GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

DIGITAIS

APRESENTAÇÃO

OBJETIVOS DO CURSO

MÓDULO 01: GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

MÓDULO 02: PRESERVAÇÃO DIGITAL E RDC-ARQ

GLOSSÁRIO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Lição 1 de 6

APRESENTAÇÃO

Bem-vindo(a) ao Curso de Gestão e Preservação de Documentos Digitais!

As transformações tecnológicas e informacionais nos impulsionam progressivamente a produzir e manter

documentos digitais públicos. Com tal perspectiva, este curso será uma oportunidade para o seu
aperfeiçoamento profissional, pois tem como objetivo desenvolver as suas competências para realizar a
gestão e preservação dos documentos em ambiente digital.

Destinado aos servidores do Poder Executivo federal, cujos órgãos ou entidades sejam integrantes do Sistema
de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA), possui carga horária de 26 horas e será ofertado na modalidade
a distância, no formato autoinstrucional, totalizando 2 módulos, com atividades avaliativas em cada um deles.

O B J E T I V O S DO C U R S O
Lição 2 de 6

OBJETIVOS DO CURSO

Ao final deste curso, você será capaz de:

1 identificar os documentos arquivísticos digitais, aos quais caberá o controle do seu ciclo de

vida (produção, manutenção, uso e destinação final);

2 recomendar o uso de SIGAD para a gestão de documentos digitais;

3 distinguir a autenticação e a autenticidade dos documentos digitais;

4 assimilar os principais conceitos inerentes à preservação de documentos arquivísticos

digitais;

5 compreender as principais estratégias de preservação de documentos arquivísticos digitais;

6 entender aspectos gerais sobre Repositório Digital Arquivístico Confiável (RDC-ARQ);

7 identificar as principais normas referentes à certificação e auditoria de RDC-ARQ. 

M Ó DU LO 0 1 : G E S TÃ O DE DO C U M E NTO S DI G I TA I S
Lição 3 de 6

MÓDULO 01: GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Vamos iniciar o Módulo Gestão de Documentos Digitais, que tem como pré-requisito a realização do Curso
Básico de Introdução às Práticas Arquivísticas.       

Com o objetivo de capacitar sobre as atividades de gestão de documentos arquivísticos digitais, vamos
trabalhar neste módulo os seguintes temas:

identificação dos documentos arquivísticos digitais;

aspectos da gestão de documentos arquivísticos digitais;

uso de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos;

noções básicas para a gestão das mensagens de correio eletrônico; 

autenticação e autenticidade dos documentos digitais.

Ao finalizar este módulo, você será capaz de:

 1 identificar os documentos arquivísticos digitais;

2 compreender os aspectos da gestão de documentos arquivísticos digitais, nas fases de

produção, uso, manutenção e destinação final;

3 reconhecer o uso de SIGAD para a gestão de documentos digitais;

4 entender as noções básicas para a gestão das mensagens de correio eletrônico; e

5 distinguir a autenticação e a autenticidade dos documentos digitais.

1 . I DE NT I FI C A Ç Ã O DO S DO C U M E NTO S A R Q U I V Í S T I C O S
DI G I TA I S

1. IDENTIFICAÇÃO DOS
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS
Nesse tópico vamos aprender como identificar os documentos arquivísticos digitais dentre os registros
produzidos e mantidos em ambiente digital.

Já vimos no curso básico que os documentos arquivísticos digitais se apresentam de formas muito variadas,
podendo ser produzidos por programas diversos e mantidos dentro ou fora do controle de um sistema
informatizado. Verifique nas imagens a seguir exemplos de documentos digitais.
Este é um despacho
produzido no Sistema
Eletrônico de Informações
(SEI), comumente utilizado
para instrução de processo
administrativo por órgãos e
entidades da
Administração Pública

Agora vemos um e-mail,

muito usado para    
 comunicação entre
cidadãos e instituições
públicas. Nessa situação
há o controle do
documento pelo sistema
de correio eletrônico.

Já nessa outra figura

temos uma planilha
produzida por um software
 específico, que não é
mantida sob o controle do
sistema informatizado.

Além dessas situações, é cada vez mais comum que o registro das atividades realizado por meio de sistemas
informatizados seja mantido apenas em banco de dados. Em geral, o que reconhecemos como “documento” é
uma resposta apresentada em tela, produzida de forma dinâmica após interação do usuário com o sistema.
No entanto, os registros do banco de dados podem ser considerados, em si, como um documento arquivístico. 

Para compreender melhor essas diferentes formas em que os documentos digitais podem ser mantidos,
precisamos entender os conceitos de documento digital manifestado e documento digital armazenado,
introduzidos pelo Projeto InterPARES – projeto internacional de pesquisa acadêmica em documentos
arquivísticos digitais autênticos. 

SAIBA MAIS

O Projeto InterPARES é um projeto de pesquisa acadêmica internacional sobre preservação de documentos

arquivísticos digitais autênticos, coordenado pela professora Luciana Duranti e desenvolvido em quatro fases
(1999-2001, 2002-2006, 2007-2012, 2012-2019) na Universidade de British Columbia – Canadá. Mais
informações na página web do projeto: www.interpares.org.
Inicialmente só eram considerados como documentos arquivísticos digitais aqueles que eram manifestados
por um sistema computacional e compreensíveis para uma pessoa ou mesmo para outros sistemas
computacionais. Com o avanço dos estudos, passou-se a considerar também os componentes digitais, em si,
como documentos arquivísticos.

Você se lembra do conceito de componente digital que foi apresentado no curso básico?

Vamos recordar:

Componentes digitais são os objetos digitais

necessários para manifestar um ou mais
documentos arquivísticos. 

Os documentos digitais são manifestados a partir

do processamento dos componentes digitais pelo
sistema computacional.

A partir do entendimento de que os componentes digitais também podiam ser considerados documentos
arquivísticos, foram elaborados os conceitos de documento manifestado e documento armazenado:
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

 

O documento digital manifestado é sua visualização ou manifestação a partir de um documento digital armazenado
e/ou do(s) componente(s) digital(is) armazenado(s), de forma compreensível para uma pessoa (isto é, uma forma legível
para os seres humanos) ou para um sistema de computador (na linguagem da máquina). 
 

Documentos manifestados compreensíveis para um indivíduo são fáceis de identificar. Além do site, existem outros
exemplos, como fotografias digitais, vídeos, textos e relatórios produzidos por sistemas informatizados.
 

Um documento manifestado para outro sistema não é tão evidente à primeira vista, mas convivemos com eles em
nosso dia a dia, como, por exemplo, o registro de uma transação de cartão de crédito realizado nos equipamentos e
sistemas específicos, que é enviado para o sistema da operadora de cartão e para o banco.
 

O documento digital armazenado consiste num objeto digital que é tratado e gerenciado como documento arquivístico,
mesmo que não seja manifestado de forma compreensível para um ser humano ou máquina.

Um documento armazenado deve ser processado para se tornar compreensível aos olhos humanos ou outros
sistemas. Um exemplo clássico são as bases de dados. Uma base de dados pode ser considerada como um
documento arquivístico digital armazenado, quando levado em conta e tratado como tal por seu produtor, ou seja, o
produtor reconhece que esse documento armazenado é o registro de suas atividades e o trata como tal.     

Agora você deve estar se perguntando: por que falar desses conceitos complexos de documento
manifestado e documento armazenado?

Porque a compreensão de tais conceitos vai ajudar a identificar todos os registros no ambiente digital do
produtor que são documentos arquivísticos digitais. Cada vez mais são produzidos e mantidos documentos
armazenados, e é preciso identificá-los para que se realize sua gestão arquivística. 

Mas só a compreensão desses conceitos não é suficiente. Precisamos considerar vários outros aspectos.

Então, como identificar os documentos arquivísticos digitais?

O primeiro passo é verificar se o registro documenta uma atividade do órgão ou entidade.

Um documento arquivístico digital precisa sempre cumprir com algumas características básicas, comuns a
qualquer documento arquivístico. Segundo a diplomática, todos os documentos arquivísticos TÊM QUE
participar de uma ação ou apoiá-la.

GLOSSÁRIO

Diplomática é a disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos
documentos (Arquivo Nacional, 2005, p. 70).

Além disso, eles também têm que:

1 possuir forma documental fixa. O documento tem que se apresentar com a mesma forma
documental de quando foi produzido;
 2 apresentar conteúdo estável. As informações e os dados são imutáveis, e eventuais mudanças
devem ser feitas por meio do acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão;

3 ter relação orgânica com outros documentos produzidos/acumulados e que registram a mesma
ação, dentro ou fora do sistema informatizado;

4 contar, no mínimo, com três pessoas implicadas na sua produção (autor, produtor e destinatário);

5 apresentar contexto identificável (jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência,

documental e tecnológico).

No ambiente digital nem sempre os registros das atividades possuem essas outras características – forma
fixa, conteúdo estável, relação orgânica, pessoas implicadas na produção e contexto identificável. Uma vez
verificada a presença dessas características nos documentos digitais, ou a sua ausência, será possível
promover o estabelecimento e a manutenção delas por meio da gestão de documentos.

FIQUE ATENTO!

Um registro de informação que NÃO mantém a forma documental fixa e o conteúdo estável NÃO pode

sequer ser considerado um documento.

Nesse caso, trata-se apenas de uma informação, que não pode ser utilizada como fonte de prova da atividade
que levou à sua produção.
Uma característica fundamental dos documentos arquivísticos é a relação orgânica!

A relação orgânica caracteriza o documento arquivístico e o distingue dos demais registros de informação. 

Ela é o vínculo do documento arquivístico com os demais documentos que registram a mesma ação e que
formam uma única agregação (processos, dossiês, séries ou fundos).

Como se percebe a relação orgânica entre os documentos?

Nos documentos em papel, a relação orgânica se expressa na ordem física dos documentos no conjunto ao
qual pertence, assim como no código de classificação ou número de registro de um documento, que são
exibidos em sua face. Nos documentos digitais, é preciso registrar essas informações nos metadados para
garantir o estabelecimento da relação orgânica.

SAIBA MAIS

Você já ouviu falar em metadados?

Metadados são dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.

É fundamental garantir o estabelecimento da relação orgânica, pois, além de possibilitar a recuperação como
um todo do conjunto documental relativo a uma determinada ação, ela exprime o contexto de produção e a
procedência dos documentos, que, por sua vez, reforçam o valor probatório destes.
 2 . A S PE C TO S DA G E S TÃ O DE DO C U M E NTO S A R Q U I V Í S T I C O S
DI G I TA I S

2. ASPECTOS DA GESTÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS
A gestão de documentos tem como objetivo a produção, a manutenção e a utilização dos documentos
necessários ao desempenho e ao cumprimento das atividades de um órgão ou entidade. 

Os procedimentos de gestão asseguram que o documento se encontre disponível para acesso e uso sempre
que se fizer necessário e que seja mantido apenas pelo tempo previsto para sua guarda. 

2.1 A gestão de documentos compreende os documentos digitais e não

digitais

Um órgão ou entidade pode produzir documentos em qualquer suporte como evidência de suas atividades, e o
programa de gestão de documentos deve compreender todos os suportes e tipos de documentos adequados
ao exercício e ao cumprimento da missão e das competências do órgão ou entidade. 
SAIBA MAIS

Acesse aqui a Resolução do CONARQ nº 50, de 06 de maio de 2022, que dispõe sobre o Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2s.

As atividades e os procedimentos de gestão de documentos digitais não diferem, essencialmente, dos

realizados com os documentos em papel. No entanto, os documentos digitais são mais dependentes de um
sistema de gestão de documentos, devido as suas especificidades. Um sistema de gestão de documentos
incompleto ou falho pode acarretar perda, adulteração ou não validade da força probante dos documentos
arquivísticos digitais.

Quando se decide produzir documentos arquivísticos digitais, é preciso envolver os profissionais de arquivo
em todas as decisões, a partir do início do ciclo de vida dos documentos, a fim de garantir sua confiabilidade
no momento de produção e sua autenticidade durante todo o tempo previsto para guarda.

Vocês se lembram das fases da gestão de documentos, que vimos no Curso de Introdução às Práticas
Arquivísticas? 

Vamos recordar:

1 produção
 2 uso e manutenção

3 destinação

A seguir, vamos destacar alguns aspectos importantes da gestão dos documentos digitais em cada uma
dessas fases.

2.2 Aspectos da gestão na fase de produção

Para os documentos arquivísticos digitais, a fase de produção envolve uma série de particularidades, dentre as
quais destacamos o estabelecimento de aspectos de tecnologia, a definição de espaços de produção, a
identificação do status do documento e a organização dos documentos a partir do plano de classificação. 

Aspectos de tecnologia

A arquitetura tecnológica para gerenciamento dos documentos arquivísticos digitais deve ser planejada de
acordo com a missão e as competências do órgão ou entidade. Para tanto, é importante considerar os
aspectos a seguir:

1 É importante que os responsáveis pela produção selecionem hardware, software e formatos de

arquivo que garantam a acessibilidade ao longo do tempo, já que, atualmente, o ciclo de vida
dessa tecnologia é estimado em cerca de cinco anos.

2 Devem ser selecionados, preferencialmente, formatos amplamente utilizados, não proprietários,

independentes de plataforma tecnológica e com especificações disponibilizadas livremente.

3 Os dispositivos e as técnicas de armazenamento precisam garantir a integridade dos

documentos, considerando durabilidade e capacidade, além da adoção de dispositivos e
padrões de armazenamento maduros, estáveis no mercado e amplamente disponíveis.
Espaços de produção 

É necessário definir os diferentes espaços e direitos de acesso para a realização dos procedimentos de gestão
de documentos: individual, de grupo e geral.

Vamos entender melhor esses espaços?

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 

Espaço individual

Domínio de cada funcionário. Neste espaço há maior liberdade para a produção e o armazenamento de documentos,
pois ainda não se trata de originais e não integram o acervo produzido pela instituição. Devem ser armazenadas as
minutas que estão sendo produzidas, o material de trabalho do funcionário e as referências utilizadas. 
 

Espaço de grupo

Domínio designado a cada grupo de trabalho, equipe ou comitê. Pode ser um diretório no servidor de arquivos que
corresponde ao grupo de trabalho ou um espaço controlado pelo sistema informatizado que gerencia a produção de
documentos. Somente as pessoas que participam de um grupo específico têm acesso aos devidos documentos.
Devem ser armazenados os rascunhos e as minutas que estão sendo produzidos por um grupo de trabalho, a fim de
facilitar o acesso aos documentos por todos os integrantes do grupo. A organização deste espaço deve ser
administrada pelo grupo e seguir um padrão que reflita as suas atividades.
 

Espaço geral

Domínio atribuído aos arquivos corrente e intermediário do órgão ou entidade. É onde devem ficar arquivados os
originais digitais produzidos, organizados de forma semelhante à dos arquivos em papel, com base no Código de
Classificação de Documentos de Arquivo aprovado pelo Arquivo Nacional. Os documentos que forem incluídos nesse
espaço não podem mais ser alterados e só devem ser eliminados (apagados) de acordo com o previsto na Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos e com os procedimentos definidos na legislação arquivística. 

Devem ser definidos procedimentos institucionais que indiquem em que espaços os documentos podem ser
objeto das ações de produção, recebimento, alteração, captura, armazenamento, avaliação e destinação
(guarda permanente ou eliminação). Também é preciso estabelecer os direitos de acesso a cada espaço e a
maneira como os documentos devem tramitar dentro e fora do órgão ou entidade.

Status do documento

O status do documento é o grau de formalização do documento, ou seja, se é uma minuta, original ou cópia. 

É importante identificar o status do documento digital para reconhecer o documento que será capturado para
o arquivo e gerenciado no contexto da gestão de documentos. 
Agora, vamos conhecer cada um desses status:

Minuta
–
Forma sob a qual um documento se encontra antes da sua feição definitiva; apresenta texto abreviado ou
completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado. Quando o documento é
produzido, mas não chega a ser transmitido, é considerado uma minuta. 

Original
–
É o primeiro documento completo e efetivo. Sua forma se apresenta com todos os elementos intrínsecos
necessários, de acordo com o seu tipo documental e os padrões estabelecidos, como, por exemplo, data,
local, brasão, título, numeração, indicação de autor, assinatura etc. Além disso, ele é o documento que terá
efetivado a ação, cumprindo com o objetivo para o qual foi produzido.

Cópia
–
Forma sob a qual um documento é duplicado a partir do original por meio de diferentes métodos. Se um
usuário autorizado recupera um documento do espaço geral e o armazena em seu espaço, ele cria uma
cópia.
SAIBA MAIS

O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documento por documento e suas
características comuns, no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do
registro. São exemplos de tipos documentais: carta precatória, carta régia, carta patente, decreto sem número,
decreto-lei, decreto legislativo, daguerreótipo, litogravura, serigrafia, xilogravura (Arquivo Nacional, 2005, p.
163).

Vamos ver alguns exemplos do nosso dia a dia e identificar o status do documento!

Quando um documento é
redigido no computador
temos a minuta no
documento digital. 
Quando um documento é
redigido no computador,
mas impresso e assinado
no papel, temos o
documento original em
suporte papel. 

Se você reproduz esse

documento original por
meio da digitalização,
temos uma cópia. Se a
cópia for usada para
instruir um processo, ela
terá status de original para
fins desse processo, pois
FIQUE ATENTO!

Atenção! Ainda que essa cópia tenha status de original, aquele documento a partir do qual ela foi reproduzida
não poderá ser eliminado sem passar pelos procedimentos de avaliação e destinação, de acordo com a
legislação arquivística.

Organização dos documentos

A organização dos documentos arquivísticos é feita com base no código de classificação, que permite o
controle do ciclo de vida de cada documento.

Isso já vimos no Módulo II – Conceitos Básicos de Gestão de Documentos do Curso Básico de Introdução às
Práticas Arquivísticas. Lembramos que é necessário o uso do código de classificação, porque a aplicação da
temporalidade e destinação é realizada a partir das classes, que reúnem os documentos em unidades de
arquivamento. 

Os documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades de um órgão ou entidade são acumulados
em unidades de arquivamento e organizados, de forma hierárquica, em classes. No momento do
arquivamento, tais documentos devem ser inseridos numa unidade própria que esteja subordinada,
hierarquicamente, ao plano de classificação. As unidades de arquivamento podem ser processo, dossiê e
pasta. 

Para os documentos digitais não há, necessariamente, agrupamento físico, e eles são reunidos em unidades
lógicas de arquivamento por meio de metadados que identifiquem o processo, dossiê e pasta.
FIQUE ATENTO!

Lembramos que nem todas as atividades justificam a formação de processos administrativos. Em alguns
casos os documentos são agrupados em dossiês, como, por exemplo, as pastas funcionais, os prontuários
médicos e a folha de pagamento. 

2.3 Aspectos da gestão na fase de uso e manutenção 

Os documentos arquivísticos digitais devem ser, ativamente, mantidos a fim de garantir suas características
de organicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. Para isso, é preciso estabelecer controles de
segurança, definir o fluxo, as opções de arquivamento e prever mecanismos que assegurem a pesquisa,
localização e apresentação dos documentos, para facilitar sua utilização e compreensão adequada pelo
tempo necessário. 

Esses cuidados devem ser previstos com o uso do SIGAD ou mesmo na ausência dele.

Controles de acesso
–
Os documentos arquivísticos, agrupados em unidades de arquivamento, devem estar protegidos contra
qualquer ação de alteração, ocultação, acréscimo e supressão que possa ameaçar sua autenticidade. 
O acesso aos documentos deve ser limitado a usuários específicos e/ou grupos de usuários, assegurando
que somente aqueles autorizados possam usar e consultar os documentos. Pode ser necessário, também,
atribuir graus de sigilo e/ou restringir o acesso para resguardar a vida privada das pessoas.

As permissões de acesso devem ser mapeadas e monitoradas, constantemente, em razão das mudanças
institucionais por que passam as organizações contemporâneas.

Segurança
–
Para garantir a segurança dos documentos deve-se planejar um conjunto de medidas como a utilização de
cópias de segurança e backup, trilha de auditoria, assinaturas digitais, criptografia e marcas-d’água digitais. 

Chamamos atenção para o fato de que a segurança não envolve somente os aspectos tecnológicos. Ela deve
ser organizada como um grande sistema, que abrange também pessoas, procedimentos e legislação. 

Arquivamento
–
Uma vez concluída a ação que motivou sua produção, o documento arquivístico digital deve ser arquivado,
seja sob o controle de um sistema, seja num ambiente de rede controlado. No momento do arquivamento
deve-se prestar atenção para que todos os componentes digitais, ou seja, todos os arquivos que compõem o
documento digital, sejam armazenados corretamente, mantendo a identificação única do documento e as
relações entre os componentes digitais.

Vocês estão lembrados do que é componente digital e a constituição do documento digital? 

Isso foi visto no Módulo 3 – Conceitos Básicos de Documentos Digitais do Curso de Introdução às Práticas
Arquivísticas. No tópico sobre os níveis de abstração dos documentos digitais, você viu que o documento
conceitual é constituído por um ou mais objetos lógicos (componente digital).
Pode ser preciso mais de um componente digital para que um documento arquivístico digital seja apresentado
de forma compreensível para o usuário. Todos esses componentes digitais têm que ser armazenados no
momento do arquivamento, para que o documento seja apresentado completo quando necessário. 

Pesquisa, localização e apresentação

Um ambiente de gestão de documentos digitais deve possibilitar a pesquisa e a localização dos documentos
nele mantidos. A apresentação dos documentos ao usuário pode ser feita por meio da exibição na tela de um
computador, impressão, emissão de som e outros. 

Devemos lembrar que um documento arquivístico não pode apresentar alterações em sua forma e conteúdo
ao longo do tempo. No entanto, alguns documentos digitais caracterizam-se por serem dinâmicos, e a forma
documental bem como o conteúdo podem sofrer alterações, o que o Projeto InterPARES chamou de
variabilidade limitada. Contudo, como o termo já indica, essa variação é limitada, a apresentação deve ser
controlada por regras definidas pelo produtor, a informação deve ter como fonte um dado estável e não pode
mudar ao longo do tempo, de modo a assegurar que o documento permaneça autêntico. 

Variabilidade limitada: mudanças na forma e/ou

no conteúdo de um documento digital que são
limitadas e controladas por meio de regras fixas,
de maneira que a mesma consulta ou interação
gere sempre o mesmo resultado.

Variações na apresentação documental

Um exemplo disso são os dados estatísticos armazenados em banco de dados, que são exibidos por meio de
gráficos diferentes. Nesse caso, pode-se considerar que cada gráfico tem forma fixa e conteúdo estável desde
que a informação tenha como fonte um dado fixo no banco de dados e que o sistema estabeleça regras fixas
para apresentação documental dos gráficos. 

Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação devem estar submetidos a controles de acesso e
segurança. 

Fonte: Adaptado de Apostila de Gestão de Documentos

2.4 Aspectos da gestão na fase de destinação 

A destinação dos documentos arquivísticos digitais, eliminação ou guarda permanente, deve seguir os
mesmos critérios e procedimentos dos documentos arquivísticos não digitais. 

Vocês estão lembrados da Tabela de Temporalidade de Documentos? Esse importante instrumento de gestão
foi visto no Módulo 2 – Gestão de Documentos do Curso de Introdução às Práticas Arquivísticas. No tópico
sobre a avaliação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo, você viu os critérios e
procedimentos a serem seguidos, conforme a legislação arquivística.

Eliminação
–
A eliminação de documentos arquivísticos digitais, assim como de documentos em outros suportes, deve ser
realizada de acordo com o previsto na Tabela de Temporalidade e Destinação, após o processo de avaliação.
Tem que ser elaborada a Listagem de Eliminação de Documentos (LED), no âmbito da Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade, e cumpridos todos os procedimentos previstos
na legislação arquivística. 

Guarda permanente
–
O recolhimento de documentos arquivísticos digitais para guarda permanente envolve o cumprimento de
procedimentos definidos em normativa do Arquivo Nacional, que determina, dentre outros aspectos, os
formatos de arquivos, método de transmissão, metadados e procedimentos de verificação de integridade.

FIQUE ATENTO!

No caso de uso do sistema informatizado, a eliminação não pode ocorrer de forma automática pelo sistema.

3 . U S O DE S I S T E M A I NFO R M AT I ZA DO DE G E S TÃ O
Í
 A R Q U I V Í S T I C A DE DO C U M E NTO S ( S I G A D)

3. USO DE SISTEMA
INFORMATIZADO DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS (SIGAD) 
Você sabe o que é um SIGAD?

É um sistema informatizado que apoia a gestão arquivística dos documentos. Ele visa ao controle do ciclo de
vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística
de documentos.

O ambiente eletrônico facilita a edição, revisão ou atualização dos documentos. Por outro lado, já vimos que
os documentos arquivísticos precisam se manter inalterados e não podem ser modificados ou apagados sem
autorização.

O SIGAD é a melhor ferramenta para apoiar a gestão dos documentos arquivísticos digitais e garantir que eles
se mantenham autênticos e acessíveis.

Já de início destacamos a importância da participação do profissional de arquivos, junto com os produtores

dos documentos, desde a concepção do SIGAD. Essa tarefa não pode ser realizada exclusivamente por
profissionais de Tecnologia da Informação. Os profissionais de arquivo indicarão como garantir o controle do
ciclo de vida dos documentos, realizando todos os procedimentos e operações técnicas da gestão e
assegurando que o documento mantenha sua forma fixa e seu conteúdo estável.
Para que você seja capaz de reconhecer um SIGAD, se faz necessário conhecer outros tipos de sistemas.
Vejamos!

Sistema de informação
–
Nem todo sistema informatizado produz documentos arquivísticos; muitos sistemas apenas gerenciam
informações e não documentos.

Um sistema de informação é um conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas e equipamentos

que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e
externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade. Pode ser apoiado por um
sistema informatizado, ou não. 

Um sistema que só contém informações ou dados em constante atualização não possui documentos
arquivísticos. Para que seja considerado um documento arquivístico, a informação tem que ser salva com
forma fixa e conteúdo estável. 
Um sistema de informação pode abarcar todas as fontes de informação existentes no órgão ou entidade,
incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação, serviço de
comunicação e protocolo, entre outros.

Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

–
GED é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão
ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento
e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de
dados, como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow),

processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.

GED e SIGAD
É muito comum o uso da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para gerenciar os documentos, mas é
importante diferenciar uma GED de um SIGAD.

A maior parte das aplicações de GED não tem por objetivo distinguir os documentos arquivísticos de outras
informações ou oferecer o tratamento adequado a esses documentos, como atribuir código de classificação,
arquivá-los, mantendo a relação orgânica, e gerir o ciclo de vida até a destinação final, isto é, eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. 

A principal função de uma GED é agilizar a

realização das atividades e facilitar a busca dos
documentos.

Uma GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção
orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da
instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, a GED nem sempre incorpora o conceito
arquivístico de ciclo de vida dos documentos.

Quais são as características que distinguem um SIGAD de uma GED?

Realiza a gestão dos documentos a partir do plano de classificação, a fim de manter a

relação orgânica entre os documentos e viabilizar o controle do ciclo de vida.

Os documentos capturados por um SIGAD devem ser agrupados virtualmente nas classes do plano de
classificação, que reúne todos aqueles relacionados a uma mesma ação ou atividade. 
Implementa metadados associados aos documentos para descrever seus contextos de
produção e apoiar a gestão e a preservação.

Um SIGAD deve assegurar a identificação dos contextos de produção dos documentos (jurídico-
administrativo, de proveniência, documental, de procedimentos e tecnológico), armazenando as
informações necessárias nos metadados dos documentos, bem como registrar as atividades de gestão e
preservação realizadas nos documentos e as informações de identidade e técnicas destes documentos, a
fim de apoiar a presunção de autenticidade e a preservação destes documentos ao longo do tempo. 

Apoia as atividades de seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua

destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor.

Os procedimentos de seleção e destinação dos documentos podem ser apoiados por funcionalidades do
SIGAD para, com base na tabela de temporalidade associada ao plano de classificação, indicar os
documentos que já atingiram a temporalidade prevista e gerar listagens de eliminação, de transferência ou
de recolhimento. É importante ressaltar que essas ações não podem ser realizadas de forma automática,
devendo ser sempre confirmadas por pessoa autorizada e seguir os procedimentos estabelecidos em
normas e legislação específicas, tais como formato das listagens, necessidade de publicação e registro de
metadados.

Exporta os documentos para transferência e recolhimento.

A f õ d ã d SIGAD já d ã f b l id
 As funções de exportação de um SIGAD já devem prever conversão para os formatos estabelecidos tanto
para a transferência como para o recolhimento, de acordo com padrões fixados pelo órgão ou pela
instituição arquivística que receberá os documentos.

Apoia a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos.

É fundamental um SIGAD ter funcionalidades que apoiem os procedimentos de preservação, ainda que
não desempenhe essas funções integralmente. Um bom exemplo é o registro de características técnicas
do documento, tais como formato de arquivo ou suporte em que está registrado, somado ao
monitoramento dessas informações para indicar a necessidade de conversão ou atualização de suporte.

Sistemas de negócio

A melhor maneira de realizar a gestão arquivística dos documentos digitais é por meio da captura desses
documentos em um SIGAD. No entanto, nem sempre é possível que o SIGAD capture todos os documentos
da organização, que vêm sendo crescentemente produzidos e mantidos em sistemas de negócio.

O que é um sistema de negócio?

 É um sistema informatizado cuja principal função
consiste em apoiar a realização de atividades
específicas na organização, e que produz e
mantém dados, informações e documentos sobre
essas atividades. Alguns exemplos são sistemas
de recursos humanos, atividades financeiras,
acadêmicos, prontuários e de informação
geográfica. Tradicionalmente, esses sistemas
mantêm o registro das atividades na forma de
tabelas de banco de dados, podendo, em certos
casos, manter documentos em forma manifestada
compreensível para os indivíduos, nos formatos
os mais diversos, como, por exemplo: pdf, txt, jpg,
dwg, shp.

No caso de documentos produzidos e mantidos em sistemas de negócio, é preciso realizar a gestão de tais
documentos. Isso pode ser feito de três maneiras, sendo a primeira delas a solução ideal: 
 
 
 

O sistema de negócio exporta os documentos e seus metadados para um SIGAD, que os gerencia (nesse caso os
documentos são mantidos e gerenciados no SIGAD).
 

O sistema de negócio interopera com um SIGAD que, por sua vez, faz a gestão dos documentos produzidos e
mantidos no sistema de negócio (nesse caso os documentos são mantidos no sistema de negócio, e a gestão
arquivística é realizada pelo SIGAD por meio da interação entre os dois sistemas).
 

O sistema de negócio incorpora as funcionalidades básicas de um SIGAD para realizar a gestão dos documentos
dentro do próprio sistema (nesse caso os documentos são mantidos e gerenciados no sistema de negócio até a
destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente).

E quando não for possível implantar um SIGAD? Como fazer a gestão arquivística dos documentos
digitais?

De maneira ideal, todos os documentos arquivísticos digitais devem ser capturados para o SIGAD e
gerenciados a partir dele. Na falta de um SIGAD, os documentos que não estão sob o controle de nenhum
sistema devem, ao menos, ser armazenados em um ambiente computacional controlado, que pode ser uma
estrutura de diretórios compartilhados, com adoção de procedimentos extremamente rigorosos. 

É fundamental a existência de controle de direitos de acesso (produção, alteração, leitura e exclusão) e

administração de espaços diferentes para a produção e para o arquivamento de originais (documentos
completos e efetivos que não podem sofrer alteração).

Os procedimentos e as operações técnicas de gestão de documentos devem garantir que os documentos

arquivísticos digitais sejam produzidos de forma confiável e se mantenham autênticos, preservados e
acessíveis por todo o seu ciclo de vida, de sua produção à destinação final. 
É preciso ter consciência de que a tecnologia da informação não resolverá os problemas decorrentes da falta
de gestão documental, como a produção e manutenção de documentos pouco confiáveis ou a falta de espaço
para armazenamento. 

A informatização tem sido bem-sucedida em muitas organizações, sejam públicas ou privadas, quando há um
programa de gestão arquivística de documentos implantado, e, depois, são automatizadas as operações que
já estão funcionando adequadamente.

Agora que já entendemos o que é um SIGAD e sua importância, vamos ver como realizar alguns dos
procedimentos da gestão arquivística nesses sistemas.

3.1 Procedimentos da Gestão Arquivística no SIGAD

Captura 

O primeiro procedimento da gestão arquivística em sistemas informatizados é a captura. Você deve estar se
perguntando: o que é a captura?

Ela consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio de sua
incorporação a um SIGAD, ou seja, é a entrada do documento no sistema. A partir desse momento o
documento passa a ser submetido aos procedimentos da gestão arquivística. 

Seu objetivo é identificar o documento arquivístico e demonstrar que suas características essenciais, como
organicidade, unicidade, confiabilidade e autenticidade, estão mantidas. 

A captura tem como pré-requisito a definição de quais documentos produzidos e recebidos serão capturados
pelo SIGAD, quem deve ter acesso a esses documentos e em que níveis e por quanto tempo eles serão
mantidos. 

E quais documentos devem ser capturados pelo SIGAD?

Aqueles que responsabilizam um órgão, entidade ou indivíduo por uma ação, documentam obrigação ou
responsabilidade e se relacionam à prestação de contas do órgão ou entidade. 

Como essa captura é realizada?

A captura de documentos em papel é feita, tradicionalmente, no momento em que são registrados e

classificados. 

Documentos arquivísticos digitais são produzidos em diversos formatos, podendo compreender vários
componentes, e transmitidos em diferentes canais de comunicação, como correio eletrônico, workflow e
internet. O SIGAD tem que ser capaz de capturar o conteúdo, a forma e o contexto dos documentos,
independentemente do formato, da composição e do canal de comunicação, de modo a assegurar que sejam
registros confiáveis e autênticos das atividades nas quais foram produzidos ou transmitidos. 

Além disso, os documentos, dossiês ou processos podem ser formados por uma parte digital e uma parte
convencional, e um SIGAD precisa gerenciar as duas, associando-as com o mesmo número identificador,
título, código e todos os metadados obrigatórios, além do registro de sua situação de documento híbrido, de
forma a permitir o controle do ciclo de vida do documento como um todo, incluindo o cumprimento das ações
de destinação. 

Agora, você deve estar se questionando se o sistema captura apenas documentos produzidos fora dele. Não é
esse o significado de tal ação. É mais fácil entender a captura no caso de o documento ser produzido fora do
sistema e capturado para o SIGAD ao ser identificado, registrado e classificado. Há, também, a possibilidade
de o documento ser produzido diretamente dentro do sistema, acontecendo a captura, automaticamente, no
momento em que é feito o seu registro. 
FIQUE ATENTO!

A captura inclui a introdução de metadados de identidade, como datas, nomes de autor, redator, destinatário e
existência de anexos.

Os documentos e seus metadados, após serem capturados, devem ser mantidos em versão definitiva e
protegidos contra alterações indevidas.

Uma das etapas da captura é o registro. 

Vamos entender um pouco mais sobre esse procedimento!

Registro 

O registro é a formalização da captura do documento arquivístico no sistema informatizado, por meio da

atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa.

O principal metadado atribuído no momento do registro é o identificador do documento, pois, por meio desse
metadado, o sistema identifica e gerencia tal documento. O identificador do sistema não é o único número
atribuído ao documento, que pode receber também o número do documento e o número do protocolo. 

Você sabe quais são esses números?

O número do documento é uma numeração seriada que está associada a uma tipologia documental, como,
por exemplo, o número de ofício, de ordem de serviço, dentre outros. Nem todas as tipologias documentais
recebem esse número. 

O número de protocolo é recebido no momento em que se registra o documento no protocolo, permitindo a

identificação e o controle da tramitação do documento. Observa-se que nem todo documento recebe esse
número. 
SAIBA MAIS

Nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, os procedimentos de protocolo são regulados pela
Portaria nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. 

Você já conhece essa portaria? Acesse o link!

Ela é muito importante, pois define as atividades de protocolo.

De acordo com essa portaria, o registro dos documentos não digitais em sistema informatizado deve ser feito
pela unidade protocolizadora, que atribui número e data de entrada, código de classificação e assunto, além
de distribuir o documento para as unidades destinatárias. 

No caso dos documentos digitais, o registro e as demais atividades de protocolo podem ser realizados de
forma descentralizada, diretamente pelo usuário autorizado, desde que a unidade protocolizadora seja capaz
de monitorar suas ações.  
No momento do registro são inseridas várias informações sobre o documento, como número identificador
atribuído pelo sistema, data e hora do registro, título ou descrição abreviada, nome do produtor, autor e
redator. É recomendável inserir também informações mais detalhadas, como data e hora de transmissão e
recebimento, código de classificação, restrição de acesso, entre outras, a fim de controlar de forma mais
eficiente o ciclo de vida do documento. Essas informações são metadados do documento.

Uma dessas informações apontadas anteriormente é o código de classificação. Então vamos entender um
pouco mais sobre o registro desse metadado.

Classificação 

No Curso de Introdução às Práticas Arquivísticas foi apresentado o que é a atividade de classificação de

documentos. 

Ela é fundamental para indicar e manter a relação orgânica de um documento com os demais e, dessa forma,
poder gerenciar o ciclo de vida do documento.
Em bases de dados complexas, se o sistema informatizado não aplicar a classificação, pode ser muito difícil
recuperar todos os componentes que formam o documento arquivístico. A classificação é, portanto, a chave
para o gerenciamento dos documentos arquivísticos num SIGAD e geralmente é representada por um código
numérico.

O código de classificação é o núcleo central do

sistema.

Agora que já vimos todas as etapas da captura, vamos entender o arquivamento, que é outro procedimento
importante a ser realizado no SIGAD.

Arquivamento

O arquivamento visa à guarda ordenada dos documentos após a conclusão da ação que motivou a sua
produção. 

Concluída a tramitação, a operação de arquivamento dos documentos arquivísticos digitais no SIGAD precisa
considerar que, no formato digital, conteúdo, forma e suporte são entidades independentes. Assim, a
operação de arquivar significa armazenar todos os componentes digitais, mantendo a relação entre eles e a
identificação única do documento. 

O SIGAD deve controlar as unidades de armazenamento nas quais os documentos foram arquivados. Isso
pode ser feito de várias formas, dentre elas organizando os documentos em uma estrutura de diretórios. Os
documentos digitais arquivados podem ser datados e numerados, sequencialmente, como medida de
segurança. 

Uma vez que o documento foi arquivado no SIGAD, o sistema tem que ter funcionalidades para apoiar o
usuário a encontrar esse documento com precisão e rapidez.
Para isso, veremos a seguir alguns detalhes a respeito da pesquisa, localização e apresentação.

Pesquisa, localização e apresentação

Num SIGAD, a pesquisa é o processo de identificação de documentos arquivísticos por meio de parâmetros
definidos pelo usuário, com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos e seus
metadados. 

Como usuário, você já deve ter realizado alguma pesquisa em sistema informatizado. Nem sempre esse
resultado é muito preciso. Isso já deve ter acontecido com você! É importante que o sistema armazene
metadados de forma a permitir que a pesquisa apresente o resultado preciso.

A apresentação dos documentos ao usuário pode ser feita por meio da exibição na tela de um computador,
impressão, emissão de som e outros. 

Um SIGAD pode conter documentos digitais com formatos e estruturas diversos e deve ser capaz de
apresentá-los ao usuário sem alterar sua forma e seu conteúdo. 

Em determinadas situações, o documento pode apresentar alguma variação em sua forma documental. Nós já
falamos disso anteriormente! 

Também já foi dito, mas vamos relembrar, que todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação
devem estar submetidos a controles de acesso e segurança. Assim, o SIGAD precisa prever mecanismos para
isso, garantindo o acesso pelo tempo necessário.

Você deve estar se perguntando por quanto tempo o sistema deve guardar os documentos. Vamos entender
como o SIGAD trata a destinação de documentos.

Destinação
Já vimos que a destinação compreende a eliminação e a guarda permanente, devendo seguir os critérios e
procedimentos definidos na legislação arquivística. Em se tratando do uso de um SIGAD para realizar a gestão
arquivística, é preciso compreender as funcionalidades necessárias ao sistema.

O SIGAD deve relacionar a temporalidade e a destinação, prevista para o documento no momento da captura
e do registro, com os prazos e as ações mencionados na tabela de temporalidade e destinação de
documentos. Essa informação deve ser registrada num metadado associado ao documento.

Além disso, o SIGAD deve reconhecer e listar os documentos que já cumpriram o prazo previsto na tabela de
temporalidade e destinação, a fim de implementar a ação de destinação indicada nesse instrumento. 

É necessário configurar a tabela de temporalidade e destinação no SIGAD.

No entanto, somente usuários autorizados podem realizar as ações de destinação, levando em consideração
os requisitos legais e administrativos para implementá-las.

Eliminação
–
Você já viu que a eliminação não pode ser feita automaticamente pelo sistema. Deve ser autorizada por
profissional competente, cumpridos os procedimentos necessários.

No SIGAD as ações de eliminação devem ser executadas de forma controlada e registradas nos metadados
específicos e na trilha de auditoria. 

Atenção! 
Se um documento digital estiver associado a mais de um dossiê e tiver prazos de guarda diferentes, o SIGAD
tem que verificar, automaticamente, todos os prazos de guarda e destinação previstos para o documento, a
fim de garantir que ele seja mantido em cada dossiê pelo tempo definido na tabela de temporalidade e
destinação de documentos. A eliminação de um documento não pode prejudicar sua manutenção em outro
dossiê até que todas as referências a ele tenham atingido o prazo de guarda previsto. 

Guarda permanente
–
As ações de recolhimento de documentos arquivísticos digitais para guarda permanente, assim como as
ações de transferência, envolvem a mudança dos documentos de um sistema para outro, que pode existir
dentro ou fora do órgão ou entidade produtora. 

No momento da transição de um sistema para outro, quando os documentos arquivísticos não estão mais
sob os controles de segurança nem do sistema antigo nem do novo, a manutenção da autenticidade fica
ameaçada. É necessário que este processo seja realizado de forma controlada e que seja registrado nos
metadados e na trilha de auditoria, verificando-se os documentos relacionados. 

Essa atividade requer uma série de cuidados. Para realizar a transmissão de documentos de um SIGAD para
outro sistema informatizado, é preciso: 

verificar a compatibilidade de suporte e formato; 

analisar a existência de documentação técnica necessária para interpretar e compreender o documento

digital; 

egistrar as informações sobre migrações realizadas no órgão ou entidade produtora;

produzir um instrumento descritivo que contenha os metadados atribuídos aos documentos e

informações para permitir verificar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos. 

Os órgãos e entidades do Poder Executivo federal devem seguir os procedimentos de recolhimento para
guarda permanente regulamentados pelo Arquivo Nacional.

SAIBA MAIS
Conheça a Portaria AN nº 252, de 30 de dezembro de 2015.

4 . NO Ç Õ E S B Á S I C A S PA R A A G E S TÃ O DA S M E NS A G E NS DE
C O R R E I O E L E T R Ô NI C O

4. NOÇÕES BÁSICAS PARA A

GESTÃO DAS MENSAGENS DE
CORREIO ELETRÔNICO
Cada vez mais as mensagens de correio eletrônico vêm sendo utilizadas no exercício das atividades dos
órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Essas mensagens substituíram, em grande parte, a
comunicação que anteriormente era realizada por meio de correspondência postal, correspondência oficial e
outras. 
No entanto, a informalidade na sua produção e a falta de procedimentos para seu tratamento podem acarretar
grande perda na formação dos arquivos institucionais. O esgotamento do espaço das caixas-postais e a
instabilidade das ferramentas e dos provedores de serviço de correio eletrônico são fatores que comprometem
a existência desses documentos nos arquivos. 

Atualmente, já existem alguns estudos e recomendações publicados em diversos países.

SAIBA MAIS

No Brasil, o CONARQ aprovou, por meio de sua Resolução nº 36, de 19 de dezembro de 2012, as Diretrizes
para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR).
Nesse documento, recomenda-se que a gestão das mensagens de correio eletrônico nas instituições seja
feita, preferencialmente, com o uso de um SIGAD. No entanto, são também apresentadas algumas
estratégias de apoio para a gestão arquivística da mensagem de correio eletrônico na ausência de um SIGAD. 

Ressalta-se a importância de que a instituição

reconheça a mensagem de correio eletrônico
como um documento arquivístico, sempre que é
realizada uma atividade por meio dela.

Essas mensagens devem ser identificadas, selecionadas e capturadas para o sistema de gestão, a fim de que
possam ser incorporadas no arquivo da instituição e preservadas adequadamente. Outro aspecto importante
diz respeito à redação das mensagens que, por serem documentos oficiais, precisam ser redigidas de forma
adequada a esse tipo de documento.

5 . A U T E NT I C A Ç Ã O E A U T E NT I C I DA DE DO S DO C U M E NTO S
DI G I TA I S
5. AUTENTICAÇÃO E
AUTENTICIDADE DOS
DOCUMENTOS DIGITAIS 
Autenticação é a declaração de que um documento original é autêntico ou de que uma cópia reproduz
fielmente o original, feita em determinado momento e por pessoa jurídica com autoridade para tanto, como
servidor público, notário ou autoridade certificadora. A autenticação, portanto, é um meio de provar que o
documento é o que se propõe a ser naquela ocasião. 

É importante diferenciar os conceitos de autenticidade e autenticação!

 
 

Autenticação

Declaração acrescentada ao documento e realizada num momento específico.

 

Autenticidade

Qualidade ou característica inerente ao documento arquivístico que diz respeito à sua credibilidade e ao fato de que se
encontra livre de qualquer traço de adulteração ou corrupção ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Um documento autêntico é aquele que merece aceitação porque é genuíno e não foi alterado ou falsificado.

De forma mais resumida, podemos dizer que a autenticidade dos documentos digitais não é facilmente
presumida. Portanto, torna-se necessário adotar técnicas de autenticação que declarem serem autênticos os
documentos digitais produzidos e mantidos pelo órgão ou entidade, especialmente nos momentos em que os
documentos digitais são transmitidos para pessoas ou sistemas, ou quando a tecnologia é atualizada ou
substituída, ou, ainda, se os documentos são transferidos para custódia arquivística, a fim de evitar que sejam
rejeitados ou repudiados. 

Então, qual a melhor forma de autenticar um documento?

A autenticação deve ser feita, em primeiro lugar, por meio de técnicas independentes de tecnologia. 

Mas o que significa autenticação independente de tecnologia?

É quando a autenticação se apoia em políticas e procedimentos administrativos, capazes de assegurar que o

documento não foi alterado em seus aspectos essenciais. O produtor pode demonstrar que os documentos
digitais são autênticos por meio da presunção de autenticidade.
A presunção de autenticidade pode ser verificada por meio do registro dos metadados referentes à identidade
do documento (nomes das pessoas envolvidas em sua produção, datas de produção e transmissão, código de
classificação, identificador, anotações) e dos metadados relativos à integridade (setor responsável pela
manutenção do documento, indicação das mudanças tecnológicas, da destinação prevista em tabela de
temporalidade e direitos de acesso). Além do registro dos metadados, deve-se examinar se a forma
documental está de acordo com as normas e regras do órgão ou entidade. Também deve-se verificar se foram
cumpridos os procedimentos para prevenir e corrigir a perda e corrupção dos documentos e evitar a
obsolescência tecnológica.

SAIBA MAIS

Presunção de autenticidade é uma inferência feita a partir de dados conhecidos sobre a maneira como um
documento arquivístico foi produzido e mantido.

E o que seria técnica de autenticação dependente de tecnologia?

É aquela que faz uso de alguma tecnologia para apoiar a declaração de autenticidade do documento, como a
assinatura digital, que foi desenvolvida para responder à necessidade de uma comunicação eletrônica segura
em redes abertas como a internet. 
GLOSSÁRIO

Assinatura digital: sequência de bits que usa algoritmos específicos, chaves criptográficas e certificados
digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento. 

Essa assinatura pode apoiar a autenticação de documentos digitais, pois identifica o emissor e verifica se o
documento não foi alterado durante a transmissão. No entanto, não é suficiente para estabelecer a identidade
e demonstrar a integridade de um documento de longo prazo. 
 1 É preciso estar atento aos problemas apresentados pelo uso de assinatura digital em
documentos arquivísticos de longo prazo.

2 Os documentos digitais estão sujeitos à obsolescência tecnológica e

deverão passar por procedimentos de conversão de formatos para
garantir seu acesso continuado.

3 Após a conversão, a assinatura digital não pode ser migrada para o arquivo resultante, e o
arquivo no formato original não pode mais ser acessado.

A menos que a tecnologia se desenvolva — de modo a permitir que a assinatura digital seja preservada ao
longo do tempo associada ao documento –, ao receber um documento com assinatura digital, deve-se
acrescentar a informação aos metadados para indicar que ele teve assinatura digital anexada e que esta foi
verificada. Dessa forma, quando o documento for convertido, como estratégia de preservação, a perda da
assinatura digital não comprometerá sua confiabilidade.

Chegamos ao término do nosso conteúdo.

Esperamos que você tenha aprendido a identificar os documentos arquivísticos digitais, compreendido os
aspectos da gestão de documentos, seja capaz de reconhecer o uso de SIGAD para a sua gestão, além de
entender as noções básicas para a gestão das mensagens de correio eletrônico e ainda distinguir a
autenticação e a autenticidade dos documentos digitais.

Caso o seu órgão ou entidade necessite de orientação técnica sobre a gestão de documentos, poderá enviar a
sua solicitação ao Arquivo Nacional. 

Para mais informações, visite o site do Arquivo Nacional.

M Ó DU LO 0 2 : PR E S E R VA Ç Ã O DI G I TA L E R DC-A R Q