Arquivo

Organização
e
Manutenção

UFCD 0653 //
2023
 Identificar e aplicar as regras de funcionamento
do arquivo, de acordo com as técnicas de
Objectivo
tratamento de informação documental.
 Arquivo – conceitos fundamentais

• Conceito, funções e características do arquivo

• Caracterização do arquivo

• Tipologia dos arquivos

Conteúdo1
• Regulamentos de conservação arquivística

• Microfilmagem

• Tipologia da documentação interna e externa

• Transferência/Incorporação de documentos
 Tipos de sistemas de classificação de arquivos
• Alfabético
• Numérico

Conteúdo 2 • Cronológico
• Ideológico ou Temático
• Cromático
• Alfanumérico
• Plano de arquivo
 Organização na área documental
• Classificação
Conteúdo 3
• Indexação
• Ordenação
 Fases da gestão da documentação externa
• Recolha
• Separação
• Recepção
• Registo

Conteúdo 4 • Análise
• Tratamento
• Registo/Descrição
• Despacho/Difusão
• Expedição
• Arquivo
Origem
Na sua origem, o vocábulo “arquivo” provém
do grego “archeion”, composto por:

ARKHAIOS, antigo
e
EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em
latim “archivum”.

Arquivo : arrumação de coisas antigas.

Entre os documentos encontrava-se o
discurso que Sócrates (escrito por
Aristóteles anos mais tarde) para a sua
defesa pessoal, peças de Ésquilo,
Sófocles e Eurípedes, etc. ;

Esses documentos foram conservados

através dos tempos de tal forma que
ainda hoje se encontram preservados,
já não em arquivos, mas em
instituições ou museus.
Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da
mesma forma.

Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se

guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e
outros documentos de vital importância para o reino,
posteriormente denominados pelo nome de Tombos.

Arquivo Distrital de Braga

Arquivo Distrital do Porto

Biblioteca Pública e Arquivo Distrital de Évora

Arquivo Distrital de Guimarães

Exemplo: Arquivo Nacional da Torre do Tombo em Lisboa

Curiosidade...

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou

conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre
nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca
Conceito, funções e
características do arquivo

Conjunto de documentos, qualquer

que seja a sua data, a sua forma,
suporte digital, elaborados ou
recebidos por um organismo público
ou privado, em função da sua
actividade e conservado para efeitos
administrativos.
 As empresas, devido à sua actividade
profissional, têm diversos tipos de
Conceito, informações:
funções e facturas, cartas, contratos, cópias de
características documentos emitidos e recebidos pela
do arquivo empresa, legislação oficial, recortes de
jornal, vídeos, brochuras, imagens,
análises, estatísticas, entre muitos outros,
dependendo da função da empresa.
Informações que têm de ser
conservadas, são memória da
empresa, podendo ser necessário,
reconstituídas, através delas, factos
passados.
 Digital, no PC ou
Papel
internet

Arquivo em Digital num programa

especifico (gestão de
formado de, arquivo ou gestão do
DVD
por exemplo: negócio)

CD Pendrive
 Microfilme: sistema de gestão e preservação de informação,
captação das imagens de documentos por processo fotográfico.

Portugal tem legislação específica, que autoriza as actividades de

microfilmagem, estabelecendo que o microfilme reproduz os
mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes
Tipologia dos arquivos e
serem eliminados após a microfilmagem.
Regulamentos de
conservação
arquivística
O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário. Enquanto, que o
original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das
informações, podendo ser mantido em arquivos de segurança.

A microfilmagem é um processo frequentemente usado em

organismos oficiais, grandes empresas comerciais ou industriais,
bancos, seguros, (….).
 Públicos: estatais, municipais.

Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associações.

Tipos de Arquivo
Comerciais: empresas.

Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.

Localização do Arquivo

Localização: acessível e com capacidade para se expandir;

Iluminação: ampla, repartida e sem incidência directa do sol;
Ventilado: ventilação natural, constante e regulável;
Higienização: limpo, cuidado, com desinfestação periódica;
Disposição: fácil consulta e conservação, espaço livre para deslocação.
Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros.
 Para organizar um arquivo é sugerido
identificar
Como relacionar e Os documentos que
Actividade, O custo de
organizar os são criados no
organização e área manutenção do
diferentes decorrer da
onde trabalha arquivo
documentos actividade

Recursos humanos,
Dimensão da Frequência de
financeiros,
empresa consulta
comerciais, jurídicos

Quantidade de
Local de arquivo documentos a
arquivar
Etapas
1) Inspecção: no que diz respeito ao seu destino, por exemplo:

Arquivar
Solicitar informação
Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro)

2) Leitura: devem ser bem analisados.

3) Selecção: tem utilidade ou não?

Etapas
4) Marcar a hora e a data de entrada

5) Classificar: como será arquivado o documento, de acordo com o método e

classificação adoptados pelas regras da organização?

6) Ordenação: dentro das pastas e estas dentro dos arquivos? (a ordenação depende da
natureza dos documentos, por exemplo.)
 Alfabética

Numérica
Sistemas,
classificação
e Alfanumérica

ordenação
Cronológica

Geográfica

Ideológica
 Os critérios de ordenação do material não são inequívocos (é
fácil surgirem dúvidas, erros e aqueles que classificam e os
que procuram não siguir os mesmos critérios);
Classificação
alfabética
Se o material for muito: a classificação deverá de ser feita por
pessoas práticas neste tipo de trabalho;
Desvantagens
Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos
de homonímia (repetição dos mesmos nomes)
 Familiaridade com o critério de ordenação (a
ordem alfabética é uma das mais tradicionais);

Classificação
alfabética Simplicidade no plano de classificação (não
são previstas classes nem subclasses e o único

Vantagens elemento necessário para classificar o material

é o nome das coisas a classificar, firma ou
nome da pessoa);
 Elasticidade (é sempre possível
inserir novos nomes no lugar
exacto);

Classificação Possibilidade de encontrar

alfabética facilmente uma posição;

Vantagens Baixo custo (o material pode ser

arquivado em aparelhagens
simples).
 Os nomes individuais devem ser colocados
em ordem inversa, ou seja, primeiro o último
nome, depois os restantes na ordem em que se

Classificação apresentam. Quando houver nomes iguais,

alfabética prevalece a ordem do título honorífico.
Consideração 1

Nota: as conjunções e preposições ”e” “de”,

“do” e outras que ligam o nome não devem ser
consideradas.
 Os números que fazem parte do nome
(quer no início, quer no fim) devem ser
considerados como se estivessem
Classificação
alfabética escritos por extenso.
Consideração 2

Ex: Ferragem Dois irmãos

Inseticida Mata Sete

 Os nomes compostos por substantivos
e/ou adjetivos ( ligados ou não por
hífen) não são separados.
Classificação
alfabética

Consideração 3
Ex:

O´Brien, Nicole

Von Blun, Eduardo

Von Johnson, Erick

 Os nomes como Santo, Santa ou São
seguem a regra anterior, considera-se o
apelido inteiro seguindo a ordem
Classificação
alfabética natural.
Consideração 4

Ex:

Santa Rita, Luís

Santo António, Joaquim

 Graus de parentesco (abreviados ou
não, não são considerados) na
Classificação ordenação alfabética.
alfabética

Consideração 5

Ex: Freitas Júnior, Ary

Ribeiro Neto, Henriques

 Os títulos honoríficos, pronomes de
tratamento e artigos são colocados
entre parênteses depois do nome e não
Classificação
alfabética são considerados na alfabetização.
Consideração 6

Ex: Araújo, Paulo (General)

Estado de São Paulo (O)

 Os nomes das empresas registados
conforme se apresentam.
Classificação
alfabética

Consideração 7
Ex: Álvaro Costa & Cª

Barbosa Sousa, Ldª

 As expressões usadas no comércio,
como “Sociedade”, “Companhia”,
“Empresa”: devem ser consideradas na
Classificação alfabetização.
alfabética

Consideração 8

Ex: Companhia Brasileira de

Alimentos

Editora Abril, Ldª

 Quando uma organização for
conhecida, além do seu nome por
extenso e também por sigla, pode
Classificação
alfabética
adoptar pela forma de entrada que
Consideração 9
melhor entende.

Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

 A correspondência recebida de secção,
divisão ou departamento de uma
Classificação empresa deve ser arquivada pelo nome
alfabética

Consideração 10 da empresa e não pelo departamento.

Ex: ANJE – Divisão de Pessoal

 As diversas filiais de uma empresa são
alfabetadas pelo nome da empresa

- seguindo das regiões em que se

Classificação
alfabética
encontram.
Consideração 11

Ex: ANA Faro

ANA Lisboa
 Os nomes das instituições e órgãos
governamentais considerados como se
apresentam.
Classificação
alfabética

Consideração 12
Ex: Banco de Portugal

Universidade do Algarve
 Os nomes dos órgãos governamentais
de países estrangeiros devem ser
precedidos do nome do país.
Classificação
alfabética

Consideração 13
Ex: Estados Unidos – The Liberty
Congress

Inglaterra – Red Cross

 Classificação numérica

A ordenação é feita por

ordem sequential: crescente
ou decrescente.

A consulta é indireta: há
necessidade de índice
auxiliar alfabético para
corresponder ao número.
Classificação numérica

Vantagens

Classificação modo indefinido

Ao contrário da alfabética: possibilita a deteção

imediata da falta de um processo

Permite um menor nº de arquivamentos errados,

torna-se mais fácil lêr números do que letras

As operações de arquivo são mais rápidas

Classificação Torna-se quase impossível detectar um
documento quando por lapso se lançar um
numérica número errado de processo

Desvantagem
Arquivo Digital &
Arquivo Documental
As regras do arquivo documental deve seguir a ordem do arquivo digital
Arquivo e organização de informação
• Conhecer a estrutura/organograma da empresa
• Conhecer as necessidades de organização e arquivo de cada subgrupo do
organograma (legais e informais)
• Identificar os tipos de arquivo informativo (imagem, vídeo, som, imagem,
documento em papel e digital)
• Encontrar os espaços para depósito de arquivo
• Identificar as necessidades de investimento, manutenção e formação
• Enumerar os limites do arquivo
• Alargar as formas de pesquisa
• Criar meios de apoio aos utilizadores internos e externos
• Garantir os backups
• Criar manual de apoio ao utilizador