Gestão de Documentos / Documentos Digitais – ARQUIVOLOGIA

Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

GESTÃO DE DOCUMENTOS / DOCUMENTOS DIGITAIS

A gestão de documentos é um assunto presente na legislação arquivística.

Segundo a Lei n. 8.159/1991, todo órgão público deve ter um programa de gestão
de documentos. Esta é a definição de gestão de documentos que está na refe-
rida lei:

Art. 3º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.

Nesse contexto, a gestão de documentos são todos os procedimentos reali-

zados para controlar tudo o que acontece com o documento dentro da empresa,
desde a sua produção até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente).
A gestão de documentos é um conceito completo e envolve tudo o que estu-
dado na Arquivologia, ou seja, na gestão de documentos aplica-se tudo o que
estudado na Arquivologia para gerenciar da melhor forma possível os arquivos
da instituição.

Fases da Gestão de Documentos

Essa gestão pode ser dividida em três etapas:

1. Produção: controlar como cada documento será produzido no órgão (tipos
de formulário; quantas vias deverão ser feitas do documento etc.);
2. Utilização: controlar como cada documento será utilizado no órgão (proto-
colo de tramitação; acesso à documentação; graus de sigilo etc.);
3. Destinação: controlar o destino correto do documento (eliminação, caso
não tenha valor histórico; arquivo permanente, caso haja valor histórico).

Pegadinha da banca
Não confunda as três fases do ciclo vital de documentos com as três fases da
gestão de documentos.
ANOTAÇÕES

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As três fases do ciclo vital de documentos são: corrente, intermediária e

permanente;
As três fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
Então, se na prova for perguntado quais são as três fases da gestão de
documentos, lembre-se de que são: produção, utilização e destinação.
Essas duas abordagens são bastante cobradas pelas bancas. Portanto,
cuidado com essas diferenciações.

DOCUMENTOS DIGITAIS

São documentos armazenados em meio eletrônico ou digital e que exijam

equipamentos e programas que permitam sua leitura e decodificação que permi-
tam o acesso às informações nele contidas.

Criação de Documentos Digitais

• Utilização de programas ou softwares específicos (editor de textos);

• Utilização de Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBDs);
• Por meio da digitalização.

Digitalização

É a conversão de documentos em meio analógico (papel, microfilme ou fitas

de vídeo, por exemplo) para o formato digital, por meio de equipamentos eletrô-
nicos (o Scanner é o mais comum).

Vantagens da Digitalização:

• Facilita o acesso aos documentos;

• Permite acesso simultâneo aos documentos.
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Atenção!
Diferença entre a digitalização e a microfilmagem: a microfilmagem permite que
o documento original seja eliminado e que a cópia microfilmada seja guardada,
e esta tem validade jurídica. A cópia digitalizada, por sua vez, não tem validade
jurídica, portanto, o original deve permanecer guardado.

Preservação de Documentos Digitais:

• Exige backups frequentes (a fim de não perder as informações);

• Exige a migração de suportes (atualizar as mídias utilizadas);
• Exige a atualização de formatos (programas que leiam as informações).

QUESTÕES DE CONCURSO

1. (CESPE-UNB/FUB/2014) A fase intermediária é prescindível na implementa-

ção do programa de gestão de documentos.

Comentário
Para a implementação do programa de gestão de documentos, as fases
corrente e intermediária, com vistas a dar o destino correto do documento, são
necessárias.

2. (CESPE-UNB/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e(ou) recebi-

dos no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considera-
dos arquivísticos, devem receber tratamento fornecido pela área de tecnolo-
gia da informação.

Comentário
O documento em meio digital é um documento de arquivo, portanto, deve ser
tratado como tal, com os mesmos cuidados.
ANOTAÇÕES

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3. (CESPE-UNB/CADE/2014) A digitalização de documentos de arquivo é acon-

selhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessa-
do simultaneamente por diferentes usuários.

Comentário
Quando se deseja que várias pessoas tenham acesso simultâneo ao mesmo
documento, recomenda-se a digitalização.

4. (CESPE-UNB/ANP/ARQUIVISTA/2013) Os documentos digitais podem ser

gerados por sistemas informatizados por meio de dados contidos em sis-
temas gerenciadores de banco de dados, por processo de digitalização ou
diretamente com uso de software ou sistema específico.

Comentário
É possível criar documentos digitais por sistemas informatizados, por
digitalização ou por uso de software ou programa específico.

5. (CESPE-UNB/CNJ/ARQUIVISTA/2013) A gestão de documentos não se apli-

ca a documentos eletrônicos.

Comentário
A gestão de documentos envolve todos os tipos de documento,
independentemente do tipo de suporte.

6. (CESPE-UNB/DPRF/2012) A gestão de documentos envolve operações téc-

nicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

Comentário
Todas essas operações técnicas estão envolvidas na gestão de documentos.
ANOTAÇÕES

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7. (CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principal-

mente, as fases corrente e intermediária.

Comentário
Na definição da lei, consta que a gestão de documentos é um conjunto de
operações técnicas, envolvidas nas fases corrente e intermediária, visando o
destino final que o documento irá ter.

8. (CESPE-UNB/TRE-RJ/2012) A incorporação é considerada uma das fases

mais importantes de um programa de gestão de documentos.

Comentário
As fases da gestão de documento são: produção, utilização e destinação.

9. (CESPE-UNB/IFS/2011) A preservação dos documentos digitais tem como

foco a manutenção da possibilidade de acesso a eles, o que, no entanto,
pode implicar mudança de suporte e formato desses documentos, bem como
atualização do seu ambiente tecnológico.

Comentário
São esses os cuidados que se deve ter para garantir que a informação em
meio digital seja preservada a médio e a longo prazo.

10. (CESPE-UNB/ABIN/2010) A gestão de documentos é aplicada no momento

em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir
importantes fontes para a pesquisa histórica.
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Comentário
Na questão, afirma-se que a gestão de documentos só é aplicada quando
o documento alcança valor histórico (secundário). Contudo, a gestão de
documentos é aplicada desde o início da vida do documento.

11. (CESPE-UNB/AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operações técni-

cas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquiva-
mento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua elimi-
nação ou seu recolhimento para a guarda permanente é denominado gestão
de documentos.

Comentário
Essa é a definição de gestão de documentos.

12. (CESPE-UNB/AGU/2010) O documento digitalizado tem o mesmo valor legal

do documento em suporte papel, podendo, até, ser apresentado em juízo.

Comentário
A cópia digitalizada não tem valor legal. É o documento microfilmado que
apresenta valor jurídico.

GABARITO

1. E
2. E
3. C
4. C
5. E
6. C
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7. C
8. E
9. C
10. E
11. C
12. E

Obs.: Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos
Online, de acordo com a aula preparada e ministrada pelo professor Elvis
Correa Miranda.
ANOTAÇÕES

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