MAPEAMENTO DE PROCESSOS

JUSTIFICATIVA

O domínio de mapeamento de processos auxilia os gestores,

equipamentos, procedimentos, tecnologias e informações das organizações a
aprimorar, agregam valor e produzem melhores resultados repetidas vezes.
(DAVENPORT, 1994).
Esse conceito traz a ideia de processo como fluxo de trabalho e
atividade que seguem uma sequência lógica e que dependem umas das outras
numa sucessão clara, denotando que os processos têm início e fim bem
determinados e geram resultados positivos e ganha importância por sua função
de registro documentação histórica da organização. (JUNIOR; SCUCUGLIA,
2011)

OBJETIVOS

1. Descrever o que é mapeamento de processos.

2. Exibir quando usar um mapeamento de processos.
3. Apresentar os tipos de mapeamento de processos.
4. Apresentar as etapas do mapeamento de processos.
5. Definir o mapeamento de processo para SANEAGO.

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

1. Demostrar a importância do mapeamento, conceito, técnicas e

ferramentas.
2. Apresentar como iniciar um mapeamento de processos.
3. Exibir quais os cuidados devem ter ao mapear processos.
4. Desenvolver atividade de mapeamento de processos analisando os
pontos forte e fracos.
MAPEAMENTO DE PROCESSO: CONCEITO

O mapeamento de processos é um método gerencial e de

comunicação essencial para líderes e organizações na promoção de melhorias,
facilitar o entendimento do fluxo de seu negócio e na implantação de novos
processos, ou seja, para a gestão de processos das organizações. Existem
diversos tipos de mapas com diferentes características e finalidades
específicas.
O que é apanhado pelo mapeamento dependerá diretamente da
técnica adotada, são analisados pontos fortes e melhorias que podem
influenciar totalmente a organização (BIAZZO, 2002) e, o uso de diferentes
ferramentas de mapeamento auxilia os envolvidos no processo a atingir uma
melhor performance (GREASLEY, 2006).

Um processo organizacional se caracteriza por:

 Ter claras as fronteiras (início e fim) e seu objetivo;

 Ter claro aquilo que é transformado na sua execução;
 Definir como ou quando (circunstância) uma atividade ocorre;
 Ter um resultado específico;
 Listar os recursos utilizados para a execução da atividade;
 Ter gerenciabilidade, ou seja, responsável definido e problemas
conhecidos e acompanhados;
 Ter efetividade quanto às relações com usuários e fornecedores e seus
requisitos são claramente definidos;
 Ter transferibilidade e rastreabilidade, ou seja, ser devidamente
documentado;
 Ser mensurável, possuindo pontos de controle e medidas de
eficácia/eficiência;
 Ter alterabilidade, por meio de mecanismos de feedback para melhoria;
 Permitir o acompanhamento ao longo da execução.
Qual a importância do mapeamento de processo?

Segundo Araújo (2017), um bom mapeamento de processo é

essencial para o gerenciamento e controle do negócio, pois proporciona
inúmeras vantagens para a organização, apresenta o sequenciamento das
ações tomadas, facilitando o conhecimento do processo como todo, a partir da
criação de um esquema, permitindo o aprofundamento da mudança.

Como fazer um mapeamento de processo?

O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que

permite visualizar todo o seu negócio. Como é possível compreender melhor as
atividades e cada etapa de seu funcionamento, ou seja, coletar informações
sobre um determinado processo e descrevê-lo. Por isso, é essencial responder
à pergunta: “por que devo realizar esse mapeamento?”

1. Determine seus objetivos;

2. Identifica o processo;
3. Identifica as entradas e saídas do processo.
4. Descreva o processo;
5. Identificar regra de negócio;
6. Handoff;
7. Documentação do processo atual;
8. Descrever as melhorias que o processo necessita;
9. Escolher as melhorias serem aplicadas ao processo.
TIPOS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

FLOWCHART

Um flowchart (fluxograma de processos) é uma representação

gráfica de uma sequência de atividades usadas na produção de um output
específico.
A utilização deste tipo de mapa deve-se fundamentalmente por
conta dos seguintes motivos:

 Mostra o que de fato ocorre nos subprocessos;

 Distingue atividades que agregam e não agregam valor;
 Torna visíveis as perdas geradas pelas atividades que não agregam
valor como atrasos, movimentações, inspeções, retrabalhos etc.

Este tipo de mapa faz uso de diversos símbolos, conforme

destacados na figura:

Símbolos para Flowchart

Fonte: DAMELIO (2011)

 A metodologia de criação de um fluxograma consiste em seis
etapas:

1. Definir o início e o fim do processo;

2. Manter o fluxo da esquerda para a direita ou de cima para baixo;
3. Utilizar os símbolos necessários;
4. Manter os símbolos a uma mesma distância entre eles;
5. Evitar cruzamento de setas;
6. Identificar os outputs do processo.

FLUXOGRAMA HORIZONTAL

O fluxograma horizontal (mapeamento de processo) foi

desenvolvido em razão de diversas deficiências dos fluxogramas, que relata a
excelência total das particularidades de um processo. O fluxo de tarefas é
levado para uma matriz que aponta, no eixo horizontal, quais os processos que
estão em andamento e, no vertical, quais as pessoas responsáveis pelas
etapas de cada processo.

FLUXOGRAMA PARCIAL OU DESCRITIVO

Utilizado para levantamento de rotinas. Sua elaboração é mais

complexa que a do fluxograma vertical, devido ao fato de apresentar maior
número de símbolos. Mais indicado para as atividades que envolvem diversos
setores da empresa. Já para o desenho ou a elaboração de um fluxograma
horizontal, tanto o de colunas como o descritivo, são necessárias algumas
habilidades técnicas dos analistas.

FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA

Pode ser usado tanto pra levantamento quanto para

descrever rotinas. Os setores envolvidos na rotina apresentada surgem em
forma de colunas, possibilitando evidenciar o fluxo de informações e
documentos dentro e fora da organização.
MAPOFLUXOGRAMA

Mapeamento de processos é menos conhecido, porém, muito útil

para quem trabalha com linhas de montagem e plantas produtivas. Trata-se da
união do fluxograma de processos com o layout de uma linha de produção,
representando-o visualmente de forma sobreposta à planta do local onde
ocorrem os processos.
O mapofluxograma é, em particular, vantajoso para processos
produtivos em que há elevada movimentação de materiais e a estocagem
necessária de componentes. Ele representa a movimentação física de um item
através dos centros de processamento dispostos no arranjo físico de uma
instalação produtiva, seguindo uma sequência ou rotina fixa.
A trajetória ou rota física do item, que pode ser produto, material,
formulário ou pessoa, é desenhada, por meio de linhas gráficas com indicação
de sentido de movimento, sobre a planta baixa em escala da instalação
envolvida.

DIAGRAMA SISTEMÁTICO UML

Em uma tentativa de normatizar os tipos de mapeamento de

processo, foi criado o diagrama UML, que poderia ser descrito como
Linguagem de Modelagem Unificada. A ênfase da UML é permitir que se
acompanhe o mapeamento do processo ao longo do tempo, muito usada em
programação e gestão de negócios, operando como itens essenciais a
estrutura do sistema, os comportamentos e as interações.
Sendo uma linguagem de modelagem, a UML é utilizada para
visualizar, especificar, construir e documentar projetos de softwares. Em
consequência do grande avanço tecnológico nos últimos anos, cresce cada vez
mais a demanda por novos softwares. Contudo, os profissionais precisam
desenvolver mais em menos tempo.
Um modelo UML proporciona uma visão do sistema, frequentemente
uma das muitas visões necessárias para se montar ou documentar o sistema
completo. É possível cair na armadilha de tentar modelar tudo no seu sistema
usando um único diagrama e acabar perdendo informações críticas.
Ao contrário disso, também podem tentar incorporar todos os
diagramas UML possíveis no seu modelo, criando complicações e pesadelos
para a manutenção.

BPMN (BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION)

Atualmente, o mais usado e reconhecido internacionalmente dos

tipos de modelagem de processos é o BPMN, que inclusive conta com uma
instituição normativa oficial. A grande vantagem dele é que apresenta o
processo de uma forma bastante clara e intuitiva, algo que era muito difícil
de fazer antes de sua criação.
Além do mais, como suas linguagens são padronizadas,
utilizando maneiras e cores pré-estabelecidas, qualquer um que acompanhe a
notação poderá compreender rapidamente esse processo que tenha
utilizado esses mesmos parâmetros, causando a entrada de novos
membros em uma equipe ou a apresentação das modelagens
para clientes internos e externos.
 A modelagem é um estágio relevante da automação, devido aos
seus processos que são desenhados e descobertos. É nela, inclusive, que
pode ser realizada alguma modificação no percurso do processo esperando a
sua otimização. A meta principal do BPMN é oferecer uma notação
referência que seja simplesmente compreensível por todos os membros do
negócio.
Essas partes interessadas no negócio incluem os analistas de
negócios, que criam e refinam os processos, os desenvolvedores responsáveis
técnicos pela implantação dos programas e os gerentes de negócios, que
gerenciam e monitoram os processos.
Assim, o BPMN é atribuído a operar como linguagem global para
efetuar a ponte de comunicação que acontece frequentemente entre a
implementação e o design de processos de negócios.
Para concluir, é importante a análise da essência dos processos que
estão sendo empregados na empresa e definir se os modelos de mapeamento
de processo selecionados podem trazer benefícios na identificação de
ensejo na melhoria. Utilize o mapeamento de processos em que ele for mais
apropriado. Faça uma análise regular da empresa, a fim de achar ideias
inovadoras sobre como otimizar os métodos utilizados.
O que é organização e controle de documentos

A organização e controle de documentos são cuidados que devem

existir em qualquer empresa ou instituição, independente do seu porte. Ao lidar
com documentos digitais ou físicos, é essencial organizar seus arquivos no
ambiente de trabalho de modo que ofereça suporte a sua produtividade e
aumente sua eficiência.

Como fazer um roteiro de organização de documentos

A gestão precisa ser executada de forma planejada, em etapas e

com as ferramentas certas. Isso ajudará a diminuir o espaço gasto com o
armazenamento de papéis, além de facilitar o cotidiano de todos na empresa.

1. Organize os documentos físicos;

2. Estabeleça um padrão organizacional;
3. Considere a temporalidade dos documentos;
4. Contrate um serviço de gestão de digitalização de arquivos;
5. Envolva a equipe na rotina da gestão documental;
6. Crie uma política de uso dos documentos;
7. Definir as regras para acesso;
8. Faça o backup regular das informações;
9. Filtre os novos documentos;
10. Nomeie os arquivos corretamente;
11. Mantenha a atenção nos arquivos;
12. Use a tecnologia a seu favor sempre.
https://arquivar.com.br/blog/gestao-de-documentos-dicas-para-
organizar/

Técnicas de arquivamento
 Realizar a gestão eficiente de documentos é um dos maiores
desafios das empresas, pequenas ou grandes, já que muitas vezes o fluxo
de informações é intenso e faz-se necessário desenvolver técnicas de
arquivamento de documentos para lidar com o grande volume gerado.
Para isso, no entanto, é fundamental entender a importância do
arquivamento eficiente de documentos e conhecer algumas das técnicas mais
utilizadas para gerir documentos arquivados e as vantagens oferecidas por
elas. Selecionamos informações sobre a importância do arquivamento eficiente
de documentos e apresentamos algumas técnicas de arquivamento que você
deve utilizar na sua empresa. Conheça algumas técnicas de arquivamento de
documentos eficientes para utilizar.

1. Arquivamento por assunto;

2. Método alfabético;
3. Método numérico;
3.1 Método numérico simples;
3.2 Método numérico cronológico;
3.3 Método numérico dígito-terminal;
4. Método eletrônico;
5. Método geográfico;
5.1 Norma do método geográfico 1;
5.2 Norma do método geográfico 2;
6. Método temático;

Circulação de documentos

O que são os fluxos de documentos? Trata-se do desenvolvimento

completo de todo o ciclo de tramitação documental na empresa, abrangendo as
etapas de elaboração, execução (com o devido acompanhamento) e
encerramento de documentos, especialmente, os mais complexos, como
contratos.

Controle de documentos
 Controle de documentação é um conjunto de atividades de
armazenamento, gestão e tratamento de documentos, dados e informações,
importantes para viabilização de rotinas organizacionais.

Como ocorre o controle de documentos

Controle de documentos: o que é, como funciona e como aplicar na

sua empresa. Controle de documentos é um conjunto de ações e processos
para gerenciar toda a documentação de uma empresa, garantindo
acessibilidade, integridade e segurança.

REFERÊNCIA

ARAÚJO, L. C. G. de; GARCIA, A. A.; MARTINES, S. Gestão de processos:

melhores resultados e excelência organizacional. 2 ed. São Paulo: Altas,
2017.

BIAZZO, S. (2002). Process mapping techniques and organizational analysis:

lessons from sociotechnical system theory. Business Process Management
Journal, v.8, n. 1, p. 42-52.

DAVENPORT, T. H. - Reengenharia de Processos. Rio de Janeiro: Campus,

1994.

DAMELIO, R. The basics of process mapping. 2 ed. CRC Press

GREASLEY, A. (2006). Using process mapping and business process

simulation to support a process-based approach to change in a public sector
organization. Technovation, v.26, p. 95–103.

JUNIOR P. J.; SCUCUGLIA R. Mapeamento e Gestão por Processos – BPM

(Business Process Management) São Paulo: M. Books, 2011.
VALLE, R.; OLIVEIRA, S. B. de., organizadores. Análise e modelagem de
processos de negócio: foco na notação BPMN (Business Process Modeling
Notation)– 1. ed. – 6. reimpr. – São Paulo: Atlas, 2013.