PROCEDIMENTOS DE GESTÃO

PG 7
GESTÃO DOCUMENTAL

1. OBJECTIVO

O presente procedimento destina-se a:

 Fixar os formatos, definir a codificação, matriz do conteúdo e o controlo de elaboração,

aprovação e distribuição de todos os documentos do SGQSA.

 Estabelecer uma metodologia a seguir na identificação, indexação, manutenção, consulta e

condições de arquivo dos registos da qualidade e segurança alimentar, para que em qualquer
altura seja possível demonstrar a realização da qualidade e segurança alimentar requerida e
a operacionalidade efetiva do sistema.

Aplicável a todos os documentos e registos utilizados no âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade

e Segurança Alimentar.

2. DEFINIÇÕES

Política da Gestão Integrada – Conjunto de intenções e de orientações de uma Organização

relacionadas com a qualidade, segurança alimentar e ambiente, como formalmente expressas pela
gestão de topo.

Objetivo Estratégico – Algo que se procura obter ou atingir.

Planeamento da Qualidade – Parte da gestão da qualidade orientada para o estabelecimento dos

objetivos da qualidade e para a especificação dos processos operacionais e dos recursos
relacionados, necessários para atingir esses objetivos.

Melhoria Contínua – Atividade permanente com vista a incrementar a capacidade para satisfazer
requisitos.

Eficácia – Medida em que as atividades planeadas foram realizadas e conseguidos os resultados

planeados.

Eficiência – Relação entre os resultados obtidos e os recursos utilizados.

Revisão – Atividade realizada para assegurar a pertinência, adequabilidade e eficácia do que estiver
em causa, por forma a atingir os objetivos estabelecidos.

Documento – Informação e respectivo meio de suporte.

Registo – Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidência das actividades
realizadas.

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3. REFERÊNCIAS

IFS FOOD Versão 7

Manual de Gestão Integrado

Procedimentos de Gestão

Ata de Reunião

Política de Gestão Integrada

Manual de Funções

Plano de Atividades de Verificação

Programa de Gestão Global

4. RESPONSABILIDADES

RESPONSÁVEL FUNÇÕES

 Aprovar os seguintes documentos:

1. Manual de Gestão Integrado;

GERÊNCIA
2. Manual de Acolhimento e Integração

 Programa de Formação.

 Cumprir e fazer cumprir os procedimentos integrados no SGI;

 Distribuir cópias dos documentos pelos postos onde serão

utilizadas, bem como remover as cópias obsoletas;
GESTORES DOS
 Informar sobre o conteúdo e utilização dos documentos aos
PROCESSOS
elementos do seu Departamento;

 Conservar os registos que comprovam a qualidade e segurança

alimentar do produto e o funcionamento do SGI.

 Supervisionar todos os registos da qualidade e segurança alimentar

utilizados.

 A elaboração e aprovação dos documentos do SGI;

DIREÇÃO DA
QUALIDADE E  Aprovar os restantes documentos do Sistema de Gestão Integrado;
SEGURANÇA
 Assegurar a implementação e compreensão de todos os
ALIMENTAR
documentos e registos;

 Aprovar os documentos de origem externa proveniente de

fornecedores.

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 Controlar e arquivar todos os registos do SGI;

 Manter atualização das Bases de Dados seguintes, sempre que

ASSISTENTE DA ocorram revisões aos documentos e registos do SGI ou a criação de
QUALIDADE E novos.
SEGURANÇA
 Controlo de Documentos e Registos SALSICHARIA LIMIANA;
ALIMENTAR
 Elaborar, rever, distribuir e implementar todos os documentos e
registos.

5. PROCEDIMENTO

5.1. CONTROLO DE DOCUMENTOS

Formatação

 Os modelos devem obedecer ao formato original, existente no dossier de modelos (originais).

Codificação

TIPO DE DEFINIÇÃO TIPO

FORMATO CÓDIGO
DOCUMENTO DOCUMENTO

SL XXX/R em que:

Documentos que servem de SL – Representa as iniciais de identificação dos

IMPRESSOS / base à elaboração de registos impressos;
MODELOS com vista a evidenciar a XXX – Representa o número sequencial do
realização das atividades modelo;

R – Representa a revisão do modelo.

IT.XX.YY e PG XX em que:

Documentam e definem a IT e PG – Representa o tipo de documento de

PROCEDIMENTOS
metodologia para a realização acordo com a tabela 1;
E INSTRUÇÕES DE
de uma atividade ou conjunto de XX – Identifica o processo;
TRABALHO
atividades
YY – Número sequencial dentro do tipo de
documento;

Nota 1: Todos os documentos, em suporte de papel e/ou informático não codificados, não são
considerados parte do SGI, sendo considerados documentos pessoais, pelo que a
responsabilidade pela sua utilização e eliminação cabe ao respectivo detentor.

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Controlo da Distribuição dos Documentos

Os documentos do SGI são disponibilizados em rede aos colaboradores da Salsicharia Limiana.

Sempre que se verificarem alterações, cabe ao Responsável do Departamento comunicar, quais os
documentos alterados.

Receção de Documentos Externos

O controlo da receção dos documentos externos, relevantes para o SGI, é feito no próprio
documento, sendo validada esta informação e controlada a sua distribuição no próprio documento
através do registo da data de receção no original. No entanto, para alguns tipos de documentos
externos deve ainda ter-se em consideração o seguinte:

- Normas e Legislação: aquando da receção de normas, legislação e outros documentos técnicos

/ regulamentares relevantes para o SGI, o seu controlo é garantido através da atualização, e a sua
distribuição, quando necessário.

- A atualização das normas é efetuada pela consulta ao site do IPQ com uma periodicidade
semestral, ou por consulta mensal da newsletter IPQ.

- A legislação nacional e a legislação comunitária são controladas pela consulta mensal do Jornal
Oficial da Comunidade e através da plataforma SIAWISE.

- Conteúdos de correio eletrónico e respetivos documentos anexos: os e-mails e respetivos

anexos relevantes para o SGI que não forem impressos e arquivados no respetivo departamento,
devem ser guardados na rede informática associados à pasta com o assunto a que dizem respeito.

5.2. CONTROLO DE REGISTOS

Gestão dos Diferentes Registos

Todos os registos da qualidade e segurança alimentar gerados na Salsicharia Limiana estão

identificados num documento denominado – Tabela de Controlo dos Registos – contendo a seguinte
informação: Nome da pasta, código, nome do registo, empresa a qual o registo se encontra afeto,
indexação, local de arquivo, responsável pelo arquivo e tempo de arquivo. O tempo de arquivo
começa após o seu total preenchimento.

5.3. CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS EM SUPORTE INFORMÁTICO

 Todos os documentos e registos em suporte informático são codificados com o respetivo

código/nome do documento, cabendo aos respetivos responsáveis pelo arquivo, no caso dos
registos da qualidade e segurança alimentar garantir o tempo mínimo de arquivo definido.

 O arquivo de documentos em suporte informático é feito para que o acesso esteja facilitado aos
utilizadores, estando protegido contra alterações através de uma palavra-chave, as quais são
emitidas por cada um dos responsáveis e conhecidas pela Adjuntos de Gerência.

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 O servidor efetua diariamente uma cópia de segurança. Existem 3 tapes e são colocadas à 2º, 4ª
e 6ª, nos outros dias o servidor efetua os backups num disco externo.

 O antivírus está colocado em cada computador e tem um limite de validade, este avisa
automaticamente quando chegar ao fim.

5.4. ARQUIVO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

Aos arquivos deve ser dada especial atenção à sua correta identificação, no sentido de garantir uma
fácil localização sempre que necessário, bem como, devem ser mantidos em boas condições de
conservação, pelo que se deverá ter em atenção as boas práticas de arquivo, como por exemplo: a
proteção contra a degradação por condições ambientais ou outras.

5.4.1. Documentos

 Arquivo: Os documentos (originais e/ou cópias) devem ser arquivados em pastas próprias e nos
departamentos ou secções aos quais dizem respeito. Todos os documentos relevantes para a
Qualidade e Segurança Alimentar recebidos por correio eletrónico podem, ou não, ser impressos
e arquivados no respetivo departamento.

 Tempo de Retenção: O tempo de retenção é conforme previsto na matriz de responsabilidades

descrita na tabela 3 deste procedimento.

5.4.2. Registos

 Arquivo: Os registos são arquivados durante o ano civil (preferencialmente) nos departamentos
que os originam. A transferência destes registos para o arquivo central deve ser efectuada de
acordo com a Tabela de Controlo de Registos.

 Indexação: Cada departamento interveniente é responsável pela correta indexação (ordenação

do arquivo) dos documentos/registos pelos quais é responsável, de acordo com o definido na
Tabela de Controlo de Registos.

 Destruição: No início de cada ano o Adjunto da Gerência, ordena e supervisiona a destruição

dos registos da Qualidade e Segurança Alimentar e outros que se encontrem no arquivo central e
no armazém de arquivo, após decorrido o prazo de permanência previsto na Tabela de Controlo
dos Registos, garantindo que esta destruição não permita o posterior acesso à informação neles
contida.

 Tempo de Retenção: O tempo de retenção dos registos, consoante o tipo de registo, é o

apresentado na Tabela de Controlo dos Registos, sendo os tempos de retenção definidos, os
tempos mínimos. No entanto, os mesmos poderão ser prolongados sempre que o departamento o
considerar conveniente, participando essa necessidade ao Adjunto da Gerência. Aos clientes está
aberta a possibilidade de requisitarem o prolongamento do tempo de permanência dos registos
relativos aos serviços por eles adquiridos.

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