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É o setor que registra todos os documentos que

chegam e os distribui para os diferentes
destinatários.

Sendo assim, podemos resumir em: receber,

registrar, distribuir, movimentar e expedir
correspondências dentro de uma empresa.
A atuação do protocolo varia muito de uma
organização para outra, mas de modo geral, quem
trabalha nessa área é encarregado do recebimento e
da classificação da correspondência, assim como do
seu registro e da sua movimentação.
É um conjunto de documentos produzidos e
recebidos por uma organização ao longo de sua
existência e que são organizados e conservados
para consultas e comprovações.
Muitas empresas e instituições costumam ter
vários arquivos: para o almoxarifado,
departamento financeiro, departamento pessoal,
etc. Os métodos de organizá-los também pode ser
variado.
Não se guarda documento sem motivo. O arquivo
preserva a situação administrativa e fiscal, a
memória e a história da empresa. Sendo assim, a
principal finalidade do arquivo é servir à
administração de uma empresa.
Tempo de arquivamento de documento:

➢ Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) – 10

anos.

➢ CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes -

livros de atas – 5 anos.

➢ Depósito de FGTS – 30 anos.

➢ DIRF -Declaração de imposto de Renda Retido na
Fonte – 5 anos.

➢ Carnê de recolhimento - ME e EPP – 5 anos.

➢ Livro de Registro de Notas fiscais de Serviços Prestados

– 5 anos.
 Arquivo corrente: Guarda a documentação mais
atual, consultada com mais frequência.

 Arquivo intermediário: Preserva os documentos que

vieram do arquivo corrente e, com o tempo, foram
deixando de ser usados com frequência.

 Arquivo morto: Abriga documentos que perderam o

valor administrativo e cujo o uso passou a ser apenas
esporádico.
De acordo com a característica, os arquivos também
podem ser:

 Especiais: Além de documentos de papel, guardam

discos, fitas, fotografias, filmes etc. Devem merecer
tratamento especial quanto ao armazenamento.

 Especializados: Guardam documentos e objetos

referentes a um assunto específico, como medicina,
botânica etc.
Especiais
Especializados
A maneira de guardar documentos é muito
importante para sua segurança e conservação. Por
isso, aqui vão algumas regras para fazer esse
procedimento corretamente.
 Documento escrito: Contratos, certidões tabelas,
questionários, recibos, devem ser arquivados em
pastas e guardados em armário arquivo.
 Documento iconográfico: São fotos, quadros ,
desenhos, gravuras etc. que precisam ser guardados em
móveis maiores de gavetas rasas e largas conhecidos
como mapoteca.
 Documento cartográfico: A cartografia é a arte ou
ciência de compor mapas. Os documentos
cartográficos são mapas, também guardados em
mapotecas.
Os documentos costumam ser classificados quanto à
sua natureza e, nesse sentido, podem ser:

 Ostensivos: Aqueles que devem ficar à vista do

público. Ex: Falta de água na empresa.

 Reservados: Com circulação restrita, devem ser

enviados apenas para pessoas interessadas no assunto.
 Confidenciais: Seu tema, ainda que não envolva
grande risco de segurança, só deve ser de
conhecimento de pessoas autorizadas.
 Método alfabético – Significa organizar os
documentos de acordo com o alfabeto.

Se o volume de pastas for grande, pode ser criado

subdivisões como: Aa, Ab, Ac e assim por diante.
 Método geográfico – é utilizando quando os
documentos são organizados pela procedêcia ou local,
ou seja, quando a instituição opta por classificar os
documentos pelo local de origem.
Regras:
 Na ordenação de documentos por estado ou país, os
mesmos devem ser ordenados alfabeticamente.

 as cidades referentes a um mesmo estado ou país

deverão ser organizadas de forma alfabética, mas
mantendo a capital no início, uma vez que esta é,
normalmente, a cidade mais procurada e com o maior
número de documentos.
 BAHIA
Salvador;
Ilhéus;
Itabuna.  GOIÁS
Porto Seguro. Goiânia;
Anápolis;
 CEARÁ Catalão;
Fortaleza; Rio Verde.
Crateús;
Juazeiro;
Quixadá.
 Método numérico – Método muito utilizado para
organização de processos, ofícios, prontuários
médicos etc. Método muito utilizado para organização
de processos, ofícios, prontuários médicos etc.

Pode ser dividido em:

➢ Numérico simples – adotado quando a organização é
feita pelo número do documento ou da pasta em que este
foi arquivado.

➢ Dígito terminal – A ordenação é feita pelos dois últimos

dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44
➢ Cronológico – É aquele utilizado para organizar os
documentos por data. É um método largamente
utilizado na organização de fotografias, documentos
financeiros e outros em que a data seja o principal
elemento na busca da informação.