UFCD 0693

CORREIO ELETRÓNICO

E PESQUISA DE

INFORMAÇÃO NA WEB

- Manual de Formação –

- CARLOS GOMES –
2021
ÍNDICE

Introdução..................................................................................................5
Gestão eletrónica de documentos............................................................7
Agenda eletrónica......................................................................................9
Correio Eletrónico.....................................................................................10
Organização de pastas e indexação dos documentos eletrónicos.........11
Mensagens eletrónicas.............................................................................13
Criar um Gmail...........................................................................................13
Primeiro acesso.........................................................................................14
Configuração da caixa de entrada............................................................15
Usando marcadores..................................................................................17
Arquivar e mover mensagens..................................................................19
Marcar várias mensagens como lidas ou não lidas.................................20
Enviar um e-mail.......................................................................................20
Responder e encaminhar e-mails.............................................................22
Criar uma assinatura.................................................................................23
Importar e-mail de outras contas............................................................23
Enviar e-mail com outras contas..............................................................25
Encaminhamento automático de mensagens recebidas.......................26
Aceder ao Gmail de um cliente de e-mail................................................27
Alterar o tema do Gmail...........................................................................27
Métodos e técnicas de pesquisa avançada na web................................29
Introdução

Uma das formas mais utilizadas de comunicação, hoje em dia, é a comunicação através do
correio eletrónico. Para que se consiga utilizar esse meio de comunicação, é necessário
percebê-lo. Nesse sentido, nesta formação iremos abordar como se cria um correio
eletrónico, como se envia, recebe, arquiva, reencaminha e elimina mensagens eletrónicas.
Para esta formação é necessário que os formandos tenham as capacidades básicas, como ler e
escrever.
A formação será dividida numa parte teórica e numa parte prática, por forma a consolidar os
conhecimentos.
No final da ação de formação, será efetuada uma ficha de avaliação com o objetivo de perceber os
conhecimentos adquiridos pelos formandos.

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Gestão eletrónica de documentos

A sigla GED significa Gestão Eletrónica de Documentos.

Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma
empresa gerir seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas
origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, folhas eletrónicas, arquivos de texto etc.

As principais tecnologias relacionadas a GED são:

Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários,

transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as
aplicações de negócios.

Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que proporciona a conversão de documentos

do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para
conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

Document Management (DM) (Gestão de Documentos) - É a tecnologia que permite gerir

com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrónicos. Entre
as suas principais funcionalidades estão o controlo de informações (autoria, revisão, versão, datas
etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.
 Workflow / BPM–Controla e gere processos dentro de uma organização,

garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo

previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e
sincroniza a ação das pessoas.

COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios,

incluindo a captura,
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indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de
dados. Esta
tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma
otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia

que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com
campos em bancos de dados, automatizando o processo de
digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent
Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition)
para o reconhecimento automático de caracteres.

Records and Information Management (RIM) - É a gestão do ciclo

de vida de um documento, independente da média em que se
encontre. Através de um sistema RIM gere-se a criação,
armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização
e descarte dos documentos, sob controle de categorização e
tabelas de temporalidade.
Agenda eletrónica
Uma Agenda Eletrônica é um pequeno computador do tamanho de uma calculadora,
frequentemente contendo função interna de diário, entre outras funções, tais como livro de
endereços e calendário.
Normalmente, possuem um pequeno teclado alfanumérico e uma tela LCD de uma, duas ou três
linhas.
Devido ao advento de assistentes pessoais digitais, e mais tarde smartphones na década de
2000 e de 2010, respetivamente, ambos possuindo um conjunto maior de recursos, agendas
eletrônicas raramente são vistas hoje em dia.
Correio Eletrónico
O correio eletrónico ou também e-mail (abreviatura de “electronic
mail”) é uma ferramenta de comunicação que permite o envio de
mensagens escritas e ficheiros pela Internet, de uma forma
rápida, independentemente da localização do destinatário (a
receção de um e-mail poderá demorar breves instantes a alguns
minutos, dependente do tamanho do mesmo).
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Uma das grandes funcionalidades desta ferramenta é que possibilita a

existência de vários destinatários para o mesmo conteúdo, sendo até
possível a criação de listas de distribuição de endereços de e-mail.
O correio eletrónico é assim um canal de comunicação indispensável,
utilizado em todo o mundo. Para poder enviar um e-mail, é apenas
necessário:
 Possuir uma ligação à Internet;
 Estar registado num servidor de e-mail (existem vários gratuitos, como o
Gmail,
Hotmail,
Sapo, etc.);
 Escrever a sua mensagem e colocar o endereço eletrónico do
destinatário no campo correspondente;
 Clicar em enviar.
Organização de pastas e indexação dos documentos eletrónicos
A perda de tempo na procura por documentos é um dos principais problemas existentes nos
departamentos que trabalham com arquivos nas empresas. Seja documentos físicos ou digitais,
quanto mais rápido a localização de um determinado arquivo, melhor será a execução das tarefas.

A indexação de documentos é uma ferramenta fundamental para tornar a busca mais ágil.
Porém é necessário saber a importância, como funciona e os benefícios para um bom
desempenho dos serviços de seu negócio.

Fundamental nos processos de gestão de documentos, a indexação é a ação que alguns

sistemas realizam para deixar os arquivos organizados através de índices, facilitando o acesso
rápido a informação e a organização dos documentos digitais.

Primordial na eficácia na gestão de arquivos eletrónicos, evita que o usuário perca tempo realizando
pesquisas em diversas pastas, por algo que pode ser localizado em poucos segundos.

Digitando apenas o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado, no campo de busca, já é
possível se chegar ao resultado da pesquisa. O sistema irá lhe apresentar resultados
segmentados e otimizados, o que consequentemente aumenta o índice de produtividade na
conclusão de tarefas administrativas.

Com a digitalização de documentos é possível diminuir drasticamente a quantidade de papeis

utilizados nas empresas, porém é importante garantir um espaço virtual seguro para armazená-
lo sem riscos de invasão ou extravio de seus arquivos.
É necessário que haja um agrupamento dos processos que mantém alguma relação,
para manter os arquivos ordenados de acordo com assuntos ou tipos.

A importância da indexação de documentos abrange a necessidade de

manter os arquivos em um software seguro e de organizá-los de forma
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automática para que os
resultados de busca sejam intuitivos e apresentem os
documentos que o usuário realmente quer e precisa consultar.
Mensagens eletrónicas

Criar um Gmail
O primeiro passo é, obviamente, aceder a www.gmail.com para criar uma conta. Vale lembrar
que seu endereço eletrónico também será a porta de entrada para todo o mundo do Google.
Isso quer dizer que, com o seu Gmail, é possível aceder a todos os demais produtos da companhia.
Primeiro acesso
Ao fazer o primeiro acesso, o Gmail vai conduzi-lo por uma breve
apresentação. Acompanhá-la é bastante útil para quem está a utilizar pela
primeira vez, pois ali aprende o básico para saber utilizar a sua nova caixa de
entrada.

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Além disso, um painel vai indicar o progresso de configuração do seu Gmail, outro
método interessante que acede às funções que precisam ser definidas para que o
e- mail funcione da melhor maneira possível de acordo com suas necessidades.
Configuração da caixa de entrada
O Gmail está repleto de recursos e um dos mais interessantes é a possibilidade de configurar a caixa
de entrada. Ela conta com algumas maneiras distintas de gestão dos e-mails que você recebe, então
conheça cada uma delas agora para escolher a que melhor se encaixa no seu perfil.

Primeiro, clique sobre o botão em forma de roda dentada, presente no canto superior direito da
tela, e depois em “Configurações”.

Na página que se abriu, clique sobre o menu “Caixa de entrada”. Ali, vá em “Tipo de caixa de entrada”
para verificar as seguintes opções:

Padrão – Os e-mails são organizados em categorias, sendo que cada uma delas possui uma aba
específica. Assim, tem várias caixas de entrada distintas para cada tipo de e-mail: notificações de
redes sociais, promoções e mensagens pessoais;
Importantes primeiro – Aqui, o Gmail analisa as mensagens que recebe para definir
uma grande importância para elas, mostrando os e-mails com essa característica
primeiro. Também pode marcar conversas como importantes, auxiliando o sistema a
filtrar melhor o conteúdo;

Não lidas primeiro – Este é o tipo de caixa de entrada padrão

da maioria dos serviços de e-mail, no qual as mensagens que
ainda não foram abertas aparecem
em primeiro. As mensagens são organizadas de modo cronológico;
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Favoritos – O Gmail conta com uma opção para “favoritar”

mensagens que devem ter maior importância. Este tipo de caixa de
entrada funciona como o modo “Não lidas primeiro”, mas dá mais
destaque aos e-mails que você já recebeu e marcou com uma
estrela;

Caixa prioritária – Da mesma forma que o “Importantes primeiro”,

esta função cria uma seção especial na caixa de entrada, que
por sua vez exibe os e-mails importantes. Eles ficam separados
dos demais e são de fácil identificação. Também pode marcar algumas
conversas como importantes para ajudar o sistema neste tipo de
filtragem.

Após escolher o tipo de caixa de entrada que desejar, basta

clicar em “Salvar alterações”.
Usando marcadores
Um dos métodos mais simples de organizar os seus e-mails por aqui é usando os marcadores
do Gmail. Para fazer isso, pode selecionar uma ou mais mensagens na caixa de entrada e então
clicar sobre o menu “Marcadores”, indicado na figura abaixo. Por padrão, o serviço de e-
mail já vem com alguns marcadores pré-
determinados, mas pode clicar em “Criar novo” para inserir um novo.

Outra opção é repetir o mesmo processo, mas desta vez dentro de uma mensagem aberta:
Com isso, as mensagens ficam etiquetadas e é mais fácil encontrá-las quando existem
Muitos e-mails na caixa de entrada. Os marcadores são exibidos no painel à esquerda da tela e
basta aceder ao menu de cada um deles para alterar algumas de suas características.

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Também pode ir até as configurações do Gmail e aceder ao menu “Marcadores”

para gerir de forma ampla.
Arquivar e mover mensagens
Os e-mails podem ser arquivados para não “poluírem” a sua caixa de entrada. Assim, não perde
nada, mas também não deixa nada de sobra. Para arquivar uma ou mais mensagens, basta selecioná-
las e clicar sobre o botão “Arquivar”. De forma
imediata, elas serão removidas da tela inicial do Gmail.

Outra opção semelhante é mover os e-mails para algum marcador ou aba do seu Gmail. Selecione
as mensagens e clique em “Mover para”, como indicado na figura abaixo:
Ali vê todos os marcadores que possui, bem como as opções Spam e Lixeira.
Selecione a mais apropriada.

Marcar várias mensagens como lidas ou não lidas

Selecione diversas mensagens que ainda não foram abertas e clique sobre o
botão “Mais”. Vá em “Marcar como lida” para que isso seja feito de forma direta,
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sem ter que abrir cada e-mail individualmente.

Repita o processo caso queira marcar uma mensagem como não

lida.

Enviar um e-mail
Para enviar um e-mail, basta clicar sobre o botão “Escrever”. Ao fazer isso, a
janela do editor surge no canto inferior esquerdo da tela.
Se preferir, clique sobre o botão em forma de seta dupla presente na borda do
editor para que ele abra em tela cheia.

Ao redigir uma nova mensagem, você precisa indicar pelo menos um e-mail de destinatário,
mas pode mandar o mesmo e-mail para mais de uma pessoa. É só digitar vários e-mails no
campo “Para”, sempre separando todos eles com o uso de ponto e vírgula. Se desejar, pode
adicionar outros destinatários usando os botões
“Cc” (com cópia) e “Cco” (com cópia oculta) para realizar a mesma tarefa.

Note que o editor de e-mails do Gmail possui um painel na parte inferior. Através dele, pode
formatar o texto, alterar o estilo e o tamanho da fonte, bem como adicionar efeitos de negrito,
itálico ou sublinhado. Também pode alterar a cor e o alinhamento do texto, adicionar tópicos em
forma de lista numerada ou com
 marcadores, alterar o recuo do texto, adicionar uma citação ou remover todas as
formatações. Posicione o cursor do mouse sobre um botão para descobrir qual é a sua função.

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Na base da janela do editor existem outros três botões, que servem para
ativar o painel de formatação, adicionar um anexo, um arquivo do Google
Drive, uma imagem no corpo do texto, um link ou um emoticon.

Ao finalizar um e-mail, clique em “Enviar”. É possível deixar o e-mail salvo

em rascunho — e o Gmail faz isso automaticamente. Assim, se não quiser
mandar a mensagem agora, basta fechar a tela do editor que ele ficará salvo
no menu “Rascunhos”.

Responder e encaminhar e-mails

Ao abrir uma mensagem, clique sobre a seta apontada para a esquerda, indicada
na imagem abaixo, para responder uma mensagem. Junto a esta seta há um menu
no qual pode selecionar a opção “Encaminhar” para enviar este e-mail adiante.
Outra opção é rolar a tela até o final e clicar sobre o botão “Responder”, para responder
apenas ao remetente, ou “Responder a todos”, quando houver mais de
uma pessoa copiada na mensagem enviada a você.

Criar uma assinatura

Vá até as configurações do Gmail (botão em forma de roda dentada > Configurações) e
aceda ao menu “Geral”. Role a página até encontrar a seção “Assinatura”. Lembre-se que ela
estará presente ao final de todo e-mail que enviar. No entanto, como ela aparece no editor de
mensagens, é possível removê-la ou editá-la manualmente antes de cada envio. Se quiser removê-la
por definitivo, basta
aceder a esta mesma tela e marcar a opção “Sem assinatura”.

Importar e-mail de outras contas

Vamos supor que se tem mais de uma conta do Gmail e que se quer receber todas
 as mensagens na mesma caixa de entrada. Em primeiro, aceda às configurações
do
Gmail e clique sobre o menu “Contas e importação”. Depois, vá até a opção
“Adicionar uma conta de e-mail POP3 que você
possui”.

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Uma pequena janela vai se abrir em no seu navegador solicitando que digite o seu
e- mail do Gmail. Vale lembrar que é possível fazer o mesmo com qualquer
outro serviço de e-mail, mas o do Google é o mais fácil de configurar nesse aspeto.

Na tela seguinte, informe o nome de utilizador e a senha para acesso à

conta da qual vai importar as mensagens. Marque as caixas que quiser e clique
em “Adicionar conta”.
Enviar e-mail com outras contas
Da mesma forma que se pode receber e-mails de outras contas — do Gmail e de outros
serviços do género —, é possível enviar mensagens da mesma maneira. Novamente, eis aqui um
recurso bem interessante para quem precisa usar mais de um endereço eletrónico, mas quer
fazer isso de forma prática, enviando e recebendo tudo em um só espaço.

Ainda na seção “Contas e importação”, clique sobre a opção “Adicionar outro endereço de e-
mail que você já possui”.

Uma nova janela surge na tela e então é só dar sequência na configuração deste recurso. Ele
funciona de forma semelhante ao passo 7, então insira as informações necessárias e confirme tudo.
Encaminhamento automático de mensagens recebidas
Outra forma de organizar melhor várias contas de correio eletrónico é ativar
o encaminhamento automático de e-mails. Aceda às configurações do Gmail e vá
em “Encaminhamento e POP/IMAP”. Aí, clique sobre o botão “Adicionar um
endereço de encaminhamento”. 26

Na pequena tela que se abriu, informe o endereço eletrónico para o qual as

mensagens devem ser enviadas e clique em “Próxima”. Feito isso, basta confirmar
a ativação deste recurso: sempre que um novo e-mail chegar a esta caixa de
entrada, ele será encaminhado automaticamente para o endereço indicado.
Aceder ao Gmail de um cliente de e-mail
Algo bastante comum é pessoas usarem o Gmail a partir de um cliente, como o Outlook,
Thunderbird ou ainda clientes de e-mail nativos de dispositivos mobile com Android, iOS ou Windows
Phone. Para fazer isso, é preciso ativar um recurso dentro das configurações do serviço do Google.

Aceda às configurações e vá até à guia “Encaminhamento e POP/IMAP”. Ative as opções

“Baixar pelo POP” e também “Acesso IMAP”.

Depois, basta configurar o programa ou aplicativo que for utilizar para receber os e- mails enviados à
caixa de entrada do seu Gmail.

Alterar o tema do Gmail

Para melhorar o aspeto visual da sua conta do Gmail, é possível escolher entre os diversos temas
oferecidos pelo serviço. Clique sobre o botão em forma de engrenagem e vá em “Temas”.
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Lá vai ver diversas imagens que podem servir de plano de fundo para o seu e-mail,
bem como temas que alteram completamente o padrão de cores exibidos
nas diversas seções do Gmail. Navegue por ali e escolha o que desejar. Se preferir,
clique sobre o botão “Minhas fotos” para adicionar um arquivo de imagem em
específico que servirá como plano de fundo.
Métodos e técnicas de pesquisa avançada na web
 Webgrafia e Fontes

http://ged.net.br/definicoes-ged.html https://canaltech.com.br/internet/guia-completo-
como-usar-o-gmail/

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