Conteúdo

Professor André Almeida

Conteúdo da Aula
 Introdução a Arquivologia
 Conceitos Fundamentais
 Princípios Arquivísticos
 Classificação dos Documentos
 Classificação dos Arquivos
 Avaliação de Documentos
 Gestão de Documentos
 Arquivos Correntes e Intermediários
 Sistemas e Métodos de Arquivamento
 Microfilmagem
Introdução
 Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e
técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e
utilização dos arquivos.
 O estudo da arquivologia é embasado pela Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991,
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e
regulamentado pelo decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002.
 A Lei nº 8.159/91 criou o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão
vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional
de arquivos públicos e privados.
 A Lei nº 8.159/91 também instituiu o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) que
tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e
privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de
arquivo.
Conceitos Fundamentais
O que é Arquivo?
 Do latim archivum, lugar onde se guardam os documentos.
O que é Arquivo?
 De acordo com o art. 2º da Lei 8.159/91 consideram-se arquivos, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
 Marilene Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação
ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição
ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus
objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.” (Conceituação
Moderna).
Conceitos Fundamentais
 Informação: Pode ser definida como ideia, mensagem ou conhecimento. É a
matéria prima abstrata.
 Suporte: Meio material sobre o qual a informação é registrada, ou seja, qualquer
meio utilizado para gravar a informação. O papel é ainda hoje o suporte mais
utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como
suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à
informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de
suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar:
pendrive, CD, DVD, fita cassete, microfilme.
Conceitos Fundamentais
 Documento: É toda informação registrada em um suporte material.
 No momento em que uma pessoa registra sua ideia em um suporte, dá origem a um
documento.
 Exemplos: documento digital, documento em papel, livro, foto, vídeo, imagem de
satélite, entre outros.

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

O arquivo pode guardar documentos em diferentes suportes.
Função do Arquivo
 Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações
mantidas sob sua guarda.
 De acordo com Marilena Leite Paes a função básica do arquivo é tornar disponíveis
as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
Finalidades do Arquivo
 Servir a administração (principal finalidade) e servir a história.
 Guardar os documentos que circulam na instituição.
 Garantir a preservação dos documentos.
 Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento das informações disponíveis
em seu acervo;

De acordo com Marilene Leite Paes a principal finalidade dos arquivos é servir a
administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da história.
Arquivo x Biblioteca x Museu
 Arquivo
 acumulação ordenada de documentos segundo sua origem e função,
criados por uma instituição ou pessoas, preservados para consecução de
seus objetivos.
 É órgão receptor, ou seja, recolhe naturalmente o que produz a
administração pública ou privada à qual serve.
 Finalidade essencialmente funcional e administrativa, por mais que
também possa haver valor cultural.
 Caráter necessário.
 Fonte geradora única.
 Exemplares únicos.
Arquivo x Biblioteca x Museu
 Biblioteca
 É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente
para estudo, pesquisa e consulta.
 É órgão colecionador, ou seja, reúne artificialmente o material que vai surgindo
e interessando à sua especialidade, adquiridos por compra, doação ou permuta.
 Finalidade primordialmente cultural, técnica, didática ou científica.
 Seus fornecedores são múltiplos.
 Caráter contingente.
 Exemplares múltiplos.
Arquivo x Biblioteca x Museu
 Museu
 Instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e
colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
 É órgão colecionador, ou seja, reúne artificialmente o material que vai
surgindo e interessando à sua especialidade, adquiridos por compra e doação.
 Finalidade primordialmente cultural, técnica, didática ou científica.
 Seus fornecedores são múltiplos.
 Caráter contingente.
 Exemplares únicos e múltiplos.
Concluindo ...
 Os acervos das bibliotecas e museus são essencialmente culturais. Já o arquivo
poderá ter caráter cultural, mas isso ocorrerá após transcorrer um tempo, pois
alguns documentos do arquivo poderão ser considerados posteriormente como
parte da memória da organização.
Princípios Arquivísticos
Princípios da Arquivologia
 Proveniência ou do Respeito aos Fundos
 Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma
entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras.
 É o utilizado na organização interna do arquivo/fundo.
 Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à
competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente
responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos.
Fundos
 É um conjunto de documentos de uma mesma proveniência ou instituição.
 Um fundo pode ser fundo aberto ou fundo fechado.
 Fundo aberto: é aquele ao qual podem ser acrescentados novos documentos em
função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
 Fundo fechado: é aquele que não recebe acréscimo de documentos, uma vez que a
entidade produtora não se encontra mais em atividade.

IMPORTANTE! Fundos fechados podem receber documentos relativos à quando a

organização estava funcionando.
Princípios da Arquivologia
 Indivisibilidade ou Integridade
 Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de
prova e informação.
 Unicidade
 Embora, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
 Respeito à ordem original
 Os documentos devem ser mantidos no arquivo conservando o arranjo dado pela
entidade produtora.
É a sequência de operações intelectuais e físicas que
visam à organização dos documentos de arquivo ou
coleção, acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecido. É o nome da classificação adotada nos
arquivos permanentes.
Princípios da Arquivologia
 Organicidade
 O acervo deve refletir a estrutura interna e as competências/atribuições de seu órgão
produtor, mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo. Segundo este
princípio, os documentos de arquivo mantêm estreita relação com os demais
documentos pertencentes ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um
documento de arquivo retirado de seu conjunto perde muito do seu significado.
 Territoriedade
 Os documentos em arquivos pertencem ao local onde foram produzidos ou
acumulados.
Princípios da Arquivologia
 Cumulatividade ou Naturalidade
 O arquivo é uma formação progressiva natural e orgânica. Os registros arquivísticos
não são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administrações,
em função do cumprimento dos seus objetivos práticos. Eles se acumulam de maneira
contínua e progressiva.
 Reversibilidade
 Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em
arquivos pode ser revertido, se necessário.
Classificação dos Documentos
Classificação dos Documentos
 Os documentos podem ser classificados:
 quanto ao gênero.
 quanto a natureza do assunto.
 quanto a forma.
 quanto ao formato.
 quanto a espécie.
Quanto ao Gênero
 textuais ou escritos: são aqueles que apresentam a informação de modo escrito ou
em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas, etc.
 iconográficos: são aqueles que apresentam a informação em forma de imagem
estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, etc.
 sonoros: são aqueles que apresentam a informação em foram de som ou áudio.
Exemplo: disco de vinil, sons gravados em fitas cassete.
 filmográficos: são aqueles que apresentam a informação em forma de imagens
dinâmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vídeos.
 informáticos ou digitais: são aqueles gravados em meio digital, e por isso
necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplo: som no
formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc.
Quanto ao Gênero
 cartográficos: são aqueles que cuja informação representa, de forma reduzida, uma
área maior. Exemplo: mapas, plantas, etc.
 micrográficos: são aqueles resultantes de microrreprodução de imagens,
resultados do processo de microfilmagem. Exemplo: microfilme e microficha.
Quanto à Natureza do Assunto
 Ostensivos ou ordinários: são aqueles cuja informação não prejudica a
administração quando for de conhecimento geral.
 Sigilosos: são aqueles que possuem conteúdo que devem ser de conhecimento
restrito, e por isso requerem medidas especiais de segurança especiais para sua
custódia e divulgação.
Graus de Sigilo
 O Art. 24 da LAI diz que a informação em poder dos órgãos e entidades públicas,
observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou
reservada.
 § 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação
prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
 I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
 II - secreta: 15 (quinze) anos; e
 III - reservada: 5 (cinco) anos.
Graus de Sigilo
 O Art. 35, inciso III da LAI e o Art. 47, inciso IV do Decreto 7724/2012 diz que é
possível prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta,
sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder
ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território
nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo
previsto no § 1o do art. 24.
 § 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.
Graus de Sigilo
 Ultrassecretos: seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser
apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio. Estão aptos a classificar a informação o presidente, vice-presidente,
ministros de estado, entre outros.
 Exemplos: informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a
planos e operações militares, às relações internacionais do país, entre outros.
 Prazo de Sigilo: 25 anos.

O único grau de sigilo com possibilidade de prorrogação do prazo (uma única

vez), por igual período.
Graus de Sigilo
 Secretos: seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser de conhecimento
de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. Além das autoridades que podem
classificar informações em grau ultrasecreto, dirigentes de autarquias, sociedades
de economia mista e de fundações ou empresas públicas.
 Exemplos: informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos,
planos ou operações de interesse da defesa nacional, entre outros.
 Prazo de Sigilo: 15 anos, sem possibilidade de prorrogação.
Graus de Sigilo
 Reservados: assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral. Além das
autoridades que podem classificar informações em grau ultrassecreto e secreto,
aqueles que exercem funções de direção, comando ou chefia.
 Exemplos: informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos,
programas e operações neles previstos.
 Prazo de Sigilo: 5 anos, sem possibilidade de prorrogação.

O prazo de sigilo é contado a partir da data de produção da informação, e não

de sua classificação.
Sigilo das Informações Pessoais
 O Art. 31 da LAI diz que o tratamento das informações pessoais deve ser feito de
forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das
pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
 § 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida
privada, honra e imagem:
 I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo
prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes
públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e
 II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão
legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.
Quanto à Forma
 É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de preparação do
documento.
 São formas documentais: rascunho ou minuta, original e cópia.
Quanto ao Formato
 É a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo
como foi confeccionado, independente da informação nele registrada. O formato é
como você ver o documento.
 Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo, mapa, etc.
Quanto à Espécie
 É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nesse contidas.
 Exemplos: ata, relatório, certidão, proposta, diploma, atestado, requerimento,
etc.
Tipologia Documental
 É a configuração que assume um documento (espécie documental) de acordo com
a atividade (função) que a gerou, ou seja, o objetivo para o qual o documento foi
produzido.

TIPO DOCUMENTAL = ESPÉCIE + FUNÇÃO

 Exemplos:
 Contrato (espécie) + de Aluguel (tipo)
 Alvará (espécie) + de funcionamento (tipo)
 Declaração (espécie) + de bens (tipo)
 Prontuário (espécie) + Médico (tipo)
 Boletim (espécie) + de Ocorrência (tipo)
Classificação dos Arquivos
Classificação dos Arquivos
 Os arquivos podem ser classificados em 4 tipos. Segundo o(a):
 a entidade mantenedora.
 a natureza dos documentos.
 a extensão de sua atuação.
 ao estágio de sua evolução.
Segundo a entidade mantenedora
 Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na
esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de
São Paulo e arquivo do Senado Federal.
 Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.:
arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.
Segundo a entidade mantenedora
 Para Marilena Leite Paes, os arquivos podem ser classificados em:
 PÚBLICOS, quando mantidos por um órgão público, em qualquer esfera de
atuação;
 INSTITUCIONAIS: quando mantidos por associações, igrejas ou entidades sem
fins lucrativos;
 COMERCIAIS: quando mantidos por firmas, empresas ou indústrias;
 PESSOAIS ou FAMILIARES: quando mantidas por pessoas físicas.
Segundo a natureza dos documentos
 Arquivos especiais: são aqueles que agrupam documentos considerando
primeiramente o tipo de suporte e precisam de cuidados especiais. Por exemplo:
DVD’s de uma firma de advocacia.
 Arquivos especializados: são aqueles que agrupam documentos considerando
primeiramente o assunto, ou seja, documentos resultantes da experiência humana
num campo específico. Por exemplo: Arquivo de Prontuários Médicos de um
Hospital, Arquivo Administrativo de um Hospital.
Segundo a extensão de sua atuação
 Arquivos Setoriais (descentralizados): são aqueles que estão localizados próximos
aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos
interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Por
exemplo: Arquivo Setorial do Setor Financeiro.
 Arquivos Centrais (gerais): são aqueles que guardam todos os documentos de uma
entidade em um só lugar. Por exemplo: O arquivo de uma empresa que funcione
no mesmo prédio.

Esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes. Somente estes

podem ser divididos em setorial ou geral.
Segundo os estágio de evolução
 Arquivos de primeira idade (correntes): são aqueles que guardam documentos que
são constantemente utilizados e consultados por seus produtores.
 Arquivos de segunda idade (intermediários): são aqueles que guardam
documentos que não são mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam
cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações.
 Arquivos de terceira idade (permanentes): são aqueles que guardam documentos
que não tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de
que tratam, tem grande relevância para a história ou para a cultura da Instituição.
Teoria das 3 idades
 O Art. 8º da Lei 8.159/1991 diz que os documentos públicos são identificados
como correntes, intermediários e permanentes.
 § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
 § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
 § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Teoria das 3 idades (Resumo)
 Arquivo de 1ª Idade, Corrente, Ativo ou “Arquivo em movimento” utilizado
com frequência.
 Arquivo de 2ª Idade, Intermediário, “Arquivo Limbo ou Purgatório”
ou Semiativo aguardando prazos.
 Arquivo de 3ª Idade, Permanente, “Arquivo morto”, “Arquivo propriamente dito”,
Arquivo Mnemônico ou Arquivo de Custódia guardados definitivamente e
jamais poderão ser eliminados.
Valor dos Documentos
 Valor primário, funcional ou administrativo
 Refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da
instituição.
 Documentos que servem de apoio às atividades da instituição.
 Todo documento nasce com esse valor e depois o perde.
 É um valor temporário.
 Encontramos documentos com valor primário no sentido jurídico ou fiscal.
Valor dos Documentos
 Valor secundário ou histórico
 Refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles
para os quais foram originariamente criados.
 Documentos que preservam a memória/história da instituição.
 Nem todo documento apresentará esse valor.
 É um valor definitivo (permanente).
 Encontramos documentos com valor secundário no sentido informativo ou
probatório.
Resumindo ...
Avaliação de Documentos
Avaliação de Documentos
 É o processo de análise de documentos para determinar os prazos de guarda e da
destinação final dos documentos, tendo como base os valores dos documentos.
 É realizada pela comissão permanente de avaliação de documentos (Art. 18 do
decreto 4.073/2002) e resulta na elaboração da tabela de temporalidade da
instituição, que deverá ser aprovada por uma autoridade competente da
instituição para que possa ser implementada no órgão.
 A comissão é formada pelos seguintes profissionais:
 arquivista responsável;
 autoridade conhecedora do órgão;
 jurídico;
 financeiro;
 profissionais ligados à área do conhecimento de que tratam os documentos.
Prazo de Guarda
 É o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e
intermediário.
 Varia de documento para documento e estará expresso na tabela de
temporalidade da instituição.
 O prazo de guarda é vinculado ao valor do documentos, de acordo com os
sequintes fatores?
 Existência de leis e decretos (prazos prescricionais);
 frequência de uso das informações;
 Existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
 Necessidade de guarda por precaução (prazos precaucionais).
Destinação Final
 Poderá ser pela eliminação (quando o documento não tiver valor histórico ) ou
guarda permanente (quando o documento tiver valor histórico).
 Com relação à eliminação de documentos o Art. 9o da lei nº 8.159/91, traz o
seguinte:
 A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência
Instrumentos de Destinação Final
 Tabela de Temporalidade Documental – TTD.
 Lista de Eliminação.
 Termo de Eliminação.
 Relação de Transferência (controla a passagem de documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermediário).
 Relação de Recolhimento (controla a passagem de documentos do arquivo
intermediário para o arquivo permanente).
Tabela de Temporalidade Documental - TTD
 É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina
os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes.
Tabela de Temporalidade Documental - TTD
 Estabelece os critérios para recolhimento no arquivo permanente e eliminação.
 É elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e aprovada
por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição.
 Uma vez concluída e aplicada a TTD, eventuais alterações ou inclusões deverão ser
submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas.
Situações pelas quais o documento pode passar
 1a situação
 Documento criado na fase corrente, onde permanecerá durante determinado
período (2 anos), sendo eliminado em seguida sem passar pelas fases seguintes.
Situações pelas quais o documento pode passar
 2a situação
 Documento criado na fase corrente, cumprirá seu prazo de guarda na fase
corrente (5 anos), sendo em seguida transferido para a fase intermediária,
onde cumprirá o prazo de guarda (95 anos), sendo eliminado em seguida sem
chegar a fase permanente.

A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediária é chamada de

TRANSFERÊNCIA.
Situações pelas quais o documento pode passar
 3a situação
 Documento criado na fase corrente, cumprirá seu prazo de guarda na fase
corrente (5 anos), sendo em seguida transferido para a fase intermediária,
onde cumprirá no prazo (10 anos), sendo em seguida recolhido para a fase
permanente.

A passagem do documento para a fase permanente é chamada de

RECOLHIMENTO. Apenas documentos históricos são recolhidos.
Situações pelas quais o documento pode passar
 4a situação
 Documento criado na fase corrente, cumprirá seu prazo de guarda na fase
corrente (enquanto vigorar), e depois será recolhido ao arquivo permanente,
sem passar pela fase intermediária.
Eliminação de Documentos
 De acordo com a legislação em vigor, nenhum documento público poderá
ser eliminado se não tiver sido submetido à avaliação e se não constar da
Tabela de Temporalidade do órgão, devidamente aprovada por autoridade
competente e oficializada.
 A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a
autorize.
Lista de Eliminação
Termo de Eliminação
Eliminação de Documentos
Gestão de Documentos
Definição de Gestão de Documentos
 De acordo com art. 3º da Lei 8.159/91 considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Gestão de Documentos
Gestão de Documentos
 A gestão cobre todo o ciclo de vida do documento, desde a sua produção
(nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo
permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às
idades “corrente e intermediária”.
 A Gestão de documentos é dividida em 3 fases:
 Produção
 Utilização
 Destinação
Fases da Gestão de Documentos
 Produção
 Elaboração de documentos em decorrência das atividades específicas da
instituição, essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias
desnecessárias.
 Utilização
 Refere-se ao fluxo documental e ao manuseio dos documentos para
cumprimento de sua função administrativa, sendo importante conhecer o
trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
 Destinação
 Fase importante para definição de quais documentos serão eliminados ou
preservados e arquivados de forma permanente.
Objetivos da Gestão de Documentos
 Assegurar de forma eficiente, a produção, manutenção, e destinação de
documentos.
 Garantir que a informação esteja disponível.
 Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor.
 Assegurar o uso adequado de processamento automatizado de dados e
outras técnicas avançadas de gestão de documentos .
 Contribuir para o acesso e preservação dos documentos de guarda
permanente por seus valores histórico e científico.
 Gestão de Documentos
(Arquivos correntes e Intermediários)
Gestão de Documentos (Fase Corrente)
 A gestão de documentos correntes parte do estabelecimento de atividades
para o tratamento dos documentos em fase corrente.
 As atividades inerentes aos arquivos correntes são:
 Protocolo
 Expedição
 Arquivamento
 Empréstimo e consulta
 Destinação
Protocolo
 O conjunto de operações técnicas que visam controlar a tramitação de
documentos dentro de uma instituição, de forma a permitir a sua rápida
localização e informação aos interessados.
 É uma atividade típica da fase corrente.
 Realiza as seguintes atividades:
 Recebimento
 Registro
 Autuação
 Classificação
 Expedição/Distribuição
 Controle/Movimentação
Atividades do Protocolo
 Recebimento: É o procedimento inicial. Recepção dos documentos
produzidos internamente ou aqueles que entram na instituição por outras
empresas.
 Registro: Cadastro dos dados básicos do documento no sistema de controle.
É através destes dados cadastrados que será possível efetuar buscas para
localizar o documento quando precisarmos das informações dele.
 Autuação: procedimento que transforma documentos em processos. Alguns
documentos não precisarão passar por este tratamento.
Atividades do Protocolo
 Classificação: Procedimento que buscará classificar o documento em um
dos códigos existentes no Plano de Classificação da instituição, para que seja
possível determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí,
decidir qual o destino que o documento deve tomar.

Documentos particulares e sigilosos não passam pela etapa de classificação.

Plano de Classificação
 É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades.
 No código de classificação, os assuntos recebem códigos numéricos, os
quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral
para o particular.
Plano de Classificação
 Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo
uma sequência lógica, e principalmente, previamente definida pelo
plano de classificação.
 A atribuição de classificar o documento segundo o código de
classificação de documentos é do protocolo e não do arquivista.
Plano de Classificação
Atividades do Protocolo
 Expedição e Distribuição: consistem em encaminhar o documento ao seu
destinatário, sendo:
 Expedição o envio do documento para outro órgão externo à instituição.
 Distribuição a remessa de documentos para unidades responsáveis dentro da
própria instituição.
 Controle e Movimentação: identificação dos setores por onde tramitam os
documentos, permitindo sua recuperação, caso necessário, bem como a
identificação de eventuais atrasos na tramitação.

Protocolo não empresta documentos!

Atividades do Protocolo
Gestão de Documentos (Fase Intermediária)
 Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos
podem ser eliminados imediatamente (de acordo com a TTD) e outros
deverão ser conservados por um período mais longo em função de razões
legais ou administrativas (= valor primário).
 Os documentos transferidos ao arquivo intermediário conservam a mesma
classificação que lhes foi dada no arquivo corrente.
Gestão de Documentos (Fase Intermediária)
 Os arquivos intermediários são os responsáveis pela guarda física e sua
função primordial é servir como um arquivamento transitório.
 Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando for
conhecido o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou
recolhimento.

A única diferença entre os documentos correntes e intermediários se refere às

suas frequências de uso.
Sistemas e Métodos de Arquivamento
Arquivamento
 É o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento (embalagens)
e ao armazenamento (local) de documentos.
Tipos de Arquivamento
 Acondicionamento/Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos
uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos
permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para
documentos do gênero cartográfico).
 Acondicionamento/Arquivamento Vertical: os documentos são colocados
uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma
consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos
são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes
este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de
ser executado, conservado e atualizado. Além disso, são mais econômicos e
ocupam menor espaço.
Sistemas de Arquivamento
 Os sistemas de arquivamentos estão relacionados à busca da informação e
se dividem em Diretos e Indiretos.
 Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no
local onde se acha guardado. Caracteriza os métodos que organizam os
documentos por nome (alfabético / geográfico / dicionário / enciclopédico).
 Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, necessita de
um índice alfabético que permita localizar o número em que o documento
está arquivado. Caracteriza os métodos que organizam os documentos por
número (numérico / decimal / duplex).
Métodos de Arquivamento
 Corresponde à forma em que os documentos são armazenados, visando sua
localização futura.
 Deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura
da instituição.
 Pode-se dividir os métodos de arquivamento em 2 classes, quais sejam:
métodos básicos e métodos padronizados (decorrentes da necessidade das
organizações utilizarem equipamentos e acessórios especiais para
arquivamento, tais como pastas, guias, etc).
Métodos de Arquivamento
Método Alfabético
 É aquele que organiza os documentos por nome, com base em diversas
regras.
Método Alfabético – 1ª regra
 Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o
prenome.
Método Alfabético – 1ª regra
 Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
prenome.
Método Alfabético – 2ª regra
 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hífen não se separam, quando transpostos para o início.
Método Alfabético – 3ª regra
 Os sobrenomes formados com nomes de santos (Santa, Santo ou São)
seguem a regra anterior (2ª regra).
Método Alfabético – 4ª regra
 As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.
Método Alfabético – 5ª regra
 Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados para fins de ordenação.
Método Alfabético – 6ª regra
 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte
integrante do último sobrenome. Quando existirem, devem ser transpostos
acompanhados pelo sobrenome que os antecedem
Método Alfabético – 7ª regra
 Os títulos que acompanham os nomes não são considerados na
alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Método Alfabético – 8ª regra
 Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, ou seja,
segue as mesmas regras dos nomes brasileiros.
Método Alfabético – 9ª regra
 As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais
comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escrita com
letra maiúscula.
 Exemplo:
 John Mc Adam
 Giulio di Capri
 Gordon O´Brien
 Depois de Ordenado
 Capri, Giulio di
 Mc Adam, John
 O´Brien, Gordon
Método Alfabético – 10ª regra
 Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são
registrados pelo penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde
ao sobrenome de família do pai.
Método Alfabético – 11ª regra
 Os nomes orientais (japoneses e chineses) e árabes são registrados como se
apresentam.
Método Alfabético – 12ª regra
 Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam colocando-se os artigos iniciais
entre parênteses após o nome.
Método Alfabético – 13ª regra
 Nos nomes de eventos (congressos, conferências, reuniões, assembleias e
assemelhados) os números devem aparecer no fim, entre parênteses.
Métodos Numéricos
 São aqueles que organizam os documentos por número.
 São subdivididos em: simples, cronológico e dígito-terminal.
Método Numérico Simples
 Se utiliza da atribuição de um número a cada correspondente, cliente,
fornecedor, etc., para arquivar os documentos a eles relacionados nessa
pasta/arquivo de número que lhe corresponde.
 Não há qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método
exige um índice alfabético remissivo.
 Possui grande aplicação nos arquivos especiais (discos, fotografias, CDs, etc.)
e arquivos especializados (prontuários médicos, fichas individuais dos
servidores públicos do órgão, etc.).
Índice Alfabético Remissivo
Método Numérico Cronológico
 Consiste no estabelecimento de um número para cada documento (e não
para cada pasta), respeitando-se rigorosamente a ordem numérica que será
estabelecida em função da data de registro do documento.
 Método muito utilizado nas repartições públicas.
Método Numérico Dígito-terminal
 Busca reduzir erros no arquivamento de grande volume de documentos,
cujo elemento principal de identificação é o número
 Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta
uma peculiaridade que caracteriza o método. Os números são dispostos em
3 grupos de 2 dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda,
formando pares.
 Quando um número for composto por menos de cinco dígitos, é necessário
completar com zeros à esquerda para a correta ordenação.
Numérico Simples x Dígito-terminal
 Comparando-se a ordenação dos métodos numérico simples e dígito-
terminal tem-se a seguinte representação.
Método Geográfico
 É o método onde os documentos são ordenados pelo local ou procedência.
 Pode ser organizado por País, Estado ou Cidade.
Método Geográfico
 Ordenação por País
 quando o elemento principal for o país, deve-se alfabetar primeiro o nome do
país, seguido da capital (primeiro) e posteriormente de outras cidades (em
ordem alfabética) e do correspondente.
Método Geográfico
 Ordenação por Estado
 Os Estados deverão ficar em ordem alfabética. Dentro de cada Estado, as
capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar. As demais cidades seguem
em ordem alfabética após as capitais.
Método Geográfico
 Ordenação por Cidade
 Quando a identificação principal é a cidade deve-se obedecer rigorosamente à
ordem alfabética. Indicar ao final de cada cidade o Estado correspondente.
Método Ideográfico
 É o método que ordena os documentos baseado nos assuntos
tratados em cada documento.
 São subdivididos em: ideográfico alfabético (dicionário e
enciclopédico) e ideográfico numérico (decimal e duplex).
Método Ideográfico Alfabético
 Dicionário
 Ordenação alfabética, como em um dicionário, não necessitando de entrada
geral. Desta forma, a organização seria a seguinte:
Método Ideográfico Alfabético
 Enciclopédico
 Os assuntos são agrupados e organizados sob títulos gerais, sendo estes
últimos organizados alfabeticamente. Veja o exemplo abaixo:
Método Ideográfico Numérico
 Método Decimal ou Dewey
 É limitado a divisão em 10 classes (3
dígitos) , sendo 1 dessas classes
reservada para assuntos gerais.
 Atribuídos do Geral para o Particular.
 Utilizado no Plano de Classificação
dos Documentos, observado na Tabela
de Temporalidade documental.
Método Ideográfico Numérico
 Método Duplex
 A documentação é dividida em classes sem limitação, conforme os assuntos,
partindo-se do gênero para a espécie.
Método Variadex
 É uma variante do método alfabético. Neste
método, há a utilização de cores para facilitar o
arquivamento das pastas no arquivo.
 Para facilitar a localização, a segunda letra da
principal referência será associada a pastas com
projeções em cores distintas.