9224- SISTEMAS

DIGITAIS E
DOCUMENTAÇÃO
COMERCIAL
Índice
Documento de Arquivo................................................................................................................2
Valor dos Documentos (Primário e Secundário)..........................................................................3
A idade dos documentos..............................................................................................................4
Tipos de arquivo...........................................................................................................................5
Documento de Arquivo

Os órgãos e unidades da administração desenvolvem determinadas atuações em virtude das

atribuições que possuem. Estas atuações estão sujeitas a um procedimento regulamentado
por norma. Estas atividades “procedi mentalizadas” ou formalizadas refletem-se nos
documentos logo, os documentos não nascem duma maneira arbitrária, mas refletem a
materialização dessas atividades.
Assim, na formação dos documentos, o procedimento administrativo segue cinco etapas
básicas:
A Iniciação em que é feita a abertura do expediente, por ofício ou a pedido de uma pessoa
interessada;
A Instrução em que estão incluídos todos os atos destinados a recolher a documentação que
seja necessária para poder ser tomada uma decisão num sentido ou noutro. Esta etapa em que
é feita a instrução despoleta a alegação, a prova, a informação e a participação aos
interessados;
A Finalização dá-se, por norma, com a resolução que pode ser positiva ou negativa. Noutros
casos termina devido à desistência, à denúncia ou à caducidade;
A Execução que consiste na aplicação da resolução;
A Revisão é a etapa em que, se forem detetados erros na resolução ou na execução permite o
início do processo que pode ser feito por ofício ou a pedido do interessado através do recurso
e da via jurisdicional contenciosa administrativa.
O documento é uma unidade constituída pela informação e pelo seu suporte.
Por sua vez, o arquivo está ligado à entidade produtora não sendo algo independente. Os
arquivos nascem da necessidade de servir de garantia dos direitos da instituição ou da pessoa -
valor primário - mas, com o decorrer do tempo transformam-se em fontes históricas da
instituição ou pessoa - adquirem assim um valor secundário. São, assim, constituídos de uma
forma natural.
No que diz respeito aos suportes, os arquivos são bastantes diversificados possuindo no seu
espólio, além dos documentos em formato papel, fotografias, CD ́s, microfilmes, cassetes,
entre outros. Por sua vez, estes suportes acarretam problemas diversos que dizem respeito
quer ao nível de conservação quer ao nível do valor legal.
O documento de arquivo é produzido para provar e/ou informar um procedimento
administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade

arquivística, indivisível do ponto de vista funcional e que pode ser constituído por um ou mais
documentos. Ele resulta das atividades de uma instituição ou de uma pessoa não fazendo
sentido fora do contexto em que está inserido e em que foi produzido.
Valor dos Documentos (Primário e Secundário)

Valor Administrativo é detido pelos documentos que ajudam o organismo a

realizar o seu trabalho diariamente, ou seja, documentos como diretivos, regulamentos,
ordens, pedidos, informações sobre pessoal, entre outros. O tempo de validade destes
documentos depende do propósito e da finalidade que lhes deu origem.

Valor legal existe nos documentos que contêm provas legais que fazem respeitar os
direitos ou obrigações da administração e dos particulares, bem como as decisões que
implicam acordos legais como alugueres, contratos, reclamações, títulos, provas de ações em
casos particulares, certificados legais, etc. O seu tempo de conservação varia de acordo com o
assunto, mas em regra coincide com o valor administrativo e pode continuar uma vez este
finalizado.

Valor fiscal está patente em documentos que têm a função de justificar o dinheiro
arrecadado, distribuído, controlado ou gasto pela administração, ou seja, são documentos
relacionados com trâmites financeiros como documentos justificativos de despesa, entre
outros. A função de controle que possuem obriga a uma permanência de valor muito superior
à do período em que se desenvolve a Acão administrativa correspondente.

Valor científico ou técnico aparece em documentos compostos por uma

grande quantidade de dados técnicos recolhidos como resultado de investigação aplicada
como, por exemplo, documentos referentes a campanhas de saúde no trabalho, entre outros.

Valor testemunhal evidente em documentos que mostram as origens do

organismo, o seu desenvolvimento administrativo, a sua estrutura organizativa, as políticas
seguidas e as razões da sua escolha. Constituem exemplos manuais e guias, diretivas,
informações e estatísticas, organogramas e diretórios e legislação. Exigem conservação uma
vez que se revestem de muita importância porque contêm provas, funções, políticas, decisões,
entre outras atividades da organização. Em suma, retratam a história da organização.

Valor informativo é o existente em documentos com dados importantes sobre

pessoas (censos, estatísticas); objetos (documentos sobre edifícios, equipamentos, registo de
patentes, etc.); lugares (informação cartográfica, mapas, cartas, fotografias aéreas, etc.);
fenómenos (eleições, catástrofes, etc.); problemas e condições na forma de tratamento de um
organismo público (livros de reclamações); entre outros. Devem ser conservados uma vez que
a informação contém a função para a qual foram criados.
A idade dos documentos

Quando falamos no documento de arquivo, além do valor falamos também na idade dos
documentos. Esta assim designada idade dos documentos define igualmente o tipo de
arquivos existentes. Assim, consoante a sua idade, encontramos os documentos nos seguintes
tipos de arquivo: Arquivo ativo ou arquivo corrente - Fase ativa corresponde à primeira idade
dos documentos em que os mesmos têm como principal objetivo servir de garantia ou de
prova de algo e são de consulta frequente. São possuidores de valor administrativo e legal,
com o máximo de valor probatório logo, possuidores de valor primário. Localizam-se perto das
instituições e os seus principais utilizadores são os administrativos. Arquivo semi-activo ou
arquivo intermédio
-Arquivo ativo ou arquivo corrente - Fase ativa corresponde à primeira idade dos documentos
em que os mesmos têm
como principal objetivo servir de garantia ou de prova de algo e são de consulta frequente.
- Fase semi-activa corresponde à segunda idade dos documentos em que estes já cumpriram
a finalidade para que foram criados, mas são conservados para estudo ou referência de
antecedentes ou por outras exigências. Têm uma utilização reduzida. Ainda possuem valor
primário, mas com muito menos valor probatório. A sua localização já é mais afastada dos
utilizadores, normalmente numa cave ou num sótão.
Arquivo inativo ou arquivo definitivo - Fase inativa corresponde à terceira idade dos
documentos, em que já prescreveram os direitos e as obrigações garantidos pelos
documentos. Mas, se o seu valor informativo for relevante podem ser conservados como fonte
histórica. Nesta fase, o documento adquire novo valor, o secundário, relacionado com a
investigação de natureza científica, o valor cultural e informativo. Localizam-se longe das
instituições que os produziram. Adquirem novos utilizadores como os cidadãos, os
historiadores, investigadores, a administração, entre outros.

As diferentes fases da gestão dos documentos

 Fase Ativa
 Fase Semi-activa
 Fase Inativa
Tipos de arquivo

Arquivos Públicos - constituídos na dependência de instituições enquadradas no direito

público: arquivos de organismos da administração central (Ministérios, Direcções-Gerais,
Institutos), da administração local e de empresas públicas
Arquivos Privados - constituídos na dependência de instituições enquadradas no direito
privado: arquivos de família, de personalidades, de coletividades, de empresas privadas,
eclesiásticos. Após esta primeira diferenciação, é fundamental fazer outra que divide os
sistemas de arquivo em:
Arquivo Centralizado- no tipo de arquivo centralizado os documentos são recebidos para
tratamento por um único órgão especializado. Algumas vezes esse órgão faz tratamento para
vários serviços. Modelo de gestão em que todas as decisões vão ao topo.
Vantagens: permite a uniformização/unificação dos sistemas de classificação e por isso reduz o
equipamento e os recursos humanos.
Desvantagens: como a massa documental é muito grande o tempo de recuperação pode ser
muito elevado.
Arquivo Descentralizado- cada unidade orgânica tem o seu próprio arquivo. O arquivo é
independente de cada núcleo/departamento. O modelo de gestão corresponde ao
descentralizado. Há uma delegação de competências, por isso, tudo o que chega ao topo é
importante.
Vantagens: se os documentos estão próximos dos funcionários há muito menos tempo de
espera na recuperação da informação. Existe a supressão de alguma burocracia.
Desvantagens: podem existir múltiplos sistemas de classificação diferentes. O equipamento já
não é único, está disseminado e o pessoal não é especializado (com vantagens e
desvantagens).
Arquivo dirigido- é a fusão dos dois. Existe descentralização dos serviços, mas ele está sob o
controle técnico de um organismo (tem o mesmo sistema de recuperação).

Nota:
 o arquivo corrente corresponde à fase ativa dos documentos;
 o arquivo intermédio corresponde à fase semi-activa dos documentos;
 o arquivo definitivo corresponde à fase inativa dos documentos.