Fluxograma de uma empresa e

aplicação nos processos

financeiros

É certo que todas as empresas possuem uma série de procedimentos, cada

um para atender a uma determinada atividade. Vão dos simples aos mais
complexos e, quando se referem à atividade-fim do negócio, a probabilidade de
que estejam bem estruturados é grande. No entanto, quando falamos das
finanças, essa padronização, em muitos casos, deixa a desejar e o setor, que é
um dos pilares de sustentação do empreendimento, acaba sofrendo. Para
resolver isso, a solução para os profissionais responsáveis por este setor pode
ser o uso de um fluxograma para o departamento financeiro.

Fluxograma é uma representação gráfica de um determinado processo,

feita por meio de símbolos que ilustram de forma sequencial as etapas, os
elementos ou mesmo os módulos. Sabe aquela história do “quer que eu
desenhe”? Então, esse método pode ser encarado como a materialização dela,
claro que de forma muito menos rude e sem o tom de ironia que a expressão
carrega.
Esse gráfico ou desenho contém uma espécie de passo a passo de todas
as etapas ou atividades de um processo, seja ele qual for, como a
fabricação de um produto, a execução de um serviço ou o preenchimento
do fluxo de caixa.
Como consequência, o fluxograma apresenta a sequência ou o fluxo das
etapas do processo, indicando, mesmo que de forma indireta, os
responsáveis e as unidades ou setores da empresa envolvidos no trabalho. É
possível dizer ainda que esse método descreve a movimentação e a transição
das informações entre as partes.
Pensando em outra definição para o fluxograma, também podemos pensar
nele como a representação do caminho que precisamos percorrer para
alcançar determinado objetivo. Aí pode ser a entrega do produto, do serviço
e ainda o controle preciso das finanças da empresa por meio do processo
organizado do fluxo de caixa.

Tipos de fluxograma de processo

A ferramenta de fluxograma mais utilizada é o fluxograma de Ansi, que
tem esse nome porque segue a padronização do American National Standards
Institute (Instituto Nacional Americano de Padronização). Dessa forma, os
fluxogramas que atendem essa orientação utilizam os mesmo símbolos para
identificar as tarefas.

Porém, mesmo dentro dessa padronização, há dois tipos diferentes de

fluxogramas: o linear e o funcional. A única diferença entre eles é que o
fluxograma funcional também identifica os setores ou pessoas
responsáveis por cada processo.
Assim, em vez de apenas registrar uma tarefa, como “embala o produto”, o que
já seria o bastante no fluxograma linear, no fluxograma funcional essa atividade
seria atribuída a alguém, como a área de expedição. Essa distribuição de
tarefas no fluxograma funcional é importante, pois permite identificar a
necessidade de contratação de empresas terceirizadas ou mesmo de
melhorar a distribuição de atividades entre as equipes internas. Veja um
exemplo do mesmo processo estruturado de forma linear e funcional:
Como fazer um fluxograma
Um passo é fundamental na montagem de um fluxograma: pensar na
atividade como um todo e fazer um levantamento de cada fase que será
executada, dos documentos necessários, das áreas envolvidas e do
objetivo final do trabalho.
São essas informações que serão jogadas no fluxograma para montar o
desenho de todo o procedimento. Para facilitar essa tarefa, uma solução é
consultar ou fazer uma reunião com todos os profissionais envolvidos. Cada
um pode ter algo diferente a acrescentar.
Outra alternativa é montar o fluxograma durante a execução da atividade.
Como realizamos muitas coisas no automático, fica difícil lembrar de tudo.
Então, fazer anotações ao longo do dia pode ajudar. Depois, basta fazer as
ligações entre cada item e formar o desenho final do processo.
Como falamos anteriormente, o fluxograma utiliza alguns símbolos para
representar os elementos e as etapas. Interligados, eles compõem uma
sequência lógica. Veja quais são os principais símbolos:
Agora, vamos a um exemplo de um fluxograma linear de processos financeiros
criado dentro dos padrões da Ansi para a atividade de fluxo de caixa. O
processo se refere ao levantamento de receitas, anotação e pagamento de
despesas e custos do negócio. Na imagem, podemos ver exatamente o passo
a passo do que deve ser feito, começando pela checagem das contas
bancárias e terminando com a quitação dos débitos. Nesse caso, ainda há uma
variável para o caso de o dinheiro não ser suficiente para sanar o que precisa
ser pago no dia.
Vantagens de montar o fluxograma
de uma empresa
Vamos começar a falar das vantagens do fluxograma pelo fato de que ele
consegue simplificar o processo e racionalizar as etapas. Ele proporciona
uma visão ampla do fluxo de trabalho, permitindo a observação
minuciosa e crítica de cada detalhe que compõe o quadro geral.
O fluxograma para a área financeira pode dar clareza a um procedimento que
sempre foi feito com o piloto automático ligado, sem que os profissionais
responsáveis tivessem a real dimensão de como o processo se desenvolve. É
o caso, por exemplo, do gerenciamento dos recursos recebidos.
Com isso, abre-se uma possibilidade para que, uma vez observado o
passo a passo, esses processos sejam aperfeiçoados e otimizados. Algo
que esteja atrapalhando ou que não seja muito importante pode ser retirado,
assim como alguma atividade redundante, que faria mais sentido se fosse
anexada a outra. Da mesma forma, é possível identificar a necessidade de
realocação de profissionais, de contratação ou mesmo outros colaboradores
para a equipe interna.

Enfim, a questão mais importante aqui é que os processos podem, a partir de

uma visão geral, ser melhorados. As empresas conseguem, assim, reduzir
custos, agilizar algumas entregas, otimizar a mão de obra e o uso de
recursos e tornar todo o trabalho mais dinâmico.