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AROUIVO: TEORIA E PRTICA

Te#s

origcm

Os documentos so produzidos e consrudos com objetivos culturais

| I

Os documcntos so produzidos c conscn"ados com objetivos funcionais

Aquisigo o custdia
Os documentos so colccionados de foates divcrsas, adquiridog por compra ou
doao

Os documentos no so objeto dc coleo; proym tes das atividades pblicas ou prindas, servidas pelo arquivo
Os documentos so produzidos num nico ocemplar ou cm limitado nmero de cpias

CnPrulo 2 INTRODUO AO ESTUDO DOS AnOUTVOS

Os documentos cxistem em numerosos


ocemplares

A significao do acervo documental no


depende da relao que os documentos tenham cntre si

H uma significao orgnica exte


documentos

os

Mado dc awao
Aplica-se a unidades isoladas Prcserra-se

1. Origem
a documentao reercntc
a

O julgamento no tem carter irrogvel O julgamento envolve questes de conve-

uma atividade, como um conjunto c no como unidades isoladas Os julgamentos so finais e irnngrrcis

H dvidas quanto origem do termo arquiro. lguns afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atrrbuida ao palcio dos magistrados. Da erroluiu para archeio4local de guarda e depsito dos documentos.

documentao no raro eniste cm a

nincia, e no de presenrao ou perda total

nica

Mtodo de classiicao

Ramiz Galvo (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros tulos.

Utiliza mtodos predetcrminados

Estabclece classificao especfica para cada instituiq ditada pelas suas particularidadcs Exige conhecimento d relao entrc as unidades, a organizao e o firncionamen-

2. Conceito
As definies antigas acentuavam o aspcto l"gal dos arquivos, como de psitos de documentos e papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com os dreitos das instities ou indiviluos- Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Qrando no atendiam mais a esta exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Qranto conceituao moderna,.Solon Bucl ex-arquivista dos EU: ttulo que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo Nacional assim o definiu: *Arquivo o conjunto de documcntos oficialmente produzidos e re cebidos po um goyernq organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessos par efeitos futuros" (Souza,1950).

Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significaio dos documntos a classificar

to dos rgos

Mtodo descritiw
Aplica-se a unidades discriminadas Aplica-se a conjuntos de documentos
so

As sries (anurios, peridicos ctc.)


unidades isoladas para catalogao

As sries (rgos c suas subdivises, atidades funcionais ou grupos documentais da mesma espcie) so consideradas unidadcs para fins dc descrio

Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.

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ARQUTVO: TEOFIA E PRTICA

TNTFOOUo Ao ESTUDO DOS AROUIVOS

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Desse conceito deduzimos trs caracteristicas bsicas que distinguem os

5.1 Entidades mantenedoras


Em face das caractersticas das organizaes, os arquirros por elas produzidos podem ser:

arquiros:

l.
2.

Exdusiuidade de aiao e reepo por uma reparti$q 6nna ou instin ga-a No se considera arquivo uma colefo de manuscrito histricos, reunidos por uae
l2e.ss'aa.

Onlpm no

c'uso de suas atiuidads. Os documentos devem servir de proua

de transaes realizadas.

Pblicos {

r
Federal
Estadual

Central

R.gional

Carter orgnico que liga

o documento aos outos do mesmo conjuna.

I L

Municipal
Instituies educaionais
Igrejas

Um documentq destacado de seu conjunto, do todo a que petence, signifrca muito mgnos do que quando em conjunto. O termo arquivo pode tambm ser usado para
designar:

o o o o

coniunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;

Corporaes no'lucrativas
Socidades, associaes

local onde o acervo documental derrer ser conseryado; rgo govemamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao;

Comerciais geralmente no plural, devido influncia inglesa e

titulos de peridicos
francesa-

Firmas Corporaes Companhias

Familiais ou pessoais

3. Finalidade
A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-sg com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. 5.2 Estgios de sua evoluo

Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indis-

4. Funo
A funo bsica do arrquivo tornar disponvel no acerso documental sob sua guarda.
as informaes contidas

5. Glassiicao
Dependendo do aspecto sob o qual os arquinos so estudados, eles dem ser dassificados segundo:

pensvel que os documentos estejam dispostos de forma a senrir ao usurio com preciso e rrpide.. A metodologia a ser adotada dever atender s necessidades da instituio a que serve, como tambm a cada estgio de eroluo por que Passam os aqulvos. Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquirros: corente, intermediria pemanente.

pe

7. Arquivo de primeira idade oq coftente, constitudo de documentos curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou

em
nas

o o

as entidades mantenedoras;

os estgios de sua evoluo;

2.

O a extenso de sua atuao; O a natureza dos documentos.

reparties que os receberam e os produziram ou m dependncias prximas de fcil acessoArquivo de segunda idade ou intermediriq constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los,.pea tratar de assun-

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AROUIVO: TEORIA E PRICA

INTRODUO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

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tos idnticos ou retomr um Problema novirmente focalizado. No h necessidade de serem conserr"ados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por issq so tambm chamaolimbo" ou "purgatrio". dos de 3- ryuiw de terceira idade ou permanenrq, constitudo de documentos que todo vrlor de nafureza administratirra, que se conserrrm em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos,

Arquiuo esprcializado o que tem sob sua custdia os documentos re sultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma ffsica que apesentem, como, por'exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquinos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por diante.
Esses

arquivos so tambm .mados, impropriamente, de arquivos

tcnicos.

6. Terminologia arquivstica

A cada uma dessas fases - que so complementares - coesponde uma maneira diferente de conserr"ar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organi"ao adequada-

No sto campo da cincia da informao, um dos aspectos que mais tem preocupado os profission da rea , sem dda, o estabelecimento de uma terminologia especfica, c^paz de atender a progr:rmas racionais de intercmbio, disseminao e recrrperao da informa$o Preocupada com o tem4 a Associao dos Arquivisas Brasileiros (AAB) criou, em 1977, o Comit de Trminologia Arquivstica, que, aps concluir o arrolamento da terminologia bsica, definiu idias e conceituou termos com o objetivo de dar continuidade aos estudos iniciados em 1972 - ampliando a terminologia j adotada em nosso pas - e estabelecer um vocabulrio uniforme para a elaborao de um glossrio arquistico, multilngq patrocinado pelo Conselho Intemacional de Arquivos e pela lJnesco. Em 1980, criou+e na Associao Brasileira de Normas Tcnicas (AB.IT) uma Comisso de Estudos de Arquivologia para tratar do assuntq juntamente com o grupo da AAB- A partir de ento, inmers outas propostas de terminologia arquivstica rm sendo publicadas, sem, entetanto, a aplovao de qualquer rgo oficial. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arqui-

5.3 Extenso de sua atuao


Qranto abrangncia
gerais ou de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais e

centr.

Os arquiws setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionars, cumprindo funes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portentq as atividades de arquivo corrente.

5.4 Natureza dos documentos


Sentindo que as noes dominantes de arquivo se confundiam oa com a forma isica dos documentos, oa com sua finalidade, a comisso especial constituda durante o la Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado no Rio de Janeirq em 1972, com a finalidade de piropor o currculo mnimo do Curso Superior de Arquivo, hove por bem estabelecer e incluir no pogama do curso dois novos conceitos de arquivo, que refletem carectersticas peculiares natureza dos documentos. So eles: arquivo especial e arquivo especializado. Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas ffsicas diversas - fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, s1res, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razq merecem tratamento especial no apenes 40 que se refere eo seu arnazenamentq como tambm ao re gistro, acondicionamento, controle, conservao etc.

vo Nacional, criou uma Comisso Especial de Terminologia Arquivstica para


examinar as propostrs existentes, definir e apovar uma terminologia arqustica
brasilefua.

. A seguir, so fornecidos os termos cuja conceituao vem sendo, em ral, adotada pela comunidade arquivstica brasileira:
Acrnvo Acrsso

ge-

dero variar em funo de clusulas restritivas.

- Conjunto dos documentos de um arquivo. - Possibilidades de consulta aos documentos

de arquivos, as quais po-

AovrNrsrnao DE ARquvo - Direq supewiso e coordenao das atividades administrativas e tcnicas de uma instituio ou rgo arquivstico. AputNlsrnao DE DocIJMENTo - Metodologia de programas para controlar a

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ARQUTVO: TEORTA E

PBT|CA .t.

rNTRoouo Ao Esuoo Dos ABourvos

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criao, o usq a normalizao, a manuten$o, a guard4 a proteo e a destinao de docuinentos. Arqurvrutemo - Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido. Anq;vsrr - Profissional de arquivo, de nvel superior. Anquvtsnca - Princpios e tcnicas a serem observados na constituio, organizao, desenrzohimento e utilizao dos arquivos. Arqurrc - 1. Designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa isica ou jurdica, pblica ou privada, qracaerizado pela natureza orgnica de sua acumula@o e consenrado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de pov:r ou informao. De acordo com a netureza do suporte, o arquino ter a qualificao respectiva, comq por exemplo:

denao das sries dentro dos fundos g se necessrio, dos itens documentais dentro das sries- 2. Processo que, n organizao de arquivos corentes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica" de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado. Tambm denominado classifico.

Atrrcnaro - l. Assinatura ou rubrica. 2. Designao de documento manuscritq do prprio punho do autor, esteja assinado ou no.
Avauao
Processo de anlise da documentao de arquivos, visando a estasua des.:.ao, de acordo com seus rralores probatrios e informativos. belecer Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, C,qrLoco

cronolgico, onomstico ou geogrficq incluindo todos os documentos pertencertes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenoriza.da. Cr"cs$ncAo

arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrficq de microformas, informtico. 2. O prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos. 3. Unidade administrativa cuja firno reunir, ordenar, guardar e dispor para uso conjuntos de documentos, segundo os principios e tcnicas arquivsticos. 4. Mvel destinado guarda de documentos. Arquvorocn - Estudq cincia e arte dos arquivos.

Couo
Cpn

acumulados-

- Ver Arranjq item 2Conjunto de documentos, sem relao orgnica, aleatoriamente

coRRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso reqente. Tambm denominado arquivo de movimento. Arquvo EM DEpsrro - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permenente, embora no pertenam ao seu ecervo, rquwo INTERMEDRIo Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, gue aguardam destinao final.

Anquno

eram transcitas, em ordem cronolgica, pelos prprios autoes ou por copistas, cartas, offcios e outros tipos de correspondncia expedida. 2. Livro
contendo folhas "em papel de trapos", nas quais se fazia a cpia de documentos ocpedidos, usando.se processo de transferncia direta da tinta do original, mediante umidade e presso. Esse processo foi muito usado no sculo x[*'e

- 1- Reproduo de um documento, obtida simultaneamente execudo original- 2. Reproduo de um documentq obtida a partir do original. o Conaoon - L. Livro contendo pginas em papel liso ou pautadq nas quais

Anquno

Conjunto de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecid4 em decorrncia de seu valor probatrio e inforIERMANENTE

mativo. Anqunto

- conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no-governamentais, famlias ou pessoas isicas, em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam uma relao orgnica perceptvel
atravs do processo de acumulao.

pRvDo

- comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob vrias formas (cartas, cartes postais, oicios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou er(terna, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. Daras-urrarrrs - Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arqui mento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo
abrangido.

comeo do )OL connrspoxnNcrA

Anquvo pBuco

de documentos produzidos ou recebidos por instituies govemamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias ou legislativas. 2. Instituio arquivistica franqueada ao pblico. Ax.naryo - 1. Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao - estrutural ou funcional dos documentos em fundos, na or-

- l. Conjunto

Drpsrro

- Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia da posse ou propriedade. D$canrs Ver Elimi nao.
Drscrasslucao Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. DEscRto - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo

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ABQUIVO: TEOBIA E PBTICA

INTRODUO AO ESTUOO DOS AROUIVOS

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sa que se

textual de unidades de arqui'yamentq adequando-os ao instrumento de pesqui tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analticq guia etc).

DEsTINAo

guarda permanente. Espctt DE DocuMENTos - Designao dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carra, certido, decretq edital, oiciq relatriq requerimentq gra-

cumentos destinadas a promover sua guarda temporria ou pernanente, sua eliminao ou sua microfilmagem. Doao - Ato pelo qual uma pessoa fisica ou jurdica transfere a terceiros de livre vontadg com carter irrwogvel, sem retribuio pecuniria, atravs de instrumento jurdico adequado, do qual devero constar as condies da cesso - a documentao que lhe pertenceDocuunqro - Registro de uma informao independent'emente da natueza do suporte que a contm. Docuurxro DE ARqur\ro - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constirua elemento de prova ou de informao. 2. Aquele produzido y'ou recebido por pessoa ffsica no decurso de sua existncia. Docuueivro oFrcrAr - Aquele qug possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem jurdica na compro\ro de um fato. DoculrtNro psuco - Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no desempenho de suas atividadesDocuveiqro srcrloso - Aquele qug pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto a sua guarda e acesso ao pblico. Dosst - unidade de arquivamentg formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa. Euuwao - Destruio de documentos julgados destitudos de ralor para

Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de de

- Instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo perGun
manente-

Lista sistemtica, pormenorizgda dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localizao no texto. INsrruMsvro DE pEsqulsA - Meio de disseminao e recuperao da informao utilizado pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa, ente outros, catNorcE

logos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalncia. Ixvrr.r'rmo ANALfnco - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e pome-

noadamente descritas.

- Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e brev
INvNrRIo suMRIo

mente descritas. Ireu oocurr,Innar - A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Lecano - Doao feita por declarao de ltima vontade. Lma or ELIMIN^o - Relao de documentos especficos a seem eliminados, devidamente aprovada pela autoridade competente. Noraeo - Elemento de identificao das unidades de arquiramentq constituda de nmeros, letras, ou combinao de nmeros e letras, que permite sua localizao. ProcEsso - rmo geralmente usado na administrao pblica, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma a$o administrativa ou judiciria.

O nmero de protocolo, gue registra o primeiro documento com o qual o


processo abertq repetido externamente na cap4. arqui mento do processo.

o elemento de controle

vura, diapositivo, filme, planta" mapa erc. Fullpo - l. A principal unidade de arranjo estrutural .nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos- 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de suas atividades, mantido o prin-

cpio da provenincia.
GNrno DE DocuMENros - Designao dos documentos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes supotes: textuais, audiovisuais, iconogrficos e cartogrficos.

- l. Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registrq distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento. 3. Livro de rcgistro de documentos recebidos e/ou expedidos. ProwrulNcn - Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo ftndo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde expresso francesa respect des fonds, e inglePRorocoro

PoYenance.

- Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios Paa os Pernanentes.


RscorHrMe{ro

{
28.
Rsprnuo
AROIJIVO: TEORIA E PRTICA
TNTBODUO AO ESUDO OOS AROUIVOS

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- Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, one mstico ou geogrfico.
Respscr Ds roNDs D'Rc{rvEs

8. Classiicao dos documentos


Conforme suas caractersticas, forma e contedq os documentos por dem ser classificados segundo o gnero e a natureza do assunto.

- Designao dada s subdivises de um fundo, que refletem ^ at1rrcze de sua composio, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental. As sries podem ser subdi-vididas em subsriesSvnoro -Ver Notao. Tasrn D EquIvALNcIA - Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes pae as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo. TeBEra DE TEMPoRAI]DADE - Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competentg que determina os pr zos en que os docrrmentos devem ser mantidos nos arquivos corentes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao. TcNtco DE ARquIVo - Prcfrssional de arquivo de nvel mdio. Tnic,{spenNdA Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios. TnleceM - Ver Avaliao. UNmaoE DE ARqUIvAMENTo - O menor coniunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denorninados pastaq, maos ou pacotilhasSnIr

Srleeo -Ver Avaliao

Ver Provenincia.

8.1 Gnero

o a

Qranto ao gnero, os documentos podem ser: scritos ou tstuais: documentos manuscritos, datilografados ou

impressos;

cartotfrcos: documentos em formatos e dimenses rrariveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas,

perfis
iconogrfrcos: documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado

ou no, contendo imagens estticas (fotografias, diapositivos,


gravuras[

desenhos,

o Imogrfrcos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugados ou no a trilhas sonoras, com bitolas e

dimenses variveis, contendo imagens-em movimento (filmes e fitas videomagnticas); sonoros: documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos (discos e fitas audiomagnticas); microgrfrcos: documentos em suporte fflmico resultantes da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas (rolq mi.c1ofi cha, jaqueta, carto-janela);

7. Tipos de arquivamento
no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: horizontal e vertical. No tipo horizontal, os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquiwados em caixas, estantes ou escaninhos- O arquivamento horizontal amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos pernanentes. Seu uso , entretanto, desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que p:rra se consultar qualquer documento necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta aloca,lizao da informao. No tipo vertical, os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

informticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rgido - winchester-, disco ptico).

A documentao escrita ou textual


e documentos, e

apresenta inmeros tipos fisicos ou

A posio em que so dispostos fias

espcies documentais criados para produzir determinada ao especfica, tais

como: contratos, folhas de pagamento, livros de contas, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios, correspondncia e outros.

8.2 Natureza do assunto Qranto


sigilosos. natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou
dada aos documentos cuja divulgao no

A classificao de ostensivo
prejudica a administrao.

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ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

INFODUO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

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Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, dev:rm ser de conhecimento restrito e, portnto, requeiram medidas especiais de sahaguarda para sua custdia e divulgao. Pela sua importncia, a matria objeto de legislao prpria. Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os traus de sigilo e as suas correspondentes catego. rias: ultra-secretq secreto, confidencial e reservado. A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram orcep cional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica govemamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como: negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra; descobertas e o<perincias cientficas de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurane cujo teor ou caracteristicas podem ser do conhecimento de pessoas que, a sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas govemamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta quq sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fisicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de paises estrangeiros e meios-de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferiorA classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades" bem como suas respectivas fontes: radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que dwam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana

Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, progamas g projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, otografias
areas e negativos que

indiquem instalaes importantes.

9. Correspondncia, sua classiicao e caracterizao


Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece trtamento especial por se constituir numa parte considervel dos acervos arquivisticos, rtmavez. que as aes administrativas sq em geral, desencadeadas por
seu intermdio.

A classificao e a caracteruao da correspondncia

so dois fatores da

maior importncia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Mas, o que vem a ser, afinal, correspondncia? Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrit4 produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fisicas, e vice-versa, bem
se processa entre rgos e servidores de uma instituio. ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia Qranto em exte.rna e intema. Por externa entende-se aquela correspondncia trocada entre uma instituio e outas entidades y'ou pessoas fsicas, como oficios, cartas, telegramas. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. A correspondncia pode ser ainda ofrcial ou particulat Ofrcial aquela que trata de assunto de sewio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Particular a de interesse pessoal de servidores de uma instituio. Qrando a correspondncia encaminhada, em geral fechada, uma instituio, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que, se oficial, possa ser abert4 devidamente registrada e remetida ao destino cor-

como aquela que

retoSeguem-se alguns exemplos que serviro de subsdios na identificao da correspondncia oficial. Os nomes e endereos utilizados so fictcios.

ldentificao da correspondnca oficial

Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas unidades ou


subunidades:

naciona.

jff:'r"Si ii.

32

AROUIVO: TEORIA PRTICA

I;

ti

ri
'ili:.

NTRoDuooEsTUDoDosARoulvos
Presidente da Companhia dc Flores Tropicais

33

It

Companhia de
Rua Violeta,.2l3 23500

Flores Tropicais

*i
a::

.:

Dr. ndr
23500

Siha (titular anterior)

Rio deJaneiro

RJ

{l

RuaVioleta,2l3

i,.

Ao Deparamento de Exporao
Companhia de Flores Tr,opicais RuaVioleta, 213 23500 - Rio deJaneiro - RJ Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do senridor, sem fazer meno ao cargo que ex(erce
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ii.

Rio deJaneiio

- RJ

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importante obsenar que a coresPondncia oficial, mesmo quando cnguadrada em qualquer dos itens descritos, NO DEVER SER ABEB1;A
quando o cnvelope continer as indicaes de CONFIDENCIAL, RESERVADO, PAKilCUIR ou equiralente

i':
'lfl . \r,

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Ao Departamento de Exportao
Companhia de Flores Tropicais Dr.Joo Gaho RuaVrolet4 213 23500 - Rio deJaneiro - RJ Envelope dirigido a servidor de uma instituio, contendo, em segundo planq o crgo que r(erce, mesmo que o nome do servidor no corresponda ao atual ou real titular do cargo:
'

fil {li
.ijj

,ii
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ri;

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Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)


Presidente da Companhia de Flores Tropicais

RuaVioleta, 213 23500 - Rio deJaneiro

RJ

Dr' Andr

Silra (titular anterior)

Presidente da Companhia de Flores Tropicais

RuaVioleta,2l3
23500

Rio deJaneiro

RJ

Envelope dirigido aos titulares dos caqgos, mesmo quando, em segundo plano, conste um nome que no seia o do real ou atual ocupante do cargo:
Presidente da Companhia de Flores Tropicais

Dr. Hugo Figueiredo (titular atual) RuaVioleta,2l3


23500

Rio deJaneiro

RJ