LOGOTIPO DA ORGANIZAÇÃO PR CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
1. OBJETIVO
Este documento estabelece critérios para elaboração, controle e gerenciamento da informação
documentada da empresa.
2. APLICAÇÃO
Este procedimento é aplicado a todas as áreas que constituem o Sistema de Gestão da Organização.
3. DEFINIÇÕES
N/A
4. DESCRIÇÃO
4.1. CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
São consideradas informações documentadas, os documentos que são requeridos pela norma ISO 22000,
ISO/TS 22002 e os documentos considerados como necessários pela organização.
Para elaboração de um documento os seguintes pontos devem ser considerados:
As informações descritas devem ser claras e objetivas, para garantir a correta utilização do
documento;
Não utilizar palavras resumidas, a fim de não comprometer o entendimento;
Utilizar dados complementares, como auxílio às informações descritas (Normas, anexos, desenhos,
tabelas, entre outros);
Verificar possíveis erros gramaticais;
Analisar conteúdo e facilidade de interpretação.
Os documentos do sistema de gestão devem permanecer legíveis, prontamente identificáveis. O padrão
utilizado nos documentos segue modelo de layout abaixo:
LOGOMARCA
DA ORGANIZAÇÃO
TÍTULO
OBJETIVO: Descrição simples do objetivo do documento.
APLICAÇÃO: Descrição a quem se aplica este documento e quando necessários quais as responsabilidades.
DEFINIÇÕES: Explicação dos termos técnicos específicos introduzidos no procedimento
DESCRIÇÃO: Procedimentos a serem executadas, tais como freqüências, métodos de controle, equipamentos a serem utilizados, formas de registros, entre outros.
FORMULÁRIOS: Formulários referentes ao procedimento e que evidenciem o cumprimento deste procedimento.
HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES: Deve constar a data, o número e a descrição do que foi revisado no documento.
Elaboração: Aprovação: Revisão:
Data:
NOTA: Todo documento depois de elaborado ou atualizado, deve ser analisado criticamente, aprovado
ou reaprovado quanto a sua adequação antes da sua emissão.
Elaboração: Aprovação: Revisão: 01
Data: xx/xx/xxxx
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Os documentos originais ficarão sob a responsabilidade da equipe de gestão, podendo estar em meio
eletrônico com acesso restrito ou em meio físico.
A distribuição das cópias dos documentos aos setores responsáveis é de responsabilidade do (cargo/função
do responsável), que poderá ser realizada em meio físico e/ou meio eletrônico e o controle de distribuição
será realizada através do formulário Controle de Informação Documentada, assegurando que a revisão
atual do documento estará disponível em todos os locais de uso.
4.1.1. CONTROLE DE REVISÕES
Quando houver alteração nos documentos, é necessário indicar a revisão no formulário Controle de
Informação Documentada e a natureza das alterações devem ser indicadas no item histórico das
alterações no final do documento.
Os documentos originais que se tornaram obsoletos e que estiverem em meio eletrônico, devem ser
excluídos ou mantidos em pastas identificadas como “Obsoleto” e com acesso restrito. Os
documentos originais em meio físico, devem ser destruídos no ato da substituição do documento
atualizado. As cópias físicas dos documentos tornados obsoletos serão recolhidas e destruídas no ato
da entrega da nova revisão.
NOTA: Os documentos que não passaram por atualização nos últimos 02 anos devem ser
reavaliados e uma nova aprovação deve ser evidenciada.
4.2. DOCUMENTOS EXTERNOS
Os documentos externos (normas, leis, entre outros), deverão ser descritos no formulário Controle de
Informação Documentada, onde deverão ser atualizados periodicamente.
A atualização poderá ser feita via fax, internet, consultando o site específico quando disponível, ou através
de aquisição de listagem no próprio órgão. Quando houver a atualização de algum documento externo, a
versão anterior deverá ser descartada.
4.3. INFORMAÇÃO RETIDA
As informações do Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos que devem ser retidas são aquelas
necessárias para prover evidência de conformidade com os requisitos. Essas informações devem ser
mantidas legíveis e protegidas de danos à sua integridade, quer sejam documentos físicos ou eletrônicos,
pelo tempo determinado na Lista Mestra de Documentos, prontamente identificáveis e recuperáveis.
A sistemática de controle dos registros do sistema de Gestão da Qualidade encontra-se evidenciada no
Lista Mestra de Documentos. Os respectivos campos encontram-se descritos a seguir:
Nome do Documento: Nome do documento
Revisão: N° de revisão atual do documento
Armazenamento: onde o documento deve ser armazenado
Elaboração: Aprovação: Revisão: 01
Data: xx/xx/xxxx
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-Local: área da empresa que o registro será arquivado
-Formato: tipo do documento (texto, software, gráfico)
-Meio: indica se o documento será armazenado em meio físico ou eletrônico
-Acesso: indica se o documento deve ter algum tipo de proteção para o acesso à informação.
Recuperação: como o registro deve ser recuperado
Retenção: Tempo mínimo que o documento deve ficar arquivado
Disposição: o que deve ser feito após o tempo de retenção
4.4. BACKUP E ANTIVIRUS
Descreva nesse campo como realiza o backup e antivírus da sua empresa a fim de proteger os documentos
do Sistema de Gestão da Qualidade.
5. FORMULÁRIOS
Controle de Informação Documentada
Lista Mestra de Documentos
6. HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES
DATA REVISÃO HISTÓRICO
xx/xx/xxxx 00 Aprovação do procedimento
Elaboração: Aprovação: Revisão: 01
Data: xx/xx/xxxx
