DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO

Arquivologi objetivo
BIBLIOTECA

arquivo
funcional (da
empresa)
biblioteca
cultural (fins de
estudos)

a
quantidade único exemplar ou múltiplos
exemplares limitado número exemplares
de cópias
formas ingresso na produção ou compra, doação ou
instituição recebimento permuta
acumulação doc. orgânica coleção (material
Arquivo é o conjunto de documentos acumulados por (vinculado à escolhido)
uma pessoa ou instituição ao longo de sua existência e entidade)
que comprovam as suas atividades. classificação doc. varia de instituição padronizada
para instituição
Suporte é o material físico em que a informação fica
registrada. Museu: instituição de interesse público, criada com a
finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição
Exemplos de suporte: conjuntos de peças e objetos (material tridimensional)
 papel; de valor cultural.
 CD; CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:
 fita magnética; a. aos estágios de evolução (correntes, intermediários e
 mídias digitais; permanentes);
 película fotográfica; b. à entidade mantenedora (públicos e privados);
 papiro;
c. natureza dos documentos (especiais e especializados);
 pergaminho.
e
FUNÇÃO DO ARQUIVO d. extensão de sua atuação (setoriais e central/geral.).

Guardar e organizar os documentos,
tornando disponíveis as informações
mantidas sob a sua guarda.
FINALIDADES DO ARQUIVO
Atende a duas finalidades básicas:
 servir de apoio à administração (principal);
 servir de base para a história (secundária).
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
Segurança: apresentar condições mínimas de
segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra
incêndio, extravio, roubo e deterioração. Importante
cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre
acesso a documentos confidenciais.
Precisão: oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos e assegurar a localização de qualquer
documento arquivado, ou de qualquer documento que
tenha sido dele retirado.
Simplicidade: ser simples e de fácil compreensão. As
possibilidades de erros são reduzidas em arquivos
simples e funcionais.
Flexibilidade: acompanhar o desenvolvimento ou
crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-
se ao aumento do volume e à complexidade dos
documentos a serem arquivados.
Acesso: oferecer condições de consulta imediata,
proporcionando pronta localização dos documentos.
Quanto aos estágios de evolução: ciclo de vida dos
documentos.
 Correntes (1ª idade) – guardam documentos mais novos e
que estão sendo resolvidos;
 Intermediários (2ª idade) – guardam documentos que já
foram resolvidos, mas ainda podem ser questionados; e
 Permanentes (3ª idade) – guardam documentos que já
prescreveram e são guardados pelo valor histórico.
Entidade mantenedora: todo arquivo (conjunto de
documentos) está vinculado a alguém.
Exemplo: arquivo da Rede Globo, Arquivo do Silvio
Santos e seu arquivo pessoal. Assim, ao analisar a
entidade que está por trás do arquivo (dona do
arquivo), teremos os arquivos públicos e privados.
 Públicos – arquivos de órgãos e entidades
públicas;
Obs.: Cabe mencionar que arquivos públicos não são
arquivos abertos ao público. Deve-se entender público
como algo que pertence ao Governo em qualquer
esfera ou poder. Nesse sentido, um arquivo da ABIN
(Agência Brasileira de Inteligência) também é um
arquivo público.
 Privados – mantidos por entidades privadas.
Podem ser institucionais (sem fins lucrativos),
comerciais ou pessoais.
 arquivos públicos; arquivos privados institucionais; e
arquivos privados pessoais.
Natureza dos documentos:
  Especiais – mantêm sob guarda documentos
de formas físicas diversas e que exijam
tratamento diferenciado no que se refere à
guarda e conservação. Os documentos podem
ser feitos de mídias digitais, fitas de vídeo, fita
cassete, material sonoro, material filmográfico
etc.
 Especializados – mantêm sob guarda
documentos de determinada área do
conhecimento.
Exemplo: arquivo médico. Aqui, só existem
arquivos especializados na área médica,
independente do material.
Extensão de sua atuação: local onde o arquivo estará
instalado dentro da empresa e a quem ele atenderá.
 Setoriais – Instalados junto aos órgãos
operacionais (setores), cumprindo funções de
arquivos correntes.
 Central ou Geral – Acumulam em um único
local (mesmo ambiente) documentos correntes
provenientes das diversas áreas da instituição,
centralizando os documentos correntes.
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
ORGANICIDADE: os documentos de arquivo são
acumulados naturalmente ao longo das atividades da
pessoa (física ou jurídica), estabelecendo um vínculo
orgânico com a entidade acumuladora e com os demais
documentos do conjunto.
A respeito desse princípio cabe realizar as seguintes
observações:
 doc. de arquivo são acumulados organicamente;
 doc. de biblioteca, por sua vez, são acumulados de
forma não orgânica, o que é tecnicamente chamado
de coleção.
Arquivo: é constituído por documentos orgânicos
(acumulação natural).
Biblioteca: é formada por documentos não orgânicos
(acumulação artificial). Os documentos de uma
biblioteca são tecnicamente chamados de coleção.
CUMULATIVIDADE: refere-se ao fato de o arquivo ir
crescendo ao longo do tempo através do acúmulo de
documentos.
PROVENIÊNCIA OU RESPEITO AOS FUNDOS:
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família
não deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras (fixa a identidade do documento,
relativamente ao seu produtor).
Fundo de arquivo: conjunto de documentos de
uma mesma entidade.
Classificados em:
Fundo aberto: fundo vinculado a entidades ativas (em
funcionamento) ou a pessoas vivas, estando sujeito a
novos acréscimos de documentos; e
Fundo fechado: fundo vinculado a entidades extintas
ou a pessoas falecidas, não estando sujeito a novos
acréscimos de documentos.
PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA (temático): os
documentos deveriam ser reclassificados por assunto
sem ter em conta a proveniência e a classificação
original. Ou seja, documentos referentes a um mesmo
assunto, mas pertencentes a entidades diversas, devem
ser arquivados juntos.
UNICIDADE: independentemente de forma, gênero,
tipo ou suporte, os documentos de arquivos conservam
seu caráter único, em função do contexto em que
foram produzidos.
RESPEITO À ORDEM ORIGINAL: o arquivo deveria
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa
ou família que o produziu.
REVERSIBILIDADE: todo tratamento empreendido
em arquivos pode ser revertido, se necessário.
INDIVISIBILIDADE/INTEGRIDADE: fundos de
arquivo devem ser preservados sem dispersão,
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
adição indevida. Ou seja, deve se manter íntegro. Não
deve haver eliminação, dispersão, inclusão indevida,
haja vista que pode se fazer a eliminação regularmente,
com controle, mas não devem ser feitas, em hipótese
alguma, a dispersão e a adição.
TERRITORIALIDADE: os arquivos públicos,
próprios de um território, seguem o destino deste
último. Esse local pode ser nacional, regional e
institucional.
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA (ponto de
partida/paradigma) ou princípio do respeito aos
fundos.
Fundos: ordem interna x ordem externa
Considerado o princípio básico da arquivologia
segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos
de outras entidades produtoras, de acordo com o
DBTA. Possui 2 vertentes (graus):
 a. Respeito dos fundos  distinção e
indivisibilidade do fundo de um arquivo,
isolado e circunscrevendo a entidade que
constitui o fundo.
b. Respeito à ordem original  respeitando ou
restabelecendo a ordem interna do fundo.
Conservar o arranjo dado pela entidade
produtora ou fluxo orgânico no qual os
documentos foram produzidos.
 ordem material– organização física dos documentos.
Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o
reconhecimento dos docs. produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos docs. sob sua guarda e
encaminhar e implementar a política nacional de
arquivos.
Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos
Arquivo Nacional SIGA
vinculado

 ordem intelectual – sequência lógica de produção dos Conarq define a política nacional de arquivos públicos
documentos. e privados.

Sinar implementa política nacional de arquivos

públicos e privados. O Sinar tem como
órgão central o CONARB.

1. Respeito aos fundos: ordem eterna, garante Art. 12 integram o Sinar:

integridade. I. Arquivo nacional;
2. Respeito à ordem original: ordem interna, II. Poder Executivo Federal;
conserva arranjo. III. Poder Legislativo Federal;
IV. Poder Judiciário Federal;
PRINCÍPIOS DE ARQUIVÍSTICA V. Estaduais dos Poderes Executivo e Judiciário;
Territorialidade (ou proveniência territorial) → doc. VI. DF e seus Poderes;
VII. Municípios dos Poderes Exec. e Legislativo.
fica próximo de onde foi produzido.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Pertinência (ou pertinência temática ou temático) →
reclassifica o doc. de acordo com o assunto. Nega Conjunto de procedimentos e operações técnicas
proveniência. referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de docs em fase corrente ou
Pertinência territorial → doc. deve ser transferido em
intermediaria, visando sua eliminação ou
função do conteúdo (local que se relaciona).
recolhimento (para guarda permanente). Chamado
Pertinência/respeito aos fundos → manutenção no adm de doc.
respectivo fundo.
NÍVEIS DE APLICAÇÃO
Ordem original (estrutura interna) → arquivo deve
Mínimo → programas de retenção e eliminação de
conservar o arranjo original.
doc. e procedimentos para recolhimento ou arquivo
Organicidade → relação natural entre doc. de um nacional daqueles de valor permanente.
arquivo em decorrência das atividades da entidade
Mínimo ampliado → existência de um
produtora. Espelham a estrutura, funções e atividades.
ou mais centros de arquivamento
Reversibilidade → procedimento ou tratamento intermediário.
empreendido em arquivos pode ser revertido, se
Nível intermediário → elaboração e gestão de
necessário.
formulários, elaboração de sistemas de arquivos
Da autenticidade → não sofreu alteração. Não se correntes, gestão de correspondência e doc. vitais, etc.
relaciona com o conteúdo. Citados, mantidos e
Máximo (todos os níveis) → gestão de
conservados sob custodia de acordo com
diretrizes adm., de correspondência e
procedimentos regulares que podem ser comprovados.
telecomunicações, de máquinas
Da confiabilidade (ou veracidade) → é real, copiadoras, uso de recursos de
independentemente da forma. Foco no conteúdo. automoção, etc.

Da naturalidade (ou cumulatividade) → acumulação

progressiva, natural e orgânica.
TEORIA DAS 3 IDADES
ORGANISMOS ARQUIVÍSTICOS
corrente intermediári permanent
 o e Classificados em 3 tipos:
Fase/ 1ª fase do 2ª fase do ciclo 3ª fase do ciclo
idade ciclo de vida de vida ou 2º de vida ou 3º Morto → estão guardados docs. que nunca ou
ou 1º idade. idade. idade. pouquíssimas vezes são consultados. Apesar da
Frequênci muito menos frequente pouco
frequente frequente/raro
condição desse tipo de arquivo, não deve ser
a de uso
Local de próximo ao um pouco mais fácil acesso ao considerado deposito de lixo. Existem depósitos
guarda usuário. distante do público. próprios p/ esse tipo de arquivo.
usuário.
Acesso restrito ao restrito ao público geral. Ex: caixas de papelão.
produtor. produtor ou a
quem for Inativo → armazena docs. com pouca frequência de
autorizado por uso. Uma boa opção p/ esse tipo de arquivo, quando há
ele.
Relevânci essencial importante p/ importante p/a grande quantidade de docs. é a microfilmagem, cujo
a para adm. adm. sociedade. processo de reprodução fotográfica reduzida atinge
Valor primário – primário – legal secundário – 95% do tamanho original.
legal e fiscal. e fiscal. histórico,
probatório e Ativo → guarda docs. que são utilizados com muita
informativo. frequência, docs. em processo de conclusão e, do ano
Fins administra- administrativos científicos,
tivos sociais e letivo.
culturais.
diferentes dos Arquivos permanentes
fins p/os quais
foram  o arquivo e seus docs. passam a interessar mais aos
produzidos. pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais)
do que aos produtores.
 devem situar-se em lugares acessíveis e dotados de
 Valores primários → atribuídos a um doc. em salas de pesquisas p/ atender ao público como
função do interesse que possa ter para a centros culturais, de informação, universidades etc.
entidade produtora, levando-se em conta a sua  considerando que a consulta é liberada ao público
utilidade para fins adm. e seu valor legal e (especial caso de arquivos públicos), é importante
fiscal. que possuam salas de consultas adequadas.
 Valores secundários → atribuídos a um doc.
3ª fase (última) do ciclo vital de docs. De valor
em função do interesse que se possa ter para a histórico, probatório e informativo devem ser
entidade produtora e outros usuários, tendo em definitivamente preservados.
vista a sua utilidade para fins diferentes Deve ser arquivado de forma definitiva (jamais
daqueles para os quais foram originalmente eliminado).
produzidos.
Arquivos intermediários Lei 8159/91
 de 2ª idade ou 2º fase do ciclo de vida dos docs. ou Art. 8º. Documentos públicos são identificados como:
ciclo vital. conjuntos documentais que, não sendo
mais de uso corrente nos órgãos produtores, por §1º Correntes → aqueles em curso ou que, mesmo
razão de ordem adm., legal ou financeira, aguardam sem movimentação, constituam objeto de consultas
sua eliminação ou recolhimento p/guarda frequentes.
permanente.
 não precisam ficar próximos aos setores de
§2º Intermediários → aqueles que, não sendo de uso
trabalho, pois têm uso menos frequente que os corrente nos órgãos produtores, por razão de interesse
arquivos correntes. adm, aguardam sua eliminação ou recolhimento p/
 ainda possuem valor primário, podendo ser guarda permanente.
requisitados p/ uso imediato.
 deveriam dar transferência de doc. que estavam no §3º Permanentes → conjunto de docs. de valor
arquivo corrente e sua consulta é restrita ao histórico, probatório e informativo que devem ser
produtor ou a quem ele autorizar. devidamente preservados.
 após o cumprimento do prazo de guarda, os docs.
de arquivo que estão no arquivo intermediário
podem ser recolhidos p/ o arquivo permanente ou GESTÃO DE DOCUMENTOS
eliminados, caso não possuam valor de guarda Fases em resumo
permanente.

Arquivo morto Produção

  racionalização na criação de docs.; Organicidade → relação natural entre doc. de um
 otimização do uso de recursos; arquivo em decorrência das atividades da entidade
 escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas produtora. Espelham a estrutura, funções e atividades.
empregadas.

Utilização
PROTOCOLO
 fluxo percorrido pelo doc. no cumprimento de sua
função adm; Considera-se atividades de protocolos:
 armazenamento após o encerramento; recebimento
 atividades de protocolo, expedição, organização e
arquivamento. atuação classificação

Avaliação e destinação
 Estabelecimento de prazos de guarda e destinação expedição registro
final;
 eliminação periódica de docs;
distribuição tramitação
 transferência e recolhimento de docs. p/ seus
respectivos arquivos.
controle

Arquivo corrente  operação de arranjo → resume-se à

Conjunto de docs. em tramitação ou não que, pelo seu ordenação dos conjuntos documentais
valor primário, é objeto de consultas frequentes pela remanescentes das eliminações ditadas pelas
entidade que o produziu, a quem compete a sua adm. tabelas de temporalidade e executadas nos
arquivos correntes e intermediários.
Transferência x recolhimento
Métodos de arquivamento

Ideográfico numérico – duplex

Condições para o doc. ingressar no arquivo
 Métodos numéricos → mesmo que dentro da
permanente:
subclasse dos ideográficos – é necessário
 esgotamento do valor primário; elaborar um índice alfabético remissivo, ou
 existência do valor secundário, que não prescreve. seja, método do sistema indireto.
 Facilita a localização.
 Método duplex a documentação é dividida em
Classificação quanto à classes, por assuntos, partindo-se do geral p/ o
extensão
particular e não há limite p/ criação de novas
classes (ao contrário do método decimal).
Comissão permanente de avaliação de documentos:

setoriais gerais/centrais Elaborar os códigos de classificação de docs. e as

Descentralizados. Ficam Centralizados. Mais distantes tabelas de temporalidade e destinação de doc., que são
junto aos órgãos do local de
produtores/recebedores. produção/recebimento. instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-
fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à
Principais princípios da arquivologia aprovação do Arquivo Nacional.
Unicidade → assume um lugar único na estrutura A tabela de temporalidade: um instrumento de
documental do grupo ao qual pertence e no universo
destinação, aprovado por autoridade competente, que
documental.
determina prazos e condições de guarda tendo em vista Oficial → trata de assunto de serviço ou interesse
a transferência, recolhimento ou eliminação de docs. específico das atividades de uma instituição.
 resultado prático do processo de
avaliação dos docs. de arquivos. Particular → quando é de interesse pessoal de
servidores de uma instituição.
Setores de protocolo
 Embora as atividades de protocolo, expedição
 Distribuição → os docs. foram recebidos, e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é
classificados e registrados são preparados p/ que funcionem de forma integrada com vistas
serem encaminhados aos respectivos à racionalização de tarefas comuns.
destinatários internos.  As atividades dos arquivos correntes foram
 Expedição → procedimento de remessa das distribuídas em:
1. protocolo (recebimento e classificação, registro e
correspondências ou docs. p/ outras
movimentação);
instituições (destinatários externos).
2. expedição;
Introdução ao protocolo 3. arquivamento (propriamente dito);
4. empréstimo e consulta;
O tratamento de docs. em fase corrente permite 5. destinação.
aproveitar ao máximo a informação disponível
necessária à tomada de decisões, bem como os
recursos humanos e materiais existentes, objetivando Anexação x Apensação (na juntada)
aumentar a eficácia adm, possibilitar a rápida
recuperação dos docs. e das informações neles contidas Juntada é a união de processo(s) a processo ou doc.
e racionalizar sua guarda e preservação. avulso(s) a processo, realizando-se por anexação (em
caráter definitivo) ou apensação (em caráter
 Documentos correntes ou em fase corrente são temporário).
aqueles necessários ao desenvolvimento das
atividades de rotina de um órgão ou entidade, Principais diferenças: reversão do processo, numeração
por isso os procedimentos p/ a sua produção, dos processos e das páginas.
classificação, registro, atuação, controle da Documentos sigilosos devem ser encaminhados
tramitação e arquivamento tem o objetivo de diretamente ao respectivo destinatário.
facilitar o acesso às informações. Esse
conjunto de operações técnicas caracteriza os Ações de protocolo ao receber um doc.:
serviços de gestão de docs. correntes. 1. receber;
Classificação dos documentos 2. separar oficial do particular;
3. distribuir a particular;
Métodos elencados por Schellenberg: 4. separar a oficial de caráter ofensivo da de caráter
sigiloso;
 ação doc. se refere (funcional) 5. encaminhar a sigilosa ao destinatário;
 estrutura órgão produz (organizacional)
6. abrir a ostensiva;
 assuntos dos docs. (por assuntos)
7. tomar conhecimento pela leitura;
No protocolo, encaminhar as cópias, acompanhadas dos 8. interpretar e classificar;
antecedentes, ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo 9. apor carimbo de protocolo;
propriamente dito. 10. anotar abaixo do número e data a 1ª distribuição e o
código de assunto;
11. elaborar o resumo do assunto.
Correspondência Procedimentos decorrentes
Destino e procedência: Arquivamento, desarquivamento e empréstimo podem
Externa → trocada entre uma instituição e outras ocorrer no protocolo como atividades decorrentes.
entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas e Porém, não são atividades de responsabilidade do
telegramas. protocolo.
Internos → trocada entre órgãos de uma mesma
instituição. São os memorandos e despachos circulares.
Controle de tramitação
O interesse:
Os procedimentos de controle da tramitação p/ os docs. durabilidade, assim como os de pH neutro (pH = 7, são
digitais são os mesmos adotados para os docs. não quimicamente inerentes), ao contrário do papel ácido
digitais. (pH<7) que tende a ser degradar mais rapidamente que
os alcalinos.
É vedada a tramitação de doc., avulso ou processo,
sem o respectivo registro no instrumento de 0 7 14
pH<7 ácido pH = 7 neutro pH>7 alcalino
encaminhamento e de controle da tramitação,
disponíveis em sistema informatizado ou
excepcionalmente em formulário. degrada não estável quimicamente inerte maior durab. estável

Triagem (seleção) → separação de correspondências,

docs. e processos que chegam à instituição: atividade Fumigação
realizada no protocolo.
(de valor permanente) Exposição de docs. a vapores químicos,
(tabela de temporalidade)
geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou
Etapas das operações de arquivamento não, para destruição de insetos, fungos e outros
microrganismos.

De maneira sequencial sem muita distinção entre onde Conceitos gerais norma cassares
uma termina e a outra se inicia.
Preservação → conjunto de medidas e estratégias de
São as etapas: ordem adm., política e operacional que contribuem
direta ou indiretamente p/ a preservação da integridade
1. inspeção; dos materiais.
2. estudo (ou análise);
3. classificação; Conservação → conjunto de ações estabilizadoras que
4. codificação; visam desacelerar o processo de degradação de doc. ou
5. ordenação; objetos, por meio de controle ambiental e de
6. guarda de docs.
tratamentos específicos (higiene, reparos e
Protocolo pode ser dividido em 2 grandes áreas: acondicionamento).
1. Recebimento e classificação: Restauração → conjunto de medidas que objetivam a
 recebe os docs.; estabilização ou a reversão de danos físicos e químicos
 separa os docs. (oficial do particular, adquiridos pelo doc. ao longo do tempo e do uso,
ostensivo do sigiloso); intervindo de modo a não comprometer sua integridade
 encaminha os docs. de natureza sigilosa e e seu caráter histórico.
particular aos determinados destinatários;
 interpreta e classifica os docs. intensivos; Fatores de deterioração
 encaminha os docs. ao setor de registro e
movimentação. Ambientais Biológicos Interrupções Problema
inadequadas com
2. Registro e movimentação: manuseio e
 Atua na distribuição e redistribuição de vandalismo
docs. luz, insetos (broca), uso equivocado, dolo
umidade, fungos, roedores, transporte
Instrumento de pesquisa poluição microrganismos malfeito,
catálogo – unidades documentais atmosférica limpeza mal
planejada
catálogo → descreve unitariamente as peças
promover a ventilação dos ambientes de forma
documentais de uma série, ou ainda de um conjunto de
natural e artificial de baixo custo, inclusive com a
doc. respeitada ou a ordem de classificação.
disposição adequada do mobiliário, de forma a
Catálogo seletivo → instrumento de pesquisa que traz facilitar o fluxo do ar.
uma relação seletiva de doc. pertencentes a um ou mais recomendações p/ a produção e o
fundos e na qual cada peça integrante de uma unidade armazenamento de doc. de
de arquivamento é descrita minunciosamente (critério arquivo.

temático).
Procedimentos técnicos
segurança
Níveis de pH: acido x alcalino
Qualidade do papel é fundamental para a preservação
do doc. Papéis de pH alcalino (pH >7) têm maior
Controle de acesso → gestão arquivística precisa
limitar ou autorizar o acesso a doc. por usuários e/ou
grupos de usuários.
Uso de rastreamento → uso de doc. pelos usuários
deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos
metadados.
Estágio de evolução dos arquivos
 Correntes (1ª idade) → guardam docs. mais
novos e que estão sendo resolvidos.
 Intermediários (2ª idade) → guardam docs.
que já foram resolvidos, mas ainda podem ser
questionados.
 Permanentes (3ª idade) → guardam doc. que
já prescreveram e são guardados pelo valor
histórico.
Em relação à extensão de sua atuação, os arquivos
podem ser:
 Setoriais → instalados junto aos órgãos
operacionais (setores), cumprindo funções
de arquivos correntes.
 Central ou geral → acumulam em um
único local docs. correntes provenientes
das diversas áreas da instituição,
centralizando os docs. correntes.
Metadados
DADOS estruturados e codificados, que descrevem e
permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou
preservar outros dados ao longo do tempo.
Natureza dos arquivos
Valor primário → atribuído a um doc. em função do
interesse que possa ter p/ a entidade produtora,
levando-se em conta a sua utilidade para fins adm. e
seus valor legal e fiscal.
Valor secundário → valor atribuído a um doc. em
função do interesse que possa ter p/ a entidade
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua
utilidade para fins diferentes daqueles p/ os quais foi
originalmente produzido.
Classificação dos arquivos
 Entidades mantenedoras → públicos,
institucionais, comerciais e pessoais.
 Estágio de evolução → corrente, intermediário
e permanente.
 Extensão de atuação → setoriais
(descentralizados) e gerias/centrais.
 Natureza dos docs. → especiais (formatos) e
especializados (temas).
PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE OU
INTEGRIDADE ARQUIVÍSTICA
A preservação dos fundos deve ser feita de maneira
indivisível, ou seja, é preciso manter a integridade do
arquivo, sem dispersar, mutilar, alienar, destruir sem
autorização ou adicionar documento indevido. É o
“respeito aos fundos” gerando a integridade
arquivística. Este princípio está conectado à ideia d e
inter-relacionamento dos documentos de arquivo – eles
ganham sentido dentro do seu contexto. Se esse
princípio não fosse respeitado, o conjunto documental
do fundo seria dispersado e o princípio da proveniência
não estaria sendo aplicado – por isso se afirmar que ele
deriva do princípio da proveniência.
PRINCÍPIO DO RESPEITO À ORDEM ORIGINAL,
ORDEM PRIMITIVA OU “SANTIDADE” DA
ORDEM ORIGINAL
Trata-se de desdobramento do princípio da
proveniência. Para o princípio do respeito à ordem
original, o arquivo deve conservar o arranjo dado por
quem o produziu, seja uma entidade coletiva, pessoa
ou família. Em outras palavras, ele deve ser colocado
no seu lugar de origem dentro do fundo de onde
provém.
PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
relação natural entre documentos de um arquivo em
decorrência das atividades da entidade produtora.
PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE OU
NATURALIDADE O arquivo é formado por meio de
acumulação, ou seja, seus registros são formados de
maneira progressiva, natural e orgânica em função do
desempenho natural das atividades da organização,
família ou pessoa, por produção e recebimento, e não
de maneira artificial. Arquivos não são coleções (como
em museus e bibliotecas), mas acumulações orgânicas.
PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
Procedimento ou tratamento aplicado aos arquivos
poderá, necessariamente, ser revertido, caso seja
necessário. Isso é necessário para evitar a
desintegração ou perda de unidade do fundo.
PRINCÍPIOS DA INALIENABILIDADE E
IMPRESCRITIBILIDADE
Princípios arquivísticos tipicamente aplicados ao setor
público, estabelecendo que a transferência de
propriedade dos arquivos públicos a terceiros é
proibida; e que o direito público sobre os seus arquivos
não prescreve com o tempo.
PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE
Implica ao arquivista uma abordagem mais geral sobre
a gestão dos documentos de arquivo antes de se
aprofundar em maiores detalhes sobre cada natureza
documenta.
PRINCÍPIO DA AUTENTICIDADE
Qualidade de um documento ser exatamente aquele que
foi produzido, não tendo sofrido alteração,
corrompimento e adulteração.
PRINCÍPIO DA VERACIDADE
Os docs. devem refletir a verdade, ou seja, o seu
conteúdo deve ser verídico, tendo confiabilidade para
servir como prova.

1. Lei n. 8.159/91 – Lei dos Arquivos

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental

e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova
e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos
informações de seu interesse particular ou de interesse
coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas.