Arquivologia

Arquivologia – Conceitos Iniciais

ARQUIVO
Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para
efeitos futuros.

Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos,

em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que
poderão oferecer no futuro.

Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos

conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que,
para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido
de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho
de arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será
entregue.

Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos.

O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR

• Móvel destinado à guarda de documentos.
• Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos.
• Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar,
guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e
técnicas arquivísticas.
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RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

1. Reconstituição e preservação da memória;

2. Apoio administrativo;

3. Fonte de informação;

4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica.

Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de documentos

que se acumulam naturalmente ao longo do tempo.

As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção,

utilização e destinação dos documentos.

FINALIDADE DO ARQUIVO

1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas
que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de

acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais
aspectos que possam danificar os mesmos;

3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos

diversos setores da instituição de maneira eficiente.

Requisitos para garantir a Finalidade

• Pessoal qualificado e em número suficiente;
• Instalações em local apropriado;
• Materiais adequados;
• Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística
moderna;
• Normas de funcionamento;
• Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
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constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.

Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações
contidas no acervo documental sob sua guarda”.

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar, possuem objetivos

distintos.

Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se

arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela

instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos
através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são
produzidos ou recebidos pela própria instituição. Segunda Heloísa Bellotto, a forma
usual dos documentos é a impressa e múltipla.

A classificação dos documentos/exemplares de uma biblioteca é padronizada,

enquanto que no arquivo pode variar conforme a instituição.

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar,

estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor
cultural.

Segundo Heloísa Bellotto, as características dos documentos de um museu é serem

tridimensionais, ou seja, objetos.
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Arquivo Museu Biblioteca

Documentos Únicos Coleções

Valor Valor Cultural/Histórico Valor Cultural

Administrativo/Funcion
al

Documentos Compra/permuta/doação Compra/permuta/do

produzidos/recebidos ação

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Gênero

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é a reunião de espécies

documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o
suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes,
mediação técnica para acesso como documentos audiovisuais, documentos
bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos
filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos
textuais.

Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é um gênero

documental integrado por documentos que contêm representações gráficas da
superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas
perfis e fotografias aéreas.

Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou

não, contendo imagens estáticas. Ex: Fotografias.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é um gênero

documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, imagens
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impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e fotografias gravuras.

Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas

de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões
variáveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnéticas.

Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados

em computador. Necessitam de computador para serem acessados. Ex: documentos
eletrônicos: word, excel.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Documento

eletrônico é um gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico
ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados,
disquetes e documentos digitais.

Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução

de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex: Microficha, microfilme em
rolo.

Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex:

Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições, atas, relatórios,
regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabela, questionários, correspondência e
outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos.

Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros

fonográficos. Ex: Discos e fitas audiomagnéticas.