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Arquivos setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos mesmos,
cumprindo funções de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo corrente- junto
aos órgãos operacionais. Por exemplo, se um locar começar a funcionar em outro
edifício. No edifício antigo ficará o arquivo central(que é obrigatório) e no novo
edifício ficará o arquivo setorial(não obrigatório, que depende da situação. Por
exemplo uma mudança, e isso faz com que fique inviável ficar tramitando com
arquivos de um edifício para o outro, e então cria-se o arquivo setorial). O arquivo
setorial só armazenará os arquivos correntesss...
Os arquivos setoriais descentralizam os arquivos e as atividades também porque tanto
os arquivos quanto as atividades irão do arquivo central para o setorial... se não há o
arquivo setorial, os arquivos e as atividades estarão concentradas no arquivo
central.Não só os arquivos, mas também as atividades...
Quanto ao tipo, os arquivos são classificados em setoriais e centrais.
Segundo Marilena leite Paes :A opção pela centralização ou descentralização não deve
ser estabelecida por sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos
critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo
vai servir, suas atividades, seus tipos e volumes de documentos, a localização física de
suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e
financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição
da melhor política a ser adotada.
Prazo de guarda
Ou período de retenção é o período em que o documento deve ser mantido nos
arquivos correntes e intermediário
Prazo de guarda= período no arquivo corrente + período no arquivo intermediário
Quando o documento é produzido no arquivo ele já é analisado . por exemplo, esse
documento vai ficar 5 anos no arquivo corrente e 3 anos no intermediário. Nesse
caso, o prazo de guarda será? 8 anos...
O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo
com os seguintes fatores(como determino o tempo que o documento vai ficar no
arquivo corrente e intermediário. Como é calculado? É só pensar: o documento
ficará no arquivo corrente o tempo que ele estiver sendo usado. E no
intermediário? Pouca frequência. Vai se observar a frequência doo uso das
informações contidas no intermediário):
Frequência de uso das informações contidas nos documentos
Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos
documentos(prazos prescricionais).
Lista de eliminação
È uma relação específica de documentos a serem eliminados numa operação e que
necessita ser aprovada pela autoridade competente. Não é qualquer um que ppode
escolher quais documentos eliminar...
Critérios que regulam a retenção de documentos
Devem ser conservados documentos que provem como a instituição foi organizada e
como funciona e que possam responder funções técnicas relativas a operações da
organização, como pesquisas e projetos.ou seja, que serão realmente consultados no
arquivo permanente.