Simulado 03

AGENTE ADMINISTRATIVO
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS (PARTE 3)

Prof. Petronio Castro
EMBASA - AGENTE ADMINISTRATIVO
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - PARTE 3
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DICAS:
CONHECIMENTOS 1- Conjunto de documentos = ACERVO
ESPECÍFICOS - PARTE 3 2- Embora não seja palpável, um “disco virtual” é
considerado um suporte para as informações nele
registradas.
3- Os arquivos derivam dos documentos criados e
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA recebidos tanto pela atividade-meio quanto pela
PROGRAMA: atividade-fim da organização.
2 7. Técnicas de arquivamento: classificação,

organização, arquivos correntes e protocolo. Do conceito de arquivo, podemos deduzir três
características básicas:
1- Exclusividade de criação e recepção por uma
repartição, firma, instituição ou pessoa. Assim, não se
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA considera arquivo, por exemplo, uma coleção de
manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
2- Origem no curso de suas atividades. Os documentos
Arquivo: devem servir de prova de transações realizadas.
Arquivo é o conjunto de documentos CRIADOS e 3- Há um caráter orgânico que liga o documento aos
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma pessoa física ou outros do mesmo conjunto. Um documento,
jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza destacado de seu conjunto, do todo à que pertence,
orgânica de sua acumulação e conservado por essas significa muito menos do que quando em conjunto.
pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou
informação. Fundo de Arquivo:
Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e de uma mesma proveniência (origem), ou seja, é o
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou mesmo que arquivo.
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos
atividades, independentemente da natureza do suporte. documentos em função do fato de a entidade produtora
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) continuar em atividade; e, fechado se não recebe
acréscimos de documentos, em função de a entidade
Arquivo é “a acumulação ordenada dos documentos, em produtora não se encontrar mais em atividade.
sua maioria textuais, criados por uma instituição ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a Contexto Arquivístico:
consecução de seus objetivos, visando a utilidade que Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores
poderão oferecer no futuro”. (Marilena Leite Paes) ambientais que determinam como os documentos são
gerados, estruturados, administrados e interpretados.
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados
conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, pelo contexto sociopolítico, cultural e econômico. Ou
SUPORTE e DOCUMENTO. seja, a situação da sociedade no tempo em que os
documentos foram gerados.
INFORMAÇÃO : Ideia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada
(papel, CD, fita, microfilme) Documento Oficial:
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um Documento oficial é aquele emanado do poder público
suporte material ou de entidades de direito privado capaz de produzir
efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada,
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO pode emitir um documento oficial, que serve de prova
das transações realizadas.
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Atenção: ARQUIVO BIBLIOTECA

Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos Objetivo Funcional Cultural
porque, em se tratando de fundos (conjunto de
Formas de Compra
documentos de uma mesma proveniência), é
ingresso dos Produção
fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Doação
documentos na Recebimento
Não se compreende o documento de arquivo fora do Permuta
instituição
meio genético que o produziu.
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente Quantidade de Único exemplar Numerosos
dentro das funções e atividades de uma administração. exemplares de (ou 1 exemplar e exemplares
cada um nº limitado
documento de cópias)
DICA:
ARQUIVO PÚBLICO é um conjunto de documentos • CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
acumulados em decorrência das funções executivas,
legislativas e judiciárias do poder público no âmbito
federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de As classificações dos Arquivos mais importantes são
documentos de entidades de direito privado quanto:
encarregadas de serviços públicos.
1) à Entidade Mantenedora: (Público ou Privado)
2) à Natureza dos documentos: (Especial ou
• Importância do Arquivo - Função e Finalidades do Especializado)
Arquivo 3) aos Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e
Permanente)
Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, 4) à Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central)
tornando disponíveis as informações mantidas sob sua
guarda. 1) Quanto à Entidade Mantenedora (natureza da
entidade): Podem ser Público ou Privado
Finalidades do Arquivo: A sua finalidade principal é
servir à Administração e com o decorrer do tempo - Público: São aqueles mantidos por órgãos dos
adquire uma finalidade secundária que é servir a Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas
História. esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Também
são considerados públicos os Arquivos das Fundações
Públicas e Empresas Públicas.
DICA:
1- Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR
à ADMINISTRAÇÃO - Privado: São aqueles mantidos por instituição de
caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo
do Curso Exemplo, arquivo da TV Liberal.
• Distinção entre Arquivo e Biblioteca

OUTRA CLASSIFICAÇÃO:
Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou 1- Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão:
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituição ou Públicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou
pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os
garantir a consecução de seus objetivos. institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem
Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria ser entendidos como Arquivos Privados.
impresso e NÃO produzido pela instituição em que está
inserida. Normalmente constituída de coleções
temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de
COMPRA, DOAÇÃO ou PERMUTA.
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2) Quanto à Natureza dos documentos: Podem ser • CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Especiais ou Especializados
Especiais: São arquivos que guardam documentos Os documentos de Arquivo possuem a seguinte
com formas físicas variadas (suporte) e que Classificação:
necessitam de armazenamento, registro,
acondicionamento e conservação sob condições • Gênero
especiais. • Espécie / Tipologia Documental
Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme • Forma
Especializados: São arquivos que mantêm em sua • Formato
guarda documentos de determinada área do • Natureza do Assunto
conhecimento (um assunto específico).
Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico,
Arquivos de Engenharia.
1) Quanto ao Gênero:
3) Quanto ao Estágio de Evolução: Podem ser Corrente,

Intermediário e Permanente • Escritos ou Textuais
São os documentos manuscritos, datilografados/
digitados ou impressos.
Arquivo Corrente: Constituído de documentos em
curso ou frequentemente consultados e de uso Ex.: Contrato, atas, relatórios, certidões, etc.
exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza
pelo valor primário dos documentos, isto é, atender O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
as finalidades de sua criação. traz também o Gênero Bibliográfico:
• Bibliográfico
Arquivo Intermediário: constituído de documentos Gênero documental integrado por impressos.
que deixaram de ser frequentemente consultados,
mas que ainda podem ser solicitados para embasar Ex.: livros, folhetos e periódicos.
assuntos idênticos. A permanência dos documentos
em arquivos intermediários é temporária.
• Iconográficos
Arquivo Permanente: constituído de documentos São os documentos em suportes sintéticos, em papel
que já cumpriram as finalidade de sua criação, mas emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
são preservados em razão de seu valor probatório, Exemplos: fotografias (diapositivos, ampliações e
informativo, cultural, de pesquisa por parte da negativos fotográficos), desenhos e gravuras.
entidade que o produziu ou por terceiros (valor
secundário).
• Sonoros
4) Quanto à Extensão de sua atuação: Podem ser
Arquivos Setoriais ou Centrais São os documentos com dimensões e rotações variáveis,
contendo registros fonográficos.
Ex.: discos e fitas audiomagnéticas.
Arquivos Setoriais: São aqueles instalados no
setores que utilizam os documentos, onde ficam os
documentos do uso do dia a dia. É um Arquivo • Filmográficos ou Cinematográficos
descentralizado. Cada setor de trabalho possui o São os documentos em películas cinematográficas e fitas
seu. magnéticas de imagem (tapes), com ou sem som, com
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em
Arquivos Centrais (Gerais): São aqueles localizados movimento.
fora do local de trabalho, e acumulam em um único Ex.: filmes e fitas videomagnéticas.
local, documentos de provenientes dos diversos
setores da instituição, de forma centralizada.
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• Audiovisual 5) Quanto à Natureza do assunto:

Documentos que contêm imagens, fixas ou imagens em Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são
movimento, e registros sonoros. classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS
Ex.: filmes e fitas videomagnéticas.
Ostensivos = ordinários
• Informáticos É a classificação dada ao documento cuja divulgação
São os documentos produzidos, tratados e armazenados não prejudica a administração. O documento
em computador. ostensivo pode ser de livre conhecimento.
Ex.: Documento em MP3, Documento do Word.
Sigilosos
• Cartográficos Documentos que, por sua natureza, devem ser de
conhecimento restrito, e requerem medidas
São os documentos em formatos e dimensões variáveis,
especiais de salvaguarda para sua custódia e
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou
divulgação.
de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis.
O Documento classificado como sigiloso será
diferenciado pelo GRAU DE SIGILO.
• Micrográficos
• ultrassecreta.
São documentos em suporte fílmico resultante da
• secreta.
microreprodução de imagens, mediante utilização de
técnicas específicas. • reservada.
Ex.: Microfilmes e microfichas.
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.
2) Quanto à Espécie/Tipologia documental: Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades
públicas, observado o seu teor e em razão de sua
imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do
Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta,
um documento. As instituições possuem diversas secreta ou reservada.
espécies.
Ex.: Declaração, Certidão.
Tipologia documental é a denominação que se dá

quando reunimos determinada espécie à função ou
atividade que o documento irá exercer.
Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão
de nascimento.
3) Quanto à Forma:
É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio
de preparação do documento. São as formas
documentais.
Ex.: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia.
4) Quanto ao Formato:
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto
físico, independente da informação nele registrada.
Ex.: Ficha, livro, caderno, pergaminho.
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EXERCÍCIOS 04. (2012 - ESAF - MF - Assistente Técnico

Conceitos Fundamentais de Arquivologia Administrativo) A principal finalidade dos arquivos é
a) a conservação de documentos para a história.
b) servir à administração.
01. (2013 - INSTITUTO AOCP - Colégio Pedro II - c) manter os documentos de valor secundário.
Assistente de Administração) Como podemos definir o d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para
conceito de arquivo? a memória.
a) Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente e) preservar os documentos de valor patrimonial.
produzidos e recebidos por um governo, organização ou 05. (2018 - INSTITUTO AOCP - ADAF-AM - Assistente
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e Técnico) Os documentos classificados por seus
conservados por si e seus sucessores para efeitos mantenedores são os seguintes:
futuros.
a) federais, estaduais ou distritais, municipais e
b) Arquivo é o conjunto de documento guardados corporativos.
indiscriminadamente.
b) correntes, intermediários, permanentes e
c) Arquivo é o conjunto de equipamentos de uma temporários.
organização ou firma, no decorrer de suas atividades.
c) públicos, institucionais, comerciais e familiares ou
d) Arquivo são dados oficiais produzidos por um governo pessoais.
no decorrer de suas atividades e arquivados.
d) físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares.
e) Arquivo é o conjunto peças metálicas oficialmente
e) governamentais, internacionais, globais e espaciais.
utilizadas por um governo, organização no decorrer de
suas atividades.
06. (2019 - FASTEF - UFCA - Assistente em Administração)
De acordo com a extensão ou abrangência de sua
02. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo
atuação, os arquivos podem ser classificados em:
Agostinho-PE - Arquivista) A definição de arquivo para
Marilena Paes (2005) é a acumulação ordenada dos a) arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.
documentos, em sua maioria textuais, criadas por b) arquivos especiais e arquivos permanentes.
uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, c) arquivos públicos, arquivos privados e arquivos
e preservadas para a consecução dos seus objetivos, técnicos.
visando à utilização que poderá oferecer no futuro. O d) arquivos correntes e arquivos especializados.
termo arquivo não pode ser usado para designar
a) um móvel para a guarda de documentos.
07. (2019 - FUNRIO - Prefeitura de Porto de Moz - PA -
b) o local onde o acervo documental arquivístico deverá Agente Administrativo) Em relação a Gestão de
ser conservado. Arquivos, aqueles que estão em curso, isto é,
c) um conjunto de documentos. tramitando, ou que foram arquivados, mas são
d) uma coletânea dos livros de Machado de Assis. objetos de consultas frequentes são denominado:
a) Arquivo morto.
03. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo b) Arquivo complementar.
Agostinho-PE - Arquivista) Uma empresa renomada de c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.
arquivos sobre metalúrgica no Estado de Minas Gerais d) Arquivos de primeira idade ou corrente.
foi extinta. Logo suas atividades foram cessadas,
e) Arquivos de segunda idade ou intermediário.
portanto não ocorrerá mais a junção de documentos.
Qual é o nome, em conformidade com a terminologia
arquivística, dado para esse conjunto documental
depositado?
a) Fundo cessado.
b) Fundo extinto.
c) Fundo arquivado.
d) Fundo fechado.
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08. (2010 - FCC - DNOCS - Agente Administrativo) 12. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo
Documentos iconográficos são aqueles Agostinho-PE - Arquivista) A classificação de
a) com dimensões e rotações variáveis, contendo documento ostensivo é dada àqueles cuja divulgação
registros fonográficos. não prejudica a administração e os documentos
considerados sigilosos devem ser restritos e
b) em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não,
necessitam de medidas especiais para salvaguarda.
contendo imagens estáticas.
Alguns documentos de um escritório de advocacia
c) em suporte fílmico resultantes da microrreprodução foram analisados como sigilosos, havendo, para isso,
de imagens, mediante a utilização de técnicas classificações quanto ao grau de sigilo. Quais são as
específicas. classificações correspondentes à categoria de sigilo?
d) em formatos e dimensões variáveis, contendo a) Ostensivo; Sigiloso e Ultrassecreto.
representações geográficas, arquitetônicas ou de
b) Ultrassecreto; Secreto e Reservado.
engenharia.
c) Secreto; Ostensivo e Sigiloso.
e) produzidos, tratados ou armazenados em
computador. d) Reservado, Sigiloso e Ostensivo.
09. (2010 - ESAF - CVM - Analista - Arquivologia) O 13. (2017 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Maringá-PR -
gênero documental integrado por documentos que Assistente Legislativo) Assinale a alternativa que
contêm imagens em movimento, com ou sem som, é apresenta exemplos de espécie documental
conhecido como: encontrados em arquivos administrativos:
a) fotográfico. a) Livro e pergaminho.
b) audiovisual. b) Ata e certidão.
c) iconográfico. c) Rascunho e minuta.
d) filmográfico d) Certidão de nascimento e relatório de reunião.
e) micrográfico. e) Caderno e fichas catalográficas.
10. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo

Agostinho-PE - Arquivista) Fitas videomagnéticas,
periódicos e fotografias aéreas pertencem,
respectivamente, aos gêneros documentais:
a) audiovisual, textual e iconográfico.
GABARITO
b) audiovisual, bibliográfico e cartográfico.
01. A 06. A 11. A
c) especial, bibliográfico e iconográfico.
02. D 07. D 12. B
d) especial, textual e cartográfico.
03. D 08. B 13. B
04. B 09. D
11. (2019 - INSTITUTO AOCP - UFFS - Assistente em
Administração) Como podem ser classificados os 05. C 10. B
documentos de arquivo quanto à natureza do
assunto?
a) Ostensivos ou sigilosos.
b) Delegáveis ou exclusivos.
c) Administrativos ou estratégicos.
d) Autônomos ou complementares.
e) Operacionais ou extraoperacionais.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Características:

- Baixo grau da frequência de uso.
- Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de
Ciclo Vital dos Documentos - Teoria das 3 idades trabalho.
- A permanência nessa fase é transitória.
A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital - Aguardam destinação final.
dos documentos para classificar os estágios ou fases - Serve à Administração.
pelas quais passam os documentos dentro de uma
instituição. (Corrente, Intermediário e Permanente) 3) Arquivo de terceira idade ou permanente,
constituído de documentos que perderam todo valor de
1ª idade Corrente natureza administrativa, que se conservam em razão de
2ª idade Intermediário seu valor histórico e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução, sendo
3ª idade Permanente esporadicamente utilizados.
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas
1) Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou
documentos em curso ou consultados frequentemente, seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na
ou seja, em tramitação ou não, conservados nos primeira idade mais frequentemente, na segunda idade,
escritórios ou nas repartições que os receberam e os com pouca frequência.
produziram ou em dependências próximas de fácil
acesso. São os documentos mais utilizados, que
Características:
frequentemente são consultados.
- Documentos que não possuem valor de natureza
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os
administrativa, mas que são conservados pelo seu valor
documentos tramitam bastante de um setor para outro,
histórico.
ou seja, podem ser emprestados a outros setores para
atingirem a finalidade para a qual foram criados. - Permitem conhecer a história da Instituição.
- Revelam a origem e constituição da Instituição.
Características: - Serve à história.
- Alto grau da frequência de uso.
- Documentos em curso. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa
legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de
- Necessitam estar próximos aos usuários/setores de
1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
trabalho.
públicos e privados define no art. 8º que os documentos
- Serve à Administração. públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
2) Arquivo de segunda idade ou intermediário, Segundo a referida lei, consideram-se documentos
constituído de documentos que deixaram de ser correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os movimentação, constituam objeto de consultas
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, frequentes.
para tratar de assuntos idênticos ou retomar um Os documentos intermediários são aqueles que, não
problema novamente focalizado. sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões
Não há necessidade de serem conservados próximos aos de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
escritórios. ou recolhimento para guarda permanente.
A permanência dos documentos nesses arquivos é Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos
transitória (guarda transitória). Por isso, são também de documentos de valor histórico que devem ser
chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os definitivamente preservados.
documentos ficam aguardando sua destinação final.
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O art. 10 dispõe que os documentos de valor arquivamento é extremamente oneroso do ponto de

permanente são inalienáveis e imprescritíveis. vista técnico e gerencial.
Inalienável - Não pode ser vendido ou cedido. Composição da Equipe Técnica (Comissão Permanente
Imprescritível - Não perde o seu efeito pela passagem do de Avaliação de Documentos):
tempo, pelo decorrer do prazo. A complexidade e abrangência de conhecimentos
exigidos pelo processo de avaliação de documentos de
arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios
DICA: de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas
Arquivo em Depósito - É possível a existência de áreas profissionais (equipe multidisciplinar).
documentos no arquivo permanente, mas que não Como justificativa para esta exigência, verifica-se a
pertençam ao seu acervo. É o arquivo em depósito que necessidade de se identificar a utilidade das informações
é o conjunto de documentos colocados sob a guarda de contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu deve-se constituir equipes técnicas integradas por :
acervo.
• arquivista ou responsável pela guarda dos
documentos;
• profissionais das unidades organizacionais às quais se
AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS referem os documentos a serem avaliados, com
profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
Avaliação de documentos é o processo de análise de • profissional ligado à área de pesquisa de que trata o
documentos de arquivo que consiste na identificação de acervo;
valores para os documentos (primário e secundário). • profissional da área financeira;
Com base nesses valores e na análise do ciclo de vida dos • profissionais ligados ao campo de conhecimento de
documentos, torna-se possível estabelecer prazos para que tratam os documentos, objeto de avaliação
sua guarda e a destinação final, de forma a contribuir (historiador, economista, engenheiro, sociólogo,
para racionalização e o aumento da eficiência médico, estatístico etc.).
administrativa. Pré-requisitos para realizar a Avaliação:
• apoio da administração superior a que esteja
Objetivos da avaliação de documentos: subordinado o arquivo;
• reduzir, ao essencial, a massa documental dos • conhecimento da estrutura e do funcionamento do
arquivos; órgão, considerando, inclusive, sua evolução histórica;
• aumentar o índice de recuperação da informação; • levantamento da bibliografia necessária;
• garantir condições de conservação dos documentos de • conhecimento das atividades típicas de gestão de
valor permanente; documentos e arquivos permanentes;
• controlar o processo de produção documental, • reunião de informações sobre o sistema de
orientando o emprego de suportes adequados ao classificação adotado, os tipos de documentos e
registro da informação; assuntos neles contidos;
• ampliar o espaço físico para arquivamento. • reunião de dados relativos à quantificação, frequência
de uso e taxa de crescimento dos documentos;
Efetivação da Avaliação: • análise das condições de armazenamento, estado de
Com base na teoria das três idades, a aplicação dos conservação e custo de manutenção dos depósitos de
critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim arquivo;
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de • levantamento dos atos referentes a processos de
eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou eliminação efetuados anteriormente;
probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo • análise do perfil dos usuários do arquivo.
intermediário de documentos que não tenham sido
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
processo de avaliação e seleção nesta fase de
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Valor do Documento Idade do Frequência

Valor Localização
arquivo de uso
Valor
O documento só é guardado, preservado pela instituição, Próximo aos
Corrente predominante: Alta
escritórios
porque possui algum valor. Esse valor pode ser Primário
Administrativo ou Histórico. Valor
Distante dos
Intermediário predominante: Média
escritórios
Primário
VALOR PRIMÁRIO: Apenas valor Distante dos
Permanente Baixa
O valor primário é atribuído ao documento em função Secundário escritórios
do interesse que possa ter para a entidade produtora,
levando-se em conta a sua utilidade para fins Prazo de Guarda dos Documentos
administrativos, legais, fiscais etc.
O Prazo de guarda dos documentos é o período em que
Valor Primário = Valor Administrativo o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e
- Dar suporte/apoio às atividades da instituição. intermediário. Não existe prazo no arquivo permanente,
já que a guarda é definitiva.
- É um valor temporário, pois em determinado momento
o valor administrativo irá acabar. O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do
documento, de acordo com seguintes fatores:
- Todo documento nasce com valor administrativo.
• Frequência do uso das informações contidas nos
- Finalidade: Servir à Administração. documentos.
• Existência de leis ou decretos que regulem a
VALOR SECUNDÁRIO: prescrição legal dos documentos (prazo
O valor secundário é atribuído a um documento em prescricional).
função do interesse que possa ter para a entidade • Existências de outras fontes com as mesmas
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua informações (documentos recapitulativos).
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi • Necessidade de guarda de documentos por
originalmente produzido. O valor histórico do precaução, em virtude das práticas
documento enquadra-se na definição de valor administrativas (prazos precaucionais).
secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm
valor histórico, portanto, tem valor secundário. Atenção!
Valor Secundário = Valor Histórico Toda vez que a banca afirmar, de forma genérica, que os
- Documento que perdeu seu valor administrativo, mas documentos do arquivo corrente e/ou intermediário
adquiriu valor histórico. devem ser mantidos por X anos, a questão estará errada.
- Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para
própria instituição Destinação Final dos Documentos
- Finalidade: Servir à História
Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá
ao final ser encaminhado à sua destinação final. A
DICA:
destinação final do documento irá ocorrer no momento
1- O documento que possuir valor secundário poderá ser em que ele perder seu valor administrativo/valor
recolhido ao Arquivo permanente primário.
2- O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser A destinação final somente pode ser a eliminação ou a
eliminado guarda permanente:
Eliminação (descarte): Quando o documento que
perdeu o valor primário, não apresentar valor
secundário.
Guarda Permanente: Quando o documento que
perdeu o valor primário, apresentar valor
secundário.
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Seleção de Documentos A partir dos dados apresentados na tabela acima,

podemos verificar a existência de QUATRO situações.
002 - O documento foi criado na fase corrente, cessada
A seleção de documentos é realizada no âmbito dos
essa fase ele será transferido para o Arquivo
arquivos correntes e intermediários por técnicos
Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda,
previamente orientados, seguindo o estabelecimento na
cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo
Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação.
Permanente.
022.11 - O documento foi criado na fase corrente,
A seleção é a separação física dos documentos de cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo
acordo com a sua destinação: Permanente.
• eliminação: trata-se da destruição dos 024.1 - O documento foi criado na fase corrente, cumpre
documentos cuja operacionalização dependerá de seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente será
seu volume, podendo ser levada a efeito transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá
manualmente ou através de trituradoras; seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será
• transferência: envio dos documentos do arquivo eliminado.
corrente para o arquivo intermediário, 024.2 - O documento foi criado na fase corrente, cessada
acompanhados de listagem, onde aguardarão o essa fase ele será eliminado sem passar pela fase
cumprimento dos prazos de guarda e a destinação intermediária.
final;
• recolhimento: envio dos documentos do arquivo
corrente ou intermediário para o arquivo
permanente, com vistas à sua guarda permanente EXERCÍCIOS
e seu acesso público. Ciclo Vital dos Documentos
Tabela de Temporalidade de Documentos

Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
É o instrumento arquivístico resultante da etapa de
ERRADAS
avaliação dos documentos.
É o registro esquemático do ciclo de vida documental do
órgão, sendo elaborada após a análise da documentação 01. (Cespe/UnB) De acordo com o conhecimento
e aprovada pela autoridade competente. A Tabela arquivístico sistematizado, nas organizações, os
determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo documentos mais recentes e frequentemente
corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os consultados localizam-se nos arquivos permanentes.
critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o Certo - Errado
recolhimento ao arquivo permanente.
02. (Cespe/UnB) O descarte deve ocorrer em todas as
Exemplo de uma tabela de temporalidade de uma fases do ciclo vital de documentos.
determinada empresa: Certo - Errado
Prazo de Guarda Destinação
Código Assunto
Corrente Intermediária final
03. (Cespe/UnB) O acervo de depósitos intermediários é
Planos e constituído de papéis que não estão mais em uso
Guarda
002 projetos de 5 anos 9 anos
trabalho
Permanente corrente, mas ainda podem ser solicitados por quem os
Cursos Guarda
produziu ou recebeu.
022.11 5 anos -
internos Permanente Certo - Errado
Folha de
024.1 5 anos 95 anos Eliminação
pagamento
04. (Cespe-EGPA) O arquivo em depósito é o conjunto de
Escala de
024.2
Férias
7 anos - Eliminação documentos colocados sob a guarda de um arquivo
permanente, embora não pertençam ao seu acervo.
Certo - Errado
12
05. (Cespe-CDP) Arquivo corrente é o conjunto de 13. (2004/ Cespe - UnB/Pol. Federal) A aplicação dos
documentos que são consultados com pouca frequência, critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico.
mas ainda podem ser solicitados por quem os produziu Certo - Errado
ou recebeu.
Certo - Errado 14. (2008/Cespe-DF Trans Anal. Adm.) A eliminação dos
documentos pode ser feita, desde que, após a extinção
do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os
06. (CESPE) Considerando a teoria das três idades, a
documentos não apresentem valor secundário.
avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada
apenas no estágio corrente. Certo - Errado
Certo - Errado
15. (2008/Cespe-DF Trans Anal. Adm.) Os documentos
de guarda temporária, via de regra, não tem valor
07. (2006/ Cespe - ANA) Avaliação de documentos é o primário.
processo de análise de documentos de arquivo que Certo - Errado
consiste na identificação de valores para os documentos
(primário e secundário). Com base nesses valores e na 16. (2007/Cespe-UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O valor
análise do ciclo de vida dos documentos, torna-se primário pode ser encontrado nos documentos nas fases
possível estabelecer prazos para sua guarda ou corrente e intermediária.
eliminação, de forma a contribuir para racionalização e o Certo - Errado
aumento da eficiência administrativa.
Certo - Errado 17. (2007/Cespe-UnB/ Pref. Rio Branco/AC) Os
documentos que não possuem valor primário, mesmo
08. (2006/ Cespe - ANA) A avaliação de documentos de que tenham valor secundário, podem ser eliminados.
arquivo é tarefa que deve ser realizada por um grupo Certo - Errado
multidisciplinar de profissionais, a comissão de avaliação
de documentos. 18. (2008/Cespe-DFTRANS Anal. Adm.) Os documentos
Certo - Errado de guarda temporária devem ser mantidos por cinco
anos.
Certo - Errado
09. (2006/ Cespe - MDS) A avaliação de documentos não
fornece subsídios à fixação de prazos para guarda ou
eliminação de documentos. 19. (CESPE-TRE/MA-Técnico Judiciário/Administrativa-
2009-adaptada) Os documentos do arquivo
Certo - Errado
intermediário são mantidos por conta dos prazos
prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação
10. (2006/ Cespe - MI) Os resultados esperados de um final: eliminação ou guarda permanente.
processo de avaliação de arquivo incluem o aumento do Certo - Errado
índice de recuperação da informação e a conquista de
espaço físico. 20. (2005/Cespe-TRE-MA) Uma das funções da tabela de
Certo - Errado temporalidade é indicar os prazos de arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediária.
11. (2005/ Cespe - TRE-MT) Cada setor e (ou) Certo - Errado
departamento definirá os prazos de guarda para os
documentos produzidos internamente.
Certo - Errado GABARITO
01. E 06. C 11. E 16. C
12. (2004/ Cespe - FUNCAP/PA) A definição da guarda ou 02. E 07. C 12. E 17. E
do descarte de documentos diversos é atribuição
03. C 08. C 13. C 18. E
exclusiva da chefia.
Certo - Errado 04. C 09. E 14. C 19. C
05. E 10. C 15. E 20. C
13
GESTÃO DE DOCUMENTOS 2ª FASE: UTILIZAÇÃO

Inclui as atividades de protocolo (recebimento,
classificação, registro, movimentação e expedição),
organização e arquivamento de documentos em fase
Gestão de Documentos:
corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são
Considera-se gestão de documentos o conjunto de elaboradas as normas de acesso à documentação e à
procedimentos e operações técnicas referentes às recuperação de informações (empréstimo e consulta).
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
Nesta fase é desenvolvida a gestão de arquivos correntes
arquivamento de documentos em fase corrente e
e intermediários.
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
3ª FASE: DESTINAÇÃO
A gestão de documentos é operacionalizada através do Compreende a ANÁLISE e AVALIAÇÃO dos documentos
planejamento, da organização, do controle, da acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e prazos de guarda, determinando quais serão objeto de
dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e arquivo permanente e quais serão eliminados por
simplificar o ciclo documental. terem perdido o seu valor para a instituição.
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas Os dois principais instrumentos de destinação são:

referentes às atividades de produção, tramitação e uso, a) Tabela de Temporalidade: determina os prazos em
avaliação e arquivamento de documentos em fases que os documentos devem ser mantidos nos arquivos
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos
recolhimento para guarda permanente (Lei 8.159/1991). arquivos permanentes. Além disso, estabelece os
critérios para recolhimento no arquivo permanente e
eliminação.
OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
b) Lista de Eliminação: consiste em uma relação
- Garantir e assegurar, de forma eficiente a produção, específica de documentos a serem eliminados de uma
administração, manutenção e destinação de só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade
documentos. competente.
- Garantir que a informação estará disponível no • elaboração dos
momento necessário ao usuário. documentos em
- Eliminação de documentos que não possuem valor decorrências das atividades
administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa da instituição.
Produção
científica ou histórica. • criação de documentos
essenciais à administração,
- Contribuir para o acesso e a preservação dos
evitando duplicação e
documentos que deverão ser guardados e preservados
emissão de vias
por seus valores históricos ou científicos. desnecessárias.
• protocolo, classificação,
A Gestão de Documentos acontece em 3 FASES básicas: Gestão de organização e
1ª FASE - PRODUÇÃO arquivamento durante a
Documentos idade corrente e
2ª FASE - UTILIZAÇÃO Utilização
intermediária.
3ª FASE - DESTINAÇÃO • normas de acesso à
documentação e à
recuperação de
1ª FASE: PRODUÇÃO
informações.
Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência • análise e avaliação dos
das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o documentos (valor).
arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas Destinação • definição de quais serão
os documentos essenciais à administração, evitando objeto de arquivo
duplicação e emissão de vias desnecessárias. permanente e quais serão
A elaboração de documentos ocorre na fase corrente. eliminados.
14
EXERCÍCIOS - Gestão de Documentos 05. (CESPE - MMA - Agente Administrativo - 2009) - Na

gestão de documentos, as atividades de protocolo, a
recuperação de informações e a elaboração de normas
de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as utilização de documentos.
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas Certo - Errado
ERRADAS
01. (CESPE - TRE/GO - Técnico Judiciário / Administrativa

- 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o 06. (CESPE - Defensoria Pública da União - Arquivista -
conjunto de procedimentos e operações técnicas 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está
realizados na fase corrente e na intermediária e que fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo.
abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e Certo - Errado
arquivamento de documentos, estabelecendo sua
destinação, isto é, determinando a eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Certo - Errado 07. (2005/ Cespe - funag) A gestão de documentos
arquivísticos ocupa-se apenas dos documentos das fases
intermediaria e permanente.
Certo - Errado
02. (CESPE - Defensoria Pública da União - Arquivista -
2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não
reconhece a gestão de documentos como parte dos
esforços necessários para a organização dos arquivos.
08. (2005/ Cespe - TRE/TO - Adaptada) As fases básicas
Certo - Errado da gestão de documentos são: produção, utilização e
destinação.
Certo - Errado
03. (CESPE - TRE/MG - Técnico Judiciário / Administrativa

- 2009 - Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos,
impede-se que os documentos com valor secundário
sejam conservados permanentemente.
Certo - Errado
04. (CESPE - MMA - Agente Administrativo - 2009) - A fase

GABARITO
da gestão de documentos em que são feitas a análise e a
avaliação de documentos acumulados em arquivos é 01. C 03. E 05. C 07. E
conhecida como preservação de documentos. 02. E 04. E 06. E 08. C
Certo - Errado
15
PROTOCOLO O plano de classificação é o esquema de distribuição de

documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo
das estruturas e funções de uma instituição e da análise
Vamos aprofundar um pouco o estudo sobre o protocolo do arquivo por ela produzido. É esse plano que vai dar
pois é muito cobrado em provas de concursos públicos. origem ao código de classificação.
No Protocolo são executadas um conjunto de operações O código de classificação é um instrumento de trabalho
e procedimentos visando o controle dos documentos utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e
que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, qualquer documento produzido ou recebido por um
garantir a imediata localização e recuperação do órgão no exercício de suas funções e atividades.
documento, garantido assim o acesso a informação.
A atividade de protocolo é uma atividade típica de
arquivo corrente
2) REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO:
É o setor de autuação e controle da tramitação
As atividades realizadas no protocolo podem ser divididas (movimentação)
em rotinas:
Este setor funciona como um centro de distribuição e

1) RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO: redistribuição de documentos e suas atribuições podem
Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a ser assim descritas:
seguinte rotina:
Passo Atividades
Passo Atividades 1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,
1 Receber a correspondência anotando: número de protocolo, data de
2 Separar a correspondência oficial da entrada, procedência, espécie, número e
particular data do documento, código e resumo do
3 Distribuir a correspondência particular assunto, primeira distribuição
2 Anexar a segunda via da ficha ao
4 Separar a correspondência oficial de caráter
documento, encaminhando-o ao seu
ostensivo da de caráter sigiloso
destino, juntamente com os antecedentes,
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa após o registro e as anotações pertinentes
6 Abrir a correspondência ostensiva nas respectivas fichas
7 Tomar conhecimento da correspondência 3 Inscrever os dados constantes da ficha de
ostensiva verificando a existência de protocolo nas fichas de procedência e
antecedentes assunto, rearquivando-as em seguida
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem
antecedentes não estiverem no Arquivo, o numérica
Setor de Registro e Movimentação informará 5 Receber dos vários setores os documentos a
onde se encontram e os solicitará para ser serem redistribuídos, anotar nas respectivas
feita a juntada fichas (numéricas) o novo destino
9 Interpretar e classificar a correspondência 6 Encaminhar os documentos aos respectivos
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior destinos, de acordo com despacho de
direito do documento autoridade competente
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira
distribuição e o código de assunto, se for o
caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado
na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e
Movimentação
16
3) EXPEDIÇÃO: 03. (2008/ Cespe - SECAD/TO) Recebimento,

Geralmente são adotadas as seguintes atividades: classificação, registro, movimentação, conservação e
preservação são rotinas de protocolo.
Passos Atividades
Certo - Errado
1 Receber a correspondência
2 Verificar se não faltam folhas ou anexos
04. (2008/ Cespe - TST/ Anal. Jud.) A expedição, a
3 Numerar e completar a data, no original e nas tramitação e a distribuição de documentos são
cópias atividades de protocolo.
4 Separar o original da cópias Certo - Errado
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos 05. (2008/ Cespe - MPE/AM) Além do setor de protocolo,
antecedentes que lhes deram origem, ao todas as demais unidades de um órgão público têm
arquivo responsabilidade pela expedição de documentos.
Certo - Errado
ATENÇÃO!
- Modernamente, o protocolo é responsável também 06. (2007/ Cespe - Pref. Mun. Vitória/ES) Nos órgãos
abertura de processos nas empresas e repartições públicos, o protocolo é responsável pelo registro, pela
públicas. expedição dos documentos e pela abertura de
- O arquivamento de documentos deve ser posterior à processos.
sua classificação, a qual deve ter como base o plano de Certo - Errado
classificação da instituição. Na fase intermediária e na
fase permanente deve ser respeitada a classificação de
origem. 07. (2005/ Cespe - ANTAQ) Nas organizações, os serviços
de protocolo devem ser os responsáveis pelo controle do
trâmite de documentos.
Certo - Errado
08. (CESPE - STJ -Técnico Judiciário - Área: Administrativa

EXERCÍCIOS - Protocolo 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e
movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa
última ter uma participação importante dos setores de
trabalho do órgão/instituição.
Certo - Errado
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
ERRADAS
01. (2007/ Cespe-UnB - Pref. Rio Branco/AC) O protocolo

é uma atividade típica da fase corrente. GABARITO
Certo - Errado 01. C 03. E 05. E 07. C
02. E 04. C 06. C 08. C
02. (2008/ Cespe - MPE/RR) O setor encarregado do
recebimento, registro, distribuição e movimentação de
documentos em curso, além da abertura de processos e
expedição de documentos, é identificado como arquivo
setorial.
Certo - Errado
17
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS No contexto arquivístico, a elaboração e o emprego de

planos de classificação estão situados na fase corrente
dos documentos, de modo a auxiliar na racionalização
dos procedimentos para a gestão documental
CLASSIFICAÇÃO OU ARRANJO institucional e, por fim, integrarem a política de
informação em arquivos, seja esta de natureza pública
A função “Classificação” refere-se à organização dos ou privada.
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com
um plano de classificação, código de classificação ou
quadro de arranjo. Envolve também a análise e Um Plano de classificação pode ser elaborado por três
identificação do conteúdo de documentos, seleção da critérios:
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados,
podendo-se lhes atribuir códigos, além da atribuição a • Funcional, no qual as classes correspondem à função
documentos, ou às informações neles contidas, de dos documentos; baseado nas funções e atividades
graus de sigilo, conforme legislação específica. da instituição (ex.: licenciamento, investigação, etc.),
sendo o procedimento tradicionalmente mais usado
nos arquivos.
CLASSIFICAÇÃO E ARRANJO SÃO SINÔNIMOS! • Estrutural (Organizacional), de acordo com a
Na terminologia arquivística brasileira o uso da palavra estrutura organizacional de determinada instituição;
arranjo (típica de arquivos permanentes) corresponde à reflete a estrutura organizacional (ex.: direção,
classificação nos arquivos correntes, portanto, arranjo e gerências, operações, etc.). Refere-se às divisões, aos
classificação são termos sinônimos de uma mesma setores e aos departamentos de uma instituição e,
atividade: o agrupamento lógico dos documentos de apesar de ser menos usado, alguns profissionais da
arquivo (o termo classificação deve ser usado para área consideram que talvez possa refletir melhor
documentos tanto em idade corrente e intermediária, alguns aspectos das exigências da classificação
quanto em permanente). arquivística.
• Por assunto, referente aos conteúdos registrados nos
documentos. Reflete os assuntos ligados à instituição.
A classificação deve ser realizada por servidores (ex.: finanças, pessoal, material, etc.). Praticamente
treinados, de acordo com as seguintes operações. não é utilizado e quase não é citado na literatura
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim especializada.
de verificar sob que assunto deverá ser classificado e
quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A
A classificação funcional é a representação lógica das
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o
funções, subfunções e atividades do organismo
conteúdo do documento se refere a dois ou mais
produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas
assuntos.
mudanças no decorrer do tempo. A classificação
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do
correspondente ao assunto de que trata o documento. Poder Executivo que sofrem frequentes alterações em
sua estrutura, de acordo com as injunções políticas.
Apesar de mais complexa, a classificação funcional é
mais duradoura.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Considerando-se que as estruturas podem mudar com
É um esquema de distribuição de documentos em alguma frequência e que as funções e atividades, em
classes, de acordo com métodos de arquivamento geral, permanecem estáveis, o Plano de Classificação
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas funcional permite atualizações periódicas sem
e funções de uma instituição e da análise do arquivo por comprometer os códigos numéricos de classificação
ela produzido. Expressão geralmente adotada em atribuídos aos tipos/séries documentais.
arquivos correntes. (Dicionário Brasileiro de A classificação estrutural representa, de acordo com o
Terminologia Arquivística - Arquivo Nacional) organograma, os vários níveis de divisão interna do
organismo produtor: coordenadorias, departamentos,
divisões, centros, setores e cada um dentro da estrutura
18
executam determinadas atribuições. Se a atribuição de Relatórios da sua Área. Em último caso, analise as
um setor for transferida para um outro ou, então, se um atividades desenvolvidas e descreva-as.
novo setor for criado e suas atribuições forem
b) Relacione e organize o que você levantou. Dica:
redistribuídas, todos os documentos deverão ser
aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a
reclassificados para acompanhar a reestruturação. Em
implantação de sua Área/Órgão e/ou o que você
órgãos públicos esse método não é o mais adequado.
conseguiu descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que “nascem” a
Segundo Schellenberg (2002), há três métodos básicos partir do cumprimento das atividades identificadas
que podem ser utilizados na classificação de documentos Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades
públicos: o funcional, o organizacional (ou estrutural) e foram levantadas
o por assunto. Obs.: uma atividade pode gerar vários documentos e um
Classificação funcional tipo de documento pode ser produzido em grande
escala.
Agrupa os documentos de acordo com a
função/atividade/transação que lhes deu origem. Criam-
se, portanto, unidades de arquivamento -
processos/dossiês - para cada ato ou transação.
EXERCÍCIOS
Classificação organizacional ou estrutural
A principal forma de se agrupar documentos
organizacionalmente é a descentralização dos mesmos,
na qual cada órgão, departamento ou divisão, que 01. (INSTITUTO AOCP - 2018 - ADAF - AM - Assistente
executa atividades bem distintas dos demais, mantém Técnico) Quais são as operações que servidores
seus próprios arquivos. treinados devem realizar para a classificação de
Classificação por assunto documentos?
A maior parte dos documentos públicos deve ser a) Recepção e armazenamento.

classificada segundo a origem organizacional e funcional. b) Análise e encaminhamento.
Os que merecem classificação por assunto não devem
ser forçados num esquema elaborado segundo princípios c) Controle e preservação.
estabelecidos a priori, mas devem ser agrupados em d) Guarda e conservação.
classes estabelecidas, pragmaticamente sobre uma base
e) Estudo e codificação.
a posteriori.
ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

02. (INSTITUTO AOCP - 2018 - ADAF - AM - Assistente
Todas as Unidades de uma Organização possuem planos
Técnico) A que se refere o conceito que consiste em
de classificação de documentos. Cada Área identifica as
organizar os documentos produzidos e recebidos pela
suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas,
organização no exercício de suas atividades, de forma a
é interessante entender como é a sistemática para se
constituir-se em um referencial para a sua recuperação?
montar um Plano que facilite o trabalho de
arquivamento, acesso e destinação dos documentos. a) Codificação de documentos.
Vamos apresentar um modelo denominado b) Catalogação de documentos.
estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e
funções da instituição, pode ser utilizado por qualquer c) Classificação de documentos.
Unidade. Siga as etapas abaixo sugeridas: d) Conservação de documentos.
a) Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição e e) Arquivamento de documentos.
da Área em que você trabalha Você poderá encontrar
essas informações pesquisando nos atos legais que vezes
são Portarias, Deliberações, Estatuto, outras vezes, você
encontra essas informações nas primeiras Atas e
19
03. (INSTITUTO AOCP - 2021 - Prefeitura de João Pessoa b) Identificar as atribuições e atividades da Instituição e
- PB - Assistente Administrativo) Como Assistente da área em que se trabalha; relacionar e organizar o que
Administrativo, é de sua atribuição auxiliar na se levantou; e identificar os tipos de documentos que
racionalização dos procedimentos para a gestão têm origem no cumprimento das atividades
documental institucional a fim de integrar a política de identificadas.
informação em arquivos, seja esta de natureza pública ou c) Posicionar o arquivo na estrutura da instituição;
privada. Em qual ou em quais fase(s), no contexto subordinar o arquivo preferencialmente a um órgão
arquivístico, você estará realizando as atividades de operacional; viabilizar o acesso de todos os setores e
elaboração e de emprego de planos de classificação? funcionários de diferentes níveis de autoridade; e
a) Fases intermediária e permanente. facilitar a comunicação.
b) Fases corrente e intermediária. d) Constituir um sistema de informação, dotado de
c) Fase intermediária. recursos técnicos e materiais adequados; atender à
acelerada demanda de nossos tempos; e coordenar os
d) Fase permanente.
serviços de arquivo de forma centralizada em cada fase.
e) Fase corrente.
07. (FCC - 2007 - Câmara dos Deputados - Técnico

04. (INSTITUTO AOCP - 2021 - Prefeitura de João Pessoa Legislativo - Assistente Administrativo) Na classificação
- PB - Assistente Administrativo) Assinale a alternativa dos documentos de arquivo, o método funcional é
que apresenta os critérios que podem ser adotados nos preferível ao estrutural porque
planos de classificação e que correspondem às funções e
a) está mais próximo dos adotados na catalogação
às divisões, setores e departamentos de uma instituição.
bibliográfica.
a) Processual e organizacional.
b) faz uso de descritores e palavras-chave.
b) Rotineiro e especializado.
c) distribui as unidades de descrição em 10 (dez) grandes
c) Institucional e departamental. classes hierárquicas.
d) Individualizado e globalizado. d) corresponde a atividades rotineiras e estáveis da
e) Funcional e estrutural. instituição.
e) facilita as futuras operações de microfilmagem e
05. (INSTITUTO AOCP - 2021 - PC-PA - Escrivão de Polícia digitalização.
Civil) Entre os métodos de classificação de documentos
arquivísticos consolidados pela arquivística, qual atende
melhor as caraterísticas orgânicas de Arquivo?
08. (IDECAN - 2019 - AGU - Arquivista) O estabelecimento
a) Método por Assunto. das classes e subclasses de um plano de classificação
b) Método Estrutural. pode ser pelos critérios:
c) Método Funcional. I. funcional, no qual as classes correspondem à função
d) Método Alfabético. dos documentos;
e) Método Soundex. II. estrutural, de acordo com a estrutura organizacional
de determinada instituição;
06. (INSTITUTO AOCP - 2019 - Câmara de Cabo de Santo III. por assunto, referente aos conteúdos registrados nos
Agostinho - PE - Auxiliar Administrativo) Um dos mais documentos;
importantes aspectos a ser considerado na organização IV. por local, onde a localização do documento
de um arquivo é manter um plano de classificação. determina a classificação.
Assim, assinale a alternativa que apresenta os passos que Analise os itens acima e assinale
devem ser analisados na elaboração de um plano de a) se todos os itens estiverem corretos.
classificação.
b) se apenas os itens I, II e IV estiverem corretos.
a) Elencar a responsabilidade de um servidor na
c) se apenas os itens I, II e III estiverem corretos.
execução das operações de arquivos; analisar as
necessidades de localização acessível e com capacidade d) se apenas os itens II e III estiverem corretos.
de expansão; e se o arquivo deve ficar no andar térreo e) se apenas os itens II, III e IV estiverem corretos.
devido ao volume.
20
09. (CONSULPLAN - 2016 - Prefeitura de Venda Nova do ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

Imigrante - ES - Almoxarife) Na elaboração de planos de
classificação de documentos do arquivo de uma entidade
(pessoa jurídica), ao estabelecer as classes do plano de
classificação, quais tipos de critérios devem ser Organização do Arquivo:
normalmente seguidos? No momento em que uma organização toma a decisão
de organizar seu arquivo, é necessário que seja realizada
a) Funcional ou estrutural.
uma campanha de sensibilização envolvendo os diversos
b) Proporcional ou aleatório. níveis hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no
projeto.
c) Sequencial ou conjuntural.
d) Simplificado ou contextual.
A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em
10. (IADES - 2019 - AL-GO - Arquivista) A classificação de quatro etapas:
documentos de arquivo que leva em consideração a 1 - Levantamento dos dados
razão de ser do documento é
2 - Análise dos dados coletados
a) temática. 3 - Planejamento
b) funcional. 4 - Implantação e acompanhamento
c) estrutural
d) por assunto. 1- Levantamento dos dados
São atividades de exame e coleta de informações acerca
e) sistêmica.
da documentação do arquivo.
Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o
gênero dos documentos (textuais, iconográficos,
informáticos etc.), as espécies documentais (cartas,
faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de
conservação do acervo, os recursos humanos da
instituição, enfim, todo os dados relevantes para o
arquivo da instituição.
Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos
estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas. É necessário, nessa fase, conhecer os
GABARITO dados relativos aos documentos que circulam na
01. E 06. B instituição.
02. C 07. D
É necessário conhecer, também:
03. E 08. C
- A quantidade de servidores no arquivo, formação
04. E 09. A profissional e escolaridade
05. C 10. B - A quantidade de equipamento, modelo e estado de uso
- A situação física do arquivo (área ocupada,
luminosidade, umidade, tipo de proteção contra
incêndio e outros sinistros)
2- Análise dos dados coletados

A partir dos dados coletados na etapa anterior, será feita
uma análise objetiva da real situação dos serviços de
arquivo e um DIAGNÓSTICO que permita propor
alterações no sistema a ser implantado.
21
Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das EXERCÍCIOS

falhas existentes na administração que impedem o Organização do Arquivo
correto funcionamento do arquivo.
3- Planejamento
É nesta fase que será elaborado o plano arquivístico que assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
leve em consideração tanto as disposições legais quanto ERRADAS
as necessidades da organização. Esse plano deve levar
Certo - Errado
em consideração os seguintes elementos:
a) posição do arquivo na estrutura organizacional da
administração. Recomenda-se que seja a mais alta
possível; 01. (2006/ Cespe - Ancine) A organização de arquivos
b) centralização ou descentralização dos serviços de ocorre em várias fases. Na fase de planejamento, é feita
arquivo em fase corrente; a verificação das normas, dos regulamentos, das políticas
e da estrutura organizacional da instituição.
c) criação de uma coordenação central dos serviços de
arquivo, nos casos de descentralização; Certo - Errado
d) definição dos métodos de arquivamento;
e) estabelecimento das regras e normas de
funcionamento (manual de arquivo); 02. (2006/ Cespe - TCE) A instalação de um arquivo
f) necessidades de recursos humanos; requer a análise dos seguintes aspectos: localização,
iluminação, arejamento, higienização, disposição e
g) escolha das instalações e equipamentos;
segurança.
h) constituição de arquivos intermediários e
Certo - Errado
permanentes.
4- Implantação e Acompanhamento
03. (2005/ Cespe - ANS) Na elaboração do plano de
É nessa fase que o que foi planejado será colocado em
arquivo, deve ser definida a centralização ou
prática, será executado, será implantado. É nessa fase
descentralização dos serviços de arquivo nas fases
que as orientações e normas descritas no MANUAL DE
corrente e intermediária.
ARQUIVO serão implantadas na instituição.
Certo - Errado
A implantação deve ser procedida por um
acompanhamento constante dos resultados, a fim de
corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas
no sistema arquivístico.
O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto,
atualizado quando necessário GABARITO
01. E
02. C
03. E
22
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes

SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO:
• DIRETO
Arquivamento • INDIRETO
Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples,
acondicionamento e ao armazenamento de flexível e permitir expansões.
documentos. Sistema DIRETO
É aquele em que a busca do documento é feita
Método de Arquivamento: diretamente no local onde se acha guardado.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Por exemplo, se você procura por um documento
Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992): endereçado ao Petronio e os documentos estão
organizados alfabeticamente, basta ir à letra “P” para
Método de Arquivamento é uma sequência de
encontrá-lo.
operações que determina a disposição dos documentos
de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a É Característico dos métodos: Alfabético, Geográfico,
identificação de cada unidade. Dicionário e Enciclopédico.
O método de arquivamento deve ser escolhido de
acordo com a natureza dos documentos e pela Sistema INDIRETO
estrutura da instituição. A instituição pode ter quantos É aquele em que, para se localizar um documento, é
métodos forem necessários. preciso, antes, consultar um índice ou código.
É Característico dos métodos: Numérico simples,
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas Numérico cronológico, Numérico dígito-terminal,
classes: Básicos e Padronizados. Duplex, Decimal e Unitermo.
Atenção! O método ALFANUMÉRICO -combinação de
Alfabético letras e números- não se inclui nas classes de métodos
básicos e padronizados e é considerado semi-indireto.
Geográfico
Simples
MÉTODO ALFANUMÉRICO
Numérico Cronológico
Métodos Dígito-
terminal O método ALFANUMÉRICO - combinação de letras e
Básicos
números - não se inclui nas classes de métodos básicos e
Enciclopédico padronizados e é considerado semi-indireto.
Alfabéticos
Ideográficos Dicionário Esse sistema procura utilizar as vantagens dos métodos
(Assunto) Duplex alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um
Numéricos método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez
Decimal
e precisão do numérico.
Unitermo
Este método trabalha com uma tabela constituída de

Automático
divisões do alfabeto, previamente planejadas e
Métodos Variadex numeradas em ordem crescente.
Padronizados Soundex Usam-se notações fechadas para se evitar que, uma vez
Mnemônico numeradas, as divisões sejam alteradas.
Rôneo Aa - Af = 1
Ag - Al = 2
Ordenação Am - As = 3
É o ato ou efeito de dispor documentos ou informações At - Az = 4
segundo um determinado método, ou seja, é a Ba - Bl = 5
disposição de documentos em determinada sequência Bm - Bz = 6
dentro de uma unidade de classificação.
23
Procedimento EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

As pastas individuais teriam como notação os nomes
colocados após o número correspondente à sua divisão 01. (2014 - CESPE - ANATEL - Técnico Administrativo)
alfabética. Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que
Exemplos: se seguem.
1 – Acrisio, Paulo (Aa-Af = 1) O arquivamento de documentos é um ato físico, ao
1 – Afonseca, João (Aa-Af =1) passo que a ordenação é a disposição intelectual dos
2 – Almeida, Mário (Ag-Al = 2) documentos em uma unidade de classificação.
3 – Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2) Certo - Errado
4 – Amaral, Roberto (Am-As = 3)
5 – Atilia, Jorge (At-Az = 4) 02. (2015 - FUNCERN - IF-RN - Técnico em Arquivo) O
conceito de métodos de arquivamento é:
IMPORTANTE!
a) predominância de documentos decorrentes do
Quando se trata de planejar a organização do arquivo, os exercício das atividades-meio de uma instituição ou
elementos constantes de um documento a considerar unidade administrativa.
são nome (remetente, destinatário ou pessoa referida no
b) sequência de operações que determina a atribuição
documento), local, número, data e assunto.
de informações contidas nos documentos com relação
Ou seja, é o elemento mais importante para cada caso aos graus de sigilo, conforme legislação específica.
que define como o arquivo será organizado: ordem
c) predominância de atividades desenvolvidas em
alfabética, geográfica, numérica (simples ou cronológica)
decorrência da finalidade de um documento, sendo
ou por assunto.
também chamada atividade finalística.
d) sequência de operações que determina a disposição
Tipos de arquivamento: dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em
relação aos outros e a identificação de cada unidade.
Arquivamento HORIZONTAL 03. (2016 - CESPE - POLÍCIA CIENTÍFICA - PE - Auxiliar de
- Os documentos são dispostos uns sobre os outros e Legista) A disposição de documentos em determinada
arquivados em caixas, estantes e escaninhos. sequência dentro de uma unidade de classificação é
denominada
- Indicado para Arquivos Permanentes (onde a
frequência de uso é menor) e para documentos de a) difusão. d) arquivamento.
grandes dimensões como plantas, desenhos e mapas. b) avaliação. e) descrição.
- Para consultar qualquer documento é necessário retirar c) ordenação.
os que se encontram sobre ele, dificultando a localização
rápida das informações – por esse motivo é
04. (2014 - FGV - AL-BA - Técnico de Nível Médio -
desaconselhável na fase corrente dos arquivos (onde a
Administrativa) Leia o fragmento a seguir.
frequência de uso é maior).
Os sistemas de acesso aos documentos de arquivo
podem ser diretos e ______________, e se subdividem
Arquivamento VERTICAL em métodos ____________ e ____________, estes
- Os documentos são dispostos um atrás do outro em com suas respectivas subdivisões.
gavetas ou estantes, permitindo a rápida consulta, sem Assinale a opção que completa corretamente as
necessidade de remover outros documentos. lacunas do fragmento acima.
- Indicado para Arquivo Corrente, pois agiliza a busca e a a) indiretos – básicos – padronizados
localização dos documentos
b) padronizados – diretos – indiretos
c) indiretos – alfabéticos – numéricos
d) numéricos – diretos – indiretos
e) padronizados – alfabéticos – numéricos
24
05. (2015 - Quadrix - CRF-RJ - Agente Administrativo) Um 08. (2015 - COSEAC - UFF - Assistente em Administração)
acervo exige um arquivamento adequado que viabilize a Sobre gestão de documentos, conforme ensina Paes
localização dos documentos. Quando o documento é em seu livro “Arquivo: teoria e prática”, o método de
acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta arquivamento é determinado pela natureza dos
ou caixa), o arquivamento pode ser feito de forma documentos a serem arquivados e pela estrutura da
horizontal ou vertical. Sobre o arquivamento horizontal, entidade. Desta forma, os métodos de arquivamento
leia as afirmativas. podem ser divididos em duas classes: básicos e
I. É indicado para documentos de grandes dimensões, padronizados. É correto afirmar pertencer à classe
como mapas, plantas e papéis de grandes dimensões. “Padronizados”:
II. Nesse arquivamento, os documentos são arquivados a) alfabético, geográfico, duplex.
lado a lado. b) numéricos, simples, cronológico.
III. É o mais comum, sendo largamente adotado nos c) variadex, rôneo, mnemônico.
arquivos correntes e intermediários, onde o d) ideográficos, unitermo, enciclopédico.
acondicionamento é feito em caixas ou pastas suspensas.
e) dígito-terminal, dicionário, decimal.
Está correto o que se afirma em:
a) I, somente.
09. (2015 - FGV - Câmara Municipal de Caruaru - PE -
b) I e II, somente. Técnico Legislativo) Relacione os métodos listados a
c) III, somente. seguir aos seus respectivos grupos.
d) II e III, somente.
e) todas. 1. Por assunto alfabético
2. Por assunto numérico
06. (2015 - COSEAC - UFF - Auxiliar em Administração) Na ( ) Unitermo
gestão de documentos, a obra “Arquivo: teoria e ( ) Duplex
prática”, de Paes, agrupa os métodos de
( ) Enciclopédico
arquivamento Duplex, Decimal e Unitermo na classe:
( ) Dicionário
a) Padronizados.
b) Mnemônico.
Assinale a opção que indica a relação correta, de cima
c) Básicos.
para baixo.
d) Geográfico.
a) 1 – 1 – 2 – 2
e) Alfabéticos.
b) 1 – 2 – 1 – 2
c) 2 – 1 – 2 – 1
07. (2014 - FUNRIO - IF-PI - Arquivista) São exemplos de
d) 2 – 2 – 1 – 1
métodos de classificação básicos e de acesso indireto:
e) 1 – 2 – 2 – 1
a) geográfico, dígito terminal e variadex.
b) duplex, enciclopédico e variadex.
10. (2015 - UFES - UFES - Assistente em Administração)
c) automático, dicionário e numérico cronológico.
Segundo Paes (2008), pode-se dividir os métodos de
d) decimal, unitermo e numérico simples. arquivamento em dois sistemas, os diretos e os
e) alfabético, duplex e decimal. indiretos. Sobre a diferença entre os dois sistemas,
segundo a autora, é CORRETO afirmar:
a) O sistema direto é aquele em que é necessário
consultar um índice ou código para acessar o
documento, diferentemente do indireto, no qual a busca
é feita no local de guarda do documento.
b) A diferença entre os dois sistemas é apenas a forma
como se manuseia o documento: o indireto indica o uso
de EPI (Equipamento de Proteção Individual) e o direto
dispensa essa proteção individual.
25
c) O sistema direto é aquele cujo produtor assinou 13. (2014 - CESPE - FUB - Técnico em Arquivo) A respeito
diretamente no documento e o indireto é aquele cuja de arquivamento e ordenação dos documentos de
assinatura do produtor está em forma eletrônica. arquivo, julgue o item subsecutivo.
d) Nos sistemas diretos os documentos são arquivados O método de sistema direto facilita a operação de
diretamente pelo produtor, e no sistema indireto o arquivamento dos documentos.
arquivamento é executado por profissional técnico Certo - Errado
específico ou por empresa de custódia externa.
e) Os sistemas diretos são capazes de permitir buscar o
14. (2014 - COSEAC - UFF - Assistente de Administração)
documento diretamente no local onde está guardado,
Marilena Leite Paes ensina que o método de
diferentemente do indireto, no qual é necessário
arquivamento é determinado pela natureza dos
consultar um índice ou código, que remeta ao
documentos a serem arquivados e pela estrutura da
documento.
entidade. É correto afirmar que variadex, automático,
soundex, mnemônico e rôneo pertencem à classe:
11. (2014 - IADES - CONAB - Assistente Administrativo) a) básicos.
Em função do caráter integrado de algumas atividades
b) padronizados.
de arquivo, julgou-se oportuno dividir em cinco
setores distintos as atividades dos arquivos correntes: c) dígito-terminal.
protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e d) duplex.
consulta; e, destinação. A esse respeito, o e) ideográficos.
arquivamento preconiza um método que pode ser
dividido em duas classes: básicos e padronizados.
15. (2014 - COSEAC - UFF - Auxiliar Administrativo)
Considerando essa informação, assinale a alternativa
Marilena Leite Paes ensina que o método de
que apresenta um método de arquivamento
arquivamento é determinado pela natureza dos
pertencente à classe padronizada.
documentos a serem arquivados e pela estrutura da
a) Alfabético. entidade. É correto afirmar, sobre métodos de
b) Geográfico. arquivamento, que:
c) Automático. a) nos métodos básicos não há subdivisões, somente a
d) Ideográfico. classe de métodos padronizados.
e) Numérico. b) os métodos padronizados podem ser variadex,
automático, soundex, mnemônico e rôneo.
12. (2014 - UFES - UFES - Assistente em Administração) c) duplex, decimal e indexação coordenada são
Sobre classificação e arquivamento de documentos, é subdivisões dos métodos padronizados numéricos.
INCORRETO afirmar: d) os métodos básicos podem ser variadex automático,
a) Sistema direto é aquele em que a busca do documento soundex, mnemônico e rôneo.
é feita diretamente no local onde se acha guardado. e) sistema indireto é aquele em que a busca é feita
b) Quando se trata de planejar a organização de um diretamente no local onde se acha guardado.
arquivo ou fichário, os elementos constantes de um
documento a considerar são: nome (do remetente, do
destinatário, ou da pessoa a quem se refere o
documento), local, número, data e assunto.
GABARITO
c) Algumas das vantagens do método alfabético são a
rapidez, a facilidade e o baixo custo. 01. C 06. C 11. C
d) O método alfanumérico pertence ao sistema indireto, 02. D 07. D 12. D
aquele em que, para se localizar um documento, é 03. C 08. C 13. C
preciso consultar um índice. 04. A 09. D 14. B
e) De acordo com o elemento mais importante e mais 05. A 10. E 15. B
frequentemente procurado, em cada caso, pode-se
organizar os fichários ou arquivos em ordem alfabética,
geográfica, numérica e de assunto.
26
MÉTODOS BÁSICOS Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo
I- MÉTODO ALFABÉTICO Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras são, santo,

É um método direto, que não exige a adoção de índice
santa seguem as regras aplicadas para sobrenomes
para que o documento seja localizado e tem como
composto por adjetivo e um substantivo.
elemento principal o NOME.
As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética,
respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação. Exemplo: Waldemar Santa Rita
Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, Luciano Santo Cristo
se comparado aos demais. Irwing São Paulo
Quando for adotado a ordem alfabética, será Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
necessário conhecer as regras de alfabetação. Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Irwing
São 13 as regras de alfabetação.
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último na classificação de sobrenomes iguais
sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: J. Vieira
Exemplo: Jonas Vieira
José Vieira
João Barbosa adota-se, BARBOSA, João.
Pedro Álvares Cabral, adota-se, CABRAL, Pedro Alvares Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Obs: Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem Vieira, José
alfabética do prenome.
5. Os artigos e preposições, tais como, a, o, de, d’, da,

Exemplo: Aníbal Teixeira do, e, um, uma, não são considerados (ver também
Pedro Teixeira regra nº. 9)
Marilda Teixeira
Vitor Teixeira Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Lúcia da Câmara
Teixeira, Marilda Arnaldo do Couto
Teixeira, Pedro
Teixeira, Vitor Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um Câmara, Lúcia da
adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Couto, Arnaldo do
Exemplo: Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
27
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último
como Filho, Neto, Júnior, Sobrinho são considerados sobrenome, salvo no caso de espanhóis e orientais
parte integrante do último sobrenome, mas não são (ver também regras no. 10 e 11)
considerados na ordem alfabética.
Exemplo: Georges Albert
Exemplo: Antônio Almeida Filho Winston Churchill
Paulo Ribeiro Júnior Paul Müller
Joaquim Vasconcelos Sobrinho Jorge Schmidt
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Aubert, Georges
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Churchill, Winston
Ribeiro Júnior, Paulo Müller, Paul
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Schimidt, Jorge
Viana Neto, Henrique
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não
Obs: Os graus de parentesco só serão considerados na ser consideradas e colocadas antes do sobrenome, o
alfabetação quando servirem de elemento de distinção. mais comum é considerá-las como parte integrante
do nome apenas quando escritas com letra
maiúsculas.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Exemplo: Giulio di Capri
Jorge de Abreu Filho
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de
John Mac Adam
Abreu Neto, Jorge de
Gordon O’Brien
Abreu Sobrinho, Jorge de
Arquivam-se: Capri, Giulio di

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São
colocados após o nome completo, entre parênteses. De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Exemplo: Ministro Milton Campos Mac Adam, John
Professor André Ferreira O’Brien, Gordon
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira 10.Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenomes de
família do pai.
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Exemplo: José de Oviedo y Baños
Ferreira, André (Professor)
Francisco de Pina de Mello
Pereira, Paulo (General)
Angel del Arco y Molinero
Teixeira, Pedro (Dr.)
Antônio de los Rios
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del

Oviedos y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Rios, Antônio de los
28
11.Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – Estas regras podem ser alteradas para melhor servir a
são registrados como se apresentam. organização, desde que o arquivista observe sempre o
mesmo critério e faça as remissivas necessárias para
evitar dúvidas futuras.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior
José Félix Alves Pacheco
12.Os nomes de firmas, empresas instituições
governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não considerando, porém, para fins de Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
ordenação, os artigos e preposições que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação,
Peregrino Júnior, José
que os artigos iniciais sejam colocados entre
parênteses após o nome. Félix Pacheco, José
Exemplo: Embratel Colocam-se remissivas em:

Álvaro Ramos & Cia.
Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha
Fundação Getúlio Vargas
Ver
A colegial Peregrino Júnior, José
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara Pacheco, José Félix Alves
Ver
Barbosa Santos Ltda Félix Pacheco, José
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.

Barbosa Santos Ltda Além de observar as regras de alfabetação, e necessário
também considerar as REGRAS DE ORDENAÇÃO, que
Colegial (A)
podem ser palavra por palavra ou letra por letra.
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Letra por letra
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)
Exemplo: Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
13.Nos títulos do congressos, conferências, reuniões,
Monte Mór
assembléias e assemelhados os números arábicos,
romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no Montenegro
fim, entre parênteses. Monte Sinai
Palavra por palavra
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia Exemplo: Monte Alegre
3º Congresso de Geologia Monte Branco
Monte Mór
Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Monte Sinai
Congresso de Geografia (Quinto) Monteiro
Congresso de Geologia (3º) Montenegro
A escolha de um dos critérios implica a exclusão do

outro.
29
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 05. (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a

seguir atende às regras de alfabetação:
01. (2008 - Cespe – SEAD-UEPA - Adaptada) Gonçalves, Paulo de Abreu
Considerando as regras de alfabetação para Magalhães, Pedro Antonio de
arquivamento de documentos cujo principal elemento São Tiago, Heitor de
seja o nome. A sequência alfabética a seguir está de Teles, Manoel de Souza
acordo com as regras de alfabetação.
Villa-Lobos, Henrique
Barbosa, Antonio Augusto
CERTO - ERRADO
Cardoso, Pedro Henrique de Araújo
Ferreira, João Batista
06. (2015 - UFMT - IF-MT - Auxiliar em Administração) O
Ferreira, José de Arimatéia método de arquivamento mais simples quando o
Neto, Afonso de Almeida Costa elemento principal é o nome denomina-se método
CERTO - ERRADO alfabético. Sobre esse método, marque V para as
afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
02. (2008 - Cespe – SEAD-UEPA - Adaptada) ( ) É um método indireto, porque a pesquisa requer
Considerando as regras de alfabetação para uso de índice auxiliar para localização do
arquivamento de documentos cujo principal elemento documento.
seja o nome. A seqüência alfabética a seguir está de ( ) As fichas ou as pastas são dispostas na ordem
acordo com as regras de alfabetação. rigorosamente alfabética, respeitadas as normas
Bernardes, Professor Carlos Augusto gerais para a alfabetação, por guias divisórias,
com as respectivas letras.
Campos, Professor Diogo de Lima
( ) Na regra de alfabetação com nomes de pessoas
Rangel, Coordenador Felipe Bernardes
físicas, considera-se o último sobrenome e
Rangel, Professor Eduardo de Almeida depois o prenome.
Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva ( ) Nas situações em que a pessoa física possui
CERTO - ERRADO sobrenomes agrupados por hífen, faz-se
necessária, segundo a regra de alfabetação, sua
separação.
03. (2008/ Cespe – SEAD-UEPA) Considerando as regras
de alfabetação para arquivamento de documentos cujo Assinale a sequência correta.
principal elemento seja o nome. A seqüência alfabética a a) V, V, F, V
seguir está de acordo com as regras de alfabetação. b) F, V, V, F
Brochado, Marcos André c) F, F, V, F
Gonçalves, Ricardo André de Assis d) V, F, F, V
Ramalho, J. Pedro
Ramalho, João Batista
Silva, Pedro Antonio da 07. (2015 - FUNCAB - MPOG - Atividade Técnica -
CERTO - ERRADO Arquivologia) Segundo as regras de ordenação
alfabética, é correto afirmar que:
04. (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a a) Ana Maria de Castro Fonseca PRECEDE Ana de Castro.
seguir atende às regras de alfabetação: b) Waldemar Vasconcelos PRECEDE W. Vasconcelos.
Abreu, Paulo de (Ministro) c) José Carlos Moraes Neto PRECEDE José Carlos Morais
Barbosa, José Pedro Junior.
Barbosa, Maria Aparecida d) Carlos Monte Verde PRECEDE Carlos Moura Câmara.
Silva, José Ricardo da e) Joaquim Vieira Filho PRECEDE Joaquim Viana Neto.
Sobrinho, Ricardo Pereira
CERTO - ERRADO
30
08. (2015 - FUNCAB - MPOG - Atividade Técnica - 11. (2014 - FCC - TJ-AP - Analista Judiciário - Área Apoio
Arquivologia) Considere os nomes a seguir: Especializado - Arquivologia - ADAPTADA)
1. Dr. Ricardo Teixeira Atenção: Para responder à questão, considere a lista
2. Professor Arnaldo do Couto das pastas suspensas com os nomes dos remetentes
(pessoas físicas e jurídicas) da correspondência
3. General Roberto d'Andrade
recebida por determinada instituição, com a
4. Leila da Câmara indicação das cidades de origem:
5. Paulo de Almeida
A sequência correta para arquivamento das pastas de 1. José Augusto Pereira Filho - Belém (PA)
documentos por método alfabético é:
2. Antônio de Sousa Passos - Porto Grande (AP)
a) 5,3,4,2,1.
3. Casas Pereira - Ferreira Gomes (AP)
b) 1,3,4,5,2.
4. Joaquim Pereira dos Santos - Manaus (AM)
c) 5,3,1,4,2.
5. Escritório de Contabilidade Porto Seguro - Belém
d) 4,2,3,1,5. (PA)
e) 1,4,3,2,5. 6. Maria Augusta Lima Pereira - Laranjal do Jari (AP)
7. Lira & Fernandes Ltda. - Laranjal do Jari (AP)
09. (2015 - FGV - Câmara Municipal de Caruaru - PE - 8. Companhia de Eletricidade do Amapá - Macapá
Técnico Legislativo) Utilize as regras de alfabetação e o (AP)
método de classificação alfabético para ordenar os
nomes a seguir.
Caso fossem ordenadas alfabeticamente pelos nomes
• Abelardo Carrara
dos remetentes, as pastas obedeceriam à sequência
• Adalberto Cabral
a) 8, 1, 7, 6, 2, 4, 3, 5.
• Abílio Castilho
b) 2, 3, 8, 1, 7, 6, 4, 5.
• Aníbal Almada de Castro
c) 3, 8, 5, 7, 2, 1, 6, 4.
• Adriano de Oliveira Câmara
d) 1, 7, 6, 8, 3, 5, 4, 2.
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o
e) 7, 2, 1, 6, 8, 4, 3, 5.
primeiro nome.
a) Abelardo Carrara
b) Abílio Castilho
12. (2014 - VUNESP - SP-URBANISMO - Assistente
c) Aníbal Almada de Castro
Administrativo) Em arquivamento, considerando-se o
d) Adriano de Oliveira Câmara método alfabético, as pastas devem ser ordenadas e
e) Adalberto Cabral separadas por
a) separadores plastificados.
10. (2015 - CONSULPAM - Prefeitura de Serrita - PE - b) cartolinas duplas.
Auxiliar de Biblioteca Escolar) Nos métodos de c) papeletas autocolantes.
arquivamento temos o alfabético, um sistema de
d) folhas de sulfite coloridas.
baixo custo, direto e de fácil implantação. Observe os
itens abaixo e assinale aquele INCORRETO a respeito e) guias divisórias simples.
da regra de arquivamento alfabético.
a) Nos nome de pessoas físicas considera-se o último
sobrenome, depois é considerado o prenome.
b) Se houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem
alfabética do prenome.
c) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões e
assembleias, os números arábicos, romanos ou escritos
por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses.
d) Não são considerados para arquivamento os nomes de
pessoas estrangeiras.
31
13. (2016 - FUNCAB - ANS - Técnico Administrativo) Os 16. (2014 - FGV - Câmara Municipal do Recife-PE -
documentos devem ser guardados dentro de pastas Arquivista) Considere os seguintes itens:
ou caixas. O arquivamento por nomes segue 13 regras, I – Carlos Martins de Macedo
chamadas alfabetação. Seguindo essas regras, com os
II – Carolina de Castro Magalhães
nomes Rogério Castelo Azul, Camilo São Bernardo,
Ronaldo de Alencar, Juan Lopez Diaz, Ornar Saad III – Cesar Augusto Machado
serão arquivados? IV – Cristina Martins Macedo
a) Castelo Azul, Rogério; Bernardo, Camilo São; Alencar, V – Celina Constância Machado
Ronaldo de; Diaz, Juan Lopez; Omar Saad. Utilizando-se as regras de alfabetação segundo o
b) Castelo Azul, Rogério; Bernardo, Camilo São; Alencar, método de classificação alfabético, a sequência
Ronaldo de; Lopez Diaz, Juan; Saad, Omar. correta é:
c) Castelo Azul, Rogério; São Bernardo, Camilo; Alencar, a) I – IV – V – III – II;
Ronaldo de; Lopez Diaz, Juan; Omar Saad. b) I – II – V– III – IV;
d) Castelo Azul, Rogério; São Bernardo, Camilo; Alencar, c) III – II – V – I – IV;
Ronaldo de; Juan Lopez Diaz; Omar Saad. d) IV – I – III – V – II;
e) Azul, Rogério Castelo; Bernardo, Camilo São; Alencar, e) IV – III – V – II – I.
Ronaldo de; Diaz, Juan Lopez; Saad, Omar.
14. (2016 - CESGRANRIO - ANP - Técnico Administrativo)

Um setor de arquivo precisa organizar os documentos
das seguintes pessoas: 1) Luiz Fernando Duarte Monte
Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3) Carlos Eduardo
Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente,
as regras de alfabetação, como ficam organizados tais
documentos?
a) 5,4,3,1,2 d) 4,3,1,5,2 GABARITO
b) 5,3,2,4,1 e) 4,1,5,3,2 01. E 06. B 11. C 16. A
c) 5,3,2,1,4 02. E 07. C 12. E
03. C 08. A 13. C
15. (2014 - FGV - TJ-GO - Analista Judiciário - 04. E 09. E 14. E
Arquivologia) Considere os seguintes itens: 05. C 10. D 15. A
I – Antônio Castanheira Silvino Junior
II – Álvaro Carvalho da Silva
III – Pedro de Carvalho Silvino Filho
IV – Maria Agostinho Silvério
V – Marina Antunes da Silva
Utilizando-se as regras de alfabetação segundo o
método de classificação alfabético, a sequência
correta é:
a) II – V – IV – I – III;
b) II – V – IV – III – I;
c) II – I – IV – V – III;
d) IV – V – II – III – I;
e) IV – V – III – II – I.
32
II- MÉTODO GEOGRÁFICO Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias

com notações indicativas dos nomes dos estados.
• Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética
O método geográfico é do sistema direto. A busca é feita • Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a
diretamente ao documento. Este método é preferido CAPITAL
quando o principal elemento a ser considerado em um
• As demais cidades seguem em ordem alfabética
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
Neste método, o elemento principal é o local, seja o país, Exemplo:
o Estado ou, a cidade. Estado Cidade Correspondente
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Vantagens: é direto e de fácil manuseio. Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio
Desvantagens: exige duas classificações local e nome do Rio de Rio de Janeiro J.
correspondente. Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Campos Almeida, José
Janeiro São Paulo (capital) de
São Paulo Lorena Corrêa, Gilson
Devem ser observadas as seguintes regras: São Paulo Silva, Alberto
3) MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE

1) MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS
(Nome da cidade, estado e correspondente)
(Nome do país, capital (demais cidades) e Quando o principal elemento é a Cidade e não o Estado,
correspondente) deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por
Quando o elemento principal forem países, alfabeta-se cidades, não havendo destaque para as capitais.
em primeiro lugar o país, seguido da capital e do • O arquivo é organizado por cidade, sem a
correspondente. As demais cidades apresentam-se após separação por estado.
as respectivas capitais. • As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética
- Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética e devemos indicar ao final de cada cidade, o
- Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL estado correspondente.
Exemplo:
- As demais cidades seguem em ordem alfabética
Cidade Estado Correspondente
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Exemplo: Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
País Cidade Correspondente Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
França Paris (capital) Unesco
Janeiro São Paulo Corrêa, Gilson
França Lorena Vadim, Roger São Paulo
Portugal Lisboa Pereira, José Nesse caso não é necessário o emprego de guias
Portugal (capital) Albuquerque, Maria divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas
Coimbra são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É
Portugal Ferreira, Antônio
imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes
Porto
dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com
o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo:
2) MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO Brasília (Distrito Federal) Silva, Jackson
(Nome do estado, cidade e correspondente) Brasília (Minas Gerais) Leite, Edson
Itabaiana (Paraíba) Santos, Therezinha
Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e
devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabética em relação às
demais cidades, que deverão estar dispostas após as
capitais.
33
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 04. (2014 - FUNCAB - PRF - Agente Administrativo - 01)

Um agente administrativo da Polícia Rodoviária
Federal recebe a tarefa de organizar as pastas abaixo
01. (2014 - CONSULPAM - SURG - Auxiliar Administrativo)
pelo método de arquivamento geográfico, que tem a
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens,
cidade como referência:
evita repetições desnecessárias de experiências,
diminui a duplicidade de documentos, revela o que
está por ser feito, o que já foi feito e os resultados 1. Santos / São Paulo / Ricardo Rocha.
obtidos. Aponte nos itens abaixo como é realizado o 2. São Paulo / São Paulo / Carlos Santa Cruz.
arquivo geográfico: 3. Rondonópolis / Mato Grosso / Antônio Reis.
a) O elemento principal é o local ou a procedência. A 4. Cuiabá / Mato Grosso / Carla Rossi da Silva.
busca é feita de forma direta. Tem como vantagens o
5. Goiânia / Goiás / José Gomes.
sistema direto, a ordenação alfabética e ser fácil de usar.
Já as desvantagens são o uso de duas classificações – 6. Goiânia / Goiás / Josué Gomes.
local e nome do correspondente (ou interessado).
b) Pertence ao sistema indireto. A consulta ao As pastas devem ser arquivadas na seguinte ordem:
documento é feita em índice alfabético remissivo – busca a) 6 , 5 , 3, 1, 2 e 4
primária da informação a fim de localizá-la. Tem como
b) 5, 6, 4, 3, 2 e 1
vantagens erros reduzido de arquivamento. Já a
desvantagem é o sistema indireto exigindo pesquisa aos c) 4 , 3, 5, 6, 2 e 1.
índices. d) 4, 5, 6, 3, 1 e 2.
c) Apresenta como vantagens a agilidade na recuperação e) 5, 4, 2, 6, 3 e 1
da informação, custo baixo, sistema direto e de fácil
implantação. Por outro lado as desvantagens são os erros
mais constantes de arquivamento.
05. (2015 - FUNCAB - MPOG - Atividade Técnica -
d) O elemento principal é o local ou a procedência. A Arquivologia) Considerando o arquivamento
busca é feita de forma indireta. Tem como vantagens o geográfico por estado, cidade e correspondente, a
sistema indireto, a ordenação alfabética e ser fácil de alternativa que virá primeiro no método de
usar. Já as desvantagens são o uso de duas classificações alfabetação é:
– local e nome do correspondente (ou interessado).
a) Alagoas, Maceió, Arildo Bragato.
b) Acre, Acrelândia, Ari Bastos.
c) São Paulo, Campinas, Arildo Braga.
02. (2016 - CESPE - FUNPRESP-JUD - Assistente -
d) Amapá, Amapá, Ariane Barros.
Secretariado Executivo) Acerca da gestão de
informações e de documentos e dos métodos de e) Acre, Rio Branco, Ari Bragança.
arquivamento, julgue o item a seguir.
O método geográfico de organização dos documentos
é o do sistema direto, que deve ser utilizado quando
a procedência ou o local for o principal elemento a ser
considerado na busca de um documento.
GABARITO
Certo - Errado
01. A
02. C
03. (2014 - FGV - TJ-GO - Analista Judiciário -
Arquivologia) Utilizando-se o método geográfico por 03. D
estado, o primeiro item na ordenação seria: 04. D
a) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Antonio Almeida; 05. E
b) Bahia – Ilhéus – Beatriz Fonseca;
c) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Ricardo Rodrigues;
d) Bahia – Salvador – João Paes;
e) Rio de Janeiro – Rio das Ostras – Paula Andrade.
34
III- MÉTODO NUMÉRICO 3.3- Método Numérico-Dígito-Terminal

Os documentos são numerados sequencialmente, os
números são dispostos em três grupos de pares
É quando o método de arquivamento é feito por
numéricos e sua leitura é feita da direita para a esquerda.
ordenação numérica.
Ex.: 645.321, decompondo 64-53-21.
Neste exemplo o número 21 é o grupo primário, 53 o
3.1- Método Numérico Simples
secundário, e o terciário é o número 64.
3.2- Método Numérico-Cronológico
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas é
3.3- Método Numérico-Dígito-Terminal feito considerando-se em primeiro lugar o grupo
primário, seguindo-se o secundário e, finalmente o
3.1- Método Numérico Simples terciário.
Método indireto em que o principal elemento a ser Quando o número for composto de menos de seis
considerado em um documento é o seu número. dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins
É atribuído um número a cada correspondente de acordo de complementação. São vantagens do método dígito-
com registro ou ordem de entrada, ou seja, sequência terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez
numérica de entrada. Não obedece uma ordem na localização e arquivamento.
alfabética.
- A busca é feita por um nome, por isso exige um índice OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples
alfabético, também conhecido como ONOMÁSTICO. e Dígito-Terminal
Exemplo: Números a Método Método Numérico

001- Pedro Corrêa Machado serem Numérico Dígito-Terminal
organizados Simples
002 - Álvaro Maia
34.758 7.666 03-47-58
003 - José Alves
254.786 34.758 00-76-66
915.698 254.786 25-47-86
7.666 477.998 91-56-98
477.998 915.698 47-79-98
3.2- Método Numérico-Cronológico
Nesse método, além da ordem numérica deve-se
observar a data. É um método adotado em quase todas Organizados - Ordenação feita a
as repartições públicas. Numera-se o documento e não a em ordem partir dos dois
pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em crescente últimos dígitos
uma capa de cartolina, passando a ser chamado daí em - Organizados em
diante de processo. As vantagens desse método são ordem crescente
maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por
ser mais fácil de lidar com números do que com letras.
Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto,
obrigando duplicidade de pesquisa.
Exemplos:
001/2017
002/2017
003/2017
35
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 06. (2010 - FUNIVERSA - MPE-GO - Arquivista) Acerca do

método numérico cronológico, assinale a alternativa
correta.
01. (2004 - CESPE – SGA-DF) O método de arquivamento
numérico pode ser dividido em numérico simples, a) Pertence ao sistema direto.
cronológico ou dígito-terminal. b) Numera-se a pasta e não o documento.
Certo - Errado c) Quando se anula um registro, sempre se aproveita o
número.
02. (2010 - FUNIVERSA - MPE-GO - Arquivista) A d) Além da ordem numérica, respeita-se a data do
atribuição de um número a cada cliente (pessoa física documento.
ou jurídica), por exemplo, obedecendo à ordem de e) A sua desvantagem é o pequeno grau de sigilo.
entrada ou de registro, sem preocupação alguma com
a ordem alfabética é característica do método 07. (2009 - CESPE - ANTAQ - Técnico Administrativo)
a) numérico cronológico. Acerca de arquivamento e procedimentos
b) numérico alfabético. administrativos, julgue
c) numérico simples. os itens a seguir.
d) dígito-terminal. O método numérico simples determina a numeração
e) variadex-cronológico. sequencial dos documentos, dispondo os números em
três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-
63-19.
03. (2008 - CESPE – MPE-RR) O método numérico simples
Certo - Errado
constitui-se na atribuição de um número e de uma letra
a cada documento de pessoa física ou jurídica.
Certo - Errado 08. (2014 - CESGRANRIO - FINEP - Assistente - Apoio
administrativo) A utilização do método dígito terminal
é recomendada para grande volume de documentos,
04. (2005 - CESPE – TRE-MT) O método de arquivamento sendo que o elemento principal a ser considerado é o
dígito-terminal apresenta como desvantagem a lentidão número. Assim, para localizar a pasta 162.035, o
na recuperação da informação. arquivista deve verificar, em primeiro lugar, onde se
Certo - Errado encontram as pastas terminadas em
a) 35
05. (2010 - CESGRANRIO - ELETROBRAS - Técnico de b) 16
Arquivo) Considere os exemplos de codificação de c) 20
documentos a seguir.
d) 03
e) 62
I - 839.245
II - 45-42-19
09. (2013 - CESGRANRIO - BNDES - Profissional Básico -
III - 10.009/2010 Arquivologia) Ao iniciar o processo de organização de
acervos, em um departamento específico do BNDES,
Essas codificações são utilizadas, respectivamente, o arquivista encontra uma documentação antiga com
nos métodos de classificação indícios de ordenação da seguinte forma: 13-54-02,
16-67-13, 20-25-47, 09-26-67...
a) dígito-terminal, duplex e unitermo.
Imediatamente, o arquivista deve reconhecer que se
b) duplex, decimal e numérico-cronológico.
trata de uma ordenação que utilizou o método de
c) numérico-cronológico, numérico-simples e decimal. arquivamento
d) numérico-simples, dígito-terminal e numérico- a) dicionário numeral
cronológico.
b) numérico simples
e) numérico-simples, decimal e unitermo.
c) terciário normal
d) decimal duplex
e) dígito terminal
36
10. (2012 - PUC-PR - DPE-PR - Secretário Executivo) Na 4) MÉTODO IDEOGRÁFICO

classe dos métodos de arquivamento básicos há o Organiza os documentos por assunto. Uma vez
método numérico dígito-terminal. Esse método é identificados os assuntos, os temas gerais podem ser
numerado sequencialmente. Em sabendo disso, considerados por nome ou códigos numérico a eles
ordene os dossiês dos correspondentes a seguir, atribuídos. Os códigos numéricos sempre apresentarão
numerando-os do 1 ao 5, obedecendo à numeração uma relação do GERAL para o Particular.
que lhes foi atribuída segundo o método dígito-
- Podem ser
terminal:
a) Alfabético (Enciclopédico e dicionário) ou
( ) 56.242 - Thomas O’Brien
b) Numéricos (Decimal, Duplex e Unitermo)
( ) 972.224 - João Simão & Cia.
( ) 288.704 - Meg Paes de Andrade Corrêa
a.1) MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO DE ORDEM
( ) 170.801 - Sean Müller
ENCICLOPÉDICA
( ) 191.206 - Walter Fonseca Casagrande
Os assuntos relacionados são agrupados sob títulos
gerais e dentro dele alfabeticamente
Assinale a ordem CORRETA da numeração:
a) 5, 4, 2, 1, 3 Exemplo:
b) 1, 2, 4, 5, 3
c) 2, 5, 3, 4, 1 TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO
d) 4, 1, 2, 3, 5 ADMINISTRAÇÃO
e) 5, 4, 3, 2, 1 Administração de Materiais
Gestão de Pessoas
ARQUIVOLOGIA
Arquivos correntes
Permanente: Arquivo morto?
PSICOLOGIA
Interpretação dos Sonhos
a.2) MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO DE ORDEM

GABARITO DICIONÁRIA
01. C 06. D Os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, não
02. C 07. E fazendo nenhuma relação como o método
enciclopédico.
03. E 08. A
Exemplo:
04. E 09. E
TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO
05. D 10. A
Administração de Materiais
Arquivos correntes
Gestão de Pessoas
Interpretação dos Sonhos
Permanente: Arquivo morto?
37
MÉTODO DICIONÁRIO b.1) MÉTODO IDEOGRÁFICO - NUMÉRICO DECIMAL

X Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio
MÉTODO ENCICLOPÉDICO de distribuição dos documentos em dez grandes classes,
cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e
assim por diante.
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em
Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de
um único nível (método dicionário) ou em vários níveis
Melvil Dewey (1851-1931). A classificação decimal
hierarquizados (método enciclopédico). Observe a seguir
consta de uma tabela de assuntos, denominada código
a diferença entre os dois métodos.
de assuntos e de um índice que permite sua rápida
localização. Tal classificação distribui os assuntos em
Suponha que um setor separou seus documentos por nove classes. A décima classe é reservada para os
assunto, onde foram criadas as seguintes pastas: assuntos de caráter muito genérico, que não devem ser
- Férias incluídos em nenhuma das outras nove classes, já
- Contas a pagar estabelecidas. Cada classe, por sua vez, está subdividida
em subclasses e uma décima para generalidades e assim
- Aposentadoria
sucessivamente, recebendo as denominações: divisões,
- Empréstimos bancários grupos, subgrupos, etc.
- Licença médica A codificação é formada por números cujos três
- Contas a receber primeiros algarismos, que estão separados dos demais
- Frequência por um ponto, representam cada uma das dez classes.
Portanto, a parte inteira do número é sempre composta
- Licença maternidade
de três algarismos. A parte decimal pode não existir,
- Empréstimos rurais como pode ter um, dois, três ou mais algarismos.
O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral
A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se para o particular. A tábua, tabela ou esquema, com a
dar em um único nível ou em níveis hierarquizados, de classificação adotada tem o nome de classificador ou
acordo com a conveniência do usuário. Na prática, a código, e não dispensa um índice alfabético. Não existe
ordenação será efetivada da seguinte forma: uma classificação universal para arquivos - cada
instituição tem a sua classificação particular. Para
DICIONÁRIO ENCICLOPÉDICO utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente
rigoroso estudo do mecanismo da classificação decimal
Aposentadoria Financeira
Suas principais desvantagens são a limitação de dez
Contas a pagar Contas números para cada nível de classificação o que não
Contas a receber A pagar ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o
Empréstimos bancários A receber desenvolvimento das atividades da instituição (as classes
Empréstimos rurais Empréstimos são previamente estabelecidas).
Férias Bancários
Frequência Rurais Exemplo:
Licença maternidade Pessoal
Licença médica Aposentadoria
Férias
Frequência
Licenças
Maternidade
Médica
38
b.2) MÉTODO IDEOGRÁFICO - NUMÉRICO DUPLEX b.3) MÉTODO IDEOGRÁFICO - NUMÉRICO UNITERMO
Método de ordenação que tem por eixo a distribuição (OU INDEXAÇÃO COORDENADA)
dos documentos em grandes classes por assunto, Este método visa localizar e identificar os documentos a
numeradas consecutivamente, que podem ser partir das suas palavras chaves.
subdivididas em classes subordinadas, mediante o uso de O método consiste em se atribuir a cada documento, ou
números justapostos com traços de união. grupo de documentos, um número em ordem crescente
A documentação é dividida em classes, conforme os (número de registro), de acordo com sua entrada no
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta arquivo (Esse número é denominado número de
para a minúcia. registro). Sua finalidade é identificar e localizar o
Este método se diferencia do decimal, que prevê documento quando solicitado. Uma vez numerado,
antecipadamente todas as atividades, pois o plano inicial através da análise do documento são identificadas as
não precisa ir além das necessidades imediatas, sendo palavras-chave ou descritores, que servirão
abertas novas classes à medida que outras necessidades posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos
forem surgindo. devem ser transcritos em uma ficha-índice.
Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida
em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. O número de
Exemplo:
registro é transcrito na ficha ou fichas correspondentes
às palavras-chave escolhidas para sua identificação, na
coluna cujo algarismo coincidir com o final do número
atribuído ao documento.
Não é aconselhável a utilização desse método para os
documentos textuais. Este método vem sendo utilizado
com grande êxito nos arquivos especiais e
especializados.
RESUMINDO:
Unitermo: o método consiste em atribuir a cada
documento ou grupo de documentos um número em
ordem crescente, de acordo com a sua entrada. Esse
número, denominado número de registro, é controlado
através de livro próprio, deve ser assinalado no
documento em local visível e previamente determinado.
Exemplo:
Nº 212
Assembleia Extraordinária
Palavras-Chave /
descritores
Resumo: Assembleia
extraordinária para deliberar Greve
sobre a continuidade da greve Metalúrgicos
promovida pelos metalúrgicos de Assembleia
todo país. Foi realizada no salão extraordinária
vip do Hotel Marina, na praia do Hotel Marina
Leblon, em 13 de março de 1936.
1936
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha,

dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O número
de registro é transcrito nas fichas correspondentes às
palavras-chaves escolhidas para sua identificação, na
39
coluna cujo algarismo coincidir com o final do número 03. (2010 - CESGRANRIO - BNDES - Arquivista) O método
atribuído ao documento, como no exemplo a seguir: ideográfico numérico, no qual a documentação é
Greve: dividida em classes conforme os assuntos, partindo
do gênero para a espécie e permitindo a abertura
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
ilimitada de classes, denomina-se
210 311 122 063 004 135 006 017 008 099 a) duplex.
320 421 202 173 134 235 026 317 098 149 b) decimal.
450 461 212 243 244 465 236 417 128 439 c) unitermo.
530 531 d) cronológico.
e) dígito-terminal.
Metalúrgicos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 04. (2016 - Quadrix - CRQ 18° Região - PI - Auxiliar
120 411 132 003 004 145 016 117 018 199 Administrativo) O método ideográfico é um
340 521 212 193 144 245 345 427 108 239 instrumento bastante utilizado no dia a dia da área
administrativa. Empregado quando a ordenação dos
530 631 512 283 234 475 575 527 138 399
documentos é feita por assunto, esse método tem
algumas subdivisões. Na organização por assunto,
Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas eles podem ser ordenados de forma alfabética ou
que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a numérica. E a ordenação alfabética dos assuntos pode
212 e a 530. Esse método é recomendado para arquivos ser feita por outros dois métodos:
fotográficos, sonoros e outros arquivos constituídos de a) decimal ou duplex.
documentos especiais. b) dicionário ou enciclopédico.
c) decimal ou simples.
d) dicionário ou simples.
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO e) geográfico ou enciclopédico.
05. (2014 - VUNESP - PRODEST-ES - Assistente

01. (2010 - FCC - AL-SP - Agente Legislativo de Serviços Organizacional - Área Administrativa) Entre os métodos
Técnicos e Administrativos) O método de se arquivar básicos de arquivamento, encontram-se os métodos
documento pelo arquivamento ideográfico denomina- ideográficos ou por assunto, que podem ser
se alfabéticos ou numéricos. Observe o exemplo a
a) por assunto. seguir:
b) ordem alfabética.
c) ordem numérica duplex. Cursos
d) ordem mnemônica. Especialização
Graduação
e) ordem geográfica.
Pós-graduação
Doutorado
Mestrado
02. (2004 - CESPE - TRE-AL - Técnico Judiciário - Área Pesquisas
Administrativa) Acerca do arquivamento de Administração
documentos, julgue o item subsequente. Ciência da informação
No método de arquivamento ideográfico, o principal Economia
elemento adotado para a recuperação da informação Custo de vida
é o assunto. Desenvolvimento econômico
Certo - Errado Publicações
Impressão
de livros
de periódicos
Postos de vendas
40
Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, o 08. (2013 - CEPUERJ - CREFITO-2ª Região(RJ) - Assistente
nome do método de arquivamento ideográfico Administrativo) A ordenação que tem por eixo a
exemplificado. distribuição dos documentos em grandes classes por
a) Decimal. assunto, numeradas consecutivamente, e que podem
ser subdivididas em classes subordinadas mediante o
b) Dicionário.
uso de números justapostos com traços de união,
c) Duplex. corresponde à definição do método de arquivamento:
d) Enciclopédico. a) duplex
e) Unitermo. b) decimal
c) variadex
d) dígito-terminal
06. (2005 - CESPE - ANTAQ) No método alfabético
dicionário, os temas obedecem a uma rigorosa ordem
GABARITO
alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada,
obedecendo a um título genérico. 01. A 06. E
Certo - Errado 02. C 07. D
03. A 08. A
04. B
07. (2005- CVM) O método de indexação coordenada, ou 05. D
unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige
a estruturação de um vocabulário controlado. O método
consiste na atribuição de números em ordem crescente
a documentos ou grupo de documentos, de acordo com MÉTODOS PADRONIZADOS
a sua entrada no arquivo. A recuperação dos
documentos é feita a partir das palavras chave. 1) MÉTODO PADRONIZADO – VARIADEX
Esse método, concebido por Remington, é uma variação
Auditoria Interna do método alfabético e é um método utilizado nos
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 arquivos brasileiros. Nesse método são utilizadas cores
como elementos auxiliares para facilitar não só o
40 31 72 13 44 15 36 07 48 19
arquivamento, como a localização de documentos.
50 71 52 83 64 185 116 97 88 39 Nesse método trabalha-se com uma chave constituída
103 215 263 477 de cinco cores, onde cada cor representa a segunda
letra do nome de entrada e não a primeira. Dessa forma,
em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas
Proposta orçamentária
cinco cores da chave. Nesse método é possível reduzir a
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 incidência de erros de arquivamento muito comuns no
20 41 12 33 54 85 76 17 28 69 método alfabético.
50 81 32 93 94 155 116 57 68 119 Letras Cores
121 163 104 165 246 127 148 A, B, C, D e abreviações ouro
E, F, G, H e abreviações rosa
Nesse sentido, para recuperar o único documento que I, J, K, L, M, N e abreviações verde
trata da elaboração da proposta orçamentária e O, P, Q e abreviações azul
auditoria interna da empresa MVC, é necessário
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações palha
apresentar os documentos de números:
a) 20 e 40
b) 31 e 93
c) 44 e 94
d) 50 e 116
e) 103 e 127
41
2) MÉTODO PADRONIZADO – AUTOMÁTICO EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

Nesse método os papéis são arquivados com guias e
pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. 01. (2015 - COVEST-COPSET - UFPE - Auxiliar em
Segundo (PAES, Marilena Leite, pág. 92) , o método Administração) Entre os métodos de arquivamento, o
automático não tem aplicação prática nos arquivos alfabético é subdividido em específico, geográfico,
brasileiros. mnemônico e variadex. Descreve corretamente o
método variadex, a seguinte alternativa:
3) MÉTODO PADRONIZADO – SOUNDEX a) é representado por palavras dispostas
Para os arquivos alfabéticos onomásticos (lista de nomes alfabeticamente e é um dos mais difíceis processos de
próprios de todos os gêneros), de grandes proporções foi arquivamento.
inventado o sistema soundex, segundo o qual as b) consiste em agrupar as pastas por assunto e apresenta
unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao a dificuldade de se escolher o melhor termo ou
invés de o serem pela sequência estritamente alfabética. expressão.
O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. c) tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um
nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em grupo de letras para buscar a informação.
conta se a grafia é ou não a mesma. d) busca combinar as letras do alfabeto de forma a
Trata-se de um método criado pela língua inglesa que é auxiliar a memória na busca da informação no material
baseado no som das palavras, em função da pronúncia e de arquivo.
da letra inicial. Busca de sons próximos e semelhantes. e) método de arquivamento indireto, pois necessita de
Segundo (PAES, Marilena Leite, pág. 92), o método consulta anterior a um índice.
soundex não tem aplicação prática nos arquivos
brasileiros.
02. (2014 - IADES - METRÔ-DF - Arquivista) Os métodos
de arquivamento constituem um tema recorrente na
4) MÉTODO PADRONIZADO – RÔNEO arquivologia e podem ser divididos em duas classes
Este método não é mais utilizado por estar obsoleto. principais: básicos e padronizados. Assinale a
alternativa que apresenta o modelo criado pela
Remington Rand, que introduziu cores como
5) MÉTODO PADRONIZADO – MNEMÔNICO
elementos auxiliares para facilitar não só o
Este método não é mais utilizado por estar obsoleto. arquivamento, como também a localização de
documentos.
a) Variadex.
b) Automático.
c) Soundex.
d) Mnemônico.
e) Rôneo.
GABARITO
01. C 02. A
42

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