NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Professor: Fábio Maia

1) Arquivologia: é uma disciplina científica da Ciência da Informação.

Arquivologia é a ciência que estuda
teorias e métodos de organização e
tratamento de documentos, e sua
conversão em potencial de informação.

Arquivística é a prática da arquivologia.

2) Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos:

Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes
segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses
termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos.

Informação é um termo de difícil definição porque

permeia toda a estrutura social. Uma definição
abrangente, porém menos ampla quanto dizemos que
informação é tudo, ou seja, informação são todos os
dados que são organizados e comunicados.

Documento é um termo também polissêmico, posto que

se possa considerar documento qualquer suporte que
registre informações. A partir do momento em que se
fortalece a ideia de que tudo é história, todos os
registros, vestígios, marcas deixadas pela humanidade
servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir
sobre determinada coisa ou fato.
Valor da informação: como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir
parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Pode ser classificado nos
seguintes tipos:
• Valor de Uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;
• Valor de Troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as
leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;
• Valor de Propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;
• Valor de Restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando
o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

3) Arquivo
Conceito: Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de suas Receber os
atividades, arquivados e conservados por si e documentos
seus sucessores, para efeitos futuros.
Organizar os
documentos
Tipos de órgãos: os principais órgãos de Atividades
específicas do
documentação são: arquivo
Preservar os
a) Museu: instituições que colocam à documentos
disposição do público coleções de peças e objetos
culturais. Disponibilizar os
b) Biblioteca: suas finalidades são o estudo, a documentos

pesquisa, a cultura. Os documentos estão

associados a ideia de coleção e pode haver vários exemplares.
c) Arquivos: ocorre acumulação de documentos, tem uma natureza orgânica e atingem a sua
situação por um processo natural.
d) Centros de Documentação: são locais que agrupam os mais diversos tipos de documentos.
Tipos de arquivamento:
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de
arquivamento. São eles:
a) Horizontal: os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas,
estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos
arquivos permanentes. Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se
consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a
localização da informação.
b) Vertical: os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida
consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

Classificação dos Arquivos:

➢ Quanto à Extensão de sua Atuação
a) Arquivos setoriais: são aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os
documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, são, essencialmente, arquivos
correntes.
b) Arquivos gerais ou centrais: são os arquivos que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como
extensão daqueles.

➢ Quanto à Natureza dos Documentos

a) Arquivos especiais: são aqueles que têm sob sua guarda documentos de tipos diversos –
iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial
não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento,
controle, conservação etc. Em suma: precisam de acondicionamento especial.
b) Arquivo especializado: é aquele que guarda documento os de determinado assunto específico,
independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os
arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Em suma: Arquivo específico.

➢ Quanto à Entidade Mantenedora: será considerada a natureza da entidade.

a) Arquivos públicos: arquivo acumulado por instituição pública no exercício de suas funções,
independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. Arquivo integrante da
administração pública e mantido por entidades de caráter público seja na esfera federal, estadual ou
municipal.
b) Arquivos privados: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas,
famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação
orgânica perceptível através do processo de acumulação.
Obs.: os arquivos privados podem ser convertidos em arquivos de interesse público por decreto
presidencial.

ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO. ARQUIVO PERMANENTE

É o conjunto de é o conjunto de documentos é o conjunto de documentos
documentos, em tramitação originários de arquivos preservados em caráter
ou não, que, pelo seu valor correntes, com uso pouco definitivo em função de seu
primário, é objeto de frequente, que aguarda valor [secundário].
consultas frequentes pela destinação, responsável
entidade que o produziu, a pelo arquivo intermediário.
quem compete sua
administração

4) Documento: INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

Conceito: é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para

registrá-las. Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter generalista, o que
significa que certas ciências ou alguns de seus ramos especializados podem adotar definições mais
específicas

Valor dos Documentos (quanto ao gênero):

Valor primário Inerente à criação do documento, podendo apresentar os seguintes valores:
(ou imediato) • Administrativo: documento é necessário às atividades cotidianas/correntes
de quem o criou.
• Fiscal: documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu
valor cessa quando tal operação se conclui.
• Jurídico: comprovam direitos a curto ou longo prazo.
Valor Identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento se faz
secundário necessária de forma permanente. Há duas categorias:
(ou mediato) • Probatório: documento comprova a organização e o funcionamento da
entidade que o produziu ou comprova as ações de determinado indivíduo que o
produziu.
• Informativo: documento registra informações sobre pessoas, lugares,
objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e a que se pretende preservar.

Tipologia Documental: É o estudo que tem por objetivo os tipos documentais, entendidos como a
configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do
conteúdo ou técnica de registro.

➢ Suporte do documento: material sobre o qual as informações são registradas. Ex: fita magnética,
filme de nitrato, papel, CD, etc.

➢ Forma do documento: conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de

registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. É o estágio de preparação e
transmissão de documentos. Ex.: cópia, original, minuta, etc.
➢ Formato do documento: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza
e o modo como foi confeccionado. Ex: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo de filme, tira de microfilme, etc.

➢ Gênero documental: é a designação dos documentos segundo o aspecto de sua formatação

nos diferentes suportes. Quanto ao gênero, os documentos são classificados, segundo a forma em que
a informação foi registrada.
a) Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.:
contratos, atas, relatórios, certidões.
b) Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.
c) Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em
movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os
documentos sonoros (cuja informação está em forma de som) e os filmográficos (cuja informação está
representada por um filme).
d) Documentos informáticos ou digitais: documento codificado em dígitos binários, produzido,
tramitado e armazenado por sistema computacional. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
e) Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior.
Ex.: mapas, perfis e plantas.
f) Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.:
fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos,
diapositivos (slides), desenhos e gravuras.

➢ Espécie Documental: designação dos documentos segundo seu aspecto, tais como: carta,
certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo (slide), planta, mapa, etc.

➢ Tipo Documental: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características
comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como:
cartas precatórias, carta s régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos
legislativos, fotografias temáticas, retratos, litogravuras, serigrafias e xilogravuras.

Classificação dos Documentos

Quanto ao Gênero Podem ser textuais (escritos), iconográficos (fotografias, gravuras,
desenhos), sonoros, filmográficos ou micrográficos (microrreprodução de
imagens em microforma).
Quanto à Natureza Podem ser ostensivos/ordinários (não há qualquer restrição de acesso)
do Assunto ou sigilosos (sofrem restrição de acesso, sendo que os níveis de sigilo
variam entre reservado, secreto ou ultrassecreto).
Quanto à Forma De acordo com o estágio de preparação e transmissão dos documentos,
Documental podendo ser divididos entre minuta (forma sob a qual um documento,
antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou complete
que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado),
original (versão final de um documento, já na sua forma apropriada) ou
cópia (representa um documento formalmente idêntico a um original,
podendo vir a conviver com este ou substituí-lo).
Quanto à Espécie As espécies podem ser: abaixo-assinado, ata, atestado, certidão, circular,
ou Tipologia laudo, memorando, ofício, ordem de serviço, parecer, petição, prontuário,
Documental recibo ou relatório. Já o tipo documental é formado quando agrega-se à
espécie as atividades, funções e competências da entidade
produtora/acumuladora de documentos.
Quanto ao Formato É a configuração física de um suporte, de acordo com sua natureza ou
forma como foi confeccionado. Pode ser um códice, ficha, caderno ou
livro.

Informações pessoais: são aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável,

cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada,
honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. As informações
pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo
máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção.
5) Princípios da Arquivologia
a) Princípio da Proveniência: fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por
este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da
instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos
documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de
origem distinta.
b) Princípio da Organicidade: as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos
documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções
e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
c) Princípio da Unicidade: não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo
conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
d) Princípio da Indivisibilidade ou integridade: os fundos de arquivo devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
e) Princípio da Cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

6) Ciclo de vida dos documentos: é o elemento que forma o pano de fundo para as
intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa
dos documentos, denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou
de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade. A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está
intimamente ligada à identificação dos valores primário e secundário dos documentos.
 RECOLHIMENTO

Valor Primário Valor Primário Valor Secundário

Intermediário ou 2ª Permanente ou 3ª
Corrente ou 1ª idade: idade: constituído por idade: formado por
composto pelos documentos consultados documentos de valor
documentos em ocasionalmente e secundário, que devem
tramitação ou que são originários dos arquivos ser guardados
frequentemente correntes. Nesta etapa, permanentemente, ou
consultados devido ao os documentos
seu uso administrativo, Recolhimento aguardam o término do Recolhimento seja, não podem ser
fiscal e/ou jurídico. seu prazo precaucional eliminados/descartados
Precisam ficar próximo para eliminação ou de forma alguma em
ao seu encaminhamento ao decorrência de seu
produtor/acumulador e arquivo permanente e valor probatório e/ou
possuem valor primário. ainda possuem valor informativo para o
primário. Estado ou sociedade.

Não pode ser

Poder ser eliminado. Poder ser eliminado.
eliminado.

7) Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente,

que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte
ou eliminação de documentos. É importante registrar que a Tabela de Atenção!
Temporalidade é um instrumento resultante da atividade de avaliação Nas provas costuma aparecer
de documentos atividade de classificação de
documentos, o que não é
correto.

8) Métodos de Arquivamento: A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido,

deve propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a
tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza
dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas:

Direto

Sistemas

Indireto

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:

• Básicos:
1. Método Alfabético: é o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das
pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na
ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
2. Método Numérico: quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o
número, devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico.
- Numérico Simples : atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos
ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.
- Numérico Cronológico: neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de
emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas
as repartições públicas.
3. Método Geográfico: o método geográfico é do sistema direto. A busca é feita diretamente ao
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são:
- Nome do estado, cidade e correspondente;
- Nome da cidade, estado e correspondente;
- Correspondências de outros países.
4. Método Ideográfico (assunto): não é um método de fácil execução por ser necessário que o
arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da
instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem
analisados. É aconselhado nos casos de grandes massas documentais. Podem ser adotados dois
métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.
a) Alfabético: pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica:
• Dicionário: como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa
ordem alfabética.
• Enciclopédico: os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
b) Numérico: pode ser subdividido em: decimal e duplex.
• Decimal: a divisão dos assuntos parte do geral para o particular.
• Duplex: neste método, a documentação é dividida em classes, conforme os
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúscula.
• Unitermo ou Indexação Coordenada: consiste em atribuir a cada documento, ou grupo
de documentos, um número de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo (numeração
simples).
5. Método Padronizado:
 1. Método Variado: método proveniente do método alfabético introduz as cores como
elemento auxiliador para facilitar não só o arquivamento, como também a localização dos
documentos.

9) Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados – Ler a Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de

1991

10) Lei de Acesso à Informação - Ler a Lei nº 12.527/2012

Pela grande importância dessa matéria para a sociedade em geral, o sigilo e o acesso à
informação são tratados em legislação específica (Lei 12.527/2012 – Lei de Acesso à Informação),
que estabelece que uma informação pública somente deva ser classificada como sigilosa quando,
de forma inequívoca, for considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida, segurança
ou saúde da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de
inteligência).

Importante memorizar a tabela!

Níveis de Sigilo das Informações
Ultrassecreta Secreta Reservada
• Prazo de segredo • Prazo de segredo • Prazo de segredo
máximo: 25 anos. máximo: 15 anos. máximo: 5 anos.
• Renovável por 1 única • Renovação não • Renovação não prevista.
vez. prevista.
• Presidente da • Presidente da • Presidente da República;
República; República; • Vice-Presidente da
• Vice-Presidente da • Vice-Presidente da República;
República; República; • Ministros de Estado e
autoridades com a mesma
prerrogativa;
 • Ministros de Estado e • Ministros de Estado e • Comandantes da
autoridades com a mesma autoridades com a mesma Marinha, do Exército e da
prerrogativa; prerrogativa; Aeronáutica;
• Comandantes da • Comandantes da • Chefes de missões
Marinha, do Exército e da Marinha, do Exército e da diplomáticas e Consulares
Aeronáutica; Aeronáutica; permanentes no exterior;
• Chefes de missões • Chefes de missões • Autoridades que exercem
diplomáticas e Consulares diplomáticas e Consulares funções de direção, comando ou
permanentes no exterior. permanentes no exterior; chefia, de hierarquia equivalente
• Titulares de ou superior ao nível DAS 101.5;
autarquias, fundações ou • Autoridades que compõe
empresas públicas e o grupo – Direção e
sociedades de economia Assessoramento Superiores,
mista. conforme regulamentação
específica.

11) SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

É o Sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos
arquivísticos, sejam os documentos convencionais ou os digitais, convencionais e dinâmicos,
inclusive páginas web e bancos de dados.
• As ações do SIGAD aplicam-se a documentos convencionais, ao registrar suas referências,
podendo, ainda, incorporar imagens digitalizadas dos documentos.
• Aplicam-se, ainda aos documentos digitais, através de sua captura, armazenamento e
promoção de acesso.
• O SIGAD poderá ser composto por software único ou vários softwares integrados,
adquiridos ou encomendados.