Noes de Arquivo

NOES DE ARQUIVO
De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para
guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes
que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de
forma mais precisa, que:
Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados
por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou

institucional, e formado a partir da necessidade que
essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de guardar
documentos

que

comprovem

as

atividades

que

desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de

documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado
acervo.
Veja os significados mais utilizados em provas:
- Arquivo o conjunto de documentos criados ou recebidos por
uma instituio, no decorrer de suas atividades, preservados
para garantir a consecuo de seus objetivos.
- Arquivo a denominao dada ao mvel que se dedica guarda
de documentos.
- Arquivo o local fsico (prdio, edifcio) onde o acervo de
documentos encontra-se conservado.
- Arquivo o nome dado instituio cujo objetivo seja o de
guardar e conservar os documentos.

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DEFINIO LEGAL LEI 8159

Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e
disponibilizao

da

informao),

arquivo

biblioteca

possuem

caractersticas distintas que os diferenciam: Enquanto o arquivo guarda

e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a
administrao a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a
informao para fins culturais.
Ao

organizar

os

documentos,

arquivo

atende,

fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e

histria.
Finalidade

administrativa:

Num

primeiro

momento,

as

informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da

empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os
clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem
informaes relativas s atividades da instituio.
Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode
tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos
relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em
geral. Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador

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ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos

documentos ali depositados.
Veja como isso cobrado em provas.
1) A principal finalidade dos arquivos :
a) a conservao de documentos para a histria.
b) servir administrao.
c) manter os documentos de valor secundrio.
d) organizar conjuntos de peas e objetos de valor para a memria.
e) preservar os documentos de valor patrimonial.

Comentrio
No precisa falar mais nada n?. Mas falo mesmo assim: o
arquivo existe com um propsito utilitrio. Ponha isso na sua
cabea, ningum monta um arquivo porque bonitinho. Quem
faz isto, o faz porque precisa preservar as informaes que
esto neles contidas, a fim de que estas informaes sejam
teis e estejam disponveis aos membros da instituio.
Letra B
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM
De

acordo

com

entidade

mantenedora,

bibliografia

arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados .Arquivos

pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos em todas as suas
esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo,
legislativo e judicirio). So ainda considerados arquivos pblicos
aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos.

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Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas

(pessoas fsicas ou jurdicas).
QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA
Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em um
arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados. So
arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda documentos de
formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas
especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao. Em
resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no
forem conservados de maneira especial, tero sua conservao
seriamente comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.
So exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CDs;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vdeo

O termo arquivo especializado utilizado para designar os

arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas
do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos
em seu acervo.

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So exemplos de arquivos especializados:

- arquivos de engenharia;
- arquivos mdicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.

QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO

Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com

relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente
para a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade de
controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de
maneira padronizada.

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QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS DOCUMENTOS

Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida)os
arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos
de terceira idade).
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero
conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que

ainda

no

intermedirios

prescreveram
aqueles

sero

que,

armazenados
tendo

nos

cumprido

sua

arquivos
funo

administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a

memria (histria) da instituio, sero armazenados no arquivo
permanente.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber:
suporte, forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.
Suporte
Entende-se

por

suporte

o material

fsico

empregado para

confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi

escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco
dos documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da
inveno do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes
como o papiro, o pergaminho e at mesmo pedra ou argila.

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Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de

informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico etc.
Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de diversos
tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam
de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos
especiais, vistos anteriormente).
Gnero
O

gnero

de

um

documento

determinado

considerando

aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram

registradas. Os gneros mais comuns so:
Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em
formato

de

texto

(documentos

escritos)

como

ofcios,

memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.

Iconogrficos: So documentos que apresentam como informao
imagens estticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides),
desenhos e gravuras, por exemplo.
Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida,
imagens representando reas maiores. Os exemplos mais comuns so
mapas e plantas.
Microgrficos:

Documentos

resultantes

do

processo

de

microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou

microficha.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em
forma de som.

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Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos.

Informticos

ou

Digitais:

Documentos

registrados

em

suporte

eletrnico.
CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO
Se considerarmos as informaes contidas em um documento,
podemos

classificar

Entende-se

por

os

documentos

documentos

em

ostensivos

ostensivos

ou

aqueles

que

sigilosos.
contm

informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou

o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por
isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se
refere sua divulgao. J os documentos sigilosos so aqueles que,
tendo em seu contedo informaes de carter restrito, requerem
medidas especiais de segurana no que se refere sua guarda e
conservao. Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos so
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:
Ultra-secretos:

So

classificados

como

ultra-secretos

os

documentos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor

ou

caracterstica

devam

ser

do

conhecimento

de

pessoas

intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

Secretos: So classificados como secretos documentos que
requeiram alto grau de segurana que s podem ser do conhecimento
de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio,

sejam

autorizadas

dele

tomar

conhecimento,

funcionalmente.

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Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,

que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento
por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar
embaraos administrativos.
Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento
do pblico em geral.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio
de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou
permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos
documentos ou ainda teoria das trs idades.

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3
idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em
primeira anlise, a importncia que este documento apresenta e que
justifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor
do documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou
secundrio.
Valor Primrio
Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende
s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento
que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que
pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma
pendncia funcional.

Noes de Arquivo

Valor Secundrio
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos,

so

conservados

pela

instituio

por

serem

considerados importantes para preservar a memria ou histria da

empresa ou da sociedade. So os chamados documentos de valor
secundrio ou histrico.
ARQUIVO CORRENTE
O arquivo corrente, tambm chamado de arquivo de 1 idade,
assim definido por Marilena Leite Paes: o arquivo constitudo de
documentos em curso ou consultados frequentemente, localizados nos
prprios setores que os receberam ou produziram ou em dependncias
prximas e de fcil acesso.
ARQUIVO INTERMEDIRIO
O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os
documentos que, mesmo no sendo de uso frequente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relao com seu contedo.
ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os
documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so
conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a
instituio.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida,
necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar os
10

Noes de Arquivo

prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua finalidade
administrativa (valor primrio), bem como sua importncia histrica
(valor secundrio). Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao
de documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por
pessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento da
instituio avaliada.
Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que
regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da
instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para
que possa ser aplicada na instituio.
Cada

instituio

dever

possuir

sua

prpria

tabela

de

temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para

empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.
De acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos
devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase
corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediria e
permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento,
respectivamente.
Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediria.
11

Noes de Arquivo

Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou

intermediria para a fase permanente.
PROTOCOLO
Como

visto

anteriormente,

durante

fase

corrente,

os

documentos se caracterizam por sua grande frequncia de consulta e

por sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto,
que

a instituio adote

mecanismos

capazes de

controlar esta

tramitao, de forma a permitir a localizao de um documento,

quando necessrio. Esta atividade de controle conhecida como
protocolo, que constitudo pelas seguintes tarefas:
- Recebimento da correspondncia que chega na instituio;
- Separao da correspondncia particular da correspondncia
oficial (da instituio);
- Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios;
-

Separao

da

correspondncia

de

carter

ostensivo

da

correspondncia sigilosa;
-

Encaminhar

correspondncia

sigilosa

aos

respectivos

destinatrios;
- Abrir a correspondncia ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatrio (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento
em um sistema de controle ou ficha de protocolo);

12

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- Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde

sero registrados os dados bsicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios
internos (distribuio) ou externos (expedio);
- Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente
atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas
para colocar documentos em ordem em um arquivo. Os mtodos mais
comuns e mais utilizados so: alfabtico, geogrfico, numrico e
ideogrfico. Cada mtodo tem suas particularidades, a saber:
Mtodo Alfabtico
No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado
para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o
nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta
como vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao
armazenar um grande volume de informaes, comum a ocorrncia
de erros, devido ao cansao visual por parte do funcionrio e grande
variedade de grafia dos nomes.
A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos
documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.

13

Noes de Arquivo

Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos

auxiliares para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e
uma variao do mtodo alfabtico.
Regras de alfabetao
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas
regras,

chamadas

de

regras

de

alfabetao,

que

devem

ser

consideradas. So elas:
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa,
ou seja, primeiramente o ltimo nome, depois os prenomes na ordem
em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a
ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
Corra, Joo Carlos
Correa, Paulo

2. As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz,
La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se
escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante
do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
14

Noes de Arquivo

Vonder Blun, Eduardo

3. Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados
ou no por hfen, no so separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Srgio
Villa-Lobos, Heitor
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou
no, no so considerados na ordenao alfabtica.
Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides
Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na
alfabetao quando servirem de elemento de distino.
Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge

6. Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so

colocados entre parnteses depois do nome e no so considerados na
alfabetao.

15

Noes de Arquivo

Exemplos:
Arajo, Paulo (General)
Pinto, Antnio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome, que
corresponde ao da famlia do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, Jos
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes etc. so
registrados na ordem em que se apresentam.
Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Ts Tung
9. Os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos e arquivados
como uma s palavra.
Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, l-se e arquiva-se Santana

10. Os sinais grficos, como crase, til, cedilha etc., no so

considerados na alfabetao.

16

Noes de Arquivo

Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanh, Raul
11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se
apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos
12.

As

expresses

usadas

no

comrcio,

como

Sociedade,

Companhia, Empresa etc., devem ser consideradas na alfabetao.

Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Esprita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com
ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o
conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.

Exemplos:
CEEE
UFRGS

17

Noes de Arquivo

PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas
visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados
em um arquivo.
Principais ameaas
O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca
no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos
elementos que compem o papel, alm de favorecer a proliferao de
agentes biolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A
umidade tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa
a degradao cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes
biolgicos. Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e
temperatura de acordo com os documentos ali depositados.
Agora vamos praticar!!!
Com exerccios conseguiremos memorizar os conceitos mais
importantes para a nossa prova.
Arquivo a guarda sistemtica de informaes que serviro de
base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue os itens que se
seguem.
1. Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio,
a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso
de documentos consultados frequentemente, a guarda deve estar sob
responsabilidade do arquivo intermedirio.

18

Noes de Arquivo

No caso de documentos consultados frequentemente, a guarda

deve estar sob responsabilidade do arquivo corrente. Questo errada.
2. A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela
manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades
de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao
e normativas.
O controle, a coordenao, orientao e normativas ocorrem de
maneira centralizada. Questo errada.
3. Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo
especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas
variadas

que

necessitam

de

armazenamento,

registro,

acondicionamento e conservao sob condies especiais.

Questo correta.
4. Considere que, em cada um dos itens apresentada uma lista
com

nomes

de

autores

Considerando

as

regras

de
de

documentos
alfabetao

a
para

serem

arquivados.

arquivamento

de

documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista

apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das
referidas regras.
Jnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva

19

Noes de Arquivo

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Quando
existirem devem ser transpostos juntos para o inicio. Ex: Thiago Pereira
de Moura Junior Arquiva-se: Moura Junior, Thiago Pereira de. Questo
errada.
5. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus
Fagundes, Demstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados
aps o nome completo, entre parnteses. Questo errada.
As questes 6, 7, 8, 9 estaro em nossos simulados.

Questes propostas

10. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a

unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento
desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no
envelope externo.
11. Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente
estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

20

Noes de Arquivo

(DFTRANS/2008) A funo bsica do arquivo tornar disponveis

as informaes mantidas sob sua guarda, no acervo documental. A
esse respeito, julgue os itens a seguir.
12. A unidade de arquivo destinada a receber documentos do
arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio
classificada como arquivo setorial.
13. Quando a unidade de arquivo distribui os documentos
recebidos para guarda em seqncia alfanumrica, diz-se que, nesse
caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificao.
14. No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o
mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.
15. Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a
seguinte organizao de seu acervo.
PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes / de Gonalves at
Lima / de Miranda at Oliveira
GAMA: de Abreu at Ferreira / de Garcia at Maciel
VECULOS MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo
principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto,
tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico
e o alfabtico.
16.

Ofcios

impressos,

plantas

de

quadras

residenciais

fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto

21

Noes de Arquivo

ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos,

respectivamente.
17. No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja
a procedncia, correta a seguinte ordenao.
MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlndia
PARAN: Curitiba / Londrina / Paranagu
(STJ/2008/CESPE) Acerca das tcnicas de arquivamento e dos
procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
18. A disposio alfabtica de pastas de documentos de um
arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de
pessoas.
19. A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por
palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra.
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
20. Os arquivos correntes de um rgo so formados pelas
correspondncias recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo
intermedirio,

que

responsvel

pela

guarda

de

processos

administrativos.

22

Noes de Arquivo

21. Os documentos dos arquivos correntes representam um

ponto de partida para a tomada de decises no rgo/instituio.
22. A organizao e a classificao dos documentos de uma
organizao devem ser feitas por tipo documental.
23.

As

atividades

de

registro,

expedio,

distribuio

movimentao so tpicas do protocolo, apesar de esta ltima ter uma

participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio.
24. Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser
registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em
um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o
destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos.
25. Os documentos consultados com pouca frequncia fazem
parte do arquivo corrente.
26. O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das
particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de
carter sigiloso.
27. O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do
nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.
28. Processo o termo geralmente usado na administrao
pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa
especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de
uma ao administrativa ou judiciria.
29. As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas
exclusivamente pelos funcionrios do protocolo.

23

Noes de Arquivo

GABARITO
10 E
11 E
12 E
13 C
14 E
15 C
16 E
17 C
18 E
19 C
20 E
21 C
22 E
23 C
24 C
25 E
26 C
27 E
28 C
29 E

COMENTRIOS (algumas questes esto sem comentrios porque

so fceis)
10. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a
unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento

24

Noes de Arquivo

desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no

envelope interno.
11. Classificao o ato pelo qual a autoridade competente
estabelece o grau de sigilo de determinado documento.
12. A unidade de arquivo destinada a receber documentos do
arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio
classificada como arquivo central.
14. O mais adequado para arquivos correntes o tipo vertical,
pois, os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros,
permitindo sua rpida consulta.
16.

Fotografias

de

pistas

de

circulao

de

veculos

so

classificadas como documento iconogrfico ou fotogrfico.

18. A disposio alfabtica de pastas de documentos de um
arquivo a partir das regras de alfabetao no exclusiva para nomes
de pessoas podendo ser usado tambm em assuntos. Locais, nomes de
firmas instituies, eventos em geral.
20.

Os

arquivos

administrativos,

ou

seja,

correntes

intermedirios so responsveis pela guarda de qualquer documento

independentemente do suporte, tipo ou assunto.
22. Os documentos so classificados pelo gnero e natureza do
assunto.
25. Os documentos consultados com pouca freqncia fazem
parte do arquivo intermedirio.
27. O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do
nome da cidade ou de um estado conhecido como geogrfico.
25

Noes de Arquivo

29. Devem ser rubricadas por pessoas autorizadas.

AGORA VAMOS MEMORIZAR OS PRICIPAIS CONCEITOS COM

AJUDA DOS MAPAS MENTAIS.

Este mapa vir como anexo para melhor visualizao na pasta

correspondente ao tpico.

26

Noes de Arquivo

Como a banca exigiu apenas noes de arquivo, fizemos um

resumo da disciplina. Espero ter ajudado e boa prova.

27