Maria Moreira

0653
ARQUIVO –
Organização
e
Manutenção
 CONCEITO DE ARQUIVO

é um conjunto de documentos
produzidos e recebidos no decurso das
acções necessárias para o cumprimento
da missão
 CONCEITO DE ARQUIVO

É o conjunto orgânico de documentos

constituídos por uma pessoa singular ou
por um organismo, no exercício e em
função da sua actividade
 CONCEITO DE ARQUIVO

é o serviço encarregado da conservação

e comunicação de documentos, de
consulta frequente pela administração
produtora, no exercício das suas
actividades de gestão.
 FUNÇÕES DO ARQUIVO

Recolher e ordenar todos os documentos

que circulam na empresa
FUNÇÕES DO ARQUIVO

Organizar toda a documentação da

empresa 
FUNÇÕES DO ARQUIVO

Avaliar e seleccionar os documentos,

tendo em vista a sua preservação ou
eliminação 
FUNÇÕES DO ARQUIVO

Conservar e assegurar a integridade

dos documentos, evitando assim
danos que possam ocasionar a sua
perda 
 FUNÇÕES DO ARQUIVO

Gerir e executar as funções específicas

conforme a organização e
administração da instituição
FUNÇÕES DO ARQUIVO

Classificar e arquivar os
documentos, visando a
preservação da
informação
FUNÇÕES DO ARQUIVO

Difundir o fluxo dos pedidos de

documentos provenientes dos
diversos órgãos da empresa
 Em suma…

Quando um Arquivo se encontra bem

organizado, permite-nos tirar o máximo
proveito da informação disponível e
essencial a uma tomada de decisão eficaz
Quais as acções/verbos que estão
subjacentes à realização de um

ARQUIVO ?????
 RECOLHER
ORDENAR
ORGANIZAR
AVALIAR
SELECCIONAR
PRESERVAR

ELIMINAR
CONSERVAR
GERIR
EXECUTAR
CLASSIFICAR
CLASSIFICAR

ORDENAR
CLASSIFICAR é, segundo o Dicionário de
Terminologia Arquivística:

consiste na elaboração e/ou aplicação de um

quadro ou de um plano de classificação
CLASSIFICAR é, segundo o Dicionário de
Terminologia Arquivística:

A classificação consiste no agrupamento dos documentos

da mesma classe em grupos e subgrupos
CLASSIFICAR é, segundo o Dicionário de
Terminologia Arquivística:

É a operação de descrever e delimitar categorias e

classes, sendo esta última a série, grupo, colecção ou
conjunto de entidades que possuem pelo menos uma
característica em comum.
CLASSIFICAR é, segundo o Dicionário de
Terminologia Arquivística:

É uma actividade realizada

através da observação e
interpretação
a classificação de documentos é a colocação por
classes ou famílias hierarquizadas, ou a sua divisão
em classes ou grupos, que se integram numa
estrutura, como um todo.
É frequente confundir entre

classificação e ordenação
Ordenar é, segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística:

É a actividade de colocar os documentos

por ordem, dentro de cada conjunto
Ordenar é, segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística:

É a união de todos os elementos de cada

grupo segundo uma ordem
CLASSIFICAR e ORDENAR
são duas actividades específicas e distintas, mas
complementares e consecutivas, que constituem a
organização documental.

Ambas são actividades que apresentam características e

métodos próprios e diferenciados.
 Embora a classificação e a ordenação façam
parte da acção “organizar”, não formam uma só
actividade ou o mesmo conceito.
 Muitos autores consideram a organização, como
uma só tarefa que as engloba e que
começando com a classificação, termina
com a ordenação, e a que chamam
organização.
 CONCLUINDO…
Classificação e ordenação são duas actividades
que se incluem na actividade “ORGANIZAR”,
essenciais para a conservação, controlo e acesso
aos documentos, mas totalmente diferenciadas
uma da outra
 CONCLUINDO…
se a primeira traz consigo a ideia de separação, a segunda
traz a ideia de união

se a primeira é aplicável a um fundo ou a secções desse

fundo, a segunda é aplicável aos documentos de cada série

se a primeira é uma actividade mais intelectual e profunda

a segunda, porque mais mecânica, exige menos preparação
para a realizar
 Características do Arquivo
• Facilitador dos trabalhos que se seguem à classificação
• Permitir a realização do trabalho de forma simples e
rápida
• Determinar claramente os critérios das categorias e a
ordem de classificação dentro de cada categoria
• Indicar quais são as categorias em que deve ser
dividido o material Ter em conta as exigências
futuras e possuir um grau adequado de
flexibilidade.
 Classificação dos Arquivos
•
• quanto à forma de organização
• quanto à frequência de consulta
• quanto à posição dos documentos
• quanto ao grau de informatização
• quanto à localização
Classificação dos Arquivos
quanto à forma de organização

Centralizados
Descentralizados
Mistos
Classificação dos Arquivos
quanto à frequência de consulta
Ativos ou Correntes
Semi-ativos
Inativos ou mortos
Classificação dos Arquivos
quanto à posição dos documentos
Horizontais
(utilizado em arquivos semi-ativos e inativos)

Verticais
Suspensos
Rotativos
Deslizantes
ARQUIVO HORIZONTAL
ARQUIVO HORIZONTAL
ARQUIVO VERTICAL
ARQUIVO VERTICAL
ARQUIVO VERTICAL
ARQUIVO VERTICAL
ARQUIVO VERTICAL
ARQUIVO SUSPENSO
ARQUIVO SUSPENSO
ARQUIVO SUSPENSO
ARQUIVO ROTATIVO
ARQUIVO ROTATIVO
ARQUIVO DESLIZANTE
ARQUIVO DESLIZANTE
http://www.murielandrea.com.br/2014/09/como-organiza
r-o-arquivo-de-pastas.html

https://youtu.be/slL9XfBYylg
https://youtu.be/XgBlpb8OGTI
https://youtu.be/iw5wTaXcsbk
 Classificação dos Arquivos
quanto ao grau de informatização

Não informatizados ou tradicionais

Parcialmente informatizados
Totalmente informatizados
Classificação dos Arquivos
quanto à localização

Centralizado

Descentralizado
 Local de instalação do arquivo
deve ter em conta:
Localização: deve ser acessível e com capacidade
para se expandir

Iluminação: ampla, repartida e sem incidência

direta do sol

Ventilação: ventilação natural, constante e

regulável
 Local de instalação do arquivo
deve ter em conta:
Higienização: limpo, bem cuidado, com
desinfestação periódica

Disposição: fácil consulta e conservação, espaço

livre para deslocação

Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações,

entre outros
Tipologia da Documentação

EXTERNA

INTERNA
 DOCUMENTAÇÃO
INTERNA

Provém de dentro da organização

dos vários setores de funcionamento ou
dos vários departamentos
 DOCUMENTAÇÃO
EXTERNA
Provém de fora da organização de
Entidades (fornecedores, seguradoras, bancos,
Autoridade Tributária e Aduaneira, Ministérios,
ASAE, Segurança Social, Autoridade para as
Condições do Trabalho, etc.)
e de pessoas externas à organização
 Outra tipologia de
documentação
definem-se como conjuntos de documentos constituídos por
correspondência, documentos de produção interna e

PROCESSOS
documentos informativos que constituem a história e a
resolução de um caso REGISTOS
• registo de
assiduidade dos
funcionários
• registo de entradas
numa instalação
desportiva
• registo de receitas de
um clube
 Outra tipologia de
documentação
COLECÇÕES
a sua ordenação deve ser feita cronológica ou numericamente

conjunto de documentos
DOSSIERS

reunidos para um determinado

fim, sendo normalmente
constituídos por cópias de
artigos de revistas, partes de
livros, legislação ou estudos
técnicos, assuntos temáticos,
etc… não tendo valor
administrativo
 As Unidades Arquivísticas
Plano de Classificação

Este processo refere-se a uma organização da

documentação, do geral para o particular e de
forma hierarquizada
 Características do Plano de
Classificação
Hierárquico: porque se subdivide em conceitos, dos mais gerais
aos mais particulares

Lógico: porque a sua estrutura deve ser coerente

Consistente: porque os critérios não podem variar e as

realidades apresentadas em cada nível devem ser equiparáveis
 Fases da elaboração do plano de
classificação
1. Levantamento orgânico-funcional da instituição
2.

3. Elaboração de organograma (no caso de não existir)

4.

5. Definição do órgão e suas funções

6.

7. Levantamentos das tipologias documentais e funções administrativas

dos documentos
8.

9. Levantamento dos circuitos documentais

10.

11. Definição da tabela de avaliação, retenção dos prazos administrativos

(tempo a conservar em arquivo corrente)
 Vantagens de um plano de
classificação
• Sistematização de um método de organização do arquivo
• Aceleração dos procedimentos de classificação
• Diminuição dos riscos de erro na classificação
• Simplificação dos procedimentos de avaliação e selecção documental
• Maior protecção de documentos fundamentais
• Aumento das taxas de recuperação
• Maior utilização da informação
• Aceleração do processo de tomada de decisão
•
 Vantagens de um plano de
classificação
• Maior proteção da informação confidencial
• Melhor salvaguarda dos direitos de acesso
• Diminuição do impacto negativo da mobilidade de funcionários no
seio da organização
• Aumento da estabilidade, continuidade e eficácia administrativa da
instituição
• Otimização de recursos
• Diminuição dos custos de tratamento documental
 Regras Fundamentais de um
Plano de Classificação
• Exaustividade – permite que todos os documentos sejam
abrangidos nas suas classes
•
•

• Exclusividade – o documento deve ser classificado

apenas e só numa classe
 Conjunto de Atividades Subjacentes ao
Plano de Classificação
• Fazer um estudo preliminar da instituição (por meio do levantamento
orgânico-funcional, normas, e legislação aplicável)
•
•

• Definir as competências e funções dos serviços

•
•

• Entrevistar os responsáveis do serviço

•

• Fazer o levantamento das tipologias documentais

 Plano de Classificação
O Plano de Classificação é o documento que regista o
sistema de:

CLASSES
SUBCLASSES
SÉRIES DOCUMENTAIS
 CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS

Pressupõe a reunião de documentos da

mesma classe, dispondo-os em grupos e
subgrupos, de acordo com as diversas
funções da entidade produtora.
 CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS

A Classificação consiste em agrupar e

identificar a informação que tem
características comuns.
 CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS
OBJECTIVO

a organização metódica e sistemática por assuntos,

visando uma arrumação lógica dos documentos, partindo
do geral para o particular e hierarquizando os conceitos.
 Regras básicas para manter os documentos
ordenados dentro das pastas:
• Os documentos devem ser classificados dentro das pastas e estes
devem estar classificados entre si.
• Não existem peças isoladas: todo o documento pertence a um
conjunto coerente.
• As pastas comportam sempre uma ordem interna: ordem
cronológica, alfabética, numérica, etc…
• As pastas de negócios ou de estudo compõem-se de subdivisões
que correspondem às etapas ou outros aspetos da condução do
negócio ou estudo.
 CODIFICAÇÃO
Sistema de codificação numérico ou alfabético para distinguir as
classes, subclasses e séries documentais no plano de classificação.

Cada série documental tem uma codificação que é a sua

identificação.

A codificação escolhida deve ser simples, de fácil

atribuição e leitura.
 Manual de Gestão Documental

É constituído pelo conjunto de normas escritas que define

princípios e directrizes a serem observadas pela instituição no
sentido de prover esta de sistemas de excelência do ponto de
vista arquivística
 Manual de Gestão Documental
apresenta…
• soluções de organização, de classificação dos
documentos
•
• as regras de funcionamento a observar

• os princípios para o descongestionamento físico dos

arquivos
O Manual de Gestão Documental
é constituído genericamente por:

• Apresentação
• Plano de classificação
• Glossário
• Índice remissivo
• Procedimentos
• Documentos de Controlo
• Anexos
Índice remissivo é uma lista de palavras ou frases que remete à
localização do material no interior de um manual/ livro ou de uma
publicação. Os termos incluirão nomes de pessoas, lugares,
eventos, e conceitos ordenados e cada um correspondendo um
número de página

Um glossário é uma lista alfabética de termos de um determinado

domínio de conhecimento com a definição destes termos.
Tradicionalmente um glossário aparece no final de um livro e inclui
termos citados que o livro introduz ao leitor ou são incomuns.
 Avaliação e Selecção de
Documentos
• permite determinar o valor dos documentos de arquivo
• (valor primário e valor secundário)
•

• reduzir ao essencial o volume dos documentos

•

• assegurar a avaliação e selecção da documentação

•

• seleccionar os documentos sem interesse com o fim de os separar

daqueles que o têm, tendo em vista a destruição dos primeiros e
a conservação dos segundos
 Avaliação e Selecção de
Documentos
• garantir a transferência da documentação com valor primário ou
secundário dos arquivos correntes para os arquivos
intermédios e destes para os definitivos
•

• garantir a conservação da documentação em arquivo intermédio

com o mínimo de custos
•

• assegurar a inutilização da documentação sem valor primário ou

secundário com respeito pela confidencialidade da
informação neles contido
Ordenação dos Documentos

A ordenação é a disposição dos documentos dentro das

pastas e destas dentro do arquivo.

A escolha da forma de ordenação depende muito da

natureza dos documentos.
 (alguns) tipos possíveis
de ordenação dos documentos:

Ordenação alfabética
disposição dos documentos ou pastas de acordo
com a sequência das letras do alfabeto.
 13 REGRAS PARA A ORDENAÇÃO
POR ORDEM ALFABÉTICA
1 – Nos nomes de pessoas, considera-se o último apelido
e depois o nome.
Exemplos:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
 Arquiva-se:

Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
 OBSERVAÇÃO
Quando houver apelidos iguais, prevalece a ordem alfabética do nome próprio.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Mariana Teixeira
Paulo Teixeira
Víctor Teixeira

Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Mariana
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor
2 – Apelidos compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hífen não se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3 – Os apelidos formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a
regra dos apelidos compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:

José Santa Rita

Luís Santo Cristo
Francisca São José

Arquivam-se:

Santa Rita, José

Santo Cristo, Luís
São José, Francisca
4 – As iniciais abreviativas de nomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.

Exemplo:
J. Vieira
Joaquim Vieira
José Vieira
Arquivam-se:

Vieira, J
Vieira, Joaquim
Vieira, José
5 – Os artigos e preposições tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não
são considerados (ver também regra nº 9).

Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:

Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6 – Os apelidos que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto,
Sobrinho são considerados parte integrante do último apelido, mas não são
considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
António Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, António
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Os graus de parentesco só serão considerados na ordenação
alfabética quando servirem de elemento de distinção.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:

Abreu Filho, Jorge

Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
7 – Os títulos não são considerados na ordenação
alfabética. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo:
Ministro Rui Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Paulo Teixeira

Arquivam-se:

Campos, Rui (Ministro)

Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último apelido,
salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras
nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser
consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do
nome, quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
10 – Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo apelido, que
corresponde ao apelido da família do pai.
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Arquivam-se:

Arco y Molinero, Angel del

Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
11 – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são
registados como se apresentam.
Exemplo:
Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:

Al Ben-Hur
Li Yutang
12 – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém
para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
(Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam
colocados entre parênteses após o nome)
Exemplo:
Álvaro Ramos & Ca.
Fundação CEFA
A Tabaqueira Nacional
The Library of Congress
Companhia das Fraldas & Chupetas
Barbosa Santos Lda.
 Arquivam-se:

Álvaro Ramos & Ca.

Barbosa Santos Lda.
Companhia das Fraldas & Chupetas
Fundação CEFA
Library of Congress (The)
Tabaqueira Nacional (A)
13 – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e
semelhantes os números árabes, romanos ou escritos por extenso deverão
aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se:

Conferência de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
 Estas regras podem ser alteradas para melhor
servir a organização, desde que o arquivista/
pessoa responsável pelo arquivo obedeça sempre
ao mesmo critério e faça as observações
necessárias no Manual de Arquivo para evitar
dúvidas futuras
 (alguns) tipos possíveis
de ordenação dos documentos:

Ordenação Cronológica
disposição dos documentos ou pastas de acordo
com a sucessão temporal.
 (alguns) tipos possíveis
de ordenação dos documentos:

Ordenação Geográfica
disposição de acordo com as unidades territoriais
(países, estados, municípios, distritos, bairros e
outras)
 (alguns) tipos possíveis
de ordenação dos documentos:

Ordenação Temática
disposição de acordo com temas ou assuntos.
 (alguns) tipos possíveis
de ordenação dos documentos:

Ordenação Numérica
disposição de acordo com a sequência numérica
atribuída aos documentos. Depende de um índice
auxiliar para a busca de dados
 VALOR
DOS DOCUMENTOS
 Valor Primário
É o valor que os documentos possuem no acto da sua criação.
Trata-se de um valor legal, jurídico, administrativo ou meramente
informativo.

Este valor vai diminuindo à medida que o documento vai

cumprindo a sua função, podendo em alguns casos
adquirir um valor secundário.
 Valor Primário
O valor primário é inerente a criação do documento, podendo apresentar
valor administrativo, fiscal ou jurídico.
• Administrativo: quando o documento é necessário às atividades
quotidianas/ correntes de quem o criou
•

• Fiscal: neste caso o documento é gerado para comprovar operações

financeiras e seu valor cessa quando tal operação se conclui. Porém é
preciso manter o documento por um determinado período para
cumprir exigências fiscais ou legais
•

• Jurídico: os documentos com esse valor comprovam direitos a curto ou

longo prazo
 VALOR SECUNDÁRIO
O valor secundário é identificado quando cessa o valor primário e a
guarda do documento faz-se necessária permanentemente. Podemos
enquadrar o valor secundário em duas categorias:
•Probatório: atribui-se quando o documento comprova a organização
e o funcionamento da entidade que o produziu ou comprova as acções de
determinado indivíduo que o produziu
•

•Informativo: quando os documentos registam informações sobre

pessoas, lugares, objectos, factos ou fenómenos que aconteceram e que se
pretende preservar
 Os direitos e obrigações dos documentos prescrevem,
embora possam continuar a ter valor como fonte de informação
histórica.

Passam então a ter um valor secundário e devem ser

transferidos para o Arquivo histórico.
 Idade
dos Documentos
Os documentos de arquivo têm uma vida própria

Cumprem um ciclo vital que se inicia com o seu

nascimento e termina com a sua inutilização ou
conservação definitiva
 PRIMEIRA IDADE
• É a fase do Arquivo Corrente.
•

• Neste período da vida dos documentos, estes são

indispensáveis à organização porque servem de
suporte à tomada de decisão e constituem elemento
de prova e informação com grande utilização.
•
•

• O arquivo que os contém deve estar nos escritórios ou

nos serviços centrais mas sempre próximo dos
funcionários que os utilizam.
 SEGUNDA IDADE
• Esta é a fase do Arquivo Intermédio.
•
•
•

• A utilização dos documentos já não é tão intensa, mas

devem ser conservados devido ao seu valor legal ou
informativo.
 TERCEIRA IDADE
•
• Nesta fase os documentos têm uma utilização diminuta
ou nula é a fase do Arquivo definitivo.
•
•

• Os documentos são conservados atendendo ao seu

valor informativo e o valor cultural.
•
•

• São então usados como fontes primárias de

informação em trabalhos de investigação.
 PRAZO DE CONSERVAÇÃO
ADMINISTRATIVA
Definição do período de tempo, registado em anos,
durante o qual a informação deve ser mantida para
responder a necessidades de negócio, requisitos
organizacionais, responsabilização e obrigações legais.
 PRAZO DE CONSERVAÇÃO
ADMINISTRATIVA
Cumprido o prazo de conservação, de acordo com a
forma de contagem estabelecida,
deve ser desencadeada uma acção de eliminação da
informação (caso o destino final seja a eliminação) ou de
aplicação de medidas que garantam a sua conservação no
longo prazo (caso o destino final seja a conservação
permanente).
 PORQUÊ E QUANDO
ELIMINAR?
A eliminação de documentos e informação arquivística permite:

• melhor gestão
• liberta espaço nos locais de armazenamento físico ou digital
• reduz custos financeiros
• melhora a eficiência e eficácia na recuperação da informação
A eliminação de documentos e informação arquivística deve efetuar-se de
acordo com o estabelecido nos termos legais que regulam a avaliação em
Portugal,
Nomeadamente:

o DecretoLei n.º 447/88

e
o Decreto-Lei n.º 121/92
pelo que é necessário previamente oficializar o processo de tomada de
decisão sobre o seu destino final.
O controlo das eliminações efetuadas constitui uma garantia de
transparência da ação administrativa, bem como da capacidade
do Estado no cumprimento da sua missão.
 Legislação de Arquivo

As empresas públicas ou privadas necessitam de efectuar

a gestão do seu arquivo de acordo com a legislação, de forma a
poderem garantir a sua conservação, segurança e
também destruição.

Por vezes, o desconhecimento da legislação é um dos fatores para

esta atividade ser negligenciada por parte das organizações.
 Legislação de Arquivo

Decreto-Lei n.º 429/77, de 15 de outubro- Estabelece normas

relativas à salvaguarda de arquivos e bens culturais pertencentes a
empresas privadas.
 
Lei n.º 105/97 de 13 de setembro, art.º 6º - Obriga as entidades
públicas e privadas a manter durante cinco anos os registos de
todos os recrutamentos.
 Legislação de Arquivo
Portaria n.º 703/76, de 25 de novembro - Determina os prazos
de conservação e arquivo dos documentos na posse de empresas
públicas. Define que os prazos de conservação dos documentos do
artigo 40.º do Código Comercial sejam abrangidos pelas
instituições de crédito nacionalizadas.
 
Portaria 118/90, de 15 de fevereiro - Estabelece as condições a
que deve obedecer a microfilmagem de documentos para efeitos
fiscais.
 Legislação de Arquivo
 Portaria 206/76, de 18 de maio - Determina que o prazo do art.º 40.º do
Código Comercial seja aplicável ao Banco de Portugal quanto à
obrigatoriedade de conservar em arquivo os elementos da sua escrita
principal.
 
Código Comercial, art.º 40 - Obriga todos os comerciantes a arquivar a
correspondência e telegramas recebidos, documentos que provem
pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservá-los
por um período de dez anos.
 
 Legislação de Arquivo

Código do IRC, art.º 115 - Obriga as sociedades sujeitas a IRC

a conservar em território Português, pelo prazo de dez anos os
documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos
relativos às operações aí realizadas, não sendo permitida a sua
substituição por fotocópias.
 O Arquivo documental é
obrigatório!

Os empresários residentes ou estabelecidos em Portugal

são obrigados a arquivar e a manter, os registos e
documentos contabilísticos de suporte à actividade e às
operações fiscalmente relevantes.

Sabem por quanto tempo?

 Durante a actividade das empresa é produzida
uma quantidade de documentação que deverá
obrigatoriamente ser guardada.

Aqui vamos simplesmente focar-nos na documentação

contabilística e fiscalmente relevante.
A contabilidade é o espelho da empresa e do negócio.

A contabilidade mostra todos os maus e bons

comportamentos de gestão que se praticam ou
praticaram.  
 Vamos então falar dos prazos para
guardar os documentos.
Documentos de transporte – 2 Anos
Segundo o artigo 6º do Regime dos Bens em Circulação, os documentos
de transporte devem ser mantidos em arquivo até ao segundo ano seguinte
ao da sua emissão. Todos os exemplares devem ser guardados: remetente,
destinatário e aqueles destinadas às finanças caso não tenham sido
recolhidos pelas mesmas.
 Documentos Contabilísticos – 10 Anos

Conforme o disposto no artigo 40º do código comercial, todo o comerciante

é obrigado a arquivar e conservar durante 10 anos todos os documentos
contabilísticos e respectivos relatórios financeiros da actividade,  os
referidos documentos podem ser arquivados com recurso a meios
electrónicos.
 Correspondência – 10 Anos

Relativamente à correspondência, existe também o dever de

arquivo e aplica-se o mesmo artigo 40º do código comercial. 10
anos é o prazo que deve ser guardada toda a correspondência.
 Dossier Fiscal – 10 Anos

Os empresários sujeitos ao código de IRC e IRS com

contabilidade organizada, são obrigados a manter arquivado e
em boa ordem, durante 10 anos.
● Tipo de documento ● Prazo ● Prazo de
legal conservação XPTO

● Escrituração mercantil ● 10 anos ● 10 anos

(art.º 40.º, n. 1 e 2, do
Código Comercial
Português)
● Registos contabilísticos e ● 10 anos ● 10 anos
respetivos documentos de
suporte (art. 19.º, n.º 1, do
Decreto-Lei n.º 28/2019,
de 15 de fevereiro)
● Registos e respetivos ● 10 anos ● 10 anos
documentos de suporte,
para efeitos de IVA (art.º
● Contratos em geral e ● N/A ● 20 anos após cessação dos
documentação conexa (art.º contratos
309.º do Código Civil)

● Processo do trabalhador (art.º 52.º ● N/A ● 5 anos após cessação do

da Lei n.º 107/2009, de 14 de contrato de trabalho
setembro)

● Fotografias do trabalhador ● N/A ● Até á cessação do contrato

● Acidentes de trabalho (art.º 16.º, n.º ● 5 anos ● 5 anos após cessação do
1, da Apólice Uniforme do Seguro contrato de trabalho
de Acidentes de Trabalho para
Trabalhadores por Conta de
Outrem)
● Registos de Processo de ● 5 anos ● 5 anos
Recrutamento (art.º 32.º, n.º
1, do Código do Trabalho)
● Currículos e outra ● N/A ● 2 anos
documentação associada

● Registo de presenças e ● 5 anos ● 5 anos após cessação do

tempos de trabalho (art.º contrato de trabalho
202.º, do Código do Trabalho
e art.º 52.º da Lei n.º
107/2009, de 14 de
setembro)

● Mapa de trabalho (art.º 231.º, ● 5 anos ● 5 anos após cessação do

n.º 8, do Código do Trabalho) contrato de trabalho
 Lombadas
a correta identificação dos documentos
(independentemente do suporte em que a documentação se encontra)
é de extrema importância, pois permite uma pesquisa mais rápida e
eficaz

O que quer isto dizer?????

 Lombadas
Quer isto dizer que…

em documentos em suporte papel,

a identificação das lombadas das pastas tem um caráter
muito importante:
quanto mais correta for a sua identificação, mais
rapidamente se acede ao documento pretendido
 Regras para uma correta
identificação de pastas

LOGÓTIPO
é o campo destinado à identificação da entidade
produtora / detentora da Documentação.

Ex: XPTO
 Regras para uma correta
identificação de pastas
DEPARTAMENTO ou UNIDADE
ORGÂNICA
é o campo destinado à identificação do departamento ou unidade
orgânica do qual o arquivo é oriundo
Pode ser preenchido com a abreviatura que a entidade usa para
identificar os seus departamentos

Ex: GESTÃO da QUALIDADE

 Regras para uma correta
identificação de pastas
CLASSIFICAÇÃO
Descrição da Classe, Subclasse e Série documental a que se refere a
documentação com a designação dos respetivos códigos

Ex:
10. GESTÃO DE OBRAS
10.02. Gestão e Manutenção das Infraestruturas das
Obras
10.02.01. Processos de Obras
 Regras para uma correta
identificação de pastas
ASSUNTO
Representa o tema principal da documentação em questão
poderá ser uma entidade, um tema, uma localização, entre outros

Ex.: Construção da Ponte Vasco da Gama –

pontos de luz
 Regras para uma correta
identificação de pastas
CHAVES
Anotações ou referências relativas à documentação
nomeadamente quando se trata de faturas ou outros documentos em
que seja importante referir o intervalo da documentação

Ex: 101 a 150

 Regras para uma correta
identificação de pastas
DATAS EXTREMAS
as datas limite da documentação

Ex: 1990-2010

VOLUMES
número do volume em numeração romana
(sempre que existir a necessidade de abrir mais do que uma pasta)

Ex: Vol. I
 Regras para uma correta
identificação de pastas
DATA DE ELIMINAÇÃO
é o campo destinado à identificação do ano de destruição da
documentação em análise

Caso a documentação seja de conservação permanente, indicar neste

campo: “Não Destruir” ou “Conservação Permanente”.

Ex: 2017
Novas Tecnologias em Arquivo

É no sentido de procurar gerir a explosão

documental que surge a Gestão Eletrónica dos
Documentos (GED)
 GED
funções principais:

• Entrada de documentos
• Tratamento de documentos
• Armazenamento de documentos
• Acesso aos documentos
 VANTAGENS DA GED
• Acesso rápido e fácil a uma gama muito mais vasta e variada de
informação
• Atualização mais rápida e com maior frequência (que a
correspondente versão impressão)
• Maiores possibilidades de sucesso devido a maiores
possibilidades de acesso (palavras-chave) - pesquisa interativa
• Possibilidade de pesquisar várias bases de dados ao mesmo tempo
 VANTAGENS DA GED
• Possibilidade de efetuar pesquisas de maior complexidade
• Pesquisa mais rápida
• Apresentação dos resultados selecionada de acordo com as
preferências do utilizador
• Poupança de espaço e baixo custo de armazenamento
 DESVANTAGENS DA GED
• Necessidade de grande investimento inicial
• Não recuperação de informação mais antiga
• Exige pessoal especializado
• Dificuldades provocadas pelos sistemas de informação
• Necessidade de revisão das imagens digitalizadas, de forma a
evitar erros de reconhecimento de carateres
 DESVANTAGENS da GED

• Não existe reconhecimento jurídico do documento eletrónico o

que leva a que se tenha que conservar o original de todos os
documentos que tenham valor de prova ou valor legal
• Incerteza quanto à sua durabilidade
 Sistemas Magnéticos, Óticos e
Micrográficos
Sistemas Magnéticos e Óticos Novas Tecnologias de
miniaturização/compressão, de que são exemplo os sistemas
magnéticos e óticos

Disco Magnético - permite a gravação de qualquer informação

Disco Ótico - digitalização e compressão da imagem do

documento; - é um suporte de armazenamento de grande
versatilidade
 Utilidade da Microinformática na Gestão da Documentação

Microfilmagem - O microfilme é a reprodução fotográfica que

reduz significativamente as dimensões dos documentos
fotografados
Diferentes Tipos de Microfilmagem:

• de substituição: em que se procede à destruição do original

conservando apenas o microfilme
• de complemento: para preservar o documento
• de segurança: cria-se cópia do filme precavendo a perda do
original