28/05/2019 Controle de documentos e a ISO 9001

Controle de documentos
Por Daniela Albuquerque
Como fazer o controle de documentos? Um
29 DE FEVEREIRO DE 2012
Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), por mais
simples que seja possui uma gama de
documentos e registros que fazem toda a
diferença no sistema como um todo. Nestes
documentos estão registrados todos os
acontecimentos da empresa no decorrer de um
período, ou seja, o histórico. Estes documentos
servem para nortear as pessoas na direção
correta dentro dos processos. 

A ISO 9001 menciona que os

documentos

https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 1/22
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[https://certi cacaoiso.com.br/controle-de-
documentos-na-iso-9001/] devem ser legíveis,
prontamente identi cáveis e recuperáveis, para
 
atender a estes requisitos as organizações
devem utilizar uma sistemática de
gerenciamento de documentos, a qual for mais
apropriada, algumas organizações utilizam
softwares que gerenciam estes documentos,
outras utilizam planilhas em excel, a forma que
for estabelecida deve garantir que os
documentos emitidos pelo SGQ estejam
atendendo ao requisito da norma.

Dica de leitura: Como ca o
controle de documentos na nova
versão da ISO 9001?
[https://certi cacaoiso.com.br/controle-
de-documentos-na-iso-9001/]

Dicas para emissão e controle de

documentos

Processo de aprovação:

Antes de ser disponibilizado o documento deve

ser aprovado. Esta aprovação deve ser feita por
uma pessoa que tenha responsabilidade ou
autoridade para tal. A aprovação deve ser feita
de próprio punho através de assinatura ou se

https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 2/22
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eletrônica deve ser por intermédio de senha de

acesso.

Processo de análise crítica, atualização e

reprovação:
 
Depois da emissão de um documento, deve ser
atribuído uma data de validade, passando o
período, o mesmo deve ser analisado para
levantar necessidade de revisão e submetido
novamente a aprovação.

Processo de controle de revisões:

Cada alteração realizada no documento deve ser

registrada no campo revisão. Em alguns casos
pode ser observado o campo mencionado o que
foi alterado na nova revisão.

Procedimento que garanta que a versão mais

atual esteja disponível:

A cada nova revisão,  o responsável deverá ir em

cada local onde se encontra o documento e
substituí-lo, cabe lembrar que se a cópia antiga
não for encontrada , uma não conformidade
deve ser registrada. As cópias devem ter um
carimbo de “cópia controlada” (se assim estiver
descrito no manual da qualidade).

Procedimento para manter os

documentos legíveis e identi cáveis:

Quando eletrônico não existe esta preocupação,

mas para cópias físicas deve se adotar uma

https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 3/22
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rotina que garanta as substituições das cópias

dani cadas.

Procedimento para controlar documentos de

origem externa:
 
Deve ser estabelecido e adotado para consultar
o emissor periodicamente e conferir se a cópia
esta na versão atual.

Procedimento para evitar o uso de documentos

que não estejam em vigor:

Deve se garantir que o documento revisados,

suas cópias sejam destruídas, caso seja
necessário utilização de um documento antigo, é
prudente que este esteja com carimbo de
“Cancelado” ou “Obsoleto”.

Quer ter um entendimento

completo da ISO 9001:2015,
conheça o curso de Entendimento
ISO 9001:2015 na Prática.
[https://templum.com.br/cursos/interpreta
pratica-dos-requisitos-da-iso-
90012015/]

Certi cação ISO para

empresários

https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 4/22
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A importância do controle de
documentos

Um dos documentos mais importantes do SGQ é

o procedimento “controle de informação
documentada [https://certi cacaoiso.com.br/iso-
9001-requisitos-7-5-informacao-documentada/]
“, pois este vai permitir que outros
procedimentos sejam elaborados seguindo a
sistemática de nida nele.
https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 6/22
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Este procedimento de ne metodologias de

elaboração, aprovação, identi cação,
distribuição, fácil identi cação e guarda dos
documentos. Estes padrões garantem que os
documentos sejam analisados, emitidos,
 
alterados, aprovados ou re(a)provados sob
condições controladas, de forma a evitar o uso
de documentos obsoletos ou não-válidos.

Segue algumas de nições para melhor

entendimento do controle de documentos:

Manuais – determinante de metodologias e

de nidor de parâmetros para a organização.
Documentos – são compostos por
procedimentos e instruções de trabalho.
Documentos externos – são documentos
gerados e fornecidos por elementos externos
à organização e sobre os quais a empresa
geralmente não tem autonomia para alterar.
Como por exemplo:  um certi cado de
matéria prima, uma norma internacional, entre
outros.
Formulários – esqueletos para preenchimento
de dados para coleta e concentração de
informações.
Registros – são formulários preenchidos. São
eles que evidenciam uma série de
acontecimentos dos processos e de eventos
importantes para a qualidade, por isso são
tratados de forma diferente. Eles possuem
informações relevantes, histórico do
processo, etc.
https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 7/22
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Lista mestra de documentos – relação que

identi ca todos os documentos. Tipo um
índice.
Documentação – conjunto de documentos,
que pode ou não conter registros,
 
especi cações, procedimentos, instruções de
trabalho.
Cópia controlada – cópia com a revisão mais
atualizada.
Cópia não controlada – cópia com revisão
mais atualizada no momento de sua emissão.
Por exemplo: quando um diretor pede um
documento pra levar pra fora da instituição,
você não pode responder pelo controle
daquele documento.
Cópia obsoleta – cópia com revisão
desatualizada, que deve ser disposta de
alguma forma.

Criação de novos documentos da

empresa

A ISO 9001 [https://templum.com.br/iso-9001/]

 é um SISTEMA DE GESTÃO, ou seja, é um
conjunto de elementos inter-relacionados que
permitem o gerenciamento dos processos e das
atividades de uma organização.

Portanto, é fundamental que seus documentos

também estejam relacionados e a criação
desenfreada de documentos pode trazer um
resultado diferente do esperado, que são

https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 8/22
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atividades burocratizadas, engessadas e sem

conexões com o sistema de gestão
implementado.

É justamente por isso que o requisito 7.5 –

Informação documentada  
[https://certi cacaoiso.com.br/iso-9001-
requisitos-7-5-informacao-documentada/] indica
que os documentos e registros devem ser
analisados criticamente e aprovados em sua
criação ou alteração.

Então, o que fazer para analisar a

pertinência dos documentos que a
empresa acredita que é necessário
elaborar?

1. Fazer uma análise critica para veri car se

realmente o documento é fundamental
2. Veri car quais áreas serão afetadas pelo
novo documento
3. Analisar os documentos das áreas afetadas
para veri car se o tema pode ser incluído no
procedimento existente ou se realmente
existe a necessidade de criação de um novo
documento.
4. Após as analises acima, sendo mesmo
necessária a criação de uma nova
informação documentada, realizar a
integração entre os procedimentos
existentes e aplicar as sistemáticas

https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 9/22
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aplicáveis ao Controle de informação

documentada da empresa.

Portanto, gestor, vamos pensar bem antes de

criar uma série de documentos que irá deixar
seu sistema de gestão burocratizado. Esse
  não é
o objetivo da ISO 9001
[https://certi cacaoiso.com.br/bene cios-da-iso-
9001/] ! Os documentos do sistema de gestão
da qualidade (SGQ) e seu  tratamento tem uma
grande relevância para a obtenção da
certi cação, uma vez que o documento certo
tem de estar no lugar certo quando solicitado
pelos auditores.

Outros artigos sobre controle de documentos e

registros (informação documentada):

Série 9001 requisitos: 7.5 – Informação

documentada
[https://certi cacaoiso.com.br/iso-9001-
requisitos-7-5-informacao-documentada/]
Como ca o controle de documentos na nova
versão da ISO 9001?
[https://certi cacaoiso.com.br/controle-de-
documentos-na-iso-9001/]

Nós temos inclusive, algumas sessões tira-

duvidas sobre a nova versão da ISO 9001
[https://www.youtube.com/playlist?
list=PLVcmGQlmrzDqYh0V8uX2ICiz9KWgkN_t1]
 que podem ser acessadas gratuitamente em
nosso canal no Youtube e as principais duvidas
eram:
https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos/ 10/22
28/05/2019 Controle de documentos e a ISO 9001

O que eu tenho que fazer com meus

documentos?
O que eu faço com o Manual da Qualidade?
Tenho que mudar meus procedimentos?

 
Daniela Albuquerque
[Https://Certi cacaoiso.Com.Br/Author
Albuquerque/]
em Templum
Sócia e Especialista Chave
[https://certiConsultoria
cacaoiso.com.br/author/daniela-
[http://www.templum.com.br]

albuquerque/]
Por ser apaixonada por qualidade e melhoria
contínua de negócios e pessoas sou a Sócia
Responsável pelo Sucesso do Cliente na Templum
por meio de mentoria e treinamento interno das
equipes de consultores e atendimento ao cliente e
da elaboração de produtos, treinamentos e
conteúdos que permitem o fortalecimento das
empresas.
Formada em Comunicação Social, MBA em Gestão
de Negócios e especialista em Sistemas de Gestão
Integrada.

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