ATIVIDADE 1: Elaborando o roteiro

Assistente Administrativo

Unidade Curricular: qua.078.128 Data: 12/06/2023

Instrutor (a): Junio Oliveira Valério

Aluno (a): Gabriel Rodrigues Monteiro

Pedro foi contratado pela empresa Mobilcom para estruturar o setor de documentação e arquivo. A
empresa atua há 12 anos no mercado, passou por diversos problemas internos e externos devido à
desorganização dos documentos por ela utilizados e decidiu contratar um profissional qualificado
para organizar este setor de vital importância tanto no aspecto legal quanto operacional.

Pedro, um profissional com experiência na área atuando há mais de 10 anos na estruturação e

reestruturação documental de empresas dos mais variados setores e atividades sabe que deve seguir
um roteiro definido para ter sucesso nesta tarefa.
Se você, enquanto profissional, estivesse no papel de Pedro, quais etapas realizaria nesse primeiro
diagnóstico?

1. Levantamento de dados: é preciso muita atenção e conhecimento sobre o

funcionamento de cada setor da empresa. Portanto, um levantamento de dados é
essencial para não haver prejuízos mais tarde.

2. Contratação de uma empresa responsável: é importante contratar uma empresa

responsável para realizar a organização dos arquivos.

3. Planejamento: nessa fase, são feitas a divisão dos tipos de materiais: identificados
por pastas, nomes e seções; quais cuidados ter no armazenamento conforme os
tipos de documentos; e a definição de quem terá acesso às informações.

4. Definição do espaço físico: é preciso definir o espaço físico onde os arquivos serão
armazenados.

5. Verificação do tempo da guarda: é importante verificar o tempo que cada documento

deve ser guardado.