Gestao de Documentos

MP-PI
MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ
Noções de Arquivologia
Gestão de Documentos
Livro Eletrônico
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Prof. Élvis Miranda
SUMÁRIO
13. Gestão de Documentos...........................................................................3
13.1. Gestão de documentos e ciclo vital dos documentos.................................4
13.2. Fases da gestão de documentos............................................................5
13.3. Vantagens da gestão de documentos.....................................................8
13.4. Diagnóstico da situação arquivística.......................................................8
Questões de Concurso..................................................................................9
Gabarito................................................................................................... 22
Gabarito Comentado.................................................................................. 23
Gestão de Documentos.............................................................................. 23
O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Nome do Concurseiro(a) - 000.000.000-00, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título,
a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal.
www.grancursosonline.com.br 2 de 48
ÉLVIS MIRANDA
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de
Brasília, com pós-graduação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos
do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de
Arquivologia.
Autor
13. Gestão de Documentos
A Lei n. 8.159/1991 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obri-
gação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão
de documentos como sendo
Art. 3º (…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e interme-
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Traduzindo essa afirmação, podemos dizer que a gestão de documentos é o
conjunto de todas as atividades de controle arquivístico, ou seja, tudo o que estu-
damos em Arquivologia. Não é à toa que, em muitos países, o curso superior de
Arquivologia é chamado de curso de Gestão de Documentos.
Se analisarmos o conceito citado na lei, encontraremos o controle da produção,
tramitação (onde entraria a atividade de protocolo), uso (onde entra o controle de
acesso e sigilo), avaliação (onde entraria a criação e aplicação da tabela de tempo-
ralidade) e arquivamento (onde entra a definição dos métodos de arquivamento a
serem adotados, o controle da preservação e o controle do que deve ser digitaliza-
do ou microfilmado).
13.1. Gestão de documentos e ciclo vital dos documentos
O artigo da lei deixa bem claro que a gestão de documentos engloba os proce-
dimentos a serem executados nas fases corrente e intermediária, visando o destino
final. Dessa forma, o examinador entende que a gestão de documentos engloba
essas duas idades do ciclo de vida dos documentos: corrente e intermediária.
Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma institui-
ção, deve prever operações nas duas primeiras idades do ciclo vital dos documen-
tos. Não se deve relacionar o termo gestão de documentos à idade permanente.
Afirmar que a gestão de documentos está vinculada a uma idade ou outra do ciclo
vital dos documentos é uma questão recorrente nas provas. Não se esqueça: ela
está vinculada às idades corrente e intermediária, e nunca à idade permanente.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são
realizadas no arquivo permanente.
(CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as
fases corrente e intermediária.
(CESPE-UNB/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na ida-
de permanente.
13.2. Fases da gestão de documentos
De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de
gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização
e destinação. A etapa de utilização também é citada na bibliografia como utilização
e conservação e a fase de destinação também é citada como avaliação e destina-
ção. Assim, teríamos a gestão de documentos dividida em três fases distintas:
• 1ª fase: produção;
• 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação);
• 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação).
Não confundir as três fases ou idades do ciclo vital dos documentos (corrente, in-
termediária e permanente) com as três fases do programa de gestão de documen-
tos. São assuntos distintos, apesar de relacionados.
A cada uma dessas fases ou etapas correspondem diversas atividades. Marile-
na Leite Paes (olha ela de novo) faz um resumo em sua obra do que estaria inse-
rido em cada uma dessas fases. Nessa altura, você já deve ter percebido que as
questões são elaboradas misturando conceitos obtidos na bibliografia. Aqui não é
diferente: o examinador retira da bibliografia as atividades vinculadas a cada fase
da gestão de documentos e mistura nas questões, de forma a criar itens certos ou
errados. Vamos, então, à bibliografia:
“Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das

atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que se-
jam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas
duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos
alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e inter-
pretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar

estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e
informáticos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom
desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; partici-
par da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e
afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel tão relevante
quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora ainda não seja assim
reconhecido”.
Marilena Leite Paes
Perceba que a primeira fase, que é chamada de produção, está relacionada à
criação dos documentos. Pra facilitar a leitura, vamos tentar retirar do parágrafo as
atividades que estão vinculadas a essa fase:
• Criação apenas dos documentos essenciais à administração;
• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;
• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;
• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias
de documentos) e informáticos;
• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de
documentos;
• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.
Essas são, portanto, as atividades vinculadas à fase de produção de um progra-
ma de gestão de documentos. Vamos então à segunda fase, que é a fase de utili-
zação (ou utilização e conservação, dependendo da bibliografia utilizada).
“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,

classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arqui-
vamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de
normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de infor-
mações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou
científicas das instituições”.
Marilena Leite Paes
Temos na segunda fase, que é a fase de utilização, as atividades de:
• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos mé-
todos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos docu-
mentos);
• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
E, para finalizar, vamos à terceira fase da gestão de documentos, chamada de
destinação ou, dependendo da bibliografia, avaliação e destinação:
“Avaliação e destinação de documentos: talvez a mais complexa das três fases da ges-
tão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acu-
mulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando
quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por
terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição”.
Marilena Leite Paes
Nessa etapa, então, teríamos a atividade de avaliação, que consiste na definição
dos prazos de guarda e destinação final dos documentos (eliminação ou guarda
permanente). É a atividade que resulta na criação da tabela de temporalidade da
instituição. Nessa etapa, serão identificados os documentos de valor histórico a
serem preservados e quais serão eliminados após o término do prazo de guarda.
Quando o examinador prepara as questões sobre as fases da gestão de documen-
tos, é comum que ele acabe montando questões que sugiram que uma atividade
pertence a uma fase da gestão, quando, na verdade, está vinculada a outra. Por-
tanto, muito cuidado com essa situação.

13.3. Vantagens da gestão de documentos
A implementação de um programa de gestão de documentos traz inúmeras van-
tagens para a instituição, uma vez que serão desenvolvidas atividades de controle
em todos os momentos de vida do documento. Podemos citar, como exemplo, as
seguintes:
• Controle da produção dos documentos;
• Maior agilidade na tramitação e acesso das informações;
• Controle de acesso e sigilo dos documentos;
• Garantia de preservação dos documentos históricos;
• Economia de recursos humanos e materiais.
13.4. Diagnóstico da situação arquivística
Antes da implementação de um programa de gestão de documentos, é interes-
sante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar
seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Esse estudo é chamado de
diagnóstico. Para tanto, é importante contar com profissional habilitado na área
de Arquivologia, que normalmente contará com uma equipe que o auxiliará nessa
atividade.
O diagnóstico abordará aspectos como: recursos humanos disponíveis para a
área de arquivo, recursos materiais, informáticos e tecnológicos. Uma vez conclu-
ído o diagnóstico, é feito o planejamento para a implementação do programa de
gestão de documentos na instituição.
QUESTÕES DE CONCURSO
Conceito de Gestão de Documentos
1. (CESPE/SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental são operações técnicas
referentes à gestão de documentos.
2. (CESPE/BACEN/2013) Na gestão arquivística de documentos eletrônicos agre-
gam-se requisitos da classificação, da avaliação, do registro e da tramitação dos
documentos de arquivo.
3. (CESPE/DPRF/2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas como
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
4. (CESPE/AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operações técnicas referen-
tes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documen-
tos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento
para a guarda permanente é denominado gestão de documentos.
5. (CESPE/MPU/2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos.
6. (CESPE/IBRAM/2009) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos
e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eli-
minação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
7. (CESPE/TRE-GO/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que
abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos,
estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
8. (CESPE/TRE-MG/2009) A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamen-
to de documentos em fase corrente e intermediária.
9. (CESPE/MS/2008) O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à
tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária
é conhecido por gestão de documentos.
10. (CESPE/MTE/2008) O programa de gestão de documentos, quando implantado
em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma série de ativi-
dades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo permanen-
te.
11. (CESPE/PREF.VILA VELHA-ES/2008) A avaliação documental não faz parte dos
objetivos da gestão de documentos.
12. (CESPE/CENSIPAM/2006) Gestão de documentos é o nome dado, de modo
geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos
de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas insti-
tuições.
13. (CESPE/CLDF/2006) Gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas
relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionalização e efici-
ência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo.
14. (CESPE/MDS/2006) Os órgãos públicos adotam a gestão de documentos, nome
dado ao conjunto de procedimentos e atividades relativas ao controle dos docu-
mentos em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua eliminação ou à
guarda permanente.
15. (CESPE/SGA-DF/2004) Gestão de documentos é um conjunto de procedimen-
tos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arqui-
vamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua elimina-
ção ou a seu recolhimento para guarda permanente.
16. (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura, de forma eficiente,
a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos.
17. (CESPE/STJ/1999) A legislação arquivística brasileira estabelece os fundamen-
tos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal legislação,
gestão de documentos é
a) um dos princípios básicos da arquivística.
b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos.
c) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle
da produção documental.
d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avalia-
ção de documentos.
e) um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tra-
mitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Gestão de Documentos e Ciclo Vital dos Documentos
18. (CESPE/STM/2018) A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do
ciclo vital dos documentos de arquivo.
19. (CESPE/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são
20. (CESPE/CADE/2014) As principais ações da gestão de documentos ocorrem
durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
21. (CESPE/FUB/2014) A fase intermediária é prescindível na implementação do
programa de gestão de documentos.
22. (CESPE/MDIC/2014) A gestão de documentos é aplicada aos documentos con-
siderados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido
pela sociedade.
23. (CESPE/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as
24. (CESPE/ABIN/2010) A gestão de documentos á aplicada no momento em que
os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fon-
tes para a pesquisa histórica.
25. (CESPE/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade
permanente.
26. (CESPE/TRT 17ªREG/2009) A gestão de documentos visa a uma intervenção
inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade de
aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
27. (CESPE/FUB/2008) A gestão de documentos independe da aplicação da teoria
das três idades.
28. (CESPE/MTE/2008) Apesar da importância da teoria das três idades documen-
tais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização dos do-
cumentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos, não há relação estreita
entre esses dois conceitos.
29. (CESPE/ANATEL/2006) A gestão de documentos envolve operações e procedi-
mentos na fase corrente, mas não faz referência às atividades na fase intermedi-
ária.
30. (CESPE/MI/2006) Em termos de fase arquivística, a gestão de documentos
compreende apenas a idade corrente.
31. (CESPE/FUNAG/2005) A gestão de documentos arquivísticos ocupa-se apenas
dos documentos das fases intermediária e permanente.
32. (CESPE/TRE-MT/2005) A gestão de documentos atende, fundamentalmente,
os documentos da fase corrente.
33. (CESPE/DPF/2004) A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos do-
cumentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, pas-
sando pelos estágios corrente e intermediário.
34. (CESPE/TERRACAP/2004) A gestão de documentos compreende fundamental-
mente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.
Fases da Gestão de Documentos
35. (CESPE/STM/2018) O protocolo é uma atividade da fase de utilização do pro-
grama de gestão de documentos.
36. (CESPE/SEE-DF/2017) A definição da criação de documentos essenciais à ad-
ministração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa
de gestão de documentos.
37. (CESPE/SEE-DF/2017) A gestão de formulários e a padronização de modelos
são atributos da função avaliação de documentos.
38. (CESPE/ANATEL/2014) O desenvolvimento do programa de gestão de docu-
mentos na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.
39. (CESPE/FUB/2014) Fatores como o tipo de papel utilizado na produção de um
documento de guarda permanente são definidos na fase de produção do programa
40. (CESPE/FUB/2014) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utili-
zação do programa de gestão de documentos.
41. (CESPE/FUB/2014) Fase de produção é a etapa do programa de gestão de
documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas
documentos essenciais à administração.
42. (CESPE/BACEN/2013) A implementação da gestão de documentos implica o
desenvolvimento das fases produção, utilização e destinação de documentos.
43. (CESPE/ANAC/2012) Um código de classificação de documentos de arquivo é
elaborado na fase de produção de documentos de um programa de gestão de do-
cumentos.
44. (CESPE/TJAL/2012/ARQUIVISTA) A fase da gestão de documentos que com-
preende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo
é a da
a) destinação.
b) difusão.
c) utilização e conservação.
d) criação.
e) produção.
45. (CESPE/TRE-RJ/2012) A incorporação é considerada uma das fases mais im-
portantes de um programa de gestão de documentos.
46. (CESPE/ECT/2011) A fase de utilização e manutenção dos documentos de um
programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas des-
sa gestão: a avaliação.
47. (CESPE/ABIN/2010) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui
parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação
de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normalização do acesso à
documentação.
48. (CESPE/AGU/2010) A fase da gestão de documentos que inclui as atividades
de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
49. (CESPE/MPU/2010) A análise e a avaliação dos documentos para o estabeleci-
mento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
50. (CESPE/MPU/2010) Na fase de produção de documentos, o arquivista deve
evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a
criação ou extinção de modelos e formulários.
51. (CESPE/MPU/2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de docu-
mentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação,
registro, distribuição e tramitação dos documentos.
52. (CESPE/TRE-BA/2010) A gestão de documentos visa ao tratamento do docu-
mento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo
até sua destinação final, que pode ser eliminação ou a guarda permanente.
53. (CESPE/TRE-MT/2010) A gestão de documentos engloba, entre outras, as fa-
ses de
a) produção e destinação.
b) emulação e migração.
c) conservação e restauração.
d) eliminação e preservação.
e) criação e aquisição.
54. (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à
elaboração de documentos resultantes da atividade de um órgão ou setor e contri-
bui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evita-
das a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
55. (CESPE/MMA/2009) A fase da gestão de documentos em que são feitas a aná-
lise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como pre-
servação de documentos.
56. (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a
recuperação das informações e a elaboração de normas de acesso à documentação
são desenvolvidas na fase de utilização dos documentos.
57. (CESPE/TRE-MA/2009) As atividades de protocolo fazem parte da fase de des-
tinação na gestão de documentos.
58. (CESPE/TRE-MG/2009) A criação, o arquivamento e a eliminação de documen-
tos são as três fases básicas da gestão de documentos.
59. (CESPE/TRE-MG/2009) A elaboração dos documentos decorrente das ativida-
des de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribui-
ções da gestão de documentos.
60. (CESPE/MS/2008) A definição brasileira para gestão de documentos encontra-
da na Lei n. 8.159/1991 não inclui a criação/produção como uma das atividades da
gestão de documentos.
61. (CESPE/PREF.VILA VELHA-ES/2008) Da definição de gestão de documentos
destacam-se três fases básicas: criação ou produção, descrição e difusão.
62. (CESPE/TST/2008) A gestão de documentos pode ser corretamente dividida
em três módulos: produção, contextualização e disposição.
63. (CESPE/PREF.RIO BRANCO-AC/2007) A principal limitação da gestão de docu-
mentos é não prever uma intervenção na fase de produção de documentos.
64. (CESPE/ANATEL/2006) As três fases de um programa de gestão de documen-
tos são produção, utilização e conservação e destinação.
65. (CESPE/MI/2006) Um programa geral de gestão de documentos, para alcançar
economia e eficácia, envolve as seguintes fases: produção; utilização e conserva-
ção; destinação.
66. (CESPE/TRE-TO/2005) Assinale a opção que apresenta as fases básicas da ges-
tão de documentos.
a) produção, avaliação e recolhimento
b) tramitação, avaliação e divulgação
c) produção, utilização e destinação
d) tramitação, uso e divulgação
e) produção, valoração e controle
67. (CESPE/DPF/2004) O programa de gestão documental deve atuar nas seguin-
tes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
68. (CESPE-PRG-DF/Arquivista/2004) A primeira fase da gestão de documentos é
a produção.
69. (CESPE/TST/2003) A gestão de documentos inclui a produção de documentos.
70. (CESPE/INFRAERO/1997) As três fases básicas da gestão de documentos ar-
quivísticos são
a) armazenamento, recuperação e descarte.
b) elaboração, controle e difusão
c) análise, classificação e seleção
d) produção, utilização e destinação
e) ordenação, tratamento e eliminação
Vantagens da Gestão de Documentos
71. (CESPE/SEE-DF/2017) Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir,
por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja acessí-
vel em longo prazo.
72. (CESPE/ANTAQ/2014) O acesso à informação independe, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
73. (CESPE/MMA/2009) Uma das principais finalidades da gestão de documentos é
a proteção dos documentos de valor permanente para a organização e a sociedade.
74. (CESPE/TRE-MA/2009) Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a
produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.
75. (CESPE/TRE-MG/2009) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os
documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.
76. (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura a eliminação dos
documentos que ainda tenham valor administrativo fiscal.
77. (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos contribui para o acesso e
a preservação dos documentos que devem ser guardados permanentemente por
seus valores históricos ou científicos.
Diagnóstico
78. (CESPE/DPF/2014) O ponto de partida de toda ação arquivística em uma orga-
nização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o
diagnóstico da situação dos arquivos.
79. (CESPE/MTE/2014) Para a formulação do programa de gestão de documentos,
é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
GABARITO
1. C 24. E 47. E 70. d
2. C 25. E 48. C 71. C
3. C 26. E 49. C 72. E
4. C 27. E 50. C 73. C
5. C 28. E 51. E 74. E
6. C 29. E 52. C 75. E
7. C 30. E 53. a 76. E
8. C 31. E 54. C 77. C
9. C 32. E 55. E 78. C
10. E 33. C 56. C 79. C
11. E 34. E 57. E
12. C 35. C 58. E
13. C 36. E 59. E
14. C 37. E 60. E
15. C 38. E 61. E
16. C 39. C 62. E
17. e 40. E 63. E
18. E 41. C 64. C
19. E 42. C 65. C
20. C 43. E 66. c
21. E 44. c 67. C
22. E 45. E 68. C
23. C 46. C 69. C
GABARITO COMENTADO
Conceito de Gestão de Documentos
1. (CESPE/SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental são operações técnicas
referentes à gestão de documentos.
Certo.
Gestão de documentos é o conjunto de todos os procedimentos e operações técni-
cas referentes à produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos
nas instituições. Portanto, produção e avaliação estão incluídos no conceito de ges-
tão de documentos.
2. (CESPE/BACEN/2013) Na gestão arquivística de documentos eletrônicos agre-
gam-se requisitos da classificação, da avaliação, do registro e da tramitação dos
documentos de arquivo.
Certo.
Classificação, avaliação, registro e controle da tramitação dos documentos de ar-
quivo são atividades vinculadas à gestão de documentos, independentemente do
suporte destas informações.
3. (CESPE/DPRF/2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas como
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
Certo.
Produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento são operações inseridas em
um programa de gestão de documentos.
4. (CESPE/AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operações técnicas referen-
tes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documen-
tos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento
para a guarda permanente é denominado gestão de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos, de acordo
com a Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 3º.
5. (CESPE/MPU/2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos estabelecido
na Lei n. 8.159 de 1991, art. 3º.
6. (CESPE/IBRAM/2009) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos
e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eli-
minação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
Certo.
com a Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 3º.
7. (CESPE/TRE-GO/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que
abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos,
estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
Certo.
com o artigo 3º da Lei n. 8.159/1991.
8. (CESPE/TRE-MG/2009) A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamen-
to de documentos em fase corrente e intermediária.
Certo.
com o artigo 3º da Lei n. 8.159/1991.
9. (CESPE/MS/2008) O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à
tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária
é conhecido por gestão de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de acordo com
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3º).
10. (CESPE/MTE/2008) O programa de gestão de documentos, quando implantado
em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma série de ativi-
dades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo permanente.
Errado.
A avaliação está inserida na gestão de documentos.
11. (CESPE/PREF.VILA VELHA-ES/2008) A avaliação documental não faz parte dos
objetivos da gestão de documentos.
Errado.
A avaliação está inserida na gestão de documentos.
12. (CESPE/CENSIPAM/2006) Gestão de documentos é o nome dado, de modo
geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos
de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas insti-
tuições.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos.
13. (CESPE/CLDF/2006) Gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas
relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionalização e efici-
ência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo.
Certo.
14. (CESPE/MDS/2006) Os órgãos públicos adotam a gestão de documentos, nome
dado ao conjunto de procedimentos e atividades relativas ao controle dos docu-
mentos em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua eliminação ou à
guarda permanente.
Certo.
15. (CESPE/SGA-DF/2004) Gestão de documentos é um conjunto de procedimen-
tos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arqui-
vamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua elimina-
ção ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de acordo com
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3º).
16. (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura, de forma eficiente,
a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos.
Certo.
A gestão de documentos visa controlar os documentos da instituição.
17. (CESPE/STJ/1999) A legislação arquivística brasileira estabelece os fundamen-
tos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal legislação,
gestão de documentos é
a) um dos princípios básicos da arquivística.
b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos.
c) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle
da produção documental.
d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avalia-
ção de documentos.
e) um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tra-
mitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Letra e.
Esta alternativa apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de
acordo com a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3º).
Gestão de Documentos e Ciclo Vital dos Documentos
18. (CESPE/STM/2018) A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do
ciclo vital dos documentos de arquivo.
Errado.
A gestão de documentos compreende as atividades e procedimentos arquivísticos
realizados nas fases corrente e intermediária, conhecidas como fases de gestão, e
não na fase permanente do ciclo vital.
19. (CESPE/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são
Errado.
A gestão de documentos ocorre nas fases corrente e intermediária, e não na fase
permanente.
20. (CESPE/CADE/2014) As principais ações da gestão de documentos ocorrem
durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
Certo.
As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que
o documento de arquivo apresenta valor primário, ou seja, nas fases corrente e
intermediária.
21. (CESPE/FUB/2014) A fase intermediária é prescindível na implementação do
programa de gestão de documentos.
Errado.
A existência de uma fase intermediária é imprescindível na implementação do pro-
22. (CESPE/MDIC/2014) A gestão de documentos é aplicada aos documentos con-
siderados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido
pela sociedade.
Errado.
A gestão de documentos é aplicada aos documentos fundamentalmente nas fases
corrente e intermediária.
23. (CESPE/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as
Certo.
A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e interme-
diária.
24. (CESPE/ABIN/2010) A gestão de documentos á aplicada no momento em que
os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fon-
tes para a pesquisa histórica.
Errado.
A gestão de documentos se inicia quando da produção dos mesmos, já na idade
corrente.
25. (CESPE/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade
permanente.
Errado.
A gestão de documentos é aplicada desde a fase corrente do ciclo vital dos docu-
mentos.
26. (CESPE/TRT 17ªREG/2009) A gestão de documentos visa a uma intervenção
inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade de
aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
Errado.
A gestão de documentos tem início na fase corrente do ciclo vital dos documentos.
27. (CESPE/FUB/2008) A gestão de documentos independe da aplicação da teoria
das três idades.
Errado.
A gestão de documentos é implantada na instituição a partir da aplicação da teoria
das três idades documentais.
28. (CESPE/MTE/2008) Apesar da importância da teoria das três idades documen-
tais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização dos do-
cumentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos, não há relação estreita
entre esses dois conceitos.
Errado.
A gestão de documentos é implantada na instituição a partir da aplicação da teoria
das três idades documentais.
29. (CESPE/ANATEL/2006) A gestão de documentos envolve operações e procedi-
mentos na fase corrente, mas não faz referência às atividades na fase intermedi-
ária.
Errado.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas a
que são submetidos os documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
30. (CESPE/MI/2006) Em termos de fase arquivística, a gestão de documentos
compreende apenas a idade corrente.
Errado.
31. (CESPE/FUNAG/2005) A gestão de documentos arquivísticos ocupa-se apenas
dos documentos das fases intermediária e permanente.
Errado.
32. (CESPE/TRE-MT/2005) A gestão de documentos atende, fundamentalmente,
os documentos da fase corrente.
Errado.
33. (CESPE/DPF/2004) A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos do-
cumentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, pas-
sando pelos estágios corrente e intermediário.
Certo.
34. (CESPE/TERRACAP/2004) A gestão de documentos compreende fundamental-
mente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.
Errado.
Fases da Gestão de Documentos
35. (CESPE/STM/2018) O protocolo é uma atividade da fase de utilização do pro-
Certo.
Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arqui-
vística, em três fases: produção, utilização e destinação. A atividade de protocolo,
que consiste no controle da tramitação dos documentos, está incluída na fase de
utilização, como bem afirma o item.
36. (CESPE/SEE-DF/2017) A definição da criação de documentos essenciais à ad-
ministração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa
Errado.
A definição da criação de documentos ocorre na fase de produção, e não na fase de
utilização do programa de gestão de documentos.
37. (CESPE/SEE-DF/2017) A gestão de formulários e a padronização de modelos
são atributos da função avaliação de documentos.
Errado.
A gestão de formulários e a padronização de modelos são atributos da função pro-
dução, e não avaliação.
38. (CESPE/ANATEL/2014) O desenvolvimento do programa de gestão de docu-
mentos na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.
Errado.
A gestão de documentos é constituída por três fases: produção, utilização e desti-
nação.
39. (CESPE/FUB/2014) Fatores como o tipo de papel utilizado na produção de um
documento de guarda permanente são definidos na fase de produção do programa
Certo.
Definir o tipo de papel utilizado na produção de um documento de guarda perma-
nente é realmente uma ação que deve ser definida na fase de produção do progra-
ma de gestão de documentos.
40. (CESPE/FUB/2014) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utili-
zação do programa de gestão de documentos.
Errado.
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de destinação, e não na fase de
utilização do programa de gestão de documentos.
41. (CESPE/FUB/2014) Fase de produção é a etapa do programa de gestão de
documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas
documentos essenciais à administração.
Certo.
O item apresenta corretamente um procedimento a ser realizado na fase de produ-
ção dentro de um programa de gestão de documentos.
42. (CESPE/BACEN/2013) A implementação da gestão de documentos implica o
desenvolvimento das fases produção, utilização e destinação de documentos.
Certo.
A gestão de documentos é subdividida em três fases ou módulos: produção, utili-
zação e destinação de documentos.
43. (CESPE/ANAC/2012) Um código de classificação de documentos de arquivo é
elaborado na fase de produção de documentos de um programa de gestão de do-
cumentos.
Errado.
O plano de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de utili-
zação, e não na fase de produção de documentos de um programa de gestão de
documentos.
44. (CESPE/TJAL/2012/ARQUIVISTA) A fase da gestão de documentos que com-
preende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo
é a da
a) destinação.
b) difusão.
c) utilização e conservação.
d) criação.
e) produção.
Letra c.
A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento de
classificação dos documentos de arquivo é a da utilização e conservação de docu-
mentos.
45. (CESPE/TRE-RJ/2012) A incorporação é considerada uma das fases mais im-
portantes de um programa de gestão de documentos.
Errado.
As três fases em que se divide a gestão de documentos são: produção, utilização
e destinação. Não existe a fase de incorporação de documentos em um programa
46. (CESPE/ECT/2011) A fase de utilização e manutenção dos documentos de um
programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas des-
sa gestão: a avaliação.
Certo.
A avaliação de documentos está compreendida na fase de utilização.
47. (CESPE/ABIN/2010) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui
parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação
de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normalização do acesso à
documentação.
Errado.
A gestão de documentos é dividida em três fases básicas: produção, utilização e
destinação. As atividades citadas fazem parte da fase de produção, e não da fase
de destinação da gestão de documentos.
48. (CESPE/AGU/2010) A fase da gestão de documentos que inclui as atividades
de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
Certo.
Os procedimentos citados fazem parte da fase de utilização dos documentos.
49. (CESPE/MPU/2010) A análise e a avaliação dos documentos para o estabeleci-
mento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
Certo.
A gestão de documentos é dividida nas fases de produção, utilização e destinação.
Na fase de destinação, é necessária a avaliação dos documentos, a fim de identifi-
car o prazo de guarda dos mesmos, bem como a sua destinação final (eliminação
ou guarda permanente).
50. (CESPE/MPU/2010) Na fase de produção de documentos, o arquivista deve
evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a
criação ou extinção de modelos e formulários.
Certo.
O item apresenta corretamente atividades desenvolvidas na fase de produção dos
documentos.
51. (CESPE/MPU/2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de docu-
mentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação,
registro, distribuição e tramitação dos documentos.
Errado.
As atividades de protocolo são desenvolvidas na 2ª etapa da gestão de documen-
tos, que é a utilização, e não na fase de produção.
52. (CESPE/TRE-BA/2010) A gestão de documentos visa ao tratamento do docu-
mento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo
até sua destinação final, que pode ser eliminação ou a guarda permanente.
Certo.
A gestão de documentos envolve os procedimentos de controle aplicados desde a
sua produção até a sua destinação final.
53. (CESPE/TRE-MT/2010) A gestão de documentos engloba, entre outras, as fa-
ses de
a) produção e destinação.
b) emulação e migração.
c) conservação e restauração.
d) eliminação e preservação.
e) criação e aquisição.
Letra a.
As fases da gestão de documentos são: produção, utilização/conservação e desti-
nação.
54. (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à
elaboração de documentos resultantes da atividade de um órgão ou setor e contri-
bui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evita-
das a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
Certo.
Na fase de produção, devem ser observados os detalhes citados no item.
55. (CESPE/MMA/2009) A fase da gestão de documentos em que são feitas a aná-
lise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como pre-
servação de documentos.
Errado.
A fase citada no item é a destinação, e não a preservação.
56. (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a
recuperação das informações e a elaboração de normas de acesso à documentação
são desenvolvidas na fase de utilização dos documentos.
Certo.
As atividades citadas são, realmente, realizadas na fase de utilização dos documen-
tos.
57. (CESPE/TRE-MA/2009) As atividades de protocolo fazem parte da fase de des-
tinação na gestão de documentos.
Errado.
As atividades de protocolo são realizadas, na verdade, na fase de utilização dos
documentos.
58. (CESPE/TRE-MG/2009) A criação, o arquivamento e a eliminação de documen-
tos são as três fases básicas da gestão de documentos.
Errado.
As fases da gestão de documentos são, na realidade, produção, utilização e desti-
nação.
59. (CESPE/TRE-MG/2009) A elaboração dos documentos decorrente das ativida-
des de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribui-
ções da gestão de documentos.
Errado.
A elaboração ou produção de documentos é uma das fases da gestão de documen-
tos.
60. (CESPE/MS/2008) A definição brasileira para gestão de documentos encontra-
da na Lei n. 8.159/1991 não inclui a criação/produção como uma das atividades da
gestão de documentos.
Errado.
A produção é a primeira fase da gestão de documentos.
61. (CESPE/PREF.VILA VELHA-ES/2008) Da definição de gestão de documentos
destacam-se três fases básicas: criação ou produção, descrição e difusão.
Errado.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e conser-
vação, e destinação.
62. (CESPE/TST/2008) A gestão de documentos pode ser corretamente dividida
em três módulos: produção, contextualização e disposição.
Errado.
63. (CESPE/PREF.RIO BRANCO-AC/2007) A principal limitação da gestão de docu-
mentos é não prever uma intervenção na fase de produção de documentos.
Errado.
A produção é a primeira fase da gestão de documentos.
64. (CESPE/ANATEL/2006) As três fases de um programa de gestão de documen-
tos são produção, utilização e conservação e destinação.
Certo.
65. (CESPE/MI/2006) Um programa geral de gestão de documentos, para alcançar
economia e eficácia, envolve as seguintes fases: produção; utilização e conserva-
ção; destinação.
Certo.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção; utilização e conser-
vação; e destinação.
66. (CESPE/TRE-TO/2005) Assinale a opção que apresenta as fases básicas da ges-
tão de documentos.
a) produção, avaliação e recolhimento
b) tramitação, avaliação e divulgação
c) produção, utilização e destinação
d) tramitação, uso e divulgação
e) produção, valoração e controle
Letra c.
67. (CESPE/DPF/2004) O programa de gestão documental deve atuar nas seguin-
tes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
Certo.
68. (CESPE-PRG-DF/Arquivista/2004) A primeira fase da gestão de documentos é
a produção.
Certo.
69. (CESPE/TST/2003) A gestão de documentos inclui a produção de documentos.
Certo.
70. (CESPE/INFRAERO/1997) As três fases básicas da gestão de documentos ar-
quivísticos são
a) armazenamento, recuperação e descarte.
b) elaboração, controle e difusão
c) análise, classificação e seleção
d) produção, utilização e destinação
e) ordenação, tratamento e eliminação
Letra d.
Vantagens da Gestão de Documentos
71. (CESPE/SEE-DF/2017) Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir,
por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja acessí-
vel em longo prazo.
Certo.
A gestão de documentos envolve todas as atividades arquivísticas, o que envolve,
dentre outras coisas, a preservação dos documentos pelo prazo que os mesmos
devam estar acessíveis pelo usuário.
72. (CESPE/ANTAQ/2014) O acesso à informação independe, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
Errado.
A implantação de um programa de gestão de documentos é que permite o controle
da documentação, de forma a viabilizar o acesso à informação nos órgãos públicos.
73. (CESPE/MMA/2009) Uma das principais finalidades da gestão de documentos é
a proteção dos documentos de valor permanente para a organização e a sociedade.
Certo.
Com a gestão de documentos, documentos de valor histórico (permanentes) são
preservados indefinidamente.
74. (CESPE/TRE-MA/2009) Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a
produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.
Errado.
Um dos objetivos da gestão de documentos é a racionalização da produção dos do-
cumentos. Além disso, documentos de valor secundário (histórico) não devem ser
eliminados.
75. (CESPE/TRE-MG/2009) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os
documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.
Errado.
Documentos de valor secundário (histórico) devem ser conservados de forma per-
manente.
76. (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura a eliminação dos
documentos que ainda tenham valor administrativo fiscal.
Errado.
Documentos que ainda não prescreveram administrativamente não podem ser eli-
minados.
77. (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos contribui para o acesso e
a preservação dos documentos que devem ser guardados permanentemente por
seus valores históricos ou científicos.
Certo.
Documentos históricos devem ser preservados em caráter permanente.
Diagnóstico
78. (CESPE/DPF/2014) O ponto de partida de toda ação arquivística em uma orga-
nização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o
diagnóstico da situação dos arquivos.
Certo.
De acordo com a literatura, o ponto de partida de todas as funções arquivísticas é o
diagnóstico da situação arquivística, que identificará a situação do arquivo e servirá
de base para a adoção de procedimentos de gestão de documentos.
79. (CESPE/MTE/2014) Para a formulação do programa de gestão de documentos,
é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
Certo.
É necessário o diagnóstico da situação arquivística, a fim de se efetuar a formula-
ção de um programa de gestão de documentos.

Gestao de Documentos

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Gestao de Documentos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MP-PI

MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ

13. Gestão de Documentos

gação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão

de documentos como sendo

Art. 3º (…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

Traduzindo essa afirmação, podemos dizer que a gestão de documentos é o

conjunto de todas as atividades de controle arquivístico, ou seja, tudo o que estu-

damos em Arquivologia. Não é à toa que, em muitos países, o curso superior de

Arquivologia é chamado de curso de Gestão de Documentos.

Se analisarmos o conceito citado na lei, encontraremos o controle da produção,

tramitação (onde entraria a atividade de protocolo), uso (onde entra o controle de

acesso e sigilo), avaliação (onde entraria a criação e aplicação da tabela de tempo-

ralidade) e arquivamento (onde entra a definição dos métodos de arquivamento a

serem adotados, o controle da preservação e o controle do que deve ser digitaliza-

13.1. Gestão de documentos e ciclo vital dos documentos

dimentos a serem executados nas fases corrente e intermediária, visando o destino

final. Dessa forma, o examinador entende que a gestão de documentos engloba

essas duas idades do ciclo de vida dos documentos: corrente e intermediária.

Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma institui-

tos. Não se deve relacionar o termo gestão de documentos à idade permanente.

está vinculada às idades corrente e intermediária, e nunca à idade permanente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são

realizadas no arquivo permanente.

(CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as

fases corrente e intermediária.

(CESPE-UNB/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na ida-

13.2. Fases da gestão de documentos

De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de

gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização

e destinação. A etapa de utilização também é citada na bibliografia como utilização

e conservação e a fase de destinação também é citada como avaliação e destina-

ção. Assim, teríamos a gestão de documentos dividida em três fases distintas:

• 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação);

• 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação).

termediária e permanente) com as três fases do programa de gestão de documen-

tos. São assuntos distintos, apesar de relacionados.

A cada uma dessas fases ou etapas correspondem diversas atividades. Marile-

questões são elaboradas misturando conceitos obtidos na bibliografia. Aqui não é

diferente: o examinador retira da bibliografia as atividades vinculadas a cada fase

da gestão de documentos e mistura nas questões, de forma a criar itens certos ou

errados. Vamos, então, à bibliografia:

“Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das

pretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar

Perceba que a primeira fase, que é chamada de produção, está relacionada à

atividades que estão vinculadas a essa fase:

• Criação apenas dos documentos essenciais à administração;

• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;

• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;

• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;

• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias

• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de

• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.

Essas são, portanto, as atividades vinculadas à fase de produção de um progra-

ma de gestão de documentos. Vamos então à segunda fase, que é a fase de utili-

zação (ou utilização e conservação, dependendo da bibliografia utilizada).

“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,

Marilena Leite Paes

Temos na segunda fase, que é a fase de utilização, as atividades de:

• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;

• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos mé-

todos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos docu-

• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);