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UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE ARTES E COMUNICAÇÃO


DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA

TÉCNICA DE ARQUIVO

TEXTO DIDÁTICO

ANNA ELIZABETH GALVÃO C. CORREIA


MARIA CRISTINA GUIMARÃES OLIVEIRA

RECIFE
1997
TÉCNICA DE ARQUIVO

APRESENTAÇÃO

Este texto didático colocado à disposição dos interessados, tem como finalidade
servir de suporte e orientação à disciplina Técnica de Arquivo.
A terminologia mais utilizada para o assunto distingue e estabelece diferenças entre
arquivologia (para a ciência dos arquivos) e arquivística (para a técnica). Neste sentido, por
tratar de conhecimentos práticos relativos à organização de arquivos, o texto promove e
orienta a aplicação da arquivística no controle, administração e recuperação dos diversos
tipos de documentos.
SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

1 CONCEITO DE ARQUIVO
1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS
1.2 CLASSIFICAÇÃO
1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações)
1.2.2 Estágios de sua evolução
1.2.3 Extensão de sua atuação
1.2.4 Natureza dos documentos
1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO


2.1 QUANTO AO GÊNERO
2.2 QUANTO À ESPÉCIE
2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

3 ARQUIVOS CORRENTES
3.1 PROTOCOLO
3.1.1 Registro e movimentação
3.2 EXPEDIÇÃO
3.3 ARQUIVAMENTO
3.3.1 Métodos básicos de arquivamento
3.3.1.1 Método alfabético
3.3.1.2 Método geográfico
3.3.2 Método numérico
3.3.2.1 Método simples
3.3.2.2 Método numérico cronológico
3.3.2.3 Método digito-terminal
3.3.3 Métodos por assunto
3.3.3.1 Método alfabético
3.3.3.2 Ordem dicionária
3.3.3.3 Ordem enciclopédica
3.3.4 Método numérico de assunto
3.3.4.1 Método duplex
3.3.4.2 Método decimal
3.3.5 Métodos padronizados
3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA
4 PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE
4.1 PROJETO
4.2 EXEMPLOS
4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria
4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
5.1 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO
5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS
5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

6 CONCLUSÃO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXOS
1 CONCEITO DE ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública
ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro
de uma estrutura).
Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.1
Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:

a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera
arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.
c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado
do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

* Conjunto de documentos.
* Móvel para guarda de documentos.
* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.
* Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.
* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes
sistemas automatizados.

Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentação resultante dos


departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. O arquivo é a memória viva,
sendo fonte de pesquisa e informação para administrar melhor. Os arquivos são básicos para o
funcionamento de um governo, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto para
conduta das transações rotineiras, diárias, como para a formulação de programas de largo alcance -
diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos.
Como memória, os arquivos contêm informação sobre todos os aspectos das atividades
governamentais, que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos são
acumulados e preservados.

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS:


1a Finalidade = Servir à administração.
2a Finalidade = Servir à história.

Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural). Observa-
se então a grande diferença entre os arquivos e outras áreas da Documentação. 2 Sendo
primordialmente administrativo, serve primeiro à administração que o criou, depois é que serve à
história - após o esgotamento da atividade administrativa.
O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dos
documentos.
1.2 CLASSIFICAÇÃO

Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos :

- As entidades mantenedoras.
- Os estágios de sua evolução.
- A extensão de sua atuação.
- A natureza dos documentos.

1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações).

Federal
Públicas Estadual
Municipal

Sindicatos
Colégios
Institucionais Igrejas
ONGs
Sociedades, Associações, Conselhos

Empresas
Indústrias
Comerciais Companhias
Pequenas e médias empresas
Escritórios

Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares.

.1.2.2 Estágios de sua evolução.

Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções - é indispensável que os


documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A
metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a
cada estágio pelo qual passam os arquivos.
Esses estágios são fases já definidas por M. L. Paes1 como as três idades dos arquivos:
corrente, intermediária e permanente.

* Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou consultados


freqüentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu.
* Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser
frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu
ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.
* Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de
natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem.
São os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneira diferente de
conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

1.2.3 Extensão de sua atuação.


Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais.
Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo
funções de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando,
portanto, após um período as atividades do arquivo corrente. Por exemplo: os documentos
produzidos pelas penitenciárias estaduais - que são componentes da SSP-PE - geram arquivos
setoriais. Após um determinado período e análise, essa documentação passará para o arquivo
intermediário - já sob guarda do Arquivo Público. O Arquivo Público Estadual de Pernambuco é o
arquivo central do Estado, com legislação específica para administrar e guardar a documentação
produzida pelo Estado de Pernambuco.

1.2.4 Natureza dos documentos.

Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e


arquivo especializado.

* Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas,
slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas quanto ao
armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.
* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num campo
específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos médicos, arquivos
hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.

1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Estudos desenvolvidos pela Associação dos Arquivistas Brasileiros e pela Associação


Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possibilitaram a ampliação da terminologia arquivística
existente. Os termos, cuja conceituação foi apreciada pelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver
sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86.

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

2.1 QUANTO AO GÊNERO:

- Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos.


- Audiovisuais: filmes, disquetes, vídeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitas magnéticas.
- Cartográficos: mapas, atlas, plantas.
- Iconográficos: gravuras, desenhos, etc.
2.2 QUANTO À ESPÉCIE:

Mensagem - correspondência trocada entre os três poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).


Ofício - correspondência de caráter oficial, equivalente à carta trocada entre autoridades no exercício
da função.
Circular - ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vários
destinatários.
Relatório - documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos
relativos a certos serviços especiais.
Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos à autoridade
competente.
Despachos - manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de sua competência, submetidos
à sua apreciação em autos ou papéis administrativos.
Exposição de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de órgãos diretamente
subordinados ao Presidente da República, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos,
visando à solução de problemas.
Aviso - correspondências entre ministros de Estado ou de governadores de Estados.
Notas - correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as representações
diplomáticas.
Carta - forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc, se dirigem aos particulares
em geral.
Memorando - forma de correspondência interna de um órgão.
Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos.
Certidão - documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se verificou
de acordo com o que se encontrava já registrado em algum documento ou registro.
Ata - exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.
Regimento - conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de
cada repartição.
Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.
Ordem de serviço - documento autorizado à execução de algum serviço.
Lei - norma jurídica escrita, emanada do poder competente,. com caráter de obrigatoriedade - cria,
extingue ou modifica direito.
Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstâncias e o objeto,
pelo Judiciário, pelo Executivo ou pelo Legislativo.
Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder
Público, determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de
uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a
subordinados que incidem em falta.
Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, de governo é expedido
pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mãos o Poder Legislativo, então
suspenso.
2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO:

- Ostensivos ou ordinários: a classificação é dada aos assuntos aos quais a divulgação não prejudica
a administração.
- Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento
restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação.
- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus
de sigilo:

* Ultra-secreto: excepcional segurança, planos, projetos de guerra ou científicos, negociações


militares e políticas.
* Secreto: planos de operações militares, planos de operações econômicas.
* Confidencial: o conhecimento por pessoas não autorizadas pode comprometer a sociedade.
* Reservado: assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Para conhecimento da Legislação Arquivística e das instituições arquivísticas nacionais e


internacionais, além da regulamentação da profissão de arquivista, consulte:

CASTRO, A. de Moraes e; CASTRO, A. de Moraes e; GASPARIAN, D. M. C..


Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p. 39-45.

3 ARQUIVOS CORRENTES

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilização constante,


para a tomada de decisões das administrações.
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos
correntes. Razão porque, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar,
informa Paes.1
Face às relações entre essas áreas de trabalho distribui-se em quatro setores as atividades dos
Arquivos Correntes:

- Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação).


- Expedição.
- Arquivamento (o processo de arquivar).
- Empréstimo e consulta.
3.1 PROTOCOLO

As rotinas que se referem ao setor podem ser assim discriminadas:

Recebimento e classificação

PASSOS ROTINAS
1 Receber a correspondência.
2 Separar a correspondência oficial da particular.
3 Distribuir a correspondência particular.
4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
5 Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários.
6 Abrir a correspondência ostensiva.
7 Interpretar e classificar com base no código de assunto adotado.
8 Colocar o carimbo do protocolo - o número e a data (canto superior direito do
documento). Figura 1.
9 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.
10 Encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação.

FIGURA 1
CARIMBO DE PROTOCOLO

DATA NÚMERO

DESTINO CÓDIGO

3.1.1 Registro e movimentação

Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos.

PASSOS ROTINAS
1 Preparar a ficha de protocolo (em duas vias).
2 Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu destino.
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha de procedência e
assunto (quando for o caso).
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.
5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas
respectivas fichas numéricas o novo destino.
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.
FIGURA 2
FICHA DE PROTOCOLO

No do Protocolo Código
Assunto
Data Espécie
Entrada
Data No de
PROCEDÊNCIA Documento Origem
ASSUNTO

DISTRIBUIÇÃO DATA RECEBIDO DATA

FIGURA 3
FICHA DE PROCEDÊNCIA

PROCEDÊNCIA:
DOCUMENTO
ESP E No DATA ASSUNTO No PROTOCOLO

FIGURA 4
FICHA DE ASSUNTO

CÓDIGO
DOCUMENTO
ESP E No DATA PROCEDÊNCIA No PROTOCOLO

FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prática.


3.2 EXPEDIÇÃO

ROTINA DE EXPEDIÇÃO

PASSOS ROTINAS
1 Receber a correspondência (original, envelope e cópias em cores e quantidades a
determinar).
2 Verificar se não faltam folhas em anexo.
3 Numerar e completar a data no original e nas cópias.
4 Separar o original das cópias.
5 Expedir o original, com os anexos se for o caso.
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem,
ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito.
Fonte: PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática.

3.3 ARQUIVAMENTO

A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aos enfoques sobre a
classificação dos arquivos.
Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos -
entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.
As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devem ser tais que
cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si e diferentes daqueles incluídos nas demais
classes. O que evitará ambigüidades no momento da classificação e da procura - ou da
reclassificação. Assim, as classes subdividem-se em subclasses, contendo certo número de grupos
homogêneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se das outras subclasses.

M - classe
Ma - subclasse
Mv - subclasse.

De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formando para cada
subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assim sucessivamente. E, claro, essa
subdivisão não se levará mais além do estritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar
todos os casos apresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custos do
arquivamento.
Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas as tarefas
complexas, emergentes, é necessariamente uma classificação muito onerosa. Para ordenar os
elementos em uma classificação dada, são possíveis duas ordens de classificação:

a) Ordem Alfabética - ordem de sucessão das letras (o alfabeto de determinada língua).


b) Ordem Numérica - ordem de sucessão dos números ou decimais.

As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordem numérica e suas
derivações. As classificações também chamadas métodos de arquivamento se dividem em básicas e
padronizadas.
Alfabético
Geográfico
Básicos Numéricos Simples
Cronológico
Dígito-Terminal
Assunto Alfabético Dicionário
Enciclopédico
Numérico Duplex
Decimal

Padronizados Variadex
Automático
Soundex
Rôneo
Mnemônico

Tais métodos integram dois grandes sistemas: direto e indireto.


O sistema direto é aquele cuja busca do documento é realizada diretamente no arquivo.
O sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso consultar um
índice.
O método alfanumérico não pertence à classe de métodos básicos e padronizados, consiste
numa combinação de letras e números, é considerado um sistema semi-indireto.
Quando se planeja a organização de um arquivo, os elementos constantes são:

* Nome
* Local
* Data
* Assunto.

Em cada caso, podemos organizar os arquivos em:

* Ordem alfabética
* Ordem geográfica
* Ordem cronológica
* Ordem de assunto.
3.3.1 Métodos básicos de arquivamento

3.3.1.1 Método alfabético

É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser considerado seja o nome.
É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas,
ou pastas, são realizadas em rigorosa ordem alfabética. As notações nas guias das pastas podem ser
abertas ou fechadas.

características: busca direta


elemento considerado: NOME

nome: Milton da Cunha


sobrenome: Cunha
prenome: Milton da
notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac...
notação composta/fechada: Aa-Ab...
Am-Az...

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Pedro Paulo Macedo Macedo, Pedro Paulo


Paulino Andrade Andrade, Paulino
Jarbas Vasconcelos Vasconcelos, Jarbas
* arranjo em ordem alfabética

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Antunes, Aníbal.


Aníbal Antunes Antunes, João.
Paulo Antunes Antunes, Paulo.
Waldemar Antunes Antunes, Waldemar
* arranjo em ordem alfabética

3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen, não se separam.

Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor


Humberto Castelo-Branco Castelo-Branco, Humberto
Luciano Porto-Seguro Porto-Seguro, Luciano
* arranjo em ordem alfabética
4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomes compostos por um
adjetivo e um substantivo.

Paulo Santa Cruz Santa Cruz, Paulo


Maria Santa Rita Santa Rita, Maria
Luís São Paulo São Paulo, Luís
* arranjo em ordem alfabética

5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais.

J. Pereira Pereira, J.
João Pereira Pereira, João
José Pereira Pereira, Jonas
Jonas Pereira Pereira José.
* arranjo em ordem alfabética

6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.

Paula d’Alencar Alencar, Paula d’


Luíza da Câmara Câmara, Luíza da
José de Oliveira Oliveira, José de.
Mário do Couto Couto, Mário do
* arranjo em ordem alfabética

7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são considerados na ordenação
alfabética.

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de


Oscar de Oliveira Júnior Oliveira Júnior, Oscar de.
Sebastião de Pádua Sobrinho Pádua Sobrinho, Sebastião de.
Antônio de Brito Neto Brito Neto, Antônio de
* arranjo em ordem alfabética

8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.

Ministro João Cabral Cabral, João (Ministro).


Professor Paulo Ramalho Ramalho, Paulo (Professor).
General Oscar Teixeira Teixeira, Oscar (General).
Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.).
* arranjo em ordem alfabética
9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.

Winston Churchill Churchill, Winston


Charles de Gaulle Gaulle, Charles de
John Kennedy Kennedy, John
Paul Schmidt Schmidt, Paul
* arranjo em ordem alfabética

10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte
integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.

John Mac Adam Mac Adam, John.


Paul MacCarthey MacCarthey, Paul.
Gordon O’Brien O’Brien, Gordon
Giulio di Capri Capri, Giulio di.
* arranjo em ordem alfabética

11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
de família do pai.

José Oviedo y Bãnos Oviedo y Bãnos, José de


Francisco Pina de Mello Pina de Mello, Francisco
Angel del Arco y Molinero Arco y Molinero, Angel del.
Antônio de los Rios Rios,. Antônio de los
* arranjo em ordem alfabética

12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se apresentam.

Al Ben-Hur Al Ben-Hur
Li Yutang Li Yutang
Anuar el Sadat Anuar el Sadat
* arranjo em ordem alfabética

13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como
se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos, preposições que compõem os
nomes.

Banco Real S.A. Banco do Brasil


A Insinuante Banco Real S.A.
Fundação Joaquim Nabuco Bank of Boston (The)
EMBRATEL Colegial (A)
Banco do Brasil EMBRATEL
The Library of Congress Fundação Joaquim Nabuco
A Colegial Insinuante (A)
The Bank of Boston Library of Congress (The)
Pesca do Vale e Cia. Pesca do Vale e Cia
* arranjo em ordem alfabética

14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos
pelo nome do país.
The Washington Post Estados Unidos. Washington Post (The)
The Financial Times Estados Unidos. Financial Times (The)
The Library of Congress Estados Unidos. Library of Congress (The)
* arranjo em ordem alfabética

15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os números arábicos,
romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses.

II Conferência de Saúde Conferência de Saúde (II)


Quarto Encontro de Ecoturismo Encontro de Ecoturismo (Quarto)
3o Congresso de Direito Congresso de Direito (3 o)
II Feira de Pequenos Empreendedores Feira de Pequenos Empreendedores (II)
* arranjo em ordem alfabética

EXERCÍCIO

1. Digite, ordenando alfabeticamente, todos os exemplos já colocados. Observe as regras de


alfabetização.

2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir:

5 o Seminário de Tropicologia - Fundação José Augusto


VIII Congresso Brasileiro de Mastologia
Margareth di Biase
Sir Laurence Olivier
Dr. José Augusto Oliveira
Marie Dupont
Janice Monte-Mor
José Peregrino da Silva Sobrinho
Joan Mac Donald
Antonio de los Rios
3.3.1.2 Método geográfico

O método geográfico é do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas
por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva
localização. O elemento considerado é o local. As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE


São Paulo São José dos Campos Silva, Paulo
São Paulo Lorena Vitório, João (Dr.)
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares, José (General)
Rio de Janeiro Campos Acioly, Paulo (Dr.)
Pernambuco Recife Dantas, Maria
Pernambuco Caruaru Lima, Alfredo
* Observe a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética das cidades. Devem ser usadas
guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda que as capitais
vêm na frente das cidades.
FIGURA 5

São Paulo

Rio de Janeiro

Pernambuco
b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.

Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabética das
cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem destaque.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE


São Paulo São Paulo Correa, Carlos
Santos São Paulo Nava, Pedro
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Silva, José (Dr.)
Rio de Janeiro Campos Gondim, Pedro
Recife Pernambuco Correa, Isac
Lorena São Paulo Ivo, Pedro (Juiz)
Itambé Paraíba Rabelo, Paulo
Brasília Minas Gerais Bonfim, Tiago
Brasília Distrito Federal Souza, Renato

* Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados,
e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.

FIGURA 6

Lorena - São Paulo

Limeira - São Paulo

Itambé - Paraíba

Brasília - Minas Gerais

Brasília - Distrito Federal


c) Outros países

Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital e do
correspondente.

PAÍS CAPITAL CORRESPONDENTE


Rússia Moscou Gagarin, Yuri
Portugal Porto Guimarães, Pedro
Portugal Coimbra Rocha, João
Portugal Lisboa Dias, Fernando
Inglaterra Liverpool Star, Ringo
Inglaterra Londres Smith, Paul
França Rennes Bardin, Pierre
França Lorena Bardot, Brigite
França Paris Vadin, Roger

FIGURA 7

Inglaterra - Leverpool

Inglaterra - Londres

França - Rennes

França - Lorena

França - Paris
EXERCÍCIO

1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritório de Engenharia X:

Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco.


Poços artesianos de Caruaru - Pernambuco.
Rios de Caruaru.
Rodovias de Garanhuns.
Planta baixa de Salvador - Bahia.
Porto do Recife - Pernambuco.
Porto de Suape - Pernambuco.
Rodovias norte - ligação da cidade de Irecê - BA.
Poços artesianos - Boa Viagem - Recife - PE.
Poços Artesianos - Olinda - Recife - PE.

3.3.2 Métodos númericos

Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.

Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta,
existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o
qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.
Os métodos numéricos são:

a) Simples
b) Cronológico
c) Digito-terminal.

3.3.2.1 Simples

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente -


onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.
Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice alfabético-
remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.
Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizado para reunir
documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria a abertura de pastas individuais.
O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos especiais
(discos, fitas, vídeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, prontuários médicos e
hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc).
E 10 Oswaldo Paes Villa Verde - Lúcia - E 3

São Paulo, Carlos - E 2


E 3 Lúcia Villa-Verde
Rodrigues, Walter - 2
E 2 Carlos São Pedro
Ribeiro, Luis Carlos
FIGURA 8 -3
E 1 Pedro Nava Filho GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES
Peixoto, Oswaldo - 5
Correspondentes
Eventuais Paes, Oswaldo - E 10

6 Fundação Getúlio Vargas Fundação Getúlio Vargas - 6

5 Oswaldo Peixoto Nava Filho, Pedro - E 1


4 Banco do Brasil
Castro, Paulo de - 1
3 Luis Carlos Ribeiro
Banco do Brasil - 4
2 Walter Rodrigues

1 Paulo de Castro

Correspondentes
Efetivos

Índice alfabético (fichas)

Registro em pasta

FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática

3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em
quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.
O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data,
estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.
A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o
acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o
uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro,
constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem o
maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indireto exige duplicidade de
pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo, automatizado ou não.

3.3.2.3 Método Digito-terminal

Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamento de grande


volume de documentos; contando com o recurso da automação, além de equipamentos de grande
porte para armazenamento de alto número de documentos - esse método é ideal para instituições que
precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa Econômica/BNH, INSS, hospitais,
bancos, etc.
De acordo com Paes, os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura apresenta
uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos
cada um, são lidos da direita para a esquerda formando pares.
Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura é
feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo 53 = secundário; e o grupo 94
= terciário.
O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espaço
destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida documentos terminados em 53
(valor secundário); e finalmente documentos com valor terciário, armazenados com finais de números
94.
Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos,
considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansão equilibrada do
arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos, obrigatoriamente,
devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura.

3.3.3 Métodos por assunto

Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser
arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais
importante do que o nome ou o endereço do indivíduo ou da entidade.
Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento, determina-se o
assunto pelo qual se há de arquivar”.3
A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução, depende da
correta interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades
institucionais. É o método mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e
variedade de assuntos.
No arquivamento por assunto, podem ser adotados:

- Método alfabético
- Método numérico
Verbas

Transferências

Promoções

Máquinas
3.3.3.1 Método alfabético
Fichas Pessoais
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena,
deve-se adotar um método alfabético Férias
que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem
enciclopédica.
Dotações
3.3.3.2 Ordem dicionária
Diárias
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se à seqüência das letras.
Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionária, do Departamento de Pessoal
Demisões
de uma instituição pública.
Créditos
FIGURA 9
ORDEM DICIONÁRIA
Ajuda de custo

Admissão

Departamento
de Pessoal
EXERCÍCIO

1. Organize os assuntos em ordem dicionária:

Treinamento de pessoal
Aperfeiçoamento de pessoal
Assistência técnica
Material permanente
Aquisição de material de consumo
Previdência e assistência social
Recrutamento de pessoal (seleção)
Quadros e tabelas de pessoal
Relações públicas
Publicidade
Exposições
Relatórios
Correspondência particular do diretor
Estatutos
Assembléia Geral
Conselho Diretor
Outros assuntos
Férias
Pagamento
Salário-família
Assistência psicológica
Conservação e recuperação
Inventários
Operações bancárias
Patrimônio
Comunicações
Impressão

Exposição

Distribuição

Publicações
3.3.3.3 Ordem enciclopédica
Aplicada ao trabalho
Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética.
Exemplo: gaveta de um arquivoAplicada
do Departamento
à educaçãode Educação da Universidade YZ.

FIGURA
Psicologia10
ORDEM ENCICLOPÉDICA
Economia

Ciência Política

Administração

Pesquisas

Mestrado

Formação

Especialização

Doutorado

Cursos

Departamento de

EXERCÍCIO
1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adotando como classes principais:
Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Patrimônio.

Prédios e salas
Regulamentos
Organogramas
Admissão
Aluguel de salas
Receita
Correios
Condomínio
Telex
Gratificação de funções
Aquisição de material
Limpeza e conservação de prédios
Salários
Baixas de material
Mudanças
Concorrências
Licitações
Casa de empregados
Recrutamento de pessoal
Terrenos
Despesa
Dispensa de pessoal
Telégrafos
Férias
Gratificação por tempo de serviço
Rádio
Previdência social
Licenças
Satélite

3.3.4 Método numérico de assunto

O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações, pois basta
marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento deverá
ser arquivado.
Usando-se métodos numéricos é indispensável:

1) Um índice alfabético.
2) Um código de classificação.

A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s):

* Organização
* Documentação
* Necessidade do usuário.
Utiliza-se neste sistema os métodos:

- método duplex
- método decimal

3.3.4.1 Método duplex

Aqui a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para a


espécie e desta para a minúcia (detalhes do gênero). Este método não possui a dificuldade
apresentada pelo método decimal, onde se tem que prever antecipadamente todas as classes.
Se, por um lado, o método permite a abertura ilimitada de classes, por outro lado exige que o
arquivista tenha cuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos, já
incluídos em subclasses.
No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união.
Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas e
indústrias, em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina. Seu arquivo inicialmente
tinha as seguintes classes principais:

01 CONTABILIDADE 07 METAIS
02 EMPREGADOS 08 FERRAGENS
03 MÓVEIS 09 TINTAS
04 IMÓVEIS 10 ÓLEOS, LUBRIFICANTES
05 SEGUROS 11 FERRAMENTAS
06 TRANSPORTES 12.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO

Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material elétrico. O arquivista terá que
abrir outra classe em seu código que refletirá mais esta novidade:

13 MATERIAL ELÉTRICO
14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO.
Conforme a ilustração, a estrutura do Método duplex, estabelece a relação entre as partes
através de um traço-de-união.

1. CONTABILIDADE
1-1 CONTAS A RECEBER
1-1-1 CONTAS DO GOVERNO
1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA
1-2 CONTAS A PAGAR
1-2-1 BANCOS
1-2-1-1 ULTRAMARINO
1-2-1-2 FRANCÊS
1-2-1-3 ALEMÃO
1-2-1-4 DO BRASIL
..........
..........
10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES
10-1 ÓLEOS
10-1-1 ISOLANTES
10-1-2 LUBRIFICANTES
..........
..........
13. MATERIAL ELÉTRICO
13-1 FIOS
13-1-1 FITAS ISOLANTES
13-1-2 OUTROS CONDUTORES

3.3.4.2 Método decimal

Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecário norte-
americano).
Castro adianta que “...a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos, denominada
código de assuntos e de um índice que permite sua rápida localização. Tal classificação distirbui os
assuntos em nove classes. A décima classe é reservada para os assuntos de caráter muito genérico,
que não devem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes, já estabelecidas.
Cada classe, por sua vez, está subdividida em subclasses e uma décima para generalidades e
assim sucessivamente, recebendo as denominações: divisões, grupos , subgrupos, etc.
A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos, que estão separados
dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes. Portanto, a parte inteira do número
é sempre composta de três algarismos. A parte decimal pode não existir, como pode ter um, dois, três
ou mais algarismos.”3
O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. A tábua, tabela ou
esquema, com a classificação adotada tem o nome de classificador ou código, e não dispensa um
índice alfabético. Não existe uma classificação universal para arquivos - cada instituição tem a sua
classificação particular.
Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo
da classificação decimal.
Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação de Dewey -
nunca a classificação propriamente dita. É difícil para um arquivista iniciante determinar quais as
classes principais, que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou
recebidos pelo órgão - se as classes não forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam
do mesmo assunto arquivados em locais diferentes.

TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY:


CLASSES
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religião
3 - Ciências Sociais
4 - Filologia
5 - Ciências Puras
6 - Ciências Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
.....
SUBDIVISÃO DA CLASSE 6
600 - Ciências Aplicadas
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Ciências e Artes Domésticas
650 - Serviços Gerenciais
660 - Indústrias Químicas
670 - Manufaturas - miscelânea
690 - Construção
.....
SUBDIVISÃO DA CLASSE 610
610 - Medicina
611 - Anatomia
612 - Fisiologia Humana
616 - Clínica Médica
616-1 - Cardiologia
616-2 - Sistema respiratório

À medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde colocá-lo, partindo-se sempre
do geral para o particular.

EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO


000 - Administração geral
100 - Pesquisas
110 - Psicologia
111 - Aplicada ao trabalho
112 - Aplicada à educação
.....
200 - Cursos
210 - Formação
220 - Especialização
230 - Pós-Graduação
231 - Mestrado
232 - Doutorado
.....
500 - Documentação e Informação
510 - Sistema de bibliotecas
520 - Sistema de arquivos
530 - Automação e processamento de dados
531 - Sistemas
532 - Redes

ÍNDICE ALFABÉTICO

Tanto no método duplex, como no decimal, uma vez concluído o plano de classificação,
deve-se elaborar o índice alfabético - que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação da
informação.
FIGURA 11
ÍNDICE ALFABÉTICO
MÉTODO
ASSUNTO DUPLEX DECIMAL
Administração Geral 0 000
Arquivos (Sistemas) 5-2 520
Assistência Técnica 4 400
Biblioteca (Sistemas) 5-1 510
......
Cursos 2 200
Especialização 2-2 220
Mestrado 2-3-1 231
Doutorado 2-3-2 232

Processamento de dados 5-3 530


Psicologia (Pesquisas) 1-1 110
Aplicada à Educação 1-1-2 112

Sistema
de arquivos 5-2 520
de bibliotecas 5-1 510
Codifique os assuntos a seguir pelos métodos duplex e decimal a partir da classe 3.

Duplex Decimal
PUBLICAÇÕES
Permuta de publicações
Exposição e feira de livros
Postos de vendas. Representantes
no país
no estrangeiro
Direitos autorais
ENSINO
Cursos
Recrutamento
Alunos
Matrículas
Trancamento
Taxas. Anuidades. Mensalidades.
Bolsas de Estudo
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
Intercâmbio cultural
Acordos. Convênios.
SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS
Congressos
Aulas inaugurais. Discursos.
Visitas, visitantes.

3.3.5 Métodos padronizados

Os métodos padronizados não serão aqui detalhados. São métodos com finalidades
comerciais, padronizados, que foram criados para atendimento às organizações e fogem ao objetivo
da disciplina. Comentários e observações sobre o assunto poderão ser encontrados na bibliografia.
Entre estes métodos padronizados, alguns já estão fora de uso, considerando-se que a automação
possibilitou a criação de arquivos específicos - para atendimento às necessidades da clientela.

3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA

Esta é uma das mais importantes atividades dos arquivos, uma vez que corresponde à própria
essência de sua formação: servir à administração e à história.
Todas as operações efetuadas no curso do trabalho arquivístico devem considerar a
utilização racional das informações.
Visando a segurança dos arquivos, em sua maioria os documentos não devem ser cedidos.
Poderão ser cedidos para empréstimos: aos próprios setores que produziram, ou receberam, desde
que autoridades, na mesma linha hierárquica encarregadas façam a solicitação.
Recomenda-se ainda que, salvo os casos excepcionais, os documentos não sejam retirados
das pastas para empréstimo. Considerando-se as implicações éticas e os riscos que acompanham os
empréstimos de documentos - é indispensável que se exerça o seu controle, no sentido de garantir a
integridade do acervo, como informar com segurança onde se encontra a documentação.

PASSOS ROTINAS
1 Atender às requisições oriundas dos vários órgãos.
2 Preencher em duas vias o formulário recibo de Dossiê.
3 Colocar a 2a via no lugar da pasta retirada para empréstimo.
4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes (em
ordem cronológica para poder ser feito controle de prazos).
5 Preencher e encaminhar o formulário cobrança de Dossiê (quando a pasta não
tiver sido restituída no prazo).
6 Recebida a pasta, eliminar a 2a via do recibo.
7 Apor o carimbo restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvê-la.
Fonte: Paes, M. L. Arquivo: teoria e prática.

4. PLANEJAMENTO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE

Antes de planejar um sistema de arquivo corrente, é preciso conhecer profundamente a


instituição para a qual os arquivos irão servir. Depois do conhecimento da realidade é que o projeto
poderá ser elaborado.
Elementos que deverão ser levados em consideração para elaborar o projeto:

* a estrutura e organização da instituição (seus objetivos, suas atividades e para qual usuário se
destinará o arquivo).
* as normas da instituição/empresa.
* a característica dos documentos, a freqüência de uso, estado de conservação, número/quantidade
dos documentos.
* o pessoal disponível para desenvolver as atividades do arquivo.
* material, equipamentos, área disponível para o funcionamento do arquivo.
* previsão de desenvolvimento futuro.
* grau de economia quanto a: eliminação de documentos, pessoal, espaço e tempo.
4.1 PROJETO

O projeto deverá conter em sua primeira parte uma análise crítica da situação em que se
encontra a documentação que será trabalhada. Assim como os procedimentos até então adotados de
recebimento, registro, controle de tramitação, expedição de correspondência, bem como o
arquivamento propriamente dito e o empréstimo.
Deverá ainda detalhar a situação, discorrer sobre procedimentos inadequados, ou
características encontradas na instituição que não favorecem a administração do arquivo (se for o
caso).
Na segunda parte, o projeto deverá fazer recomendações técnicas, o porquê da adoção de
determinado método de arquivamento e controle de documentos.
Determinará a extensão da área, equipamento e material compatíveis ao arquivamento em
questão.
O arquivista deverá incluir no projeto, cronograma de atividades, recursos necessários e
programa de treinamento.

4.2 EXEMPLOS:

4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria

A empresa Mercatto presta serviços de consultoria em quatro grandes áreas: planejamento,


organização, informática e treinamento.
No Serviço de Documentação existem diversos materiais e pela peculiaridade da empresa,
com valores hierárquicos diferentes.
A memória como é denominado o arquivo técnico - é a documentação mais importante,
observe a ordem:

1o) Memória: o armazenamento de todos os trabalhos produzidos pela consultoria para os clientes
(produção intelectual sobre determinado assunto).
2o) Biblioteca: Interna, com acervo específico por área de atuação, além de relatórios, estudos,
manuais, projetos, etc.
3o) Documentação recebida: relatórios, teses, programas, modelos remetidos pela clientela. Esta
documentação subsidia, na área documental, os trabalhos da consultoria para a própria
clientela.
Como exemplo, parte da memória referente a treinamento.
O ciclo da “memória” é iniciado a partir da entrada do contrato, celebrado entre a empresa e
o cliente. Nesse momento o cliente recebe um número - que é um código. A partir daí as letras
acrescentadas ao número, funcionam como uma subdivisão do código inicial. O código é o referencial
para a localização fixa - o arquivo é arranjado seqüencialmente, pela ordem cronológica dos números
(códigos). O código identifica o cliente. Observe no exemplo: tudo que se relaciona com o cliente, em
questão, recebe o código 14.
CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/
ARQUIVO
14 Prefeitura da Cidade do Recife 14
14A Proposta
14A Proposta de contrato 14A
Doc.1
14A Adendo ao contrato 14A
Doc. 2
........
14C Treinamento
14C Texto básico: Por que treinar. 14C
Doc. 1
14C Texto básico: O poder das organizações. 14C
Doc. 2
14C Caderno de informações básicas. 14C
Doc. 3
14C Texto básico: A informática na organização. 14C
Doc. 4
........
14F Seminários 14F

CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/


ARQUIVO
23 Secretaria Estadual de Planejamento 23
23A Proposta
23A Proposta de contrato 23A
Doc.1
23A Adendo ao contrato 23A
Doc.2
........
23C Treinamento
23C Texto básico: Planejamento estratégico de ações 23C
Doc.1 governamentais.
23C Organograma da Secretaria de Planejamento 23C
Doc. 3 Mapoteca
23C Caderno de textos básicos com exercícios. 23C
Doc.4
23G Sistema de automação 23G
Exemplo de outro cliente.
FIGURA 12
ÍNDICE DE ASSUNTO

Por que treinar 14C

Poder das organizações 14C

Planejamento estratégico das ações... 23C

Informática nas organizações 14C

Importância do planej.na Adm.Púb. 23C

Cadernos de textos básicos 23C

Cadernos de informações básicas 14C

TRENAMENTOS
TEXTOS BÁSICOS

ÍNDICEEstadual
23 - Secretaria DE ASSUNTO
de Planejamento

FIGURA 13
14 - Prefeitura
ÍNDICE da DECidade do Recife
CÓDIGOS

CLIENTES

ÍNDICE DE CÓDIGOS

4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa


Por se tratar de uma pequena empresa, admite-se que as funções administrativas,
contábeis e de pessoal estão todas localizadas no Departamento Administrativo. Adota-se o
método duplex, cujas novas classes vão sendo abertas à medida da necessidade. Observando-se,
antecipadamente, ao atribuir uma nova classe, se já não existe o assunto tratado no arquivo.

FIGURA 14
DISTRIBUIÇÃO DOS ASSUNTOS
6 DIVERSOS

5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA

4 MATERIAL

3 RECURSOS HUMANOS

2 INFORMÁTICA

1 ORGANIZAÇÃO

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE

ÍNDICE
Relação dos assuntos para arquivamento:

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE
0-1 Orçamento
0-1-1 Contas a receber
0-1-2 contas a pagar
0-1-3 Empréstimos
0-1-4 Impostos

1 ORGANIZAÇÃO
1-1 Regimento interno
1-2 Regimento - Bancos - Instruções
1-3 Organograma
1-4 Plano Diretor

2 INFORMÁTICA
2-1 Automação - Equipamentos
2-2 Prestação de serviços
2-3 Contratos
2-4 Programa de treinamento

3 RECURSOS HUMANOS
3-1 Relação de funcionários
3-2 Seleção (currículos)
3-3 Admissão
3-4 Gratificações (distribuição de chefias)
3-5 Férias

4 MATERIAL
4-1 Relação de material de consumo (controle de estoque)
4-2 Fornecedores
4-3 Compras

5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
5-1 Contratos
5-2 Fornecedores
5-3 Técnicos

6 DIVERSOS
6-1 Aluguel
6-2 Terrenos
6-3 Diretoria
6-4 Contrato
3 - 5 Férias

3 - 4 Gratificações

3 - 3 Admissão FIGURA 15
ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS
3 - 2 Seleção (Currículos)

3 - 1 Relação dos funcionários

3 RECURSOS HUMANOS

2 INFORMÁTICA

1 - 4 Plano Diretor

1 - 3 Organograma

1 - 2 Regimento - bancos - instruções

1 - 1 Regimento interno

1 ORGANIZAÇÃO

0 - 1 - 4 Imposto

0 - 1 - 3 Empréstimo

0 - 1 - 2 Contas a pagar

0 - 1 - 1 Contas a receber

0 - 1 Orçamento

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A política de avaliação de documentos é um dos estudos mais difíceis e
controvertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalização para seleção dos
documentos, principalmente dos arquivos administrativos, atribuindo-se prazos de validade,
considerando :

* prazo administrativo
* prazo legal
* prazo contábil
* prazo permanente

Após a observação dos prazos há recomendações para elaboração dos instrumentos


de avaliação:

* tabela de temporalidade
* plano para destruição e/ou
* microfilmagem

5.1 CRITÉRIO PARA AVALIAÇÃO

• Se o arquivista elaborou um código de assuntos para os documentos do órgão, de instituição,


terá menos dificuldade para acompanhar o plano de destinação dos documentos, porque já
conhece os assuntos
• a avaliação não é feita por espécie de documento é feita por assunto;
• a avaliação é feita por partes, em cada setor do órgão é realizada análise e levantamento de
todos os grupos documentais do setor;
• após a análise, cada setor faz sua proposta sobre prazo administrativo de cada grupo de
documento;
• para os prazos legais, a consulta deve ser feita ao assessor jurídico que examinará os códigos
sobre Prescrição, Caducidade e Decadência;
• os documentos de Direito Penal ainda são suscetíveis da pergunta : os direitos do indivíduo, em
causa, estão protegidos?3

Depois dos estudos, o arquivista propõe sua Tabela de Temporalidade. É constituída


então uma comissão da qual fazem parte : a pessoa - chave do órgão dos documentos em pauta; o
assessor jurídico; uma pessoa da administração central do órgão, ou instituição, um historiador e
o arquivista. Assim, a tabela de temporalidade construída, é examinada em várias sessões, até que
seja aprovada e assinada por todos os participantes, ressaltando-se que a aplicação da tabela de
temporalidade exige a autorização e aceite da autoridade competente.
5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS

Administrativo
Jurídico
Fiscal
PRIMÁRIOS Atos normativos
Histórico Programas de
trabalho
Relatório
Probatório Propostas orçamentárias
Exemplos
VALORES quanto ao documento
DOS Histórico Princípio (cópias)
DOCUMENTOS Informativo de
Obs.: O grande unicidade quanto à informação
recurso - identificar (recapitulativos)
SECUNDÁRIOS documentos
recapitulativo quanto ao documento
Princípios (condição física)
de
forma quanto à informação
(grau de concentração)

Os documentos públicos oferecem gêneros de valores:

a) valores primários - para a própria Repartição;


b) valores secundários - para outras repartição e para pesquisadores

1) para a própria repartição - valor primário : administrativo, jurídico e fiscal:


2) para outras repartições e pesquisadores : valor secundário - para a história - valor cultural.
5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSESSORIA... SUBGRUPO...

ASSUNTO AC AG AI AN OBS.:
1. Projeto Bilateral de Pesquisa vigência 5 anos 5 anos recolhe
2. Projeto Multilateral de Pesquisa vigência 5 anos 5 anos recolhe
3. Intercâmbio de Pesquisadores vigência 5 anos 3 anos recolhe
4. Seminário, Congressos, vigência 3 anos
Simpósios, Cursos rápidos,
Reuniões Técnicas
5 Expedições Científicas vigência 20 anos 5 anos
6. Vistos para Pesquisadores 1 ano 2 anos Quando vinculado a um
Estrangeiros eliminar processo, fazer referência
quanto á eliminação
7. Reunião de Comissão Mista 2 anos 5 anos 5 anos recolhe
8. Bolsistas

AC - Arquivo Corrente
AG - Arquivo Geral
AI - Arquivo Intermediário Federal
AN - Arquivo Nacional
6 CONCLUSÃO

O assunto técnico de arquivamento não se esgota aqui. Este Texto didático teve
como objetivo a abordagem dos métodos mais utilizados de arquivamento, servindo de roteiro
para os iniciantes.

Cabe ao aluno, consultando a bibliografia anexada, ampliar seus


estudos, investigações, elém de tomar conhecimento da legislação específica e
código de ética da profissão.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

OBRAS CITADAS

1 PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : FVG, 1986. 161p.
2 CAVALCANTI, Cordélia. Arquivos e bibliotecas : semelhanças e diferenças.Revista de
Biblioteconomia de Brasília, v.16, n.1, p. 5-17, jan./jun. 1988
3 CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivística = técnica; Arquivologia =
ciência. Brasília : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.

OBRAS CONSULTADAS

1 BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentação: da convergência de objetivos à


diversidade da documentação e do processamento técnico. Revista Brasileira de biblioteconomia
e documentação, São Paulo, v.11, n.3/4, p.169-175, jul./dez. 1978.
2 CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prático para classificação de documentos e
fichas para organização dos serviços de arquivos. Lisboa : Editorial Pórtico, 1975.
3 FEIJO, V. de M. Documentação e arquivo: arquivos escolares. Porto Alegre : SAGRA, 1988.
4 GOMES, F. A., KELLUY, H. Manual de arquivo e documentação. 2. ed. Rio de Janeiro :
Interciência, 1976.
5 GORBEA, J. Q. de et al. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2. ed. São Paulo : Atlas,
1979.
6 PRADO, H. A. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo : T.A. Queiroz, 1985.
ANEXO 1

A seguir, são fornecidos os termos cuja conceituação foi apreciada pelos dois grupos de estudos.

ACERVOS - Conjuntos dos documentos de um arquivo.


ACESSO - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em
função de cláusulas restritivas.
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVO - Direção, supervisão e coordenação das atividades
administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS - Metodologia de programas para controlar a criação, o
uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos.
ARQUIVAMENTO - Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em
equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente
estabelecido.
ARQUIVISTA - Profissional de arquivo, de nível superior.
ARQUIVÍSTICA - Princípio e técnica a serem observados na constituição, organização,
desenvolvimento e utilização dos arquivos.
ARQUIVO - 1. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua
acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova de
informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva,
como, por exemplo : arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas,
informático. 2. O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos.
3. Unidade administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso,
conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 4. Móvel destinado à
guarda de documentos.
ARQUIVOLOGIA - Estudo, ciência e arte dos arquivos.
ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente. Também
denominado arquivo de movimento.
ARQUIVO EM DEPÓSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo
permanente, embora não pertençam ao seu acervo.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que
aguardam destinação final.
ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação
estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo.
ARQUIVO PRIVADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não-
governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que
possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação.
ARQUIVO PÚBLICO - 1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições
governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções
específicas administrativas, jurídicas ou legislativas. 2. Instituições arquivística franqueada ao
público.
ARRANJO - 1. Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação -
estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos
e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2. Processo que, na organização de
arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética,
numérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado
classificação.
AUTÓGRAFO - 1. Assinatura ou rubrica. 2. Designação de documento manuscrito, do próprio
punho do autor, esteja assinado ou não.
AVALIAÇÃO - Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua
destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.
CATÁLOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico,
onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos,
descritos de forma sumária ou pormenorizada.
CLASSIFICAÇÃO - Ver ARRANJO, item n.2.
COLEÇÃO - Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados.
CÓPIA - 1. Reprodução de documento, obtida simultaneamente à execução do original. 2.
Reprodução de um documento, obtida a partir do original.
COPIADOR - 1. Livro contendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em
ordem cronológica, pelos próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros tipos de
correspondência expedida. 2. Livro contendo folhas em papel de trapo”, nas quais se fazia a
cópia de documentos expedidos, usando-se processo de transferência direta da tinta do original,
mediante umidade e pressão. Esse processo foi muito usado no século XIX e começo do XX.
CORRESPONDÊNCIA : Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada
sob várias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas),podendo
ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
DATAS-LIMITES - Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que
são indicadas as datas de início e término do período abrangido.
DEPÓSITO - Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de
terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade.
DESCARTE - Ver ELIMINAÇÃO.
DESCLASSIFICAÇÃO - Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos
anteriormente caracterizados como sigilosos.
DESCRIÇÃO - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de
arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir
(inventário sumario ou analítico, guia etc.).
DESTINAÇÃO - Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos destinados
a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua microfilmagem.
DOAÇÃO - Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros - de livre vontade, com
caráter irrevogável, sem retribuição pecuniária, através de instrumento jurídico adequado, do
qual deverão constar as condições de cessão - a documentação que lhe pertence.
DOCUMENTO - Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a
contém.
DOCUMENTO DE ARQUIVO - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública
ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2.
Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.
DOCUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem
jurídica na comprovação de um fato.
DOCUMENTO PÚBLICO - Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no
desempenho de suas atividades.
DOCUMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina
medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.
DOSSIÊ - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos pertinentes a um determinado
assunto ou pessoa.
ELIMINAÇÃO - Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente.
ESPÉCIE DE DOCUMENTOS - Designação dos documentos segundo seu aspecto formal : ata,
carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme,
planta, mapa, etc.
FUNDO - 1. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2. A principal unidade de
arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais
de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades, mantido o
princípio da proveniência.
GÊNERO DE DOCUMENTOS - Designação dos documentos segundo o aspecto de sua
representação nos diferentes suportes : textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos.
GUIA - Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização
dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.
ÍNDICE - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo
de documentos, pormenorizados, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de
documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto.
INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado
pelos arquivos. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, índices,
inventários, repertórios, tabelas de equivalência.
INVENTÁRIO ANALÍTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas.
INVENTÁRIO SUMÁRIO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de fundo
ou de suas divisões são identificadas e brevemente descritas.
ITEM DOCUMENTAL - A menor unidade arquivística materialmente indivisível.
LEGADO - Doação feita por declaração de última vontade.
LISTA DE ELIMINAÇÃO - Relação de documentos específicos a serem eliminados, devidamente
aprovada pela autoridade competente.
NOTAÇÃO - Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números,
letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização.
PROCESSO - Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de
documentos, reunidos em capa especial, em que vão sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o
primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o
elemento de controle e arquivamento do processo.
PROTOCOLO - 1. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento,
registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. 2. Denominação atribuída ao
próprio número de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos
e/ou expedidos.
PROVENIÊNCIA - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos
os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão
francesa respect des fonds, e à inglesa provenance.
RECOLHIMENTO - Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.
REPERTÓRIO - Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos
previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo
um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.
RESPECT DES FONDS D’ARCHIVE - Ver PROVENIÊNCIA.
SELEÇÃO - Ver AVALIAÇÃO.
SÉRIE - Designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição,
seja ela estrutural ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries.
SÍMBOLO -Ver NOTAÇÃO
TABELA DE EQUIVALÊNCIA - Instrumento de pesquisa auxiliar, que dá a equivalência de antigas
notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de
arranjo de um arquivo.
TABELA DE TEMPORALIDADE - Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente,
que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para
microfilmagem e eliminação.
TÉCNICO DE ARQUIVO - Profissional de arquivo de nível médio.
TRANSFERÊNCIA -Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.
TRIAGEM - Ver AVALIAÇÃO
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO - O menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um
critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços, ou
pacotilhas.
EXERCÍCIO

a) Organize um esquema de assuntos e numere pelo método decimal, utilizando os títulos a seguir:

Concurso de monografias
Solenidades. Comemorações
Inventários de material
Proposta orçamentária
Comunicações de posse
ASSUNTOS DIVERSOS
Permuta de livros
Sistemas (processamento de dados)
Suplementação de verbas
Publicações (livros, periódicos, etc.)
Documentação de sistemas
Estágios em órgãos especializados
Acordos. Convênios de assistência técnica
RECURSOS HUMANOS
Imóveis
Compra de livros
Impressão de obras institucionais
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
Avaliação de custos de sistemas
ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTÁBEIS
Aluguel de edifícios
Visitas. Visitantes
Terrenos
Aquisição de material permanente
Registros. Regulamentos
Requisição de funcionários
Folhas de pagamento
Seleção de pessoal
COMUNICAÇÕES
Aquisição de material de consumo
ORGANIZAÇÃO
Grupos de trabalho
Prestação de serviços de processamento de dados por terceiros
Pagamento de pessoal
Pedidos de donativos e auxílio diversos
Gratificações a pessoal
Pedidos diversos de assistência técnica
Relatórios
Serviço telefônico
Aperfeiçoamento de pessoal
Comissões
Aquisição de edifícios
Utilização de programas no computador
Recrutamento de pessoal
Planos e roteiros de trabalho
Impressão de periódicos
Colaboração com outras instituições
Admissão
Doação de livros
Congressos. Conferências. Seminários
INFORMÁTICA
Automação. Processamento de dados
Concursos e provas
Métodos de trabalho
Telex
Subvenções e auxílios
Conservação. Recuperação de material
PATRIMÔNIO
Preservação de serviços de processamento de dados a terceiros
MATERIAL
Orçamento.
Correios e Telégrafos
Cessão de funcionários para participar de trabalhos técnicos em outras instituições

b) Organize um índice alfabético remissivo