SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA

Identificação: NS 17
CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA
Revisão:02 Folha: 1 de 3

1. OBJETIVO
Este procedimento fixa as condições necessárias para controlar a informação documentada retida aplicáveis
ao Sistema de Gestão Integrada.

2. RESPONSÁVEIS
• Trabalhadores: cumprir as regras estabelecidas nos documentos do SGI, solicitando revisões sempre
que necessário;
• Gerentes ou outras pessoas por eles indicado: analisar criticamente os registros, divulgar e fazer
cumprir as regras estabelecidas nas informações documentadas do SGI;
• Escritório do SGI: aprovar e coordenar as atividades de elaboração, revisão e distribuição do
Controle de Informação Documentada de cada área.

3. DEFINIÇÕES
• NS: Norma de Sistema;
• PGO: Plano de gestão da Obra;
• RD: Representante da Direção;
• SGI: Sistema de Gestão Integrada;
• Registro: Informação documentada retida.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade;
• ISO 14001 – Sistema de Gestão Ambiental;
• OHSAS 18001 – Sistema de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho.

5. METODOLOGIA DE EXECUÇÃO
5.1 CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA
A informação documentada retida do Sistema de Gestão Integrada representa o meio utilizado para conter os
dados e informações referentes aos processos e atividades da empresa. Os registros estão dispostos em
meios diversos (físicos ou eletrônicos) e são retidos para demonstrar conformidade com os requisitos
especificados e a eficácia operacional do SGI.
Dentre esses registros também estão aqueles oriundos de subcontratados ou clientes, quando aplicável.
Outros tipos de informação documentada retida não previsto no Sistema de Gestão Integrada podem ser
elaborados de acordo com a necessidade do cliente e/ou necessidade específica do contrato, devendo ser
relacionados no respectivo PGO, conforme orientação da Norma de Sistema NS.08 – Planejamento e
Gerenciamento da Obra.
Os dados dos principais processos e atividades que afetam diretamente a qualidade dos serviços são retidos,
arquivados e controlados, permitindo a pronta recuperação pela área que faz uso desses dados, conforme
Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo Escritório
do Sistema de Gestão Integrada.
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descrito nos procedimentos no item controle de informação documentada retida. Os parâmetros para controle
de cada registro são definidos através de uma tabela que faz parte do próprio documento, similar à
apresentada a seguir:

Identificação Armazenamento Preservação Recuperação Retenção Disposição

Nome e/ou Local e modo de Cuidados Ordem e/ou Tempo Destino do
identificação do guarda dos necessários para forma de (mínimo) de registro após
registro registros preservar o registro acessar os guarda dos tempo de
de deterioração ou registros registros retenção
acesso indevido armazenados
As instalações utilizadas pela PLAMONT, onde são retidos os registros, previnem danos, deterioração e
perda dos mesmos.
A PLAMONT definiu que os registros em meio físico, após o tempo de retenção poderão ser destruídos ou
enviados para arquivo permanente. Os arquivos em meio eletrônico, poderão ser deletados ou armazenados
em mídia magnética, HD’s internos ou externos.

5.1 ANÁLISE CRÍTICA, APROVAÇÃO, REVISÃO E CANCELAMENTO DE REGISTROS

Os registros do SGI, antes da sua distribuição aos usuários são analisados criticamente e aprovados pelo
Escritório do SGI e os responsáveis dos setores pela informação documentada retida.
A evidência da aprovação de um registro é a sua disposição no site da empresa que fica sob a
responsabilidade do Escritório do Sistema de Gestão Integrada.
A revisão do registro é evidenciada na própria informação documentada retida, seguida de sua identificação.
O cancelamento de registro é evidenciado na revisão dos documentos pertinentes e serão excluídos
no item Controle de Informação Documentada Retida de cada documento.

6. CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA

A informação documentada retida do Sistema de Gestão Integrada geradas pelas atividades deste
procedimento são controladas da seguinte forma:

Identificação Armazenamento Preservação Recuperação Retenção Disposição

Controle de
Organizado por Até a próxima
Informação Site Plamont Eletrônico Descarte
data revisão
Documentada

Plano de Gestão da Arquivo

Físico e/ou Organizado por Até o final do
Obra Planejamento Permanente (2
Eletrônico revisão contrato
(PGO) anos)

Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo Escritório
do Sistema de Gestão Integrada.
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7. APROVAÇÃO

Elaborado / Revisado por: Aprovado por: Válido a partir de:

Equipe do SGI. 08/05/2018

Cópia controlada somente no site. Se impressa ou salva em outro diretório, cópia não controlada pelo Escritório
do Sistema de Gestão Integrada.