Curso 243912 Aula 05 2594 Simplificado

Aula 05
UEAP (Assistente Administrativo)

Arquivologia - 2023 (Pós-Edital)
Autor:
Ricardo Campanario
26 de Março de 2023
00623014203 - Iane Almeida

Ricardo Campanario
Aula 05
Índice
1) Gestão de Documentos e Arquivo Corrente - AULA SIMPLIFICADA
..............................................................................................................................................................................................3
UEAP (Assistente Administrativo) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) 2

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GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO CORRENTE
Gestão de Documentos
Introdução
O conceito de gestão de documentos surge após a Segunda Grande Guerra, quando ocorre o
fenômeno da explosão documental como já vimos em aulas passadas. Isso imediatamente torna necessária
a criação de um procedimento que possa racionalizar e controlar o crescimento das massas documentais
que passaram a ser acumuladas pelas organizações públicas e privadas.
O avanço científico e tecnológico da época ocasionou significativo crescimento na produção de

documentos, comprometendo a capacidade de controle e organização da documentação por parte das
instituições, que passaram a buscar novas soluções para gerir a massa documental criada.
As primeiras soluções nesse sentido começaram a surgir em países como os Estados Unidos e o
Canadá. A palavra-chave das administrações daqueles países, principalmente dos EUA, passou a ser
eficiência.
Neste contexto, esses países passam a aplicar os princípios da administração científica à gestão de
documentos, tendo em vista a urgente necessidade de racionalizar e modernizar as administrações,
atrelando as atividades de gestão de documentos à busca de economia e eficácia na produção, tramitação,
uso, avaliação, arquivamento e destinação final dos documentos.
Tudo isso ocorre nas idades corrente e intermediária dos documentos e cobre todo o ciclo de
existência dos documentos desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para o arquivo
permanente.
Além da economia e da eficácia, a implantação de um programa de gestão de documentos garante

aos seus usuários o controle sobre as informações que produzem ou recebem e a agilidade na recuperação
das informações, no momento em que elas são requisitadas.
Para isso, um programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos
referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante o
seu ciclo de vida, com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final.
Esses requisitos valem, inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de

informações.
Importante lembrar também que, quando se fala e, sobretudo, se pratica, a gestão de documentos,
não se tem preocupação só com os resultados de curto prazo, mas também com a indispensável preservação
de documentos de valor secundário, que devem ser recolhidos e custodiados de forma definitiva nos
arquivos permanentes.


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A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação (atividades espalhadas por todo a
cadeia de gestão de documentos), permitem ainda a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de
Temporalidade de Documentos de Arquivo.
São os instrumentos mais importantes em gestão de documentos e falaremos deles mais adiante, ao
longo da aula. São fundamentais para a prática de uma eficiente gestão de documentos, garantindo a
simplificação, a racionalização e conferindo maior agilidade a todo o processo.
Note que ao longo dessa introdução falamos algumas vezes sobre racionalização do processo. Não é
por acaso. A racionalização (seja na produção ou no processo de eliminação) e a agilidade na busca e
disponibilização das informações são certamente os dois maiores alvos da atividade de gestão de
documentos. Falaremos bastante sobre isso ao longo da aula, mas grave sempre as palavras racionalização,
eficiência, eficácia e agilidade. Estão todas diretamente ligadas à gestão de documentos.
(QUADRIX/CFO/Técnico Arquivo/2020) O conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação

permite a eficiência e a eficácia na produção, na tramitação, no uso, na avaliação, no arquivamento e na
destinação de documentos é o sistema de gestão de documentos.
a) CERTO
b) ERRADO
Comentário:
A afirmativa está CORRETA.
Note que o enunciado traz exatamente os conceitos de eficiência e eficácia na produção, tramitação, uso,
avaliação, arquivamento e destinação dos documentos, ou seja, a busca da melhor performance no trato
documental ao longo de sua vida nos arquivos corrente e intermediário.
(IADES/CAU-RO/Assistente Administrativo/2018) Assinale a alternativa que descreve a gestão de
documentos na perspectiva da arquivologia.
a) Sequência de operações que visam a distribuir os documentos de um arquivo.
b) Conjunto de medidas visando à racionalização e à eficiência na criação, na tramitação, na classificação, no
uso primário e na avaliação de arquivos.
c) Sequência de diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora que visam a distribuir os
documentos de um arquivo.
d) Conjunto de medidas visando a distribuir os documentos de um arquivo.
e) Coleção de documentos, naturalmente, no curso das ações, de maneira contínua e progressiva.
Comentário:


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A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Só pela introdução que foi dada ao tema já podemos
concluir que a atividade de gestão de documentos é um processo que visa a racionalização e a eficiência em
toda a cadeia pela qual trafegam os documentos, a partir de sua criação.
Note ainda o uso das palavras-chave "racionalização" e "eficiência", como havíamos salientado. As questões
em relação a esse tema geralmente trazem termos como esses.
Na alternativa A o examinador fala sobre a distribuição de documentos. Veremos mais adiante que gestão
de documentos é um processo muito mais abrangente que "só" a distribuição de documentos.
Na letra C fala-se novamente em distribuição e não se destacam os objetivos de eficiência, eficácia,
racionalização, agilidade, etc., que vimos na primeira alternativa.
A alternativa D reforça essa tentativa do examinador de atrelar gestão de documentos à distribuição. Não é
isso.
Por fim, na letra E fala do curso de ações de uma coleção de documentos. Definitivamente, também não é
isso que vimos até aqui.
Conceitos
Para começarmos a entender os conceitos usados em prova para gestão de documentos, vamos ao
DBTA.
Diz o DBTA que gestão de documentos é:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.
Veja que o Dicionário fala em procedimentos e operações técnicas, diversas etapas do ciclo de vida
do documento como sua produção, uso, até o arquivamento e restringe seu escopo as fases corrente e
intermediária.
Vamos ver agora o que diz a Lei 8.159/91, a Lei Nacional dos Arquivos, sobre gestão de documentos,
em seu artigo 3o:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Note que a definição á praticamente idêntica à que vimos no DBTA, desta forma não temos muito o
que nos preocupar com a fonte quando do surgimento de perguntas sobre o conceito de gestão de
documentos, visto que não há conflito entre diferentes autores ou referências.
Caso a cobrança seja por uma definição literal, muito provavelmente deverá citar os procedimentos
técnicos, as diversas etapas da cadeia documental, sua relação com as fases corrente e intermediária e o
objetivo final do processo, ou seja, a definição da destinação final do documento.


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Objetivos
Já vimos que a gestão documental, em linhas gerais, procura racionalizar todas as atividades dos
documentos ao longo do seu ciclo de vida e imprimir agilidade a todo o processo de busca e disponibilização
das informações buscadas.
Dessa forma podemos definir os principais objetivos da atividade de gestão de documentos:
• Realizar todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção,

tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) de forma eficiente e prezando pela
economicidade.
• Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas.
• Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor, realizando a avaliação e a seleção dos
conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser
eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais.
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos
de gestão documental.
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas.
(IBFC/TRE-PA/Técnico Administrativo/2020) Acerca da importância da implementação dos programas de

gestão de documentos, assinale a alternativa incorreta.
a) Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos para
um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica.
b) Servem como instrumentos de organização embora não consigam articular as ações para enfrentar os
problemas/questões.
c) Facilitam a identificação dos problemas/ questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os objetivos.
d) Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s) produto(s).
Comentário:
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Os programas de gestão de documentos conseguem
sim articular ações para enfrentar os problemas e questões identificados ao longo do processo, aliás é
justamente esse um dos objetivos da implantação de um processo de gestão documental.
As demais alternativas listam também ações e processos trazidos pela gestão de documentos com o objetivo
de otimizar o processo na contínua busca por eficiência e eficácia.


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(DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como um

macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a
obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.
Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:
a) Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
b) Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for
solicitada.
c) Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas
avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
d) Disponibilizar os documentos a quem deles necessitar, por meio de processo automatizado de dados ou
outro.
e) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus
valores histórico e científico.
Comentário:
A alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. Na verdade, na alternativa D temos a única afirmativa
que não pode ser considerada um dos objetivos de gestão de documento pois os documentos nem sempre
podem ser disponibilizados "a quem deles necessitar".
Lembre-se sempre da questão do sigilo. Muitos documentos não são ostensivos, ou seja, não têm livre acesso
a qualquer interessado. Justamente por isso que um dos objetivos de gestão de documentos é disponibilizar
as informações no lugar certo, na hora certa, para as "pessoas certas", ou seja, de fato quem tem o direito
de receber o livre acesso as informações do respectivo documento. Cuidado, pois, é uma casca de banana
da banca!
A alternativa A fala na eficiência do processo. Já vimos que está correto.
Na B o examinador fala em garantir a disponibilização no tempo e no local corretos. Veja que ele não cita a
pessoa correta justamente para criar a armadilha na letra D.
A alternativa C fala no uso correto dos instrumentos adequados e descreve alguns deles. Correto.
Por último, na letra E a banca fala em garantias de acesso e preservação de documentos de valor secundário,
o que também já vimos que está correto.
Fases
A gestão de documentos pode ser dividida em três fases básicas: a produção, a utilização e a
destinação. Atenção porque isso cai demais!!
PRODUÇÃO
A fase de produção de documentos refere-se à criação de documentos sempre de acordo com as

atividades naturais de um órgão ou setor da instituição. Lembra-se dos princípios da organicidade e da
naturalidade? Pois é. É deles que estamos falando agora. Se não se lembra, volte lá nas primeiras aulas pois
isso é importante!


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É nessa fase que o profissional responsável deve evitar a criação de documentos desnecessários à
instituição, assim como coibir a produção de duplicações, cópias ou vias que não sejam essenciais as
atividades desempenhadas.
Essa etapa já está diretamente relacionada a racionalização do processo, ou seja, só deve ser
produzido o que é indispensável ao funcionamento da instituição.
Atividades típicas da fase de Produção: gestão de modelos e formulários, otimização no uso dos
recursos reprográficos e informáticos, difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho
institucional e escolha de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas.
UTILIZAÇÃO
A fase de utilização refere-se a todo o fluxo percorrido pelo documento enquanto está cumprindo a
sua função administrativa, assim como inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação.
Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos.
Inclui as atividades de protocolo (que veremos em detalhes na próxima aula), de expedição, de

organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Engloba também as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação (especialmente

empréstimos e consultas) e a recuperação de informações e suas técnicas específicas: classificação,
organização e elaboração de instrumentos de recuperação.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
É a mais complexa das três fases.
Consiste na análise e avaliação dos documentos com o objetivo de estabelecer os seus prazos de
guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva
em arquivos permanentes.
As atividades típicas dessa fase consistem na análise e avaliação das séries documentais acumuladas
nos arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda, na eliminação periódica dos documentos sem valor
de guarda permanente e nas transferências e recolhimentos dos documentos para os arquivos
intermediários ou permanentes, respectivamente.
Vejamos abaixo quais são as três fases da gestão de documentos, de forma resumida:


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PRODUÇÃO
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
UTILIZAÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
(QUADRIX/CFO/Técnico Arquivo/2020) Uma das fases básicas da gestão de documentos é a de destinação,

em que se decide quais documentos serão eliminados e quais serão mantidos permanentemente.
a) CERTO
b) ERRADO
A afirmativa está CORRETA. Na fase de destinação é que se define qual a destinação final do documento: a
eliminação ou a guarda permanente.
(FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A gestão de documentos compreende três fases,

denominadas de:
Assinale a alternativa correta.
a) Produção, Utilização, Avaliação e destinação.
b) Produção, Avaliação e destinação, Armazenamento.
c) Avaliação e destinação, Utilização, Arquivamento.
d) Utilização, Organização, Avaliação e destinação.
e) Produção, Classificação, Arquivamento.
Comentário:
Antes de avaliar as alternativas, vale a pena relembrarmos a teoria. Quais são as três fases da gestão de
documentos? Acabamos de ver: produção, utilização e avaliação e destinação. Não dá para errar questão
como essa e eu sei que aluno do Estratégia não erra!


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A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. As demais não citam as três fases de maneira correta.
Atividades
As principais atividades de gestão de documentos são: classificação, avaliação, seleção e destinação.

Vamos conhecer cada uma delas:
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que
determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.
Para o DBTA, a definição de classificação que nos interessa a esta altura é:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a

qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
A utilização da classificação tem o objetivo principal de agrupar os documentos sob um mesmo

assunto com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas subsequentes relativas à avalição,
seleção, eliminação, transferência / recolhimento e acesso a esses documentos.
A classificação deve ocorrer no protocolo, no momento do registro do documento, o que também

facilita as tarefas arquivísticas que vêm em seguida.
Podemos dividir a atividade de classificação em duas operações:
• Estudo: leitura de cada documento para a identificação do assunto ao qual se refere e sob o
qual deverá ser classificado.
• Codificação: aplicação do código correspondente ao assunto de que trata o documento,
identificado na operação de estudo (acima).
Existem alguns métodos de classificação, que devem ser conhecidos. São os métodos de classificação
de Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos principais que devem ser considerados nesse
processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos se
referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos (por
assuntos) .


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MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE
SCHELLENBERG
FUNCIONAL ASSUNTO
ORGANIZACIONAL
(ações do (estrutura do órgão) (assunto do
documento) documento)
O processo de classificação funcional representa a lógica das funções, das subfunções e atividades
do organismo produtor. É a mais apropriada para órgãos públicos pelas constantes alterações estruturais
em função de mudanças políticas. Dessa forma, mesmo com a mudança estrutural é possível que as funções
permaneçam estáveis, preservando a classificação utilizada.
As maiores vantagens da classificação funcional são:
• as funções e atividades permanecem inalteradas;

• identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor;
• as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão
uma única vez no Plano de Classificação.
Vejamos alguns exemplos de classificação funcional, listados por Ieda Pimenta Bernardes e Hilda
Delatorre em sua publicação "Gestão Documental Aplicada". Note que são relacionadas as funções,
subfunções e atividades da instituição. Em seguida surgem os documentos relacionados àquela atividade.


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Veja que, neste caso, a classificação atribuída a folha de ponto é reflexo de cada um dos níveis
considerados: função, subfunção, atividade e documento:
Já o método de classificação organizacional (ou estrutural) representa os vários níveis de

segmentação interna do organismo produtor: diretorias, coordenadorias, supervisões, departamentos e,
sempre, com as suas respectivas divisões internas.
Veja que neste caso (mais abaixo), ao invés da classificação refletir as funções da empresa (que
geralmente continuam sendo exercidas mesmo após uma mudança estrutural), ela concentra-se no desenho
da estrutura da empresa, ficando mais vulnerável a alterações de fluxo ou de organograma, o que não é raro
especialmente em órgãos do poder Executivo.
Nestes casos os documentos devem ser reclassificados para acompanhar o novo modelo pós
reestruturação, o que acaba sendo um grande retrabalho.
As maiores desvantagens da classificação estrutural são:
• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções da organização;

• a estrutura está sujeita a constantes alterações;
• um mesmo documento pode acabar tendo códigos distintos, bastando para isso estar
relacionado a uma mesma função, porém em departamentos diferentes.
Vamos a um exemplo prático, tratando da mesma folha de ponto que tratamos no exemplo anterior.


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Veja que agora a segmentação do código não se dá por função, mas sim pela área da organização,
passando por Diretoria, Gerência e Departamento. Depois disso chegamos finalmente à atividade que
queremos classificar: controlar a frequência de funcionários.
Note que agora, ao contrário do que vimos na classificação funcional, o código do assunto deriva da
estrutura hierárquica da empresa.


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Voltando às desvantagens relatadas, caso uma outra diretoria (ex: Diretoria de Marketing) tenha
também suas folhas de ponto, elas terão um outro código, ou seja, teríamos a mesma função (e até um
mesmo documento) representados por dois códigos diferentes.
Por último, temos o processo de classificação por assunto.
É um método mais raro pois geralmente os documentos públicos são classificados de acordo com a
sua função ou a estrutura da instituição. Costuma ser aplicado a documentos específicos como os que não
derivam da ação governamental e não estão vinculados à atividade da organização.
A classificação por assunto na verdade deve ser evitada pois pode causar dificuldades ao processo
de avaliação, que deve considerar conjuntos documentais e não assuntos ou unidades isoladas.
Além disso, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que
ocasionará dificuldades no momento da classificação. O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do
documento e deverá ser identificado no momento da descrição, que é uma outra atividade da gestão
documental.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos é o processo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final de

cada um dos documentos, definindo se e quando os documentos devem ser eliminados ou mesmo
custodiados de forma permanente. Tudo isso baseia-se no valor atribuído ao documento.
Note que para o DBTA a definição é coincidente com a introdução acima:
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a

destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Vamos relembrar quais são esses valores?


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Valor Primário (também chamado de administrativo ou imediato) - valor atribuído a um documento em

função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, e seu valor legal e fiscal. Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o
cumprimento de cada um desses seus fins.
Valor Secundário (conhecido também por histórico ou mediato) - valor atribuído a um documento em função
do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para
fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. É um valor permanente que pode ser:
Probatório: comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.
Informativo: contém informações críticas sobre temas com os quais a organização trabalha, seja para fins de
estudo, pesquisa ou gestão do conhecimento.
Um documento é guardado por uma instituição enquanto possui valor para ela. A identificação dos
valores do documento, conforme vimos acima, é a principal variável considerada no estabelecimento dos
prazos de guarda e da destinação final do documento, que pode variar entre seu arquivamento permanente
ou sua eliminação.
Documentos de valor primário podem ou não adquirir valor secundário ao longo de sua vida. Vale
lembrar que os documentos de valor primário são geridos em arquivos correntes ou intermediários.
Ao fim de sua função administrativa, caso não tenham adquirido valor secundário, devem ser
eliminados ou (caso tenham adquirido o valor secundário acima descrito), deverão ser recolhidos para a
guarda definitiva em arquivos permanentes.
Mais adiante, ainda nessa aula, falaremos dos instrumentos da gestão de documentos,
especialmente a tabela de temporalidade e o plano de classificação.
A tabela de temporalidade traz duas informações críticas para a atividade de avaliação, que estamos
estudando: o prazo de guarda e a destinação final do documento.
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o período que o documento deverá ficar
arquivado nos arquivos corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e precaucionais
(falaremos disso com mais detalhes em aula específica). É a informação que diz exatamente quando aquele
determinado documento deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente.
Já a destinação final é outra informação trazida também pela tabela de temporalidade que aponta
se o documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser eliminado (quando não tem valor histórico)
ou deverá ser permanentemente custodiado (quando, aí sim, possui valor histórico).


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A complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função avaliação

(como o estabelecimento do valor dos documentos) requer a participação de especialistas e exímios
conhecedores das funções da organização de que fazem parte.
Dessa forma são constituídas equipes mistas de avaliação conhecidas por Comissões Permanentes
de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da
instituição.
Veja o que diz o Decreto 10.148/2019 sobre o tema:
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito

dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o
objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos
produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final,
nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:
I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e

destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às
atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;
II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de

temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública
federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e

selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública
federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos documentos destituídos de valor;
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a

desclassificação quanto ao grau de sigilo; e
V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de

documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.
Parágrafo único. As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos serão instituídas

por ato dos titulares dos órgãos ou das entidades.


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(COPEVE/UFMG/Técnico Arquivo/2018) Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, será

constituída comissão permanente de avaliação de documentos, com a responsabilidade de
a) orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados
no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
b) proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.
c) garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente.
d) promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação.
Comentário:
Acabamos de falar desse tema, não é mesmo?
Considerando a complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função
avaliação (como o estabelecimento do valor dos documentos), o que requer a participação de especialistas
e exímios conhecedores das funções da organização de que fazem parte, são constituídas equipes de
avaliação conhecidas por Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas
e representantes das áreas de negócio da instituição.
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão.
As demais alternativas não trazem o real papel das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.
(QUADRIX/CRF-BA/Analista de Documentação/2019) A comissão permanente de avaliação é responsável

pela elaboração dos instrumentos de pesquisa.
a) CERTO
b) ERRADO
Comentário:
A afirmativa está ERRADA!
A Comissão Permanente de avaliação de documentos é responsável por desenvolver instrumentos de gestão
de documentos como a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação, mas não instrumentos de
pesquisa!
SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação, apontada pela tabela
de temporalidade.
Veja que mesmo para o DBTA as duas atividades estão bastante interligadas:
SELEÇÃO - Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de

eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.


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DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de

documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
O documento pode ter 3 tipos de destinação:
- Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de guarda e não existência de valor

secundário.
- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do prazo de
guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente (realizada em intervalos
irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares).
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já cumpriu seus
prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório ou informativo. O Recolhimento,
por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular (sempre que ultrapassado o limite
de uso primário) ou selvagem (sem qualquer critério).
TIPOS DE DESTINAÇÃO
Eliminação Transferência Recolhimento
Permanente Sistemático
Periódica Regular
Selvagem
Instrumentos
Os principais instrumentos utilizados na gestão de documentos são o plano de classificação e a

tabela de temporalidade de documentos e isso cai bastante em prova!
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Segundo o DBTA, Plano de Classificação é:


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Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de

arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em
arquivos correntes.
Esta ferramenta serve para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício de suas funções ou atividades.
Veja abaixo exemplos de planos de classificação, primeiro um estrutural e depois, outro, funcional.
Importante conhecer a imagem pois algumas vezes ela é cobrada em provas, misturada a imagem da tabela
de temporalidade, que tem elementos parecidos e pode confundir o candidato.
Plano de Classificação Estrutural
Plano de Classificação Funcional
TABELA DE TEMPORALIDADE
Segundo o DBTA, Tabela de Temporalidade de Documentos é:
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos

e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos.
Veja também um exemplo de Tabela:


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Não se preocupe com os detalhes da tabela. Preocupe-se apenas com seu formato e aparência e note
que, no cabeçalho, traz os indicativos das informações disponibilizadas: atividades, documentos (com seus
respectivos códigos), prazos de guarda, destinação e observações.
(CEBRASPE/POLÍCIA FEDERAL/Escrivão/2021) Nos arquivos correntes e intermediários dos documentos de

arquivo indicados na tabela de temporalidade, os prazos de guarda são estabelecidos em anos ou, quando
não é possível definir com exatidão o tempo, por uma ação (por exemplo “até a prestação de contas”).
a) CERTO
b) ERRADO
Comentário:


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Enquanto na unidade com atribuição de arquivo (arquivo intermediário) o prazo de guarda é geralmente
indicado em anos, na unidade produtora (arquivo corrente), o prazo de guarda pode ser indicado em anos
ou pode ser vinculado a condições como a vigência do documento ou o acontecimento de um fato como
"aprovação ou prestação de contas".
(FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) Entre os principais instrumentos utilizados visando a

apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos eletrônicos ou
convencionais encontram-se:
a) plano de classificação e tabela de temporalidade.
b) manual de gestão e Classificação Decimal Universal.
c) vocabulário controlado e estrutura da organização.
d) sistema informatizado de gestão e tesauro.
e) normas de descrição arquivística e glossário.
Comentário:
Outro tema que acabamos de estudar. Esta é uma questão simples, que não pode ser desperdiçada. Vimos
acima que o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade são os dois principais instrumentos utilizados
na gestão de documentos.
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão.
As demais alternativas não trazem instrumentos tão importantes à gestão de documentos como o Plano de
Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.
Contribuição de Gestão de Documentos para a Arquivística
Segundo José Maria Jardim, um dos maiores autores e estudiosos da arquivologia, a gestão de
documentos trouxe várias contribuições para as funções arquivísticas. As principais são:
• Documentar adequadamente as políticas e atividades dos governos.

• Reunir o menor número possível de documentos inúteis e transitórios àqueles de valor permanente.
• Organizar de maneira efetiva os documentos que chegam a fase permanente.
• Inibir a eliminação de documentos de valor permanente.
• Definir de forma criteriosa a parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de
um país.
Vamos agora a uma questão para relembrar boa parte do que estudamos:


Ricardo Campanario
Aula 05
(DIRPS/UFU-MG/Auxiliar Administração/2017) Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é

INCORRETO afirmar que
a) a gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos.
b) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a
utilização e a destinação.
c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos.
d) identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental é
procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos.
Comentário:
Boa questão para reforçar os conceitos estudados.
Note que o examinador quer justamente a única afirmativa incorreta. Vamos avaliar uma a uma.
A - A gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos - Já vimos que está correto! A gestão de documentos de
fato se divide em 3 fases: Produção, Utilização e Destinação. Disso não podemos esquecer! E todas elas,
juntas, representam o ciclo vital do documento, de seu nascimento (produção) até a sua destinação final,
seja a eliminação ou a guarda permanente.
B - As fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a
utilização e a destinação - Está correto. Acabamos de passar por isso na afirmativa acima.
C - Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos - Esta está errada.
Os métodos de controle empregados pelo protocolo não ocorrem na primeira fase da gestão de documentos
que é a produção, o nascimento do documento. Ocorrem sim na segunda, durante a utilização do
documento.
Não esqueça das 3 fases: Produção, Utilização e Destinação e não se confunda com primeira fase e primeira
idade. É essa confusão que o examinador quer estabelecer na cabeça do candidato. Protocolo = primeira
idade documental (arquivo corrente) e segunda fase de gestão de documentos (utilização).


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D - Por último: Identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental
é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos - Está perfeito. É justamente na
terceira fase (Destinação) que ocorre a avaliação documental para que seja identificado o valor do
documento e se ele já cumpriu ou não seu prazo de guarda, tomando-se a decisão sobre sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Mais uma vez, não se confunda com terceira idade e terceira fase. Preste bastante atenção nisso pois é
motivo de erro clássico em prova.
Sendo assim a afirmativa C é a única incorreta e, portanto, alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.


Ricardo Campanario
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Programas e Sistemas de Gestão de Documentos
Introdução
No Brasil, por meio do Decreto 4.915/2003, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades da administração pública federal estão organizadas sob a forma de sistema com a
denominação de SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos.
Atenção pois o Decreto 10.148/2019 revogou os artigos 6o, 7o e 8o do Decreto 4.915/2003 e

promoveu diversas alterações em outros pontos do Decreto. Caso queira se aprofundar no tema, preste
atenção para estudar a legislação correta!
Os programas de gestão de documentos têm grande importância para todos os órgãos e entidades
integrantes do SIGA, pois:
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos
para um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica;
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os
objetivos;
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os problemas/questões;
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
produto(s).
SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo
Nos anos 90 é concebido o Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo – SIFAR, como a primeira
tentativa de articulação sistêmica das atividades de gestão de documentos, que entre os anos de 2000 e
2001 foi aperfeiçoado, passando a ser denominado Sistema de Gestão de Documentos e Informações – SGDI,
do Poder Executivo Federal.
Após esse momento, estudos e proposições são elaboradas visando à concretização do Sistema de
Gestão de Documentos, o que resulta na edição do Decreto 4.915/2003, que cria o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, organizando, sob a forma de sistema, as
atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal.
Este mesmo Decreto reforça em seu parágrafo primeiro a definição que temos usado para gestão de
documentos (oriunda da Lei 8.159/1991), ou seja, "o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e
intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.


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Reforço esse ponto pois se o examinador perguntar se o Decreto 4.915/03 traz essa definição de
gestão de documentos, está correto! A definição não é exclusiva da Lei 8.159/1991.
Mas vamos entender um pouco mais sobre o SIGA
De acordo com o artigo 2º do Decreto 4.915/03 (alterado pelo Decreto 10.148/2019), vejamos quais
são as principais finalidades do SIGA:
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso

aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os
aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de
2019)
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas

pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; (Redação dada pelo Decreto nº
10.148, de 2019)
III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e

arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação

arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração

pública federal, com vistas à racionalização e eficiência de suas atividades. (Incluído
pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Veja que entre as finalidades do SIGA estão justamente aquelas que caracterizam a gestão de
documentos, especialmente, a racionalização de todo o processo, redução de custos e o acesso ágil as
informações.
Além disso, cabe ao SIGA integrar e articular os órgãos e sistemas arquivísticos, divulgar normas e
preservar o patrimônio documental.
Vamos agora entender qual é a composição do SIGA:


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Art. 3o Integram o SIGA:
I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades

de gestão de documentos e arquivos nos órgãos e nas entidades da administração pública
federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades
de gestão de documentos e arquivos nas entidades vinculadas aos órgãos da administração
pública federal. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Importante saber - e isso cai bastante em prova! - que o órgão central do SIGA é o Arquivo Nacional.
Para que não se esqueça, relembre os órgãos centrais e/ou "vinculação" de cada um dos organismos
arquivísticos, abaixo:
Conarq-> vinculado (ou "instituído no âmbito") ao Arquivo Nacional.
SINAR -> Conarq é órgão central.
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central.
Vamos agora entender o que compete ao órgão central do SIGA, o Arquivo Nacional:
I - planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a

Comissão de Coordenação do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
II - definir, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestão de

documentos e arquivos a serem implementadas nos órgãos e nas entidades da
administração pública federal, com apoio da Comissão de Coordenação do
Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
III - editar normas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos
às atividades de gestão de documentos, independentemente do suporte da informação ou
da natureza dos documentos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
IV - orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de

trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; (Redação dada
pelo Decreto nº 10.148, de 2019)


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V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos
setoriais e seccionais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VI - promover cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e

internacionais; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam

na gestão de documentos e arquivos. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Veja que cabe ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, a elaboração e disseminação de
normas, além da gestão sobre as rotinas de trabalho (que derivam das normas) e a capacitação e
aperfeiçoamento dos servidores dos sistemas envolvidos no processo.
Apenas para que você leia e não vá para a prova sem sequer ter olhado esse conteúdo, veja abaixo
agora as competências dos órgãos setoriais do SIGA, que são as unidades responsáveis pela coordenação
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes:
I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu

âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº
10.148, de 2019)
II - coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do

Siga, com vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de
documentos arquivísticos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base

nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua
aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e

destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a
administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de

que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do
Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-fim;
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas

afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo
a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante
atualização.


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Veja que cabe aos órgãos setoriais do SIGA a elaboração e aplicação dos planos de classificação e da
tabela de temporalidade. Estes são os mais importantes instrumentos de gestão documental que acabamos
de estudar.
Por último, nesse processo de conhecimento mais profundo do SIGA, vale saber que o Decreto
10.148/2019 cria uma comissão de coordenação do SIGA composta por:
• Diretor Geral do Arquivo Nacional (que a preside)

• Representantes do Arquivo Nacional, do órgão central do Sistema de Serviços Gerais e do
órgão central do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação
• Presidentes das Subcomissões de Coordenação do Siga dos órgãos da administração pública
federal.
Esta comissão tem as seguintes competências de acordo com o Decreto 10.148/2019:
I - propor diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos,

no âmbito da administração pública federal;
II - orientar os órgãos integrantes do Siga quanto às modificações necessárias ao

aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos;
III - monitorar a aplicação das normas e seus resultados, com vistas à modernização e ao
aprimoramento do Siga;
IV - fornecer informações sobre os órgãos setoriais e seccionais ao órgão central do Siga; e
V - assessorar o órgão central do Siga na execução de suas competências.
(NC-UFPR/UFPR/Arquivista/2017) O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, organiza sob a forma

de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), as atividades de
gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal. Em relação
aos seus integrantes, a função de órgão central é exercida:
a) pelo Ministério da Justiça.
b) pelo Conselho Nacional de Arquivos.
c) pelo Arquivo Nacional.
d) pela Casa Civil da Presidência da República.


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e) pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

Comentário:
Acabamos de estudar em relação ao SIGA que seu órgão central é o Arquivo Nacional. Veja o que diz o inciso
I do artigo 3o do Decreto 4.915/2003:
Art. 3o - Integram o SIGA:
I - como órgão central, o Arquivo Nacional.
Dessa forma, a alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.
Não confunda!
Conarq-> vinculado ao Arquivo Nacional.
SINAR -> Conarq é órgão central.
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central.
Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos
Em relação aos níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos, a título de prova,

necessário saber que temos 4 níveis:
NÍVEL MÍNIMO
Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de
documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente.
NÍVEL MÍNIMO AMPLIADO
Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
NIVEL INTERMEDIÁRIO
O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a
adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários,
elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
NÍVEL MÁXIMO


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O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário),
complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de
máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.
(FCPC/UNILAB/Arquivista/2019) Segundo a UNESCO – Organização das Nações Unidas para a Educação, a

Ciência e a Cultura, a aplicação de um programa de gestão documental pode se dar em quatro níveis.
Assinale a opção que especifica as exigências de cada um desses quatro níveis:
a) nível mínimo (espaço físico adequado à guarda de documentos); nível mínimo ampliado (comissão
permanente de avaliação de documentos); nível intermediário (tabela de temporalidade e destinação de
documentos); nível máxima (implantação de política arquivística de documentos).
b) nível mínimo (identificação da massa documental acumulada); nível mínimo ampliado (eliminação
criteriosa de documentos); nível intermediário (um ou mais arquivos intermediários); nível máximo
(implantação de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos).
c) nível mínimo (diagnóstico preliminar da produção documental); nível mínimo ampliado (plano de
classificação de documentos por assunto); nível intermediário (tabela de temporalidade e destinação de
documentos); nível máximo (descrição em conformidade com a ISAD(G)).
d) nível mínimo (sistema informatizado de protocolo); nível mínimo ampliado (sistema de gerenciamento
eletrônico de documentos); nível intermediário (sistema informatizado de gestão arquivística de
documentos); nível máximo (repositório arquivístico digital confiável).
e) nível mínimo (programa de retenção e eliminação de documentos); nível mínimo ampliado (um ou mais
centros de arquivamento intermediário); nível intermediário (implantação de sistemas de arquivo); nível
máximo (uso de recursos de automação).
Comentário:
A alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Veja que ela traz exatamente todos os elementos que
estudamos em cada um dos níveis de aplicação da gestão de documentos.
Nas demais alternativas a banca faz inúmeras trocas além de inserir elementos estranhos ao que é previsto
pela doutrina no que tange aos níveis de aplicação da gestão de documentos.
(IDECAN/SEP-PR/Agente Administrativo/2014) De acordo com Indolfo et al (1993, p. 15-16), a aplicação
de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis: mínimo,
mínimo ampliado, intermediário e máximo. Diante do exposto, é correto afirmar que um órgão que
pretende aplicar um programa de gestão de documentos no nível mínimo deve
a) implantar sistemas de arquivos.
b) ter um ou mais centros de arquivamento intermediário.
c) adotar programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondência.
d) possuir gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.


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e) contar com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para

recolher à instituição arquivística públicas aqueles de valor permanente.
Comentário:
Antes de analisar as alternativas, vamos voltar à teoria.
Vimos acima que o nível mínimo de aplicação de um programa de gestão de documentos consiste em contar,
ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao
Arquivo Nacional daqueles de valor permanente.
Assim, a alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Note que traz a definição literal de nível mínimo
de aplicação de um programa de gestão de documentos.
Na letra A o examinador fala na implantação de sistemas de arquivos, que não alcança sequer o nível mínimo
da implantação dos programas de gestão de documentos.
A alternativa B por sua vez traz a definição de nível mínimo ampliado, com a existência de arquivos
intermediários.
Na letra C o examinador lista características do nível intermediário, como programas básicos de elaboração
e gestão de formulários e correspondência.
Na alternativa D a definição já atinge o nível máximo da aplicação de programas de gestão de documentos,
com a gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.


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Terminologia Arquivística Aplicada
Como nas demais aulas, vamos agora mais uma vez ao Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística estudar mais alguns termos e suas definições literais.
Lembro sempre que essa é uma tarefa imprescindível do estudante de Arquivologia. As bancas
cobram com frequência o conhecimento literal de certas definições e, o único jeito de matar essas questões,
é estudando o dicionário.
Toda aula estudamos parte dele, sempre relacionada ao que acabamos de ver em aula.
Vamos a mais alguns termos!
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para este termo o DBTA não traz definição específica, apenas refere-se à gestão de documentos,
ou seja, os consideram sinônimos. Importante saber isso para a prova!
ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Junto com o arquivo intermediário é o local onde ocorre todo o processo de gestão de
documentos. Nunca se esqueça que é um local de consultas frequentes e que acumula de forma
natural e orgânica documentos revestidos de valor primário, ou seja, importante para as
atividades da organização sob o ponto de vista administrativo.
AVALIAÇÃO
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação,

de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
É uma das atividades da gestão de documentos, ao lado da classificação, seleção e destinação. O

mais importante aqui é lembrar que na avaliação define-se o prazo de guarda e a destinação do
documento: eliminação ou guarda permanente. É isso que cai em prova!
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação.


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Aula 05
O Ciclo Vital abrange as três idades documentais e os arquivos corrente, intermediário e

permanente. Fundamental lembrar e não confundir: a gestão de documentos ocorre nos arquivos
corrente e intermediário!
CLASSIFICAÇÃO
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
A Classificação tem várias definições no DBTA. Essa é a que particularmente nos interessa nesse
momento. É mais uma das atividades da gestão de documentos ao lado da avaliação, seleção e
destinação.
Neste momento do curso, classificação é, na prática, a identificação do documento com base no

seu assunto principal e a atribuição a ele de um código, que permitirá que seja feita a avaliação,
seleção e destinação, que são as próximas atividades da gestão de documentos.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
Código derivado de um plano de classificação.
É o código que é atribuído ao documento, após identificado o seu assunto e sua correspondência
no plano de classificação adotado.
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela

elaboração de tabela de temporalidade.
Vimos no Decreto 4.915/2003, que normatiza o SIGA, uma referência concreta a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, comissão mista, responsável, entre outras coisas, por
elaborar e aplicar a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
Veja o inciso V do artigo 5o do Decreto que diz que "Compete aos órgãos setoriais" do SIGA:
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata

o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo
Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades-fim.


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O Decreto 4.073/2002 em seu artigo 18, por sua vez, define as Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos. Vejamos:
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
DESCARTE
Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação.
Importante conhecer o termo pois, pelo próprio DBTA é equiparável à eliminação. Portanto, se o
examinador se referir a descarte, entenda que está falando do que chamamos de eliminação até
aqui.
DESTINAÇÃO
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda

permanente, descarte ou eliminação.
Outra atividade do processo de gestão de documentos ao lado da classificação, avaliação e

seleção. Note que a destinação ocorre com base na avaliação e completa-se com a seleção que
propriamente separa os documentos elimináveis dos de valor secundário e que, portanto, devem
ser preservados.
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também
chamada expurgo de documentos.
Vimos acima que o termo eliminação é equiparável a descarte e aqui vemos que é também
equiparável a expurgo. Dessa forma, não se confunda: Eliminação = Descarte = Expurgo.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento. Também chamado administração de documentos.
Bem, essa é a definição que mais tratamos em aula. Note que é basicamente a mesma prevista
na Lei 8.159/1991 e cita o "conjunto de procedimentos e operações", as fases "corrente e
intermediária" e a sua "eliminação ou recolhimento".
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO


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Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento

específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do
arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
O Plano de Classificação é, ao lado da Tabela de Temporalidade, um dos mais importantes

documentos do processo de gestão de documentos. Deve classificar todo e qualquer documento
produzido ou recebido por um órgão no exercício das suas atividades.
PLANO DE DESTINAÇÃO
Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.
É o plano gerado a partir da avaliação e decisão da destinação final do documento.
PRAZO DE ELIMINAÇÃO
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor
permanente deverão ser eliminados.
Estudaremos esse tema mais a fundo, mas, por enquanto, fundamental saber que o prazo de
eliminação vem indicado na tabela de temporalidade, deixando claro após que período o
documento sem valor permanente deve ser eliminado.
PRAZO DE GUARDA
Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos

deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.
Também entraremos mais a fundo nesse tema adiante, mas importante saber que o prazo de
guarda indica após que momento a decisão sobre a destinação é, de fato, implementada, levando
o documento à eliminação ou ao recolhimento para custódia permanente. Baseia-se na legislação
vigente e nas necessidades administrativas da instituição.
PROCESSAMENTO TÉCNICO
Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e

conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou
tratamento técnico.
Termo que designa grupo de atividades que abrange boa parte do processo de gestão de
documentos.
PROTOCOLO
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e

expedição de documentos. Ver também arquivo corrente e unidade protocolizadora.


Ricardo Campanario
Aula 05
O Protocolo será o principal tema de nossa próxima aula. Agrupa uma lista de atividades que
fazem parte do arquivo corrente e do processo de gestão de documentos. Nunca se esqueça: o
Protocolo faz parte do Arquivo Corrente (primeira idade), porém faz parte da segunda fase do
processo de gestão de documentos, a Utilização!
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Identificação ou localização da informação desejada.
Lembre-se que esse é sempre um dos maiores, senão o maior objetivo, do processo de gestão de
documentos: garantir o acesso e a localização, de maneira simples e rápida, da informação certa,
para a pessoa certa na hora certa.
SELEÇÃO
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante

critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
A seleção é a última das atividades de gestão de documentos. É a separação dos documentos que
devem ser eliminados daqueles que serão custodiados de forma definitiva em função de seu valor
secundário.
Note que, como ocorre por último, depende de uma classificação correta, que propiciará a
avaliação adequada do documento e a realização da seleção com base na sua destinação final.
SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na

produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.
Veja que nesta definição o DBTA traz alguns dos principais objetivos da gestão de documentos,
ou seja, a eficiência (redução de custos, racionalização, agilidade) e a eficácia (acesso e liberação
da informação quando requisitada).
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições
de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.


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Aula 05
Ao lado do Plano de Classificação é um dos dois instrumentos mais importantes do processo de

gestão de documentos. Falaremos ainda mais a fundo sobre a Tabela de Temporalidade em aulas
mais adiante.


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QUESTÕES COMENTADAS
1. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) Assinale a alternativa que apresenta um dos

elementos que formam o sistema de arquivo.
a) Programa de gestão de documentos.

b) Diagnóstico da situação arquivística.
c) Políticas de patrimônio.
d) Políticas de aquisição de mobiliário.
e) Gestão de riscos.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O programa de gestão de documentos faz parte de
um sistema de arquivos.
Veja que a resolução nº 27/2008 do CONARQ prevê em seu art. 5º que “Pela lei específica de arquivos,
referida no caput do art. 1º, a ser editada pelo Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e
dos municípios, deverá ser criado um sistema de arquivos que contemple programa de gestão de
documentos de arquivo (...)”
A alternativa B está incorreta. O diagnóstico da situação arquivística é uma ferramenta prévia na elaboração
de políticas públicas de arquivo ou mesmo de planos de melhorias, como já vimos anteriormente. Não pode
ser considerado um elemento formador do sistema de arquivos.
A alternativa C está incorreta. Política de patrimônio também não é considerada um elemento formador de
um sistema de arquivos.
A alternativa D está incorreta. Também não são formadoras de um sistema de arquivos.
A alternativa E está incorreta. Por último, gestão de riscos tampouco pode ser considerada um elemento
formador de um sistema de arquivos.
2. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) A gestão de documentos de

arquivo:
a) refere-se ao conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou guarda permanente.


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b) compõe-se de quatro fases básicas e obrigatórias que incluem a produção, utilização, indexação e
destinação que devem funcionar de forma integrada, visando à racionalização de tarefas em comum.
c) restringe-se à avaliação e destinação desenvolvidas mediante a análise da utilização e identificação dos
prazos previstos por lei para guarda permanente, eliminação segura ou digitalização.
d) assume em relação à produção de documentos, papel regulador visando garantir a criação, duplicação e
emissão de diversas vias para todos os departamentos produtores e receptores.
e) inclui as atividades de protocolo, recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição,
organização e arquivamento em fase permanente.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Note que a banca traz exatamente a definição de
gestão de documentos prevista na Lei 8.159/1991. Vejamos o artigo 3o da Lei: Art. 3º - Considera-se gestão
de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
A alternativa B está incorreta. Como já vimos, a gestão de documentos é composta de 3 fases (produção,
utilização e destinação) e não 4, conforme relata a alternativa.
A alternativa C está incorreta. A alternativa fala apenas da última fase de gestão de documentos, a
destinação / avaliação. Ignora as fases de produção e utilização.
A alternativa D está incorreta. Aqui o examinador subverte o significado da fase de produção, que deixa de
ser um elemento que racionaliza e controla a produção e passa a ser um polo de produção e duplicação de
documentos aparentemente desnecessários. É o inverso.
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca lista diversas atividades de Protocolo. Veremos isso na próxima
aula, mas, de qualquer forma, o protocolo é parte da fase de utilização. Além disso a banca aqui mais uma
vez ignora as fases de produção e destinação do processo de gestão de documentos.
3. (DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como

um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a
racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de
arquivos organizacionais. Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:
a) Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos.

b) Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for
solicitada.
c) Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas
avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
d) Disponibilizar os documentos a quem deles necessitar, por meio de processo automatizado de dados ou
outro.
e) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus
valores histórico e científico.


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Comentários:
A alternativa A está incorreta. A afirmativa é correta. Garantir a eficiência na produção, na administração e

na destinação de documentos é mesmo um dos maiores objetivos da gestão de documentos.
A alternativa B está incorreta. A garantia da disponibilidade da informação correta, no tempo certo, para a
pessoa certa é outra função da gestão de documentos.
A alternativa C está incorreta. O uso adequado e racional da reprografia, do processamento automatizado

de dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação são partes
integrantes do processo de racionalização da gestão de documentos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A disponibilização dos documentos, embora deva ser
feita de forma ágil e no momento em que é solicitada, não pode ser feita de maneira indiscriminada "a quem
deles necessitar". É necessário observar as regras de sigilo e de adequação na liberação das informações para
o solicitante. Dessa forma a afirmativa é incorreta e a alternativa, correta.
A alternativa E está incorreta. Sim. Acesso e a preservação correta dos documentos são duas das principais
funções da gestão de documentos.
4. (VUNESP/IPREMM/Auxiliar de Escrita/2019) Gestão Documental é um conjunto de normas,

procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e
arquivamento de documentos oficiais. Uma de suas principais funções é:
a) o aumento substancial de informações.

b) a disseminação de informações.
c) a propagação de dados.
d) o controle de informações.
e) a especificação de dados.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A gestão de documentos não tem o objetivo de aumentar substancialmente
o volume de informações disponibilizadas. Ao contrário, seu perfil vai na direção de racionalizar a produção
de documentos, restringindo a criação apenas ao necessário de acordo com as atividades da organização.
A alternativa B está incorreta. A disseminação não é uma das fases da gestão de documentos, acontecendo,
especialmente, na terceira idade documental.
A alternativa C está incorreta. A propagação de dados também não é uma das fases da gestão de
documentos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O controle de informações faz parte da gestão de
documentos. Seja no caráter racional de sua produção ou mesmo na imposição de um processo de eficiência
e transparência que permite à organização implantar processo eficiente de governança e controle de sua
gestão documental.


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A alternativa E está incorreta. A especificação de dados também não pode ser considerada uma das fases ou
atividades do processo de gestão de documentos.
5. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) O nome dado ao conjunto de procedimentos e

operações técnicas cuja interação possibilita a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso,
avaliação, arquivamento e destinação de documentos, é sistema de:
a) arquivamento eletrônico de documentos.

b) arquivos.
c) classificação e arranjo de documentos.
d) gestão de documentos.
e) recuperação da informação.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O arquivamento eletrônico de documentos não corresponde a definição

trazida pela banca, que se aplica a gestão de documentos. Segundo o DBTA, armazenamento de dados deve
ser definido como a "guarda de documentos e informações em meio eletrônico".
A alternativa B está incorreta. Esta também não é a definição de arquivos, como já estudamos intensamente
nas primeiras aulas do curso. Relembre a definição do DBTA: "conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte".
A alternativa C está incorreta. Vamos novamente ao DBTA. Arranjo: "sequência de operações intelectuais e
físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecido". Classificação: "organização dos documentos de um arquivo ou coleção,
de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo".
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Definições clássicas de gestão de documentos. Note
que o examinador traz parte da definição de gestão de documentos: "conjunto de procedimentos e
operações técnicas... na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos"
e atrela ao processo a busca da eficiência e eficácia. É exatamente o que estudamos até aqui.
A alternativa E está incorreta. Por último, a recuperação da informação é, segundo o mesmo DBTA: a
"identificação ou localização da informação desejada", não correspondendo à definição trazida pelo
enunciado.
6. (IBFC/SESACRE/Agente Administrativo/2019) Sobre o processo de gestão de documentos, analise

as afirmativas abaixo.
I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e
conservação dos mesmos.
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da
corporação que se encontravam desorganizadas.


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III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração,
manutenção e destinação dos documentos.
Assinale a alternativa correta.
a) Apenas a afirmativa I está correta

b) Apenas a afirmativa II está correta
c) Apenas a afirmativa III está correta
d) As afirmativas I, II e III estão corretas
Comentários:
Assim como na questão anterior, antes de avaliarmos as alternativas vamos cuidar de cada uma das
assertivas trazidas pela banca, sob o ponto de vista da gestão de documentos:
I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e
conservação dos mesmos - Sim. A gestão de documentos tem como um de seus objetivos facilitar a
localização e garantir a preservação dos documentos submetidos ao seu processo.
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação
que se encontravam desorganizadas - Também está correto. Em linhas gerais a gestão de documentos
tem mesmo o objetivo de trazer organização, eficiência e eficácia a processos documentais que se
encontravam desorganizados.
III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e
destinação dos documentos - Correto. Embora não sejam definições ou citações literais, não dá para
negar que a técnica de gestão de documentos prioriza a organização de todo o processo ao longo do ciclo
de vida do documento, passando por sua administração, manutenção e destinação.
Portanto, as três assertivas estão corretas. A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
7. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) Dentre os objetivos da gestão de documentos,

busca-se a eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais, portanto, a
gestão de documentos tem a finalidade de:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e
técnico.
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja
consultada por terceiros.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.
a) Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas.


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b) Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.

c) Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
d) Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
e) Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
Comentários:
De novo, vamos a avaliação de cada uma das assertivas do examinador antes de avaliar as alternativas, agora
sob o ponto de vista das finalidades da gestão de documentos:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e técnico
- Sim. Uma das fases da gestão de documentos é justamente a destinação, que consiste em definir se o
documento deve ser eliminado (quando perdeu seu valor primário) ou guardado de forma permanente
(quando apresenta valor secundário).
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja consultada
por terceiros - Não está correta. Embora seja esperado da gestão documental o uso adequado e racional
das ferramentas disponíveis, não é razoável imaginar que a informação arquivística não deva ser
disponibilizada para terceiros. É exatamente o contrário, ou seja, a gestão documental busca a divulgação
ágil da informação, na hora certa e para a pessoa correta.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural - Sim. Esta é
mais uma das finalidades da gestão de documentos.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos - Mais uma

que está correta. O conceito da eficiência sempre está entre as finalidades do processo de gestão
documental.
Desta forma temos I (V), II (F), III (V) e IV (V). A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
8. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A Produção de Documentos integra uma das

fases da gestão de documentos, caracterizada por:
I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária.
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários.
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda
ou eliminação.
IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.
a) Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.

b) Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
c) Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.


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d) Apenas as afirmativas II e IV estão corretas.

e) Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
Comentários:
Vamos a análise das assertivas trazidas pela banca, levando em conta as características da fase de produção
documental, dentro do processo de gestão de documentos:
I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária -

Errado. A fase de produção documental ocorre apenas na idade primária do ciclo de vida documental, ou
seja, no arquivo corrente.
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários - Está
correto. A produção documental tem como característica a sua racionalidade, ou seja, a inibição da criação
de documentos desnecessários.
==255a38==
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda ou
eliminação - Errado. A avaliação e destinação de documentos é outra fase do processo de gestão de
documentos e não se confunde com a fase de criação/produção de documentos.
IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização - Sim. A elaboração de

documentos ligados a atividade da organização está ligada a fase de criação/produção de documentos.
Assim, apenas as assertivas II e IV estão corretas. A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
9. (CESPE/PGE-PE/Assistente de Procuradoria/2019) Acerca da gestão de documentos, julgue o item

que se segue.
Plano de destinação é a denominação do instrumento utilizado na classificação de documentos no
arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A afirmativa está ERRADA.

O Plano de Classificação é o instrumento utilizado na classificação de documentos no arquivo corrente e não
o Plano de Destinação.
Veja a definição trazida pelo DBTA para Plano de Classificação: “esquema de distribuição de documentos
em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir de estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente
adotada em arquivos correntes".
Já o Plano de Destinação, é utilizado para verificar a destinação final dos documentos: guarda ou eliminação.
10. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) No que concerne ao plano de

classificação de documentos e à tabela de temporalidade, é correto afirmar que:


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a) o plano de classificação apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a

atividade (classificação estrutural) ou de acordo com o grupo responsável por sua produção ou acumulação
(classificação funcional).
b) a tabela de temporalidade tem por objetivos: organizar de forma lógica e correta o arquivamento de
documentos, recuperar o contexto original de produção, controlar o trâmite e atribuir códigos numéricos.
c) o plano de classificação visa caracterizar os documentos por sua unicidade e individualidade focando-se
na importância em si mesmos e nas informações específicas que possuem.
d) a tabela de temporalidade, que autoriza a eliminação dos documentos rotineiros, precede e orienta a
elaboração do plano de classificação, garantindo a organização dos documentos em seu contexto de
produção.
e) a tabela de temporalidade é o instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovada por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A relação é exatamente a inversa. Classificação Funcional - de acordo com a
atividade e Classificação Estrutural - de acordo com o grupo responsável por sua produção ou acumulação.
A alternativa B está incorreta. Esta é a função do Plano de Classificação e não da Tabela de Temporalidade.
A alternativa C está incorreta. O Plano de Classificação leva em conta a hierarquia funcional e as atividades
da organização ou sua estrutura, ao contrário de focar-se na “na importância em si mesmos e nas
informações específicas que possuem" os documentos, como diz a banca.
A alternativa D está incorreta. A Tabela de Temporalidade autoriza sim a eliminação de documentos, porém
não precede e nem orienta o Plano de Classificação. Na realidade, é o plano de classificação que precede e
fornece subsídios (orienta) a elaboração da tabela de temporalidade. Esse é o erro da alternativa. Elabora-
se primeiro o plano, e depois a tabela.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Essa é uma perfeita definição de Tabela de
Temporalidade de documentos: "instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovada por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental".
11. (CESPE/PGE-PE/Assistente de Procuradoria/2019) Acerca da gestão de documentos, julgue o item

que se segue. O prazo de prescrição é estabelecido na tabela de temporalidade e é fundamentado
em estimativas de uso.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

O prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade é o prazo de guarda do documento, definido pelo DBTA
como "prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos


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deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Também chamado de período de retenção ou prazo de retenção”.
Segundo Ieda Bernardes e Hilda Delatorre, o prazo de prescrição é o "intervalo de tempo durante o qual
pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de
guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em
conformidade com a legislação vigente".
Por fim, segundo as mesmas autoras, o prazo de precaução pode ser definido como o "intervalo de tempo
durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda
permanente".
12. (VUNESP/UFABC/Assistente em Administração/2019) A etapa na gestão de documentos em que é

tomada a decisão por seu arquivamento ou por sua eliminação é a:
a) distribuição.
b) destinação.
c) recepção.
d) utilização.
e) produção.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A distribuição não é considerada uma etapa ou fase da gestão de documentos.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A fase da destinação é justamente aquela na qual,
com base na tabela de temporalidade, o profissional toma a decisão em relação ao arquivamento definitivo
do documento ou a sua eliminação.
A alternativa C está incorreta. A recepção também não é considerada uma etapa ou fase da gestão de
documentos.
A alternativa D está incorreta. Durante a fase de utilização ocorre a tramitação e guarda dos documentos
dos arquivos correntes e intermediários, além da gestão desses arquivos por meio da atividade de protocolo
e implantação de sistemas de arquivo.
A alternativa E está incorreta. Na fase da produção ocorre a criação dos documentos conforme as atividades
organizacionais, devendo haver coordenação e controle sobre a produção, uma vez que o acúmulo ou
produção de documentos desnecessários representa custo.
13. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) A Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe

sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com a essa lei a definição de
gestão de documentos é:
a) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente, intermediária e permanente, visando à sua eliminação ou
recolhimento para arquivos históricos.


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b) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
c) a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
d) a proteção especial a documentos de arquivos públicos ou privados, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e histórico e como elementos de prova, informação
e garantia de direitos individuais e/ou coletivos.
Comentários:
A questão trata da literalidade da definição aplicada a gestão de documentos de acordo com a Lei
8.159/1991. Já vemos que a lei traz a seguinte definição: "Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente".
A alternativa A está incorreta. Atenção, pois, a banca insere no universo de atuação da gestão de
documentos a terceira idade documental, ou os documentos em fase permanente! Isso está errado. Gestão
de documentos ocorre apenas nas fases corrente e intermediária. Não esqueça, pois, isso despenca em
prova!
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Com base na definição acima, a alternativa contem
literalmente a definição atribuída à gestão de documentos pela Lei 8.159/1991.
A alternativa C está incorreta. Nesta alternativa o examinador traz apenas a competência de preservação
documental que, definitivamente, não é a definição correta de gestão de documentos.
A alternativa D está incorreta. Na mesma linha. Restringe a ação de gestão de documentos a alegada
atividade de preservação. Sabemos que não é isso.
14. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) A competência para conduzir as atividades de gestão

de documentos no interior de cada órgão/entidade cabe:
a) à equipe técnica da instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência.

b) à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.
c) ao Serviço de Informações ao Cidadão.
d) à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos.
e) à Comissão Mista de Reavaliação de Informações.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Tal competência cabe sim a uma equipe técnica, mas, de acordo com a
legislação vigente, esta equipe tem composição e nome definidos em normas. Há alternativa que endereça
a questão de modo bastante mais apropriado.


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A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 18 do Decreto 4.073/2002,
"Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de
avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação
e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação
dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor". É disso que o examinador
está falando. No Estado de São Paulo (a prova foi aplicada em Piracicaba-SP), a Comissão em referência é
denominada CADA por legislação específica, ou Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivos.
A alternativa C está incorreta. O SIC não tem relação com a questão colocada pela banca.
A alternativa D está incorreta. Aqui o examinador usa o nome correto atribuído pela legislação (embora em
São Paulo seja CADA), mas, ao seu final, equivoca-se e traz o termo "Sigilosos". Não há esta restrição de
escopo aos documentos tratados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (ou CADAs em
São Paulo).
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca traz nome aleatório de comissão, apenas tentando confundir o
candidato. Não caia nessa!
15. (IDECAN/UNIVASF/Assistente em Administração/2019) Considera-se o plano de classificação de

documentos o instrumento de gestão documental utilizado para classificar todo e qualquer
documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da Administração Pública no exercício
de suas funções e atividades. Logo, a classificação de documentos se dá:
a) pela atividade meio que repete a mesma informação sobre os documentos e o grupo funcional.
b) pelo conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
c) pelo agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma vertente da função.
d) pela sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo tema.
e) pela estrutura organizacional da Administração Pública, item competência do Órgão.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Não é isso. O Plano de Classificação não tem como norte atividades meio ou
mesmo a repetição de informações sobre documentos e grupos funcionais. Está sim relacionado as funções
da instituição ou a sua estrutura.
A alternativa B está incorreta. O Plano de Classificação tem relação com as atividades exercidas pela
instituição da qual faz parte e não com as atividades exercidas pelo Estado, de forma genérica.
A alternativa C está incorreta. O examinador esbarra em termos aplicáveis a Plano de Classificação como
"atividades" e "função", mas a definição apresentada não faz sentido e não representa o que é o Plano de
Classificação.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O Plano de Classificação de Documentos tem a

característica de agrupar os documentos sob temas que variam de acordo com a sequência de operações
técnicas com as quais estão relacionadas, ou seja, de acordo com as funções da instituição. Certa a resposta.


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Veja a definição encontrada no DBTA: "Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes".
A alternativa E está incorreta. O Plano pode até se basear na estrutura da organização, mas a definição
apresentada novamente não faz sentido quando analisada na íntegra.
16. (AOCP/UFPB/Arquivista/2019) Em relação ao Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA),

assinale a alternativa INCORRETA.
a) O SIGA tem por finalidade integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram.
b) O Diretor-Geral do Arquivo Nacional deve compor a Comissão de Coordenação do SIGA como presidente.
c) Integram o SIGA: I - como órgão central, o Conselho Nacional de Arquivos; II - como órgãos setoriais, as
unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios
e órgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.
d) Compete ao Órgão Central do SIGA orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades
e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais.
e) Compete aos Órgãos Setoriais do SIGA implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais.
Comentários:
Boa questão para avaliarmos o SIGA.
A alternativa A está incorreta. Esta é uma das finalidades do SIGA, prevista no artigo 2o do Decreto 4.915 de
2003. Vejamos: "integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos
órgãos setoriais e seccionais que o integram".
A alternativa B está incorreta. De acordo com o mesmo Decreto em seu artigo 7o, comporá a Comissão de
Coordenação do SIGA "o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá”.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 3o do Decreto, veja a
composição correta do SIGA: “como órgão central, o Arquivo Nacional; como órgãos setoriais, as unidades
responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e
órgãos equivalentes e como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes”.
A alternativa D está incorreta. Ainda de acordo com o Decreto 4.915/03 em seu artigo 4o, compete ao órgão
central do SIGA "orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho
relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais".
A alternativa E está incorreta. Por fim, e de acordo com o Decreto em referência, compete aos órgãos
setoriais do SIGA "implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em


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seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidência da República".
17. (CESPE/TST/Analista Judiciário Arquivologia/2008) Elaborada e aplicada após a Segunda Guerra

Mundial, principalmente nos países anglófonos, a gestão de documentos mostrou-se um conceito
importante para dar inteligibilidade ao grande volume de documentos e informações acumulado
diariamente pelas organizações contemporâneas. Acerca desse conceito e de aspectos a ele
relacionados, julgue o seguinte item.
Há, de acordo com a UNESCO, quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos:
o nível mínimo, o mínimo ampliado, o intermediário e o máximo. O nível intermediário
complementa o nível mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento
intermediário.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

O nível intermediário, na verdade, compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como
a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários,
elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
Quem complementa o nível mínimo é o nível mínimo ampliado: "complementa o mínimo, com a existência
de um ou mais centros de arquivamento intermediário".
18. (CVEST IFPE/IF Sertão-PE/Arquivista/2016) Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de

Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Desse modo, associe
corretamente a coluna correspondente a cada nível descrito.
(1) Nível mínimo

(2) Nível mínimo ampliado
(3) Nível Intermediário
(4) Nível máximo
( ) Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de

formulários e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo.
( ) Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
( ) Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e
o uso de recursos da automação.
( ) Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos
e procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente;
a) 1 – 2 – 3 – 4
b) 3 – 2 – 4 – 1


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c) 4 – 1 – 3 – 2
d) 4 – 2 – 3 – 1
e) 2 – 3 – 4 – 1.
Comentários:
Vamos analisar as definições antes de escolher a alternativa correta:
Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários

e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo - esta é a definição do nível intermediário ou
número 3.
Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário - aqui
temos a definição do nível mínimo ampliado, ou 2.
Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de
recursos da automação - definição do nível máximo. Número 4.
Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e
procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente - esta
é a definição de nível mínimo, ou seja, 1.
Temos, portanto, 3-2-4-1.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão.
19. (DIRPS/UFU-MG/Arquivista/2018) O Decreto Federal n° 4.915 dispõe sobre o SIGA – Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo da administração pública federal. De acordo com as finalidades
do SIGA, assinale a alternativa INCORRETA.
a) Garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais.
b) Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal.
c) Disseminar as normas relativas ao tratamento e à organização de documentos de guarda permanente.
d) Racionalizar a produção da documentação arquivística pública.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Este é exatamente o inciso I do artigo 2o do Decreto 4.915/2003, que dispõe
sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal e lista suas
finalidades.
A alternativa B está incorreta. Da mesma forma, esse é o inciso VI.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Aqui há um problema. De acordo com o inciso III, cabe
ao SIGA disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo e não ao tratamento e à organização
de documentos de guarda permanente.


Ricardo Campanario
Aula 05
A alternativa D está incorreta. Esse é exatamente o inciso IV do artigo 2o do Decreto.
20. (IBADE/SEJUDH-MT/Assistente Administrativo/2018) Arquivo corrente, ou arquivo de gestão, nada

mais é do que um conjunto de documentos vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram
produzidos, permanecendo junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de
uso. São usados pela administração para o cumprimento de atividades administrativas, tais como
tomada de decisões. avaliação de processos, controle de tarefas. No entanto, também fazem parte
deste conjunto a expedição, o arquivamento, o empréstimo, a consulta, a destinação. além de um
item importantíssimo, que é (a) (o):
a) protocolo.
b) simulação.
c) aquisição.
d) requisição.
e) esclarecimento.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O Protocolo é a unidade responsável por todas as
operações que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes. Embora esteja diretamente
relacionado ao arquivo corrente (de primeira idade), faz parte da 2a fase do processo de gestão de
documentos, a utilização (lembre-se sempre das 3 fases: produção, utilização e destinação).
A alternativa B está incorreta. Simulação não é um componente importante deste conjunto de atividades do
arquivo corrente.
A alternativa C está incorreta. A aquisição também não é um componente importante deste conjunto de
atividades do arquivo corrente e pode ocorrer em qualquer uma das 3 idades do ciclo de vida documental.
A alternativa D está incorreta. Requisição não é um componente importante deste conjunto de atividades
do arquivo corrente.
A alternativa E está incorreta. Por fim, esclarecimento também não é um componente importante deste
conjunto de atividades do arquivo corrente.
21. (CESPE/FUB/Arquivista/2015) Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo. A atividade de

protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Exatamente o que vimos na questão anterior.


Ricardo Campanario
Aula 05
O protocolo e suas atividades tipicamente se iniciam e se encerram nos arquivos correntes (primeira idade
ou segunda fase da gestão de documentos: utilização).


Ricardo Campanario
Aula 05
GABARITO
1. A
2. A
3. D
4. D
5. D
6. D
7. A
8. D
9. ERRADA
10. E
11. ERRADA
12. B
13. B
14. B
15. D
16. C
17. ERRADA
18. B
19. C
20. A
21. CORRETA


Ricardo Campanario
Aula 05
RESUMO
 Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
 Objetivos:
• Realizar com eficiência todos os procedimentos referentes à gestão de documentos

arquivísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação).
• Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas.
• Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor.
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis.
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas.
 Fases:
• Produção (1a fase): criação racional de documentos sempre de acordo com as atividades
naturais de um órgão ou setor da instituição. Evita a criação de documentos desnecessários.
• Utilização (2a fase): fluxo do documento enquanto está cumprindo a sua função
administrativa. Inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação. Ou seja,
estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos. Inclui a
atividade de Protocolo.
• Destinação / Avaliação (3a fase): análise e avaliação dos documentos com o objetivo de
estabelecer os seus prazos de guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser
eliminados ou ser custodiados de forma definitiva em arquivos permanentes. É a fase mais
complexa das 3.
 Atividades:
• Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de

assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. Ocorre no protocolo.
Divide-se em estudo e codificação e, de acordo com Schellenberg, possui 3 métodos:
o Funcional - representa a lógica das funções, das subfunções e atividades do organismo
produtor.
o Organizacional - representa os vários níveis de segmentação interna do organismo
produtor.
o Assunto - método raro, de pouca aplicação. Costuma ser aplicado a documentos
específicos como os que não derivam da ação governamental e não estão vinculados
a atividade da organização.
• Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de
guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
• Seleção e Destinação: A seleção é a separação dos documentos de valor permanente
daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos


Ricardo Campanario
Aula 05
em tabela de temporalidade. Já a destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao

encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
 Instrumentos:
• Plano de Classificação: esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com

métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções
de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada
em arquivos correntes.
• Tabela de Temporalidade: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de documentos.
 Programas e Sistemas de Gestão de Documentos:
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de

documentos.
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser
alvo de intervenção.
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os
problemas/questões.
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
produto(s).
 SIGA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo) - finalidades principais:
• Garantir o acesso aos documentos.

• Integrar órgãos setoriais e seccionais que dele fazem parte.
• Disseminar normas.
• Racionalizar a produção da documentação.
• Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem.
• Preservar o patrimônio documental.
• Articular-se com os demais sistemas.
 Níveis de aplicação de programas de gestão de documentos
• Mínimo: programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para

recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.
• Mínimo ampliado: Além do mínimo, existência de um ou mais centros de arquivamento
intermediário.
• Intermediário: Além do mínimo e do mínimo ampliado, adoção de programas básicos que
consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de
arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
• Máximo: Além dos três níveis anteriores, gestão de diretrizes administrativas, de
correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de
automação, etc.


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GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO CORRENTE

O avanço científico e tecnológico da época ocasionou significativo crescimento na produção de

Além da economia e da eficácia, a implantação de um programa de gestão de documentos garante

Esses requisitos valem, inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de

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(QUADRIX/CFO/Técnico Arquivo/2020) O conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação

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Diz o DBTA que gestão de documentos é:

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

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Dessa forma podemos definir os principais objetivos da atividade de gestão de documentos:

• Realizar todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção,

(IBFC/TRE-PA/Técnico Administrativo/2020) Acerca da importância da implementação dos programas de

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(DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como um

A fase de produção de documentos refere-se à criação de documentos sempre de acordo com as

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00623014203 - Iane Almeida

Inclui as atividades de protocolo (que veremos em detalhes na próxima aula), de expedição, de

Engloba também as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação (especialmente

É a mais complexa das três fases.

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(QUADRIX/CFO/Técnico Arquivo/2020) Uma das fases básicas da gestão de documentos é a de destinação,

(FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A gestão de documentos compreende três fases,

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As principais atividades de gestão de documentos são: classificação, avaliação, seleção e destinação.

Para o DBTA, a definição de classificação que nos interessa a esta altura é:

Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a

A utilização da classificação tem o objetivo principal de agrupar os documentos sob um mesmo

A classificação deve ocorrer no protocolo, no momento do registro do documento, o que também

Podemos dividir a atividade de classificação em duas operações:

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As maiores vantagens da classificação funcional são:

• as funções e atividades permanecem inalteradas;

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Já o método de classificação organizacional (ou estrutural) representa os vários níveis de

As maiores desvantagens da classificação estrutural são:

• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções da organização;

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Por último, temos o processo de classificação por assunto.

A avaliação de documentos é o processo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final de

Note que para o DBTA a definição é coincidente com a introdução acima:

Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a

Vamos relembrar quais são esses valores?

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Valor Primário (também chamado de administrativo ou imediato) - valor atribuído a um documento em