Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação á Distância

Desafios das instituições estatais na Gestão de Documentos e Arquivos na era digital.

Nome: Terezinha Saraiva Raquesse – código: 708215760

Curso: Administração Pública

Cadeira: Ética Profissional

Ano de frequência: 4°, Turma “C”

Tutor: Victorino Joia

Cuamba, Abril de 2024

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Classificação
Categoria Indicadores Padrões Pontuação Nota de Subtotal
máxima tutor
Capa 0.5
Estrutura Aspectos Índice 0.5
Organizacionais Introdução 0.5
Discussão 0.5
Conclusão 0.5
Bibliografia 0.5
Contextualização (indicação clara
do problema) 1.0
Descrição dos
Introdução Objectivos 1.0

Metodologia adequada ao objecto

do trabalho 2.0
Articulação e domínio do discurso
académico (expressão escrita 2.0
Analise coerência/coesão textual)
Conteúdo
Discussão Revisão discussão bibliográfica
nacional e internacional na 2.
área
Exposição dos dados 2.0
Contributo teórico e
Conclusão Prático 2.0

Paginação tipo e tamanho de letra,

Aspectos Formatação paragrafo, espaçamento entre 1.0
gerais linhas
Normas APA 6a Rigor e coerência das
Referencia edição em citação Citações/referências 4.0
bibliográfica e bibliografia bibliográficas

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Índice
Introdução...................................................................................................................................4

Objectivos...................................................................................................................................4

Objectivo Geral...........................................................................................................................4

Objectivos Específicos................................................................................................................4

Metodologias Utilizadas.............................................................................................................4

Desafios das instituições estatais na Gestão de Documentos e Arquivos na era digital.....5

Desafios:.....................................................................................................................................7

Estratégias para Superar Obstáculos:..........................................................................................8

Gestão de documentos nas administrações públicas e privadas: normas, leis e regras..............8

Conclusão..................................................................................................................................10

Referencias Bibliográficas........................................................................................................11

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Introdução

O presente trabalho surge no âmbito da cadeira de Ética Profissional, e tem como tema
principal: Desafios das instituições estatais na Gestão de Documentos e Arquivos na era
digital. Na era digital, as instituições estatais enfrentam uma série de desafios na gestão de
documentos e arquivos, influenciados pela rápida evolução tecnológica e pelo aumento do
volume de informações geradas. Esses desafios abrangem áreas como preservação,
acessibilidade, segurança, integridade, autenticidade e interoperabilidade dos documentos
digitais. Estratégias sólidas e adaptação constante são necessárias para lidar eficazmente com
essas questões.

Objectivos

Objectivo Geral

 Analisar os desafios enfrentados pelas instituições estatais na gestão de documentos e

arquivos na era digital.

Objectivos Específicos

 Avaliar os desafios relacionados à preservação a longo prazo de documentos digitais e

propor estratégias para garantir sua acessibilidade contínua.
 Investigar a implementação de sistemas eficazes de organização, indexação e busca
para melhorar a acessibilidade e recuperação de informações em meio ao aumento do
volume de documentos digitais.
 Avaliar medidas de segurança da informação e propor práticas para proteger
documentos digitais contra ameaças cibernéticas e violações de privacidade.
 Examinar mecanismos de controle de versão, assinaturas digitais e registros de
auditoria para garantir a integridade e autenticidade dos documentos digitais.

Metodologias Utilizadas

Para atingir os objectivos propostos, este estudo utilizará uma abordagem qualitativa,
envolvendo revisão bibliográfica, análise de casos e entrevistas com profissionais
especializados em gestão de documentos e arquivos na era digital. Serão consideradas as
perspectivas teóricas de autores como Duranti, Rogers, Gilliland, Bearman, Cox e outros.
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Desafios das instituições estatais na Gestão de Documentos e Arquivos na era digital.

Segundo Duranti, L., & Rogers, C. (2012) na era digital, as instituições estatais enfrentam
uma série de desafios na gestão de documentos e arquivos, resultantes da rápida evolução
tecnológica e do volume crescente de informações geradas. Esses desafios incluem questões
relacionadas à preservação, acessibilidade, segurança, integridade e interoperabilidade dos
documentos digitais. Abordar essas questões requer estratégias sólidas e adaptação constante
às mudanças tecnológicas e regulatórias.

A gestão de documentos e arquivos na era digital traz consigo desafios relacionados à

autenticidade dos registros, à preservação digital, à privacidade dos dados e à
interoperabilidade entre sistemas, elementos essenciais para garantir a confiabilidade e a
utilidade dos documentos governamentais no contexto contemporâneo.

Nesse sentido, torna-se imperativo que as instituições estatais estejam atentas às melhores
práticas de gestão documental, adotando políticas de preservação digital, estratégias de
migração de dados, padrões de metadados e sistemas de gestão de documentos electrónicos
que atendam às demandas específicas da era digital, garantindo a transparência, a eficiência
administrativa e o cumprimento das legislações vigentes.

Preservação a longo prazo: A preservação de documentos digitais é essencial para garantir a

continuidade histórica e legal das instituições estatais. No entanto, os formatos digitais estão
sujeitos a obsolescência tecnológica e podem se tornar ilegíveis com o tempo. As instituições
enfrentam o desafio de migrar continuamente os documentos para novos formatos e sistemas,
garantindo sua acessibilidade a longo prazo.(Gilliland, A. J. 2016).

Acessibilidade e recuperação de informações: Com o volume crescente de documentos

digitais, encontrar informações relevantes pode se tornar uma tarefa árdua. As instituições
precisam implementar sistemas eficazes de organização, indexação e busca para garantir a
acessibilidade e recuperação eficiente de documentos. Isso requer a implementação de
metadados consistentes e a adoção de padrões de indexação interoperáveis. (Bearman, D., &
Sochats, K. 2006).

Segurança da informação: A segurança da informação é uma preocupação central na era

digital, especialmente para instituições estatais que lidam com dados sensíveis e
confidenciais. As ameaças cibernéticas, como hackers e malware, representam um risco

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significativo para a integridade dos documentos digitais. As instituições devem implementar
medidas robustas de segurança, como criptografia, controle de acesso e backups regulares,
para proteger seus arquivos contra ataques e garantir sua integridade e confidencialidade.
(ISSO, 2013).

Integridade e autenticidade: Garantir a integridade e autenticidade dos documentos digitais

é essencial para sua validade legal e histórica. No entanto, os documentos digitais estão
sujeitos a manipulações e falsificações, o que pode comprometer sua credibilidade. As
instituições devem implementar mecanismos de controle de versão, assinaturas digitais e
registros de auditoria para garantir a integridade e autenticidade dos documentos ao longo do
tempo.

Interoperabilidade: As instituições estatais frequentemente lidam com uma variedade de

sistemas e formatos de documentos digitais, o que pode dificultar a interoperabilidade entre
diferentes plataformas e aplicativos. A falta de interoperabilidade pode resultar em silos de
informações e dificultar a colaboração e o compartilhamento de dados entre departamentos e
agências governamentais. As instituições devem investir em padrões abertos e tecnologias
compatíveis para garantir a interoperabilidade dos sistemas de gestão de documentos e
arquivos. (UNESCO. 2015).

Conformidade regulatória: As instituições estatais estão sujeitas a uma série de

regulamentações e padrões relacionados à gestão de documentos e arquivos, incluindo
requisitos legais, normas de arquivamento e políticas de retenção de registros. Garantir a
conformidade regulatória na era digital requer uma compreensão abrangente das leis e
regulamentações aplicáveis, bem como a implementação de práticas e tecnologias que
atendam a esses requisitos. (Cox, R. J. (2018).

Duranti, L., & Rogers, C. (2012),sustentam que em suma, as instituições estatais enfrentam
uma série de desafios na gestão de documentos e arquivos na era digital, que vão desde a
preservação a longo prazo até a conformidade regulatória. Abordar esses desafios requer um
compromisso contínuo com a inovação, a segurança da informação e a conformidade
regulatória, garantindo assim a integridade, acessibilidade e autenticidade dos documentos
digitais ao longo do tempo.

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Duranti, L., & Rogers, C. (2012), defendem que os desafios enfrentados pelas instituições
estatais na gestão de documentos e arquivos na era digital são diversos e complexos, sendo
influenciados diretamente pelas mudanças tecnológicas. Aqui estão alguns dos principais
desafios e estratégias para superá-los:

Desafios:

Obsolescência tecnológica: A rápida evolução da tecnologia pode levar à obsolescência de

sistemas e formatos de arquivo, tornando os documentos digitais inacessíveis no futuro.

Volume e diversidade de dados: O aumento exponencial no volume e diversidade de

documentos digitais dificulta a organização, indexação e recuperação eficiente das
informações.

Segurança da informação: A segurança dos documentos digitais é essencial para proteger

dados sensíveis contra acesso não autorizado, ameaças cibernéticas e violações de
privacidade.

Preservação a longo prazo: Garantir a preservação e acessibilidade dos documentos digitais

ao longo do tempo é desafiador devido à fragilidade dos formatos digitais e à falta de
estratégias de preservação adequadas.

Integridade e autenticidade: Manter a integridade e autenticidade dos documentos digitais é

crucial para sua credibilidade e validade legal, mas é difícil garantir em um ambiente digital
susceptível a manipulações e falsificações.

Legislação e Regulamentação: Cumprir as normas legais e regulamentações relacionadas à

gestão documental, incluindo a Lei de Acesso à Informação, demanda esforços adicionais e
adequação contínua.

Capacitação e Cultura Organizacional: A falta de capacitação dos servidores e a resistência

à mudança dentro das instituições são obstáculos para a implementação de práticas eficientes
de gestão documental na era digital.

Influência das Mudanças Tecnológicas:

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Duranti, L., & MacNeil, H. (2016) apresenta as seguintes Influências das Mudanças
Tecnológicas:

Automatização de Processos: A adoção de sistemas de gestão documental e arquivística

automatizados pode optimizar o gerenciamento de documentos e facilitar o acesso às
informações.

Big Data e Analytics: O uso de tecnologias de Big Data e análise de dados pode oferecer
insights valiosos a partir do vasto volume de informações disponíveis nas instituições estatais.

Blockchain e Criptografia: A implementação de tecnologias como blockchain e criptografia

pode contribuir para a segurança e a autenticidade dos documentos digitais.

Estratégias para Superar Obstáculos:

Silva, A. M., et al. (2020), apresentam seguintes estratégias para Superar Obstáculos:

Desenvolvimento de Políticas Claras: Estabelecer políticas de gestão documental e

arquivística claras e actualizadas, alinhadas com as melhores práticas e padrões
internacionais.

Investimento em Tecnologia e Infraestrutura: Priorizar investimentos em sistemas de

gestão documental, armazenamento em nuvem, segurança cibernética e preservação digital.

Capacitação e Conscientização: Promover treinamentos e conscientização sobre a

importância da gestão documental na era digital, envolvendo todos os colaboradores da
instituição.

Parcerias e Colaborações: Estabelecer parcerias com instituições académicas, especialistas

em arquivologia e empresas de tecnologia para compartilhar conhecimentos e boas práticas.

Monitoramento e Avaliação Constantes: Realizar monitoramento contínuo das práticas de

gestão documental, avaliando a eficácia das estratégias implementadas e promovendo
melhorias necessárias.

Gestão de documentos nas administrações públicas e privadas: normas, leis e regras

Como foi visto no capítulo 3, a Lei n° 8.159/1991 considera gestão de documentos “o

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

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avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente” (art. 3°). Pode-se retirar desta definição as fases da
gestão de documentos: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. O decreto n°
4.073, de 3 de Janeiro de 2002, regulamenta a Lei n° 8.159.

Porém, os arquivos privados não estão limitados aos arquivos pessoais. Os arquivos
empresariais referentes às empresas privadas também são privados de acordo com sua
proveniência, mas são tratados à luz do direito empresarial. A gestão de documentos é um
conjunto de procedimentos que viabiliza nas empresas a qualidade e quantidade da
documentação que produzem e recebem, garantindo o acesso a essas informações de forma
rápida e de acordo com as necessidades de cada usuário.

Os documentos são fontes de informação, pois são instrumentos das atividades empresariais,
fazendo-se necessário uma gestão documental que vise uma abordagem integrada,
considerando os documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, possibilitando a
agilidade na recuperação das informações indispensáveis para o processo de tomada de
decisão. Nesse contexto, o arquivista tem grande responsabilidade em relação aos processos
administrativos de uma organização.

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Conclusão

A gestão de documentos e arquivos na era digital apresenta desafios significativos para as

instituições estatais, influenciados pela rápida evolução tecnológica e pelo volume crescente
de informações geradas. Neste trabalho, analiso - se esses desafios e propusemos estratégias
para superá-los, visando garantir a integridade, acessibilidade e autenticidade dos documentos
ao longo do tempo.

Ao longo deste estudo, identifico - se que a preservação a longo prazo, a acessibilidade e

recuperação de informações, a segurança da informação, a integridade e autenticidade, a
interoperabilidade e a conformidade regulatória são aspectos cruciais a serem considerados na
gestão de documentos e arquivos na era digital.

A acessibilidade e recuperação eficiente de informações são fundamentais em meio ao

aumento do volume de documentos digitais. Para enfrentar esse desafio, sugerimos a
implementação de sistemas eficazes de organização, indexação e busca, aliados à adoção de
metadados consistentes e padrões de indexação interoperáveis.

A interoperabilidade entre diferentes sistemas e formatos de documentos digitais é essencial

para facilitar a colaboração e o compartilhamento de dados entre instituições estatais.
Propomos o investimento em padrões abertos e tecnologias compatíveis como meio de
garantir a interoperabilidade dos sistemas de gestão de documentos e arquivos.

Por fim, destacamos a importância da conformidade regulatória na era digital, requerendo

uma compreensão abrangente das leis e regulamentações aplicáveis, bem como a
implementação de práticas e tecnologias que atendam a esses requisitos.

Em suma, abordar os desafios da gestão de documentos e arquivos na era digital requer um

compromisso contínuo com a inovação, segurança da informação e conformidade regulatória.
Somente através desses esforços, as instituições estatais podem garantir a integridade,
acessibilidade e autenticidade dos documentos digitais ao longo do tempo, promovendo
transparência, eficiência administrativa e cumprimento das legislações vigentes.

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Referencias Bibliográficas

Bearman, D., & Sochats, K. (2006). Metadata Requirements for Evidence. D-Lib Magazine,
12(7/8).

BRASIL. Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências. Brasília, 9 jan. 1991.

Cox, R. J. (2018). Digital Curation in the Digital Humanities: Preserving and Promoting
Archival and Special Collections. Chandos Publishing.

Duranti, L., & Rogers, C. (Eds.). (2012). Principles and Practice in Records Management
and Archives. Facet Publishing.

Gilliland, A. J. (2016). Conceptualizing the continuum: A review of current uses of the

concepts of “records” and “archives”. Archival Science, 16(1), 179-195.

ISO 27001:2013. Information technology—Security techniques—Information security

management systems—Requirements.

Silva, A. M., et al. (2020). Challenges for the Brazilian digital archives management and
preservation under the light of the OAIS Reference Model. International Journal of
Digital Curation, 15(1), 201-218.

UNESCO. (2015). Guidelines for the Preservation of Digital Heritage.

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