Referência: PS001

CONTROLE DE DOCUMENTOS
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DISTRIBUIÇÃO DE CÓPIAS SUMÁRIO

ADMINISTRAÇÃO/ GQ / PCP 1. OBJETIVO
2. TERMINOLOGIA
3. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES
APLICAÇÃO 4. METODOLOGIA
Aplica-se a todos os funcionários da Organização 5. REGISTROS AFINS

CONTROLE DE REVISÕES
N DA
ITEM
REVISÃ DATA DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO
REVISADO
O
00 27/11/2008 --- Emissão inicial
Cabeçalho Alteração dos setores em “Distribuição de Cópias”
01 12/12/2008
4.3 Acrescido no item 4.3 o sub-item 4.3.5
02 08/04/2009 Cabeçalho Alteração dos setores em “Distribuição de Cópias”

1. OBJETIVO:
Padronizar as atividades de elaboração e controle da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade, sejam
eles internos ou de origem externa, como fonte de gerenciamento das informações dos diversos processos da
Organização, assegurando que os documentos estejam prontamente identificáveis.

2. TERMINOLOGIA:

SIGLAS,
TERMOS E SIGNIFICADO
ABREVIAÇÕES
Qualquer meio utilizado para conter informações. São exemplos de documentos:
Documento procedimentos do sistema da qualidade, fotografias, gravuras, fluxogramas, desenhos,
fitas de áudio e vídeo, documentos contidos em discos rígidos, disquetes, CDROM, etc.
Documento controlado pelo sistema de documentação de forma a garantir que esteja na
Cópia Controlada
última revisão no ponto de uso.
Documento cujo conteúdo não se pode afirmar que estejam em sua última revisão, por
Cópia Não-
falta de controle do sistema de documentação. Este tipo de documento não pode ser
Controlada
utilizado para orientação de atividades operacionais e gerenciais em hipótese alguma.
Documento utilizado como original, devidamente assinado, preservado em arquivo para
Cópia Original
reprodução de cópias controladas ou não, enquanto estiver em vigor.
IT Instrução de Trabalho
Representante da Direção - Função responsável por controlar o recebimento, aprovação
RD
e distribuição de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade para os usuários.
São usuários do sistema de documentação todo e qualquer funcionário que utilize os
Usuários
documentos como orientadores de suas atividades.
Documentos emitidos por clientes, entidades ou órgãos que impactam no Sistema de
Documentos de
Gestão da Qualidade (projetos de terceiros, especificações, normas, leis, códigos
Origem Externa
regulamentares ou estatutários, etc.).
MDC Manual de Descrição de Cargos
MQ Manual da Qualidade

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PS Procedimentos de Sistema

3. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES
3.1. Compete ao Representante da Direção
 Administrar a entrada e saída de documentos de origem interna ou externa, garantindo o controle da
distribuição das cópias e auxílio na busca de informações, pessoalmente ou por delegação a funcionários
designados;
 Elaborar os documentos da qualidade coerentes com a realidade da Organização, utilizando os modelos
padronizados para cada tipo de documento que constitui o Sistema de Gestão da Qualidade ou definir o
responsável pela elaboração dos documentos da qualidade, quando aplicável;
 Efetuar a revisão dos documentos de origem interna, com respeito aos aspectos de formato e
atendimento aos itens da norma ISO-9001:2000 e as particularidades necessárias a cada tipo de
atividade descrita no documento.
 Aprovar conteúdos dos documentos internos e validação dos documentos de origem externa (autorização
para o uso).

3.2. Compete aos Usuários do Sistema de Gestão da Qualidade

 Administrar a documentação sob sua responsabilidade, garantindo perfeita manutenção, tanto física
quanto das informações, assegurando que os documentos permaneçam legíveis e prontamente
identificáveis;
 Gerar, revisar e atualizar as informações dos processos existentes em seu setor.

3.3. Compete à Diretoria

Aprovar conteúdos dos documentos internos e validação dos documentos de origem externa (autorização para o
uso).

4. METODOLOGIA

Todo documento interno (Procedimentos de Sistema, Instruções de Trabalho, Descrição de Cargos, etc.), geradas
pela própria Organização, ou externo (leis, códigos, especificações de clientes, normas técnicas e demais
requisitos regulamentares) envolvido com o Sistema de Gestão da Qualidade da Organização deve ser
administrado por este documento, segundo os procedimentos apontados a seguir.

4.1. Codificação dos Documentos

4.1.1. Documentos e Registros de Origem Interna
Os documentos internos devem ser indexados conforme a seguinte codificação:

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Os tipos de documentos administrados (XX) são os listados abaixo:

Manual da Qualidade: Documento geral do Sistema de Gestão da Qualidade elaborado

MQ
conforme orientações e requisitos da NBR ISO 9001:2000.
Procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade: Documentos gerenciais e vinculados
PS
aos itens da NBR ISO 9001:2000.
Manual de Descrição de Cargos: É o documento administrativo necessário para identificar os
MDC cargos, atribuições, autoridades e qualificações necessárias para contratar, promover e treinar
funcionários.
Instrução de Trabalho: São documentos operacionais vinculados a cada atividade crítica
IT referente aos processos de produção, prestação de serviços ou administrativos. Refere-se à
padronização do processo produtivo e das inspeções de produção. (como deve ser realizado)
SIGLAS
Registros da Qualidade: Documentos que comprovem a veracidade e controle de uma ação
OU
que influencie na qualidade do produto.
TÍTULOS

4.1.2. Documento de Origem Externa

Os documentos externos devem ser indexados conforme a seguinte codificação:

4.2. Atividades de Controle de Documentos

4.2.1. Os documentos internos da Organização devem ser elaborados mediante a necessidade de sua criação
ou alteração e enviados ao RD para análise crítica e revisão, quanto à adequação à norma e
padronização.
4.2.2. Os documentos de origem externa devem ser identificados pela diretoria, coordenadores ou mesmo
RD; visto que este último pode ser informado para que sejam providenciadas suas aquisições ou
mesmo informar ao comprador.
4.2.3. Os documentos internos (Procedimentos de Sistema e Manual da Qualidade) aprovados devem ser
editorados utilizando-se o registro "Documento Padrão – PS” – Registro 5.1, obedecendo a um
formato e itemização padrão estipulado para o documento. Para segurança quanto a possíveis falhas
de digitação, o texto editorado, deve ser conferido quanto à ortografia e termos técnicos, pelo
usuário, antes do início do processo de distribuição e acesso dos usuários.
4.2.4. O cadastramento do documento interno e/ou externo aprovado deve ser feito, incluindo-o no registro
"Lista de Documentos" – Registro 5.4, tão logo seja aprovado ou adquirido de fontes externas e

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validado para uso. A Lista de Documentos deve ser atualizada a cada alteração de documentos
(inclusão, exclusão, alteração de revisão).
4.2.5. Para a distribuição dos documentos internos, o RD deve providenciar cópias ou acesso dos
documentos conforme controle estabelecido. É importante salientar que todos os setores envolvidos
com o conteúdo de um documento devem ter acesso às cópias necessárias.
4.2.6. Os documentos obsoletos físicos devem ser devolvidos e/ou descartado pelo RD, como forma de
garantir que não existam documentos obsoletos em poder dos usuários; já os arquivos
disponibilizados em meio lógico devem ser substituídos pelos atualizados.
4.2.7. As cópias dos documentos obsoletos devem ser destruídas pelo RD, e a cópia mestra em seu poder,
deve ser identificada como “obsoleto” e indexada na pasta de documentos obsoletos, de forma a não
permitir o seu uso inadvertido; permite-se que o controle das cópias obsoletas seja realizado de forma
lógica, ou seja, sejam guardadas em meio eletrônico, porém as mesmas devem ser salvo-guardadas
pelo Backup (ver item 4.4).

4.3. Particularidades do Controle de Documento de Origem Externa

4.3.1. Documentos de origem externa referente a normas, leis, desenhos, códigos e demais requisitos
regulamentares e estatutários devem ser distribuídos para os usuários, somente quando definidos pelo
RD. O documento original deve ser preservado de acordo com a definição estabelecida na própria
Lista de Documentos, bem como as cópias (quando necessário). Especificamente para os projetos
externos, o controle está descrito a seguir. Para se garantir a atualização dos documentos de origem
externa, pode-se entrar em contato com as entidades fornecedoras destes documentos, através de
fax, telefone, e-mail ou correspondência, solicitando informações sobre as mais recentes atualizações
para posterior aquisição.
4.3.2. O processo de substituição de cópias de documentos externos deve ocorrer sempre que forem
disponibilizadas novas revisões, porém, as originais obsoletas não devem ser identificadas como
“obsoleto”, uma vez que pode haver contratos vinculados a essas revisões antigas.
4.3.3. O controle de revisões e da distribuição de documentos de clientes, se aplicável, deve seguir os
critérios especificados neste documento.
4.3.4 Documentos de origem externa devem ser cadastrados seguindo-se o disposto no item 4.1.2
acrescentado a sigla do setor ao qual pertence conforme se segue:
SETOR SIGLA EXEMPLO
COMERCIAL CM EE001-CM
SUPRIMENTOS SU EE001-SU
RECURSOS HUMANOS RH EE001-RH
FINANCEIRO FN EE001-FN
PCP PC EE001-PC
QUALIDADE GQ EE001-GQ
PRODUÇÃO PR EE001-PR
DIRETORIA DR EE001-DR

4.3.5 Os documentos de origem externa que necessitam atualização, tais como catálogos, normas técnicas,
leis e outros aplicáveis ao SGQ, devem ter a data de atualização conferidas no período entre
dezembro do ano corrente e janeiro do ano subseqüente, e, quando necessário.

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4.4. Controle de Dados Informatizados

4.4.1. Para se garantir a manutenção de dados informatizados, sempre que possível os documentos ou
registros devem ser objeto de cuidados específicos, entre eles a sistemática de Backup e o controle de
acesso a informações privilegiadas.
4.4.2. Atividades de backup: Os backups são realizados por empresa terceirizada, que programou o
sistema para execução diária de segunda-feira à sexta-feira arquivando em HD1 sendo que aos finais
de semana é regravado em HD2, paralelo. O sistema grava 3 semanais.
Uma vez a cada mês, a terceirizada realiza visitas à MPC SERVICE e novos backups são executados
em DVD´s e mantidos sob guarda da terceirizada.
Para o Outlook Express, correio interno, o backup deve ser realizado de 6 em 6 meses.
4.4.3. Atividades de controle de acesso a dados privilegiados do SGQ: Devem ser mantidos pelo RD
e/ou Direção, mecanismos que garantam restrição de acesso às informações privilegiadas.

4.5. Elaboração de Documentos

Todo documento interno envolvido com o Sistema de Gestão da Qualidade da Organização deve ser elaborado
segundo orientações deste documento, apontadas a seguir:

4.5.1. Elaboração do Manual da Qualidade - MQ

O Manual da Qualidade deve ser elaborado / revisado anualmente, segundo características

particulares deste tipo de documento, conforme definido pela norma NBR ISO 9001:2000.

4.5.2. Elaboração de Procedimentos do Sistema - PS´s

Os Procedimentos de Sistema devem ser desenvolvidos seguindo o modelo do Registro 5.1 –

Documento Padrão – PS.

4.5.3. Elaboração de Instrução de Trabalho - IT’s

As Instruções de Trabalho devem ser desenvolvidas seguindo o modelo do Registro 5.2 – Documento
Padrão – IT.

4.5.4. Elaboração do Manual de Descrição de Cargos - MDC

O Manual de Descrição de Cargos deve ser desenvolvido seguindo o modelo do Registro 5.3 –
Documento Padrão – MDC.

5. REGISTROS AFINS
5.1 – Documento Padrão – PS;
5.2 – Documento Padrão – IT;
5.3 – Documento Padrão – MDC;
5.4 - Lista de Documentos - LD

APROVAÇÃO

08/04/2009
Assinatura Data
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