ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Técnicas de Arquivo
NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

■ CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação.
Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova
de que algum evento ocorreu. Estuda teorias e métodos de organização e tratamento de
documentos, e su.
LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências. a conversão em potencial de informação
Disposições Gerais

■ Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
■ Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.
■ Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos
públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
Disposições Gerais

■ Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou

recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
■ Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de
interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. .
■ Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse público e social.
GERENCIAMENTO DA
INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE
DOCUMENTOS
■ Informação x documento
Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o
que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos
é informação.
Documento : qualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da
terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas
investigados pelos arqueólogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos
antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que
são estudados pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que
tudo é história, todos os registros, vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para
orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.
 Classificação
■ Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo
como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz...
■ Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta,
diploma, atestado, requerimento, organograma).
■ Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico
(discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas;
textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos,
roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom).
■ Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a
atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos,
Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de
Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.
 GESTÃO DE DOCUMENTOS
GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção,
tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante
técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência
dos arquivos.
A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental
na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões,
recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso
estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e
preservação dos arquivos.
NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

• Documentação de Nível Estratégico É a

documentação que retrata as preocupações de
longo prazo, de mais alto nível e que deve conter
as informações mais gerais e abrangentes da
organização, cujos efeitos são direcionados aos
níveis hierárquicos da alta gerência.
NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA
ORGANIZAÇÃO
■ Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário, tanto em
termos hierárquicos, quanto em termos de gestão da organização. Estes documentos
determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da
organização (por exemplo: compras, treinamento etc).
■ Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou
Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.
NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA
ORGANIZAÇÃO
■ Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo, onde estão
as preocupações imediatas, do curto prazo. Ela contém todos os detalhes e informações
técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para a operação segura dos processos de
trabalho. Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções
de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.
VALORES DOS DOCUMENTOS

■ VALOR PRIMÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento

a entidade que o acumulou e;
■ VALOR SECUNDÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o
documento possui para outras entidades e pesquisadores.
VALORES DOS DOCUMENTOS

■ O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são
necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de
Trabalho, Relatórios etc;
■ Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo
do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos,
Contratos, Convênios etc;
■ Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de
receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas
Fiscais, Receitas, Faturas.
VALORES DOS DOCUMENTOS

■ O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

■ Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma
e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;
■ Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma
determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que
contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento,
Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos etc.
ARQUIVO

■ É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E

RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER
DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS
SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.
■ A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição
qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os
arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra
finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história, como fonte de
pesquisa.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

■ De acordo com a entidade criadora-PÚBLICO, INSTITUCIONAL, COMERCIAL,

FAMILIAR OU PESSOAL.
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e
casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra
e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

■ ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE-documentação mais atual e

frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a
consulta.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as
requisições de material do ano em curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que
vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda
podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma
situação idêntica àquela que os gerou.
Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

■ ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os

documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é
esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo
para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os
fatos evoluíram.
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do
século.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

■ De acordo com a natureza de seus documentos-

■ ARQUIVO ESPECIAL.
■ ARQUIVO ESPECIALIZADO.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

■ Quanto ao gênero- audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de um arquivo.

■ Quanto à natureza do assunto

■ OSTENSIVO-cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de plantão de
uma imobiliária.
■ SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e
custódia, podem ser ultra-secreto, secreto.
■ CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas
autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Exemplos: informações relativas a
pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes;
■ RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral. Exemplos: partes de planos,
programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações
importantes.
Método básico e sistema Direto

■ Quando o método alfabético é adotado, devem-se utilizar etiquetas e guias divisórias

com letras para organizar e facilitar a localização dos documentos, fichas ou pastas. As
anotações podem ser simples e abertas — por exemplo: A, B, Ab, Ac —, compostas ou
fechadas, indicando os limites inicial e final, por exemplo: A-C, Ba-Bi.
■ Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.
■ Vamos exemplificar para ficar mais fácil de entender.
■ O nome da pessoa é João Pereira da Silva será arquivado como:
■ Silva, João Pereira da
■ O nome Maria Estela Gonzaga será arquivada como:
■ Gonzaga, Maria Estela
■  
■ Ficando assim o arquivamento em ordem alfabética:
■ Gonzaga, Maria Estela
■ Silva, João Pereira da
■ Obs.: Se por acaso tiverem sobrenomes iguais a ordenação será feita pelo prenome.
■ Silva, João Pereira da
■ Silva, Marcelo Fernando da
■ Preposição e artigos devem ser desconsiderados.
■ Pedro Sousa de Araújo
■ Fica,
■ Araújo, Pedro Sousa de
■ Saulo Tavares da Silva
■ Fica,
■ Silva, Saulo Tavares da
■ Obs.: Se for sobrenome estrangeiro e estiver em maiúscula deve ser considerada.
■ Leonardo Da VinciFica,
■ Da Vinci, Leonardo
■ Alessandro Del Piero
■ Fica,
■ Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen ou iniciados
com Santo, São e Santa não devem ser separados.
■ Camilo Castelo Branco
■ Fica,
■ Castelo Branco, Camilo
■ Marcos Vinícius Santa Cruz
■ Fica,
■ Santa Cruz, Marcos Vinícius
■ Grau de parentesco como Filho, Neto, Júnior e etc… não separa.
■ Jorge Henrique Borges Filho
■ Fica,
■ Borges Filho, Jorge Henrique
Obrigada!

■ Tenha uma ótima semana!