Conceito e Função dos Arquivos

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar - e de conservar esses registros - ações e fatos da vida
humana para fins de prova e de informação. As sociedades antigas procuravam de alguma forma, seja por símbolos ou pela
escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho, o papel etc.

Os suportes se diversificaram através dos tempos. Os avanços tecnológicos dos meios de reprodução e difusão, aliados à
burocratização da máquina administrativa, colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Esse fenômeno,
denominado "explosão informacional", influenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina
arquivística cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

Arquivo: conceitos

A palavra arquivo é polissêmica, ou seja, admite vários significados e serve para denotar, por exemplo:

a) setor;
b) mobília;
c) instituições;
d) conjunto de documentos;

A partir do conceito contido no item d) , pode-se dizer que os documentos de arquivo são aqueles "produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos" (Lei 8.159/1991).
Dessa definição, destacam-se os seguintes aspectos:

a) acumulação: podem ser formados por documentos produzidos ou recebidos.

b) organicidade: os documentos são o resultado das atividades realizadas pela entidade produtora, e que devem ser
estudados e compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e
seus valores de prova.
c) variedade de suportes: o arquivo existe em qualquer suporte (papel, Cd, DVD) onde documento esteja registrado.

Finalidade dos arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração que o acumulou; a segunda é servir de base para o
conhecimento da história. Eles são utilizados, em um primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da
instituição, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.

Função dos arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de
maneira rápida e precisa.

Classificação dos Arquivos

Quanto à natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado.

O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVDs, CDs, fitas e microfilmes que, devido às
características do suporte, merecem um tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico.

O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano,
independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os
arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

Quanto à extensão
Podem ser setoriais (estabelecidos junto aos setores da instituição) ou centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda
documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

Quanto aos estágios de evolução

Segundo a Lei 8.159/1991, os documentos arquivísticos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, o que
corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de Teoria das Três Idades:
a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
(art. 8º, §1º)
b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (art. 8º, §2º)
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados. (art. 8º, §3º)

Quanto às entidades mantenedoras

Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em:

a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também são
considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas
atividades (Lei 8.159/91, art. 11). Exs.: Arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

Arquivo x Biblioteca

Embora tenham como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as
operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas.

Quadro Comparativo - Arquivo x Biblioteca

Classificação dos Documentos

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) natureza assunto;
b) espécie ;
c) tipologia (tipo);
d) gênero;
e) formato.

Quanto à natureza do assunto:

 ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.

 sigilosos: documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Quanto à espécie:

Espécie documental é a "configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações
nele contidas" (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a
informação arquivística. Ex.: Ofício, portaria, ata.

Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização, as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos
documentais específicos. Entende-se por tipo documental a "configuração que assume uma espécie documental, de acordo
com a atividade que a gerou". Ex.: Ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos
documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela a seguir:

Quanto ao gênero:
textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex.: Atas e ofícios;

 sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: CDs de
música , fitas K7;
 cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex.:
Mapas, plantas e perfis;
 filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não
a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.: fitas videomagnéticas;
 iconográficos: são os documentos que contêm imagens estáticas. Ex.: Fotos, negativos, diapositivos (slides),
gravuras, desenhos;
 micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex.: Microfilme,
microficha, cartão-janela;
 informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador. Ex.: Disquete, disco rígido, arquivo do
Excel.

Quanto ao formato:

Baseia-se no formato de transmissão do documento. Este pode se apresentar em formato de original, cópia ou de minuta
(original reduzido).
- A Teoria das Três Idades

É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a
frequência de uso para a instituição produtora.

Valores documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou
administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões
administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos
documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados.

O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição. Ele se divide em probatório (quando comprova
a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essenciais sobre
matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).

Idades documentais

a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documentos que possuem maior potencial
de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nessa
fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades
por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros setores da instituição, mediante requerimento
encaminhado pelo solicitante.

b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por documentos de consulta eventual
para a instituição produtora. O arquivamento desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram
produzidos, com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nessa fase, os arquivos aguardam a sua
destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documentos que perderam o uso
administrativo e que são preservados em função do seu valor histórico, probatório e informativo - e por essa razão jamais
poderão ser eliminados. Os documentos dessa fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado
(liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório
de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo - Teoria das Três Idades

Quadro Resumo das Características das Três Idades - Parte 1

- Arquivos Correntes – Protocolo

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora e são utilizados para o
cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas etc.
As principais atividades desempenhadas nessa fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e
destinação.

Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição. Para
que essa documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos
próprios que garantam sua localização e segurança. Para alcançar essas finalidades, o protocolo executa as seguintes
atividades:

 recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em três categorias:ostensivo,

sigiloso e particular. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise,
deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida
referência. Os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos
destinatários;
 registro e autuação: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas
eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes a número, nome do remetente, data e assunto a que se
referem. Após essa etapa, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo.
A palavra autuação também significa a criação de processo.
 classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual
sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa pode ser executada com o auxílio do plano de
classificação adotado pela instituição.
 movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A
distribuição é uma movimentação dentro da própria instituição, enquanto que a expedição consiste na entrega de
documentos ao usuário externo á instituição.
 controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição.
Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes
garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.

Arquivos Correntes - Avaliação/Seleção de Documentos

Avaliação de documentos

Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de
guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos.

Objetivos
A avaliação visa identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu
suporte onde eles estejam registrados. Os objetivos da avaliação são:

 reduzir a massa documental;

 reduzir os gastos referentes ao armazenamento da documentação;
 reduzir o prazo de busca de informações arquivísticas;
 garantir a preservação dos documentos de valor permanente, contribuindo para a formação do patrimônio
arquivístico da instituição;

Tabela de Temporalidade

Instrumento resultante da avaliação que define prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente), bem como a alteração de suporte.

Voltando ao esquema que abordamos na aula sobre a Teoria das Três Idades, podemos verificar que só existem prazos de
guarda na fase corrente e intermediária. A tabela é define estes prazos e informa quais documentos vão integrar o arquivo
permanente da instituição.

Teoria das Três Idades

Características da tabela:

 fornece informações sobre a alteração do suporte da informação. Define quais documentos serão digitalizados ou
microfilmados pela instituição;
 é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores responsáveis pelos setores da
instituição;
 para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autoridade competente;
 o prazos se baseiam na legislação em vigor.

Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo
não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com a
respectiva tabela. Assim, não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se
tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da tabela utilizada pelo Poder
Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos.

Recorte de Tabela de Temporalidade - Resolução 14/2001 do Conarq

Seleção de documentos

Após a aplicação da Tabela de Temporalidade, os documentos serão selecionados. A seleção consiste na separação física de
documentos de acordo com a sua destinação e é realizada nos arquivos correntes e intermediários. Os documentos
selecionados seguirão para eliminação, transferência ou recolhimento.

 Eliminação: consiste na destruição física do suporte, deve ser realizada por meio de procedimentos que destruam o
documento, mas não agridam ao meio ambiente. A fragmentação do material é o meio adequado para a destruição
do material.
 Transferência: é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão a
sua destinação final.
 Recolhimento: é a passagem de documentos ao arquivo permanente.

Arquivos Correntes - Arquivamento (Classificação)

Arquivamento de documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de
ordenação previamente estabelecido, bem como na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos,
como estantes e arquivos de aço.

Para que os arquivos se tornem acessíveis, é necessário que eles sejam corretamente arquivados, de maneira a agilizar sua
recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com o assunto ou
atividade a que se referem; essa tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.

Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos. Serve pra orientar a operação
de arquivamento e a recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido
ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar
os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas
ao processamento técnico da informação.

Para ilustrar esse instrumento, vamos mostrar um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal.

Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
O plano tem apenas dois campos: o primeiro é um número é o segundo é o assunto que este número se refere.

A partir desse instrumento, podemos promover a classificação dos documentos, que é feita da seguinte forma:

- primeiro fazemos a leitura dos documentos e identificamos o assunto;

- depois, procuramos o assunto que identificamos no plano de classificação e anotamos a lápis este número em qualquer uma
das extremidades dos documentos;
- depois da classificação, os documentos serão agrupados de acordo com o código que receberam: os que foram codificados
com o código "010" serão arquivados em uma mesma pasta ou mesma caixa; os que foram codificados com o código "020" da
mesma forma; e assim por diante.

Operações de arquivamento

Tendo em vista a importância de guardar corretamente os documentos de arquivo, visando à sua localização, faz-se
necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

 inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o
arquivamento;
 estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que
tratam de matéria semelhante;
 classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados;
 codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras,
números, cores;
 ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a
ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos;
 guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem ordenados e arquivados. O
arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento.

Mas como determinar o melhor método?

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da
estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos.

Podemos dividi-los em duas categorias:

a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Iremos abordar somente o variadex, visto que os
demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros..

 variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras
recebe uma cor específica.
Ex:
sequência a,b,c,d,e.............prata
sequência f,g,h,i,j................ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

 alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as
regras de alfabetação.
 geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. O método geográfico
organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade.
i. por estado: quando se organiza por estado, as capitais devem vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida em ordem
alfabética:
Ex:
Bahia
Salvador
Ilhéus
Porto Seguro

ii. por país: será colocado nome do país, seguido do nome da capital. As demais cidades serão alfabetadas em ordem
alfabética, após as respectivas capitais dos países.
Ex:
Itália
Roma
Gênova
Milão

iii. por cidade: quando o principal elemento é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por
cidades, não havendo destaque para as capitais. É imprescindível destacar entre parênteses o estado, pois há cidades com o
mesmo nome em diferentes estados.

Ex: Araçatuba (SP)

Brasília (DF)
Brasília (MG)
Natal (RN)

 numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal.

os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem

Simples de chegada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação
com a ordem alfabética.

Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.

os documentos são arquivados conforme uma seqüência

numérica composta de seis dígitos que são divididos em três
Dígito- pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex:
terminal o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da
direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17
o terceiro.

 Ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

Divide-se em:

 alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica;

 numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, dúplex e unitermo.

Dentro do método ideográfico alfabético há duas maneiras de se ordenar os assuntos: a ordenação dicionária e a
enciclopédica. Seguem, no quadro abaixo, as características desses dois critérios:
No método ideográfico numérico, os assuntos recebem números. Essa numeração varia de acordo com o sistema escolhido.
Ele se divide em: decimal, dúplex e unitermo.

Os métodos decimal e dúplex apresentam algumas características comuns, o que torna necessária a criação de um quadro
comparativo entre esaes dois métodos.

Nota-se que embora parecidos, estes métodos tem algumas características que são bem distintas, principalmente com relação
a notação (dúplex adota traços e o decimal adota pontos) e a expansibilidade de classes que é limitada para o decimal, e
ilimitada para o dúplex.

Sistemas de busca

A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente
no local onde o documento está arquivado; e o sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices
ou de instrumentos auxiliares.

Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam
índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos.

Além desses dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semidireto. O método alfanumérico, que combina letras e
números, é o único que integra este último sistema de busca.

- Arquivos Correntes - Arquivamento - Regras de Alfabetação - Parte 1

Para ordenar os documentos pelo método alfabético, devem ser utilizadas as regras de alfabetação descritas abaixo:

Nomes brasileiros
a) Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Ordena-se:
Felipe Ferreira Lima Lima, Felipe Ferreira
André Silva Araújo Araújo, André Silva

b) Sobrenomes compostos de adjetivo e substantivo ou ligados por hífen não se separam. Os sobrenomes compostos por São,
Santa ou Santo seguem a mesma regra:

Exemplos: Ordena-se:
Fernando Vila Verde São Pedro, Ricardo
Heitor Villa- Lobos Vila Verde, Fernando
Ricardo São Pedro Villa - Lobos, Heitor

c) Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência às demais, no caso de sobrenomes iguais.

Exemplos: Ordena-se:
César Lima Lima, C.
Carlos Lima Lima, Carlos
C. Lima Lima, César

d) Os títulos ou cargos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses:

Exemplos: Ordena-se:
Ministro Thomaz Bastos Bastos, Thomaz (Ministro)
Doutor Fernando Rocha Pereira, Paulo (General)
General Paulo Pereira Rocha, Fernando (Doutor)

e) Artigos, preposições não são considerados na alfabetação.

Exemplos: Ordena-se
Natália Rocha d'Andrade Andrade, Natália Rocha d'
Cláudio Lima de Sousa Anjos, André Silva dos
André Silva dos Anjos Sousa, Cláudio Lima de

f) Sobrenomes que fazem parte do grau de parentesco são considerados parte do último sobrenome.

Exemplos: Ordena-se:
Daniel Ferreira Neto Camargo Filho, Felipe
Felipe Camargo Filho Ferreira Neto, Daniel

Nomes estrangeiros

a) Em geral, nestes nomes considera-se último sobrenome e depois o prenome.

Exemplos: Ordena-se:
Paul Müller Duchein, Michel
Michel Duchein Müller, Paul

b) Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome.

Exemplos: Ordena-se
Juan Gutierrez Salazar Gutierrez Salazar, Juan
Pablo Molinero Puentes Molinero Puentes, Pablo

c) Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam.

Exemplos: Ordena-se:
Lao Xing Xiang Akiko Yamamoto Sato
Akiko Yamamoto Sato Lao Xing Xiang

Nomes de eventos são mantidos como se apresentam; os numerais são colocados ao final, entre parênteses.

Exemplos: Ordena-se:
Quinta Conferência de Administração Conferência de Administração (Quinta)
III Congresso Nacional de Arquivologia Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)
2º Congresso Brasileiro de Arquivologia Congresso Nacional de Arquivologia (III)

Nomes de empresas são mantidos como se apresentam. Não se consideram os artigos e preposições que compõe
estes nomes.

Exemplos: Ordena-se:
O Barateiro Barateiro (O)
Petrobrás Petrobras
Embratel Embratel

Arquivos Intermediários

Gestão de documentos na fase intermediária

Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumuladora; no entanto, por razões
administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a
eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os
documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produzidos. Os depósitos
de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazenamento. Eles são construídos com materiais e
equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres.

Atividades

Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

 coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos enviados pelos setores a
realiza a conferência e o arquivamento das caixas;
 atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados;
 aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destinação estabelecida;
 seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda
permanente;
 recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

Arquivos Permanentes

Arquivos permanentes

Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arquivístico da instituição, seja pelo
seu valor informativo ou pelo valor histórico; esses valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como
forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição.

Atividades

Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanentes devem executar um conjunto
de atividades destinadas à organização e disponibilização dos documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática,
2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são: arranjo, descrição, conservação, restauração e referência.

1. Arranjo:
Consiste na reunião e na ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura administrativa que os originou ou
conforme as funções executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são
organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções
desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo físicas e intelectuais: as físicas são aquelas
destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos; as intelectuais estão relacionadas à análise dos documentos
quanto à forma, à origem funcional e ao conteúdo

2. Descrição:

Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as informações contidas no arquivo, por
meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Esses instrumentos identificam, representam e localizam os documentos de
arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo.
Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o
índice.

 Guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista é o guia, que fornece
uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Permite o pesquisador identificar os conjuntos
documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta.
 Inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja
apresentação obedece a uma ordenação lógica.
 Catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de
suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação.
 Catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual
cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente segundo critério temático,
cronológico, onomástico (de nomes) ou geográfico.
 Edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns documentos do fundo de
arquivo.
 Índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em
determinada ordem para indicar a localização no texto.

Conservação e restauração

Estas atividades visam diminuir os danos causados aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a
preservação do suporte da informação. Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria
estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos
(fatores extrínsecos); estes se dividem em:

a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade
natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a
proliferação de insetos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos
documentos.

b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gordura, oleosidade e objetos metálicos (clipes, grampos e hastes de
metal).

c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.

Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das
técnicas de conservação e restauração.

Técnicas de conservação
São técnicas aplicadas ao documento ou à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do
suporte da informação. As principais técnicas de conservação são :

a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os
à ação do ar com forte percentagem de umidade (90% a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em
seguida são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas;
b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à
preservação;
c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos; A fumigação é um
exemplo de desinfestação.
d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles
sofridos. As principais técnicas de restauração são:

 encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente,
cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração.
 laminação: consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa
gramatura, fixadas por adesivo natural, semi-sintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou
mecânicas;
 reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;
 banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua
resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e
infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.
 silking: método que utiliza o tecido (crepeline ou musseline) de grande durabilidade, mas devido a uso de adesivo à
base de amido, afeta suas qualidades permanentes e é de alto custo.
 tecido: processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A
durabilidade do papel é aumenta, porém o emprego do amido propicia o ataque dos insetos e fungos; impede o
exame pelos raios ultravioleta e infravermelho, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
 velatura: consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

- Referência

Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Entende-se por política de acesso os
procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou
restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de
terceiros.Devem ser promovidas também exposições de documentos e atividades culturais como cursos e palestras.

Gestão de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui em um importante recurso se for
gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for corretamente disponibilizado à administração que o produziu.

A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, com vista à racionalização e
eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos mesmos.

A gestão de documentos é definida como o "conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso
e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
a guarda permanente." (Lei 8.159/1991). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:

 produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o
estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados,
e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz
custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio.
 utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recuperação da informação.
 destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles
apresentam para a instituição produtora.

Objetivos da gestão de documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos - Conceitos e Procedimentos Básicos, 1995) a gestão de documentos
tem os seguintes objetivos:
  assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;
 melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
 garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos
cidadãos;
 contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores
histórico e científico;
 assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor;
 assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de
processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.

Organização de Arquivos

Esta aula trata da organização dos setores de arquivo da instituição. Tal organização, como de qualquer outro setor de uma
instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Estas fases são:

a) levantamento de dados: consiste na coleta de informações sobre a instituição e sobre o seu acervo.

 dados da instituição: (regimento, normas, estatuto, regulamento, organograma e demais documentos constitutivos
da instituição)
 dados do acervo: (gênero, espécies, volume e estado de conservação, classificação, métodos de arquivamento,
registros de protocolo, controle de empréstimos e existência de manuais e normas de arquivo)

b) análise dos dados coletados: consiste na análise das informações coletadas nas etapa anterior e na elaboração do
diagnóstico da situação arquivística, que abordará os aspectos negativos e as sugestões de melhoria.

c) planejamento - é um plano arquivístico que contém as necessidades da instituição, baseado na legislação sobre o tema e
nas necessidades da instituição, considerando-se:

c1) posição hierárquica do arquivo: como o arquivo atenderá a setores e funcionários dos mais elevados níveis de
autoridade, recomenda-se que o arquivo esteja na posição mais elevada possível, dentro da estrutura administrativa;
c2) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo: na elaboração do plano para os arquivos correntes deve-se
definir se o mesmo atuará de forma centralizada ou descentralizada e a necessidade de criação de uma Coordenação Central.

 centralização: reunião de todos os documentos em um único local físico, bem como das atividades de controle
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição) de documentos em um único órgão da estrutura
organizacional;
 descentralização: consiste na manutenção, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda e
controle de documentos. Para que estes sistemas descentralizados consigam atingir seus objetivos haverá a
necessidade de se criar uma Coordenação Geral que exercerá funções normativas, orientadoras e de controle.

Cabe ressaltar que a opção pela centralização ou descentralização é feita apenas para a fase corrente. Os arquivos das
demais fases devem ser organizados de forma centralizada.

c3) definição de recursos: consiste em determinar os materiais, financeiros e humanos necessários a manutenção dos
serviços de arquivo.
c4) estabelecimento de normas de funcionamento: visando a continuidade do trabalho e a uniformidade dos procedimentos
técnicos adotados nos arquivos, devem ser estabelecidas normas. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de
implantação, irão juntamente com os modelos de formulários, integrar o Manual de Arquivo da Instituição.

d) implantação e acompanhamento: consiste na realização de campanhas de sensibilização, treinamentos e elaboração de

manual do arquivo, onde serão colocadas informações sobre os arquivos da instituição, finalidades, responsabilidades,
interação, organogramas, conceitos gerais de arquivo, detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários.

Alteração de Suporte

Microfilmagem
É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Esse procedimento, que
encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel,
bem como a preservação dos documentos originais.

O microfilme, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos
jurídicos do documento originalmente microfilmado, desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na Lei 5.433,
de 8 de maio de 1968, que "regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências". Para serem
microfilmados, os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles
contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe ressaltar que é obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme
cópia do filme original. Estes exemplares serão mantidos em local distinto.

Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, exceto aqueles considerados de valor permanente. Estes
deverão ser mantidos no arquivo após passarem por esta alteração do suporte.

Digitalização

A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas, reduzir os danos causados ao
suporte original e agilizar a execução das atividades administrativas. O processo constitui na captura de imagens analógicas
para a conversão em formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na internet e
intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários.

A validade jurídica dos documentos digitalizados está condicionada ao uso de assinatura digital, em meio eletrônico, que
permita aferir a origem e a integridade do documento.

Procedimentos Administrativos - Processo - Parte 1

Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados
no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

Abertura (atuação)

Na formação do processo, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações
contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma
instituição. A abertura de processo deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça
preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. É importante ressaltar que as mensagens e documentos resultantes
de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo. Não serão autuados os documentos que não devam
sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de
processo.

Numeração das folhas

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para
colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1.

Inicialmente, a numeração será realizada no protocolo central/setorial ou na unidade protocolizadora. Os documentos incluídos
posteriormente deverão ser numerados e rubricados pelo responsável pela inclusão.
O processo não poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem
rasurar. A correção da numeração das folhas dos autos deverá ser feita por meio de carimbo e forma de "X", que anulará a
numeração incorreta. Após este procedimento serão renumeradas as folhas seguintes, sem rasuras.

Cada volume de um processo não poderá exceder a 200 folhas. Quando a peça processual contiver número de folhas
excedente a esse limite, formar-se-ão outros volumes, a partir do próximo número.

Procedimentos Administrativos - Processo - Parte 2

Operações

1. Desentranhamento

É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por
interesse da administração ou a pedido do interessado, sendo necessária inserção de "Termo de Desmembramento", após
último despacho , para registrar esta operação.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o
número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. Ressalta-se que é
vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

2. Desmembramento

É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizando-se
"Termo de Desmembramento", para registrar este retirada.

3.Juntada

É a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação,
por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação.

3.1 Juntada por anexação: é a união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s) a um outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

3.2 Juntada por apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e
à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua
identidade e independência

4. Diligência

É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição
legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
A convocação do interessado para cumprir diligência não pertencente à Administração Pública Federal e será feita através de
correspondência expedida pelo setor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.

5. Reconstituição

É o ato pelo qual se reconstitui o processo que foi extraviado. Constatado o extravio de processo o servidor que primeiro tomar
conhecimento do fato comunicará, à sua chefia, o ocorrido. Esta promoverá a apuração imediata do fato, mediante sindicância
ou processo administrativo disciplinar.

6. Encerramento do Processo

O encerramento do processo se dará nos seguintes casos:

a) atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
b) indeferimento do pleito;
c) desistência expressa do interessado;
d) quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

Graus de Sigilo

Os documentos sigilosos são aqueles cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, eles
são categorizados como: ultrassecretos; secretos; confidenciais e reservados.

Os graus de sigilo e o período de duração da classificação, e as autoridades responsáveis pela atribuição dos graus de sigilo
estão estabelecidos no Decreto 4.553/2002, conforme o seguinte quadro:

Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação
ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria.

Expedição e tramitação de documentos sigilosos

A expedição e tramitação de documentos sigilosos serão feitas mediante as seguintes rotinas, descritas no art. 24, do Decreto
4.553/2002:

a) serão acondicionados em envelopes duplos;

b) no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do
documento;
c) no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que
removido o envelope externo;
d) o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente,
destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e
e) sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope
contendo o documento sigiloso.

A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal. No entanto, é vedada a
postagem de documentos ultrassecretos. Estes serão entregues aos respectivos destinatários, por intermédio de agente
público autorizado