de armazenamento, os colaboradores terão dificuldade para
encontrar os documentos necessários, o que prejudica o andamento das atividades.

1
(http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm) acessado em 08 de 2023.
Dessa maneira, é importante entender quais são as formas de arquivar a documentação e
como fazer isso. Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados,
sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético,
numérico, geográfico e ideográfico.
Alfabético
Esse é um dos métodos mais conhecidos, que organiza os documentos pela ordem
alfabética, tornando a consulta aos arquivos mais intuitiva. Isso é feito a partir do nome
referente ao documento, como a pessoa, empresa, o evento ou local de referência. Ele
tem uma versão chamada “variadex”, que utiliza cores para indicar as letras iniciais de
cada documento com o objetivo de facilitar a busca.
Numérico
Nesse caso, é preciso atribuir números aos documentos, que serão organizados seguindo
essa ordem. Portanto, é preciso ter um controle detalhado” para manter os registros que
serão utilizados para busca da documentação. Existem três variações desse método de
arquivamento:
Simples: cada item classificado, como os clientes, recebe um número e os documentos
seguem essa ordem. Caso algum registro seja descartado, o número correspondente
pode ser reutilizado para outro arquivamento;
Cronológico: a organização considera a ordem numérica e as datas, por exemplo
“20/2015”, bastante comum para documentos financeiros e outros arquivos cuja data
seja mais relevante na busca. Também é comum que o arquivamento considere apenas a
data, sem números adicionais;
Dígito-terminal: indicado para facilitar o controle quando existem grandes volumes,
então ele utiliza grupos numéricos. São formados por pares de números, lidos da direita
para a esquerda.
Geográfico
O método geográfico arquiva os documentos considerando o seu local ou procedência.
Para facilitar a busca entre os documentos, é comum que ela também siga a ordenação
alfabética. No entanto, dentro de uma pasta sobre determinado estado, o ideal é que a
capital fique no início, independentemente da ordem alfabética. O mesmo acontece na
ordenação por país.
Ideográfico
Também conhecido como temático, ele considera os assuntos dos documentos. Aqui,
existem algumas variações aplicadas, como por exemplo:
Enciclopédico: classifica seguindo os assuntos básicos ou temas que possam ser
decompostos diversas vezes, criando subgrupos;
Dicionário: considera a ordem alfabética, sem considerar assuntos correlatos ou áreas
específicas;
Duplex: cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, criando uma
hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico;
Classificação decimal: utiliza códigos numéricos, mas pode se dividir em 10 classes
que, depois, podem ser divididas em mais 10 subclasses;
Unitermo ou indexação coordenada: atribui um número para cada documento em
ordem crescente, conforme o arquivamento.
Estágio profissional

O estágio profissional é a fase inicial de qualquer carreira, que ocorre quando o

funcionário ainda está em período de formação e precisa adquirir experiência,
conhecimentos e habilidades em sua área. Em geral, o estágio é uma exigência para
estudantes de cursos técnicos, profissionalizantes e de graduação e precisa ser realizado
para que o aluno consiga os créditos necessários para se formar.2

O estágio é comumente prestado por estudantes, nas empresas ou repartições

públicas, visando ao aprimoramento profissional na sua área de estudo. O contrato é
celebrado entre o estudante e o tomador, com a interveniência da instituição de ensino,
que deve zelar para que o contrato seja cumprido fielmente. Genericamente, pode
também caracterizar um período de treinamento dentro das empresas, oferecido a
indivíduos sem mediação de instituições de ensino.

Para que serve o estágio profissional?

A função do estágio é oferecer, aos aprendizes, o conhecimento prático das

funções profissionais. Ele possibilita, aos estudantes, um contato empírico com as
matérias teóricas que lhes são passadas em sala de aula. Trata-se do entendimento, hoje
consolidado pelos educadores, de que a teoria, sem a prática, é incompleta, prejudicando
o acesso imediato ao mercado de trabalho. O estágio visa a superar este problema.

2
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm) acessado em 08 de 2023.
 Durante a licenciatura o estagiário adquiriu conhecimentos, teóricos, sobre a
escola e as competências a desenvolver na sala de aula. Através do estágio profissional
este vai conseguir colocar em prática os ensinamentos que adquiriu tendo sempre
consciência do que virá a realizar pode construir (ou destruir) as capacidades do aluno.

A realização deste relatório permite que seja realizada uma reflexão sobre cada
aula observada ou lecionada. De facto, a reflexão é uma qualidade bastante importante
na profissão de docente. Esta permite que cada aula e estratégias observadas sejam
pensadas e adaptadas às turmas onde o relator deste relatório possa vir a leccionar.
Referências bibliográficas

 LOPES, Luiz Carlos. Arquivópolis: uma utopia pós-moderna. Ciência da

Informação, Brasília: v. 22, n. 1. jan./abr. 1993.
 PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. São Paulo: T. Queiroz,
1986.
 BRASIL. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. Dispõe sobre a microfilmagem de
documento. Diário Oficial da União. Brasília, DF, 10 de maio 1968. Disponível
em: <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm > Acesso em:
08 Março.2023.