Métodos e técnicas

de arquivo e protocolo
O que é arquivo?
A palavra arquivo pode ser utilizada para uma série de designações,
conforme veremos a seguir:
 Conjunto de documentos guardados, como: papéis oficiais,
manuscritos, cartas etc.
 Móvel que serve para guardar documentos.
 Local em que os documentos deverão ser conservados.
 Órgão governamental ou institucional que tem o objetivo de
guardar e conservar a documentação.

Por que o arquivo é importante para a

organização?
Porque permite a localização rápida e eficiente das informações
requeridas, proporcionando maior agilidade nos processos, bem como em
processos decisórios.
Além disso, conforme o Artigo 830 da Consolidação das Leis do
Trabalho (CLT), alguns documentos devem ser arquivados em suas vias
originais. Observe o que diz o texto da lei: Art. 830 - O documento oferecido
para prova só será aceito se estiver no original ou em certidão.
As organizações são obrigadas a manter diversos documentos em
arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego,
quando ocorre a fiscalização trabalhista (Ministério do Trabalho e Emprego)
e previdenciária (Previdência Social).

Classificação dos arquivos

Arquivos apresentam diferentes características e são classificados em
quatro categorias distintas:
 Quanto à natureza da sua entidade criadora
 Quanto aos seus estágios de evolução
 Quanto à extensão da sua atenção
 Quanto à natureza do seu acervo
 Natureza da sua entidade criadora
As entidades podem ser divididas em:
Pública - Quando o arquivo pertence a instituições governamentais.
Institucional - Quando o arquivo pertence a instituições de educação,
igrejas, sociedades, organizações sem fins lucrativos etc.
Comercial - Quando o arquivo pertence a empresas e corporações
com fins lucrativos.
Pessoal - Quando o arquivo pertence a grupos familiares ou a uma
pessoa física.

Estágio de evolução dos arquivos

Arquivo Corrente
Também chamado de “arquivo de movimento”, consiste na
conservação da documentação consultada com mais frequência e deve ser
mantido em local de fácil acesso.
O arquivo de uma consultoria de RH, por exemplo, deve disponibilizar
todas as pastas de seus clientes, organizadas pelo nome da razão social, de
preferência em ordem alfabética, a fim de facilitar a consulta.

Arquivo Intermediário
É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente, mas
que foram deixando de ser utilizados com frequência.

Arquivo Morto
Corresponde ao local em que ficam armazenados os documentos que
estão desatualizados ou que são de uso esporádico. Em uma organização,
tais documentos são conservados em função da sua temporalidade, ou seja,
do prazo necessário para o arquivamento dos documentos.
Documentos relativos à folha de pagamento devem ser arquivados
pelo prazo de 05 ou 10 anos, por exemplo.

Extensão da atenção dos arquivos

No que se refere à extensão, os arquivos podem ser classificados
como setorial e central.

O arquivo setorial cumpre as funções de um arquivo corrente. Exemplo: Arquivo

do setor de RH de uma empresa comercial.
 O arquivo central cumpre a função de receber os documentos de diversos
órgãos que integram uma instituição. Exemplo: O arquivo único de diversas filiais de uma
matriz.

Natureza do acervo
Chamamos de acervo o conjunto de bens que integram um
patrimônio. No caso dos arquivos, podemos dizer que o acervo é constituído
pelo conjunto de documentos que nele estão armazenados. O acervo pode
ser dividido em:

Arquivo especial – É a conservação de vários formatos de documentos, como:

Compact Disc (CD), slides, filmes, fotografias etc.

Arquivo especializado – Também conhecidos como arquivos técnicos. Consiste

na conservação de documentos de um campo específico, como o arquivo de uma
empresa contábil, por exemplo.

Métodos de arquivamento
Os principais métodos de arquivamento de documentos
são: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.

Alfabético
Nesse método o elemento principal a ser considerado é o nome, e as
pastas são dispostas em ordem alfabética.
O método alfabético é mais utilizado por empresas de menor porte,
pois pode causar cansaço visual, devido à variedade de grafia dos nomes
em um grande volume de documentos.
Regras do método alfabético
Primeiramente, é preciso definir as regras de ordenação, seguindo
dois critérios diferentes, que podem ser o de letra por letra ou o de palavra
por palavra. Exemplo:
Critério letra por letra Critério palavra por palavra

Martins, Nara Martins, Nara

Monte Alegre, Amanda Monte Alegre, Amanda

Monteiro, Pedro Monte Sinai, Cássio

Montenegro, Paulo Monteiro, Pedro

Monte Sinai, Cássio Montenegro, Paulo

 Após definir o critério de ordenação, é preciso estabelecer as regras
de alfabetação. Vejamos as principais:

Em nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e

depois o prenome.
Se o colaborador se chama João da Silva, na etiqueta da pasta vai
constar como Silva, João Pereira da.

Considera-se como único nome os sobrenomes ligados por hífen.

Se o colaborador se chama José Castro-Maia, na etiqueta da pasta
vai constar como Castro-Maia, José.

Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

seguem a regra anterior, sendo considerados como um único nome.
Se a colaboradora se chama Patrícia Santa Rosa, na etiqueta da
pasta vai constar como Santa Rosa, Patrícia.

As abreviaturas de prenomes possuem precedência em casos de

sobrenomes iguais.
Entre dois colaboradores com o mesmo sobrenome (vamos supor que
seja Souza) ordena-se primeiro o que tiver seu prenome abreviado pela
primeira letra. Nesse caso a ordem será:
Souza, J.
Souza, Augusto.

Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são

considerados como parte do sobrenome.
Entre dois colaboradores com o mesmo sobrenome (vamos supor que
seja Marques) mas com sobrenomes finais (Neto e Filho), aplica-se a
primeira regra.
Nesse caso a ordem será:
Marques Neto, André.
Marques Filho, Thiago.
Repare que os sobrenomes finais (Neto e Filho) não foram
considerados na ordenação alfabética por serem considerados parte do
sobrenome.
 Os títulos como mestre, doutor, ministro não são considerados para
fins de alfabetação, mas são colocados entre parênteses ao final de cada
nome.
Exemplos:
Doutor Fernando Alves, Mestre Gustavo Oliveira.
Nesse caso a ordem será:
Alves, Fernando (Doutor)
Oliveira, Gustavo (Mestre)

Numérico
Para cada documento é atribuído um número ou código no qual serão
organizados. Nesse método as pastas podem ser dispostas por números em
ordem cronológica, como 0001, 0002, por exemplo, ou pelo número de
matrícula do empregado.
O método numérico costuma ser usado para arquivar informações
confidenciais.

Geográfico
Aqui o local é o principal elemento a ser considerado em um
documento.
A ordem das pastas se dá pelo nome do estado, cidade ou bairro.
Este método é o mais indicado para organizações que possuem
várias filiais.

Ideográfico
Nesse método, separa-se os documentos por assunto, permitindo a
localização do documento desejado.
Exemplo de organização de pastas por setores: finanças, estoque,
pessoal e etc.

Classificação de documentos
O que é documento?
Documentos são declarações escritas que têm a finalidade de
comprovar algum fato. O primeiro passo para organizar um arquivo é
identificar os documentos tendo seus elementos como referência.
 Por que é importante classificar os documentos?
Para dar maior visibilidade às atividades da organização. Para tanto,
são criadas categorias relacionadas às funções e aos setores da empresa;
este processo é chamado de plano de classificação.
Para melhor visualizar esse processo, vamos pensar no plano de
classificação de um setor de departamento pessoal. As pastas desse setor
poderiam ser subdivididas nas seguintes categorias: jurídico, administrativo,
colaboradores, encargos e folha de pagamento.
 Tipos de documentos quanto à natureza dos
assuntos
No que se refere à natureza dos assuntos, os documentos podem ser
divididos em ostensivos e sigilosos.
 Documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não é
prejudicial à organização.
 Documentos sigilosos são aqueles de conhecimento restrito e
subdividem-se em quatro categorias:

Ultrassecreto
É quando o assunto do documento exige um excepcional grau de
segurança, sendo de conhecimento exclusivo das pessoas intimamente
ligadas ao seu manuseio.
Exemplo: planejamento financeiro e orçamentário de uma empresa.

Secreto
É quando o assunto do documento requer um alto grau de segurança,
sendo de conhecimento de pessoas autorizadas para tal.
Exemplo: relatórios sobre negociações para expansão de uma
empresa.

Confidencial
É quando o assunto do documento não exige um alto grau de
segurança, porém, ainda assim deve ser de conhecimento de pessoas
autorizadas.
Exemplo: Relatórios de avaliação de desempenho dos colaboradores.

Reservado
É quando o assunto do documento não exige um alto grau de
segurança, porém, ainda assim não deve ser do conhecimento de pessoas
externas à organização.
Exemplo: Mapa de ações sobre o planejamento estratégico da
organização.
 Recebimento
O profissional de RH recebe um grande número de documentos no
cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida
deve ser protocolada.
O que é protocolo?
É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o
recebimento de determinado documento. A seguir, veja um exemplo de
preenchimento de protocolo de correspondência.
 Formas de recebimento de documentações

Correspondência
Consiste no meio de comunicação escrita entre pessoas. Esta
comunicação pode se dar por carta comercial, circular, declaração,
memorando e ofício.
As informações necessárias à identificação da origem e destino de
cartas são:
 Correio Eletrônico
Mais conhecido como e-mail, é um serviço disponível na Internet que
permite enviar e receber mensagens e anexar documentos virtuais.

Cuidados importantes ao redigir um e-mail:

E-mails também são documentos, portanto, deve-se atentar ao uso de
uma linguagem culta, apropriada e concisa.
O assunto do e-mail deve transmitir de forma objetiva o que a
mensagem procura informar.
A fim de evitar erros de digitação, sempre revise sua mensagem antes
de enviá-la.

Malote
É um serviço de coleta, transporte e entrega de documentos que
ocorre com certa regularidade. Algumas empresas fazem uso de meios
próprios para sua realização e outras utilizam os serviços de malote dos
correios.

Distribuição
A distribuição de documentos é uma atividade comum em várias
organizações. Mesmo que suas rotinas possam ser diferentes de uma
empresa para a outra, geralmente as atividades de distribuição são:
 Preparar e a ficha de protocolo em duas vias.
 Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento
carimbado.
 Encaminhar o documento ao seu setor de destino.
 Registra os dados da ficha de protocolo para as fichas de
procedência e de assunto; correspondendo ao controle da documentação
que passa pelos serviços de protocolo.

Tramitação
Podemos chamar de tramitação de documentos toda a movimentação
que ocorre no âmbito organizacional ou fora dela.
Hoje, com a chegada dos softwares de gestão ERP (Enterprise
Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em
português), a tramitação de documentos ocorre de forma mais segura e ágil.
 Além de evitar extravios, os arquivos digitais permitem, de modo
geral, a rápida localização de diferentes documentos, por meio de
instrumentos de busca, facilitando a gestão documental nas corporações.
Gestão documental é o conjunto de normas e procedimentos que
permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de
documentos de uma organização.

Expedição
O que é expedir?
É o ato de distribuir, entregar, enviar ou despachar algo.

No âmbito empresarial, as rotinas de expedição de documentos são

frequentes e isso envolve as seguintes atividades:
 Receber a correspondência a ser distribuída para outros setores.
 Verificar a falta (ou não) de folhas ou anexos nas
correspondências a serem enviadas.
 Numerar e complementar os documentos originais e cópias com
informações referentes à data.
 Separar documentos originais das cópias.
 Expedir documentações pelos correios, malotes ou em mãos.
 Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.

A expedição de documentos externos à organização precisa seguir

com documentos envelopados, sendo que devem ser encaminhados com o
recibo para identificação da empresa e setor a que se destinam.

Temporalidade
Conforme o nome já diz, temporalidade é um estado provisório,
temporário ou de interinidade. No que se refere a documentações, é preciso
observar a tabela de temporalidade, que é um instrumento pelo qual se
determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo, pois
alguns documentos devem ser conservados na organização por longos
prazos de tempo.
Os documentos trabalhistas, por exemplo, devem ser guardados pelo
prazo mínimo de 05 anos, contados da data do pagamento ao empregado ou
02 anos da rescisão contratual. Já os documentos de FGTS devem ser
guardados por 30 anos, no mínimo.
 Tabela de temporalidade
Prazo de
Documentos
guarda

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, Aviso Prévio e Pedido de

02 anos
Demissão

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) – a contar

03 anos
da data da postagem

Acordo de compensação, acordo de prorrogação de horas, atestado

médico, autorização para descontos não previstos em lei, cartões, fichas
ou livros de ponto, comprovante de entrega da comunicação de dispensa
(CD), documentos relativos a créditos tributários (IR etc.), documentos
relativos às eleições da CIPA, guias de recolhimento de contribuição
sindical, assistencial e confederativa, mapa anual de acidentes do
05 anos
trabalho, recibo de 13º salário, recibo de abono de férias, recibo de
adiantamento do 13º salário, recibo de entrega do requerimento seguro-
desemprego (SD), recibo de gozo de férias, recibos de adiantamento,
recibos de pagamento, relação de contribuição sindical, assistencial e
confederativa, solicitação da 1ª parcela do 13º salário, solicitação de
abono de férias e vale-transporte.

Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, 05 ou 10 anos,

recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a conforme o
afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS etc.) caso

PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento e salário-

10 anos
educação

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e comprovação de entrega do

20 anos
PPP ao trabalhador

Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno

ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação
20 anos
clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas
aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador)

Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) 20 anos

Documentos relativos ao FGTS 30 anos

Livros de atas da CIPA, livros de inspeção do trabalho, contrato de

Indeterminado
trabalho e livros ou fichas de registro de empregados RAIS.

Dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e

rurais pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação
trabalhista quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo
prescricional de:
  02 anos contados da data da extinção do contrato.
 05 anos e retroativamente, contados da data de ingresso da
ação.
Todo empregado demitido tem direito de ingressar com reclamatória
trabalhista junto à Justiça do Trabalho, no prazo máximo de até 02 (dois)
anos, a partir da data da demissão e, ainda, tem o direito de solicitar que a
revisão seja retroativa aos últimos 05 (cinco) anos.

Tipos de arquivo
O acervo de uma organização é constituído, basicamente, de dois
tipos de arquivo: o físico e o eletrônico.
Arquivo físico
Conforme o conceito de arquivo, é o armazenamento de documentos
como: papéis oficiais, manuscritos, cartas, entre outros. O local físico em que
os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico.
Arquivo Eletrônico
É o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou
em pastas virtuais. Exemplos: sistemas que armazenam documentos como
registros do e-Social, declarações do CAGED, planilhas eletrônicas,
documentos digitalizados etc.
e-Social
É um sistema do governo federal que visa unificar o envio de
informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Esta
ferramenta possibilita o recolhimento unificado dos tributos de Imposto de
Renda, Contribuição Previdenciária (INSS), Fundo de Garantia por Tempo de
Serviço, entre outros.

O que muda com o e-Social?

 Serão exigidas novas informações de empregados e empregadores: O
registro de qualquer colaborador novo será obrigatório e deverá ser realizado
individualmente.
 Todo e qualquer acontecimento dentro da empresa deverá ser comunicado
aos órgãos governamentais mediante envio das informações.
 A empresa deverá manter as informações do e-Social atualizadas, pois
qualquer esquecimento de registros como: alteração de cargo ou admissão retroativa,
poderão causar problemas de retificação das folhas de pagamento que já foram fechadas,
no primeiro caso, e não consistência das folhas posteriores, no segundo.
 As informações enviadas deverão ter a assinatura digital do empregador,
chamada de e-CNPJ, que é o Certificado Digital para Pessoa Jurídica.
 Para saber mais sobre o assunto, acesse os sites governamentais do e-Social e
do Ministério do Trabalho (CAGED).

Sabe-se que a informatização no (e para o) trabalho é uma forte

tendência no mundo corporativo. O uso de softwares possibilita a otimização
dos processos, além de economizar espaço, tempo e dinheiro, sendo uma
solução sustentável no que diz respeito à impressão e descarte de papéis,
contribuindo para a preservação do meio ambiente. Nesse contexto, devido à
frequente implementação dos sistemas de gestão nas organizações, surgiu a
Certificação Digital.

O Certificado Digital é um documento eletrônico que serve para

validar juridicamente uma assinatura realizada em documentos eletrônicos,
permitindo a ausência física do seu signatário.

Qual a finalidade da Certificação Digital?

Não só serve para aumentar a segurança nas transações realizadas
pela internet, mas também para otimizar o tempo do empregador, permitindo
maior agilidade no desempenho de suas atribuições.
Acesse o site do Instituto Nacional da Tecnologia da Informação para
saber mais sobre como funciona a Certificação Digital.

Qual o futuro do arquivo físico?

Apesar de vivermos em uma sociedade virtual, o arquivo físico ainda
se faz necessário, não somente em função de sua temporalidade, mas por
possuir valor legal e fiscal, como o caso dos documentos de Imposto de
Renda e escritura de bens imóveis, por exemplo.
Além disso, documentos que tratam sobre a vida funcional de
colaboradores nunca devem ser descartados, mesmo quando eles já não
fazem mais parte da empresa, pois eles podem procurar a organização
futuramente em busca de documentos para fins de aposentadoria etc.
O arquivo físico não tende a desaparecer tão rapidamente nas
organizações, logo, os documentos impressos devem ser bem conservados
para que tenham uma longa vida útil.