UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE ARTES E COMUNICAÇÃO

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA
TÉCNICA DE ARQUIVO
TEXTO DIDÁTICO
ANNA ELIZABETH GALVÃO C. CORREIA
MARIA CRISTINA GUIMARÃES OLIVEIRA
RECIFE
1997
TÉCNICA DE ARQUIVO
APRESENTAÇÃO
Este texto didático colocado à disposição dos interessados, tem como finalidade
servir de suporte e orientação à disciplina Técnica de Arquivo.

A terminologia mais utilizada para o assunto distingue e estabelece diferenças

entre arquivologia (para a ciência dos arquivos) e arquivística (para a técnica). Neste
sentido, por tratar de conhecimentos práticos relativos à organização de arquivos, o texto
promove e orienta a aplicação da arquivística no controle, administração e recuperação
dos diversos tipos de documentos.

SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO
1 CONCEITO DE ARQUIVO
1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS
1.2 CLASSIFICAÇÃO

1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações)

1.2.2 Estágios de sua evolução
1.2.3 Extensão de sua atuação
1.2.4 Natureza dos documentos
1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2.1 QUANTO AO GÊNERO

2.2 QUANTO À ESPÉCIE
2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

3 ARQUIVOS CORRENTES
3.1 PROTOCOLO
3.1.1 Registro e movimentação
3.2 EXPEDIÇÃO
3.3 ARQUIVAMENTO
3.3.1 Métodos básicos de arquivamento
3.3.1.1 Método alfabético
3.3.1.2 Método geográfico
3.3.2 Método numérico

3.3.2.1 Método simples

3.3.2.2 Método numérico cronológico
3.3.2.3 Método digito-terminal

3.3.3 Métodos por assunto

3.3.3.1 Método alfabético
3.3.3.2 Ordem dicionária
3.3.3.3 Ordem enciclopédica
3.3.4 Método numérico de assunto
3.3.4.1 Método duplex
3.3.4.2 Método decimal
3.3.5 Métodos padronizados
3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA
4 PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE
4.1 PROJETO

4.2 EXEMPLOS
4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria
4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
5.1 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO
5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS
5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE
6 CONCLUSÃO
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS

1 CONCEITO DE ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica,

pública ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma
organizada, dentro de uma estrutura).

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e

recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.1

Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:

a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera
arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações
passadas.
c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento,
destacado
do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:

* Conjunto de documentos.
* Móvel para guarda de documentos.
* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.
* Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a
documentação.

* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes

sistemas automatizados.

Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentação resultante dos

departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. O arquivo é a memória
 viva, sendo fonte de pesquisa e informação para administrar melhor. Os arquivos são básicos para
o funcionamento de um governo, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto para
conduta das transações rotineiras, diárias, como para a formulação de programas de largo alcance
- diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus
arquivos. Como memória, os arquivos contêm informação sobre todos os aspectos das atividades
governamentais, que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos são
acumulados e preservados.

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS:

1a Finalidade = Servir à administração.
2a Finalidade = Servir à história.

Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural).

Observa- se então a grande diferença entre os arquivos e outras áreas da Documentação.2 Sendo
primordialmente administrativo, serve primeiro à administração que o criou, depois é que serve à
história - após o esgotamento da atividade administrativa.

O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dos

documentos.