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Site: Minhateca
Giovanna Carranza
2014
Mdulo 1: (SOS Edital) - Conceitos fundamentais de arquivologia 20h (40 vdeos)
Arquivologia:
Ciclo vital dos documentos,
Organizao do arquivo,
Mtodos de arquivamento,
Gesto de documentos,
Protocolo,
Procedimentos administrativos,
Microfilmagem e automao de arquivos,
Preservao, conservao e restaurao de documentos,
Legislao arquivstica,
Terminologia arquivstica
1) Conceitos
Arquivologia: Disciplina que estuda as funes do arquivo e seus documentos.
Princpios e Tcnicas Organizao Guarda Preservao Utilizao
Arquivo: Conjunto de documentos (produzidos em decorrncia da atividade da empresa, o acmulo
ocorre de forma natural, no como em uma biblioteca, que busca novos documentos para seu acervo).
Mvel (guarda documentos)
Edifcio (instituio arquivo nacional, federal, etc.)
Unidade Administrativa (setor, departamento administrativo)
Finalidade e funo dos arquivos: Guarda Preservao Consulta
OBS: A Lei 8.159/91 define arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblicos e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica qualquer que seja o suporte da informao ou natureza dos documentos.
Entretanto, no quer dizer que entidades privadas e pessoas fsicas devam utilizar esta Lei. Ela apenas
indicativa.
Documento:
toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, prova e
pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem, em uma
determinada poca e lugar.
So todos os que, produzidos ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio
de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao.
o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma,
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados para si e seus sucessores para efeitos futuros.
Ex: Carta, msica, e-mail, filmes, livros, fotografias, mapas, quadros, etc.
Informao + suporte = documento
2) Classificao de documentos
2.1. Quanto ao Gnero
Anos / Prorrogao
30 + 30 anos
20 + 20 anos
10 + 10 anos
5 + 5 anos
Acesso Indevido
Acarreta dano excepcionalmente grave
Acarreta dano grave
Acarreta dano segurana do Estado
Pode comprometer planos e operaes
Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02
Grau de Sigilo
Ultrassecreto
Secreto
Reservado
Anos
25 anos
15 anos
5 anos
Acesso Indevido
Acarreta dano excepcionalmente grave
Acarreta dano grave
Compromete planos e operaes
Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11
4) Requisitos
Pessoal qualificado
Local apropriado
Instalaes e materiais adequados
Sistemas racionais de arquivamento
Normas de funcionamento (hora de entrada e sada)
Dirigente qualificado
5) Tipos de arquivamento
Horizontal (documento deitado, um em cima do outro)
Em geral para mapas, plantas.
Vertical (documento em p, um ao lado do outro)
mais fcil para localizar um documento, manuseio melhor.
6) Diferenas entre Arquivo/Biblioteca e Centro de documentao/Museu
ARQUIVO
BIBLIOTECA
CENTRO DE DOCUMENTAO
Finalidade de informar (especializado
determinado assunto)
So reprodues ou referncias
MUSEU
em
Pblicos
Privados
Pblicos (entidade mantenedora pblica)
CONFORME MARILENA
ESPCIE/TIPOLOGIA
Aparncia e funo
Ex 1: Alvar Espcie
Alvar de funcionamento Tipo
Ex 2: Apostila Espcie
Apostila de Administrao Geral Tipo
FORMATO
FORMA
8) Estgios de evoluo/idade
Razo pela qual o documento nasce, com funo
administrativa, fiscal ou legal. Todos os arquivos tem
valor primrio!
OBS: Alguns documentos perdem valor primrio e
no adquirem valor secundrio so eliminados!
Depende de:
Frequncia de uso
Existncia de leis e decretos
Necessidade de guarda (resguardo contra processos)
Exemplo:
REGRAS:
1) Nomes sero arquivados de acordo com ltimo sobrenome;
Ex: Patrcia Ana Furtado Rebouas
Raimundo Aguiar
Pedro Paulo Coelho
Rebouas, Patrcia Ana Furtado
Aguiar, Raimundo
Coelho, Pedro Paulo
Leitura
59 48 23
89 39 96
11 17 93
Organizao
11 17 93
59 48 23
89 39 96
Exemplo
234859
893996
111759
Leitura
23 48 59
89 39 96
11 17 59
Organizao
111759
234859
893996
1) Alfabtico
Dicionrio: Ordem alfabtica, como no dicionrio.
Apostilas
Direito Administrativo
Administrao Geral
Gesto de Pessoas
Direito Constitucional
Gesto de Materiais
Administrao Pblica
Administrao Geral
Administrao Pblica
Direito Administrativo
Direito Constitucional
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas
2) Numrico
Decimal: H limite segundo Dewey 1 classe geral e 9 principais (limite = 1.9,
depois tem que passar para 2.0)
Exemplo:
1.0 Planejamento
1.1 Objetivos e mtodos
1.2 Misso e viso
1.3 Estratgias
2.0 Organizao
2.1 Organizao formal e informal
Duplex: Pode ir alm, ilimitado.
1.0
1.1
...
1.15
1.16
...
d) Geogrfico:
1) Cidade, estado, correspondente: Organiza por ordem alfabtica da cidade.
Cidade
Fortaleza
Recife
Baturit
Caucia
Petrolina
Estado
CE
PE
CE
CE
PE
Cidade
Fortaleza (capital)
Baturit
Calcaia
Recife (capital)
Petrolina
Cidade
Sobral
Fortaleza
Granada
Baturit
Braslia (capital)
Mangua (capital)
Len
Pas
Brasil
Brasil
Brasil
Brasil
Nicargua
Nicargua
Nicargua
Cidade
Braslia (capital)
Baturit
Fortaleza
Sobral
Mangua (capital)
Granada
Len
1) CONCEITOS BSICOS
a) Acervo: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
b) Informao: Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contidos em um documento
produzido por um rgo.
c) Documento: Toda informao registrada em um suporte, suscetvel de consulta, estudo, prova
e pesquisa.
Arquivo: Acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus
objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. Pode ser tambm: um mvel,
um local ou um rgo governamental ou instituio.
So impressos (maioria);
Dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta;
So comprados, doados ou permutados;
Tm-se vrios exemplares de um mesmo tipo de documento;
c) Documentos de Museu:
Contido em instituies de interesse pblico;
Possuem objetivo e valor cultural;
H documentos e objetos
3) PRINCPIOS DE ARQUIVOLOGIA
a) Princpio da Provenincia: Respeito origem dos documentos. No se deve ser misturado os
fundos. Cada conjunto de documentos de uma instituio chamado de FUNDO. Esse
princpio fundamento todos os outros, o mais importante dentre eles.
Valor
Primrio
CORRENTE
Valor
Secundrio
INTERMEDIRIA
Transferncia
Eliminao
Recolhimento
PERMANENTE
Recolhimento
Eliminao
CORRENTE
ativo
primria
SINNIMOS
INTERMEDIRIO
semiativo
secundria
limbo
purgatrio
PERMANENTE
inativo
tercirio
morto
cultural ou histrico
6) TABELA DE TEMPORALIDADE
elaborada pela comisso de elaborao de documentos e autorizada e aprovada pela
autoridade competente.
Estabelece o Prazo de Guarda (tempo que o documento fica na fase corrente e na fase
intermediria) e a Destinao Final (ou ele eliminado ou ele recolhido).
ATENO: Apesar de a fase permanente ser tambm chamada de arquivo morto, em todas as fases
os documentos podem ser consultados.
7) GESTO DE DOCUMENTOS
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento.
a) Prescrio: Extino do prazo para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos.
b) Arranjo: Ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes, obedecendo a
critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos. a maneira como os documentos
esto organizados.
Atividades do arranjo:
1) Intelectuais
2) Fsicas
Quadro de Arranjo
1 Fundo documental
2 Grupo documental
3 Subgrupo documental
4 Srie documental
5 Subsrie documental
Inventrio
Descreve o conjunto de documentos ou partes do fundo;
uma descrio sumria, mais detalhada
Catlogo
Faz descrio por unidade
Descrio analtica
Repertrio
um catlogo, s que seletivo;
Descreve relao seletiva de documentos
ndices
Aponta nomes, lugares, assuntos, em ordem alfabtica;
Podem complementar os inventrios
1) Lei n 8.159/1991
Estabelece o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamentos de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Avaliao: o processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de
guarda (tempo em que o documento ficar na fase corrente + o tempo em que o documento
ficar na fase intermediria) e destinao final (eliminao ou recolhimento). Essa avaliao
tem como base o valor administrativo, fiscal e legal daquele documento, funes
desempenhadas pela instituio, se o documento ir adquirir um valor histrico, cultural ou
informativo, etc.
2) Objetivos da gesto de documentos
Procuo
Elaborao e Criao de
documentos
Produo ,
Classificao,
Organizao
Utilizao
Normas de acesso
documentao e
recuperao de
informaes
Gesto de documentos
Recebimento
Registro
Distribuio
Movimentao
Expedio
INDIRETO
aquele que para se localizar um documento,
necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo.
Ex: Numrico, Ideogrfico (assunto do documento).
3) Sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa, ou So, seguem a mesma regra dos
sobrenomes compostos.
Rita Santa Maria
Joo Paulo Santo Cristo
Cristiano Arajo So Paulo
Couto, J. Andrade
Couto, Joo Paulo
Couto, Patrcia Maria Ferreira
6) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JNIOR, NETO, SOBRINHO,
so tidos como parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.
Carlos Alberto Arajo Filho
Mrio Andrade Neto
Ricardo Jos Pereira Sales Sobrinho
8) Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais.
9) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome.
Alejandra Ocampo Sanchez
Ruth Auxiliadora Ruiz Obregn
Jos Angel Garcia Orozzo
Li Yang
Mahamed Ali
Raj Ananda
Caprio, Leonardo di
Da Vinci, Leonardo
12) Os nomes de firmas empresas instituies e rgo governamentais devem ser transcritos como se
apresentam.
Eu Vou Passar
Oi
Anatel
A nica
Ana Alves Ltda
13) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, etc, os nmeros devero aparecer no fim, entre
parnteses. Ateno: as partculas (de, p.e.) no so levadas em considerao em nomes de pessoas,
mas nesse caso o so.
2 Seminrio de Biblioteconomia
XX Encontro Nacional de Administrao Pblica
Dcimo Terceiro Congresso de Enfermagem
9 Encontro de Bilogos
b) NUMRICO
Simples: Atribui um nmero ao documento.
Cronolgico: Considera a hora, a data, ordem de emisso. Ex: senha de fila de banco.
Dgito-terminal: ideal quando nmero do documento for muito grande. formado por 3
nmero de 2 dgitos cada. lido da direita para a esquerda e em ordem crescente. Ex:
23 59 88
48 17 55
11 57 24
11 17 22
11 17 22
48 17 22
11 57 24
23 59 88
c) GEOGRFICO
Cidade-Estado
Cidade
Fortaleza
Recife
Baturit
Petrolina
Estado
CE
PE
CE
PE
Cidade
Baturit
Fortaleza
Petrolina
Recife
Estado
CE
CE
PE
PE
Estado
CE
PE
CE
PE
CE
CE
PE
PE
Cidade
Fortaleza
Baturit
Recife
Petrolina
Pas
Nicargua
Brasil
Brasil
Brasil
Nicargua
Cidade
Granada
Caucaia
Braslia
Fortaleza
Mangua
Brasil
Brasil
Brasil
Nicargua
Nicargua
Braslia
Caucaia
Fortaleza
Mangua
Granada
Pas-Cidade
d) IDEOGRFICO (assunto)
Dicionrio
Alfabtico
Enciclopdico
Ideogrfico
Decimal
Numrico
Duplex
Administrao Pblica
Administrao Geral
Constituio Federal
Direito Administrativo
Direito Penal
Direito Tributrio
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas
Administrao
Administrao Pblica
Administrao Geral
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas
Direito
Constituio Federal
Direito Administrativo
Direito Penal
Direito Tributrio
Ideogrfico Numrico
Decimal: Haver 1 classe geral e 9 classes principais (1.1 a 1.9, depois dever ser 2.0)
Exemplo:
1.0 Conceitos Fundamentais
1.1 Divergncias e Convergncias
1.2 Misso, Viso e Valores
1.3 B b
1.4 Abobrinha
1.5 Vocs
1.6 Cansei
1.7 Socorro
1.8 Afe
1.9 Pode ir
2.0 Novo
Duplex: (As subdivises so ilimitadas).