UNIVERCIDADE ABERTA ISCED

LICENCIATURA EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

2º Ano

Gestão de Documentos e Arquivos

Tema: A Gestão de Arquivos no Estado

Vanito Rodrigues Mário Mugaua

Código do Estudante: 11220530

Beira, Agosto, 2023

 UNIVERCIDADE ABERTA ISCED

LICENCIATURA EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

2º Ano

Gestão de Documentos e Arquivos

Tema: A Gestão de Arquivos no Estado

Vanito Rodrigues Mário Mugaua

Código do Estudante: 11220530

Trabalho de pesquisa remetida a Universidade

Aberta ISCED, para obtenção de grau académico de
licenciatura no curso de Administração Publica.

Beira, Agosto, 2023

Índice
1. Introdução........................................................................................................................ 1

2. Referencial teórico .......................................................................................................... 2

2.1. A Gestão de Arquivos no Estado ............................................................................. 2

2.2. Analise das actividades de protocolo de documentação e métodos de arquivamento

no Estabelecimento Penitenciario Provincial de Sofala...................................................... 2

2.2.1. Os principais erros na gestão de arquivos nesta instituição.............................. 3

2.2.2. Contribuição para sua melhoria ........................................................................ 3

3. Conclusão ........................................................................................................................ 4

4. Referencias bibliográficas ............................................................................................... 5

 1. Introdução

Visando melhorar a gestão de documentos e arquivos, pelo Decreto nº 36/2007, de 27 de

Agosto o Conselho de Ministro aprovou o Sistema Nacional de Arquivo de Estado (SNAE),
cujos objectivos são organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de
documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a torna-la mais eficiente o processo
de recuperação de informações para fins administrativos e científicos.

Dai que, para a operacionalização deste instrumento foram aprovados diversos dispositivos
legais, a destacar: o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade de Documentos de
Arquivo para as Actividades – Meio e o Classificador de Informação da Administração
Pública; Plano de Controlo de Desastre; a Lei de Direito a Informação; Manual de
Procedimento do SNAE; Norma de Avaliação e Eliminação de Documentos da
Administração Pública (DM nº 31/2008, de 30 de Abril), Metodologia para a Elaboração de
Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos de Actividades – Fim
(DM nº 30/2008, de 30 de Abril), criação da Comissão Nacional de Documentação e
Informação de Moçambique (DM nº 36/2010, de 16 de Fevereiro) e o Regulamento Padrão
de Funcionamento das Comissões de Avaliação de Documentos da Administração Pública
(DM nº 37/2010, de 16 de Fevereiro).

Contudo, pretende-se com este trabalho abordar sobre ‘’Gestão de Documentos e Arquivos
na Administração Pública Moçambicana’’. Como forma de garantir a organização e
preservação da informação. Para o efeito, toma-se a classificação e avaliação dos documentos
pelos funcionários como elementos que permitem visualizar o cumprimento da legislação, a
fim de se atingir os objectivos do SNAE.

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 2. Referencial teórico
2.1.A Gestão de Arquivos no Estado

A gestão de documentos é um conjunto de medidas que servem para administrar os arquivos

físicos e digitais que uma empresa precisa manter. O objetivo é garantir a organização dos
arquivos e assegurar o cumprimento de regras previstas por lei.

O tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona directamente o

desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira idade, pois é nesta fase em
que a gestão documental abrange a introdução de regras e normas de produção, classificação,
organização física e controle de tramitação e de arquivamento (Cruz, 2013).

O tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona directamente o

desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira idade, pois é nesta fase em
que a gestão documental abrange a introdução de regras e normas de produção, classificação,
organização física e controle de tramitação e de arquivamento (Cruz, 2013).

As normas de classificação e organização e o controle de tramitação e arquivamento têm em

vista a recuperação imediata do documento. Entende-se como classificação a ordenação
intelectual e física de acervos, de acordo com um plano de classificação (Schellnberg, 2004).
No Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), a gestão documental é abordada como
uma área da administração geral dos órgãos, relacionada com os princípios de economia e
eficácia da produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-se como
um “conjunto de medidas e rotinas que tem por objectivo a racionalização e eficiência na
produção, tramitação, classificação avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações
registadas em documentos de arquivo".

2.2.Analise das actividades de protocolo de documentação e métodos de

arquivamento no Estabelecimento Penitenciario Provincial de Sofala

As medidas tomadas para preservação e conservação de documentos, foi a criação do arquivo

intermediário (provisório) localizado no rés-do-chão. Como forma de assegurar a
informação, adquiriu mobiliário de escritório e equipamento informático para
apetrechamento do arquivo.

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No Estabelecimento Penitenciario Provincial de Sofala, os documentos são protocolados
através de um livro de protocolo, e constatou-se que os armários e estantes dos arquivos
correntes apesar de estarem superlotados apresentam um nível aceitável de higienização e os
gabinetes estão equipados de sistemas de detenção de incêndios e uma boa iluminação.

2.2.1. Os principais erros na gestão de arquivos nesta instituição

Porém, o espaço previsto para o arquivo intermediário é muito reduzido com um monte de
documentos conservados em pastas de papelão nas estantes e outros desorganizados no chão.
Quanto a este aspecto, Pereira (2005), alerta que as práticas inadequadas de transporte e
manuseamento dos documentos, falta de equipamento para climatização dos depósitos e
monitorização das flutuações de temperatura são factores que concorrem para a deterioração
ou destruição dos documentos.

2.2.2. Contribuição para sua melhoria

 Que seja implementada a política de gestão de documentos, o SNAE, para assegurar
a preservação, facilitando a recuperação de informação a longo termo;
 Que seja feita a classificação e avaliação dos documentos pela instituição de modo a
evitar a acumulação das massas documentais nos sectores de trabalho, respeitando
todas as fazes de ciclo de vida do documento;
 Que seja capacitado a médio e longo prazo os técnicos do CAD em matéria de gestão
de documento e arquivos de forma a limar as lacunas dos funcionários;
 Que seja criada condições financeiras, humanas, ambientais, matérias que permitam
o andamento normal das actividades de gestão de documentos e arquivos;
 Que seja levado acabo acções visando sensibilizar os dirigentes da instituição para a
importância dos arquivos no processo de reestruturação da instituição e da integração
dos mesmos nos sistemas de informação;
 Criar a Unidade de Gestão de Documentos a nível do Ministério.

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 3. Conclusão

A gestão documental e a protecção especial de documentos e arquivos são da

responsabilidade do Governo, enquanto instrumento chave de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Ao longo das últimas décadas, a gestão de documentos e arquivos nas instituições do Estado
não acompanhou a rápida evolução e introdução das novas tecnologias que, actualmente, são
usadas em muitos países do Mundo. Com a aprovação da Estratégia Global da Reforma do
Sector Público pelo Governo e, de acordo com a necessidade de reorganização e normação
da Área de Documentação, Registo e Arquivo do Estado, tendo em consideração os mais
variados problemas que ainda enfermam esta área ao nível da Administração Pública, torna-
se inadiável a introdução de um modelo uniforme que permita uma melhor organização e
funcionamento das unidades documentais e arquivísticas das instituições do Estado, mas
também que garanta o rápido desenvolvimento desta área face aos desafios que hoje se
impõem.

Neste contexto, o Governo estabelece a presente Estratégia Nacional para a Gestão de

Documentos e Arquivos do Estado, convicto de que esta permitirá a criação de condições
chaves para uma melhor organização e desenvolvimento desta área, através da criação de
normas de funcionamento das unidades documentais, formação de recursos humanos,
informatização e modernização dos sistemas documentais e de arquivos bem como a
promoção de investimentos que possam assegurar a implementação de projectos ou
programas orientados para o desenvolvimento da área de gestão de documentos e arquivos
do Estado

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 4. Referencias bibliográficas

Autor: Sergio Alfredo Macore Sergio.macore@gmail.com / +258846458829 Pemba – Moz

Bibliografias

Amaral, Wanda do, Sistemas e Serviços de Informação em Moçambique, Maputo, 1994

Barreto, Auta Rojas, Memoria Institucional: Preservação do capital intelectual utilizando

Gestão de conhecimento, In: Rosário, Lourenço de, et al (Org.), Convergindo os
Textos, Maputo: FBLP, 2005, p. 198 – 207.

Camargo, Ana Maria de Almeida; Bellotto, Heloísa Liberal. Dicionário de Terminologia

Arquivística. São Paulo: AAB/Núcleo Regional de São

Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996.

Chiavenato, Idalberto, Introdução a Teoria Geral da Administração, 7ª Edição, Rio de

Janeiro: Campus, 2003.

Cruz, Emília Barroso, Manual de Gestão de Documentos, 2ª Edição, Belo Horizonte:

Arquivo Público Mineiro, 2013