recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Teoria, dicas, Legislação, dicionário de
termos técnicos e exercícios.
ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS
IMPORTANTES
- Arquivologia
Em síntese, a Arquivologia é um rol de
conhecimentos teóricos e práticos voltados para a
organização e gestão dos arquivos, tais como:
organização e direção de arquivos, gestão de
documentos, recuperação da informação, microfilmagem,
conservação, preservação e restauração de documentos,
etc.
Trata-se da Ciência e disciplina que objetiva
gerenciar todas as informações que possam ser
registradas em documentos de arquivos. Para tanto,
utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos
diversos, que são aplicados nos processos de
composição, coleta, análise, identificação, organização,
processamento, desenvolvimento, utilização, publicação,
fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação
de informações.
- Arquivo
 O conjunto de documentos que, independente da
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação
natural ao longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas.
 Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins
desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
1
de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos. (Lei 8.159/1991)
- Documento e documento de arquivo
Podemos entender como documento o objeto que
transpõe uma informação. Um documento é formado
necessariamente por dois objetos: o suporte (papel, CD,
fita, microfilme) mais o conteúdo ou informação nele
registrado. Caso não exista um ou outro desses objetos,
não há que se falar em documento.
Consideram-se documentos de arquivo aqueles
produzidos no cumprimento de uma atividade
administrativa ou de gestão, seja pública ou privada.
- Princípios
 Princípio da Proveniência: princípio básico da
arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma
instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de
outros geradores.
 Princípio da Territorialidade: também
conhecido como Princípio da Proveniência Territorial.
Trata-se de uma derivação do Princípio da
Proveniência, segundo o qual os arquivos devem ser
conservados em serviços de arquivo do território em que
foram produzidos, exceto os documentos elaborados
pelas representações diplomáticas ou resultantes de
operações militares.
Para que os arquivos permaneçam vivos, sejam
utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o
mais próximo possível do local emanado ou que
influenciaram a sua produção. Esse local pode ser
nacional, regional e institucional.
Assertiva de concurso: A proveniência
territorial deu origem ao princípio da
territorialidade, segundo o qual os arquivos
devem ser conservados em serviços de arquivo
do território onde foram produzidos. (Arqiv.
Anal.Jud. TRE-ES/CESPE/2011)
 Princípio do Respeito à Ordem Original:
princípio que, levando em conta as relações estruturais e
funcionais que presidem a gênese dos arquivos, garante
sua organicidade.
 Princípio da Pertinência: os documentos devem
ser reclassificados por assunto sem levar em
consideração a proveniência e a classificação original.
Praticamente não é mais utilizado.
- Classificação dos Arquivos
A Lei nº 8.159, de 08/01/1991 estabelece como
tipos de arquivo os arquivos públicos e privados (Ver
Anexo Nº 01).
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos
são estudados, eles também podem ser classificados
segundo:
- entidades mantenedoras: em face das
características das organizações, os arquivos
por elas produzidos podem ser públicos
(federal, estadual, municipal), institucionais
(igrejas, associações, entidades sem fins
lucrativos), comerciais (firmas, corporações,
companhias), familiais ou pessoais.
 - estágios de sua evolução: arquivo de 1ª idade
ou corrente, arquivo de 2ª idade ou
intermediário e arquivo de 3ª idade ou
permanente.
- extensão de sua atuação: arquivos setoriais
(cumprem funções de arquivo corrente) e
arquivos gerais (recebem os documentos
correntes, centralizando as atividades de
arquivo corrente).
- natureza dos documentos: arquivo especial
(aquele que em sob sua guarda documentos de
formas físicas diversas, como fotografias,
discos, fitas, cd-room, disquetes, microformas
etc.) e arquivo especializado (é o que tem sob
sua custódia os documentos resultantes da
experiência humana num campo específico,
independentemente da forma física que
apresentem, como por exemplo, os arquivos
médicos, de imprensa, de engenharia etc.).
Assertiva de concurso:No que se refere aos
arquivos, a classificação tanto pode significar a
organização de documentos de acordo com um
plano de classificação ou quadro de arranjo como
a atribuição de graus de sigilo a documentos ou às
informações neles contidas.(Tec.Desenv.Fisc.Ag.
SEAPA/CESPE/2009)
Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou
Privado:
Público: Órgãos dos Poderes Executivo,
Legislativo e Judiciários, nas esferas Federal, Estadual,
Municipal e do DF. Também são considerados públicos os
Arquivos das Fundações Públicas e Empresas Públicas.
Privado: São aqueles mantidos por instituição de
caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das
Lojas Renner, arquivo da TV Brasília.
Natureza dos documentos
Especiais: São arquivos em que os documentos
cuja forma física (suporte) exija cuidado especial,
diferenciado, por causa da sua preservação ou manuseio.
Relacionado a forma física do documento,
relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme,
Negativo, Microfilme.
Especializados: São aqueles que mantêm em sua
guarda documentos de determinada área do
conhecimento.
Relacionado a assunto específico, relacionado a
uma área do conhecimento. Ex: Arquivo Médico, Arquivo
Cartográfico, Arquivos de Engenharia.
Estágio de Evolução:
Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam
os documentos mais novos e mais utilizados pela
instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem
grande frequência de uso, possuem fim administrativo.
DICA:
É a fase em que os documentos são
criados;
- Nesta fase os documentos tramitam
bastante e são muito consultados;
- Os arquivos correntes se localizam nos
próprios setores que produzem/recebem os
documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais
próximos a estes (Arquivo Central/Geral).
2
Arquivo Intermediário: São os Arquivos que
guardam os documentos menos utilizados pela instituição.
No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa
frequência de uso, mas ainda possuem fim administrativo.
DICA:
É a fase em que os documentos ainda têm
valor administrativomas são pouco consultados;
- Permite que os setores otimizem seu
espaço;
- Não há necessidade de serem
conservados próximos aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua
destinação final (eliminação ou guarda
permanente);
- É também chamado de limbo ou
purgatório.
Arquivo Permanente: São os Arquivos que
guardam os documentos que, já tendo cumprido seu fim
administrativo, sua função administrativa, agora são
preservados, conservados, pelo seu valor histórico para
Instituição.
DICA:
É a fase em que os documentos já
perderam seu valor administrativo e são guardados
pelo seu valor histórico, probatório ou informativo;
- Os documentos desta fase JAMAIS serão
eliminados.
ATENÇÃO!!
Documentos de Arquivo Permanente
JAMAIS poderão ser eliminados
Extensão de sua atuação:
Arquivos Setoriais: São aqueles instalados nos
setores que utilizam os documentos, onde ficam os
documentos do uso do dia a dia.
Arquivos Centrais: São aqueles localizados fora
do local de trabalho, e acumulam em um único local,
documentos de provenientes dos diversos setores da
instituição, de forma centralizada.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (ESTÁGIOS DE
EVOLUÇÃO)
O ciclo vital dos documentos compreende as
fases pelas quais um documento ou um conjunto destes
passam dentro de uma organização, desde a sua criação
até a sua destinação final. Tais fases são definidas de
acordo com a frequência de uso dos documentos dentro
da instituição (pessoa física ou jurídica, pública ou
privada) e são divididas em: primária, intermediária e
permanente. Esse ciclo também é conhecido como
“teoria das três idades”. A seguir veremos cada uma
delas.
1ª idade C Corrente
2ª idade I Intermediário
3ª idade P Permanente
Arquivos de 1ª idade ou correntes:
Constituídos de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados nos escritórios
ou nas repartições que se recebem e os produziram em
dependências próximas de fácil acesso.
Arquivos de 2ª idade ou intermediários:
 Constituídos de documentos que deixara de ser
frequentes consultados, mas cujos órgãos que os
receberam e os produziram podem ainda solicita-los. A
permanência dos documentos nesses arquivos é
transitória.
Arquivos de 3ª idade ou permanentes:
Constituído de documentos que perderam do todo
valor de natureza administrativa e que conservam em
razão de seu valor histórico (probatório e informativo) os
meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são
os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases, corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e,
consequentemente, uma organiza organização adequada.
Assertiva de concurso: De acordo com a
chamada teoria das três idades, há uma clara
diferenciação entre arquivos correntes,
intermediários e permanentes, em que a descrição
nestes últimos é usada para permitir a pesquisa.
(Assessor Espec.IPEA/FCC/2004)
 ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos estreitamente vinculados
aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos
(1)
ou recebidos no cumprimento de atividades-fim
(2)
atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da frequência com
que são por eles consultados.
Ao arquivo corrente devem ser encaminhados não
só os documentos cujas questões tenham sido
solucionadas, como os que, embora ainda em curso,
precisam aguardar o cumprimento de formalidades, onde
sobressaem as de caráter administrativo, jurídico, técnico
ou científico.
Nesta etapa, tendo em vista a frequência de uso
do documento pelo órgão que o produziu, são práticas
rotineiras:
- inspeção: verificação não só da presença do
competente despacho de arquivamento, como
também da existência de antecedentes,
providenciando-se a devida reunião, se for o
caso.
- análise: confirmação ou não da codificação
adotada pelo protocolo (se o documento chegar
ao arquivo corrente sem classificação, este é o
momento de classificá-lo); complementação da
classificação por outros métodos
arquivamento (nome, local, data),
necessária; estabelecimento de referências
cruzadas.
- ordenação: disposição física dos documentos, de
acordo com a codificação.
- arquivamento: inserção do documento na
unidade de arquivamento pré-estabelecida,
utilizando pastas adequadas e sinalização
visível (projeções, etiquetas etc.).
- empréstimo e consulta: retirada do documento do
arquivo para tais fins, utilizando-se, nessa
operação, guias-fora (para assinalar a remoção
temporária de documentos) e recibos de
empréstimo devidamente preenchidos.
Como atuação do arquivo corrente, inclui-se
(3)
também participação nos processos de avaliação e na
(4)
produção de documentos, esta última no que concerne
ao uso de suportes adequados.
 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em
depósito de armazenamento temporário, sua destinação
final.
O arquivo intermediário corresponde à segunda
idade do ciclo vital dos documentos. Consiste em depósito
de armazenamento temporário para aqueles que ainda
dispõem de valor administrativo, embora sem uso
frequente, e para a documentação de órgãos extintos,
suprimidos e desativados.
É importante lembrar que num arquivo municipal
de pequeno porte o armazenamento intermediário pode
ser realizado mediante o estabelecimento de uma
atividade, sem que seja imprescindível a existência de
unidade organizacional especificamente criada para esse
fim. Suas ações básicas são:
(9)
- aplicação da tabela de temporalidade , com o
devido acompanhamento dos prazos nela
estabelecidos;
- promoção de medidas necessárias à efetivação
do recolhimento de documentos ao arquivo
permanente;
- manutenção da organização dos documentos
pelos respectivos órgãos de origem.
e
Os depósitos de arquivamento intermediário
deverão ser de fácil acesso, localizando-se, de
preferência, em imóveis e bairros menos valorizados, com
instalações e equipamentos de baixo custo.
 ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos cujo potencial de uso
para a instituição e/ou a sociedade recomenda devam ser
preservados.
No arquivo permanente ficam os documentos cuja
guarda definitiva foi indicada no processo de avaliação.
Tais documentos, uma vez recolhidos, passam a integrar
o chamado patrimônio arquivístico municipal, em virtude
de seu valor permanente.
Uma das principais características do arquivo
permanente é a de ser acessível a todos. Ao contrário das
fases precedentes, quando o acesso é apenas facultado
aos órgãos produtores (ou a outros interessados,
mediante concessão especial), a terceira idade significa
que os arquivos são públicos por excelência. Por essa
razão, os documentos só podem ser consultados no local,
de não havendo mais qualquer modalidade de empréstimo.
se Dentre as atividades típicas do arquivo
permanente, destacam-se o arranjo, a descrição e a
conservação de documentos.
-arranjo: disposição física dos documentos de
(12)
arquivo, com base na sua classificação .
-descrição: conjunto de procedimentos que, a
partir de elementos formais e de conteúdo,
permitem a identificação de documentos e a
elaboração de instrumentos de pesquisa .
(13)
-conservação: conjunto de medidas e
procedimentos destinados a assegurar a
proteção física dos arquivos contra agentes de
deterioração.
_____________
(1) atividades-fim: conjunto de encargos desenvolvidos por uma
instituição para o desempenho de suas competências
específicas.
3
 (2) atividades-meio: conjunto de encargos desenvolvidos por
uma instituição para auxiliar e viabilizar o desempenho de
suas competências específicas.
(3) avaliação: processo de análise de documentos, visando a
estabelecer sua destinação(5) de acordo com os valores que
lhes forem atribuídos.
(4) produção: entende-se por produção a emissão de documentos
capazes de constituir elementos de prova de direitos ou de
informação.
(5) destinação: encaminhamento dos documentos, em
decorrência da avaliação, à guarda temporária ou
permanente, à eliminação(6) e/ou à mudança de suporte(7).
(6) eliminação: é o procedimento de destruição física daqueles
documentos que, esgotados os valores primários(8), não
apresentam interesse histórico-cultural para a Administração
ou para a sociedade.
(7) suporte: material sobre o qual as informações são
registradas: papel, filme, fita magnética, disco ótico,
disquete etc.
(8) valor primário: também chamado de valor imediato ou
administrativo, é a qualidade inerente às razões de criação
de todo documento, em decorrências das atividades-fim e
das atividades-meio de uma instituição.
(9) tabela de temporalidade: instrumento de destinação,
aprovado pela autoridade competente, que determina prazos
para transferência(10), recolhimento(11), eliminação e
mudança de suporte de documentos.
(10) transferência: passagem de documentos para o arquivo
intermediário. A frequência de uso é um dos elementos
considerados para a definição dessa passagem.
(11) recolhimento: passagem de documentos para o arquivo
permanente.
(12) classificação: sequência de operações que, de acordo com
as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades
da entidade produtora, visam a distribuir em classes os
documentos de um arquivo.
(13) instrumento de pesquisa: meio pelo qual se identificam,
localizam, resumem ou transcrevem, em diferentes graus e
amplitudes, fundos(14), grupos, séries(15) e peças documentais
existentes num arquivo permanente, com a finalidade de
controle e de acesso ao acervo. Os principais instrumentos
de pesquisa são:
- guia, que fornece informações básicas sobre um ou
mais arquivos e seus fundos;
- inventário, em que a descrição exaustiva ou parcial de
um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por
unidade a série, respeitada ou não a ordem do arranjo.
- catálogo, em que a descrição exaustiva ou parcial de
um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por
unidade a peça documental, respeitada ou não a ordem do
arranjo.
- catálogo seletivo, também conhecido como repertório,
que toma por unidade documentos previamente selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um
critério temático.
- edição de textos, em que os documentos são transcritos
na íntegra, de preferência acompanhados de estudos
introdutórios e notas.
(14) Fundo: a principal unidade de arranjo estrutural
nos arquivos permanentes, constituída dos documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
(15) série: sequência de documentos de um mesmo tipo.
4
PROTOCOLO
Conceito
Protocolo é o serviço encarregado de recebimento,
registro, distribuição, controle da tramitação e expedição
de documentos. Caso faça parte de um sistema de
1
arquivos , o protocolo pode, também, identificar os
documentos de acordo com a classificação arquivística.
Unidade Protocolizadora
A expressão unidade protocolizadora identifica
qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu
nome ou posição na hierarquia do órgão, desde que,
entre suas competências, exista a de autuar/numerar
processos e(ou) documentos. (Ag.Adm. MPS -
CESPE/2010)
Procedimentos
Como a entrada do documento na instituição deve
ser realizada pela unidade orgânica de protocolo, é
preciso dar realce a esse patamar inicial, em que estão
compreendidas as operações/atividades de
 Recebimento
 Registro
 Autuação
 Classificação
 Expedição/Distribuição
 Controle/Movimentação
Dica de concurso: Uma das atividades realizadas
pelo serviço de protocolo é a classificação de
documentos, no caso de instituições que possuam
um código ou plano de classificação de
documentos. (Assit.Serv. Adm. EMBRASA -
CESPE/ 2010)
- Recebimento
Na fase do recebimento, há de ser preliminarmente
verificado se o documento deve ter entrada naquele
protocolo. Em seguida, procede-se à autuação, se for o
caso, garantindo-se ao interessado o devido comprovante
de recebimento, habitualmente denominado cartão de
protocolo. Os requerimentos e outros documentos de
andamento breve, ou seja, de trato e efeito imediato, não
são objeto de autuação, devendo haver normas a esse
respeito por parte dos órgãos de origem.
Os documentos não sigilosos ou de natureza
ostensiva serão em seguida lidos e analisados, não só
para as operações de juntada, anexação ou apensação,
quando for o caso, mas também para a classificação do
assunto de que tratam.
- Registro
O registro se refere às anotações que servem de
base para o controle da tramitação (fichas, guias de
remessa etc.), operação que poderá ser realizada em
tantas vias quantas forem necessárias para o tipo de
informação requerida.
- Autuação
1
Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou
de uma mesma entidade, pública ou privada, que,
independentemente da posição que ocupam nas respectivas
estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e
articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.
  Documentos são transformados em processo –
abertura de processo
 Inserção de capa específica
 Numeração das páginas
 Atribuição de nº de identificação do processo
*Dicas de concursos:
A abertura de um processo denomina-se
autuação. O processo é formado por um ou mais
documentos que exijam estudos e(ou)
procedimentos expressos em despachos,
pareceres técnicos, instruções, entre
outros.(Assit.Serv.Adm. EMBRASA/CESPE/2010)
A autuação do processo deve ser feita,
preferencialmente, a partir de um documento
original; no entanto, pode-se utilizar uma cópia de
documento, autenticada por alguém dotado de fé
pública. Documentos transmitidos por fax,
entretanto, não podem constituir peças de
processo. (Assit. Serv. Adm. EMBRASA -
CESPE/2010)
A formação de processo deve incluir as
seguintes ações: prender toda a documentação
dentro de uma capa, obedecendo à ordem
cronológica do documento mais antigo para o mais
recente; colocar uma etiqueta na capa com o
número de protocolo; numerar as folhas do
processo em ordem crescente e sem rasuras;
identificar, na capa, a unidade para a qual o
processo será encaminhado.(Assit.Serv.Adm.
EMBRASA/CESPE/2010)
- Classificação
Numa conceituação simples, classificar consiste
em distribuir as matérias tratadas nos documentos em
classes e/ou grupos segundo o sistema de classificação
adotado (por assunto, geográfico, numérico) admitidas as
necessárias subdivisões, hierarquicamente coordenadas.
Ao longo do processamento arquivístico podem
ser usados diversos métodos de classificação, numéricos
ou alfabéticos, subordinada a escolha ao tipo de
informação visada. Elementos como nome, local, data e
assunto podem determinar essa opção. O assunto, no
entanto, constitui um fator de recuperação dos mais
importantes.
A classificação começa a ter relevância desde a
fase inicial do protocolo, ligada que está às atividades de
recebimento, tramitação, expedição, arquivamento e
recuperação das informações contidas nos documentos.
Ela é efetuada mediante leitura e interpretação do
conteúdo do documento, visando ao enquadramento do
mesmo no plano de classificação previamente elaborado.
Nessa operação é preciso distinguir se há assunto
principal e assuntos(s) secundário(s), recorrendo-se, se
for o caso, a referências cruzadas.
Como o plano de classificação é um instrumento
básico e começa a ser aplicado na fase corrente, torna-se
indispensável tecer aqui alguns comentários a seu
respeito.
A elaboração desse instrumento exige trabalho
criterioso de equipe multidisciplinar – arquivistas,
administradores e técnicos ligados aos temas dos
assuntos da instituição. É conveniente chamar a atenção
para as seguintes operações:
 Leitura, para verificar em que item do plano de
classificação se enquadra o assunto
identificado;
5
 Localização do assunto no plano, utilizando o
índice, se necessário;
 Anotação do respectivo código no documento e
seus anexos, em espaço previamente
convencionado.
- Distribuição
Na distribuição, preparam-se os documentos para
o devido encaminhamento aos respectivos destinatários,
inclusive para expedição. Note-se que a distribuição não
deve ser feita antes de se verificar se não faltam folhas,
anexos, numeração, data e encaminhamento de cópias
do documento à unidade de arquivo.
- Expedição
Refere-se ao encaminhamento dos documentos.
- Tramitação (Movimentação)
A movimentação consiste no controle dos
documentos em tramitação, visando garantir não só a sua
imediata localização, mas, sobretudo o acesso às
informações neles contidas durante essa fase.
Destaque-se que as operações de protocolo
podem ser informatizadas. Nesse caso, deverão ser
estabelecidos normas e procedimentos adequados à
adoção dessa tecnologia.
GESTÃO, CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
Gestão de documentos é um conjunto de
medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos
os documentos de qualquer idade desde sua produção
até sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente), com vistas à racionalização e eficiência
administrativas, bem como à preservação do patrimônio
documental de interesse histórico-cultural.
“É um instrumento gerencial e um instrumento
de preservação da memória institucional” (Renato
Tarciso Barbosa de Sousa, 2007)
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à
sua eliminação ou ao recolhimento para guarda
permanente.” (Art. 3º, Lei 8.159/91)
A gestão de documentos pode ser definida como o
conjunto dos procedimentos e das operações técnicas
voltadas para produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos, na primeira e na segunda
idades, visando à eliminação ou à guarda permanente.
(Tec.Sup.IPAJM-ES/CESPE/2010)
SÃO OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL:
 Garantir, assegurar, de forma eficiente: a
produção, administração, manutenção e destinação de
documentos;
 Garantir que a informação estará disponível no
momento necessário ao usuário (instituição, estado,
pessoa);
 Eliminação de documentos que não possuem
administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa
científica ou histórica;
 Assegurar uso adequado da micrográfica,
processamento automatizado de dados, e outras técnicas
da gestão da informação;
  Contribui para o acesso e a preservação dos
documentos que deverão ser guardados e preservados
por seus valores históricos, científicos, valores
secundários.
FASES BÁSICAS
A Gestão Documental acontece em 3 fases
básicas:
 Produção: otimizar a criação de documentos;
controle da produção e da difusão de documentos.
Acontece na fase corrente
 Utilização: envolve métodos de controle
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas
específicas para classificação, organização e elaboração
de instrumentos de recuperação da informação. É
referente ao fluxo percorrido pelos documentos,
necessários ao cumprimento de sua função
administrativa, assim como sua guarda após o trâmite. É
desenvolvida a gestão de arquivos correntes e
intermediários
 Destinação: envolve as atividades de análise,
seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos,
ou seja, implica decidir quais os documentos a serem
eliminados e quais serão preservados permanentemente.
OBS.: Entende-se por produção a emissão de
documentos capazes de constituir elementos de
prova de direitos ou de informação. Para atender
a esse propósito, seria ideal planejar a emissão
com vistas à adequação do formato, do suporte,
da frequência de consultas, do prazo de
validade, do uso de tecnologias etc.
- CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
 Gênero
Gênero documental é a reunião de espécies
documentais que se assemelham por seus caracteres
essenciais, particularmente o suporte e a forma de
registro da informação.
Quanto ao gênero, os documentos podem ser:
- escritos ou textuais: documentos manuscritos,
datilografados ou impressos;
- cartográficos: documentos em formatos e
dimensões variáveis, contendo representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);
- iconográficos: documentos em suportes
sintéticos, em papel emulsionado ou não,
contendo imagens estáticas (fotografias,
diapositivos, desenhos, gravuras);
- filmográficos: documentos em películas
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem
(tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras,
com bitolas e dimensões variáveis, contendo
imagens em movimento (filmes e fitas
videomagnéticas);
- sonoros: documentos com dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fonográficos (discos
e fitas audiomagnéticas);
- micrográficos: documentos em suporte fílmico
resultantes da microreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas específicas (rolo,
microficha, jaqueta, cartão-janela);
- informáticos: documentos produzidos, tratados
ou armazenados em computador (disquete, disco
rígido, disco óptico).
6
 Espécie
Espécie documental é a divisão de gênero
documental, que reúne tipos documentais por suas
características comuns de estruturação da informação.
Quanto à espécie os documentos podem ser:
- Ata: documento que relata os acontecimentos de
uma reunião ou sessão;
- Aviso: correspondência entre Ministros ou
governadores;
- Carta: forma de correspondência entre entidades
e particulares;
- Certidão: documento que atesta que algo
aconteceu de acordo com o que já se
encontrava registrado em outro documento;
- Circular: correspondência;
- Despachos: manifestação escrita de autoridade
sobre assuntos de sua competência,
submetidos a sua apreciação;
- Edital: ordem oficial ou traslado de postura
afixado nos locais públicos;
- Exposição de Motivos: documento demonstrativo
dos Ministros para o chefe de Estado de fatos
ou motivos que justifiquem a necessidade de
medidas ou providências para a solução de
problemas de interesse público ou privado;
- Memorando: forma de correspondência interna
de um órgão;
- Mensagem: correspondência entre poderes;
- Ofício: correspondência oficial entre autoridades;
- Ordem de serviço: documento que autoriza a
execução de um serviço;
- Portaria: ato escrito por meio do qual o Ministro
de Estado ou outra autoridade competente
determina providências de caráter
administrativo, dá instruções sobre a execução
de uma lei, nomeia e designa funcionários e
aplica medidas de ordem disciplinar a
subordinados que incidem em faltas;
- Relatório: descrição de fatos e acontecimentos
relativos à determinada execução de tarefa
especial, destinados a um nível hierárquico
superior.
Dicas de concursos
Correspondência é o nome dado a todas
as espécies de comunicação escrita que circulam
nos órgãos ou nas entidades, exceto os
processos. Classifica-se em interna ou externa,
oficial ou particular, recebida ou expedida.
Considera-se correspondência interna
aquela trocada entre órgãos de uma mesma
instituição, tais como memorandos, despachos e
circulares. (Tec.Des. Fisc.Agrop.SEAPA-
DF/CESPE/2009)
 Natureza do Assunto
Quanto à natureza do assunto os documentos
podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificação de ostensivo é dada aos
documentos cuja divulgação não prejudica a
administração, ou seja, pode ser de livre conhecimento.
Consideram-se sigilosos os documentos que, por
sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda
para sua custódia e divulgação. A Lei 12.527/2011
estabelece:
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à
segurança da sociedade ou do Estado e, portanto,
passíveis de classificação as informações cuja
divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania
nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de
negociações ou as relações internacionais do País,
ou as que tenham sido fornecidas em caráter
sigiloso por outros Estados e organismos
internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a
saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade
financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou
operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de
pesquisa e desenvolvimento científico ou
tecnológico, assim como a sistemas, bens,
instalações ou áreas de interesse estratégico
nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições
ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras
e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência,
bem como de investigação ou fiscalização em
andamento, relacionadas com a prevenção ou
repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e
entidades públicas, observado o seu teor e em
razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
o
§ 1 Os prazos máximos de restrição de
acesso à informação, conforme a classificação
prevista no caput, vigoram a partir da data de sua
produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
- AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Trabalho interdisciplinar que consiste em
identificar valores para os documentos (imediato e
mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação,
contribuindo para a racionalização dos arquivos e
eficiência administrativa, bem como para a preservação
do patrimônio documental.
A avaliação consiste fundamentalmente em
identificar valores e definir prazos de guarda para os
documentos de arquivo, independentemente de seu
suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o
disco óptico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser
realizada no momento da produção, paralelamente ao
trabalho de classificação, para evitar a acumulação
desordenada.
São objetivos da avaliação de documentos:
Redução da massa documental;
Agilidade na recuperação dos documentos e das
informações;
Eficiência administrativa;
7
Melhor conservação dos documentos de guarda
permanente;
Racionalização da produção e do fluxo de
documentos (trâmite);
Liberação de espaço físico;
Incremento à pesquisa.
Valoração de documentos
Distinguir o valor primário e secundário dos
documentos é primordial na avaliação. O primeiro decorre
do interesse que o documento tem para a instituição de
que se originou, destacando-se o valor administrativo. Já
o valor secundário se refere à ligação com os usuários
externos, para fins probatórios e informativos, estes,
principalmente, os de pesquisa.
Tabela de temporalidade
Como uma das consequências da avaliação dos
documentos, temos a criação da tabela de temporalidade.
Esse instrumento de trabalho dos arquivistas permite
distinguirmos as informações essenciais das supérfluas,
permite o reaproveitamento do espaço físico e garante a
preservação e recuperação das informações cuja guarda
decorra de exigência legal ou que seja de valor
permanente para a instituição.
Assim, a tabela de temporalidade tem por
objetivo definir e demonstrar para os profissionais
envolvidos na gestão de documentos, o tempo de vida útil
dos documentos na instituição sob o ponto de vista legal,
técnico, administrativo, fiscal e histórico/permanente. Esse
tempo de vida útil, geralmente, é definido com base na
legislação vigente, embora outros critérios intrínsecos à
instituição possam estabelecer os prazos.
ORGANIZAÇÃO, PLANEJAMENTO,
SISTEMAS E MÉTODOS DE
ARQUIVAMENTO
Conceito:
Dica de concurso: Métodos de arquivamento ou
de ordenação são aqueles usados para organizar
os documentos de um arquivo ou coleção, uns
em relação aos outros, dentro das unidades de
armazenamento (pastas, caixas, gavetas
etc.).(Assist.Ser. Adm.EMBRASA -CESEP/2010)
Modernamente, o arquivo de informações tornou-
se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente
através de computadores.
O importante é que a decisão quanto ao método
leve em consideração o tamanho, a estrutura
organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão
público; as pessoas normalmente envolvidas; os serviços
prestados; as informações comumente solicitadas; e os
tipos de documentos que devem ser arquivados.
A tarefa de classificar documentos para um arquivo
exige do classificador conhecimentos não só da
administração a que serve, como da natureza dos
documentos a serem classificados. Cada ramo de
atividade exige um método diferente, adequado às suas
finalidades. Daí o problema difícil, quando se quer
organizar um arquivo, da escolha de um método ideal de
classificação para que a finalidade precípua do arquivo,
que é o acesso aos documentos, seja plenamente
atendida.
 O método de arquivamento é determinado pela qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas
natureza dos documentos a serem arquivados e pela são dispostas na ordem rigorosamente alfabética,
estrutura da entidade. respeitadas as normas gerais para a alfabetação, através
de guias divisórias, com as respectivas letras.
Tipos: As notações nas guias podem ser abertas ou
fechadas, conforme indiquem o limite inicial ou os limites
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em
inicial e final. Notações simples abertas: A, B, C, Ab, Ac
duas classes: básicos e padronizados
etc.; notações compostas ou fechadas: Aa-Al, Am-Az etc.
 Alfabético O arquivamento de nomes obedece a 13 regras,
Geogra´ fico chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes:

 1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o
Simples
  último sobrenome e depois o prenome.
 Numéri cos Cronológic o Ex.: João Barbosa
  Dígito  ter min al
  Paulo Santos

Básicos    Enciclopéd ico Arquivam-se: Barbosa, João
  Alfabéti cos  Santos, Paulo
  Dicionário
  OBS.: Quando houver sobrenomes iguais,
 Ideogra´ fi cos   Duplex prevalece a ordem alfabética do prenome.
  Numéri cos  Decimal
   Ex.: Aníbal Teixeira
  Uniterno
 Marilda Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
Variadex Teixeira, Marilda
 Automático
 2) Sobrenomes compostos de um substantivo e
Padronizados Soundex um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Mnemônico Ex.: Camilo Castelo Branco
 Paulo Monte Verde
 Rôneo Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Estes métodos pertencem a dois grandes Monte Verde, Paulo
sistemas: direto e indireto.
Sistema direto é aquele em que a busca do 3) Os sobrenomes formados com as palavras
documento é feita diretamente no local onde se acha Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
guardado. compostos por um adjetivo e um substantivo.
Sistema indireto é aquele em que, para se Ex.: Waldemar Santa Rita
localizar o documento, é preciso antes consultar um
Carlos São Paulo
índice ou um código.
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
O código alfanumérico - Combinação de letras e
números – não se inclui nas classes de métodos básicos São Paulo, Carlos
e padronizados e é considerado do sistema semi indireto.
Quando se trata de planejar a organização de um 4) As iniciais abreviativas de prenomes têm
arquivo ou fichário, os elementos constantes de um precedência na classificação de sobrenomes iguais.
documento a considerar são: nome (do remetente, do Ex.: J. Vieira
destinatário, ou da pessoa a quem se refere o Jonas Vieira
documento); local, número, data e assunto. De acordo
com o elemento mais importante e mais frequentemente José Vieira
procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários Arquivam-se: Vieira, J.
ou arquivos em: Vieira, Jonas
a) ordem alfabética; Vieira, José
b) ordem geográfica;
c) ordem numérica (simples ou cronológica) 5) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’,
d) ordem de assunto. da, do, e, um, uma, não são considerados.
Com referência à ordem numérica, a data Ex.: Pedro de Almeida
geralmente é precedida por número de ordem, como Ricardo d’ Andrade
também pode ser considerada elemento subsidiário nas Arquivam-se: Almeida, Pedro de
outras ordenações.
Andrade, Ricardo d’

1. MÉTODOS BÁSICOS
a) Método alfabético
É o mais simples, desde que o elemento principal
a ser considerado seja o nome. É um método direto,
porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo
necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar
6) Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas
não são considerados na ordenação alfabética.
Ex.: Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior

8
 Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio apresentam, não se considerando, porém, para fins de
Ribeiro Júnior, Paulo ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos
Obs.: Os graus de parentesco só serão iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
considerados na alfabetação quando servirem
de elemento de distinção. Ex.: Embratel
Álvaro Ramos & Cia
Ex.: Jorge de Abreu Sobrinho
Fundação Getúlio Vargas
Jorge de Abreu Neto
A Colegial
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de
Colegial (A)
Abreu Neto, Jorge de
Embratel
Abreu Sobrinho, Jorge de
Fundação Getúlio Vargas

7) Os títulos não são considerados na alfabetação.

São colocados após o nome completo, entre parênteses. 13) Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, assembleias e assemelhados, os números
Ex.: Ministro Milton Campos
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão
Professor André Ferreira aparecer no fim, entre parênteses.
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ex.: II Conferência de Pintura Moderna
Ferreira, André (Professor) Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
8) Os nomes estrangeiros são considerados pelo Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna
último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e (II)
orientais.
Congresso de Geografia (Quinto)
Ex.: Georges Aubert
Congresso de Geologia (3º)
Winston Churchill
Arquivam-se: Aubert, Georges
Vantagens do método alfabético: rápido, direto,
Churchill, Winston fácil e barato.
Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a
9) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou predominar no arquivamento alfabético, quando o volume
não ser consideradas. O mais comum é considerá-las de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual
como parte integrante do nome quando escritas com letra e à variedade de grafia dos nomes.
maiúscula. Dica de concurso:
Ex.: Giulio di Capri Um dos métodos de ordenação mais
Esteban De Penedo usados é o alfabético. Ao usar a ordem alfabética
Charles Du Pont para nomes é preciso seguir regras. Nesse
Arquivam-se: Capri, Giulio di sentido, considere a lista alfabética seguinte.
Quando o método alfabético é adotado, devem-
De Penedo, Esteban
se utilizar etiquetas e guias divisórias com letras
Du Pont, Charles para organizar e facilitar a localização dos
documentos, fichas ou pastas. As anotações
10) Os nomes espanhóis são registrados pelo podem ser simples e abertas - por exemplo: A, B,
penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de Ab, Ac -, compostas ou fechadas, indicando os
família do pai. limites inicial e final, por exemplo: A-C, Ba-Bi.
Ex.: José de Oviedo y Baños (Assist.Ser.Adm.EMBRASA/CESEP/2010)
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero b) Geográfico
Antonio de los Rios O método geográfico é do sistema direto. A busca
é feita diretamente ao documento. Este método é
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del
preferido quando o principal elemento a ser considerado
Oviedo y Baños, José de em um documento é a procedência ou local. As melhores
Pina de Mello, Francisco de ordenações geográficas são:
Rios, Antonio de los - Nome do estado, cidade e correspondente.
Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais
11) Os nomes orientais – japoneses, chineses e devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
árabes – são registrados como se apresentam. independentemente da ordem alfabética em relação às
demais cidades, que deverão estar dispostas após as
Ex.: Al Ben-Hur capitais.
Li Yutang Ex.:
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Estado Cidade Correspondente
Li Yutang
Amazonas Manaus Sobreira, Luísa
12) Os nomes de firmas, empresas, instituições e Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio
órgãos governamentais devem ser transcritos como se

9
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa com a ordenação alfabética, já que o método exige um
índice alfabético remissivo. O método numérico simples,
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de feitas algumas adaptações, tem ampla aplicação nos
- Nome da cidade, estado e correspondente. arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas
Quando o principal elemento de identificação é a cidade e sonoras) e especializados (projetos de engenharia,
não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem projetos de financiamento, prontuários médicos, cadastros
alfabética por cidades, não havendo destaque para as de funcionários).
capitais.
Ex.: - Método Numérico Cronológico
Cidade Estado Correspondente Neste método, além da ordem numérica, tem-se
de observar a data. Esta modalidade é a adotada em
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de quase todas as repartições públicas. Numera-se o
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio documento e não a pasta. É o único método que dispensa
o uso de pastas miscelânea, uma vez que cada
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa documento recebe seu próprio número de registro,
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa constituindo-se num processo único, ordenado em
rigorosa ordem numérica.
Vantagens do método numérico cronológico: maior
OBS.: Quando se trata de correspondências com grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais
outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o fácil lidar com números do que com letras. Desvantagem:
país, seguido da capital e do correspondente. As é um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
demais cidades serão alfabetadas em ordem
alfabética, após as respectivas capitais dos - Dígito-terminal
países a que se referem.
Este método surgiu em decorrência da
necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento
de grande volume de documentos, cujo elemento principal
de identificação é o número. Entre as instituições de
grande porte que precisam arquivar parte considerável
dos seus documentos por número podemos mencionar,
entre outras, o INSS, as companhias de seguro, os
hospitais, os bancos.
Os documentos são numerados sequencialmente,
mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que
caracteriza o método: os números, dispostos em três
grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a
esquerda, formando pares.
Decompondo-se, por exemplo, o número 829.319,
tem-se os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura é feita sempre da direita para a
esquerda, chama-se o grupo 19 de primário, o grupo 93
Ainda falando do método geográfico devemos de secundário e o grupo 82 de terciário.
identificar como sendo: O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas
Vantagens: é direto e de fácil manuseio. é feito considerando-se em primeiro lugar o grupo
Desvantagens: exige duas classificações – local e primário, seguindo-se o secundário e finalmente o
nome do correspondente. terciário.
Assim, para se localizar a pasta 162.054 (16-20-
c) Métodos Numéricos 54), o arquivista deve verificar, em primeiro lugar, onde se
encontram as pastas terminadas em 54; em seguida,
Quando o principal elemento a ser considerado em
localiza as pastas cujo grupo secundário é o grupo 20 e,
um documento é o número, a escolha deve recair sobre
finalmente, a pasta desejada, de número 16.
um dos seguintes métodos: simples, cronológico ou
dígito-terminal. Vantagens do método dígito-terminal: redução de
erros de arquivamento; rapidez na localização e
Tais métodos são indiretos, uma vez que, para se
arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois
localizar um documento ou pasta, há que se recorrer a um
dígitos; expansão equilibrada do arquivo distribuído em
índice alfabético (em fichas), que fornecerá o número sob
três grandes grupos; possibilidade de divisão equitativa do
o qual o documento ou pasta foram arquivados.
trabalho entre os arquivistas.
A numeração obedece somente à ordenação
Desvantagens: leitura não convencional dos
sequencial, embora a disposição física das pastas, nas
números; disposição física dos documentos de acordo
gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
com o sistema utilizado na leitura.
próprias a cada método.

d) Ideográficos (Métodos por Assunto)

- Método Numérico Simples
Quase toda organização dispõe de certo número
O método numérico simples constitui-se na
de documentos que devem, com vantagem ser
atribuição de um número a cada correspondente ou
arquivados por assunto, os referentes à administração
cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem
interna e suas atividades-fim.
de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação

10
 Dependendo do volume de documentos a serem O método decimal apresenta as seguintes
guardados por assunto, pode-se escolher métodos mais vantagens: - todos os assuntos relacionados com
ou menos complexos, capazes de atender às determinado tópico ficam reunidos em grupos; - os
necessidades. números classificadores formam verdadeiras
O método de arquivamento por assunto não é, nomenclaturas fáceis de reter na memória; - expansão
porém, de fácil aplicação, pois depende de interpretação ilimitada para as subdivisões dos assuntos.
dos documentos sob análise, além de amplo São desvantagens deste método: limitação de 10
conhecimento das atividades institucionais, no entanto, é números para a classificação; necessidade de se prever o
o mais aconselhado nos casos de grandes massas desenvolvimento das atividades da instituição, bem como
documentais e variedade de assunto. preparo e muita atenção do arquivista.
Dica de concurso: No sistema decimal de
- Alfabéticos codificação, mais utilizado pelas empresas,
Quando o volume e a diversidade de assuntos da admite-se que somente a utilização das três
documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se classificações (geral, individualizadora e
adotar o método alfabético, que poderá obedecer à ordem definidora) pode evitar enganos de
dicionária ou à ordem enciclopédica. movimentação de itens nos estoques. (Anal.Adm.
FHS/CESPE/2009)
Na ordem dicionária, os assuntos isolados são
dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente à
sequência das letras. ▪ Unitermo ou Indexação Coordenada
Exemplo: Cursos de Doutorado O método unitermo ou indexação coordenada foi
Cursos de Especialização desenvolvido por Mortimer Taube, nos EUA, em princípios
Cursos de Formação de 1950.
Na ordem enciclopédica, os assuntos correlatos Embora não se recomende sua aplicação nos
são agrupados sob títulos gerais e dispostos arquivos convencionais, a indexação coordenada vem
alfabeticamente. Com a ordenação enciclopédica surgem sendo utilizada, com grande êxito, principalmente nos
os primeiros esboços de esquemas de classificação. arquivos especiais e especializados.
Exemplo: Cursos O método consiste em se atribuir a cada
documento, ou grupo de documentos, um número em
Especialização ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo.
Formação Esse número, denominado número de registro, controlado
Pós-Graduação através de livro próprio, deve ser assinalado no
Doutorado documento, em lugar visível e previamente determinado.
Mestrado Sua finalidade é identificar e localizar o documento
quando solicitado. Os elementos identificadores do
documento são transcritos em uma ficha-índice, sob a
- Numéricos forma de palavras-chave.
Os métodos numéricos ideográficos ou de
assuntos mais conhecidos são o duplex, o decimal e o
2. MÉTODOS PADRONIZADOS
unitermo, também conhecido como indexação
coordenada. a) Variadex
É um método alfabético e muito conhecido, de uso
direto e que deve ser aumentado de acordo com a
▪ Método duplex
necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos
Nesse método a documentação é dividida em de letras, o que auxilia muito a localização e o manuseio.
classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero A cor das guias é dada pela segunda letra da palavra-
para a espécie e desta para a minúcia. Exemplo: chave.
0 Administração Geral
1 Pesquisas b) Automático
1.1 Psicologia É uma variedade do método alfanumérico. Não
1.1.1 Aplicada ao Trabalho tem aplicação prática no Brasil.
1.1.2 Aplicada à Educação
1.2 Ciência Política c) Soundex
1.3. Administração Não tem aplicação prática nos arquivos
brasileiros.
▪ Método decimal
O método decimal empregado nos arquivos é d) Mnemônico:
baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, É um método alfabético que procura combinar as
ex-presidente da Associação dos Bibliotecários letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória. Ex.: A –
Americanos. Este sistema foi aceito pelo Instituto Aluguel. Encontra-se praticamente obsoleto no Brasil.
Bibliográfico de Bruxelas, que o ampliou. Hoje, é
universalmente conhecido.
e) Rôneo:
Consiste na distribuição hierárquica dos
Praticamente não se usa no Brasil.
documentos em 10 grandes classes, cada uma das quais
se reparte em 10 subclasses e assim por diante. Dica de concurso: O método temático tem
como eixo a identificação de temas ou assuntos

11
 presentes, explicitamente ou não, nos
documentos. Esse método deve ser utilizado
combinado com o alfabético, que serve para
ordenar os temas elencados. (Assist.Ser.Adm.E
MBRASA/CESE P/2010)
ARQUIVÍSTICA E INFORMÁTICA
Não é fácil definir informação. Iremos adotar a
definição segundo a qual informação é o “termo que
designa o conteúdo de tudo aquilo que trocamos com o
mundo exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de
forma perceptível”.
A palavra informática surge da contração das
palavras informação e automática. Logo, informática é a
ciência que estuda os métodos e modos de
processamento e transmissão da informação. (MONTE,
2004)
MICROFILMAGEM
Uma das questões mais importantes em
Arquivologia reside na impossibilidade de se armazenar
tudo o que é produzido nas atividades de administração
da vida moderna. Mesmo com o auxílio da informática e
do armazenamento de dados, é impossível guardar todos
os documentos que são produzidos.
Foi com o surgimento dos processos
mecanográficos que surgiu a concepção de automação ou
automatização de documentos e arquivos. Todavia, foi
apenas com o surgimento do arquivo eletrônico que a
automação se concretizou.
2
Quando falamos em automação (digitalização) de
documentos estamos basicamente fazendo referência à
transposição do suporte inicial do documento (papel, fita
magnética etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por
meio de computadores.
As duas formas mais comuns de automatizar
(digitalizar) um documento são:
- Através da transferência da informação para
um CD ou mesmo para o meio virtual (ex:
disco virtual) realizado pelo processo de
“scanneamento” de um documento em papel;
- Gravando as informações de uma fita
magnética, disco de vinil etc. para um CD ou
DVD, por exemplo.
A digitalização de documentos é uma política de
arquivo baseada em quatro fundamentos principais:
- Diminuição do tamanho do acervo;
- Preservação dos documentos;
- Possibilidade de acesso ao mesmo
documento por várias pessoas ao mesmo
tempo;
- Maior agilidade (ao menos em tese) na
busca e recuperação da informação.
A microfilmagem é um processo realizado
mediante captação da imagem por meio fotográfico ou
eletrônico, tendo como objetivos principais reduzir o
tamanho do acervo e preservar os documentos originais
(estima-se que um microfilme preservado em condições
ambientais adequadas tenha a durabilidade média de 500
2 registro gerado ou recebido por uma entidade pública ou
Definir e utilizar formatos padronizados na elaboração
de documentos digitais facilita a definição de técnicas de
preservação digital e reduz custos, embora esses padrões
não sejam perenes. (Arquivista Tec.Ofic.Intel. ABIn -
CESPE/2010)
12
anos). A partir da microfilmagem – salvo raras exceções –
o documento estará disponível para consulta apenas
através do rolo de microfilme, preservando-se, dessa
forma, o original.
Os defensores da microfilmagem apontam razões
para microfilmar:
- Confiabilidade: O microfilme é uma mídia de
arquivamento. Atualmente os documentos
filmados há 70 anos são recuperáveis e
legíveis. Que outro tipo de mídia pode oferecer
a mesma confiabilidade?
- Norma ISO: O microfilme é uma mídia
compatível. As informações armazenadas em
microfilme estão protegidas quanto a possíveis
mudanças tecnológicas.
- Baixo Custo: O microfilme propicia um
armazenamento eficiente, ocupando pouco
espaço a um custo muito baixo por imagem.
Suas qualidades de arquivamento o tornam a
melhor opção para armazenamento em longo
prazo.
- Reproduzível: É muito econômico reproduzir um
microfilme. Pode-se distribuir de modo rápido e
conveniente grandes quantidades de
informações para as pessoas que desejam
acessá-las.
- Digitalizável: O microfilme pode ser convertido
em dados eletrônicos para distribuição através
da Internet e ser armazenado digitalmente para
fácil consulta.
A microfilmagem de documentos oficiais é
regulamentada pela Lei Nº 5.433/68 e pelo Decreto Nº
1799/96.
PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE OS DOCUMENTOS
MICROFILMADOS E OS DIGITALIZADOS
Abordaremos agora as principais diferenças entre
os documentos microfilmados e os digitalizados:
- O microfilme possui valor legal. O documento
digital não possui valor legal. Assim, caso o
documento tenha valor jurídico, ele poderá ser
eliminado se houver sido microfilmado, mas o
mesmo não poderá ser feito caso ele tenha
sido scanneado.
- Alguns estudos demonstram que o tempo de vida
útil (considera-se a integridade da informação)
de um CD, em condições de armazenamento e
ambiente adequados, gira em torno de 200
anos. O microfilme tem um prazo estipulado em
500 anos.
- O CD pode ser guardado em condições
ambientais “mais flexíveis”, enquanto que o
microfilme, devido à composição química da
fotografia, precisa de cuidados muito mais
especiais.
Documentos eletrônicos (digitais): conceitos e
definições.
- Documento eletrônico = todo registro que tem
como meio físico um suporte eletrônico.
- documento eletrônico ou documento digital é todo
privada, no desempenho de suas atividades, armazenado
e disponibilizado ou não, através de sistemas de
computação.
 - Assinatura eletrônica é todo método eletrônico
que permita evidenciar a autoria e integridade do
conteúdo de um documento eletrônico.
- Assinatura digital, por sua vez, é espécie do
gênero “assinatura eletrônica”, sendo caracterizada pelo
emprego de criptografia com sistema de chaves
assimétricas.
- Certificação digital é a atividade de certificar
assinaturas digitais, identificando e reconhecendo o seu
titular e a sua correspondente chave pública. Mediante o
uso da certificação digital, presume-se a autenticidade e a
integridade do documento eletrônico.
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS - GED
A Gestão Eletrônica de Documentos, ou
simplesmente “GED”, trata-se da Gestão de Documentos
aliada às ferramentas tecnológicas para facilitar o seu
trabalho. As principais inovações aplicadas são as que
trabalham com os processos de Gestão de Documentos e
suporte de documentos eletrônicos.
As principais ferramentas tratadas na automação
de arquivos e cobradas em provas são o GED e o
workflow. Vamos a cada uma delas.
GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de
Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de Documentos
tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar e
aumentar a qualidade de sua atuação.
Partindo do conceito inicial, podemos descrever
GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite
a uma entidade gerenciar seus documentos em forma
digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes
formatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio,
microfilme, arquivos de texto, etc.
As principais tecnologias que compõem o
conjunto do GED são:
Capture – tecnologia que permite a captura do
documento pelo sistema. A partir da captura o
sistema extrai os dados do documento e os
transformam em informações confiáveis,
recuperáveis e acessíveis (metadados), como o
produtor, a data, o local, número, etc.
Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada
atualmente em entidades públicas e privadas,
superando até mesmo a microfilmagem. Trata-
se um documento digital (ou eletrônico). Essa
conversão é feita através de aparelhos de
captura de imagens, como os scanners.
Document Management – essa tecnologia
permite o controle sobre a criação, revisão e
descarte de documentos eletrônicos. Ela
propicia recuperação de informações (autor,
data, local, versão, etc), segurança, busca e
versão.
COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão
de relatórios sobre a Gestão de Documentos.
Funciona como um feedback, mostrando os
resultados das operações realizadas.
Forms Processing – tecnologia que permite a
criação de formulários. Os formulários são
essenciais para algumas atividades e trâmites
de documentos.
Records andInformation Management – de documentos e do material utilizado), assim como os
tecnologia que controla o ciclo de vida dos
documentos. Essa tecnologia opera com base
13
na Tabela de Temporalidade da entidade,
aplicando aos documentos sob controle do
sistema.
Workflow: não é necessário muito
aprofundamento neste conceito, pois ele apareceu em
apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode
ser que venha a aparecer com mais frequência em
provas, mas ainda vai demorar um pouco. Contudo, caso
apareça em provas, será suficiente que o candidato saiba
apenas o conceito para responder a questão.
O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio
nome sugere uma sequência ordenada de tarefas em
uma atividade. No caso da Gestão de documentos trata-
se de todo o rito que o documento segue desde sua
criação até sua destinação. Ainda, no caso da automação,
esse processo é automatizado porque o próprio sistema
de GED fornecerá os passos a serem seguidos para a
realização de uma atividade administrativa.
Considerações sobre automação:
GDE X GED: é muito comum que o candidato
cometa o erro de confundir esses dois conceitos pela
semelhança da sigla. Então peço muita atenção: O GED
refere-se à automação do sistema, enquanto a GDE
refere-se à parte da gestão voltada exclusivamente para
documentos eletrônicos.
Não é necessário que todas as tecnologias e GED
estejam presentes em uma entidade para que esta possa
estar automatizada. De fato, as mais comuns são a
captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM
(mais utilizado em sistemas de protocolo).
Documento Digital X Documento Digitalizado:
também é comum que o candidato acredite que todo
documento inserido no computador é um documento
digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é
aquele que “nasce” em suporte eletrônico e em código
binário (lembrem-se da classificação de documentos
quanto ao gênero). O documento que “nasce” em suporte
papel e depois é inserido no computador é o documento
digitalizado. A diferença pode parecer sutil, mas não é:
um documento digital está no suporte eletrônico; um
documento digitalizado apenas tem a sua imagem no
computador, uma cópia, mas o documento em si continua
sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido
para todos os efeitos (de acordo com a Lei 12.682/12, a
versão digitalizada não possui o mesmo valor legal do
original, diferente do que acontece na microfilmagem).
Metadados: os metadados descrevem o processo
de registro da informação e identificam o documento,
servindo para assegurar a autenticidade, compreensão e
uso do documento. Trata-se de “dados sobre os dados”
(retira- se dados sobre o documento, como número,
destinatário, autor, assunto, data, etc., para inserir em um
sistema de busca e recuperação).
Migração: é o processo de combate à
obsolescência dos equipamentos digitais. Devido ao
rápido avanço tecnológico, um suporte digital (mídia)
tende a ficar obsoleta cada vez mais rápida, e com isso
aumenta-se o risco de perda do documento. A migração
trata de transferir o documento de uma mídia antiga para
uma mais recente (ex: tirar o documento do disquete e
colocar no CD ou pen drive). Mesmo assim a migração
não é a solução final, pois além de ser um trabalho
“interminável” (sempre haverá atualização de mídias), os
custos podem ser muito altos (a depender da quantidade
riscos de perda (podem ocorrer falhas durante o
processo, como falta de energia, quebra de equipamento
ou mesmo o acesso indevido e alteração fraudulenta do
documento).
Emulação: outro processo de preservação digital,
trata-se de uma situação específica onde um
equipamento (hardware) ou programa (software) simula o
funcionamento de outra tecnologia, esta geralmente mais
antiga. Aos concurseiros que um dia tiveram infância,
lembramos dos emuladores de velhos consoles que não
são mais produzidos, que podem ser encontrados na
internet, baixados e instalados no computador para que
este rode os jogos da plataforma. Aos não familiarizados
com o assunto, utilizo o exemplo do DVD. Quando se põe
um disco com filme DVD para rodar no computador, este
nada mais está fazendo do que simulando o
funcionamento de um aparelho de DVD. Na arquivística a
emulação é utilizada como meio de preservação digital,
pois documentos digitais mais antigos (tanto em formato
quanto em suporte) ainda necessitam de leitura. Ex:
aparelho que simula um leitor de disquete, ou programa
que abre documentos em formatos antigos ou
incompatíveis.
Trilha de Auditoria: é o conjunto de informações
registradas que permite o rastreamento de intervenções
ou tentativas de intervenção no documento arquivístico
digital ou no SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos). A trilha de auditoria deve
registrar o movimento e o uso dos documentos
arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro,
classificação, indexação, arquivamento, armazenamento,
recuperação da informação, acesso e uso, preservação e
destinação), informando quem operou, a data e a hora, e
as ações realizadas.
(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A trilha de
auditoria deve registrar o movimento e o uso
dos documentos arquivísticos dentro de um
sistema informatizado de gestão arquivística de
documentos, informando quem operou, a data,
a hora e as ações realizadas.
Resolução
O item está correto. Essa é a correta definição
de trilha de auditoria, método que serve para
identificar todas as movimentações e
modificações realizadas em um documento
digital, bem como os responsáveis por elas.
(ANP/2013 – Cespe/UnB) A conversão utiliza
um software que simula o ambiente operacional
do documento original, de forma a permitir o
uso do programa original no sistema de
computador corrente, preservando o formato de
dados original do documento.
Resolução
O item está incorreto. Toda a questão está
correta, mas emprega o termo “conversão” no
lugar de “emulação”.
Considerando a automação e os documentos
digitais, devemos falar também sobre a Resolução
CONARQ nº 20, que dispõe sobre a inserção dos
documentos digitais em programas de gestão arquivística
de documentos dos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos.
Esta Resolução define documento digital como
sendo o documento arquivístico codificado em dígitos
binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional, sendo exemplos a planilha digital,
mensagens de email, sites da internet, bases de dados ou
qualquer outra, desde que esteja em formato digital.
14
Especificamente a GDE deve ter espaço para a
implantação de um sistema eletrônico com requisitos
funcionais, requisitos não funcionais e metadados.
Os requisitos funcionais são condições a serem
cumpridas pela organização produtora de documentos,
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios
documentos a fim de garantir a sua autenticidade ao
longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova
das atividades desenvolvidas por uma dada instituição.
São requisitos funcionais: registro e captura, classificação,
tramitação, avaliação e destinação, recuperação da
informação, acesso e segurança, armazenamento e
preservação.
Os requisitos não funcionais são diretrizes a
serem observadas no planejamento, implantação e
operacionalização dos sistemas de gestão de
documentos. São requisitos não funcionais: utilização de
padrões abertos, independência de fornecedor, integração
com sistemas legados, conformidade com a legislação e
os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento
a usuários internos e externos, facilidade de utilização e
desempenho.
Os metadados são definidos, segundo a
Resolução, como informações estruturadas e codificadas
que descrevem e permitem gerenciar, compreender,
preservar e acessar os documentos digitais ao longo do
tempo. Essas informações referem-se a identificação e
contexto documental (identificador único, instituição
produtora, nomes, assunto, datas, local, código de
classificação, tipologia documental, temporalidade,
destinação, versão, documentos relacionados, idioma e
indexação), segurança (categoria de sigilo, informações
sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas
digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo,
tamanho de arquivo, dependências de hardware e
software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e
localização física do documento. Trocando por miúdos, os
metadados são dados sobre os dados, informações que
permitem identificar e localizar os documentos.
(MPE-PI/2012 – Cespe/UnB) Por seguirem
padrões internacionais, os requisitos funcionais
podem prescindir da legislação nacional.
Resolução
O item está incorreto. O examinador fez uma
armadilha com o emprego do termo “prescindir”,
que significa “dispensável”. Segundo o
entendimento da questão, é dispensável a
observância da legislação, uma vez que os
requisitos funcionais são padronizados
mundialmente. Isso é um absurdo, pois toda a
atividade arquivística no país é fundamentada na
Lei, que veremos em nossa última aula. Tudo o
que é aceito no mundo deve ser tratado por meio
de leis em nosso país para ser aceito.
(ANP/2013 – Cespe/UnB) A encapsulação
requer que os metadados sejam agrupados ou
inseridos no objeto digital.
Resolução
O item está incorreto. Até o momento não faz
parte dos nossos estudos o assunto
“Preservação e Conservação de Documentos”,
mas a encapsulação trata-se de uma técnica de
restauração aplicada ao documento em papel
que está muito danificado. Portanto não possui
qualquer relação com documentos digitais.

LEGISLAÇÃO ARQUIVISTA
No que se refere à legislação brasileira pertinente
aos arquivos, além da própria Carta Magna fazer
referência à importância dos documentos no que tange ao
seu valor histórico e cultural (Art. 215 e Art. 216),
devemos conhecer:
 Lei Nº 8.159, de 08/01/1991;
 Lei Nº 5.433, de 08/05/1968;
 Decreto Nº 1.799, de 30/01/1996;
 Lei Nº 12.527, de 18/11/2011
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu
sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta
Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado,
bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A administração pública franqueará a
consulta aos documentos públicos na forma da Lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização
pelo dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência
de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituições de
caráter público, por entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º - A cessação de atividade de instituições
públicas e de caráter público implica o recolhimento de
15
sua documentação à instituição arquivística pública ou a
sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados
como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos
por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística
pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são
inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas
atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como
de interesse público e social não poderão ser alienados
com dispersão ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o
Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos
privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu
proprietário ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como
de interesse público e social poderão ser depositados a
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas
públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência
do Código Civil ficam identificados como de interesse
público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE
INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 - A administração da documentação pública
ou de caráter público compete às instituições arquivísticas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do
Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder
Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do
Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judiciário.
 § 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo
do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.
§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são
organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e
o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de
arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas
funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder
Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder
Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário
Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo
e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e
municipal definirá os critérios de organização e vinculação
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão
e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituição Federal, e nesta Lei.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS
PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno
aos documentos públicos.
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que
deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em
risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas são originalmente sigilosos.
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à segurança da sociedade e do Estado será
restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar
da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito
por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da
data de sua produção.
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer
instância, determinar a exibição reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa
de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal
da parte.
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização
administrativa será interpretada de modo a, por qualquer
forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal,
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
16
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse público e
social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de
Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos,
como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR.
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será
presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituições arquivísticas
e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho
criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua
publicação.
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da
Independência e 103° da República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
(Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret.
em 28 de janeiro de 1991
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e
eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
o
Art. 1 Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a
serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e
Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações
o
previsto no inciso XXXIII do art. 5 , no inciso II do § 3º do
art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta
Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração
direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as
Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as
empresas públicas, as sociedades de economia mista e
demais entidades controladas direta ou indiretamente pela
União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
o
Art. 2 Aplicam-se as disposições desta Lei, no
que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que
recebam, para realização de ações de interesse público,
recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante
subvenções sociais, contrato de gestão, termo de
parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros
instrumentos congêneres.
Parágrafo único. A publicidade a que estão
submetidas as entidades citadas no caput refere-se à
parcela dos recursos públicos recebidos e à sua
destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que
estejam legalmente obrigadas.
o
Art. 3 Os procedimentos previstos nesta Lei
destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso
à informação e devem ser executados em conformidade
com os princípios básicos da administração pública e com
as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral
e do sigilo como exceção;
 II - divulgação de informações de interesse público,
independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação
viabilizados pela tecnologia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de
transparência na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da
administração pública.
o patrimônio público, utilização de recursos públicos,
Art. 4 Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que
podem ser utilizados para produção e transmissão de
conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou
formato;
II - documento: unidade de registro de
informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida
temporariamente à restrição de acesso público em razão
de sua imprescindibilidade para a segurança da
sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à
pessoa natural identificada ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações
referentes à produção, recepção, classificação, utilização,
acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição,
arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação,
destinação ou controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que
pode ser conhecida e utilizada por indivíduos,
equipamentos ou sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que
tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada
por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não
modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação
coletada na fonte, com o máximo de detalhamento
possível, sem modificações.
o
Art. 5 É dever do Estado garantir o direito de
acesso à informação, que será franqueada, mediante
procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente,
clara e em linguagem de fácil compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA
DIVULGAÇÃO
o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação.
Art. 6 Cabe aos órgãos e entidades do poder
público, observadas as normas e procedimentos
específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando
amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua
disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da
informação pessoal, observada a sua disponibilidade,
autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
o
Art. 7 O acesso à informação de que trata esta
Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a
consecução de acesso, bem como sobre o local onde
poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada;
II - informação contida em registros ou
documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos
ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;
III - informação produzida ou custodiada por
pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer
17
vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse
vínculo já tenha cessado;
IV - informação primária, íntegra, autêntica e
atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos
órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política,
organização e serviços;
VI - informação pertinente à administração do
licitação, contratos administrativos; e
VII - informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e
resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e
entidades públicas, bem como metas e indicadores
propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias,
prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos
de controle interno e externo, incluindo prestações de
contas relativas a exercícios anteriores.
o
§ 1 O acesso à informação previsto no caput não
compreende as informações referentes a projetos de
pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos
cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade
e do Estado.
o
§ 2 Quando não for autorizado acesso integral à
informação por ser ela parcialmente sigilosa, é
assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de
certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob
sigilo.
o
§ 3 O direito de acesso aos documentos ou às
informações neles contidas utilizados como fundamento
da tomada de decisão e do ato administrativo será
assegurado com a edição do ato decisório respectivo.
o
§ 4 A negativa de acesso às informações objeto
de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no
o
art. 1 , quando não fundamentada, sujeitará o
responsável a medidas disciplinares, nos termos do art.
32 desta Lei.
§ 5
o
Informado do extravio da informação
solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade
competente a imediata abertura de sindicância para
apurar o desaparecimento da respectiva documentação.
o o
§ 6 Verificada a hipótese prevista no § 5 deste
artigo, o responsável pela guarda da informação
extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o
o
Art. 8 É dever dos órgãos e entidades públicas
promover, independentemente de requerimentos, a
divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas
competências, de informações de interesse coletivo ou
geral por eles produzidas ou custodiadas.
o
§ 1 Na divulgação das informações a que se
refere o caput, deverão constar, no mínimo:
I - registro das competências e estrutura
organizacional, endereços e telefones das respectivas
unidades e horários de atendimento ao público;
II - registros de quaisquer repasses ou
transferências de recursos financeiros;
III - registros das despesas;
IV - informações concernentes a procedimentos
licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados,
bem como a todos os contratos celebrados;
V - dados gerais para o acompanhamento de
programas, ações, projetos e obras de órgãos e
entidades; e
 VI - respostas a perguntas mais frequentes da
sociedade.
o o
§ 2 Para cumprimento do disposto no caput, os
órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os
meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo
obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial
de computadores (internet).
o o
§ 3 Os sítios de que trata o § 2 deverão, na
forma de regulamento, atender, entre outros, aos
seguintes requisitos:
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que
permita o acesso à informação de forma objetiva,
transparente, clara e em linguagem de fácil
compreensão;
II - possibilitar a gravação de relatórios em
diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não
proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a
facilitar a análise das informações;
III - possibilitar o acesso automatizado por
sistemas externos em formatos abertos, estruturados e
legíveis por máquina;
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados
para estruturação da informação;
V - garantir a autenticidade e a integridade das
informações disponíveis para acesso;
VI - manter atualizadas as informações disponíveis
para acesso;
VII - indicar local e instruções que permitam ao
interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica,
com o órgão ou entidade detentora do sítio; e
VIII - adotar as medidas necessárias para garantir
a acessibilidade de conteúdo para pessoas com
o
deficiência, nos termos do art. 17 da Lei n 10.098, de 19
o
de dezembro de 2000, e do art. 9 da Convenção sobre
os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo
o
Decreto Legislativo n 186, de 9 de julho de 2008.
o o
§ 4 Os Municípios com população de até 10.000
(dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação
o
obrigatória na internet a que se refere o § 2 , mantida a
obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de
informações relativas à execução orçamentária e
financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da
o
Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de
Responsabilidade Fiscal).
o
Art. 9 O acesso a informações públicas será
assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão,
nos órgãos e entidades do poder público, em local com
condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a
informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas
suas respectivas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de
acesso a informações; e
II - realização de audiências ou consultas públicas,
incentivo à participação popular ou a outras formas de
divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar
pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades
o
referidos no art. 1 desta Lei, por qualquer meio legítimo,
18
devendo o pedido conter a identificação do requerente e a
especificação da informação requerida.
§ 1 Para o acesso a informações de interesse
público, a identificação do requerente não pode conter
exigências que inviabilizem a solicitação.
o
§ 2 Os órgãos e entidades do poder público
devem viabilizar alternativa de encaminhamento de
pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na
internet.
o
§ 3 São vedadas quaisquer exigências relativas
aos motivos determinantes da solicitação de informações
de interesse público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá
autorizar ou conceder o acesso imediato à informação
disponível.
o
§ 1 Não sendo possível conceder o acesso
imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou
entidade que receber o pedido deverá, em prazo não
superior a 20 (vinte) dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar
a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;
II - indicar as razões de fato ou de direito da
recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou
III - comunicar que não possui a informação,
indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a
entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento
a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da
remessa de seu pedido de informação.
o o
§ 2 O prazo referido no § 1 poderá ser
prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa
expressa, da qual será cientificado o requerente.
o
§ 3 Sem prejuízo da segurança e da proteção
das informações e do cumprimento da legislação
aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para
que o próprio requerente possa pesquisar a informação
de que necessitar.
§ 4 Quando não for autorizado o acesso por se
tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o
requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de
recurso, prazos e condições para sua interposição,
devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente
para sua apreciação.
o
§ 5 A informação armazenada em formato digital
será fornecida nesse formato, caso haja anuência do
requerente.
§ 6
o
Caso a informação solicitada esteja
disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou
em qualquer outro meio de acesso universal, serão
informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma
pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a
referida informação, procedimento esse que desonerará o
órgão ou entidade pública da obrigação de seu
fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não
dispor de meios para realizar por si mesmo tais
procedimentos.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da
informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução
de documentos pelo órgão ou entidade pública
consultada, situação em que poderá ser cobrado
exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do
custo dos serviços e dos materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os
custos previstos no caput todo aquele cuja situação
econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do
sustento próprio ou da família, declarada nos termos
o
da Lei n 7.115, de 29 de agosto de 1983.
 Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação
contida em documento cuja manipulação possa prejudicar
sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia,
com certificação de que esta confere com o original.
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção
de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas
expensas e sob supervisão de servidor público, a
reprodução seja feita por outro meio que não ponha em
risco a conservação do documento original.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor
de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia.
Seção II
Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a
informações ou às razões da negativa do acesso, poderá
o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo
de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à
autoridade hierarquicamente superior à que exarou a
decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo
de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos
órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o
requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da
União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:
I - o acesso à informação não classificada como
sigilosa for negado;
II - a decisão de negativa de acesso à informação
total ou parcialmente classificada como sigilosa não
indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente
superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou
desclassificação;
III - os procedimentos de classificação de
informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem
sido observados; e
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou
outros procedimentos previstos nesta Lei.
o
§ 1 O recurso previsto neste artigo somente
poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois
de submetido à apreciação de pelo menos uma
autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou
a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5
(cinco) dias.
o segurança da sociedade ou do Estado e, portanto,
§ 2 Verificada a procedência das razões do
recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao
órgão ou entidade que adote as providências necessárias
para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.
o ou a integridade do território nacional;
§ 3 Negado o acesso à informação pela
Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto
recurso à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, a que se refere o art. 35.
Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de
desclassificação de informação protocolado em órgão da
administração pública federal, poderá o requerente
recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das
competências da Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, previstas no art. 35, e do disposto no art.
16.
o
§ 1 O recurso previsto neste artigo somente
poderá ser dirigido às autoridades mencionadas depois de
submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade
hierarquicamente superior à autoridade que exarou a
decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao
respectivo Comando.
o
§ 2 Indeferido o recurso previsto no caput que
tenha como objeto a desclassificação de informação
19
secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão
Mista de Reavaliação de Informações prevista no art. 35.
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões
denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e
de revisão de classificação de documentos sigilosos serão
objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo
e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos
âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o
direito de ser informado sobre o andamento de seu
pedido.
Art. 19. (VETADO).
o
§ 1 (VETADO).
o
§ 2 Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério
Público informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao
Conselho Nacional do Ministério Público,
respectivamente, as decisões que, em grau de recurso,
negarem acesso a informações de interesse público.
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que
o
couber, a Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao
procedimento de que trata este Capítulo.
CAPÍTULO IV
DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Disposições Gerais
Art. 21. Não poderá ser negado acesso à
informação necessária à tutela judicial ou administrativa
de direitos fundamentais.
Parágrafo único. As informações ou documentos
que versem sobre condutas que impliquem violação dos
direitos humanos praticada por agentes públicos ou a
mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de
restrição de acesso.
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais
hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as
hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração
direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa
física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com
o poder público.
Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos
de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à
passíveis de classificação as informações cuja divulgação
ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de
negociações ou as relações internacionais do País, ou as
que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros
Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde
da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade
financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou
operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de
pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico,
assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de
interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de
altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus
familiares; ou
 VIII - comprometer atividades de inteligência, bem
como de investigação ou fiscalização em andamento,
relacionadas com a prevenção ou repressão de
infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e
entidades públicas, observado o seu teor e em razão de
sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do
Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
o
§ 1 Os prazos máximos de restrição de acesso à
informação, conforme a classificação prevista no caput,
vigoram a partir da data de sua produção e são os
seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
o
§ 2 As informações que puderem colocar em
risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da
República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão
classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o
término do mandato em exercício ou do último mandato,
em caso de reeleição.
o
§ 3 Alternativamente aos prazos previstos no §
o
1 , poderá ser estabelecida como termo final de restrição
de acesso a ocorrência de determinado evento, desde
que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de
classificação.
o
§ 4 Transcorrido o prazo de classificação ou
consumado o evento que defina o seu termo final, a
informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso
público.
o disposto nesta Lei.
§ 5 Para a classificação da informação em
determinado grau de sigilo, deverá ser observado o
interesse público da informação e utilizado o critério
menos restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da
sociedade e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o
evento que defina seu termo final.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a
divulgação de informações sigilosas produzidas por seus
órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.
o Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o
§ 1 O acesso, a divulgação e o tratamento de
informação classificada como sigilosa ficarão restritos a
pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que
sejam devidamente credenciadas na forma do
regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes
públicos autorizados por lei.
o
§ 2 O acesso à informação classificada como
sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de
resguardar o sigilo.
o
§ 3 Regulamento disporá sobre procedimentos e
medidas a serem adotados para o tratamento de
informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda,
alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não
autorizados.
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as
providências necessárias para que o pessoal a elas
subordinado hierarquicamente conheça as normas e
observe as medidas e procedimentos de segurança para
tratamento de informações sigilosas.
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade
privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder
20
público, executar atividades de tratamento de informações
sigilosas adotará as providências necessárias para que
seus empregados, prepostos ou representantes observem
as medidas e procedimentos de segurança das
informações resultantes da aplicação desta Lei.
Seção IV
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e
Desclassificação
Art. 27. A classificação do sigilo de informações
no âmbito da administração pública federal é de
competência:
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes
autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da
Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares
permanentes no exterior;
II - no grau de secreto, das autoridades referidas
no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou
empresas públicas e sociedades de economia mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades
referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de
direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior,
do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de
hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação
específica de cada órgão ou entidade, observado o
o
§ 1 A competência prevista nos incisos I e II, no
que se refere à classificação como ultrassecreta e
secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável
a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada
a subdelegação.
o
§ 2 A classificação de informação no grau de
sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas
alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos
respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em
regulamento.
o
§ 3 A autoridade ou outro agente público que
classificar informação como ultrassecreta deverá
encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão
art. 35, no prazo previsto em regulamento.
Art. 28. A classificação de informação em
qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão
que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:
I - assunto sobre o qual versa a informação;
II - fundamento da classificação, observados os
critérios estabelecidos no art. 24;
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos,
meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final,
conforme limites previstos no art. 24; e
IV - identificação da autoridade que a classificou.
Parágrafo único. A decisão referida no caput será
mantida no mesmo grau de sigilo da informação
classificada.
Art. 29. A classificação das informações será
reavaliada pela autoridade classificadora ou por
autoridade hierarquicamente superior, mediante
provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos
em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à
redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art.
24.
o o
§ 1 O regulamento a que se refere
o caput deverá considerar as peculiaridades das
informações produzidas no exterior por autoridades ou
agentes públicos.
o informações estiver envolvido, bem como em ações
§ 2 Na reavaliação a que se refere o caput,
deverão ser examinadas a permanência dos motivos do
sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso
ou da divulgação da informação.
o para tratamento de informação pessoal.
§ 3 Na hipótese de redução do prazo de sigilo da
informação, o novo prazo de restrição manterá como
termo inicial a data da sua produção.
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou
entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na
internet e destinado à veiculação de dados e informações
administrativas, nos termos de regulamento:
I - rol das informações que tenham sido
desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses;
II - rol de documentos classificados em cada grau
de sigilo, com identificação para referência futura;
III - relatório estatístico contendo a quantidade de
pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos,
bem como informações genéricas sobre os solicitantes.
o pública;
§ 1 Os órgãos e entidades deverão manter
exemplar da publicação prevista no caput para consulta
pública em suas sedes.
o
§ 2 Os órgãos e entidades manterão extrato com
a lista de informações classificadas, acompanhadas da
data, do grau de sigilo e dos fundamentos da
classificação.
Seção V
Das Informações Pessoais
Art. 31. O tratamento das informações pessoais
deve ser feito de forma transparente e com respeito à
intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas,
bem como às liberdades e garantias individuais.
o documentos concernentes a possíveis violações de
§ 1 As informações pessoais, a que se refere
este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e
imagem:
I - terão seu acesso restrito, independentemente
de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100
(cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes
públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se
referirem; e
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou
acesso por terceiros diante de previsão legal ou
consentimento expresso da pessoa a que elas se
referirem.
o administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo,
§ 2 Aquele que obtiver acesso às informações de
que trata este artigo será responsabilizado por seu uso
indevido.
o militar ou agente público responder, também, por
§ 3 O consentimento referido no inciso II do §
o improbidade administrativa, conforme o disposto nas Leis
1 não será exigido quando as informações forem
necessárias:
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a
pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para
utilização única e exclusivamente para o tratamento
médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas
científicas de evidente interesse público ou geral,
previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa
a que as informações se referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
IV - à defesa de direitos humanos; ou
V - à proteção do interesse público e geral
preponderante.
§ 4 A restrição de acesso à informação relativa à
vida privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser
invocada com o intuito de prejudicar processo de
apuração de irregularidades em que o titular das
voltadas para a recuperação de fatos históricos de maior
relevância.
o
§ 5 Regulamento disporá sobre os procedimentos
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam
responsabilidade do agente público ou militar:
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos
termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu
fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma
incorreta, incompleta ou imprecisa;
II - utilizar indevidamente, bem como subtrair,
destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou
parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda
ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do
exercício das atribuições de cargo, emprego ou função
III - agir com dolo ou má-fé na análise das
solicitações de acesso à informação;
IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou
permitir acesso indevido à informação sigilosa ou
informação pessoal;
V - impor sigilo à informação para obter proveito
pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato
ilegal cometido por si ou por outrem;
VI - ocultar da revisão de autoridade superior
competente informação sigilosa para beneficiar a si ou a
outrem, ou em prejuízo de terceiros; e
VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio,
direitos humanos por parte de agentes do Estado.
o
§ 1 Atendido o princípio do contraditório, da
ampla defesa e do devido processo legal, as condutas
descritas no caput serão consideradas:
I - para fins dos regulamentos disciplinares das
Forças Armadas, transgressões militares médias ou
graves, segundo os critérios neles estabelecidos, desde
que não tipificadas em lei como crime ou contravenção
penal; ou
o
II - para fins do disposto na Lei n 8.112, de 11 de
dezembro de 1990, e suas alterações, infrações
com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos.
o
§ 2 Pelas condutas descritas no caput, poderá o
os
n 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho
de 1992.
Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que
detiver informações em virtude de vínculo de qualquer
natureza com o poder público e deixar de observar o
disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
II - multa;
III - rescisão do vínculo com o poder público;

21
 IV - suspensão temporária de participar em Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2
licitação e impedimento de contratar com a administração (dois) anos para seus integrantes e demais disposições
pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; e desta Lei.
V - declaração de inidoneidade para licitar ou Art. 36. O tratamento de informação sigilosa
contratar com a administração pública, até que seja resultante de tratados, acordos ou atos internacionais
promovida a reabilitação perante a própria autoridade que atenderá às normas e recomendações constantes desses
aplicou a penalidade. instrumentos.
o
§ 1 As sanções previstas nos incisos I, III e IV Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de
poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, Segurança Institucional da Presidência da República, o
assegurado o direito de defesa do interessado, no Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC), que tem
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias. por objetivos:
o
§ 2 A reabilitação referida no inciso V será I - promover e propor a regulamentação do
autorizada somente quando o interessado efetivar o credenciamento de segurança de pessoas físicas,
ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos empresas, órgãos e entidades para tratamento de
resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada informações sigilosas; e
com base no inciso IV. II - garantir a segurança de informações sigilosas,
o
§ 3 A aplicação da sanção prevista no inciso V é inclusive aquelas provenientes de países ou organizações
de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão internacionais com os quais a República Federativa do
ou entidade pública, facultada a defesa do interessado, no Brasil tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do
abertura de vista. Ministério das Relações Exteriores e dos demais órgãos
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas competentes.
respondem diretamente pelos danos causados em Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a
decorrência da divulgação não autorizada ou utilização composição, organização e funcionamento do NSC.
indevida de informações sigilosas ou informações o
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei n 9.507,
pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de
funcional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o pessoa, física ou jurídica, constante de registro ou banco
respectivo direito de regresso. de dados de entidades governamentais ou de caráter
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se público.
à pessoa física ou entidade privada que, em virtude de Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão
vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades, proceder à reavaliação das informações classificadas
tenha acesso a informação sigilosa ou pessoal e a como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2
submeta a tratamento indevido. (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta
CAPÍTULO VI Lei.
o
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS § 1 A restrição de acesso a informações, em
Art. 35. (VETADO). razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar
o os prazos e condições previstos nesta Lei.
§ 1 É instituída a Comissão Mista de Reavaliação o
de Informações, que decidirá, no âmbito da administração § 2 No âmbito da administração pública federal, a
pública federal, sobre o tratamento e a classificação de reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a
informações sigilosas e terá competência para: qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, observados os termos desta Lei.
I - requisitar da autoridade que classificar o
informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento § 3 Enquanto não transcorrido o prazo de
ou conteúdo, parcial ou integral da informação; reavaliação previsto no caput, será mantida a
classificação da informação nos termos da legislação
II - rever a classificação de informações
precedente.
ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante o
provocação de pessoa interessada, observado o disposto § 4 As informações classificadas como secretas e
o ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto
no art. 7 e demais dispositivos desta Lei; e
no caput serão consideradas, automaticamente, de
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação
acesso público.
classificada como ultrassecreta, sempre por prazo
determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar
ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à da vigência desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão
integridade do território nacional ou grave risco às ou entidade da administração pública federal direta e
relações internacionais do País, observado o prazo indireta designará autoridade que lhe seja diretamente
o subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou
previsto no § 1 do art. 24.
o entidade, exercer as seguintes atribuições:
§ 2 O prazo referido no inciso III é limitado a uma
única renovação. I - assegurar o cumprimento das normas relativas
o ao acesso a informação, de forma eficiente e adequada
§ 3 A revisão de ofício a que se refere o inciso II
o aos objetivos desta Lei;
do § 1 deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro)
anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se II - monitorar a implementação do disposto nesta
tratar de documentos ultrassecretos ou secretos. Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu
o cumprimento;
§ 4 A não deliberação sobre a revisão pela
Comissão Mista de Reavaliação de Informações nos III - recomendar as medidas indispensáveis à
o implementação e ao aperfeiçoamento das normas e
prazos previstos no § 3 implicará a desclassificação
automática das informações. procedimentos necessários ao correto cumprimento do
o disposto nesta Lei; e
§ 5 Regulamento disporá sobre a composição,
organização e funcionamento da Comissão Mista de

22
 IV - orientar as respectivas unidades no que se
refere ao cumprimento do disposto nesta Lei e seus
regulamentos.
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará
órgão da administração pública federal responsável:
I - pela promoção de campanha de abrangência
nacional de fomento à cultura da transparência na
administração pública e conscientização do direito
fundamental de acesso à informação;
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se
refere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à
transparência na administração pública;
III - pelo monitoramento da aplicação da lei no
âmbito da administração pública federal, concentrando e
consolidando a publicação de informações estatísticas
relacionadas no art. 30;
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional
de relatório anual com informações atinentes à
implementação desta Lei.
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o
disposto nesta Lei no prazo de 180 (cento e oitenta) dias
a contar da data de sua publicação.
o do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei n 8.112, de
11 de dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte
redação:
“Art. 116. ......................
............................
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão
do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou,
quando houver suspeita de envolvimento desta, ao
conhecimento de outra autoridade competente para
apuração;
.......................” (NR)
o
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei n 8.112,
de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-
A:
“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado
civil, penal ou administrativamente por dar ciência à
autoridade superior ou, quando houver suspeita de
envolvimento desta, a outra autoridade competente para
apuração de informação concernente à prática de crimes
ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que
em decorrência do exercício de cargo, emprego ou função
pública.”
Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e
aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as
normas gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras
o
específicas, especialmente quanto ao disposto no art. 9 e
na Seção II do Capítulo III.
Art. 46. Revogam-se:
o
I - a Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005; e
o que os cartórios competentes terão de cumprir para a
II - os arts. 22 a 24 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991.
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e
oitenta) dias após a data de sua publicação.
Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o da
Independência e 123o da República.
DILMA ROUSSEFF
José Eduardo Cardoso
Celso Luiz Nunes Amorim
LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e dá outras providências.
23
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que
o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a
microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e
municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim
como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos
efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora
dele.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a
critério da autoridade competente, ser eliminados por
incineração, destruição mecânica ou por outro processo
adequado que assegure a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados
ou sua transferência para outro local far-se-á mediante
lavratura de termo, por autoridade competente, em livro
próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local
dos documentos microfilmados far-se-á mediante
lavratura de termo em livro próprio pela autoridade
competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em
trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes
de seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida
de segurança, poderão excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda não arquivados, desde
que autorizados por autoridade competente.
Art 2º Os documentos de valor histórico não
deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo
de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais
e municipais para a autenticação de traslados e certidões
originárias de microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará,
igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de
documentos particulares, bem como os requisitos que a
microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos
públicos devem preencher para serem autenticados, a fim
de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle,
quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões
originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições
autenticação de microfilmes realizados por particulares,
para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da
autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e
certidões originais de microfilmes.
Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua
publicação.
Art 6º Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147º da Independência e 80º
da República.
A. COSTA E SILVA
Luís Antônio da Gama e Silva
 Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 10.5.1968.
DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de
1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais, e dá outras providências.
O Presidente da República, no uso das atribuições que
lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em
vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio
de 1968
Decreta:
Art.1º. A microfilmagem, em todo território
nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de
1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de
qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e
recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário
e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como
a dos documentos particulares ou privados, de pessoas
físicas ou jurídicas.
Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões
extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação
desses documentos, para que possam produzir efeitos
legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste
Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme,
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 4°. A microfilmagem será feita em
equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer
microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de
microfichas, além dos procedimentos previstos neste
Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte
superior, área reservada a titulação, a identificação e a
numeração sequencial legíveis com a vista desarmada,
bem como fotogramas destinados à indexação.
Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie,
será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e
qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a
extração de filme cópia, do filme original.
§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes
atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do
original como para a extração de cópias.
§ 3°. O armazenamento do filme original deverá
ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado
qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a
qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo
tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem
poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição
de uma parte da imagem anterior na imagem
subsequente, de modo que se possa identificar, por
superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada
série será sempre precedida de imagem de abertura, com
os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos a
serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
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V - ordenação, identificação e resumo da série de
documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de
documentos a serem microfilmados é continuação da
série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da
unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se
for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a
serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 8°. No final da microfilmagem de cada série
será sempre reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente após o último documento, com os
seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos
microfilmados;
II - informações complementares relativas ao item
V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel
observância às disposições do presente Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de
documentos microfilmados continua em microfilme
posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 9°. Os documentos da mesma série ou
sequência, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não
apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por
problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não
sendo permitido corte ou inserção no filme original.
§ 1° A microfilmagem destes documentos será
precedida de uma imagem de observação, com os
seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para
recuperar as informações e assegurar a localização dos
documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os
padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa
série de documentos deverá ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes serão
utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao
filme alto poder de definição, densidade uniforme e
durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em
estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até
a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a
microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de
termo próprio e após a revisão e a extração de filme
cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos
oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver
prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada
pela autoridade competente na esfera de atuação do
mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159,
de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com
valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados
após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
público de sua esfera de atuação ou preservados pelo
próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em
papel ou em filme de documentos microfilmados, para
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que
ser autenticados pela autoridade competente detentora do
filme original.
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de
microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido
termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o
acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação
far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos
especificados no artigo seguinte.
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída
de microfilmes de documentos privados, a autenticação
far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos
cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no
artigo seguinte.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo
anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio
de reprodução, desde que seja assegurada a sua
fidelidade e qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá
ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos
deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de
microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a
que se refere este artigo, além da legislação a que estão
sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça
e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida
quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios, que se
dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia,
declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo
com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de
qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo
manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos
no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora
dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira
competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular
brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver
autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia
resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à
fiscalização, ou necessários à prestação de contas,
deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que
estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto,
por parte dos cartórios e empresas registrados no
Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a
gravidade do fato, às penalidades de advertência ou
suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais
e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta
grave, o registro será cassado definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as
instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento
deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de
abril de 1969.
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Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de
sua publicação.
Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Independência e
108° da República
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Milton Seligman
QUESTÕES DE CONCURSOS
1) (DPU) Considere que os documentos de um
determinado setor da DPU estejam organizados com
base na procedência ou local. Nessa situação, o
método de arquivamento adotado denomina-se
a) por assunto.
b) onomástico.
c) geográfico.
d) ideográfico.
e) alfabético.
2) (DPU) Com relação aos procedimentos adotados nos
arquivos permanentes, assinale a opção correta.
a) É vedada a reprodução parcial ou total dos documentos
em suporte papel.
b) A pesquisa é facultada ao público externo.
c) Os documentos existentes são passíveis de eliminação.
d) Os documentos públicos posteriormente serão
transferidos para o Arquivo Nacional.
e) É comum o empréstimo de documentos, inclusive para
órgãos externos.
3) (DPU) Assinale a opção correta a respeito dos
procedimentos adotados para os documentos na fase
intermediária, ou segunda idade dos arquivos.
a) Os documentos são recebidos por transferência dos
arquivos correntes.
b) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de
temporalidade, os documentos serão transferidos ao
arquivo central.
c) O empréstimo de documentos é facultado somente
para o produtor do documento.
d) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido
em cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo
permanente.
e) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas
para os processos que estejam em péssimo estágio
de conservação.
4) (DPU) As rotinas do setor de protocolo incluem
atividades de
a) classificação, registro, avaliação e empréstimo de
documentos.
b) recebimento, classificação, registro e movimentação de
documentos.
c) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos.
d) ordenação, classificação e avaliação de documentos.
e) registro de processos, classificação e avaliação de
documentos.
5) (DPU) As atividades típicas do arquivo corrente são
a) o protocolo, a expedição, o arquivamento, o
empréstimo e a consulta de documentos.
b) o arquivamento, o desarquivamento, a classificação e a
avaliação de documentos.
c) o protocolo, o arquivamento e o empréstimo de
documentos.
d) a classificação, a avaliação e a destinação de
documentos.
e) a classificação, o arquivamento e o empréstimo de
documentos.
6) (DPU) Assinale a opção correta acerca da preservação
de informação em formato digital.
a) A preservação de informação digital exige
compromissos entre vários segmentos da sociedade,
pois envolve, além dos aspectos tecnológicos e de
gerenciamento da informação, questões
administrativas, legais, políticas e econômicas.
b) A tecnologia digital vem apresentando forte impacto
sobre a gestão dos documentos digitais no presente e
a garantia de acesso no futuro, pois é o meio mais
eficiente, durável e estável de armazenamento de
informações, em comparação com os meios
convencionais.
c) Uma das vantagens da preservação digital de
informações é a economia, uma vez que demanda
menor espaço físico e menos recursos humanos,
investimentos em mobiliário, acondicionamento e
controle ambiental.
d) Os rápidos avanços relacionados à tecnologia da
informação levaram à constante melhoria estrutural
dos sistemas eletrônicos de informação e à crescente
longevidade das mídias, que garantem, hoje, a
capacidade de tais sistemas para assegurar a
preservação de longo prazo e o acesso contínuo às
informações.
e) As dificuldades técnicas enfrentadas para a
preservação de longo prazo de informações digitais,
nesse começo de século, foram todas superadas com
a adoção de estratégias para a recuperação das
informações, como a emulação, a migração ou a
preservação da plataforma de hardware e software em
que foram criados os registros.
7) (AGU) A respeito das tipologias documentais e dos
suportes físicos, julgue os itens que se seguem
1 Os documentos de arquivo devem ser guardados na
posição vertical, em estantes, e em ambientes bem
ventilados.
2 Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte
do gênero documental cartográfico.
3 Ofício, memorando e aviso são exemplos de tipologias
documentais.
4 O microfilme de substituição é aquele que serve à
preservação das informações contidas em
documentos que são eliminados, tendo em vista a
racionalização e o aproveitamento de espaço.
5 O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do
documento em suporte papel, podendo, até, ser
apresentado em juízo.
8) (POLÍCIA FEDERAL) Acerca das tipologias
documentais e dos suportes físicos, julgue os
próximos itens.
1 Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são
tipologias documentais.
2 Documentos iconográficos são aqueles em formatos e
dimensões variáveis, com representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
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3 A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço
ocupado pelos documentos arquivísticos em papel,
bem como da preservação dos documentos originais.
Entretanto, no caso dos documentos considerados de
valor permanente, a microfilmagem não permite a
eliminação dos documentos originais.
4 Uma base de dados desenvolvida em uma instituição
pública com vistas a atender, racionalizar e
implementar uma de suas funções deve ser
considerada como parte dos arquivos dessa
instituição.
5 A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as
grandes variações de temperatura e a poeira são, a
médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos
documentos.
9) (MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE) A respeito da
gestão de documentos aplicada a arquivos
governamentais, julgue os itens seguintes.
1 Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se
à elaboração de documentos resultantes de atividades
de um órgão ou setor e contribui para que sejam
criados apenas documentos essenciais à
administração e evitadas a duplicação e a emissão de
vias desnecessárias.
2 A fase da gestão de documentos em que são feitas a
análise e a avaliação de documentos acumulados em
arquivos é conhecida como preservação de
documentos.
3 Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a
recuperação de informações e a elaboração de
normas de acesso à documentação são desenvolvidas
na fase de utilização de documentos.
4 A gestão de documentos é aplicada originalmente na
idade permanente.
5 Uma das principais finalidades da gestão de
documentos é a proteção dos documentos de valor
permanente para a organização e a sociedade.
10) (TRT) A tabela de temporalidade é um instrumento
adotado nos arquivos das instituições públicas e
privadas. As finalidades dessa tabela incluem:
1 indicar a destinação dos documentos
2 determinar o prazo de guarda dos documentos na fase
corrente
3 determinar o prazo de guarda dos documentos na fase
intermediária
4 determinar o prazo de guarda dos documentos na fase
permanente
5 indicar a data provável para a eliminação dos
documentos
11) (TRT) Em relação à política de avaliação dos
documentos arquivísticos, serão preservados, em
caráter permanente, os documentos:
1 que refletem o funcionamento da instituição
2 que provam como a instituição foi organizada
3 que registram pura formalidade
4 que se tornaram obsoletos e que estão manuscritos
5 que estão inseridos na fase corrente.
12) (PF) A avaliação documental é uma função típica
adotada mundialmente no tratamento técnico de
 acervos arquivísticos. Em relação a essa função,
julgue os itens que se seguem.
1 A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar
documentos ainda no arquivo corrente.
2 A avaliação dos documentos permite aumentar o índice
de recuperação da informação.
3 Como um dos requisitos básicos de sua função, o
responsável pela avaliação documental deve conhecer
a estrutura e o funcionamento da instituição a ser
avaliada.
4 A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho
de espaço físico.
5 A avaliação documental provoca, necessariamente,
aumento de recursos humanos e de materiais.
13) (TST) De acordo com a Lei nº 8159/1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências, um programa de
gestão de documentos inclui o(a):
1 permuta de documentos.
2 reprodução de documentos.
3 produção de documentos.
4 avaliação de documentos.
5 arquivamento de documentos.
14) (TST) Julgue os itens abaixo, referentes à teoria das
três idades dos documentos de arquivos.
1 Alguns documentos podem ser eliminados na fase
corrente em uma instituição que possua uma política
de avaliação.
2 Os documentos definidos como de valor permanente
devem ser preservados no arquivo intermediário.
3 Cumpridos os prazos previstos na tabela de
temporalidade da instituição, os documentos serão
recolhidos da fase corrente para a fase permanente.
4 A transferência de documentos ocorrerá tão logo seja
finalizado seu trâmite.
5 Os documentos com prazo de guarda de cem anos
deverão ser preservados na fase intermediária.
15) (TJ-DF) Arquivo é a guarda sistemática de
informações que servirão de base para pesquisas
futuras. A esse respeito, julgue os itens que se
seguem.
1 Os arquivos recebem várias classificações conforme o
estágio, a fase de evolução ou a idade dos
documentos sob sua guarda. No caso de documentos
consultados frequentemente, a guarda deve estar sob
responsabilidade do arquivo intermediário.
2 A descentralização dos serviços de arquivo caracteriza-
se pela manutenção, em mais de uma unidade
organizacional, das atividades de guarda de
documentos, de controle, de coordenação, de
orientação e normativas.
3 Quanto à natureza dos documentos, denomina-se
arquivo especial o tipo de arquivo que guarda
documentos com formas físicas variadas e que
necessitam de armazenamento, registro,
acondicionamento e conservação sob condições
especiais.
4 Para uma correta conservação do acervo documental
em papel, a unidade de guarda dos documentos deve
ser instalada em ambiente sem luz solar direta e
isento de umidade.
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5 Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são
graus de sigilo aplicados a documentos que
necessitam de medidas especiais de guarda e
divulgação.
6 Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir
estão corretamente apresentados.
Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador)
Barbosa Neto, Pedro Paulo
Fundação Getúlio Vargas
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
16) (MPE-AM) Os documentos de uma instituição são
importantes para a tomada de decisões e para a
garantia de direitos e deveres, entre outros aspectos.
Acerca dos arquivos de documentos, julgue os
seguintes itens.
1 As coleções de documentos de outras instituições
adquiridas por órgãos públicos, por instituições de
caráter público e por entidades privadas são
consideradas arquivo.
2 O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento
de apoio à administração, constitui, com o decorrer do
tempo, base do conhecimento da história da
instituição a que pertence.
3 Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos
classificam-se como centralizados e descentralizados.
4 Arquivo intermediário, caracterizado como um estágio
de evolução do arquivo de uma organização, pode ser
corretamente definido como o conjunto de
documentos sujeito a eliminação ou a recolhimento
para guarda permanente.
17) (MPE-AM) No que se refere a arquivamento de
documentos e a procedimentos administrativos, julgue
os itens a seguir.
1 Em órgãos públicos, o memorando é uma
correspondência interna.
2 O método de arquivamento é determinado apenas pela
espécie dos documentos.
3 Segundo as regras de alfabetação utilizadas no método
de arquivamento alfabético, os sobrenomes
compostos não devem ser separados.
4 No arquivamento de fichas por nome de pessoas,
quando aparecem sobrenomes iguais, deve
prevalecer a ordem alfabética do prenome.
5 Classificam-se como ostensivos os documentos
produzidos pela atividade-meio do órgão público.
6 Além do setor de protocolo, todas as demais unidades
de um órgão público têm responsabilidade pela
expedição de documentos.
Gabarito: 01/ C; 02/ B; 03/A; 04/B; 05/A; 06/A; 07/C-C-
E-C-E; 08/E-E-C-C-C; 09/C-E-C-E-C; 10/C-C-C-E-E;
11/ C-C-E-E-E; 12/C-C-C-C-E; 13/E-E-C-C-C; 14/C-
E-E-E-C; 15/E-E-C-E-E-C; 16/E-C-E-C; 17/C