Organização e

Manutenção do Arquivo
Conceitos fundamentais

Parte 3
 Arquivo – Conceitos
fundamentais
O As empresas lidam, diariamente, com uma grande
quantidade de documentos que chegam e partem da
empresa. Por imposições legais, muita desta
documentação deve ser arquivada
O É, igualmente, fundamental que a empresa possua uma
gestão racional e eficaz desta informação, no sentido de
evitar:
O Perda de tempo na pesquisa da informação
O Que informação útil não caia no esquecimento ou que
nunca seja utilizada
O Extravios de documentação
O A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o
funcionamento de toda a empresa e, consequentemente a
produtividade
 O que é o Arquivo

O Conjunto de documentos, qualquer que

seja a sua data, forma, o seu suporte
material, elaborados ou recebidos por
um organismo público ou privado em
função da sua actividade e conservado
para efeitos administrativos.
O Um local destinado à conservação e
guarda de documentos devidamente
classificados e ordenados
 Conceito de Arquivo
O “Conjunto de documentos relativos à
história e actividade de uma
instituição, de uma cidade, de uma
família, etc, ou próprios de uma
empresa administração, etc.”
O OU AINDA
O Uma unidade de serviço administrativo
especializado cuja missão consiste em
receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. Neste sentido o arquivo
funciona como a memória organizada da
instituição que serve de consulta

O Sabemos também que a informação, antes

de ser arquivada, sofre um tratamento –
classificação e ordenação
O Assim sendo, por arquivo entende-
se:
O “O local onde é, guardada toda a
informação de interesse, depois
de ter sido devidamente tratada,
ou seja, classificada e ordenada”
 ORGANIZAÇÃO E
MANUTENÇÃO
O Principais funções:

O Recolher e Ordenar a documentação:

mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;
O Fornece os documentos solicitados
com rapidez para os diversos
serviços;
O Controlar os actos administrativos;
O Conservação da documentação: não
só mediante a utilização de
equipamento adequado (armários,
ficheiros, etc.), como também,
proporcionando condições
ambientais ideais de modo a não se
danificarem os suportes (sob a acção
da humidade, calor e frio, entre
outros).
1 - Tipos de Arquico
O Tipos de Arquivo:

O Tendo em conta as entidades que lhes dão

origem, os arquivos podem ser:

O Públicos: estatais, municipais;

O Institucionais: escolas, igrejas, clubes,
associações;
O Comerciais: empresas;
O Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre
outros.
2 - Localização do Arquivo
OO local de instalação do arquivo
deve ter em conta:
O Localização: deve ser acessível e
com capacidade para se expandir;
O Iluminação: ampla, repartida e sem
incidência directa do sol;
O Ventilado: ventilação natural,
constante e regulável;
O Higienização: limpo, bem cuidado,
com desinfestação periódica;
O Disposição: fácil consulta e
conservação, espaço livre para
deslocação.
O Segurança: contra incêndio, roubo,
infiltrações, entre outros.
3 - Para organizar um arquivo é
necessário:

O Identificar a actividade da instituição

ou empresa e da área onde trabalha;
O Relacionar e organizar os diferentes
documentos;
O Identificar os documentos que são
criados no decorrer da actividade da
empresa.
O Ter em conta o custo de manutenção do arquivo;
O Dimensão da empresa;
O Recursos humanos e financeiros;
O Frequência de consulta;
O Local de arquivo;
O Quantidade de documentos a arquivar

O Antes de guardar os documentos nas pastas,

dossiês e armários correspondentes, é
necessário cumprir algumas etapas.
 Etapas a cumprir
O 1) Inspecção:
O Consiste na verificação de cada
documento no que diz respeito ao
seu destino, pois este pode ser para:

O Arquivar;
O Solicitar informação;
O Verificar a existência de antecedentes
(ser anexado a outro).
 Etapas a cumprir (2)
O 2) Leitura:

O Todos os documentos devem ser

lidos cuidadosamente, para que se
analise o seu conteúdo e se perceba
onde vai ser arquivado. (Se já existe
pasta ou se é necessário criar uma).
 Etapas a cumpri (3)
O 3) Selecção:

O Seleccionar o material que vai ser

arquivado daquele que já não tem
qualquer utilidade para a empresa
ou instituição (cópias, comunicados
sem importância).
 Etapas a cumprir (4)
O 4) Marcar a hora e a data de entrada
de um documento, para que não
haja dúvidas acerca da chegada
desse documento.

O 5) Classificar: determinar como será

arquivado o documento, de acordo
com o método e classificação
adoptados pela organização.
 Etapas a cumprir (5)
O 6) Ordenação: é a organização dos
documentos dentro das pastas e
destas dentro dos arquivos. A
escolha da forma de ordenação
depende da natureza dos
O documentos.