SEMINÁRIO

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E
MÉTODOS

PROFESSOR:
Me. Tiago de Jesus Mendes
 ATIVIDADES E ROTINA DE UMA
SECRETARIA DE ESCOLA PÚBLICA DE
MINAS GERAIS

ALUNOS:
Emerson Batista Dos Santos
Robério de Souza Oliveira Filho
ORGÃO PÚBLICO: ESCOLA ESTADUAL
DADOS

NOME: Escola Estadual Eloy Pereira

ENDEREÇO: Av. Dr. João Luís de Almeida, 60 - Vila Guilhermina,

Montes Claros – MG

ABRANGÊNCIA DE TURMAS: 6° Ano ao 9° Ano do Ensino

Fundamental e 1° ao 3° Ano do Ensino Médio.
ESCOLA ESTADUAL ELOY PEREIRA
 INTRODUÇÃO
• No setor da secretaria são realizadas
diversas atividades, como atendimento aos
alunos, professores e pais, as demandas são
diversas desde registro de alunos a
contabilidade escolar. O volume de trabalho
é elevado já que esta escola atende alunos
do 6° ano ao 9° ano do ensino fundamental
e também do 1° ano ao 3° ano do ensino
médio, onde, tal setor conta com 8
servidores.
 ENTREVISTA
• A entrevista foi realizada com a servidora que atua dentro
da secretaria com o cargo de Assistente Técnica de
Educação Básica (ATB), segue abaixo a entrevista
realizada:

1) Quantos servidores trabalham no setor?

SERVIDORA: 8 servidores

2) Qual o cargo de cada servidora dentro da secretaria e

sua função?

SERVIDORA: Seis Assistentes Técnicos da Educação Básica:

Quatro trabalham com vida escolar do aluno e dois com Setor
Pessoal e vida profissional dos servidores;
Um trabalha com Setor Financeiro;
Um Secretária, que coordena todo o Setor.
 ENTREVISTA
3) Quais são as principais responsabilidades e tarefas
executadas em uma secretaria de escola pública?

SERVIDORA: As principais responsabilidades são registrar,

organizar, arquivar e emitir toda documentação referente à vida
escolar do aluno, vida funcional dos servidores e da estrutura
financeira da escola, compras de todos itens necessários para os
trabalhos a serem realizados.

4) Como você lida com a organização e manutenção de

registros escolares, como matrículas, boletins e documentos
dos alunos? (É automatizado ou manual)

SERVIDORA: Os registros de documentação são em sua maioria

realizados em plataformas virtuais informatizada, mas ainda há
alguns registros feitos manualmente.
 ENTREVISTA
5) Como você lida com a comunicação entre os pais, alunos,
professores e outros membros da equipe escolar? Explique
sua abordagem para lidar com situações de atendimento ao
público.

SERVIDORA: Procuramos atender cordialmente a todo público da

escola e comunidade escolar, dentro das normas e legislação

6) Quais habilidades e conhecimentos você considera

essenciais para realizar as tarefas administrativas em uma
secretaria de escola pública?

SERVIDORA: As habilidades e conhecimentos necessários a um

trabalho com vistas à excelência, exige o básico de informática, bom
relacionamento interpessoal, responsabilidade , pontualidade,
assiduidade, atenção com a fidedignidade das informações
prestadas e registradas e ainda atentar-se às legislações vigentes e
suas atualizações.
 ENTREVISTA
7) Como você trabalha em equipe e colabora com outros
servidores da escola para atingir objetivos comuns?

SERVIDORA: O trabalho em equipe é realizado de forma

cooperativa, sempre visando ajudar uns aos outros, buscando o
melhor desempenho dos trabalhos de forma a promover a melhor
formação possível dos alunos.

8) Como você priorizaria suas tarefas diárias e lidaria com

várias demandas simultâneas?

SERVIDORA: As prioridades são estabelecidas através dos prazos

determinados para cada trabalho, sempre procurando realizar em
tempo hábil as atividades e quando há várias demandas
simultâneas, a ordem de prioridade é determinada pela mais
necessária e urgente.
 ENTREVISTA
9) Descreva uma situação em que você teve que lidar com um
pai ou responsável insatisfeito. Como você abordou a
situação?

SERVIDORA: Quando surge um atendimento a pais insatisfeitos

com determinada situação, é preciso ter muita habilidade emocional
para atender com paciência e inteligência emocional, de maneira a
encaminhar e conduzir para um melhor entendimento e solução do
conflito.

10) Como você utilizaria a tecnologia e os sistemas de gestão

escolar em suas atividades diárias na secretaria?

SERVIDORA: A tecnologia e sistemas de gestão escolar são

ferramentas utilizadas com responsabilidade, presteza nas atividades
diárias da secretaria, sempre visando um atendimento de excelência
em todas as situações.
 ENTREVISTA

11) Quais medidas você tomaria para garantir a eficiência e a

qualidade do trabalho realizado na secretaria da escola?

SERVIDORA: Para eficiência e qualidade do trabalho realizado na

secretaria da escola, medidas como divisão do trabalho, gestão
eficaz, estabelecimento de prazos e responsabilidades, provimento
de instrumentos e insumos, habilidade de operação, cooperação e
comunicação eficiente são imprescindíveis.
 ENTREVISTA

12) Como você se manteria atualizado sobre as mudanças

nas práticas administrativas e tecnologias relevantes para o
trabalho em uma secretaria escolar?

SERVIDORA: Para manter - se atualizado sobre mudanças das

práticas administrativas e tecnologias relevantes para o trabalho na
secretaria é preciso estar atento e informado, participar de reuniões
de formação promovidas pela Superintendência Regional de Ensino
de Montes Claros (SER), se inteirar por meio de grupos virtuais
existentes, onde as informações e trocas de experiências são
veiculadas, ler portarias e legislações publicadas, se inteirar de
políticas públicas desenvolvidas para a educação e debater e propor
dentro da própria escola ações efetivas a serem desenvolvidas
dentro da sua especificidade.
 ENTREVISTA
13) Quais as maiores dificuldades (caso existam) para
realizar executar as atividades exigidas?

SERVIDORA: As maiores dificuldades enfrentadas é uma

comunicação ineficaz dentro da escola e as ações desenvolvidas por
profissionais contratados pela SEE que não conhecem a realidade da
prática escolar.

14) O que você sugeriria para que melhorasse a eficácia das

atividades exercidas?

SERVIDORA: Penso que para melhorar as atividades exercidas

dentro da escola de uma forma geral, deveria haver um
conhecimento da prática da educação, do cotidiano escolar para
criação de qualquer ação ou política pública educacionais.
 FLUXOGRAMA
Como foi relatado pela servidora, as demandas dentro do
setor da secretaria são diversos, dentre as demandas
escolhemos a matricula estudantil para realizar o fluxograma.
A matricula é divido em 6° passos, e eles são:

1° Passo: Receber e conferir a documentação física apresentada

pelo responsável do aluno.
2° Passo: Acessar a plataforma estadual SIMADE ( Sistema de
Gestão da Rede Estadual), buscar ou incluir o cadastro do aluno,
confirma ou inserir os dados: Documentos pessoais dos
responsáveis, endereço e contato.
3° Passo: Matricular e enturmar na série e turma de destino dentro
do SIMADE.
4° Passo: Emitir ficha de matrícula e recolher a assinatura dos
responsáveis na ficha.
5° Passo: Inserir o aluno na lista de enturmação física.
6° Passo: Arquivar a documentação física.
FLUXOGRAMA
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
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REGISTROS FOTOGRÁFICOS
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