CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA

ARQUIVOLOGIA
● ACERVO: totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.
● GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente (Lei Federal n° 8.159/91, art. 3°).
● ARQUIVAMENTO: sequência de operações que visam à guarda ordenada de
documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento,
cessada a sua tramitação.
● DOCUMENTO CORRENTE: constituem objetos de consulta frequente. São
armazenados em Arquivos Correntes.
● DOCUMENTO INTERMEDIÁRIO: documento que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. São armazenados em
Arquivos Intermediários.
● DOCUMENTO PERMANENTE: documento de valor histórico, probatório e
informativo, que deve ser definitivamente preservado. É armazenado no arquivo
permanente.
● AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: processo de análise e seleção de documentos de
arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são
atribuídos.
● ARQUIVO PRIVADO: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades (Lei Federal n°
8.159/91, art. 11).
● ARQUIVO PÚBLICO: conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal, e do
Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias. Arquivo integrante da administração pública.
● TEORIA DAS TRÊS IDADES: teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados
como correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a identificação dos
valores primário e secundário dos documentos, considerando-se sua gênese,
tratamento e utilização.
● CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os
documentos de um arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou guarda
permanente.
● DESTINAÇÃO: em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à
guarda permanente, à eliminação e/ou reprodução.
● ESPÉCIE DOCUMENTAL: Divisão de gênero documental, que reúne tipos
documentais por . suas características comuns de estruturação da informação, como
ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.
 ● GÊNERO DOCUMENTAL: Reunião de espécies documentais que se assemelham
por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da
informação, como documento filmográfico, sonoro, audiovisual, cartográfico,
iconográfico, informático, micrográfico, textual.

Operações para guarda e conservação de documentos:

● fazer o arquivamento diário de pastas e papéis

● no momento de arquivar um documento, confrontar o conteúdo e o número
da pasta para evitar engano
● manter uma seqüência estritamente cronológica
● não grampear e não arquivar juntas a correspondência recebida e a expedida
● não sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas
● abrir uma segunda pasta, tão logo seja necessário; ou, se for o caso, uma
caixa
● manter uma pasta miscelânea ou diversos, para onde irão os documentos
cujos assuntos não são rotineiros, até que cheguem ao número de seis,
quando terão uma pasta própria
● não deixar assuntos indefinidos, classificá-Ios quando não houver definição
clara ou não existirem assuntos assemelhados em: Assuntos Administrativos
diversos, Assuntos de pessoal diversos e Assuntos Financeiros diversos,
definindo-os em uma área que tenha pertinência
● jamais permitir que pessoas alheias ao serviço procedam ao arquivamento,
salvo sob supervisão, em fase de treinamento

Arquivo corrente: de uso e consulta.

Arquivo intermediário: não são de uso corrente, aguardam sua recolha para
eliminação ou para tornar-se um arquivo permanente.
Arquivo permanente: possui caráter vitalício, muitas vezes considerado
histórico.

1. COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL

A comunicação escrita oficial é a forma pela qual se redigem as correspondências e
os atos administrativos no serviço público.

O texto oficial constitui a imagem da organização. Portanto, o domínio da língua-

padrão confere unidade e uniformidade à comunicação, através da clareza, da
concisão e da formalidade.

1.1 Qualidades e características de uma redação

1.1.1. Impessoalidade
Decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate,
por exemplo, de um expediente assinado pela chefia de determinada área, é
sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se assim
uma padronização que permite uniformidade às comunicações elaboradas em
diferentes unidades da Administração.

1.1.2. Coerência

A coerência seleciona as ideias, central e secundárias, escolhendo as mais

importantes e cimentando-as por meio de um ponto comum. A coerência organiza a
sequência das ideias, de modo que o leitor perceba facilmente como elas são
importantes para o desenvolvimento do texto. Mesmo que todos os períodos do
parágrafo estejam relacionados entre si, ou deem suporte à ideia principal, se faltar
a organização dessas ideias, o texto ficará confuso e sem coerência.

1.1.3. Objetividade

Consiste no uso de palavras adequadas para que o pensamento seja expresso e

entendido imediatamente pelo leitor. É necessário que se coloque uma ideia após a
outra, hierarquizando as informações.

Termos supérfluos, excesso de adjetivos, ideias e vocábulos repetidos devem ser

eliminados, pois comprometem a eficácia do documento.

1.1.4. Concisão

O texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de

palavras.

1.1.5. Clareza

O texto claro possibilita a imediata compreensão pelo leitor. O autor fará uso de
língua-padrão, de entendimento geral, com formalidade e padronização, para a
uniformidade dos textos.

1.1.6. Precisão

Consiste em empregar a palavra exata para expressar uma ideia, com conotações
próprias, que melhor se ajuste àquilo que desejamos e precisamos exprimir.

Padrão Ofício
1 – Cabeçalho
O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página de cada

documento, centralizado, com o brasão de Armas da República na

parte superior da página, juntamente com o nome do órgão oficial e

de órgãos secundários, caso precise.

2 – Identificação do expediente

Os documentos oficiais devem possuir identificação, sendo

necessário a presença do nome do documento, o qual é formado

pelo nome do expediente, pela abreviatura Nº, além do número,

ano e a sigla usual do setor que está expedindo, sendo estes

últimos separados por uma barra (/). Tudo isso alinhado à margem

esquerda da página.

3 – Local e data

Alinhados à margem direita da página, é necessário informar a

cidade em que está sendo expedido o documento, sem nenhuma

menção sobre o estado, além de informar a data do documento.

4- Endereçamento
Nesta parte haverá a informação de quem receberá o documento.

Desse modo, é necessário a presença de alguns dados do

destinatário, como o vocativo correto, o seu nome, cargo e

endereço. Sendo estas informações alinhadas à esquerda da

página.

5 – Assunto

O assunto deve dar uma ideia geral do conteúdo do documento, de

forma sucinta.

6- Texto do documento

Em um documento oficial, é necessário que a sua estrutura

contenha introdução, apresentando o objetivo do documento; o

desenvolvimento, onde o assunto será detalhado; bem como uma

conclusão, de modo a afirmar a posição sobre o assunto.

7 – Fechos

Os fechos de comunicações oficiais objetivas são utilizados para

saudar o destinatário, além de arrematar o texto. É utilizado o

termo “Respeitosamente”para autoridades de hierarquia superior

e “Atenciosamente” para hierarquia inferior e demais casos.

8 – Identificação do signatário

Salvo as comunicações assinadas pelo Presidente da República,

todos os ofícios devem conter o signatário, ou seja, a identificação

do remetente, com o seu nome e cargo ocupado. Seu alinhamento

é centralizado.

Além disso, a partir da segunda página, é necessário haver

numeração.

A formatação do documento está grafada no ofício acima, com o

distanciamento necessário entre as bordas e alguns elementos do

documento.

Tipos de Documentos
Variações dos documentos oficiais
Os documentos oficiais possuem algumas variações, a depender

no número de remetentes e/ou destinatários:

Circular: documento enviado por um órgão a mais de um órgão

receptor;

Conjunto: documento enviado por mais de um órgão,

conjuntamente, a apenas um órgão destinatário.

Conjunto Circular: quando mais de um órgão envia o mesmo

expediente para mais de um órgão destinatário.

Exposição de Motivos
A exposição de motivos é um documento oficial enviado por um

Ministro de Estado ao Presidente ou Vice Presidente da República.

Ele pode ser expedido para propor alguma medida, submeter

projeto de ato normativo para consideração, além de ser utilizado

como informativo de determinado assunto.

FIQUE ATENTO: Este tipo de expediente é a principal modalidade

de comunicação oficial dirigida pelos ministros ao Presidente da

República, sendo que, em alguns casos, é possível o

encaminhamento de uma cópia aos demais Poderes da

União(Poder Legislativo e Judiciário).

FIQUE SABENDO: No seu endereçamento pode ser utilizado

apenas o pronome de tratamento, sem o nome e o cargo do

receptor. Além disso, não há o campo de assunto.

Atualmente, com a evolução tecnológica, foi criado um sistema de

comunicação eletrônica entre os Ministérios e a Presidência da

República, o qual é utilizado na elaboração, redação, alteração,

controle, tramitação, administração e gerência das exposições de

motivos, sendo ele chamado de Sistema de Geração e Tramitação

de Documentos Oficiais (SIDOF).

Mensagem
A mensagem é utilizada apenas para a comunicação oficial entre

os Chefes dos Três Poderes Públicos. Desse modo, quando o

Presidente da República, o Presidente do Congresso Nacional e o

Presidente do Supremo Tribunal Federal quiserem se comunicar de

maneira oficial sobre assuntos que sejam de interesse da Nação,

será utilizada a mensagem.

Correio Eletrônico
Aqui está o meio de comunicação formal mais utilizado atualmente,

não só na administração pública, mas também no meio empresarial

particular, devido ao seu baixo custo e celeridade.

É importante pontuar que, para que uma mensagem eletrônica via

e-mail possua valor documental, é necessário a presença de

certificação digital, de modo a atestar a identificação do remetente.

Mas não pense que as comunicações entre os órgãos da

administração pública pela internet podem ser realizadas de

qualquer maneira. Apesar de haver uma maior flexibilidade ao

redigir um texto por e-mail em relação aos demais expedientes

oficiais, é importante que algumas orientações sobre sua estrutura

sejam seguidas.

Assim, é recomendado que o seu assunto, preenchido no seu

campo correspondente, seja o mais claro e específico possível, de

modo a indicar o tópico principal da mensagem. Além disso,

saudações iniciais e fechos devem ser utilizados, bem como a

assinatura do e-mail, com o nome completo do remetente, órgão,

unidade e telefone. Por outro lado, não é necessário colocar o local

e a data da mensagem, sendo elas apresentadas pelo próprio

sistema.

Gestão de documentos

Processo que compreende a geração, organização e o arquivamento correto e

seguro dos documentos de uma empresa. Algo que, na ótica do DP, compreende
contratos, guias de impostos, folhas de ponto e pagamentos, entre outros.

Gestão de documentos tradicional e gestão via software

A gestão de documentos pode ser feita de duas formas: com o uso de papel e
arquivos físicos, criando um processo manual ou usando a tecnologia a partir da
adoção de documentos eletrônicos e um sistema próprio de GED.

GED é sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, a solução mais moderna para
organizar e armazenar os documentos de uma organização.

Por si só, a gestão tradicional, quando bem estruturada, promove benefícios para a
empresa. Porém, frente à crescente digitalização de processos e da demanda por
um DP mais estratégico, a adoção de um software é uma solução cada vez mais
buscada.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Os principais benefícios de uma gestão de documentos bem feita são:

• Redução de custos;
• Mais agilidade nos processos;
• Padronização dos processos;
• Garantia de segurança jurídica;
• DP mais estratégico.

Quais os maiores desafios da gestão de documentos?

• Por sua vez, os principais desafios para uma gestão de arquivos eficiente são:
• Falta de espaço físico;
• Problemas de segurança;
• Extravio ou perda de documentos;
• Categorização dos documentos;
• Tempo gasto na gestão.

Quais os passos para uma boa gestão de documentos?

Em suma, são quatro os passos para fazer uma gestão de documentos eficiente:
• Estruturar um espaço para o armazenamento;
• Entender o uso e necessidade de armazenamento de cada documento;
• Definir políticas claras para armazenagem e acesso;
• Iniciar ou manter um processo de digitalização dos documentos.

Protocolos

Conjunto de controle de documentos que tramitam no órgão.

A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública é realizada com

base em procedimentos de protocolo que registram a abertura e término dos
processos. O setor de protocolo é responsável por receber e distribuir documentos e
correspondências de interesse da instituição.

Recebimento de documentos: código de recebimento

Classificação: classificação em relação ao assunto, podendo esse ser ostensivo

(todos tem acesso, há necessidade de fazer a classificação com a tabela das três
idades: corrente, intermediário e permanente), sigiloso (contém um certo grau de
restrição) ou particular- (manda-se diretamente para o responsável).

Registro: cadastro de controle, podendo ser automatizado ou manual.

Movimentação: acontece de duas maneiras diferentes, podendo ser chamada de

distribuição, quando acontece dentro da organização ou expedição, quando o
documento é expedido, sendo a movimentação externa.

Guarda, recuperação, conservação de arquivo não é

protocolo!
Mnemônico: RECLAREMO