Recepcionista

Disciplina: Técnicas Administrativas

Professor: Clesio Sousa
E-mail: clesio@ifpi.edu.br

Recepcionista
SUMÁRIO 1 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS 1.1 Rotinas Administrativas 2 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 2.1 Administrações nas empresas 2.2 Empresas 2.3. Funções básicas das empresas 3 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS 3.1 manuais de instruções x regulamentos 3.2 organograma 3.3 fluxograma 3.4. Departamentalização 3.4.1. Funções da departamentalização 3.4.2. Tipos de departamentalização 4. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 4.1. Arquivo 4.2. Tipos de arquivos 4.3. Sistema de arquivo 4.4. Natureza dos documentos 4.5. Como organizar um arquivo 4.6. Idade dos arquivos 4.7. Tempo de armazenamento de documentos 4.8. O CONARQ 5 ATENDIMENTO AO CLIENTE 5.1 conhecendo o cliente 5.2 conhecendo o produto e/ou serviço 5.3 vendas 5.4 marketing 6 REDAÇÃO COMERCIAL 6.1 tipos de redações comerciais 6.2 formas de tratamento 6.3 padronização 7 OPERAÇÕES BANCÁRIAS Técnicas Administrativas

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7.1 financiamento 7.2 principais garantias 7.3 títulos de crédito 8 OPERAÇOES MERCANTIS 8.1 notas fiscais 8.2 orçamentos de vendas 8.3 ordem de compra 9 ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL 9.1 recrutamento 9.2 seleção 9.3 treinamento 9.4 admissão de empregados 9.5 exigências legais 9.6 salário 9.7 13º salário 9.8 férias 9.9 demissão de empregado 9.10 trabalho do estagiário 10 ENCARGOS SOCIAIS 10.1 INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) 10.2 FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) 10.3 PIS/PASEP 10.4 DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) 10.5 GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical) 11 ENCARGOS ANUAIS 11.1 RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) 11.2 DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte) 12 ÉTICA PROFISSIONAL REFERÊNCIAS

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Técnicas Administrativas

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1 – TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

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Nesta disciplina o aluno receberá noções de administração, suas principais funções e segredos dos sistemas que integram esta área como: Organização Administrativa, Contabilidade e Finanças, Departamento pessoal e muito mais. Entender as rotinas administrativas é conhecer o funcionamento organizacional de uma empresa, seus processos administrativos, coordenação e controles, o aluno estará qualificado a trabalhar em qualquer empresa. 1.1 – Rotinas Administrativas São função ou funções que um profissional realiza dentro de uma empresa ou escritório, que são as seguintes:  Realizar entrega de materiais diversos;  Manter documentos e material organizados;  Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientação dos superiores;  Controlar a entrega e a saída de materiais;  Controlar registro de frequências de funcionários;  Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa visando orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores;  Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos ambientes;  Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia;  Realizar e atender chamadas telefônicas;  Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionários;  Realizar depósitos dos salários. 2– Organização administrativa A organização é muito importante nos serviços de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturação das atividades que pretende realizar. A palavra organização tem um sentido de preparação, de planejamento de uma atividade de acordo com um método de trabalho. Mas organização também significa, a forma como os dados e documentos são arrumados, guardados, Técnicas Administrativas Página 3

de modo que aquelas experiências pudessem ser repetidas depois. organização é uma espécie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos. podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessários.1 – Administrações nas empresas Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administração oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Ciência? Atualmente. sempre atendendo as necessidades do mercado. é preciso fazer uso da Tecnologia e da Informação. Não é de estranhar. desde as suas origens. coordenar recursos. e. buscando o alcance do rendimento máximo com o mínimo de tempo e de atividade. tenham procurado organizar. A organização é necessária em qualquer uma de nossas atividades. podemos afirmar que cada Administração apresenta seu estilo. motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo. Foi então que Frederick W. que as empresas. definiu tarefas e atividades. Como se pode constatar. Para o sucesso das mais variadas formas de Administração. consequentemente. portanto. Administrar é analisar uma situação de forma racional. cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gestão. direções e controles precisos. distribuindo-as entre as pessoas. E a relação entre organização e ferramenta é muito forte. colocar os dados e as informações nos devidos lugares. É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado na organização racional do trabalho. Técnicas Administrativas Página 4 . Já no princípio do século XX o mundo se via às voltas com inúmeros problemas de desorganização e falta de métodos nas empresas. Agindo dessa maneira.Recepcionista PRONATEC dispostos. um norte-americano que viveu de 1856 a 1915. se realizará em menos tempos e com mais qualidade. Desenvolver estratégias para construir os objetivos. arrumar. 2. Taylor. certamente o trabalho se tornará mais fácil de executar e. E isso é muito importante para que eles não se percam. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que serão desenvolvidas. servindo de modelo para a realização de outras. finalmente. tanto em casa como no trabalho.

As Empresas possuem três principais objetivos: 2.  Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades. 1. é necessária a união de quatro elementos ou recursos.2 Empresas É uma organização econômica em que são reunidos e combinados fatores de produção. ou seja.  Falta de Coordenação. Organizar. toda e qualquer empresa ou organização.Recepcionista PRONATEC Planejar. na atividade comercial e/ou serviços. Dirigir e Controlar são as funções que um administrador utiliza para dá um bom funcionamento dentro das empresas. Financeiros: é de fundamental importância. Os administradores em todos os níveis hierárquicos de uma empresa devem buscar o alcance dos três objetivos. desenvolvendo uma determinada atividade com objetivo de lucro. A renumeração do material humano (funcionários. Dentre as principais. entre os departamentos. A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço. a saber: 1. citamos:  Falta de Comunicação. sem erros e de boa qualidade) Eficácia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado esperado) Podemos afirmar que. 4. 2. isto é. Técnicas Administrativas Página 5 . Humanos: são os funcionários organizados em uma hierarquia. O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço. sofre problemas. É o elemento mais importante para que a empresa alcance seus objetivos. 3. Eficiência: Fazer certa coisa (trabalho correto. Materiais: são as máquinas que se destinam a produzir bens e serviços. 3. colaboradores). bens ou serviços que satisfazem às necessidades humanas. Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo. Técnicos: são as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa. Empresa é um conjunto de pessoas e meios materiais cuja atividade é orientada para a produção de bens econômicos. 4. saber lidar com o que se propõe a fazer. é o capital empregado na produção dos bens. 2. empregados. de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos.

assim sendo. sincronizam as atividades da empresa. 3. Contabilidade: Relacionadas com inventários. registros e estatísticas. São elaborados por setores específicos a que se referem e a sua leitura é obrigatória.  Falta de Iniciativa e Criatividade.  Falta de Liderança.Recepcionista  Excesso de Burocracia. Segurança: Relacionadas com a proteção e preservação de Bens e pessoas.1 – manuais de instruções x regulamentos Os manuais de instruções servem para determinar procedimentos para a execução de um trabalho. Comercial: relacionadas com as transações de compra. tendo uma influencia sobre essas funções. para que se possa manter a padronização dos conceitos. Produtos ou Serviços.2 – organograma É a representação gráfica dos setores e/ou departamento da empresa. representam órgãos de assessoria ou staff. custos. 2. Os regulamentos são elaborados por líderes de departamento ou administração. venda e permutação. relacionando-as de acordo com a autoridade. Os regulamentos são importante instrumento para definir diretrizes na empresa. Financeira: Relacionadas com a procura (captação) e gerência de capitais como o bom uso do capital. as linhas pontilhadas. 3 – TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS É um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da empresa.3. Funções básicas das empresas PRONATEC Administrativa: faz com que as operações da organização sejam integradas e. 3. através do regulamento podemos conhecer as políticas da empresa e seu objetivo em geral. onde podemos visualizar a relação de mando e subordinação. Técnicas Administrativas Página 6 . As técnicas permitem criar uma padronização das rotinas executadas pela empresa. balanços. Técnica: Relacionadas com a produção de Bens. as linhas cheias interligam as figuras. Representamos os setores ou departamento da empresa através da figura geométrica de um retângulo.

3. Técnicas Administrativas Página 7 .Recepcionista PRONATEC Objetivo do organograma Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia. porém. indicando o próximo passo a ser seguido. Delegar autoridades e responsabilidade. Os símbolos utilizados na elaboração do fluxograma são de caráter internacional. isso não impede de ser alterado conforme a necessidade. Trajetória de comunicação.3 – fluxograma É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento.

de acordo com um critério específico de homogeneidade. das atividades e correspondente recursos (humanos. financeiros. Departamentalização é o agrupamento.4.  Corrigir erros de processos.PARE. Técnicas Administrativas Página 8 .  Manter o controle de qualidade do trabalho. Departamentalização É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa. 3. FIM) Objetivo do fluxograma  Diminui movimentos desnecessários.Recepcionista SIMBOLO SIGNIFICADO PRONATEC OPERAÇÃO MOVIMENTO/TRANSPORTE PONTO DE DECISÃO INSPEÇÃO DOCUMENTO IMPRESSO ESPERA ARMAZENAGEM SENTIDO DE FLUXO LIMITES (INÍCIO.  Facilitar treinamento dos colaboradores. materiais e equipamentos) em unidades organizacionais.

que a maioria das organizações usam uma abordagem da contingência à Departamentalização: isto é. oportunidades de formação e de carreira. Quando se realiza a análise de uma função. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas chama-se Departamentalização. existem três elementos a abordar: • Identificar a função concretamente. porquê e quando). atribuições. • As atividades no processo de decisão e comunicação. Deve-se notar. A descrição de funções abrange os aspectos intrínsecos e constitui um sumário de tarefas. como remuneração e benefícios atribuídos. a maioria usará mais de uma destas abordagens usadas em algumas das maiores organizações. • Recursos técnicos (as máquinas.1. análise e sistematização de informação acerca de um cargo. • O mercado e as condições oferecidas pelas outras empresas (Benchmarking de Mercado). a descrição de funções fundamenta-se num processo de recolha. equipamentos e ferramentas). 3. dimensões comportamentais exigidas para o sucesso na função e fatores preferenciais. o local de trabalho e o horário. experiência anterior. posição no organograma e as respectivas tarefas ou essencialmente sobre: • As atividades realizadas: quais são as tarefas (como. o seu título e o seu enquadramento na organização. Funções da departamentalização Segundo Colenghi (2007). no entanto.Recepcionista PRONATEC Existem diversas maneiras básicas pelas quais as organizações decidem sobre a configuração organizacional que será usada para agrupar as várias atividades. objetivos e responsabilidades de uma determinada função e a relação com outras funções. entre outros. • Especificar o que a organização oferece em troca. A informação a recolher deve recair Técnicas Administrativas Página 9 . • Especificar os requisitos pretendidos para o candidato: aptidões e competências técnicas. A maioria usa a abordagem funcional na cúpula e outras nos níveis mais baixos. com o objetivo de identificar o título do cargo.4.

Tipos de departamentalização PRONATEC Departamentalização funcional: as unidades organizacionais são definidas com base na especialização e tarefas comuns aos diversos setores. Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas Técnicas Administrativas Página 10 . nas quais a dispersão de atividades é importante para o atendimento de necessidades logísticas ou culturais.Recepcionista 3. Assim todos os indivíduos que executam funções semelhantes ficam reunidos.4. Muita especialização do trabalho. Departamentalização geográfica: utilizado em grandes empresas. A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização em tamanho e amplitude. Centraliza a perícia da organização. Algumas vezes mencionadas como regional. todo o pessoal de contabilidade. Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos.2. e assim por diante. A departamentalização funcional é comum em pequenas organizações. todo o pessoal de vendas. todo o pessoal de secretaria. Segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas. Entre elas podemos dizer: A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula. É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações. A Departamentalização funcional agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional. de área ou geográfica. como financeiro. Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração. todas as enfermeiras. Desvantagens: Existem também muitas desvantagens na abordagem funcional. A Departamentalização funcional pode ocorrer em qualquer nível e é normalmente encontrada muito próximo à cúpula. engenharia e produção. Vantagens: As vantagens principais da abordagem funcional são: Mantém o poder e o prestígio das funções principais Cria eficiência através dos princípios da especialização. Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado.

Por exemplo: uma firma contábil poderia designar um sócio (como administrador de projeto). As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto. Tal grupamento permite a uma divisão focalizar as necessidades singulares de sua área. sob a chefia de um administrador de projeto. região Sudeste. Aqui as pessoas recebem atribuições temporárias. Em cada um destes casos. um engenheiro mecânico e um químico poderiam ser indicados para. Desvantagens: Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo. Técnicas Administrativas Página 11 . Ex. Vantagens: Maior especialização de recursos alocados. Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas. É encontrada com mais freqüência em produção. cada qual em seu departamento. e três contadores juniores para uma auditoria que está sendo feita para um cliente. e região Sul. soldagem. Muitas vezes as filiais de bancos são estabelecidas desta maneira. o administrador de projeto seria designado para chefiar a equipe. esmerilamento. um especialista em produção. As atividades de uma fábrica podem ser grupadas em perfuração.: NASA e o projeto do Ônibus Espacial. um contador sênior. mas exige coordenação e controle da administração de cúpula em cada região. uma vez que o projeto tem data de inicio e término. Departamentalização por projetos: ocorre quando as atividades de uma empresa são voltadas integralmente para projetos específicos. montagem e acabamento. Departamentalização por processo ou equipamento: É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou equipamento. Uma empresa manufatureira. completar o projeto de controle de poluição. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para outras atividades. com plena autoridade sobre seus membros para a atividade específica do projeto. Flexibilidade restrita para ajustes no processo.Recepcionista PRONATEC em áreas do Brasil como a região Nordeste.

Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos de produtos. Departamentalização por processo: ocorre quando pessoas e recursos são disponibilizados de acordo com o fluxo de trabalho. Vantagens: Algumas das vantagens da Departamentalização de produtos são: Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Esta técnica cresceu muito nos últimos tempos.Recepcionista PRONATEC Departamentalização por produto: organizado em unidades independentes responsáveis por um grande produto ou uma linha de produtos. pois os documentos requerem qualidade e Técnicas Administrativas Página 12 . Ex. podendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento. Departamentalização mista: representada pelo uso de diversos tipos de Departamentalização de maneira a aproveitar os modelos que melhor atendam às demandas da organização. Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos. Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro. Departamentalização por cliente: situação em que as unidades organizacionais são projetadas ao redor de grupos de clientes e suas respectivas necessidades. Desvantagens: Exige mais pessoal e recursos de material. Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade. Departamentalização matricial: tem como característica a união da departamentalização funcional como a de Projetos ou Produtos. Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto. 4. representa um importante papel.: Refinaria de óleo. o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. culturais e econômicos. A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor. Facilita a coordenação de resultados. à medida que se desenvolveram os conceitos sociais. Para as empresas.

devem ser prioritários. em sua ausência. cartas.  Institucionais (escolas.  Comerciais (empresas. literários e Técnicas Administrativas Página 13 . fitas e são chamados de Especiais. companhia). etc). e sim. antes de serem destruídos. extravio e deterioração. Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em:  Públicos (federal. filmes. clubes. precisão e simplicidade. associações). ou seja. estadual. 4.Recepcionista PRONATEC funcionalidade. tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. arquivados de forma que possam ser localizados com precisão. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos médicos. Tipos de arquivos Baseado na definição podemos dizer que existem vários tipos de arquivos.1. Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurança. em virtude disso. originais de trabalhos. de imprensa. uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos. igrejas sociedade. corporações. municipal). outros funcionários encontrem facilmente os documentos. Arquivo É o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos.  Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância.  Precisão: os documentos deverão ser de fácil acesso. roubo. pois o mesmo não se resume em guardar documentos. O valor e a importância dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente. que devem ser preservados pelas instituições públicas ou privadas. de engenharia.  Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos. 4. Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos.2.  Pessoais (fotos de família. Um arquivo bem organizado deve permitir que. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. afim de organização ou consulta. os cuidados a serem tomados contra incêndio.

fonográfico (disco. 4. as espécies. livro. atestado.4. e os gêneros em que se apresentam dentro de um arquivo. Sistema de arquivo Sistema é um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade. relatório. proposta. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. 4. caderno. Portanto. cdrom). Exemplos: ata de posse. ficha de atendimento) ou composto (processo). 4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que gerou. Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp. Vamos conhecê-los: 1.3. folha.Recepcionista PRONATEC que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. ficha. E Documento? É a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material. mapa. bem como são diferentes os formatos. carta. Exemplos: audiovisual (filmes). cartaz. Exemplos: formulários. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade. 3. diploma. Natureza dos documentos Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as atribuições e os documentos refletem essas atividades. requerimento. fitas). são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. Exemplos: ata. ofício. magnéticos/informáticos (disquetes. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. 2. O documento pode ser simples (ofício. São conhecidos como Arquivos Especializados. base). pública ou privada. relatório. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. boletim de notas e Técnicas Administrativas Página 14 . que independentemente da posição que ocupam as respectivas estruturas administrativas. funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.

 Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída dos documentos. ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. precesso de vida funcional. bairros e outros). Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas. regimento de departamento. 4. prontuário médico. 4. Idade dos arquivos Você sabia que os arquivos também tem ciclo de vida? É este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato. visam a distribuir os documentos de um arquivo. Como organizar um arquivo É interessante que o local onde você trabalhe ou venha trabalhar tenho um plano de classificação para que você possa guardar os documentos dentro de pastas certas.5. Ordenação: É à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. boletim de atendimento de urgência. veja a seguir alguns métodos básicos:  Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. de acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora. municípios.Recepcionista PRONATEC frequência de alunos. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do documento (a razão de ser do documento). tabela salarial. Técnicas Administrativas Página 15 .  Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal. a sequencia de operações que. Classificação é. distritos.  Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos. para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado. Depende de um índice auxiliar para busca de dados. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos.9.  Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países. estados. portanto.

São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. Tempo de armazenamento de documentos São diversos documentos que devem ser mantidos por um certo período de tempo guardados.10. muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”. São muito usados pela administração. Tipos de Documentos Água. Comprovante pagamento 10 anos do INSS Depósito do FGTS 30 anos Determinado por lei Técnicas Administrativas Página 16 .Recepcionista O ciclo pode ser categorizado em três fazes ou arquivos: PRONATEC  Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. Luz Pagamento de Aluguel COFINS DARF Duplicados. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo.  Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São Arquivos que aguardam em depósitos de armazenamento temporário. 4. sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. Multas de Trânsito Notas Fiscais Tempo de Armazenagem 05 anos 05 anos 05 anos 05 anos 02 anos 05 anos 02 anos 05 anos Dicas Recomendação Recomendação Determinado por lei Determinado por lei Recomendação Determinado por lei Recomendação Determinado por lei Determinado por lei GPS. Atenção: por descuido e desinformação.  Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. em função do seu valor. Carnês e Recibos Imposto de Renda IPVA. O acesso é público. Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos utilizados pelas empresas.

a faixa etária e classe social que pertencem. e atender é um verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que alguém deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. que consolidou os decretos anteriores . Mas para que essas medidas sejam eficazes é preciso. delegaram ao Poder Público estas responsabilidades. apurar opiniões. 2.Recepcionista 4. isto é.159.182. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8. O CONARQ PRONATEC O Conselho Nacional de Arquivos . Técnicas Administrativas Página 17 . de 18 de janeiro de 1999.  Cliente Intermediário: é quem intermedeia a venda dos produtos e/ou serviços. vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça.  Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores são pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho. Clientes: quem são eles?  Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serviços da empresa. sugestões e críticas.942. primeiramente. consubstanciadas pelo Decreto nº 4.461. 5 – ATENDIMENTO AO CLIENTE A palavra atendimento é derivada do verbo “atender”. De acordo com estes dispositivos legais.nºs 1. de 20 de março de 1997 e 2. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.173. de 8 de janeiro de 1991. de 25 de abril de 1995. de 29 de junho de 1994. de 3 de janeiro de 2002. com prontidão e excelência. entre outras informações importantes.CONARQ. as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos .CONARQ é um órgão colegiado. 1. No mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinâmica. como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos.1 – conhecendo o cliente São raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes.073.11. que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. sabermos quem são os clientes. saber qual o seu grau de satisfação. 5.

 Descortesia.  Indiferenças.  Evitar a expressão “alô” – dizer sempre o nome da empresa e o seu.  Falta de flexibilidade.Recepcionista O que afasta um cliente?  Falta de atenção.  Não confiar na memória – mantenha sempre por perto um lápis e/ou caneta e papel para anotações.  Erros. ou se prefere ligar novamente. entre outros. consulte se o cliente pode aguardar.  Morosidade. anote os dados e retorne posteriormente. quando necessário. seguidos do cumprimento „bom dia. As informações precisas darão mais segurança. caso contrário. 5. desculpe-me. às ordens.  Encerrar a conversa cordialmente – use sempre palavras como: obrigado (a).  Modo de falar – cuidado também com demonstração excessivas de simpatia e intimidade.  Interromper bruscamente a conversação – evite encerrar uma conversa bruscamente. preservando sua imagem e a da empresa. boa tarde ou boa noite‟. Técnicas Administrativas Página 18 .2 – conhecendo o produto e/ou serviço Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e processos da empresa onde trabalhamos. isso pode não ser muito bem recebido. disposição e eficiência.  Dificuldade de acesso às informações. seja delicado.  Evite deixar esperando – se não for possível fornecer informações rapidamente. por favor. firmeza e habilidade para responder as dúvidas dos clientes. No caso de ligações interna informe seu nome e departamento. com boa dicção e bom português. Dicas para um bom atendimento telefônico PRONATEC  Atender ao primeiro toque –isso demostrará atenção.  Use termos fáceis de serem entendidos –fale com clareza.

que tem interesse em uma maior satisfação. que é a parte da venda realizada pelo profissional de vendas.  Preço: o preço do produto ou serviço deve ser compatível com as expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrência. porque muitos produtos têm um bom plano de marketing e possuem uma marca forte consolidada. Muitas vendas são praticamente realizadas por venda passiva. é o ato de “Alienar ou ceder por certo preço.  Manter a imagem do produto e/ou serviço em alto nível. Na prática é onde os vendedores. com a intenção de obter o maior lucro. Principais ferramentas do marketing  Produto: o produto ou serviços oferecido pela empresa deve buscar atender um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercado-alvo. representando uma operação da empresa. troca por dinheiro”. interagem com os compradores. e a venda passiva que é parte da venda realizada pelo trabalho de marketing realizado.  Praça: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os clientes. As vendas estão divididas em venda ativa.3 – vendas PRONATEC “Vender” segundo o dicionário. seja elas primarias ou segundarias. 5.4 – marketing É o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa. 6 – REDAÇÃO COMERCIAL A redação comercial é um esclarecimento escrito de dentro dos procedimentos legais. É um documento privativo e muito usado em Entidade Públicas. Técnicas Administrativas Página 19 . buscando-se equilíbrio entre a disponibilidade do produto e os custos totais de distribuição. eficaz na comunicação entre autoridades. 6.  Compra pelo menor preço e vender por um preço competitivo. Através do marketing conseguimos:  Conhecer as tendências e preferencias dos clientes. de forma clara e eficaz. usando uma linguagem formal.  Promoção: a empresa deve comunicar.Recepcionista 5. as características de sua oferta de marketing aos clientes-alvo. de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto.1 – tipos de redações comerciais  Ofício: é o documento que expõe o assunto de forma clara.

Exª (forma abreviada) é usada para:  Componentes do Poder Judiciário  Membros do Poder Legislativo  Ministros e Secretários do Estado  Governadores e Prefeitos  Altas Autoridades Técnicas Administrativas Página 20 . Exemplos: sanidade. óbito. condições e prazos de forma amplamente divulgada.  Declaração: declara a inexistência ou não acontecimento de fato. Pode ser feito por pessoas físicas ou jurídicas. 6. e que deve ser cumprido. Os poderes são mencionados na procuração e assinalados por ambos.2 – formas de tratamento O tratamento Vossa Excelência (por extenso) é usado para:  O Presidente e Vice-Presidente da República  O Presidente do Supremo Tribunal Federal  O Presidente do Congresso Nacional O Tratamento V. é importante definir prazos e níveis hierárquicos que serão atingidos. sem obedecer ao processo rígido do ofício. médico. notificar e regulamentar disposições. É um dos documentos comerciais mais utilizados para a transmissão de informações. entre outros. órgãos de imprensa escrita. sem formalidades. dá poderes a outras pessoas para executarem uma operação em seu nome. bons antecedentes.  Atestado: é uma afirmação que têm por finalidade provar alguma coisa.  Edital: é um documento que comunica ao público interessado. deve ser exposto em local de grande circulação.  Aviso: é o documento que têm como finalidade advertir. O atestado afirma o que é de conhecimento do atestado. como por exemplos.  Procuração: é o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante. Edital têm efeitos jurídicos.  Carta: é o documento que transmiti informações em uma linguagem formal.Recepcionista PRONATEC  Memorando: é o documento interno que se estabelece uma comunicação rápida. O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado ou proibido. que evitam alguém alegar que não estava avisado. boa conduta.

a – para Professor / Professora 6. o relatório deverá conter informações para que a Autoridade Superior possa tomar decisões.Emª – para Cardeais  V.Remª – para religiosos (reverendíssima)  V. De forma geral. em virtude do uso difundido dos cheques e cartões de créditos. 7 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS As operações bancárias são muito comuns na nossa vida. Fichas de Controle. Ficha Cadastral. Relatório: é a exposição detalhada de fatos e ocorrências./Dra – para Doutor / Doutora  Prof. Magnificência – para Reitores  V. data. entre outros. Dificilmente alguma dispensa o uso de operações com bancos comerciais ou financeiros./Prof. repartição  Introdução: indicação do fato a ser relatado  Texto: relato minucioso do fato  Conclusão: recomendação de providências a serem tomadas  Fecho: formas protocoladas Formulários: neles são registradas todas as informações necessárias para as providências sejam tomadas. Podemos citar como exemplos de formulários: Notas Fiscais. Aspectos que devem ser observados no relatório:  Abertura: local. Podem ser feitas manuscrita ou eletrônica. Sª – forma geral de tratamento e em cartas  Sr/Sra/Srta.3 – padronização PRONATEC Têm como objetivo determinar regras na Empresa. – para Senhor / Senhora / Senhorita  Dr. de modo que. organizando as rotinas e técnicas. Técnicas Administrativas Página 21 . tornando-o homogêneo. e não poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. todos os processos internos sigam este procedimento. sem falar na necessidade de financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros.Recepcionista Tratamento para os demais casos:  V.

 Instruções de Cobrança. Penhor Mercantil – Requerimento para uma coisa “Móvel”. sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor. duplicatas. Fiança – de uso exclusivo para Contratos.Recepcionista 7.  Sacado (devedor). entre outros.  Valor Numérico. O Fiador garante o cumprimento da obrigação principal. Hipoteca – é o direito real da garantia que incide sobre uma coisa “Imóvel”. 7. Destinamos este recurso à aquisição de bens e imóveis. Podemos destinar um financiamento. reposição de estoques. É importante constar nos títulos de crédito. informações do tipo:  Cedente (credor).  Vencimento. Técnicas Administrativas Página 22 . a liquidação pode ser realizada ao longo do tempo.1 – financiamento PRONATEC É uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma determinada necessidade. Investimento Fixo – é destinado a gerar o resultado operacional da empresa.2 – principais garantias Aval – de uso exclusivo para Títulos de Crédito. Investimento Misto: é a junção do financiamento para investimento fixo com financiamento para capital de giro. imóveis. deve tanto quanto o avaliado. Podemos considerar ativo fixo. O pagamento da obrigação pode ser imputado diretamente ao avalista. ou seja. que ficará retida com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato. entre outros. notas promissórias. permanecendo esta na posse do proprietário. máquinas e equipamentos. despesas administrativas. para: Capital de Giro – financia a atividade operacional da empresa. 7. este recurso é destinado à compra de mercadorias. Podemos considerar os principais títulos de crédito: cheques. O avalista torna-se co-devedor. veículos utilitários. etc.3 – títulos de crédito Títulos de Crédito. conhecidos como documentos permutáveis por valores.

Técnicas Administrativas Página 23 . ou seja pago a uma determinada pessoa. c) Cheque Nominal: com a expressão “à ordem”. sacada contra um banco e com base em suficiente provisão de fundos depositados pelo sacador em mãos do sacado ou decorrente de contrato de abertura de crédito entre ambos. oriunda de uma venda mercantil. Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal. d) Cheque ao Portador: são pagáveis a quem o apresentador no guichê do banco. são transferíveis mediante declaração do endossante. b) Cheque Cruzado: é identificado por dois traços transversais. somente poderá ser pago ao banco cujo nome conste no cruzamento. O cheque com cruzamento especial. O cheque só pode ser emitido se for nominativo. encontram-se na Nota Fiscal. até a liquidação do cheque.Recepcionista  Identificação do Registro. PRONATEC Cheque: é uma ordem de pagamento à vista. As informações necessárias para a confecção da Duplicata Mercantil. Os fundos disponíveis em conta corrente pertencem. o cheque com cruzamento em branco somente poderá ser pago a um banco ou a um cliente do sacado mediante crédito em conta. A lei do cheque prevê as seguintes modalidades deste título de crédito: a) Cheque Administrativo: é aquele sacado pelo banco contra um dos seus estabelecimentos.

1 – notas fiscais Existem alguns modelos de Notas Fiscais. como podemos citar:  Recibo  Cópia de Cheque 8 – OPERAÇOES MERCANTIS 8. A sua utilização dependente do tipo da empresa que irá emitir.Recepcionista PRONATEC Nota Promissória: tem como fundamento a confissão de uma dívida. e qual operação esta sendo realizada. Para garantir a eficácia do processo financeiro. cada qual para uma finalidade. Técnicas Administrativas Página 24 . seja eles de entrada ou saída de operações. não tem necessidade de comprovação de origem. é importante a utilização de alguns comprovantes.

3 – ordem de compra As compras são de vital importância para o andamento de empresa.  Manter atualizados: catálogos.2 – orçamentos de vendas Quando é solicitado pelo o cliente um Orçamento para a sua empresa. valores. impostos.Disponibilidade de Verbas para a compra. nos casos de saída ou entrada de mercadorias. tributadas pelo ICMS. 2º .Necessidade da Empresa.  Receber os materiais ou serviços adquiridos. (o modelo desta Nota Fiscal varia de município para município)  Nota Fiscal – Fatura: comprova a origem da mercadoria. a descrição do produto. 8. quando o cliente retira a mercadoria diretamente do estabelecimento comercial.Recepcionista PRONATEC  Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal é emitida nos casos de venda a consumidor.  Negociar com os fornecedores.  Analisar ofertas e preços. Técnicas Administrativas Página 25 . Emitimos este documento. mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucro. é necessária a citação da natureza da operação. Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1º . Organização das Compras:  Selecionar os fornecedores. 3º . entre outros. 8. Informações não citadas podem geram problemas futuros e o descontentamento por parte do cliente. o mesmo deve conter informações necessárias e fundamentais para a efetivação da venda.  Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos de serviços. e os clientes participam desta economia.  Abrir concorrência.Condições atuais do Mercado.  Expedir ordem de compra. sendo fundamental a discriminação do serviço prestado. listas e dados de mercado. quantidade.  Procurar novas empresas fornecedoras.

Recepcionista Planejamento de Compras PRONATEC O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua programação de compras. O objetivo da programação de compras é evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa. Técnicas Administrativas Página 26 . Preço Condições de Pagamento Ordem de Compra Prazo de Entrega Orçamento Fornecedor Quantidade O objetivo da programação de compras é evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa.

Uma empresa reúne quais fatores de produção? Explique cada um deles. Quais as funções básicas de uma empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. O que é um arquivo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Qual é a diferença entre manual e regulamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Qual que finalidade de manter documentos arquivados por tanto tempo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Técnicas Administrativas Página 27 .Recepcionista PRONATEC ATividades 1. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Explique a diferença entre eficiência e eficácia. Qual a finalidade do organograma e quais os métodos de construção? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. Defina o que você entende por Administração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2.

Quais são as dicas para garantimos o sucesso no atendimento telefônico? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. O que é Financiamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 17. quais os fatores que afastam os clientes da empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas Empresas? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 18.Recepcionista PRONATEC 10. Quais as principais ferramentas do marketing? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 14. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Técnicas Administrativas Página 28 . Qual é a diferença entre atestado e declaração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 15. Na sua opinião. Quais os principais títulos de crédito? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 19. Quais os tipos de clientes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. O que você entendeu por procuração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 16.

Entre essas características. excetuando-se apenas aquelas de porte muito pequeno. 9. controle de presença. Busca entre os candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga. escolaridade. dentre outras. Tipos de Recrutamento: Recrutamento interno: é utilizado para preenchimento de vagas.  Indicações dos próprios funcionários da empresa.  Cartazes na frente da empresa. Recrutamento externo: é utilizado para atrair os candidatos que estão fora da instituição. 9. Antes de iniciar o recrutamento. a empresa precisa definir as características do empregado que desejar contratar. Existem vários meios de executar o recrutamento:  Anúncios em jornais. seleção. através de remanejamento dos quadros existentes na organização. destacam-se: idade.  Utilização de agencias de emprego.1 – recrutamento Recrutamento é a busca de recursos humanos para suprir as necessidades da empresa. quase sempre a rotina do departamento pessoal é executada pelo escritório de contabilidade contratado pela empresa.  Procura em escolar e faculdades.Recepcionista 9 – ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL PRONATEC O departamento pessoal ou de recursos humanos é parte da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas. TV e Internet. desligamento. etc. O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funções básicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento. Técnicas Administrativas Página 29 . admissão de funcionários.2 – seleção Escolha do candidato para a vaga disponível na empresa. o departamento pessoal ou de recursos humanos é imprescindível para o bom funcionamento dos negócios. experiência na atividade. Nesses casos. Em todos os outro casos.  Rádio. treinamento.

 Foto 3x4.  RG (Cédula de Identidade). no Departamento de Pessoal.5 – EXIGÊNCIAS LEGAIS Livro de inspeção do trabalho As empresas sujeitas à inspeção do trabalho são obrigadas a possuir livro denominado “Inspeção do Trabalho”.  Certificado de Reservista (sexo masculino). 9. conforme normas do Ministério do Trabalho. toda a sua documentação.  Certidão de Casamento. as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados:  Formulários de solicitação de emprego.  Testes. Os objetivos do treinamento são:  Preparar o pessoal para a execução da tarefa.3 – treinamento O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessários para o desempenho da sua função. 9. torna-se indispensável que ele possua e apresente.  Desenvolver a capacidade pessoal. pelo agente Técnicas Administrativas Página 30 . não somente para o cargo. a fim de que nele seja registrada.  Título de Eleitor.  Aumentar a motivação e tornar o pessoal mais receptivo às técnicas e cultura da organização.Recepcionista PRONATEC Em geral. mas também para outras habilidades. 9.4 – admissão de empregados Para que se faça possível a admissão de empregados.  CPF (Cadastro de Pessoa Física).  Atestado médico admissional(expedido por médico do trabalho). Documentos Obrigatórios:  CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social).  Entrevistas.  Certidão de Nascimento.  Comprovante de Residência. que é obrigatória.

com a anotação da hora de entrada e saída. como os respectivos prazos para atendimento. Havendo mais de um estabelecimento. No livro serão registradas. devendo ser assinalados os intervalos para repouso. ainda. devendo afixá-lo em local bem visível. disponível na pagina www. sua visita ao estabelecimento. se for o caso.br 9. todas as irregularidades verificadas e as exigências feitas. A marcação do ponto pode ser feita em registros mecânicos ou eletrônicos. a empresa deve relacioná-los em quadro de horário especial adquirido em papelarias especializadas (Quadro de Horário de Trabalho de Menores). sendo inadmissível Técnicas Administrativas Página 31 . Devem ser anotados. os elementos de sua identificação funcional. Livro de ponto Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados. proibida sua centralização. Com relação aos empregados menores (de 14 a 18 anos). os estabelecimentos que registrarem movimentos de empregados (admissão e desligamento) deverão informar ao Mistério do Trabalho até o dia 07 (sete) do mês seguinte a movimentos havidas. podendo a empresa optar pelo modelo simplificado. assim como o resultado da inspeção. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados Cumprindo as determinações da Lei nº 4. em decorrência de um contrato de trabalho. as empresas deverão possuir tantos livros quantos forem esses estabelecimentos. enviam-se a exigência internet os dados por meio do ACI – Aplicativo do CAGED Informatizado.Recepcionista PRONATEC de inspeção. mediante relógio de ponto. Para cumprir a exigência. isto é. ou manuscrita em livro ou cartão-ponto. também. devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo.gov.923-65. de modo legível.caded. declarando a data e a hora do início e término desta.6–salário É a remuneração devida pelo empregador ao empregado pela prestação de serviços do último. Quadro de horário de trabalho O quadro de horário de trabalho é obrigatório. é obrigatória a marcação do “Ponto”. pelo agente da inspeção.

 Faltas. que deve ser paga ao empregado em duas parcelas até o final do ano.  Horas extras. levando-se em consideração o total da gratificação. Folha de pagamento É um documento onde registra e controla todos os proventos e descontos de um funcionário no mês.Recepcionista PRONATEC sua redutibilidade. 9. sofrerá todos os descontos devidos. é uma gratificação instituída no Brasil. quando.  Contribuição Sindical. periculosidade e noturno.  Ajuda de custo. Descontos:  INSS.  IRRF. para ser pago quando da concessão de suas férias.  Salário família. ou quando não solicitado. então. num percentual máximo de 70% (setenta por cento).  Diárias de viagens.  Adicionais de insalubridade.  Adiantamentos.  Gratificações.  Vale-Transporte.  Seguros. até o dia 30 de novembro. e se divide em duas partes distintas. popularmente conhecida como décimo terceiro salário (13º salário). no mês de janeiro.7 –13º salário A gratificação de Natal. Técnicas Administrativas Página 32 . a título de adiantamento da gratificação natalina. no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumeração para cada mês trabalhado. quando houver solicitação do empregado por escrito. É permitido que o salário seja pago em parte. Proventos:  Salários. Os outros 50% (cinquenta por cento) deverão ser pagos até o dia 20 de dezembro. ou gratificação natalina. O pagamento do 13º deverá ser efetuado da seguinte forma: 50% (cinquenta por cento).

Abono pecuniário O empregado tem direito de converter um terço de suas férias em abono pecuniário. aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de férias poderá optar em descansar todo o período. o empregado deverá dar o recibo. o empregado adquire o direito a 30 dias de férias. Assim. em decorrência de paralisação total ou parcial dos serviços da empresa. por mais de 180 (cento e oitenta) dias. por exemplo. ou apenas durante 20 (vinte) dias. Dessa comunicação.  Permanecer recebendo auxílio-doença da Previdência Social. O empregado dá o ciente no documento. Direito a férias Todo empregado adquire o direito a férias após 12 meses de vigência do contrato de trabalho. recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro. com antecedência de. O “aviso de férias” deve ser feito em duas vias.  Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias.  Pedir demissão e não for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes à sua saída. Época de férias A concessão de férias deverá ser comunicada ao empregado.Recepcionista 9. no mínimo. 30 (trinta) dias.8 – férias PRONATEC As férias são um direito constitucional do trabalhador ao qual ele terá direito após cada período de 12 meses de trabalho. por escrito. obrigatoriamente. A concessão das férias deverá ser anotada na CTPS do empregado em local próprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados. Nos primeiros 12 meses. mencionando-se o período aquisitivo a que se referem às férias. Técnicas Administrativas Página 33 . com percepção de salários. Nos 12 meses seguintes o empregador deve. Mas quem escolhe quando o empregado tira férias é o empregador. conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. no curso do período aquisitivo:  Permanecer em licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias. Perda do direito a férias Não terá direito a férias o empregado que.

Aplica-se o pagamento deste dispositivo também sobre as férias indenizadas. a Constituição de 1988 dá ao trabalhador um adicional de 1/3 (um terço) sobre a renumeração de férias. nas rescisões de contrato de trabalho. 9. a concessão do abono ficará a critério do empregador. Por término de contrato. O aviso será dado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. ou o empregado (no pedido de demissão) ao empregador. Quando é a Organização que é efetua a demissão sem justa causa. Aviso prévio O aviso prévio é a comunicação que o empregador (a Organização na demissão sem justa causa) deverá fazer ao empregado. Causa da demissão A demissão sempre ocorrerá por manifestação da vontade: Da Organização:  Sem justa causa. durante os 30 (trinta) dias que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas diárias. por escrito. o empregado receberá o aviso prévio e terá o direito. a parte (empregado ou empregador) terá o direito a exigir a indenização pelo prazo correspondente. Técnicas Administrativas Página 34 .  Por justa causa. por ocasião dessas.Recepcionista PRONATEC O abono deverá ser requerido pelo empregado. inciso XVII.9 – demissão de empregado A demissão significa rescisão de contrato de trabalho entre o empregado e o empregador. Abono de 1/3 (um terço) constitucional Em seu artigo 7º. Após esse prazo. Do Empregado:  A pedido. Se o aviso prévio não for feito. ou mesmo faltar ao serviço por 07 (sete) dias corridos. até 15 (quinze) dias antes do término do período aquisitivo. sem prejuízo do seu salário integral. se quiser encerrar o contrato de trabalho sem motivo justo.

O seguro-desemprego poderá ser recebido em até 05 (cinco) parcelas mensais. Não terá direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver aposentado ou que não tiver vínculo empregatício. 9.494 de 07 de dezembro de 1997.788. caso o trabalhador permaneça desempregado por todo esse período.10 – trabalho do estagiário Contrato de estágio Estágio é o período de tempo em que o estudante exerce sua profissão mediante a prática e o aperfeiçoamento de ensinamentos teóricos ministrados na escolar. Revogada pela Lei nº 11. Seguro-desemprego O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado após o saque do FGTS encaminhará a sua CD (Comunicação de Dispensa) ao órgão do SINE ou ao Ministério do Trabalho. podendo ser estendido em até 06 (seis) parcelas em casos especiais. A revisão do estágio remunerado não acarretará vínculo empregatício de qualquer natureza. bem como tiver sido demitido por justa causa. A lei que regula os estágios remunerados de estudante de 2º (segundo) e 3º (terceiro) graus é a Lei nº 6. Homologação A homologação é obrigatória no caso de empregados com mais de 12 (doze) meses de serviços prestados quando de sua rescisão de contrato de trabalho. de acordo com a legislação em vigor. com a contratante. A homologação compreende a assistência. Técnicas Administrativas Página 35 . documento padronizado e obrigatório. autorização para o levantamento do saque do FGTS. O Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho é o comprovante de quitação das verbas de um empregado e é também.Recepcionista Rescisão de contrato de trabalho PRONATEC A rescisão de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT). no ato rescisório. de 25 de setembro de 2008. no mínimo por seis meses. administrado atualmente pela Caixa Econômica Federal. por parte do sindicato de classe do empregado ou órgão do Ministério do Trabalho.

Manter a contabilidade em dia.Recepcionista PRONATEC A comprovante da inexistência de vinculo empregatício é a celebração do “Termo de Responsabilidade”. entre o concedente (empresa).Manter toda a documentação referente ao pessoal em dia e disponível para a verificação. devidas pelas pessoas jurídicas. 10 – ENCARGOS SOCIAIS Taxa e contribuições pagas pelo empregador para financiamento das políticas públicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador. folha de pagamentos dos pró-labores dos sócios e dos pagamentos a terceiros. a qual deve ser recolhida até o dia 07 de cada mês. 10. são contribuições sociais de natureza tributária. Sobre a remuneração paga ao estagiário não incidem encargos previdenciários. . sendo.1 – INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) GPS (Guia de Recolhimento da Previdência Social) É um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das receitas previdenciárias descontadas dos empregados e à parte do empregador no que se refere ao INSS. 10. bem como as folhas de pagamentos dos empregados. podendo ser alterado a data e é um documento fornecido pela Caixa Econômica Federal e preenchido pelo empregador para distribuição dos valores constantes na GIFP em conta vinculada dos empregados. Obrigações das empresas para com o inss . como Técnicas Administrativas Página 36 . mas conhecido pela sigla PIS/PASEP.2 – FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depósito em conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a renumeração. obrigatório ao concedente contratar apólice de seguro para garantias ao estagiário durante o período de estágio. não podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso. quando da fiscalização da previdência. interveniente (instituição de ensino) e o estagiário (estudante).3 – PIS/PASEP O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP). 10. no entanto.

é estar tranquilo com a consciência pessoal. 10. trabalha. onde mora. é ter coragem para assumir seus erros e decisões. Ao Técnicas Administrativas Página 37 . sem prejudicar outros.5 – GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical) Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuições descontadas dos empregados. estuda. Ética é tudo que envolve integridade. ser humilde.1 – RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) É o documento fornecido pela Caixa Econômica Federal ou adquirido em papelarias. Os jovens quando escolhem sua carreira.2 – DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte) É o documento preenchido pelo empregado onde são informados. O que é ser ético? Ser ético nada mais é do que agir direito. ética deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e regular os costumes. escolhem pelo dinheiro e não pelos deveres e valores. Quando escolhemos a nossa profissão. é ser honesto em qualquer situação. É um documento obrigatório exigido por lei e o não cumprimento por parte do empregado cabe sanção penal sujeita a multas. para informações dos rendimentos anuais de todos os empregados da empresa. abono e participação na receita dos órgãos e entidades para os trabalhadores públicos e privados.Recepcionista PRONATEC objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego. 13 – ÉTICA PROFISSIONAL A palavra ética é de origem grega. à Receita Federal. É cumprir com os valores da sociedade em que vive. É ser altruísta. 11 – ENCARGOS ANUAIS 11. e significa costume. ethos. a moral e a conduta das pessoas. proceder bem. 10. passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. no mês de março. a qual deverá ser recolhida até o último dia útil do mês seguinte ao desconto. O que é ética profissional? A Ética profissional se inicia com a reflexão. ou mesmo de empresas que não tenham empregados. 11.4 – DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) É um formulário preenchido pelo empregador para recolhimento dos tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados. ou seja. o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada funcionário que sofreu desconto. ser tolerante e flexível.

Sabemos que existem vários tipos de Ética: ética social. não está isenta das obrigações. Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios. devemos seguir um conjunto de valores. Para ser uma pessoa ética. Mesmo quando você exerce uma carreira remunerada. Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja contra a opinião alheia. Isso caracteriza o aspecto moral da ética profissional. Ser ético é proceder sem prejudicar os outros. Além de ser individual. Como ser um profissional ético? Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois julgar as pessoas. a pessoa faz um juramento. correto. familiar. Algumas das características básicas de como ser um profissional ético é ser bom. como:      Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos negócios. Técnicas Administrativas Página 38 . profissional. do trabalho. Se você já iniciou a sua atividade profissional fora da área que você gosta não quer dizer que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como profissional. que significa seu comprometimento profissional. Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado são indissociáveis. Especialmente. justo e adequado. Ser humilde – só assim conseguir reconhecer o sucesso individual.Recepcionista PRONATEC completar a formação em nível superior. qualquer decisão ética tem por trás valores fundamentais. Ética profissional é refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma profissão e deve ser iniciada antes da prática profissional.

Cite cinco documentos obrigatórios para o registro de um empregado. O que é Livro de Inspeção? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Defina de uma forma prática o que é folha de pagamento.Recepcionista ATividades PRONATEC 1. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Quais as causas de demissão _________________________________________________________ _________________________________________________________ Técnicas Administrativas Página 39 . Quando é que o empregado tem direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quando é que o empregado perde o direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Explique o que são Descontos? Dê três exemplos de Descontos. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Por qual órgão público é expedida a CTPS (carteira de Trabalho). _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Explique o que são Proventos? Dê três exemplos de Proventos. e quais os documentos necessários? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Quando e como é feita a solicitação do 13º salário antecipado em ocasião do gozo de férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10.

O que é GFIP e quão a porcentagem de recolhimento desse tributo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 17. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 14. Qual o significado da GPS? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 16. O que são Encargos Sociais? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 15. O que é o PIS/PASEP? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 18.Recepcionista 11. O que significa RAIS e qual a sua finalidade? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 19. O que é Ética? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Técnicas Administrativas Página 40 . O que é DIRF? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 20. Quando é obrigatória a homologação pela rescisão de contrato de trabalho? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13. O que é um aviso prévio? PRONATEC _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12.

infoescola.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO http://estudode direitoadministrativo.com/doc/2/FUNCAO-DO-DEPARTAMENTO-DE-PESSOAL http://pt.blogspot.com/administracao_/departamentalizacao/ Técnicas Administrativas Página 41 .br Capacitação em Rotinas Administrativas /Auxiliar de Depto Pessoal Microlins http://www.scribd.scribd.com.Recepcionista REFERÊNCIAS PRONATEC http://pt.

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