CARLOS ERNESTO LEON CORNIVELL

ROTEIRO DIAGNÓSTICO
GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
EMPRESA MOBILCOM

Disciplina: ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS

Professor: Elias Rocha

LONDRINA
2021
1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho visa apresentar um roteiro inicial para a fase de diagnostico

como parte da Situação de Aprendizagem 1 (Fase 1) da Unidade 1 (Organização e Controle de

Documentos) no Curso Assistente Administrativo do SENAI Londrina.

O objetivo principal é a aplicação dos conteúdos, visando unir teoria e prática, a

partir de uma situação problema hipotética da MOBILCOM. A empresa está justamente

precisando melhorar seus processos documentares e de arquivo assim como construir o roteiro

inicial de diagnóstico.

2 DESENVOLVIMENTO

Seguindo o estabelecido no livro Organização e Controle de Documentos (SENAI,

2013) e por Rocha (2019) podemos propor o seguinte ROTEIRO DIAGNOSTICO para

avaliar a gestão documental da MOBILCOM e posteriormente formular uma proposta de

organização e gestão dos documentos:

1. Identificar, classificar e higienizar os documentos. Embora a tendência de

digitalizar dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os

documentos físicos. Verificar se há muitos arquivos em papel, se estão arrumados,

limpos e organizados em uma sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por

algum critério ou outras informações relevantes. Sob hipótese nenhuma se deve

dispensar a organização dos elementos físicos. (Rocha).

2. Verificar a existência de uma tabela de temporalidade que determine as políticas

de retenção dos documentos em cada um dos arquivos (corrente, intermediário e

histórico) e que indique claramente o momento em que os documentos devem ser

excluídos ou transferidos entre os diferentes arquivos ou destinados ou destinados para

a remoção após cumprido o período determinado por a tabela.

3. Constatar a existência de algum sistema de gestão documental que inicie com um

protocolo e implique algum tipo de organização no recebimento, classificação,

registro, controle e expedição de documentos.

4. Determinar se o acervo documental está organizado seguindo algum critério. É

de muita importância verificar se existe algum plano de classificação com pastas

separadas, ordenadas por cores ou alfabeticamente, tanto em formato físico quanto em

formato digital.

5. Avaliar se existe algum instrumento ou organização que facilite a pesquisa de

documentos. Elementos como ficheiros, etiquetas em gavetas, pastas, caixas dão uma

estrutura ao acervo documental e permitem uma pesquisa mais eficiente.

6. Identificar se existe alguma classificação ou tratamento diferencial por tipologia

de documentos, no caso dos documentos impressos, microfilmes, CDs, documentos

eletrônicos.

7. Verificar se a empresa dispõe de algum sistema de automação eletrônica para a

gestão de documentos. É de suma importância constatar a segurança desse sistema e

a sua efetividade em termos da velocidade e recuperação de documentos. Devem se ter

impressas listagens dos documentos, identificando sua localização em caso de

eventuais problemas com o sistema.

8. Constatar se existe um sistema de padronização dos documentos, que implique

uma estrutura predefinida do cabeçalho de todos os documentos da empresa.

9. Reavaliar o acervo documental existente, determinado se existem documentos

duplicados, se tem uma necessidade real de criar determinados documentos e se

existem documentos em circulação que não são mais utilizados, que já não tem más

valor, e precisam de ser eliminados.

10. Verificar a existência de material e mobiliário apropriado como caixas para

 armazenar os documentos, pastas, pastas suspensas, estantes fixos e deslizantes,

etc. E muito importante a identificação de matérias amontoados, bagunçados e

amarrados que atrapalhem o sistema de gestão documental.

11. Avaliar o espaço físico utilizado para conservação e guarda da documentação. As

condições físicas como temperatura, humidade relativa, iluminação são fatores

importantes a considerar. Devem formular-se as perguntas: Onde são guardados os

documentos após o tempo estabelecido na tabela? Qual a forma de acondiciona-los?

12. Determinar se existem pessoas responsáveis por a documentação. Quem é o

responsável e por qual documento? Qual é a periodicidade da revisão de cada

documento e quem será responsável por ela? O qué será feito com a versão anterior?

3 CONCLUSOES

Os diferentes elementos que compõem a lista precedente configuram um verdadeiro

check list para um diagnóstico apropriado da gestão documental atual da empresa. Deve

iniciar por uma avaliação a fundo do sistema de gestão atual, da existência de uma tabela de

temporalidade e considerar fatores tão diversos como a existência de sistemas automatizados,

a disposição física e os responsáveis da própria gestão do acervo documental. A partir daí, se

definirá uma segunda fase da intervenção que considere o desenho de um fluxograma padrão

de um sistema eficiente para uma organização e controle da documentação na MOBILCOM.

REFERÊNCIAS

Serviço Nacional de Aprendizagem Industria. (SENAI) – ORGANIZAÇAO E CONTROLE

DE DOCUMENTOS. Departamento Regional de Santa Catarina. Brasília, Serie Gestão, 2013.

ROCHA, Mateus. Gestão de Documentos: 12 Dicas para Organizar Documentacões. 2019.

Disponível em: <https://arquivar.com.br/blog/gestao-de-documentos-dicas-para-organizar/.>.
Acesso em 21 out. 2021.