Proname - Unidade - 2

CURSO DE GESTÃO DOCUMENTAL E GESTÃO DE MEMÓRIA (EaD)
UNIDADE 2
Gestão Documental
(15 h)
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PRONAME | GESTÃO DOCUMENTAL E MEMÓRIA DO PODER JUDICIÁRIO
2.1 Noções introdutórias

Seja bem-vindo(a) à Unidade 2 do Curso de Gestão Documental e Ges-
tão de Memória do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Nesta unidade, serão apresentados conceitos importantes para a com-

preensão da gestão documental:
a) conceito de documento, arquivo, fundo e suporte
O que é documento?
Documento é uma unidade de registro de informações, independen-

temente do suporte ou formato, utilizado para variados fins, como con-
sulta, estudo, prova ou pesquisa. Documento pode ser um manuscrito,
uma fotografia, um livro, um jornal, uma sentença, uma petição judicial,
entre outros.
E o suporte?
É o material no qual a informação é registrada. Há diversos materiais que

podem tornar-se suporte de um documento, como, por exemplo, uma
cerâmica, um pedaço de madeira, um papel, uma lâmina de vidro, um
papel fotográfico, um filme etc.
A partir do início desse século, houve gradativa substituição do supor-

te para tramitação da documentação do papel para o meio eletrônico,
que, no ano de 2020, respondeu por mais de 95% dos processos no-
vos ingressados no Poder Judiciário, conforme o Relatório Justiça em
Números 2021 do Conselho Nacional de Justiça (disponível em: https://
www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2021/09/justica-em-numeros-su-
mario-executivo.pdf).
Mas e o documento arquivístico?
Para definir documento arquivístico, agregam-se características ao con-

ceito de documento antes apresentado (unidade de registro de informa-
ção), já que documento arquivístico é produzido ou recebido por meio
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de uma atividade ou ação de pessoa natural ou jurídica pelo exercício

de suas funções ou propósitos. Sendo assim, meio de prova ou recurso
informacional com relação orgânica refletida com outros documentos
da mesma procedência.
Assim, o documento arquivístico carrega características próprias que o

diferenciam dos demais:
Características Definição
Unicidade Deriva de que cada documento assume lugar

único na estrutura documental do conjunto
ao qual pertence
Naturalidade Documentos não são colecionados, mas

produzidos naturalmente no decurso das ações,
contínua e progressivamente
Imparcialidade Na produção, já que os documentos são meios

de ação e relacionados às funções que os geram
Organicidade Relativa às relações existentes entre os

documentos em seu conjunto, no contexto
de produção
Autenticidade A qualidade de um documento ser prova,

em razão da sua integridade e identidade
O que é arquivo?
A palavra arquivo tem várias acepções. Pode significar o conjunto de do-

cumentos produzidos e acumulados por uma entidade pública ou priva-
da, pessoa natural ou jurídica, e até mesmo uma família.
Por arquivo, podemos compreender também uma instituição ou serviço

que custodia acervos documentais, realiza o processamento técnico e
provê acesso aos registros documentais. E claro, não podemos esquecer
que o local ou as instalações onde se armazenam e funcionam os arqui-
vos podem ser assim conceituados. Por último, pode ser o móvel onde se
realiza a guarda de documentos.
33
A Lei n. 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos pú-

blicos e privados, conceitua arquivos como “conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter pú-
blico e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades es-
pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2º).
O que é fundo de arquivo?
O fundo de arquivo é conceituado como “conjunto de documentos de

uma mesma proveniência” (DBTA, 2005, p. 97). A identificação de fun-
dos requer amplo conhecimento da legislação referente à estrutura
da instituição, dos organogramas, de sua evolução, das competências
e suas alterações. Na fase de diagnóstico, todas essas informações são
levantadas e analisadas pelo contexto institucional, a fim de identificar
como se constitui o fundo.
Para identificar o órgão que constitui um fundo, Michel Duchein (1986)

cita cinco critérios:
Possuir nome e existência jurídica própria resultante de lei, decreto,

resolução etc.;
Ter atribuições precisas e estáveis definidas por texto com valor legal;
Ter subordinação conhecida a outro organismo de nível mais elevado

e conhecido, se considerada a visão minimalista; ou o mais alto nível,
se na visão maximalista;
Ter um chefe com poder de decisão, dentro de sua área legal de ação; e
Ter organização interna conhecida e fixada em um organograma.
Ainda no que se refere a fundo de arquivo, é relevante a distinção

entre fundo fechado e fundo aberto: fundo aberto é aquele em que
há continuidade de produção e acumulação de documentos e fundo
fechado, por sua vez, é aquele que não terá mais acervo agregado por não
ocorrer mais atividades ou por motivos de falecimento da personalidade
produtora (ROUSSEAU e COUTURE, 1998).
34
b) documento judicial e administrativo
No desempenho de suas atividades, os diversos órgãos do Poder Judi-

ciário produzem vasta quantidade de documentos, seja para a presta-
ção da jurisdição, seja na execução das funções administrativas.
Dessa forma, temos documentos produzidos pela chamada atividade-

meio, que são aqueles administrativos, por exemplo, relacionados a
gestão de pessoal, orçamento, patrimônio e contratos. Já os documentos
judiciais são aqueles que resultam da atividade-fim do Poder Judiciário,
ou seja, relacionados ao exercício da jurisdição, como, por exemplo, uma
decisão, intimação, sentença em um processo judicial.
c) documentação corrente, intermediária e permanente
A abordagem das três idades apresenta o ciclo de vida dos documentos

com as sucessivas fases pelas quais passam os documentos de arquivos,
de acordo com a sequência de utilização que se faz deles. As fases são:
Arquivo corrente ou ativo – arquivos de gestão e de suporte imedia-

to às atividades, como, por exemplo, processos em tramitação.
Arquivo intermediário ou semiativo – formado por documentação

com menor necessidade e frequência de uso, mas mantida em cará-
ter precaucional. O prazo precaucional é adotado nos casos em que,
mesmo encerrada a vigência ou transcorrido o prazo de prescrição,
haja necessidade de retenção em decorrência de outras finalidades
de comprovações de cunho administrativo, legal ou fiscal, como fisca-
lização de Tribunais de Contas, por exemplo.
Arquivo permanente ou histórico – documentos preservados em

caráter definitivo em função de seu valor permanente (probatório ou
informativo).
O artigo 16 da Resolução CNJ n. 324/2020 apresenta as definições de do-

cumentos correntes, intermediários e permanentes.
→ No tópico sobre avaliação, serão tratados outros conceitos impor-

tantes quanto ao ciclo de vida dos documentos.
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d) Gestão de documentos: conceito
Como Gestão Documental ou Gestão de Documentos, compreende-se o:
[...] conjunto de procedimentos e operações técnicas referen-

tes à sua produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao ar-
quivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua
eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente
(art. 3º da Lei 8.159/1991).
2.2 Diagnóstico de arquivos

O diagnóstico de arquivos é uma etapa de levantamento fundamental
para o entendimento da organização e início das atividades nos acer-
vos arquivísticos. Segundo Lopes (2009), a especificidade da organi-
zação indicará a necessidade de maior ou menor investigação, sendo
cogente analisar alguns elementos que individualizarão e darão signi-
ficação, tais como:
o tempo histórico de existência;
o tamanho e a diversidade dos acervos acumulados;
a variação e a abrangência das atividades presentes e passadas;
o número de pessoas vinculadas e as características estruturais, ge-

rando a existência de organogramas extensos e inúmeras interfaces
horizontais e verticais, internas e externas; e
o uso de tecnologias da informação variadas, redes de computado-

res, digitalização, microfilmagem etc. (LOPES, 2009, p. 188)
Seguindo linhas de análises como as propostas acima, o Conselho Na-

cional de Arquivos (CONARQ, 2011) apresenta metodologia de levanta-
mento e implantação de programas de gestão de documentos com-
posta por oito passos, a seguir listados. Os cinco primeiros representam
modelo para o diagnóstico de arquivos.
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A Levantamento preliminar
Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos

B
documentos produzidos
Identificação das exigências a serem cumpridas para a

C
produção de documentos
D Análise dos sistemas existentes
Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a

E
serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos
F Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos
Implementação do sistema de gestão arquivística de

G
documentos
Monitoramento e ajustes do sistema de gestão arquivística

H
de documentos
Os itens constantes nas letras C a H são atividades que requerem ob-

servação e desenvolvimento periódicos, e não apenas no momento ini-
cial do diagnóstico.
Saiba mais: Material complementar sobre diagnóstico em arquivos.
2.3 Unidades de gestão documental

As unidades de gestão documental exercem papel fundamental na de-
finição e aplicação das políticas de gestão, em conjunto com as Comis-
sões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs). Essas unidades
são comumente responsáveis por gerenciar processos de produção, tra-
mitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos institucionais.
A Resolução 324/2020 do CNJ prevê em seu artigo 3º, inciso XV, a “cons-
tituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão da Memó-
ria, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental
(CPADs)”, como princípio e diretriz do Programa Nacional de Gestão Do-
cumental e Memória do Poder Judiciário (Proname).
37
Além da constituição formal, há de se considerar o posicionamento den-

tro da estrutura organizacional e a importância estratégica da gestão
documental e da informação em uma organização, razão pela qual se
recomenda que estejam vinculadas em posicionamento próximo à pre-
sidência ou vice-presidência dos órgãos.
As unidades de gestão documental requerem composição por quadro

técnico adequado de profissionais com conhecimento especializado
e formação na área de arquivologia. Conforme indicado no Manual de
Gestão Documental do Poder Judiciário:
[...] ao arquivista competem as atribuições de planejamento, orga-

nização e direção dos arquivos; acompanhamento dos processos
documental e informativo; atividades de identificação das espé-
cies documentais e participação no planejamento de documen-
tos e controle de multicópias; planejamento, organização e direção
de serviços e centros de documentação e informação constituídos
de acervos arquivísticos e mistos; serviços de reprografia e auto-
mação aplicada aos arquivos; classificação, arranjo e descrição de
documentos; orientação da avaliação e seleção de documentos
para fins de preservação; conservação de documentos; desenvol-
vimento de programas de Gestão de Documentos Digitais; Pre-
servação Digital; Curadoria Digital; e implementação das leis de
acesso e proteção de dados pessoais. (CNJ, 2021, p. 31-32)
Quanto às estruturas físicas das unidades de gestão documental, há di-

ferentes aspectos a serem considerados, tais quais: localização, edifica-
ção e sua construção ou adaptação.
Na literatura, encontramos orientações para a preparação de ambien-

tes seguros e apropriados para a salvaguarda dos acervos de documen-
tos e o desenvolvimento das atividades inerentes às unidades de Ges-
tão Documental.
Os edifícios de arquivos devem conter três setores específicos: área de

trabalho técnico e depósitos, área administrativa e área pública, sendo
a primeira (trabalho técnico e depósitos) restrita ao acesso do público
(CONARQ, 2000). Considerando aspectos de proteção e segurança dos
acervos, é necessária a observância de outros quesitos quanto às con-
dições do terreno e localização, favorecendo a ambiência adequada à
preservação dos acervos.
PARA SABER MAIS: Recomendações para a Construção de Arquivos

do Conselho Nacional de Arquivos (2000).
38
2.4 Comissão Permanente de

Avaliação Documental (CPAD):
composição e atribuições
Conforme visto no item anterior, a instituição de Comissões Permanen-
tes de Avaliação Documental (CPADs) é uma das diretrizes da Resolução
CNJ n. 324/2020.
A composição das Comissões deve ser multidisciplinar, favorecendo os

diferentes olhares sobre o acervo produzido e gerenciado pela institui-
ção. Sublinha-se a importância de membros da área técnica − arquivis-
tas e historiadores. Aos primeiros, atribui-se a “orientação da avaliação
e seleção de documentos, para fins de preservação” (art. 2º, VIII, da Lei
n. 6.546/1978), ao passo que, aos segundos, cabe o “assessoramento vol-
tado à avaliação e seleção de documentos para fins de preservação”
(art. 4º, V, da Lei n. 14.038/2020).
Por meio da CPAD, algumas das principais diretrizes da gestão

documental são viabilizadas, tais como: proposição dos instrumentos
para classificação, avaliação e destinação de documentos, orientação às
unidades judiciárias e administrativas, observância do valor secundário
dos documentos e processos, análise de editais de eliminação e realização
de estudos para encaminhamento ao Comitê do Proname.
Os artigos 11 a 14 da Resolução CNJ n. 324/2020 preveem as atribuições,

a composição mínima e o procedimento para deliberação no âmbito
das Comissões.
2.5 Gestão Documental
a) objetivos e instrumentos
Na introdução da Unidade 2, apresentamos o conceito legal de
gestão documental.
Quais seus objetivos?
Entre os objetivos da gestão documental, pode-se destacar a busca pela

eficiência na produção, na utilização e na destinação dos documentos,
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a garantia de acesso e disponibilidade quando necessário, o acesso e a

conservação dos documentos de guarda permanente, a eliminação dos
documentos sem valor e a racionalização de recursos, sejam eles huma-
nos, materiais e financeiros (ARQUIVO NACIONAL, 2011).
As estratégias de gestão de documentos devem estar reguladas em

uma política de gestão documental institucional, que alinhe as diretri-
zes e os princípios norteadores indicados pelo CNJ, para que se conso-
lide em ações e atinja, assim, seus propósitos. Por conseguinte, preci-
sam ser mantidas e revisadas ao longo do tempo, para que atendam
as mudanças e evoluções pelas quais passam as organizações e os
registros documentais.
Quais seus instrumentos?
A realização da gestão documental depende do tratamento dispensa-

do aos documentos e às informações produzidas, e, para isso, emprega
instrumentos, cujo propósito é promover e padronizar procedimentos
e ações.
O artigo 5º da Resolução CNJ n. 324/2020 enumera os instrumentos do

Proname que devem ser utilizados para o desempenho das atividades
de Gestão Documental no âmbito do Poder Judiciário. São eles:
I – os sistemas informatizados de gestão de documentos e

processos administrativos e judiciais, bem como os metada-
dos desses sistemas, essenciais à identificação do documen-
to institucional de modo inequívoco em sua relação com os
outros documentos;
II – o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unifica-
das) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do
Poder Judiciário;
III – o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos
Documentos da Administração do Poder Judiciário;
IV – a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;
V – a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos;
VI – o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de
Autos Findos;
VII – o Plano para Amostra Estatística Representativa;
VIII – o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;
IX – o Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário.
40
b) produção e classificação
A função de produção dos documentos requer seu planejamento, com

início antes da criação propriamente dita. Para isso, trabalha-se com le-
vantamentos da produção documental, mas também com o apoio a
modelos, formatos, metadados e trâmites de documentos.
A classificação consiste na “organização dos documentos de um arquivo

ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classifi-
cação ou quadro de arranjo” ou “análise e identificação do conteúdo de
documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recupe-
rados, podendo-se-lhes atribuir códigos” (DBTA, 2005, p. 49).
Dessa forma, a classificação envolve a organização física dos documen-

tos, mas também a intelectual, conforme os planos ou códigos de clas-
sificação de documentos. E ela tem suas bases na pesquisa iniciada no
diagnóstico e levantamento, demandando a compreensão das funções
e atividades que a organização desempenha e por meio das quais os
documentos são produzidos.
Nos planos e códigos de classificação, estarão refletidas as atividades e

funções, assim como as tipologias documentais produzidas e recebidas,
sejam elas resultados das atividades-meio (administrativas e de apoio)
ou fim da organização.
A Resolução CNJ n. 324/2020 determina aos órgãos do Poder Judiciário

a adoção de Planos de Classificação.
Na área fim ou judicial, o Plano de Classificação dos Processos Judiciais

do Poder Judiciário (art. 5º, II, da Resolução) adota o Sistema de Gestão
de Tabelas Processuais Unificadas (Tabelas Processuais Unificadas), ins-
tituído pela Resolução n. 46 de 18/12/2007 e alterado pela Resolução n.
326, de 26 de junho de 2020.
Quanto à área meio ou administrativa, deverá ser adotado o Plano de Clas-

sificação dos Documentos da Administração do Poder Judiciário (art. 5º,
III, da Resolução CNJ n. 324/2020), recentemente aprovado pelo CNJ. O
Plano de Classificação de Documentos da Administração do Poder Judi-
ciário contempla até o terceiro nível de estrutura, visto que há ampla di-
versidade e particularidades em cada segmento do Poder Judiciário, exi-
gindo, dessa forma, a complementação a partir do quarto nível, conforme
“Nota Introdutória”, constante na página de Gestão Documental do CNJ.
41
No arquivo permanente, a classificação é conhecida como arranjo e re-

presentada por meio do quadro de arranjo, o qual é um esquema que,
“a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade
produtora e da análise do acervo”, estabelece o arranjo dos documentos
(DBTA, 2005, p. 141).
c) avaliação, seleção, destinação, transferência

e recolhimento
Avaliação é compreendida como:
[...] a análise dos documentos e processos judiciais e administra-

tivos, desde sua produção, com a finalidade de estabelecer os
prazos de guarda e destinação final, sob orientação das CPADs
e das unidades de Gestão Documental de cada órgão do Poder
Judiciário, de acordo com a atribuição de valores primários e se-
cundários (Art. 18 da Resolução CNJ n. 324/2020).
Avaliar documentos, portanto, consiste em analisar a documentação

para identificar as competências legais da organização, os prazos admi-
nistrativos, legais e fiscais, que devem ser considerados em cada subdivi-
são do fundo documental, assim como averiguar quais documentos po-
dem ser eliminados ou preservados após esses prazos, sem prejuízo do
registro sobre o cumprimento e o desenvolvimento da atribuição, que
lhe deu origem.
Nesse contexto, também deve ser considerada a frequência de uso dos

documentos, para que se constitua o ciclo de vida e os prazos necessá-
rios em cada idade (corrente, intermediária e permanente), assim como
a destinação final, seja guarda permanente, seja eliminação.
O ciclo de vida documental é determinado na tabela de temporalida-

de, que espelha o plano de classificação elaborado no levantamento da
produção documental, com o acréscimo dos prazos de guarda e da
destinação final dos documentos produzidos, seja para a eliminação,
seja para o recolhimento para a guarda permanente.
A tabela de temporalidade é instrumento fundamental para uma ges-

tão documental racional, eficiente e que garanta a preservação, a recu-
peração e o acesso às informações.
42
A partir da observância dos prazos estabelecidos para cada fase do ciclo,

ocorrem os procedimentos de transferência e recolhimento, que con-
sistem na passagem do arquivo corrente para o intermediário, e na pas-
sagem do arquivo intermediário para o permanente, respectivamente,
conforme ilustrado na imagem abaixo.
FIGURA 1 | CICLO DE VIDA DOCUMENTAL
Previamente à eliminação, deverá ser feita a seleção da documentação,

nas fases corrente e intermediária, que consiste na separação dos do-
cumentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, me-
diante critérios e técnicas estabelecidos nas tabelas de temporalidade
(ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Os processos judiciais, documentos produzidos na atividade-fim dos ór-

gãos do Poder Judiciário, apresentam particularidades importantes que
exigem procedimentos específicos durante a seleção documental, razão
pela qual se propõe o uso de instrumentos específicos nessa tarefa, con-
forme descrição do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário:
Para a seleção da documentação judicial, deverão ser utiliza-

dos inicialmente a Lista de Verificação para Eliminação de
Autos Findos (Anexo H) e o Fluxograma para destinação de
documentos (Anexo I).
A seleção deverá também incluir a verificação da ausência de
pendências em relação aos itens previstos na Lista de Verifi-
cação para Baixa Definitiva de Autos (Anexo G). Caso haja
pendências, os autos deverão ser remetidos à unidade de ori-
gem (MGD, p. 53).
43
Após o saneamento de todas as pendências, a realização de todas as veri-

ficações e a seleção de todos os processos e peças de guarda permanen-
te, antes da eliminação, ainda devem ocorrer a elaboração da listagem
dos documentos a serem eliminados, publicação do edital de eliminação
e elaboração do termo de eliminação. O edital é a forma de publicização
da eliminação de documentos, com prazo de 45 dias para atendimento a
solicitações das partes, conforme o art. 25 da Resolução CNJ n. 324/2020.
A eliminação física deve ser documentada, por meio de termo de eli-

minação, por fragmentação manual ou mecânica, pulverização, des-
magnetização ou reformatação, que garanta a descaracterização dos
documentos (art. 27, § 1º, da Resolução CNJ n. 324/2020) e considerados
critérios de responsabilidade socioambiental na destinação final.
2.6 Gestão de Documentos Digitais:

especificidades
a) documentos nato-digitais, digitalizados e híbridos

Documento Digital − Informação registrada, codificada em dígitos biná-
rios, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
Os documentos ou processos digitais podem ser de dois tipos:
Documento nato-digital – aquele que nasceu em formato digital.
Documento digitalizado – aquele que passou pela conversão do su-

porte físico para o digital por meio da digitalização.
Há também o chamado documento híbrido, que é aquele formado por

uma parte digital e uma parte não digital.
A parte não digital é muitas vezes objeto de conversão de suporte. Essa

atividade demanda atenção das áreas de gestão documental, pois exi-
ge observância das características arquivísticas que precisam estar con-
templadas no formato a ser convertido, comumente ao formato digital.
PARA SABER MAIS: Sobre conversão de suporte, acesse o Capítulo 9 do

Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
44
Os documentos digitais são realidade nas instituições públicas, tal qual

o papel foi por muito tempo. Sendo assim, há que se conferir atenção
para a complexidade do tratamento exigido para esses acervos, que são
hoje sinônimo de celeridade e agilidade na prestação do serviço público.
Tratar documentos digitais requer os mesmos instrumentos já utilizados
para os documentos arquivísticos em papel ou em outro suporte, já que
mantêm a necessidade de racionalização e organização da informação
produzida, para permitir o acesso e a manutenção dos registros conside-
rados de valor para a própria organização e para a sociedade.
Mas, como tratar documentos digitais? Com o aporte de sistemas in-

formatizados que considerem requisitos voltados à gestão e proteção
das informações.
b) sistemas informatizados
Os sistemas informatizados são o meio pelo qual os documentos são

produzidos e geridos, e é a partir desses sistemas que se torna viável a
observância de preceitos arquivísticos, que garantirão o acesso, a gestão,
a integridade, a autenticidade e a preservação em longo prazo. Sendo
esses o ponto inicial da gestão documental, demandam ação e contro-
le dos responsáveis pela gestão da informação da instituição, para que
contemplem metadados e ferramentas de gestão e preservação de do-
cumentos arquivísticos digitais.
A interconexão propiciada pelo mundo digital conduziu a uma conver-

gência ainda maior entre a administração e a tramitação documental e
de processos nos sistemas informatizados e a gestão documental pro-
priamente, que em suporte de papel não se evidenciava:
[...] torna-se evidente que os sistemas informatizados de ges-

tão de documentos administrativos e de acompanhamento
processual são também sistemas de gestão de documentos
e que a gestão do documento permeia todo o andamento
processual: da distribuição do processo − fase da produção do
documento, passando por toda a tramitação − até sua desti-
nação final, depois da baixa definitiva (CONSELHO NACIONAL
DE JUSTIÇA, 2009, p. 6).
45
c) Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados

de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus)
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Pro-

cessos e Documentos (MoReq-Jus), instituído pela Resolução n. 91/2009
do CNJ, estabelece requisitos mínimos para os sistemas informatizados
utilizados no âmbito do Poder Judiciário, sejam eles relativos às ativida-
des-meio ou às atividades-fim, com o propósito de assegurar confiabili-
dade, autenticidade e acessibilidade aos documentos digitais, não digi-
tais ou híbridos geridos nesses sistemas (CNJ, 2009).
O MoReq-Jus propõe requisitos para o desenvolvimento de sistemas

chamados GestãoDoc, que abrangem propriedades e comportamen-
tos indispensáveis para a Gestão de Documentos digitais e não digitais.
O Modelo foi elaborado com base em normativas preexistentes, como o
eArq-Brasil, o Moreq Europeu e o MoReq-Jus da Justiça Federal, os quais
são direcionados à Gestão Documental em meio digital, para uma pre-
servação em longo prazo.
2.7 Acesso e proteção de dados pessoais

Quando se fala de acesso e proteção de dados em arquivos, deve-se con-
siderar todo o arcabouço legal existente, tendo como base a Lei de Ar-
quivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991), a Lei de Acesso à Informação
(LAI) (Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011) e a Lei Geral de Proteção
de Dados (LGPD) (Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018).
O Conselho Nacional de Justiça aprovou alguns atos normativos relacio-

nados ao tema, os quais guiam a aplicação da legislação às particulari-
dades do Poder Judiciário, tais como:
Resolução CNJ n. 121 de 05/10/2010: Dispõe sobre a divulgação de

dados processuais eletrônicos na rede mundial de computadores,
expedição de certidões judiciais e dá outras providências.
Resolução CNJ n. 215 de 16/12/2015: Dispõe, no âmbito do Poder Ju-

diciário, sobre o acesso à informação e a aplicação da Lei 12.527, de 18
de novembro de 2011.
46
Resolução CNJ n. 363 de 12/01/2021: Estabelece medidas para o pro-

cesso de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais a se-
rem adotadas pelos tribunais.
É fundamental pontuar que o acesso é o grande propósito e deve guiar

as políticas de Gestão Documental das instituições públicas, sem prejuí-
zo da garantia da proteção de dados pessoais existentes nos documen-
tos arquivísticos. É por meio da gestão documental que se promove o
direito ao acesso às informações governamentais (MGD, p. 26).
Os dispositivos da LAI visam a garantir o acesso e o tratamento adequa-

do das informações, previstos na Constituição Federal, assim como fo-
mentar a cultura da transparência na administração pública. A partir de
sua promulgação, é dever do poder público a divulgação de seus dados
e a restrição de acesso devido a sigilo, quando assim devidamente justi-
ficado, no caso de documentos administrativos, e quando existente se-
gredo de justiça, no caso de processos judiciais.
É evidente a importância da informação arquivística como um ativo de

valor, que pode ser usado para o desenvolvimento institucional, da so-
ciedade e do cidadão, considerando os aspectos e as dimensões poten-
ciais desse ativo na esfera pública. Contudo, também carrega potencial
de dano, caso seja utilizada para o fim não proposto. Nesse contexto, a
LGPD reforça a necessidade de proteção da privacidade, da autodeter-
minação informacional e dos dados relacionados à pessoa natural iden-
tificada ou identificável.
A LGPD contempla a questão da privacidade e sinaliza a importância da

transparência do tratamento dispensado às informações pessoais.
Mas o que é tratamento? Segundo a LAI, o tratamento é “conjunto de

ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, re-
produção, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazena-
mento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação” (arti-
go 4º, V). Por sua vez, para a LGPD, é “toda operação realizada com dados
pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classifi-
cação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processa-
mento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle
da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou ex-
tração” (artigo 5º, X). Ponderando esses conceitos, pode-se considerar a
gestão documental como equivalente às definições legais de tratamento.
47
Uma política de gestão documental bem fundamentada, embasada na

proposição do acesso e na proteção de dados pessoais, propiciará a ga-
rantia do acesso e a adequada segurança quanto à privacidade de dados
pessoais, conforme as previsões legais.
Schwaitzer (2020) aponta três bases para equilibrar a balança da garan-

tia do acesso e da proteção de dados:
1. Preservar o direito de privacidade do indivíduo sem que haja prejuízo

do propósito primário da instituição;
2. Garantir que seja preservada a autenticidade, a confiabilidade e a

acurácia dos documentos, independentemente de seu formato;
3. Prever critérios para que o acesso virtual ou ações de preservação di-

gital não violem o direito à privacidade e à proteção de dados.
Por fim, para implementação da LGPD em documentação de arquivo,

são necessários cuidados e critérios adequados, que afastarão usos in-
devidos e manterão o franqueamento do acesso, que é o grande pro-
pósito dos arquivos.
PARA SABER MAIS, leia o Capítulo 4.6 do MANUAL DE GESTÃO

DOCUMENTAL DO PODER JUDICIÁRIO (https://www.cnj.jus.br/wp-
content/uploads/2021/04/Manual_de_Gestao_Documental_v16-04-
2021.pdf)
ATIVIDADES OBRIGATÓRIAS (UNIDADE 2)
Leitura
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. MANUAL DE GESTÃO DOCU-

MENTAL DO PODER JUDICIÁRIO. Programa Nacional de Gestão Do-
cumental e Memória do Poder Judiciário (Proname). Brasília: CNJ, 2021.
Disponível em: https://www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2021/04/
Manual_de_Gestao_Documental_v16-04-2021.pdf. Capítulo 6 (Docu-
mentação Corrente, Intermediária e Permanente), p. 37-41; Capítulo
7 (Classificação), p. 43-46; Capítulo 8 (Avaliação), p. 47-54.
48
ATIVIDADES COMPLEMENTARES (UNIDADE 2)
Leituras
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Recomendações para a cons-
trução de arquivos. Rio de janeiro: Conarq, 2000. Disponível em: http://
conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/recomendaes_para_cons-
truo_de_arquivos.pdf.
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Resolução n. 215, de 16 de dezem-

bro de 2015. Dispõe sobre no âmbito do Poder Judiciário, sobre o acesso
à informação e a aplicação da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011. Dis-
ponível em: https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/2236.
____. Resolução n. 363 de 12 de janeiro de 2021. Estabelece medidas

para o processo de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pes-
soais a serem adotadas pelos tribunais. Disponível em: https://atos.cnj.
jus.br/atos/detalhar/3668.
____. MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PODER JUDICIÁRIo.

Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judi-
ciário (Proname). Brasília: CNJ, 2021. Disponível em: https://www.cnj.jus.
br/wp-content/uploads/2021/04/Manual_de_Gestao_Documental_v16-
04-2021.pdf. Capítulo 4.6 (Acesso à informação), p. 26-29; Capítulo 9
(Conversão de suporte), p. 61-72.
NASCIMENTO, Maria Ivonete Gomes do; OLIVEIRA, Eliane Braga. As con-

cepções teóricas de avaliação de documentos de arquivo na legislação
brasileira. Revista Ibero-Americana de Ciência da Informação, [s. l.], v. 9,
n. 1, p. 162-177, jan./jun. 2016. Disponível em: https://repositorio.unb.br/bits-
tream/10482/22379/1/ARTIGO_%20ConcepcoesTeoricasAvaliacao.pdf.
Material complementar
Diagnóstico em Arquivos MATERIAL COMPLEMENTAR Diagnóstico em
Arquivos.pdf
Palestra
SCHWAITZER, Lenora. LGPD e a gestão documental no poder judiciá-
rio: aplicabilidade e impactos. Escola Paulista da Magistratura (Núcleo
de Estudos em História e Memória), 27 ago. 2021. Disponível em: https://
www.youtube.com/watch?v=nqh4VLVpluY.
49

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CURSO DE GESTÃO DOCUMENTAL E GESTÃO DE MEMÓRIA (EaD)

2.1 Noções introdutórias

Nesta unidade, serão apresentados conceitos importantes para a com-

a) conceito de documento, arquivo, fundo e suporte

Documento é uma unidade de registro de informações, independen-

É o material no qual a informação é registrada. Há diversos materiais que

A partir do início desse século, houve gradativa substituição do supor-

Mas e o documento arquivístico?

Para definir documento arquivístico, agregam-se características ao con-

de uma atividade ou ação de pessoa natural ou jurídica pelo exercício

Assim, o documento arquivístico carrega características próprias que o

Unicidade Deriva de que cada documento assume lugar

Naturalidade Documentos não são colecionados, mas

Imparcialidade Na produção, já que os documentos são meios

Organicidade Relativa às relações existentes entre os

Autenticidade A qualidade de um documento ser prova,

A palavra arquivo tem várias acepções. Pode significar o conjunto de do-

Por arquivo, podemos compreender também uma instituição ou serviço

A Lei n. 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos pú-

O que é fundo de arquivo?

O fundo de arquivo é conceituado como “conjunto de documentos de

Para identificar o órgão que constitui um fundo, Michel Duchein (1986)

 Possuir nome e existência jurídica própria resultante de lei, decreto,

 Ter subordinação conhecida a outro organismo de nível mais elevado

 Ter organização interna conhecida e fixada em um organograma.

Ainda no que se refere a fundo de arquivo, é relevante a distinção

b) documento judicial e administrativo

No desempenho de suas atividades, os diversos órgãos do Poder Judi-

Dessa forma, temos documentos produzidos pela chamada atividade-

c) documentação corrente, intermediária e permanente

A abordagem das três idades apresenta o ciclo de vida dos documentos

 Arquivo corrente ou ativo – arquivos de gestão e de suporte imedia-

 Arquivo intermediário ou semiativo – formado por documentação

 Arquivo permanente ou histórico – documentos preservados em

O artigo 16 da Resolução CNJ n. 324/2020 apresenta as definições de do-

→ No tópico sobre avaliação, serão tratados outros conceitos impor-

d) Gestão de documentos: conceito

Como Gestão Documental ou Gestão de Documentos, compreende-se o:

[...] conjunto de procedimentos e operações técnicas referen-

2.2 Diagnóstico de arquivos

 o tempo histórico de existência;

 o tamanho e a diversidade dos acervos acumulados;

 a variação e a abrangência das atividades presentes e passadas;

 o número de pessoas vinculadas e as características estruturais, ge-

 o uso de tecnologias da informação variadas, redes de computado-

Seguindo linhas de análises como as propostas acima, o Conselho Na-

Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos

Identificação das exigências a serem cumpridas para a

D Análise dos sistemas existentes

Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a

F Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos

Implementação do sistema de gestão arquivística de

Monitoramento e ajustes do sistema de gestão arquivística

Os itens constantes nas letras C a H são atividades que requerem ob-

Saiba mais: Material complementar sobre diagnóstico em arquivos.

2.3 Unidades de gestão documental

Além da constituição formal, há de se considerar o posicionamento den-

As unidades de gestão documental requerem composição por quadro

[...] ao arquivista competem as atribuições de planejamento, orga-

Quanto às estruturas físicas das unidades de gestão documental, há di-

Na literatura, encontramos orientações para a preparação de ambien-

Os edifícios de arquivos devem conter três setores específicos: área de

Possuir nome e existência jurídica própria resultante de lei, decreto,

Ter subordinação conhecida a outro organismo de nível mais elevado

Ter organização interna conhecida e fixada em um organograma.

Arquivo corrente ou ativo – arquivos de gestão e de suporte imedia-

Arquivo intermediário ou semiativo – formado por documentação

Arquivo permanente ou histórico – documentos preservados em

o tempo histórico de existência;

o tamanho e a diversidade dos acervos acumulados;

a variação e a abrangência das atividades presentes e passadas;

o número de pessoas vinculadas e as características estruturais, ge-

o uso de tecnologias da informação variadas, redes de computado-

Documento nato-digital – aquele que nasceu em formato digital.

Documento digitalizado – aquele que passou pela conversão do su-

Resolução CNJ n. 121 de 05/10/2010: Dispõe sobre a divulgação de

Resolução CNJ n. 215 de 16/12/2015: Dispõe, no âmbito do Poder Ju-

Resolução CNJ n. 363 de 12/01/2021: Estabelece medidas para o pro-