SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA

CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Identificação: NS 16

MANTIDA Revisão:02 Folha: 1 de 6

1. OBJETIVO
Este procedimento fixa as condições necessárias para gerar e controlar informação documentada mantida de
origem interna e externa aplicáveis ao Sistema de Gestão Integrada.

2. RESPONSÁVEIS
• Trabalhadores: Cumprir as regras estabelecidas nas informações documentadas mantidas do SGI,
solicitando revisões sempre que necessário;
• Gerentes ou outras pessoas por eles indicado: Divulgar e fazer cumprir as regras estabelecidas
nas informações documentadas mantidas do SGI;
• Gerentes: Analisar criticamente e aprovar as informações documentadas mantidas (quanto à
adequação e conformidade com os processos) antes da emissão;
• Escritório do Sistema de Gestão Integrada (SGI): Coordenar as atividades de elaboração, revisão e
distribuição de informações documentadas mantidas do SGI.

3. DEFINIÇÕES
• ABNT: Associação Brasileira de Normas Técnicas;
• Documento: Informação Documentada Mantida;
• DQ: Documentos da Qualidade;
• F: Formulários;
• GED: Gerenciamento de Controle de Documentos;
• IT: Instrução de Trabalho;
• MDC: Manual de Descrição de Cargos;
• MEPI: Manual de Equipamento de Proteção Individual;
• MSGI: Manual do Sistema de Gestão Integrada;
• NS: Norma de Sistema;
• PGO: Plano de Gestão da Obra;
• PRO: Procedimento;
• SGI: Sistema de Gestão Integrada.

4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
• ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade;
• ISO 14001 – Sistema de Gestão Ambiental;
• OHSAS 18001 – Sistema de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho.

Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo
Escritório do Sistema de Gestão Integrada.
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5. MÉTODO DE EXECUÇÃO
5.1 CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA MANTIDA DE ORIGEM INTERNA
5.1.1 – ELABORAÇÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA MANTIDA
Qualquer trabalhador da organização pode, a qualquer tempo, identificar a necessidade de elaborar ou
revisar uma das informações documentadas mantidas. Com a necessidade identificada, o documento deve
ser redigido em linguagem adequada ao usuário, facilitando seu entendimento. Na redação,
preferencialmente, são envolvidas pessoas com conhecimento necessário para tal e os responsáveis dos
setores.
O conteúdo das informações documentadas mantidas é apresentado a seguir:
• O Manual do Sistema de Gestão Integrada: possui uma numeração específica seguindo a tabela de
correspondência de requisitos das normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 a partir do item 4.
A folha de rosto do Manual contém a apresentação, Objetivo, Aprovação, Emissão, Revisão e em Vigor a
partir de número de páginas.
O Manual do SGI faz referência ou inclui:
Apresentação da Empresa;
Contexto organizacional;
Definição das partes interessadas;
O escopo do Sistema de Gestão Integrada;
A interação entre os processos do Sistema de Gestão Integrada;
Uma declaração documentada da Política e dos Objetivos do Sistema de Gestão Integrada;
Os procedimentos estabelecidos para o Sistema de Gestão Integrada ou referência a eles.
• Manual de Descrição de Cargos (MDC): formato padronizado devendo conter os campos de área,
cargo estratégico, subordinação, subordinado, atividades e competências como: escolaridade,
experiência profissional e habilidades comportamentais, básico e desejável.
• Manual de EPI: formato padronizado, contém os itens Introdução, Objetivo, Definição de EPI,
Certificado de Aprovação, Competência e Identificação de cada EPI com o seguinte conteúdo:
Objetivo, Utilização, Cuidados e Conservação, Periodicidade de Troca, Testes e Ensaios Periódicos.
Contém anexo de EPI por função.
• Norma de Sistema (NS): conteúdo é livre, podendo conter os campos de objetivos, responsáveis,
definições, documentos de referencia, metodologia de execução (descrição das atividades), controle
de informação documentada retida e aprovação. O cabeçalho do documento contém o tipo de
documento, título, identificação, revisão atual, numeração de folhas. “Elaborado por”, “Aprovador por”
e “Válido a partir de” será referenciado na última folha.

Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo
Escritório do Sistema de Gestão Integrada.
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• Procedimentos (PRO): conteúdo é livre, podendo conter os campos de Recomendações de Saúde,

Segurança e Meio Ambiente, Método Executivo (descrição das atividades), identificação e
rastreabilidade, preservação do produto e controle de informação documentada retida aplicáveis.
O cabeçalho do documento contém o tipo de documento, título, identificação, revisão atual,
numeração de folhas. “Elaborado/Revisado por”, “Aprovador por” e “Válido a partir de” será
referenciado na última folha.
• Plano de Gestão da Obra: o conteúdo é orientado através da Norma de Sistema, NS.08 –
Planejamento e Gerenciamento da Obra, recomendações gerais de Meio Ambiente e Segurança do
Trabalho, referência aos documentos e registros aplicáveis, anexos, dentre outros.
• Instrução de Trabalho: deve ser elaborada de acordo com a necessidade do contrato / cliente,
conteúdo livre. Poderá conter campos como: Objetivo, documentos de referência, definições,
responsabilidades, descrição e registros de resultados.
• Formulários: conteúdo específico conforme definido pela área. No cabeçalho ou rodapé dos
formulários contém o código e revisão do formulário.

Nota 1: Os Registros são controlados de acordo com a Norma de Sistema NS.17 Controle de Informação
Documentada Retida, e os mesmos não são controlados quanto ao número de cópias distribuídas.

5.1.2 – ANÁLISE CRÍTICA E APROVAÇÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA MANTIDA

Os documentos do SGI são elaborados pelo corpo técnico da empresa, antes da sua distribuição aos
usuários, são analisados e aprovados pelo Escritório do SGI.
A evidência da aprovação de uma informação documentada mantida é uma rubrica no próprio documento, em
pasta que fica em posse do Escritório do Sistema de Gestão Integrada.

Documentos Identificação Resp. Aprovação / Revisão

Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI Conselho Societário
Manual de Descrição de Cargos MDC Diretor Adm. e Executivo
Gerente de Segurança, Saúde e
Manual de EPI MEPI
Meio Ambiente (SSMA)
Escritório SGI e/ou Especialista da
Norma de Sistema NS.
área
Escritório SGI e/ou Especialista da
Procedimento PRO.
área
Plano de Gestão da Obra ( * ) PGO. Especialista da área
Instrução de Trabalho IT. 4 Especialista da área
Documentos da Qualidade DQ. 3 Especialista da área
Formulário F. Escritório SGI
Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo
Escritório do Sistema de Gestão Integrada.
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Legenda: Número sequencial Número da revisão 3 Sigla de Identificação do Documento 4 Número da

Ordem de Serviço(OS) do contrato da qual a Instrução de trabalho faz parte.

( * ) Outros tipos de documentos não previstos no Sistema de Gestão Integrado, podem ser elaborados de
acordo com a necessidade do cliente e/ou necessidade específica do contrato, devendo ser relacionados no
respectivo PGO, conforme orientação da Norma de Sistema NS. 08 – Planejamento e Gerenciamento da
Obra.

5.1.3 – CONTROLE E DISTRIBUIÇÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA MANTIDA

Os documentos aprovados são distribuídos de modo que estejam disponíveis aos usuários nos locais onde
são executadas as atividades essenciais para o efetivo funcionamento do Sistema de Gestão Integrada.
Para distribuição da informação documentada mantida do SGI, são feitas cópias dos documentos originais,
carimbadas em sua primeira página com a frase “COPIA CONTROLADA”.
Caso o documento não tenha necessidade de revisão e de uso, o documento pode ser excluído pelo
Escritório do SGI, basta evidenciar no site de acordo com a sequência adotada mencionando
“DOCUMENTO EXCLUÍDO”, sendo mantida a última versão do documento em meio eletrônico.
Cópia de documentos do SGI fornecidas para clientes e fornecedores deve ser emitida pelo Escritório do
SGI, desde que autorizado pelo Escritório do SGI e aposto texto de CÓPIA NÃO CONTROLADA.
Os documentos do SGI estão disponíveis no site da empresa no link Documentos On-line, porém para
acessá-los é necessária uma senha e login disponibilizada pela equipe de TI. Esta documentação é
controlada pelo Escritório SGI. As vias originais dos procedimentos aprovadas estão no Escritório do SGI. As
cópias distribuídas no site não poderão ser impressas ou salvas em outro diretório.
Todo o documento do SGI tem anotado a respectiva versão, de acordo com o registrado no Controle de
Informação Documentada.

5.1.4 – REVISÕES, CANCELAMENTO E REAPROVAÇÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

MANTIDA
As alterações das informações documentadas mantidas do SGI são indicadas através do sombreamento do
texto que foi alterado, o que facilita a identificação pelos usuários dos pontos que sofreram revisão. Quando a
alteração ocorrer no sentido de excluir um parágrafo ou item inteiro, deve-se apontar em seu lugar a frase
“ITEM OU PARÁGRAFO EXCLUÍDO” com o devido sombreamento para alertar os usuários desse
documento.
Quando grande parte do documento for alterada, considera-se revisão geral e não há necessidade de
evidenciar a revisão com o sombreamento.

Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo
Escritório do Sistema de Gestão Integrada.
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A informação documentada mantida que foram revisadas (obsoletos) serão armazenados em meio eletrônico
em uma pasta nomeada “Documentos Obsoletos”, e as cópias que foram distribuídas devem ser destruídas
para evitar o seu uso. É mantida arquivada pelo Escritório do SGI a última versão dos documentos revisados
para fins de consulta, sendo o acesso restrito. Os documentos substituídos são arquivados em meio
eletrônico em diretório específico.
Documentos referentes a processos que deixam de integrar as atividades devem ser cancelados. O
cancelamento é efetuado pelo Escritório do SGI, após a solicitação da área responsável pela informação
documentada mantida.
Toda revisão ou cancelamento de documentos deverá ser indicado no site e atualizado no Controle de
Informação Documentada. Documentos excluídos a mais de 06 meses poderão ser retirados da listagem e
seu número sequencial poderá ser reaproveitado.
Os documentos, após revisão, deverão ser aprovados pelo Escritório do SGI e responsáveis do setor.

5.1.5 – Divulgação de Informação Documentada Mantida

Os trabalhadores envolvidos com os documentos do SGI devem ser conscientizados quando ao conteúdo dos
mesmos.
O Escritório do SGI comunica aos Gestores de Obras e Setores a criação ou revisão dos documentos do
SGI.
Cabe aos Gerentes ou pessoas por eles indicados, providenciarem a divulgação dos documentos (ex:
reunião, treinamento, e-mail) e fiscalizarem o cumprimento das regras estabelecidas.
Quanto ao Manual do SGI, Manual de Descrição de Cargos e Manual de EPI, o Escritório do SGI comunica
aos Gestores de Obras e Setores a nova revisão. Não se aplica obrigatoriamente treinamento a todos os
trabalhadores.
Os formulários deverão ser divulgados por e-mail e disponibilizados nova versão no site.

5.2 - CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA MANTIDA DE ORIGEM EXTERNA

São considerados documentos de origem externa, normas técnicas, procedimentos, plantas, memoriais
descritivos, cronogramas, especificações fornecidas por clientes. Incluem-se ainda licença de operação
emitida pelo órgão ambiental, auto de vistoria do corpo de bombeiros, dentre outros.
A documentação externa referente a cada obra da empresa, tais como projetos, memoriais e demais
especificações têm seu controle realizado pelo Coordenador de Contratos e/ou Engenheiro Residente e
Setor de Planejamento, conforme NS 01 – Controle de Documentos Técnicos da Obra.
A consulta da revisão vigente ou de novas normas técnicas é realizada por meio do site da ABNT
(Associação Brasileira de Normas Técnicas) sempre que necessária a revisão de documento que referencie
tais normas. A consulta deve ser documentada através de relatórios emitidos pela Internet, rubricados pelo
Escritório do SGI, constando o número de cada norma e a data da revisão válida.

Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo
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6. CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA

As informações documentadas retidas do Sistema de Gestão Integrada geradas pelas atividades deste
procedimento são controladas da seguinte forma:

Identificação Armazenamento Preservação Recuperação Retenção Disposição

Controle de
Organizado por
Informação Arquivo Eletrônico
Eletrônico tipo de Permanente Permanente
Documentada (GED)
documento
mantida
Controle de No setor de Organizado por
Físico e/ou Até o término
Documentos de planejamento das tipo de Descarte
Eletrônico da obra
Origem Externa obras documento

7. APROVAÇÃO
Elaborado / Revisado por: Aprovado por: Válido a partir de:

08/05/2018
Equipe do SGI.

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Escritório do Sistema de Gestão Integrada.