O Documento de

Arquivologia

Arquivo
 O Documento de Arquivo
“Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por
si e por seus sucessores para efeitos futuros.”
- Sólon Buck.
 O Documento de Arquivo
Documento é o registro de uma informação,
independente da natureza do suporte que a
contém.
 O Documento de Arquivo
Suporte refere-se ao material físico ou digital
no qual a informação é registrada.
Dentre eles: fotografia, mapa, arquivo digital,
etc.
 O Documento de Arquivo
“O termo Arquivo pode ser usado para:
1- Conjunto de documentos;
2- Móvel para guardar;
3- Local do acervo e órgão/instituição onde
será guardado e conservado.”
- Marilena Leite.
 O Documento de Arquivo
Funções Básicas:
1- Guarda;
2- Conservação;
3- Disponibilização – função principal.
 O Documento de Arquivo
Finalidade do Arquivo: facilitar a consulta dos
documentos por seus usuários.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Alerta! Assunto campeão em provas!
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Nomenclaturas diferentes: 3 idades, 3 ciclos, 3
estágios.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Refere-se a uma classificação quanto à
frequência de uso do documento:
1- Arquivo corrente ou primeira idade;
2- Arquivo intermediário ou segunda idade;
3- Arquivo permanente ou terceira idade.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
1- Arquivo corrente ou primeira idade: Refere-
se à guarda de documentos que são
consultados com frequência. Possuem valor
primário.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
2- Arquivo intermediário ou segunda idade:
Refere-se à guarda de documentos que não são
consultados mais com tanta frequência, e que
estão aguardando destinação final em
armazenamento temporário, que pode ser a
eliminação ou a guarda permanente. Possuem
valor primário.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
- Possuem valor primário;
- Precisam estar acessíveis, mesmo com
menor utilização;
- Deve ser cumprido o PRAZO PRECAUCIONAL.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
3- Arquivo permanente ou terceira idade:
Podemos entender como os arquivos de fato.
- Refere-se à guarda de documentos que
devem ser conservados definitivamente
por valor histórico ou documental;
- Não possuem mais valor administrativo.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Dica importante:
As 3 idades são complementares na busca da
conservação e organização adequada.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto à localização física:
- Correntes: junto aos órgãos produtores;
- Intermediários: afastados dos órgãos;
- Permanentes: em centros culturais ou
instituições de ensino e pesquisa.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto ao acesso aos documentos:
- Correntes: restrito ao produtor-responsável;
- Intermediários: acesso pelo público quando
autorizado pelo gerador;
- Permanente: liberado ao público.
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto à transferência e ao recolhimento:
Corrente para intermediário → transferência
Intermediário para permanente →
recolhimento
 O Ciclo de Vida dos Documentos
Dicas importantes:
Em caso de não existência de arquivo
intermediário:
- Um documento permanente pode voltar a ser
corrente?
- Documentos recolhidos – 3ª idade –
continuam tendo valor?
 Avaliação de Documentos
A avaliação de documentos é feita através de
sua própria análise e seleção.
Tem como objetivo fixar prazos para sua
guarda e eliminação.
 Destinação
Após ser realizada a avaliação do documento,
é feita através de sua própria análise e
seleção.
- Destinação refere-se ao encaminhamento a
guarda temporária ou permanente,
eliminação ou microfilmagem.
 Plano de Destinação
Conjunto de ações que darão destino ao
documento.
Objetivos:
A - Reduzir ao essencial os arquivos;
B - Aumentar a recuperação das informações;
C - Conquistar espaço físico.
 Etapas
A avaliação ocorre na fase corrente.
 Competência
Forma-se uma equipe técnica para integrar a
Comissão de Avaliação e Destinação
Documental.
A equipe deve ser constituída por: arquivistas,
profissionais da área, entre outros.
 Dica Importante
Existem dois instrumentos de destinação:
- Tabela de temporalidade;
- Lista de eliminação.
 Identificação de Documentos
Processo de investigação e sistematização de
categorias arquivísticas que sustenta a
estrutura de um fundo, sendo um dos seus
objetivos principais assegurar através do seu
resultado a avaliação das séries
documentais.
 Identificação de Documentos
Identificação do Órgão Produtor:
- Coleta de dados sobre as informações
essenciais a respeito da estrutura
orgânica do órgão produtor.
- Objetiva conhecer profundamente o
órgão.
 Identificação de Documentos
Identificação de tipos documentais:

- Análise dos elementos que identificam os

documentos, bem como a elaboração de
instrumentos estáveis que normalizem os
procedimentos.
 Identificação de Documentos
Metodologias:
- Diplomática ou Arquivística.
- Quando se parte da diplomática, o elemento
inicial é a decodificação do próprio
documento, sendo suas etapas: anatomia do
texto ao discurso, do discurso à espécie, da
espécie ao tipo, do tipo à atividade, da
atividade ao produtor.
 Identificação de Documentos
Metodologias:
- Quando se parte da arquivística, o elemento
inicial necessariamente é a entidade produtora,
cujo percurso é: da competência à estrutura, da
estrutura ao funcionamento, do funcionamento
à atividade refletida no documento, da
atividade ao tipo, do tipo à espécie, da espécie
ao documento.
 Identificação de Documentos
Dica Importante:
Enquanto a espécie documental é o objeto
da Diplomática, a Tipologia Documental,
representando melhor uma extensão da
Diplomática em direção à Arquivística, tem
por objeto o tipo documental.
 O Documento de
Arquivologia

Arquivo