Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
ARQUIVO
A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados. So
eles:
1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funes;
2. Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante,
etc.);
3. Edifcio, ou parte deste (sala, andar) destinado guarda de
documentos;
4. Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de
arquivo, diviso de arquivo, departamento de documentao, etc.).
importante tambm saber que a funo do arquivo tornar disponvel e
acessvel os seus documentos.
DOCUMENTO
O documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em
um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois
elementos:
1. Informao: o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja
transmitir.
2. Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.
Podemos concluir, por uma frmula bem simples:
INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO
Porm, para pertencer a um arquivo o documento tem que ter sido
resultado, consequncia, produto de uma ao referente atividade da
instituio.
o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos):
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS
ATIVIDADES.
Mas, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser
capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu.
rgos de Documentao
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos
de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em
exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que
tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um
conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo
possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele
Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas
fontes. So tratados como peas isoladas. Aqui, os documentos so
colecionados. Seu pblico so estudantes e pesquisadores em geral. Sua
funo instruir e educar.
Centro de documentao/informao
Agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria
uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus
documentos geralmente so reprodues (audiovisuais) ou referncias
(base de dados). Sua finalidade simplesmente informar.
Museu
Guarda documentos com a finalidade de educar e entreter. Por serem
objetos, seu documentos so classificados como tridimensionais.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Classificao quanto entidade mantenedora: podem ser pblicos
ou privados.
Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter
pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para
consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.
Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por
instituies de carter privado. No obrigatria a sua disponibilidade para
consulta da sociedade, contudo, existe a possibilidade de esses arquivos
serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial
atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor
ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado.
Classificao quanto natureza dos documentos: podem ser
classificados em especiais ou especializados.
Os arquivos especiais guardam documentos em suportes variados
precisando de cuidados especiais. Os documentos so diferenciados
considerando primeiro o suporte e depois utiliza-se outros critrios para a
sua organizao.
Os arquivos especializados ou arquivos tcnicos so aqueles que guardam
arquivos de determinado assunto considerando primeiramente o assunto
para a sua organizao.
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo
permanente, ele no pode ser descartado.
Dica de prova 2: Notem tambm que a passagem do documento de um
arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam
constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um
item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio
sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente
sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer
o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato
deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.
Dica de prova 3: Notem ainda que no h obrigao de o documento passar
pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do
arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem
mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o
documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou
intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas,
mas pode ser pedido, ento no custa saber.
A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa
teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade
administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos
arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos
possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por
exemplo.
Recomendaes de acondicionamento
Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos
devem ser armazenados horizontalmente ou enrolados em tubos
confeccionados em carto alcalino e armazenados em gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente no cho.
O armazenamento dever ser feito em mobilirio de ao tratado com
pintura sinttica de efeito antiesttico
As medidas de caixas e envelopes devem ser padronizados e sempre
superiores ao tamanho do documento
Conservao e Preservao de Documentos
A conservao se divide em atividades de preservao, que so as aes
preventivas, e as atividades de restaurao, que so aes corretivas.
Vamos estudar cada uma delas.
Tcnicas de Restaurao:
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica,
aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque
de fungos e bactrias.
Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao
documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros
especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade,
mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um pouco
afetadas. Alm disso o material muito especfico o deixa com custos altos.
Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e
outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma
prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145
a 155C.
Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona
folha de acetato de celulose.
No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para
evitar a perda de um fragmento do volume em degradao. Esses materiais
possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis no local de
aplicao.
No escrever nos documentos;
No dobrar as pginas;
Na apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode ser
utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com tecido de
fil ou gaze;
Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de
algodo ou borracha em p;
Remover grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes
cidos;
Fazer anotaes e observaes somente lpis.
Caixas de Arquivo (caixa-box):
Utilizar caixas de papelo e no as de plstico; esta tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas. Alm disso, o papel em que forem
confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, pois so livres de
acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dos documentos que
vai acondicionar, utilizando calos ou apoios para evitar que os documentos
se dobrem ou rasguem. Podem ser empilhadas.
Limpeza do assoalho:
No utilizar gua, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano
umedecido e aspiradores;
Remover a poeira com cuidado para no desloc-la para as estantes e para
os documentos. No utilizar vassouras ou espanadores. sempre
aconselhvel utilizar panos umedecidos e aspiradores.
O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio
tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.