ATIVIDADE PRÁTICA

Curso: Bacharelado em Administração Pública 4º período

Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos. Professor: Me. Tiago de Jesus Mendes
Aluno: Emerson Batista dos Santos

ATIVIDADE PRÁTICA

FLUXOGRAMA E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO DE PROCESSOS

A confecção de fluxogramas e manuais de procedimentos, além de facilitar o

trabalho de novos servidores ou de servidores realocados, permite uma melhor
organização, segregação de funções, análise crítica das atividades e celeridade
administrativa. Estruturas administrativas e finalísticas com detalhamento do fluxo de
atividades e manuais de procedimentos são fundamentais para a profissionalização
da administração pública e governança corporativa.

Portanto, é necessário que cada área administrativa elabore fluxogramas e

manuais de procedimentos para detalhar como os servidores de cada setor devem
realizar as suas atribuições. Tal prática é tão importante que o Tribunal de Contas no
Acórdão nº 2328/2015 - TCU – Plenário, recomendou para toda a Administração
Pública Federal a adoção de critérios de “Governança em Aquisições” e declarou ser
imprescindível a adoção de listas de verificação (leia-se checklist) tanto para
pregoeiros e comissão de licitação quanto para os setores de consultoria jurídica.
Em ambos os casos, tais listas preenchidas devem estar acostadas aos autos dos
processos licitatórios.

Ressalte-se que esses manuais e fluxogramas complementam e detalham,

mas não se confundem com as atribuições dos setores administrativos determinadas
por portarias ou regimentos internos. Até mesmo para a alocação de servidores
dentro do órgão, é necessária a verificação do fluxo de rotina de trabalho por meio
dos fluxogramas.

Outra utilidade dos fluxogramas é a possibilidade de evidenciar fluxos

deficientes de trabalho, situações de retrabalho, duplicidade de funções e demais
confusões e ineficiências administrativas. Portanto, com base na elaboração de
organogramas, fluxogramas e manuais de procedimentos é possível fazer análise
aprofundada da gestão com objetivo de gerar a simplificação de processo,
desburocratização e melhoria administrativa.

Porém, mesmo que o órgão possua documentado seu organograma,

fluxograma e manuais, ainda é essencial assegurar a eficiência e a adequada
avaliação dos trabalhos por meio da gestão e avaliação de processos, ferramenta
imprescindível para garantir o eficiente fluxo administrativo.
Nota-se que todos os órgãos públicos trabalham com processos
(procedimentos), sejam finalísticos ou de área meio. Portanto, a tabela apresentada
a seguir pode ser introduzida e adaptada para cada órgão ou setor administrativo e
finalístico.

Como criar Fluxogramas

Um fluxograma de processos tem, basicamente, uma relação de início, meio
e fim. O início, como o próprio nome indica, é onde o processo vai começar. O meio
é o processo em desenvolvimento, ou seja, as atividades que serão realizadas para
alcançar os objetivos que foram estabelecidos. Por último, o fim é representado
pelos resultados esperados com as atividades que foram executadas. Tudo isso é
representado por símbolos, que não devem ser usados em excesso. Se houver
símbolos demais, o fluxograma torna-se difícil de ser entendido e analisado, e a
intenção aqui é facilitar o entendimento.

Outra etapa essencial antes de iniciar qualquer fluxograma é realizar um

estudo prévio de todos os processos que existem na organização. Se a equipe não
entende como funciona a relação entre eles, pode acontecer de o fluxograma acabar
confuso e sem objetividade. E não adianta muito gastar energia e tempo em um
documento que, no fim, acaba não tendo a funcionalidade necessária, não é
mesmo?

Como já mencionamos, o fluxograma representa o funcionamento de um

processo. É por isso que é tão importante realizar um planejamento adequadamente
antes de colocar no papel os processos que serão delineados, além das sequências
que os acompanham.

Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas para produzir os

fluxogramas. Uma delas é o Excel, software de edição de planilhas muito presente
nas empresas. Apesar de essa não ser a função principal do software, o Excel conta
com todas as formas necessárias para elaborar um fluxograma. Se necessário,
pode-se utilizar também os recursos gráficos da opção “Smart Art”.

Outra opção é o DIA, um software destinado especialmente à elaboração de

fluxogramas, esquemas de circuito e diagramas de rede. Esse é um programa
gratuito disponível em português, que permite exportar os arquivos em variados
formatos.

Por fim, quem busca algo simples e prático na hora de elaborar fluxogramas
pode utilizar o Canva. Trata-se de uma plataforma totalmente online de design
gráfico, que conta com modelos prontos para serem adaptados às necessidades da
organização.

Exemplo de Fluxograma de Processos

Agora, vamos descobrir como colocar tudo isso em prática com exemplos de
fluxograma de processos. Um dos mais simples é o fluxograma de processo linear,
que é aquele que indica o início do processo, a sequência das atividades, o
momento de decisão e quando o processo se encerra. Nesse caso, podem ser
utilizados círculos, retângulos e losangos.

Outro tipo de fluxograma é o de processo funcional, que além de demonstrar

o início e o término do processo, a sequência das atividades realizadas e os
momentos de tomadas de decisões, apresenta também os atores do processo, com
elementos gráficos para atribuir as responsabilidades aos respectivos
colaboradores.

Uma dica fundamental para montar fluxogramas de sucesso é utilizar os

símbolos adequados. Por exemplo, a elipse é utilizada para indicar o início ou final
das atividades do processo. Quando uma atividade levar a mais de uma opção, é
hora de tomar uma decisão. Esse momento pode ser representado em um losango.
Já os processos são representados em retângulos, enquanto os subprocessos
podem ser colocados em retângulos com dois traços na parte interna.

Etapas do Fluxograma de Processos

Nas etapas do fluxograma de processos utilizam-se os símbolos para
representar o seu passo a passo. Eles apontam, dentro de cada processo, as
atividades que serão desenvolvidas e como elas estão relacionadas até chegar ao
resultado desejado.

As etapas de um fluxograma costumam ser representadas da seguinte forma:

início representado por uma cápsula horizontal, ele mostra a entrada das
informações, matéria-prima, clientes em potencial e assim por diante. No outro lado,
a saída do processo demonstra os resultados. A decisão a partir das informações, o
produto criado, o comprador satisfeito… Desta maneira entende-se que em todo
processo é necessário um início e um fim bem definido: qual o recurso disponível, e
no que você espera transformá-lo.

O processo é apresentado através de retângulos horizontais que tem como

finalidade demonstrar em sequência as atividades necessárias até obter o seu
resultado, por exemplo:
 (Início) – [Receber Candidatos] [Análise de Currículo] – [Entrevista] –
[Contratação] – [Treinamento] – (Fim).
 Em pontos onde é preciso tomar uma decisão, losangos partem o processo
em dois ou mais caminhos. No exemplo acima, poderíamos ter esse ícone após o
[Treinamento] com a pergunta < Candidato Aprovado? > e o indicativo de como
proceder a partir de cada resposta.

Num processo complexo, pode ser que parte dele já tenha sido mapeada em
outro fluxograma. Nesse caso, um retângulo com duas barras em suas extremidades
é usado para representar o fato, simplificando o mapeamento atual.

Usos e benefícios do Fluxograma de Processos

O fluxograma de processos pode ser utilizado das mais variadas maneiras
para organizar sequencialmente os procedimentos realizados pela empresa, com
clareza e padrão bem definidos em sua aplicação.

Ele melhora a comunicação entre os colaboradores na empresa, elevando

consequentemente a sua produção e promovendo uma diminuição nos custos
operacionais. É uma maneira eficiente de apresentar a cada equipe ou
departamento qual seu papel no planejamento geral.

Também pode ser usado para discutir com fornecedores, parceiros e

investidores, representando de forma simples uma estrutura de produção complexa.

Além disso, o fluxograma de processos é um recurso usado no planejamento

de pequenas ou grandes iniciativas, ajudando a documentar o trabalho e facilitando
futuras intervenções para melhorar o desempenho dos processos a partir da
aprendizagem.

A construção do fluxograma de processos proporciona que as empresas

utilizem esse método para padronizar as técnicas administrativas, auxiliando na
leitura e compreensão rápida do processo a ser executado em setores como RH,
financeiro ou jurídico, por exemplo.

Ele também pode ser um pilar na gestão de portfólio de projetos, permitindo

alcançar os seus diversos benefícios como gerenciamento estratégico, redução dos
custos, aumento da produtividade e facilidade na comunicação entre os espaços
internos e externos da organização!
Referência:

https://www.cnmp.mp.br/portal/institucional/comissoes/comissao-de-controle-
administrativo-e-financeiro/atuacao/manual-do-ordenador-de-despesas/
recursos-humanos-e-gestao-de-pessoas/organograma-fluxograma-e-manuais-
de-procedimentos-e-gestao-de-processos

https://caetreinamentos.com.br/blog/processos/exemplo-fluxograma-
processos/

https://blog.aevo.com.br/fluxograma-de-processos/