Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
ÍNDICE
CONTEÚDO PAG.
FOLHA DE ROSTO 1
ÍNDICE 2
1 – OBJETIVO 3
2 – ESCOPO 3
3 – GENERALIDADES 3
3.1 – Documentos de Referência 3
3.2 – Documentos que Compõem o SGI – Sistema de Gestão Integrado 3
3.3 – Siglas Utilizadas Neste Procedimento 3
3.4 – Definições 3
4 – PROCEDIMENTO 4
4.1 – Emissão e Controle dos Documentos 4
4.2 – Documentos de Origem Externa 5
4.3 – Controle dos Registros do SGI 6
4.4 – Recuperação, Proteção e Arquivamento dos Registros 6
4.5 – Emissão dos Livros de Dados (“Data Books”) 7
4.6 – Requisitos de Meio Ambiente 7
4.7– Requisitos de Segurança e Saúde Ocupacional 7
5 – REGISTROS 8
6 – ANEXOS 8
Anexo 1 – Guia de Remessa de Documentos – GRD (Modelo). 9
Anexo 2 – Lista de Assinaturas (Modelo). 10
Anexo 3 – Matriz de Distribuição de Documentos Do SGI (Modelo). 10
Anexo 4 – Lista de Documentos de QSMS. 11
Anexo 5 – Lista de Registros do SGI (Modelo). 11
Anexo 6 – Protocolo de Distribuição de Documentos do SGI (Modelo). 12
1 – OBJETIVO
Garantir que os documentos gerados internamente, fornecidos pelo Cliente ou adquiridos ou recebidos de
terceiros sejam utilizados onde necessário e sempre na revisão aplicável. Garantir a adequada geração,
indexação, recuperação e arquivo dos registros das avaliações dos processos do SGI.
2 – ESCOPO
Aplica-se à execução dos “Serviços de umectação, conservação, manutenção, melhoria e recuperação de
platôs, vias de acesso e vias internas nas áreas de interesse do Complexo Petroquímico do Rio de
Janeiro – COMPERJ” a ser executado pela Bueno.
3 – GENERALIDADES
3.1 – DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Contrato Nº. 0858.0088525.14.2.
Anexo I do Contrato – Memorial Descritivo de Serviços Revisão A e demais documentos contratuais.
Anexo IV do Contrato – Diretriz Contratual para a Gestão da Qualidade.
Norma NBR ISO 9001:2008 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos
Norma NBR ISO 14001:2004 – Sistemas de gestão ambiental – Especificação e diretrizes para uso.
Norma OHSAS 18001:2007 – Occupational health and safety management systems – Requirements.
Norma ABNT ISO/TR 10013:2002 + Errata Nº 1 de Fev. 2003 – Diretrizes para a documentação de sistema de
gestão da qualidade.
Procedimento Sistêmico PS-4.2.01 – Controle de Documentos e Registros do SGI.
Procedimento Específico PE-7.1.02-049 – Plano de Qualidade.
3.2 – DOCUMENTOS QUE COMPÕEM O SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
Política e Objetivos de QSMS.
Manual de Gestão do Sistema de Gestão Integrado.
Memoriais Descritivos (Procedimentos Sistêmicos, Específicos, Administrativos e Instruções de Trabalho).
Registros em geral.
Documentos de origem externa: Legislação, Normas Técnicas, Especificações Técnicas, Certificados,
Manuais e Catálogos Técnicos, Certidões em geral. No caso específico desta obra, os Projetos.
3.3 – SIGLAS UTILIZADAS NESTE PROCEDIMENTO
SGI – Sistema de Gestão Integrado.
GQSMSO – Gerência de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional.
SEQUA-Q – Setor da Qualidade.
SEQUA-SMS – Setor de Segurança, Meio Ambiente, Saúde Ocupacional.
QSMS – Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde.
GEAPO – Gerência de Apoio.
SEAPO – Setor de Apoio.
GEAQUI – Gerência de Aquisição.
SEAQUI – Setor de Aquisição.
GEOBRA – Gerência da Obra.
SEQUIP – Setor de Equipamentos.
SECON – Setor de Contabilidade.
APR – Analise Preliminar de Risco.
PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.
PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional.
PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção.
DORT – Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho.
3.4 – DEFINIÇÕES
Certidões: documentos que atestam a regularidade da organização perante determinado órgão público.
Cópias Controladas: são cópias oficiais de Documentos do SGI.
Cópias Não Controladas: são cópias de Documentos do SGI sem valor oficial. Não devem ser usadas como
referência para execução das atividades que descrevem ou registram.
Instrução de Trabalho (IT): documento complementar do Procedimento Sistêmico e que descreve, de forma
mais detalhada, uma parte do processo.
Manuais Técnicos: documentos relativos a máquinas e equipamentos adquiridos de terceiros.
Normas Técnicas: documentos emitidos por órgãos normatizadores oficiais, Internacionais ou Nacionais.
Organização: grupo de instalações e pessoas com um conjunto de responsabilidades, autoridades e
relações.
Procedimento: procedimento é a forma especificada de executar uma atividade ou um processo.
Procedimento Administrativo (PA): documento do SGI para descrever as atividades de um processo
administrativo mapeado e oficializado.
Procedimento Específico (PE): documento do SGI gerado a partir de um Procedimento Sistêmico para
atender às condições de um determinado Empreendimento. Se for o caso, serão geradas também IEs –
Instruções de Trabalho Específicas.
Procedimento Sistêmico (PS): documento do SGI que descreve as atividades de um processo, sendo
aplicável, em princípio, a toda a Organização.
Registros: são documentos que apresentam resultados obtidos ou fornecem evidências de atividades
realizadas.
4 – PROCEDIMENTO
4.1 – EMISSÃO E CONTROLE DOS DOCUMENTOS DO SGI
4.1.1 – EMISSÃO DOS DOCUMENTOS
4.1.1.1 – Os Documentos do SGI são emitidos, revisados e controlados pela GQSMSO (Matriz) e SEQUA (Obra),
que mantém uma listagem de todos os Documentos do SGI emitidos, indicando a revisão atual destes, assim
como um controle das Cópias distribuídas. Os Documentos aplicáveis ao Contrato para o Sistema de Gestão
Integrado englobam os seguintes:
Plano da Qualidade;
Procedimentos;
Planos de Conscientização, de Qualificação de Pessoal, de Inspeção, de Arquivamento;
Especificações e Normas;
Documentos de compra;
Relatórios de Registros;
Certificados;
Relatórios de Não-Conformidade;
Outros.
4.1.2 – CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
4.1.2.1 – A documentação do SGI tem como base de codificação os itens da norma NBR ISO 9001 e a sua
correlação com os itens das normas NBR ISO 14001 e OHSAS 18001.
Nota:
1. Todos os documentos devem ser editados no processador de textos “WORD” com modelo da fonte “ARIAL”
tamanho 10 (dez), a partir do modelo padrão.
4.1.2.2 – Procedimentos Específicos:
Os códigos dos Procedimentos Específicos serão compostos pela sigla PE, seguida do subitem da Norma NBR
ISO 9001:2008 a que este se refere e de uma numeração sequencial de dois dígitos, acrescentando ainda o
número da Obra na qual este Documento é aplicável (sequencial de três dígitos).
PE – Procedimento Específico;
IE – Instrução de Trabalho Específica.
Exemplo: PE-8.2.01-049:
PE: Sigla de Procedimento Específico;
8.2.01: Referente ao Procedimento Sistêmico PS-8.2.01;
049: Número da Obra.
4.1.2.3 – Anexos dos Procedimentos Específicos
Os anexos dos Procedimentos serão numerados de forma sequencial, sendo que, para aqueles que são
Registros, será adotado um código composto da sigla AE, seguidos da codificação já descrita para o PE.
4.1.3 – APROVAÇÃO E RESPONSABILIDADE PELOS DOCUMENTOS:
4.1.3.1 – A Aprovação dos procedimentos e documentos implantados na obra é de responsabilidade do
GEOBRA e a “liberação” responsabilidade da Fiscalização / Petrobras.
4.1.3.2 – A Responsabilidade Técnica pelos documentos é de um profissional capacitado, habilitado ou
qualificado para tal, conforme aplicável em cada caso.
4.1.3.3 – O Verificador do documento deve ser diferente do emissor e possuir formação e capacidade, no
mínimo, igual à do emissor.
4.1.4 – ASSINATURAS AUTORIZADAS
Será elaborada uma Lista de Assinaturas, conforme modelo no Anexo 2, constando a identificação e a
assinatura de todos os profissionais que têm responsabilidade pela aprovação ou liberação de procedimentos e
registros em geral.
4.1.5 – PROCEDIMENTOS EMITIDOS POR TERCEIROS
Quando for adotado algum procedimento elaborado e/ou qualificado por terceiros, este deve ser anexado ao
procedimento de referência, padronizado conforme este procedimento e deve receber igualmente visto de
aprovação (análise crítica) por pessoal interno autorizado.
4.1.6 – LIBERAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PELO CLIENTE
Conforme requisito contratual, cada procedimento emitido e aprovado será encaminhado ao Cliente para sua
análise crítica e liberação. Nestes casos, somente após a liberação formal por parte do Cliente o documento será
considerado aprovado em definitivo e liberado para emissão de cópias e distribuição aos setores envolvidos.
Os documentos do SGI serão enviados ao Cliente através de “GRD” – Guia de Remessa de Documentos,
conforme modelo do Anexo 1.
4.1.7 – DISTRIBUIÇÃO DOS DOCUMENTOS CONTROLADOS
4.1.7.1 – Os documentos (cópias controladas) são distribuídos pelo SEQUA para os Setores ou Áreas onde os
mesmos são aplicáveis. Estas Cópias são emitidas em arquivos protegidos (apenas para leitura). Quando for
necessário emitir cópias físicas (em papel), que é o caso das fases de campo, é utilizado um papel AZUL CLARO
para distingui-las dos demais documentos. Os documentos são distribuídos com base na Matriz de
Distribuição de Documentos de QSMS, conforme modelo Anexo 3 (podendo ser em meio físico ou eletrônico).
Nota: Não é permitida a reprodução de documentos controlados além do estabelecido na matriz de distribuição.
4.1.7.2 – Na revisão de documentos, o original e as cópias obsoletas devem ser destruídos pelo método de
trituração ou identificados com carimbo (Documento Obsoleto), quando forem retidas por motivo legal ou
preservação de conhecimento, devendo ser armazenados em pastas AZ no sistema de arquivamento da
empresa. O arquivo em meio eletrônico deverá ser mantido e identificado como obsoleto.
4.1.7.3 – Na emissão de cópias onde não existe necessidade de controle, como para uso em auditorias,
informações externas e outros, os setores de QSMS irão identificar as mesmas com um carimbo “CÓPIA NÃO
CONTROLADA”, de modo a prevenir quanto ao uso não intencional dentro da obra.
4.2 – DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA
Os Documentos de Origem Externa são controlados pelos Setores que os recebem e/ou os utilizam nos seus
processos, conforme descrito a seguir. Cada Setor ou Gerência manterá os meios de controle adequados para
cada tipo de Documento de Origem Externa sob sua responsabilidade.
a) Legislação: GQSMS, conforme os Requisitos de QSMS.
b) Normas e Especificações Técnicas: GQSMSO, conforme estas sejam aplicáveis ao SGI e aos Contratos das
Obras.
c) Certificados de materiais: SEQUA conforme descrito no item 4.3 a seguir (Controle de Registros).
d) Manuais e Catálogos Técnicos: SEQUA-Q, no caso de itens de aplicação da obra; GEAPO, no caso de
Equipamentos e Veículos; GEAQUI, quando forem usados para compra de materiais / equipamentos.
e) Certidões de regularidade fiscal e jurídica: SECON – Setor de Contabilidade.
4.3 – CONTROLE DE REGISTROS
4.3.1 – São emitidos os Registros que demonstrem a conformidade de cada processo do SGI com os requisitos
especificados e a sua efetiva implantação e manutenção, englobando os seguintes pontos:
Número do relatório;
Identificação do material (lote, número de série, corrida, nota fiscal, conforme aplicável) ou do serviço objeto
do relatório (área de localização na obra, desenhos, conforme aplicável);
Data da emissão;
Especialidade (civil ou outra);
Documentos de referência utilizados para a execução da inspeção, ensaio, testes (especificações, normas
técnicas, Procedimentos de Inspeção, Listas de Verificação);
Resultados obtidos;
Laudo (aprovado, rejeitado, não-conforme);
Número de Relatório de Não-conformidade;
Observações;
Identificação do Inspetor e aprovação do SEQUA e Fiscalização;
Número de vias e destino de cada via.
4.3.2 – Os Registros do SGI são aqueles citados nos itens 5 (Registros) de cada Procedimento do SGI, onde
são identificados os registros de cada processo e o tratamento aplicável a cada um deles, conforme a sistemática
descrita abaixo:
DISPOSIÇÃO DOS
IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO
REGISTROS
4.3.3 – Estes Registros serão mantidos em cada Setor ou Área responsável por cada Processo do SGI. É da
responsabilidade de cada gerência a preservação da integridade dos registros de forma que estes permaneçam
legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis conforme descrito no item anterior. Nos casos dos Registros
das atividades de produção e inspeção, a guarda é da responsabilidade do SEQUA.
4.3.4 – Os modelos e padrões dos Registros do SGI são controlados pela GQSMSO, que mantém um Controle
de Registros do SGI emitidos.
4.4 – RECUPERAÇÃO, PROTEÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS REGISTROS
4.4.1 – Os Registros relativos às atividades de Construção e Montagem são emitidos e controlados pelo SEQUA-
Q visando a emissão dos Livros de Dados (Data Books) da obra. Os Registros serão mantidos por um prazo de 5
anos a partir da emissão do TRD da Obra.
4.4.2 – Para registros do empreendimento relacionados a requisitos legais em Segurança e Saúde Ocupacional
estes serão arquivados pelo tempo estabelecido na respectiva legislação vigente.
4.4.3 – Para os demais documentos cada departamento/área/setor é responsável pelo arquivamento,
preservação e integridade de todos os seus registros pertinentes e sua pronta recuperação, de acordo com sua
importância e uso.
4.4.4 – Os registros coletados serão indexados (visando a sua recuperação) e arquivados conforme Plano de
Arquivamento de QSMS (IE-4.2.01-049-01). Este plano irá definir:
A estrutura organizacional do arquivo;
Os documentos a serem arquivados;
Sistemática para permitir a rápida recuperação de informações.
Nota: pode ser adotado um sistema informatizado de controle de documentos e registros
4.7.1 – Todos os serviços executados devem seguir o estabelecido nos Procedimentos da Área de Segurança e
Saúde Ocupacional PPRA (PE-7.1.11-049), PCMAT (PE-7.1.10-049), PCMSO (PE-7.1.09-049) e Plano de
Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional (PE-7.1.04-049), APR aplicável e as orientações do pessoal
responsável pela área de Segurança e Saúde.
4.7.2 – Os seguintes aspectos devem ser particularmente observados neste processo de Controle de
Documentos:
Riscos Ergonômicos: atentar para a postura, conforto do mobiliário e adequação do ambiente de trabalho
(iluminação, ruído, temperatura, etc.).
Risco de DORT e cansaço ou incômodo nos olhos quando trabalhar ininterruptamente com o computador. É
recomendável descansar ou mudar de atividade por 10 minutos a cada hora contínua trabalhada no
computador.
Manter organizados e sem sobrecarga os arquivos, prateleiras, armários, etc.
5 – REGISTROS
DISPOSIÇÃO DOS
IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO
REGISTROS
6 – ANEXOS
ANEXO 1 – GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD (Modelo).
ANEXO 2 – LISTA DE ASSINATURAS (MODELO).
ANEXO 3 – MATRIZ DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS DO SGI (Modelo).
ANEXO 4 – LISTA DE DOCUMENTOS DE QSMS.
ANEXO 5 – LISTA DE REGISTROS DO SGI (Modelo).
ANEXO 6 – PROTOCOLO DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS DO SGI (Modelo).
PROTOCOLO DE DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTOS DO SGI
Gerência/Setor: Responsá vel: Folha: