Roteiro Dirigido de Arquivologia

MENTORIA UFC
2023
ROTEIRO DIRIGIDO DE
ARQUIVOLOGIA
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Noções de Arquivos
Documentos é toda e qualquer informação produzida por pessoas ou instituições independentes dos
tipos de suporte. Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser
utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Documento é o registro de uma informa-
ção independente da natureza do suporte que a contém sob determinadas circunstâncias, podendo
ter ou adquirir características de documentos arquivísticos. Geralmente um documento possui uma ou
mais assinaturas que possuem validade legal. Um documento impresso, por exemplo, poderá ser cus-
todiado por uma biblioteca, mas sob determinadas circunstâncias, poderá adquiri ou ter características
de documentos arquivísticos. (DBTA . 2005). Além de que todo documento é uma fonte de informação
como por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o file, o
disco, a fita magnética, etc.
Documentos de Arquivo
Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de
informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando
os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função
pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza
do suporte ou formato.
Entretanto os Documentos de Arquivo de acordo com seus diversos elementos, formas e conte-
údos, podem ser caracterizados segundo o gênero a espécie e a natureza do assunto.
O documento de Arquivo deve seguir naquilo que foi proposto, decidindo a ação que foi tomada. Po-
rém a informação necessária para documentar uma transação, caracteriza-se pela sua: autenticidade,
que garante a sua conservação que permanece intacta, sem qualquer alteração; a fidedignidade, sendo
dignos de crédito, representando-se de modo fiel as transações, atividades ou fatos que atesta Inte-
gridade, que permanece com o seu conteúdo completo e inalterado. Outra característica é a Utiliza-
ção, que é feitada através da sua localização, recuperação, apresentação e interpretação no contexto
das funções e atividades da organização dentro do arquivo.
Conceitos de Arquivo
Em primeiro lugar, devemos então definir o que é a própria Arquivologia. E essa definição será feita
pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que assim afirma: “Disciplina que estuda as funções do
arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, pre-
servação e utilização dos arquivos.”
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Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os arquivos e seus documentos: suas atividades,
seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de docu-
mentos funcionais.
FIQUE DE OLHO!!!!!
Passando então pela definição da disciplina, temos que definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A
palavra arquivo é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles:
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas

funções;
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc);
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de

gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).
Atenção:
Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o contexto é quem vai determinar qual
destes significados está sendo empregado. Dificilmente este assunto será pedido em provas para car-
gos de nível médio. O importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para
que não tenham dúvidas quando responder as questões.
Outros Conceitos sobre ARQUIVO
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacio-

nal de Arquivos (CIA), um arquivo é “o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas,
suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas,
de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p. 25).
O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com a Associ-
ação dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qual-
quer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha au-
tomática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” (1970, p. 23).
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados:
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Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decor-
rência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
FIQUE DE OLHO!!!!!
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos:
Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, or-
ganização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus su-
cessores para efeitos futuros.
Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função, que é tornar disponíveis os seus
documentos, devemos saber o que são os documentos do arquivo.
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para
termos um documento, são necessários dois elementos:
➢ Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir.
➢ Suporte: é o material físico onde está inserida a informação.
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:
INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc.
Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plásti-
co, a película, etc.
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa
compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de
uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos):
“Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A
empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si não será considerada documento de arqui-
vo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa.
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Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de ar-
quivo, pois é consequência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de pe-
riódico.
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, teste-
munhar que a referida atividade realmente aconteceu.
No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma as-
sinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que
fará isso. Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois ele-
mentos:
Assim, já sabemos o que é um documento, o que é um documento de arquivo e o que pode ser um
arquivo. Vamos então diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que podem existir em
uma instituição.
Importância do arquivo
A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de docu-
mentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem
critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a or-
ganização. A adoção de técnicas arquivistas adequadas permite não apenas a localização eficiente da
informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.
Finalidade do arquivo
Podemos destacar como finalidades do arquivo:
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que
permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondiciona-

mento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam
danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diver-

sos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações
ali depositadas;
Além destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição
da correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documen-
tal da instituição.
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Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;
b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalações e materiais adequados;
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituin-
do-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a
“função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua
guarda”.
Características Básicas que Distinguem os Arquivos
− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera
arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
− Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações reali-
zadas.
− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.
Órgãos de Documentação
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACU-
MULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de có-
pias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos co-
mo um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais va-
lor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos
pela sua origem ou proveniência, tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o
textual. O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha produzido
seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.
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Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos são obti-
dos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses docu-
mentos existem em vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são im-
pressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisa-
dores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar.
Museu
O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de informar e entreter.
Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem
objetos, são classificados como documentos tridimensionais.
Centro de Documentação / Informação
O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte,

sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são
geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente
informar.
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Classificação dos Arquivos
Uma vez que já sabemos o que é o arquivo, agora devemos saber os vários tipos de arquivos que exis-
tem. Os arquivos são classificados quanto à entidade mantenedora, quanto à natureza dos documen-
tos que o compõem, quanto à extensão de sua atuação e quanto aos estágios de sua evolução, sendo
este o mais importante critério de classificação. Vamos a eles.
Quanto à entidade mantenedora: podem ser públicos ou privados.
➢ Os arquivos públicos, conforme determina a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/91), são “conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades pri-
vadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades”. Assim, os
arquivos de todas as instituições e pessoas que estejam realizando atividades de gestão de ser-
viços públicos, são considerados públicos.
➢ Os arquivos privados são conjuntos de documentos acumulados por pessoas físicas ou insti-
tuições de caráter particular, contanto que estas não estejam executando atividades de gestão
de serviços públicos.
DICA DO HERON – Lei 8159/91 (política nacional dos arquivos públicos e privados)
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercí-
cio de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e mu-
nicipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Regulamento
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições
de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercí-
cio de suas atividades.
§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimen-
to de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição su-
cessora.
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanen-
tes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimenta-
ção, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou reco-
lhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
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CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Regulamento
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse pú-
blico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história
e desenvolvimento científico nacional. Regulamento
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exteri-
or. Regulamento
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público
e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possui-
dor. Regulamento
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depo-
sitados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Regulamento
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigên-
cia do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. Regulamento
Existem ainda, de acordo com a autora Marilena Leite Paes, outras classificações quanto à enti-
dade mantenedora, quais sejam:
➢ Públicos: mantidos por órgãos públicos, em qualquer esfera de atuação (União, DF, estados e
municípios).
➢ Comerciais: mantidos por instituições ou grupos com fins lucrativos (empresas, corporações,
holdings, etc)
➢ Institucionais: mantidos por instituições, organizações ou grupos sem fins lucrativos (igrejas,
sindicatos, associações, partidos políticos, etc)
➢ Pessoais ou familiares: mantidos por uma pessoa ou grupo familiar.
Esses arquivos refletem as atividades de uma pessoa ou família, como atividades profissionais, ativida-
des sociais, parcerias formadas, etc.
Quanto à Natureza dos Documentos: podem ser especiais ou especializados.
➢ Os arquivos especiais são aqueles que guardam documentos dos mais variados suportes, e
por isso precisam de cuidados especiais. Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados
considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rígido, etc) e depois se utiliza outros
critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes são
feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo: um arquivo
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pode ter um local específico para guardar CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos
esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.
➢ Os arquivos especializados ou arquivos técnicos são aqueles que guardam documentos dos
mais variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados considerando
primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de
arquivo é utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do
conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar
documentos relativos à área de engenharia, de medicina, de artes em locais separados. Isso
ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos mesmos, pois podem ser es-
tudados com mais praticidade.
Quanto a Extensão de sua Atuação: podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).
➢ Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse
arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua
localização e utilização. Se encontram principalmente em empresas, órgãos e entidades de
grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc).
Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor
de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).
➢ Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma enti-
dade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno
porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos
órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa
que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório médico, etc.
FIQUE DE OLHO!!!!!
É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes. Somente
estes podem ser divididos em setorial ou geral.
Quanto aos Estágios de sua Evolução: podem ser correntes, intermediários e permanentes.
➢ Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos que são constantemente utiliza-
dos por seus produtores, ou que sejam objeto de consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim
conceitua documentos de arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movi-
mentação, são objeto de consultas frequentes”.
➢ Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que não são mais objeto
de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam
prova de direitos e obrigações. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos in-
termediários: “aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de
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interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanen-
te”.
Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor administra-
tivo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a História ou
para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define
assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de documentos de valor histórico, probató-
rio e informativo que devem ser definitivamente preservados”.
FIQUE DE OLHO!!!!!
1. Dica importante sobre o assunto: a classificação quanto ao estágio de evolução é o que nor-
teará todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foram consideradas um
marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas fun-
ções terão essa classificação como base.
2. Dica importante sobre o assunto: em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados.
Portanto é importante que o candidato fixe a ideia que os nomes trazem: corrente = utilizado
com frequência, intermediário = aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente.
3. Dica importante sobre o assunto: os estágios de evolução dos arquivos também podem apa-
recer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das três idades.
Classificação dos Documentos
Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também podem ser classificados segundo
alguns critérios. Os documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e
quanto à natureza do assunto.
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS
ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar, em cada documento, diversos elementos
que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia.
Suporte
Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio
no qual o documento foi escrito/impresso.
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Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas nem sempre foi
assim.
Antes da invenção do papel, o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro, o per-
gaminho e até mesmo a pedra ou a argila.
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum a utilização de
suportes eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, Blue-ray, fita magnética, disco óti-
co etc.
Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que,
em alguns casos, eles necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos espe-
ciais, vistos anteriormente).
Forma
O conceito de forma está vinculado ao estágio de preparação e transmissão do documento de ar-

quivo. Basicamente, em sua confecção, o documento de arquivo passa por três formas diferentes: ras-
cunho (minuta), original e cópia.
➢ Minuta ou rascunho é a definição dada à primeira versão de um documento, ainda sujeita a al-
terações.
➢ Original é a versão definitiva e final de um documento, devidamente assinada e reconhecida

pela autoridade que a produziu.
➢ Cópia, por sua vez, é a reprodução do documento original, geralmente criada para efeito de
consulta ou divulgação de um documento (fotocópia, digitalização ou fax).
Formato
Entende-se por formato a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo
como foi confeccionado.
Os documentos em papel, por exemplo, podem se apresentar em diversos formatos: como cartão, fi-
cha, livro, caderno, folha, folder, mapa, cartaz etc.
Gênero
O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou à forma

como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são:
✓ Textuais: são os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos

escritos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc.
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✓ Iconográficos: são documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como fo-
tografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo.
✓ Cartográficos: documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas

maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas.
✓ Micrográficos: documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar

em formato de microfilme ou microficha.
✓ Sonoros: documentos cuja informação esteja registrada em forma de som.
✓ Filmográficos: documentos que contenham filmagens, vídeos.
✓ Informáticos ou Digitais: documentos registrados em suporte eletrônico.
Espécie
A espécie do documento é definida por meio de seu aspecto formal, ou seja, da forma como as in-
formações são distribuídas no documento e da aplicação a que o documento se destina.
São exemplos de espécies documentais: ofícios, memorandos, atas, certidões, atestados, atas, atesta-
dos, contratos, despachos, declarações, requerimentos etc.
Tipo/Tipologia
O conceito de tipo ou tipologia de um documento, na terminologia arquivística, refere-se à soma da

espécie documental com a atividade a que aquele documento se destina, ou seja, para que uma
tipologia possa existir, devem estar presentes dois aspectos: espécie + finalidade.
Os exemplos expostos na tabela a seguir tornam mais clara essa definição.
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DICA NINJA!!!!!!!!
Nota-se, portanto, que, enquanto a espécie é identificada por apenas uma palavra, a tipologia ou o
tipo de documento apresentará pelo menos duas palavras, sendo que a primeira identificará a espécie
e o complemento identificará a atividade a que o documento se destina.
Quanto à Natureza do Assunto:
Os documentos podem ser ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos.
➢ Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial

quando for de conhecimento geral. São documentos que não possuem informações estratégi-
cas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administra-
ção ou a terceiros.
➢ Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conheci-
mento restrito, e por isso requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divul-
gação.
FIQUE DE OLHO!!!!!
Sobre o assunto, devemos considerar a Lei Federal n° 12.527/11 e o Decreto Federal nº 4.553/02, que
trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas
atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigi-
loso.
Segue tabela de classificação:
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Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais prevista e a classificação
“confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento poderia permanecer sigiloso por até 60
anos, ao passo que, sob a égide da Lei de Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25
anos (ao menos, é a interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).
Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem reunidos, o nível de sigilo do
conjunto segue o do documento mais restrito.
DICA DO HERON – LEI DE ACESSO A INFORMAÇÃO (LEI 12.527/11)

Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passí-
veis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as
que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, as-
sim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus
familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamen-
to, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de
sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultras-
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secreta, secreta ou reservada.
§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista
no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos. (grifo nosso)
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da
República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo
até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo final de res-
trição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do
prazo máximo de classificação.
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a in-
formação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.
§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o inte-
resse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por
seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. (Regulamento)
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a
pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do
regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de
resguardar o sigilo.
§ 3o Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de
informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e di-
vulgação não autorizados.
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas su-
bordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança
para tratamento de informações sigilosas.
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder
público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessá-
rias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos
de segurança das informações resultantes da aplicação desta Lei.
Seção IV
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação
Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é
de competência: (Regulamento)
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
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a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, funda-
ções ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções
de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessora-
mento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de
cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.
§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação como ultrassecreta
e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em mis-
são no exterior, vedada a subdelegação.
§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas
nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, no
prazo previsto em regulamento.
§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informação como ultrassecreta deverá
encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a
que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento.(grifo nosso)
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão
que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:
I - assunto sobre o qual versa a informação;
II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 24;
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu ter-
mo final, conforme limites previstos no art. 24; e
IV - identificação da autoridade que a classificou.
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da informação
classificada.
Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autori-
dade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em
regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado o disposto
no art. 24. (Regulamento)
§ 1o O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as peculiaridades das informações pro-
duzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos.
§ 2o Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser examinadas a permanência dos motivos do
sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da informação.
§ 3o Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o novo prazo de restrição manterá
como termo inicial a data da sua produção.
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição
na internet e destinado à veiculação de dados e informações administrativas, nos termos de regula-
mento:
I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses;
II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura;
MENTORIA UFC
III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e in-
deferidos, bem como informações genéricas sobre os solicitantes.
§ 1o Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no caput para consulta
pública em suas sedes.
§ 2o Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações classificadas, acompanhadas
da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da classificação.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. (VETADO).
§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da admi-
nistração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá compe-
tência para:
I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou
conteúdo, parcial ou integral da informação;
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação
de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo
determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania
nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País,
observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. (grifo nosso)
§ 3o A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1 o deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro)
anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secre-
tos.
§ 4o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações nos pra-
zos previstos no § 3o implicará a desclassificação automática das informações.
§ 5o Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento da Comissão Mista de
Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais
disposições desta Lei. (Regulamento)
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de tratados, acordos ou atos internacionais
atenderá às normas e recomendações constantes desses instrumentos.
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, o
Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos: (Regulamento)
I - promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas físicas, empre-
sas, órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas; e
II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive aquelas provenientes de países ou organi-
zações internacionais com os quais a República Federativa do Brasil tenha firmado tratado, acordo,
contrato ou qualquer outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das Relações
Exteriores e dos demais órgãos competentes.
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento do NSC.
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à informação
de pessoa, física ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de entidades governamentais
ou de caráter público.
Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das informações classificadas
MENTORIA UFC
como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência
desta Lei.
§ 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar
os prazos e condições previstos nesta Lei.
§ 2o No âmbito da administração pública federal, a reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a
qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observados os termos desta Lei.
§ 3o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput, será mantida a classificação
da informação nos termos da legislação precedente.
§ 4o As informações classificadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto
no caput serão consideradas, automaticamente, de acesso público.
Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta Lei, o dirigente máximo de cada
órgão ou entidade da administração pública federal direta e indireta designará autoridade que lhe seja
diretamente subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes atri-
buições:
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a informação, de forma eficiente e ade-
quada aos objetivos desta Lei;
II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu
cumprimento;
III - recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e pro-
cedimentos necessários ao correto cumprimento do disposto nesta Lei; e
IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao cumprimento do disposto nesta Lei e seus
regulamentos.
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da administração pública federal responsável:
I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de fomento à cultura da transparência na
administração pública e conscientização do direito fundamental de acesso à informação;
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere ao desenvolvimento de práticas relaciona-
das à transparência na administração pública;
III - pelo monitoramento da aplicação da lei no âmbito da administração pública federal, concentrando
e consolidando a publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 30;
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com informações atinentes à im-
plementação desta Lei.
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no prazo de 180 (cento e oitenta) dias a
contar da data de sua publicação.
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, passa a vigorar com a
seguinte redação:
“Art. 116. ...................................................................
............................................................................................
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo ao conhecimento da autoridade
superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de outra autoridade
competente para apuração;
.................................................................................” (NR)
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei no 8.112, de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art.
126-A:
“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal ou administrativamente por dar
MENTORIA UFC
ciência à autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, a outra autoridade
competente para apuração de informação concernente à prática de crimes ou improbidade de que
tenha conhecimento, ainda que em decorrência do exercício de cargo, emprego ou função pública.”
Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as
normas gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras específicas, especialmente quanto ao disposto no
art. 9o e na Seção II do Capítulo III.
Art. 46. Revogam-se:
I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e
II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação.
Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o da Independência e 123o da República.
Quanto à Espécie
A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às
espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas).
De acordo com Heloísa Bellotto, são eles:
✓ Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cum-
primento obrigatório). Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias.
✓ Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. Exemplos: parece-
res, votos, relatórios.
✓ Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências. Exemplos:

atas, autos de infração, termos.
✓ Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apontamentos. Exemplos: certi-

dões, atestados, traslados, cópias autenticadas.
✓ Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados
pelos documentos pactuais. Exemplos: convênios, contratos, ajustes.
✓ Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos serem execu-
tados. Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificações, ofícios, cartas.
Valoração dos Documentos
Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mes-
ma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histó-
rico.
MENTORIA UFC
➢ Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor
que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o docu-
mento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está pre-
sente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo docu-
mento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da institui-
ção. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas
características.
➢ Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de

uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados,
quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria
administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o
perderá.
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição
que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor admi-
nistrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser
recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo,
podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou do-
cumento de 3ª idade, jamais será eliminado ou destruído.
Prazo de Guarda dos Documentos
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e
intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com
os seguintes fatores:
• frequência de uso das informações contidas nos documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescrici-
onais);
•existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas
(prazos precaucionais).
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente,
de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase inter-
mediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver
explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.
MENTORIA UFC
Destinação final dos Documentos
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que
ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final
do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente.
- Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; ou
- Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.
É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte:
- Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente?
- Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária?
- Como saber se o documento tem ou não valor histórico?
MENTORIA UFC
PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLOGIA
1. PRINCÍPIOS PROVENIÊNCIA: Um dos princípios fundamentais da Arquivologia, talvez por isso
apareça tanto em provas, determina que os arquivos oriundos de uma mesma fonte (proveniência)
não devem ser misturados com os arquivos de outra fonte. Ex: os arquivos da Polícia Federal que vão
para o Arquivo Nacional devem ficar separados dos arquivos da Receita Federal. Em linhas gerais, o
arquivo proveniente de cada instituição não pode se misturar com os de outras instituições.
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 97), fundo é o conjunto de

documentos de uma mesma proveniência. Pode receber duas classificações:
✓ Fundo aberto: fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato
de a entidade produtora continuar em atividade.
✓ Fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade
produtora não se encontrar mais em atividade.
2. PRINCÍPIOS INTEGRIDADE/ INDIVISIBILIDADE: Os fundos devem ser mantidos sem divisão, dis-
persão, separação, ou seja, você não deve guardar metade do arquivo de órgão no prédio A e a outra
metade no prédio B.
3. PRINCÍPIOS RESPEITO À ORDEM ORIGINAL: De acordo com esse princípio os arquivos de uma
mesma proveniência devem conservar a ordenação estabelecida pela entidade produtora, a fim de se
preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.
4. PRINCÍPIOS ORGANICIDADE: Podemos dizer que esse princípio é um desdobramento do princípio

da ordem original. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura,
funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
5. PRINCÍPIOS UNICIDADE: De acordo com esse princípio, os documentos que são produzidos em
diversas vias originais e ou cópias, após sua regular utilização devem ser reduzidos a apenas 1 (um)
original para arquivamento.
6. Princípio da cumulatividade ou naturalidade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e

orgânica. Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente
nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos práticos. Eles se acumulam de ma-
neira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dotam de um
elemento de coesão espontânea.
DICA DO HERON!!!!!!
Cumulatividade e naturalidade: ressalta-se que o arquivo não pode ser composto por meio da
aquisição de documentos escolhidos aleatoriamente, mas forma-se naturalmente, pela acumula-
ção de documentos recebidos ou produzidos em relação direta com as atividades da instituição
MENTORIA UFC
produtora. Ou seja, a documentação arquivística acumula-se pela força do processo de criação
dos documentos no desempenho das atividades, num processo natural de acumulação e não de
forma artificial como acontece em outras áreas que fazem parte da Ciência da Informação (biblio-
tecas e museus).
7. Pertinência: O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto
sem ter em conta a proveniência e a classificação original, denomina-se de pertinência ou temático.
Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio
de respeito aos fundos. É um princípio abandonado ou "praticamente não mais utilizado"
8. Inalienabilidade e imprescritibilidade: O princípio da inalienabilidade e o princípio da imprescriti-

bilidade são complementares entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia
os arquivos acumulados pelas instituições públicas. Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda
ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade).
DICA DO HERON!!!!!
✓ Inalienabilidade: é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros.
✓ Imprescritibilidade: é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos, sem li-

mitação de tempo, por serem estes considerados bens públicos inalienáveis.
9. Territorialidade ou proveniência territorial: Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a

jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âm-
bito administrativo onde foi produzido e recebido. Conceito derivado do princípio da proveniência e
segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram
produzidos, excetuando-se os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultan-
tes de operações militares.
10. Universalidade: Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique,
arranje e descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma for-
ma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral ao particular
que fundamenta a organização dos documentos arquivístico.
11. Reversibilidade: Defende que o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedi-
mento ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário. Princípio atrelado à prática da fun-
ção arquivística de restauração de documentos de arquivo.
MENTORIA UFC
Teoria das Três Idades
A Teoria das Três Idades, ou também Ciclo Vital dos Documentos é o elemento que forma o pano de
fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa
e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanen-
te ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação dos valores
primário e secundário dos documentos. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos
documentos como:
✓ Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente

consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao
seu produtor/ acumulador, possuem valor primário. Sua configuração pode ser central ou
geral, quando reúne todos os documentos da instituição em um só lugar, ou setorial,
quando, pela necessidade de rápido acesso à informação, mantém os documentos próximos
dos seus produtores; e sua localização deve ser a mais próxima possível dos produtores dos
documentos.
FIQUE DE OLHO!!!!!
Suas atividades são: de protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação), expe-

dição, arquivamento (guarda e armazenamento), empréstimo e consulta. Quando necessário
também pode realizar atividades de conservação e restauração.
Seu público, ou cliente, é o produtor do documento. Em caso de consulta ou empréstimo para tercei-
ros, somente é possível com a autorização do produtor, pois este detém a posse e os direitos so-
bre seus documentos.
✓ Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e origi-

nários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo
precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem va-
lor primário.
Os documentos do arquivo intermediário não são essenciais para as atividades administrati-

vas, mas devem ser mantidos por que servem como prova de direitos e obrigações para a insti-
tuição ou para terceiros.
Sua localização deve ser afastada dos produtores dos documentos, pois sua finalidade é “desafogar”
os arquivos correntes, tirando o “excesso” de documentos para agilizar seu fluxo.
MENTORIA UFC
Seu público, ou cliente, ainda é o produtor do documento. Apesar de seus documentos não
serem mais consultados com muita frequência, eles ainda detém seus direitos sobre estes. Nova-
mente a consulta ou empréstimo a terceiros somente pode ocorrer com autorização do produtor.
Dica importante: como as fases dos arquivos não são obrigatórias, o arquivo intermediário
somente deve ser instalado em caso de real necessidade da instituição. É um arquivo que re-
quer muitos recursos para funcionar (tempo, pessoas, espaço físico, material) e caso não
haja essa necessidade, pode se tornar um verdadeiro elefante branco para a instituição.
A necessidade do arquivo intermediário pode ser verificada através de diagnóstico ou quando a

instituição é de grande porte, possui várias filiais, ou ainda quando a elevada quantidade de docu-
mentos no arquivo corrente compromete a sua eficiência.
✓ Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guar-
dados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma
em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade. Esses do-
cumentos devem ser preservados permanentemente, pois são fonte relevante de pesquisa
para a História, Cultura ou Memória de uma entidade, instituição, região ou sociedade.
DICA DO HERON!!!!!!
Uma vez que o documento chega ao arquivo permanente, o seu produtor perde a sua custódia, e o
documento passa a ser de livre consulta por parte que qualquer cidadão, sem a necessidade de
permissão ou autorização, ao contrário do que ocorre nos arquivos correntes e intermediários.
MENTORIA UFC
GESTÃO DE DOCUMENTOS
A lei 8.159/91 define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações téc-
nicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de docu-
mentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento.
Objetivos da gestão de documentos:
✓ Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos;
✓ Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde
for solicitada.
✓ Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras téc-

nicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
✓ Assegurar a eliminação do documentos que não apresentem valor primário – administrativo,

fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa científi-
ca.
✓ Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda permanente
por seus valores históricos e científicos.
Gestão de documentos correntes
Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes. Estes
arquivos estão localizados no local em que foram produzidos os documentos.
Gestão de documentos intermediários
Conjunto de documentos que não são consultados com tanta frequência por quem os produziu. Os
arquivos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos são mantidos por razões legais
e de acordo com os prazos prescricionais e precaucionais previstos na Tabela de temporalidade e de
destinação de documentos.
Os documentos no arquivo intermediário só podem ser consultados pelo órgão que o gerou e por
terceiros desde que tenham autorização do órgão.
Fases da gestão de documentos
Conforme Paes (2005), as fases básicas da gestão de documentos são:
MENTORIA UFC
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das ativida-
des de um órgão. São projetados também modelos de formulários e demais documentos que devem
ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a prolife-
ração de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de
reprografia e automação arquivística.
2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classifica-

ção, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (emprésti-
mo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções admi-
nistrativas das instituições.
3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três fases
da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados
nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de
arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de
informação para a instituição.
Diagnóstico arquivístico
É a análise detalhada dos vários aspectos relacionados a estrutura e ao funcionamento do arquivo na

empresa.
O processo de diagnóstico analisa:
- existência de normas e manuais de arquivo;
- localização e instalações físicas;
- volume documental e espaço físico ocupado;
- condições ambientais e de armazenamento dos documentos;
- recursos humanos;
- gênero e natureza dos arquivos
- classificação/arranjo dos documentos, identificados os métodos de arquivamento adotado;
- procedimentos e formas de acesso à informação;
- controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados;
- estado de preservação e conservação dos documentos.
MENTORIA UFC
Avaliação documental
A avaliação de documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus valores e definir seus pra-
zos de guarda. O processo de avaliação é vinculado a legislação e em alguns casos também segue de-
finições das empresas.
TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade com-

petente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o re-
colhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. Fonte: Dicionário de terminologia
Arquivística, 2005
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
Todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases corrente, intermediária e per-
manente. Mas como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para
outra fase?
A resposta encontra-se na Tabela de Temporalidade, que é o instrumento que define os PRAZOS DE

GUARDA e DESTINAÇÃO FINAL dos documentos.
A Tabela de Temporalidade é criada pela comissão de avaliação de documentos formada por

funcionários que conheçam bem a organização, devendo ser aprovada pela autoridade compe-
tente da instituição.
O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia que trata do tempo
que cada arquivo deverá permanecer nas fases correntes e intermediárias.
As fases do ciclo de vida de um documento são definas a partir do seu valor documental e de sua fre-
quência de uso, que estão expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.
Muito importante!!! Segundo o glossário de termos arquivísticos, a Tabela de Temporalidade é defi-

nida como “Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos
de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.”
Concluindo, podemos definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de

avaliação do valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas
fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final, conforme exemplo da tabela de tempo-
ralidade abaixo:
MENTORIA UFC
Destinação final dos documentos (Eliminação x Guarda Permanente)
Como observamos na Tabela 01 – Exemplo de Tabela de Temporalidade, os documentos poderão ter

duas possibilidades de destinação final: a guarda permanente ou a eliminação.
Entende-se por guarda permanente quando o documento apresenta valor histórico cultural e será re-
colhido para o arquivo permanente, já na eliminação o documento não apresenta valor histórico e de-
verá ser eliminado.
Fique ligado!!! Quando os documentos são recolhidos para o arquivo permanente jamais serão elimi-
nados.
Transferência x Recolhimento dos documentos
A movimentação dos documentos entre as fases corrente, intermediária e permanente, somente ocor-
rerá pela transferência ou pelo recolhimento.
MENTORIA UFC
PROTOCOLO
O sentido da palavra protocolo, deve ser entendido como: Setor responsável pelo recebimento,
atuação (registro), distribuição e movimentação de documentos.
Porquanto estejamos falando do setor de protocolo, é importante a compreensão (isso é pergunta de

prova) de quais são as atividades classicamente inerentes ao setor. Também é importante estabele-
cermos que o setor de protocolo está diretamente ligado aos arquivos correntes (ou de primeira ida-
de).
O setor de protocolo lida com os arquivos correntes. Assim, considerando as ideais de T. R. Schellen-
berg, a administração dos arquivos correntes (via protocolo) tem por objetivo fazer com que os
documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, de maneira mais eficiente e eco-
nômica possível e ainda para concorrer à destinação adequada dos documentos depois que os
mesmos tiverem servido aos seus fins na primeira idade.
Schellenberg considera que um documento é eficientemente administrado quando, uma vez que seja
necessário, pode ser:
✓ Localizado com facilidade e rapidez, sem transtorno ou confusão;
✓ Quando conservado a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto o documento for

indispensável à atividade corrente;
✓ Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário. (Quando falar-
mos em Tabela de Temporalidade de Documentos)
FIQUE DE OLHO!!!!!
A administração de arquivos preocupa-se, assim, com todo período de vida da maioria dos do-
cumentos. Luta para limitar sua criação e, por esse motivo, vemos defensores do “controle de
natalidade” no campo da administração de arquivos correntes como se encontram no campo da
genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso corrente dos documentos e ajuda a de-
terminar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo
permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.
Partindo das afirmações acima, podemos concluir que o setor de protocolo administra os documentos
em fase corrente, notadamente através do controle e movimentação entre o setor/órgão que o criou e
os demais interessados.
MENTORIA UFC
Depois, através da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) transfere (esse é o nome
técnico) o documento para o “limbo”, que é o arquivo intermediário ou de segunda idade, para,
ao final, enviar o documento para o “céu” (arquivo permanente ou histórico ou de terceira ida-
de) ou para o “inferno” (eliminação).
Dessa forma, a gestão de documentos busca a eficiência da atividade arquivística para atingir seus ob-
jetivos de organização, conservação e acesso à informação, cumprindo, assim, o disposto no §2º do
art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil (CRFB), que expressa: “Cabe à administra-
ção pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
As atividades e suas respectivas características no setor de protocolo:
1. Recebimento
Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo,
recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encami-
nhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento envia-
do por terceiros à instituição.
2. Registro e Autuação
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informati-

zado ou manual), atribuindo ao mesmo um número codificado de acompanhamento. A autuação,
utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também
é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dan-
do início a processos administrativos internos.
3. Classificação
Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o assunto do mesmo,
classificando-os de acordo com o plano de classificação da instituição. É importante enfatizar que,
nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que
seja efetuada a classificação efetiva dos mesmos, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses
documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por seus destinatários.
4. Expedição/Distribuição
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição

quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
5. Controle da Tramitação/Movimentação
MENTORIA UFC
O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou
informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal
controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra
determinado documento em um dado momento, bem como para se consultar os últimos andamentos
realizados na sua tramitação.
Arquivamento (na fase corrente)
Etapas:
Inspeção Examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o
mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexa-
do a outro, por exemplo).
Análise (estu- Ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma ade-
do, classifica- quada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas
ção e codifi- necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antece-
cação) dentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
Ordenação É a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classifica-
ção e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as ta-
refas.
Arquivamento É a guarda do documento no local designado.
Empréstimo e consulta
Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo (pa-

ra controle do acervo e garantia de sua integridade). Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-fora
(substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento).
Com a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes acerca do empréstimo
realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre outros dados).
Prazo de empréstimo de um documento arquivístico: até 10 dias, podendo haver renovação. A fim de
facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os arquivos de prosseguimento ou anda-
mento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de “follow-up” ou sistema de vi-
gilância contínua.
Destinação
Nas duas primeiras edições do meu livro, a destinação era mencionada como uma das atividades dos
arquivos permanentes, como recomendava Schellenberg, um dos mais renomados mestres da Arqui-
vologia.
Pelo fato de a destinação ser uma das fases da gestão (considerada a mais importante), e esta envol-
ver o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas às idades corrente e intermediária
(art. 3o da Lei no 8.159/1991), achei por bem colocar, a partir da edição anterior (3a), a destinação co-
mo “uma das atividades dos arquivos correntes, e não mais dos arquivos de 3a idade”.
MENTORIA UFC
Além disso, devemos ter em mente que a avaliação ocorre na idade corrente, e um documento é ava-
liado para que se possa traçar a sua destinação final de maneira adequada.
MENTORIA UFC
ARQUIVO PERMANENTE
As principais atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes são o arranjo, a descrição e
tarefas de conservação e preservação.
✓ O arranjo é a organização dos documentos dentro dos fundos, respeitando sempre os

princípios arquivísticos. Dá-se por meio de atividades físicas e intelectuais.
✓ A descrição é o processo intelectual de sintetizar os elementos formais dos documentos e do

contexto para a formação dos instrumentos de pesquisa.
Esses instrumentos de pesquisa são divididos em dois grupos: básicos e auxiliares. Vamos a
eles.
Os instrumentos básicos são a guia, o inventário, o catálogo e o repertório (ou catálogo sele-
tivo).
✓ A guia é o instrumento que orienta o usuário sobre o arquivo como instituição. É o mais
abrangente dos instrumentos, pois traz informações sobre regras de visitação, horários de fun-
cionamento, profissionais que ali trabalham, linhas de transporte público que facilitam acesso
ao mesmo, entre outras. Informa também sobre as condições do arquivo, das instalações e dos
documentos que estão sob sua guarda.
✓ O inventário é o instrumento que traz informações sobre um fundo ou parte dele. Por
fundo entende-se o conjunto de documentos de uma única entidade. Assim, todos os do-
cumentos de uma determinada agência reguladora, por exemplo, vão constituir o fundo ar-
quivístico dessa agência. O inventário pode ser sumário (resumido, falando apenas quais os
documentos estão no fundo) ou analítico (pormenorizado, trazendo informações mais de-
talhadas).
✓ O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente os documentos, mesmo que não

pertençam ao mesmo fundo. Por isso é montado de forma temática, cronológica, onomásti-
ca ou geográfica. Exemplo: buscar documentos sobre a construção de Brasília no Arquivo
Público. Haverá um catálogo de documentos sobre esse assunto, descrevendo documen-
tos que estão até em fundos diferentes (Embrapa e GDF, por exemplo). O catálogo também
pode ser sumário ou analítico.
✓ O repertório, ou catálogo seletivo, é o instrumento que descreve pormenorizadamente (pode

ser somente analítico) documentos previamente selecionados. Esses documentos são escolhi-
dos por juízo de valor.
MENTORIA UFC
Como instrumentos auxiliares temos o Índice e a Tabela de Equivalência.
✓ O índice é uma lista sistematizada e minuciosa de elementos-chave do documento, para facili-

tar a localização de assuntos em seu corpo.
✓ A tabela de equivalência, ou de concordância, estabelece uma correspondência entre dife-

rentes notações por ter havido mudanças no sistema de arranjo. Exemplo: se um documento
tinha uma determinada classificação quando no arquivo corrente, e passa a ter outra no arqui-
vo permanente, essa mudança deve estar correspondente na tabela de equivalência. Ou
ainda, se houve mudança na própria classificação no arquivo permanente, esta também deverá
ser anotada na tabela de equivalência.
FIQUE DE OLHO!!!!!
É bom que o candidato saiba que instrumentos de pesquisa é o assunto mais pedido pelas ban-
cas quando tratam de arquivo permanente.
ESQUEMATIZANDO OS ESTUDOS!!!!!!!
FIQUE DE OLHO!!!!!
É importante saber que todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma insti-
tuição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos ser o valor principal,
imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do documento; e o valor se-
cundário, que é mediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua
criação.
Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primário; se não fosse assim, não seriam se-
quer criados. Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos,
perderá esse valor; Mas ao contrário, nem todos os documentos possuem o valor secundário. Este va-
lor depende de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja, uma vez que
o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor).
MENTORIA UFC
ATENÇÃO:
Assim, quando um documento nasce (já provido de valor primário) ele está inserido no ar-
quivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda documentos frequentemente con-
sultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo in-
termediário, que é aquele que guarda documentos não utilizados frequentemente, e que
aguardam destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua o valor
secundário, será descartado; caso possua, será preservado permanentemente.
Notem que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo permanente, ele não pode ser des-
cartado.
Notem também que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes específicos. As
bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item
correto ficar errado.
Assim, a passagem do arquivo corrente para o arquivo intermediário sempre se chama “transferência”,
e a passagem do intermediário para o arquivo permanente sempre se chama “recolhimento”. Então,
numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o
candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.
Notem ainda que não existe a obrigatoriedade de o documento passar pelas três fases, nessa ordem.
Alguns documentos são “recolhidos” do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser
descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermediário.
OBSERVAÇÃO!!!!!!!!!
Ainda, há casos em que o documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanen-
te ou intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, mas pode ser
pedido, então não custa saber.
DICA DO HERON!!!!!!
Em caso de eliminação de documentos, previstos para este destino na Tabela de tem-
poralidade, deve haver antes, no caso de órgãos e entidades de direito público, a publica-
ção em veículo de comunicação oficial da Lista de Eliminação de Documentos, bem
como prazo mínimo entre a referida publicação e a eliminação de fato; isto foi determi-
nado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, e tem o objetivo de assegurar o direi-
to de acesso por parte de pessoas interessadas nos referidos documentos.
MENTORIA UFC
MICROFILMAGEM
A necessidade de alteração de suporte em algumas instituições também é conhecida como atualiza-
ção de arquivo, isto é, a informação de documentos originais é migrada para outros tipos de suporte,
como o microfilme, por exemplo.
Definição
Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em gênero micrográ-
fico (microfilme ou microficha).
A microfilmagem surgiu para ajudar na redução e racionalização da produção de documentos, bem

como sua conservação e arquivamento.
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a quase 95% do do-

cumento original
A microfilmagem pode ser usada se necessário:
- devolver às pessoas os originais;
- conservar os documentos por mais de cinco anos;
- conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente;
- proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.
Aspecto legal da microfilmagem
A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou indefinidamente. A

reprodução de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja autentica-
do em cartório e à vista do documento original. Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida
apenas como substituidora de documentos originais.
IMPORTANTE: antes de qualquer alteração de suporte de arquivo, devem ser considerados fatores
relacionados a questões legais e também do estudo de viabilidade econômica desta mudança.
MENTORIA UFC
Processos de reprodução por microfilmagem:
1 ª Estratégia - Microfilmagem de Substituição - É aplicada quando o objetivo é microfilmar docu-

mentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a finalidade de redução de espaço.
Como o próprio termo diz, substituem-se os arquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo mi-
crofilme. É aplicada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários. Essa estratégia é perfeita-
mente possível porque a legislação brasileira autoriza a microfilmagem e reconhece que o microfilme
possui a mesma força probante dos originais inclusive em juízo.
2ª Estratégia - Microfilmagem de Preservação - É aplicada quando o objetivo é microfilmar docu-

mentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a finalidade de preservá-los dos desgastes
relacionados a consultas, por exemplo. É aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanen-
tes, pois é nesta idade que são arquivados os documentos históricos. Os originais dos documen-
tos considerados de valor permanente jamais poderão ser eliminados, por força da legislação em vi-
gor. Portanto, mesmo já microfilmados, tais documentos deverão permanecer arquivados também em
sua forma original.
Chama-se de microfilme de segurança, aquele que serve de cópia de segurança, devendo ser armaze-
nado em local distinto daquele dos originais, de preferência em câmara de segurança.
Na microfilmagem, principalmente na estratégia de preservação, utilizam-se rolos de filmes constituí-

dos por sais de prata, uma espécie de material químico destinado a prolongar o tempo de vida útil
dos microfilmes. Esse tipo de filme, de acordo com pesquisas científicas, possui uma expectativa de
vida útil de até 500 (quinhentos) anos, se for conservado em condições adequadas de armazenamento
(20°C e 40% UR - umidade relativa).
O microfilme, após produzido, só poderá ser lido por máquina específica que também permitem a ge-
ração de uma cópia em papel do documento microfilmado.
São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos:
1) Validade legal: a microfilmagem é um processo de reprografia autorizado pela Lei Federal nº

5.433/1968 e pelo Decreto Federal nº 1.799/1996. Isto confere ao microfilme o mesmo valor legal
do documento original, inclusive em juízo.
2) Redução de espaço: no modal de substituição, a microfilmagem é capaz de anular a necessidade

de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel.
MENTORIA UFC
DICA DE HERON!!!!!!
Uma vez microfilmados, os documentos poderão ser eliminados, desde que não sejam arquivos
históricos.
3) Segurança: por determinação legal, para cada microfilme produzido deverá ser extraído um filme
cópia, que deverá ser armazenado em local distinto do filme original. Isto contribui para a segurança
da informação microfilmada.
4) Preservação longa: respeitando-se as normas técnicas da microfilmagem e observando-se medi-

das adequadas de acondicionamento, conservação e manuseio, os microfilmes podem perdurar por
longos tempos.
A desvantagem que se vê no primeiro momento é o alto custo exigido por toda a cadeia do processo
(desde a aquisição de máquinas de microfilmagem até a manutenção das máquinas leitoras). Porém, a
relação custo/ benefício pode ser bastante interessante e favorável para a instituição de acordo com a
análise das vantagens que passará a ter.
MENTORIA UFC
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Métodos de arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem
em um arquivo.
Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
Cada método tem suas particularidades, a saber:
Métodos Diretos/Indiretos
➢ Consideram-se diretos os métodos que permitem que a busca do documento se dê no próprio

local em que ele está arquivado, sem a necessidade de um índice auxiliar. É uma característica
dos métodos que organizam por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico).
➢ Consideram-se indiretos os métodos em que, para localizar o documento no arquivo, é neces-

sária a adoção de um índice por nome, que indicará a localização do documento dentro do ar-
quivo. É uma característica dos métodos em que a ordenação é feita por número (numérico
simples, cronológico, dígito-terminal, decimal e duplex).
Método Horizontal/Vertical
Quando o documento é acondicionado em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa), o arquiva-
mento pode ser feito de forma horizontal ou vertical.
➢ O arquivamento horizontal, no qual os documentos são acondicionados uns sobre os outros,

só é indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e papéis de
grandes dimensões.
➢ O arquivamento vertical, no qual os documentos são arquivados lado a lado, é o mais comum,
sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermediários, onde o acondiciona-
mento é feito em caixas ou pastas suspensas.
Método Alfabético
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a
sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como
vantagem ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar grande volume de informações, é
comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade
de grafia dos nomes.
A fim de tornar mais rápidas a localização e a guarda dos documentos, o método alfabético pode ser
combinado com cores, para identificar a letra procurada. Esse método é denominado Variadex. Por-
MENTORIA UFC
tanto, o método variadex utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar a localização e a recu-
peração dos documentos e é uma variação do método alfabético.
Regras de Alfabetação
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabeta-
ção, que devem ser consideradas. São elas:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Araújo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Ferreira, Maria Souza
Vasconcelos, Luís dos Santos
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome.

Ferreira, André
Ferreira, João
Ferreira, Paulo
2. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separa-
dos.
Bom Tempo, Cláudia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Monte-Verde, Juvenal Silva
Santos-Dumont, Alberto
Vilas Boas, Bernardo Alves
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, João Barbosa
São Tiago, Bernardo Oliveira
3. As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que

iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro
4. Artigos e preposições não devem ser considerados.

Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Luciana Oliveira da
MENTORIA UFC
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, a partícula que acompanha o nome pode ou não ser
considerada. O mais comum é considerá-la quando esta iniciar com letra maiúscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
Mc Cain, John
O´Brian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael
5. Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho devem vir para o início
acompanhados do sobrenome anterior.
Araújo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Júnior, Lucas Tavares
Ferreira Neto, Maria Souza
Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos
6. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no fi-
nal, entre parênteses.
Alves, José Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)
7. No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção
dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que têm regras especificas.
Camões, Luis Vaz de
Clinton, Bill
Newton, Isaac
Shakespeare, William
8. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá

ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser
transpostos para o início.
Bolaños Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Ruas, Roman
9. Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organi-
zados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.
Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Tsé Tung
MENTORIA UFC
10. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se
apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo
no início, não deve ser feita qualquer alteração.
Fundação Getúlio Vargas
Globo (O)
Times (The)
11. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A
ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
Encontro de Arquivistas (IV)
Seminário de Jornalistas (18º)
Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II)
Encontro de Arquivistas (III)
Método Geográfico
O método geográfico é utilizado quando os documentos são organizados pela procedência ou local,
ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem.
No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas regras devem ser adotadas para a correta
utilização do método geográfico:
Existem 3 formas de ordenação:
a) Estado – Cidade – Correspondente
Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por “estado”, a capital desse estado deve
vir primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.
Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete

Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário
Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth
Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica
Minas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de Sá
São Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia
MENTORIA UFC
DICA DO HERON
Primeiro olhamos os estados. Se os estados forem repetidos, olhamos as cidades; se estas forem
repetidas, olhamos os correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética. Esta forma de
ordenação é a que mais cai, porque as bancas organizadoras querem avaliar se o candidato sabe
que, quando a entrada for pelo nome do estado, deve-se priorizar a capital do mesmo. Por essa
razão, no exemplo dado, Belo Horizonte está vindo antes de Araxá, por ser a capital de Minas Ge-
rais.
b) Cidade – Estado – Correspondente
Ao ordenar por “cidade”, observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais).
Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário

Carapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, Sideir
Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da
Quissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio Augusto
Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge
c) País – Cidade – Correspondente
Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por “país”, a capital desse país deve vir pri-
meiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.
Ex.: França – Lorena – Unesco

Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel
Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim
Método Numérico
O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele em que os documentos são ordenados por
número. Na utilização desse método, pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples,
cronológico ou dígito-terminal.
O método numérico simples é adotado quando a organização é feita pelo número do documento ou
da pasta em que este foi arquivado. É um método muito utilizado na organização de prontuários mé-
dicos, pastas de funcionários, processos e filmes.
Já o numérico cronológico é o método mais indicado para arquivamento de “processos”. É o mais

usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os
documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem numérica
(data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o nº se houver coinci-
dência de datas. Cada documento recebe seu próprio nº de registro, formando-se um processo único
e disposto em rigorosa ordem numérica.
MENTORIA UFC
No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o método numérico simples
acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do docu-
mento. Nesse caso, é indicada a utilização do método dígito-terminal, onde a ordenação é feita pe-
los dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente.
A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método dígito-terminal.

14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44
Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos. Quando estes são iguais, a ordenação se
dará pelos dois dígitos anteriores.
Método Ideográfico
O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É também
um método muito utilizado no dia a dia das instituições. O método ideográfico tem algumas subdivi-
sões que serão detalhadas a seguir:
Na organização por assunto, eles podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica.
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vá-
rios níveis hierarquizados (enciclopédico). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos.
MENTORIA UFC
Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, em que foram criadas as seguintes pastas:
• Férias
• Contas a pagar
• Aposentadoria
• Empréstimos bancários
• Licença médicas
• Contas a receber
• Frequência
• Licença maternidade
• Empréstimos rurais
A ordenação dessas pastas, de forma alfabética, pode se dar em um único nível ou em níveis hierar-
quizados, de acordo com a conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da seguin-
te forma:
Observe que, enquanto no método dicionário, os assuntos são ordenados de maneira simplesmente
alfabética (em um único nível); no método enciclopédico, a ordenação dos assuntos se dá em vários
níveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais específicos, onde cada nível é
ordenado alfabeticamente. Nesse caso, o arquivo será composto por pastas e subpastas, em diferentes
níveis.
Numérico
a) Duplex – A construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma notação
numérica. Os temas são divididos em classes e subclasses.
✓ Vantagem: Abertura ilimitada de classes.
MENTORIA UFC
✓ Desvantagem: As classes devem ser bem definidas, caso contrário os documentos referentes a
um mesmo assunto correm o risco de ser arquivados em mais de um lugar.
Ex.: 1 ARQUIVO CORRENTE

1-1 Documento usado com frequência
1-2 Setorial
2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
2-1 Pré-arquivo
3 ARQUIVO PERMANENTE
3-1 Histórico
b) Decimal – Baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber humano em 9 clas-
ses principais e uma décima geral. As classes são divididas em subclasses e assim sucessivamente. Se-
para-se o número em classes de 3 algarismos (por um ponto). Portanto, a parte inteira do número é
composta por 3 algarismos. E a parte decimal? Pode ou não existir.
Ex.: Classes
0 – Geral
1 – Departamento Pessoal
2 – Arquivo
Subdivisão da classe 1
100 DEPARTAMENTO PESSOAL
110 Admissão
111 Exame médico
112 Documentos
112.1 Documentos recebidos
112.2 Documentos pendentes
113 Assinatura do contrato
120 Férias
130 Demissão
200 ARQUIVO... → subdivisão da classe 2
Vantagens:
• Como são somente 10 classes, estas são fáceis de ser memorizadas.
• Expansão ilimitada para as subdivisões dos assuntos.
MENTORIA UFC
Desvantagens:
• Limitação de 10 classes para a classificação.
• Necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem como preparo e

muita atenção do arquivista.
c) Unitermo (ou indexação coordenada) – A base deste método é a analogia. Aconselha-se o seu
uso em arquivos especiais e especializados.
Características:
• fichas em ordem alfabética;
• 10 colunas em cada ficha (0 a 9);
• atribuir assuntos (descritores) de um único termo.
Métodos padronizados
1. Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se com
5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As
guias são coloridas e as notações alfabéticas.
Ex.:
Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um nome específico, e aí basta ao
candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de en-
trada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na
prova.
MENTORIA UFC
2. Automático
Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, núme-
ros e cores.
3. Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser dife-
rente.
4. Mnemônico
Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são
consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de
possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.
5. Rôneo
Combina letras, números e cores. Está obsoleto.
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nível mé-
dio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística, liga-
dos aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los
(VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não se-
rem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos.
MENTORIA UFC
Preservação, Conservação e Restauração.
Preservação
De acordo com Cassares (2000), a preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem

administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da
integridade dos materiais.
O conceito de preservação envolve as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos

documentos. Preservação abrange todas as medidas necessárias para a salvaguarda da integridade
dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessário.
No caso de documentação permanente, isto é, de guarda definitiva, a preservação assume papel de

primordial importância dentre os procedimentos arquivísticos, já que as informações deverão ser pre-
servadas por meio das várias épocas.
A conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degrada-

ção de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. A conservação bus-
ca, assim, estender a vida útil do documento, procurando mantê-lo o mais próximo possível do es-
tado físico em que foi criado.
Técnicas de Conservação
São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação; b) limpeza; c) alisa-

mento; d) restauração ou reparo.
Desinfestação
O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A substância química a ser empre-
gada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua
ação. Com a fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destru-
ídos.
Contudo, de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid
Beck, a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compos-
tos oxidantes danosos.
Limpeza
É a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais para essa operação, utiliza-se um pano
macio, uma escova ou um aspirador de pó.
MENTORIA UFC
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com

forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em
seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em
estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de
equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
Restauração
Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a restauração por qualquer
método.
A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os méto-
dos existentes. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento
natural e às agressões externas do meio ambiente, sem que advenha prejuízo quanto à legibili-
dade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.
A restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos

físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo
a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
RESTAURAÇÃO Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos

deteriorados e danificados.
Agentes Danosos aos Documentos
Os agentes exteriores que danificam os documentos podem ser classificados, em três grupos:
1) Agentes Físicos (luminosidade, temperatura e umidade);
2) Agentes Químicos (poluição atmosférica, tintas, gordura e objetos metálicos);
3) Agentes Biológicos (insetos, micro-organismos, roedores e humanos).
1) Agentes Físicos
✓ Luminosidade: Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é nociva e o dano é
cumulativo, A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas incan-
descentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as
lâmpadas fluorescentes, que são fontes geradoras de radiação ultravioleta (UV). É importante
salientar também que devem ser evitadas as reproduções de documentos em máquinas de xe-
rox, por causa da alta emissão de luz nesse processo, bem como a exposição dos arquivos a
MENTORIA UFC
flashs de câmeras fotográficas, A intensidade da luz é medida através de um aparelho denomi-
nado luxímetro ou fotômetro.
✓ Temperatura e umidade: temperaturas muito altas ou baixas aceleram a degradação dos do-
cumentos, Por isso, tanto a umidade relativa do ar quanto a temperatura devem ser controla-
das. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam
umidade muito facilmente e, portanto, expandem-se e contraem-se com as variações de tem-
peratura e umidade relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deteri-
oração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas,
ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos
etc. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 22°C e a umida-
de relativa de 45% a 55%, evitando-se de todas as formas as oscilações de temperatura e umi-
dade relativa do ar. A medição da temperatura se faz com uso de termômetro, a da umidade
ocorre por meio de higrômetro, podendo-se utilizar também o termo-higrômetro (aparelho
medidor da umidade e temperatura simultaneamente), O termo-higrômetro é também chama-
do de termo-higrógrafo.
2) Agentes Químicos
✓ Poluição atmosférica: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conserva-

ção de acervos. Os poluentes contribuem fortemente para a deterioração de arquivos. Há dois
tipos de poluentes: os gases e as partículas sólidas - que podem ter duas origens: os que vêm
do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. Os poluentes externos são principal-
mente o dióxido de enxofre (50), óxidos de nitrogênio (NO e N02) e o Ozônio (03), São gases
que provocam reações químicas, com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversí-
veis aos materiais.
✓ Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para a deterioração dos
mesmos. Devem ser evitadas as tintas ferrogálicas, bem como as hidrográficas e esferográficas.
Em vez das tintas, recomenda-se a adoção de lápis macio p ara inscrição de dados nos arquivos.
✓ Gorduras e oleosidade: O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação

muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as ações de tocar no
documento, sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das
estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas fotorreproduções, na pesquisa pelo usuário
etc. O manuseio inadequado dos arquivos acaba por danificá-los, pois as mãos também deixam
oleosidade e sujidades nos suportes. Para evitar esse tipo de problema, devem ser utilizadas lu-
vas durante o manuseio dos documentos.
✓ Objetos metálicos: grampos, clipes e colchetes metálicos devem ser evitados, pois os mesmos
tendem a enferrujar e danificar os documentos. O que acontece, nesse sentido, é o processo
químico da oxidação. A opção é a adoção de clipes e colchetes (hastes) e presilhas plásticas,
que não causam esse problema.
MENTORIA UFC
3) Agentes Biológicos
✓ Insetos e roedores: Podem-se destacar as baratas, traças e brocas como os insetos que mais
atacam os documentos; também há os ratos, que causam a degradação dos documentos.
✓ Micro-organismos: são representados principalmente pelos fungos. Os fungos consistem em

um grupo grande de organismos, sendo conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em dife-
rentes ambientes.
✓ Humanos: Alguns consulentes dos documentos podem ser prejudiciais à integridade dos acer-
vos. Além do furto, o vandalismo é muito frequente. É necessário, então, que seja implantada
uma política de proteção dos arquivos contra tais ameaças, mesmo que seja por meio de um
sistema de segurança simples.
Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos minimizando drasticamente os efeitos
desses agentes, a começar por:
✓ Treinamento e atualização dos profissionais na área da conservação e preservação;
✓ Monitoração do ambiente - temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis;
✓ Uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;
✓ Adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos.
TÉCNICAS DE RESTAURAÇÃO:
➢ Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica, aumentando sua durabili-

dade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.
➢ Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento por uma
pasta de amido, para reparar pequenos danos.
➢ Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros específicos (musse-
line de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de
amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso o material muito específico o
deixa com custos altos.
➢ Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato
de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com pressão entre
7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.
➢ Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à folha de aceta-

to de celulose.
MENTORIA UFC
➢ Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo reves-
timento.
Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são muito comuns em
provas. Vamos a elas:
➢ Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruí-
das com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa, por meio de
sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de suporte. O processo consiste em des-
pejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra nas áreas
onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter espessura igual à do original, mas
com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da
antiga.
➢ Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original.
➢ Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em

áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado diretamente nas
áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor
a estética do documento. Só quando necessária.
➢ Planificação é a prensagem do documento.
➢ Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a sequência do original so-

brepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original.
➢ Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; compõe-se de

dois pontos de costura.
Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a desinfestação, que
consiste no combate à atividade de insetos (o método mais comum é a fumigação), a limpeza, que
consiste na retirada de sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar
os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas.
MENTORIA UFC
Terminologia Arquivística
A Arquivologia, assim como outras ciências, possui um conjunto de termos específicos. Para melhor
compreender os comandos das questões em provas, vou comentar aqui os que mais costumam apa-
recer ou causar algum tipo de confusão. Contudo, é necessário que o candidato consulte também o
Dicionário de Terminologia Arquivística, disponível no portal eletrônico do Conselho Nacional de Ar-
quivos – CONARQ. Vamos a alguns termos:
Acervo: conjunto de documentos que pertencem ao arquivo.
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua preservação. Trata-se de co-

locá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no ar-

quivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito. Não confundir com acondicionamento.
Anexação: é a juntada de um documento ou processo a outro processo em caráter definitivo, prevale-

cendo o número do processo mais antigo. A anexação ocorre quando há um caso de antecedente, que
são situações similares relacionadas com a mesma pessoa.
Apensação: é a juntada de um documento ou processo a outro processo em caráter temporário, con-

servando cada processo sua identidade e independência. A apensação ocorre quando há casos de
precedentes, que são situações similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensação servirá
apenas como orientação nas decisões a serem tomadas.
Observe o esquema mnemônico:
➢ Anexação - juntada definitiva de antecedentes (mesma situação, mesma pessoa)
➢ Apensação - juntada temporária de precedentes (mesma situação, pessoas diferentes)
Arquivamento: tanto pode ser a Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda
ordenada de documentos; quanto a ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um docu-
mento, cessada a sua tramitação.
Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a

destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Centro de documentação: instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e dis-

seminação de informações.
Centro de informação: instituição ou serviço responsável pela centralização e disseminação de infor-

mações.
MENTORIA UFC
Classificação: organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Em se tratando de documentos sigilosos é
a atribuição de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de se-
gurança.
Consulta: busca direta ou indireta de informações.

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MENTORIA UFC

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas

2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc);

3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;

4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de

Outros Conceitos sobre ARQUIVO

Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacio-

➢ Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir.

➢ Suporte: é o material físico onde está inserida a informação.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

“Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondiciona-

3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diver-

a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;

b. estar instalado em local apropriado;

c. dispor de instalações e materiais adequados;

d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;

e. contar com normas de funcionamento;

f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.

Características Básicas que Distinguem os Arquivos

− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte,

Quanto à entidade mantenedora: podem ser públicos ou privados.

➢ Pessoais ou familiares: mantidos por uma pessoa ou grupo familiar.

Quanto à Natureza dos Documentos: podem ser especiais ou especializados.

Classificação dos Documentos

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS

O conceito de forma está vinculado ao estágio de preparação e transmissão do documento de ar-

➢ Original é a versão definitiva e final de um documento, devidamente assinada e reconhecida

O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou à forma

✓ Textuais: são os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos

✓ Cartográficos: documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas

✓ Micrográficos: documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar

✓ Sonoros: documentos cuja informação esteja registrada em forma de som.

✓ Filmográficos: documentos que contenham filmagens, vídeos.

✓ Informáticos ou Digitais: documentos registrados em suporte eletrônico.

O conceito de tipo ou tipologia de um documento, na terminologia arquivística, refere-se à soma da

Os exemplos expostos na tabela a seguir tornam mais clara essa definição.

Quanto à Natureza do Assunto:

Os documentos podem ser ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos.

➢ Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial

Segue tabela de classificação:

DICA DO HERON – LEI DE ACESSO A INFORMAÇÃO (LEI 12.527/11)

De acordo com Heloísa Bellotto, são eles:

✓ Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências. Exemplos:

✓ Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apontamentos. Exemplos: certi-

Valoração dos Documentos

➢ Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de

Prazo de Guarda dos Documentos

• frequência de uso das informações contidas nos documentos;

•existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);

- Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; ou

- Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.

É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte:

- Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente?

- Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária?

- Como saber se o documento tem ou não valor histórico?

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 97), fundo é o conjunto de

4. PRINCÍPIOS ORGANICIDADE: Podemos dizer que esse princípio é um desdobramento do princípio